PROJECTO FSE: Programa GERIR Formação e Consultadoria em Gestão para Pequenas Empresas (IAPMEI)

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1 PROJECTO FSE: Programa GERIR Formação e Consultadoria em Gestão para Pequenas Empresas (IAPMEI) APOIO FSE ATRAVÉS DO: Programa Operacional Emprego, Formação e Desenvolvimento Social (POEFDS) Gerir o futuro Um projecto que parte da formação em sala para o interior das empresas. Analisa, trata cada caso de forma personalizada e, com base no diagnóstico, sugere caminhos a seguir e acompanha os participantes no processo de mudança. Dar às pequenas empresas ferramentas para uma melhor gestão de recursos e apoiá-las a serem mais competitivas. É esse o grande objectivo do GERIR, um sucesso de formação levado a cabo pelo IAPMEI Instituto de Apoio às Pequenas e Médias Empresas e ao Investimento. É segundo uma modalidade de formação/acção que se desenvolve o Programa Gerir. Em determinados momentos do Programa os participantes reúnem-se, em sala, para trabalhos de equipa, partilha de experiências e conhecimentos, sob orientação dos formadores; noutros momentos, com apoio de consultores, os participantes actuam de acordo com o plano de modernização/desenvolvimento no interior das respectivas empresas, aplicando os novos conhecimentos adquiridos. É da interacção entre diagnóstico, formação e acção que resulta o potencial do Programa: estes três componentes funcionam de forma interligada, reforçando-se reciprocamente de forma a potenciar a aprendizagem dos participantes e o impacto nas empresas. 19 O Gerir, estruturado para o período compreendido entre 2002 e 2005, apresenta objectivos ambiciosos, nomeadamente, contribuir para o aumento da capacidade de gestão, melhoria da organização e competitividade de micro e pequenas empresas. Com o desenvolvimento de planos de mudança/modernização adaptados a cada realidade, é possível potenciar factores de competitividade, e solucionar ou diminuir problemas detectados. Destinado a PME de indústria, comércio, serviços e construção, com actividade em todas as regiões portuguesas (à excepção de Lisboa e Vale do Tejo), o Programa prevê para cada acção o número ideal de 15 participantes, um por empresa. Fora do universo participativo ficam empresas que já tenham beneficiado de outras acções da medida 2.2 do Programa Operacional do Emprego, Formação e Desenvolvimento Social (POEFDS). As equipas de formação são compostas por coordenador, formadores e consultores. Ao primeiro cabe a responsabilidade pela gestão da equipa, articulação e qualidade da acção no seu todo. O formador é responsável pela dinamização dos seminários, aplicando a sua experiência no domínio da respectiva área temática e o conhecimento prático de empresas, na criação de processos formativos dinâmicos, adaptados ao tipo de destinatários. Quanto ao consultor, sem

2 esquecer a missão de motivar os diversos elementos envolvidos, deve apoiar a definição e desenvolvimento de planos de mudança nas empresas e garantir uma componente formativa complementar à de sala. Um trabalho efectivo dentro da equipa é fundamental para assegurar a eficaz articulação entre os vários componentes da acção. Rita Vilela Técnica do Programa Gerir A minha experiência na metodologia formação/acção já vem de 1989, acompanhando o desenvolvimento de programas no IAPMEI. Este Instituto desenvolve esta metodologia desde 1986 e acumulou uma experiência significativa que foi evoluindo ao longo do tempo, com base numa reflexão sobre as práticas, que nos permitiu ir melhorando as nossas intervenções, conta. O IAPMEI, com o seu programa Formação-Acção nas PME, foi pioneiro no lançamento, em Portugal desta forma de fazer formação junto do universo das PME. Foi um programa que fez escola, e foi o percursor de um conjunto de iniciativas formativas que hoje são desenvolvidas por diversas entidades. O Gerir aparece em 2003 como forma de rentabilizar a experiência formativa nesta metodologia, residente neste Instituto, pondo-a novamente ao serviço das empresas de menor dimensão, acrescenta. 20 Os princípios segundo os quais se estrutura a passagem da informação e se organiza o Programa asseguram simplicidade e eficácia. O IAPMEI não funciona como uma entidade promotora, somos um braço do POEFDS na gestão de verbas de uma medida que é a (Formação/Consultoria destinada a PME). O Programa Gerir foi concebido pelo IAPMEI com base na sua experiência passada, e nele o Instituto tem um papel diversificado, além de gestor de financiamento, coordena, acompanha as acções e prepara as equipas na sua metodologia. Há três momentos em cada acção nos quais estamos com os participantes: no início ajudando a motivá-los para este processo e em dois seminários de avaliação, a meio e no fim de cada acção. Para além destes momentos com os participantes, fazemos sessões de formação das equipas, articulamos com os coordenadores e efectuamos análise documental. Tudo isto em nome de uma ideia forte: O objectivo é ajudar as empresas a gerir melhor, por isso trabalhamos a aprendizagem de gestão do participante, em paralelo com a produção de resultados. O próprio Programa Gerir tem três componentes essenciais, conforme indica Rita Vilela: Começa com uma fase de diagnóstico para se perceber quais são as necessidades do conjunto de quinze gestores e empresas que participam numa acção, procurando-se identificar as suas carências de gestão para adaptar os momentos de sala àquele grupo concreto. Ao mesmo tempo procura-se perceber quais são as áreas de melhoria da empresa para elaborar um plano de acção que sintetize as medidas que cada empresa necessita. Depois o Programa desenvolve-se ao longo de um ano, intercalando os momentos de sala (de aprendizagem de gestão) e o desenvolvimento pela empresa do conjunto de medidas de melhoria definidas, aplicando esses conhecimentos. Ao longo do trajecto, o acompanhamento é permanente. No processo de desenvolvimento do seu plano de acção, o participante é apoiado por um consultor que vai à empresa, ajudando-o

3 nas suas dúvidas e dificuldades, colocando questões que façam reflectir. No fundo é um interlocutor, alguém que tem conhecimento e experiência alargados de empresas e que por isso pode auxiliar o participante a desenvolver o seu plano de acção e a aplicar os novos conhecimentos à sua realidade. Na opinião desta técnica do IAPMEI, um dos problemas que existem na formação tradicional é que o participante vai para a sala, aprende um conjunto de coisas e, depois, quando tenta aplicá-las, confronta-se com uma questão: aquilo que aprendeu não é exactamente transponível para a sua realidade. É por isso que muitas formações, se não forem acompanhadas, perdem ali o seu efeito. A regra move-se numa dialéctica que se pretende equilibrada. No nosso caso, é possível aprender fazendo, e produzir resultados enquanto se aprende. Exemplificar com resultados ajuda a compreender os efeitos do Programa nas empresas. Neste momento, no Gerir temos 16 acções a decorrer, das 18 que iniciaram em 2003/2004 e estão para arrancar brevemente mais 10/12 acções. O balanço das duas acções já concluídas é muito positivo. Verificou-se, por exemplo, que as actividades desenvolvidas durante o Programa originaram reestruturação da empresa em 32 por cento dos casos. E há outros exemplos expressivos: introduziram melhorias na empresa em 79 por cento, permitiram adoptar novos instrumentos de gestão em 68 por cento, resolveram ou minimizaram as deficiências verificadas no diagnóstico em 50 por cento. Na avaliação final, momento em que os participantes apresentam as suas conclusões, dizendo como estava a empresa no início e como ficou no fim, ou seja, o que mudou, descobrimos que houve empresas a aproveitar este Programa para dar saltos qualitativos muito interessantes e resolver problemas que, em alguns casos, eram graves. A conclusão é natural: O Programa funciona porque a formação prepara para a acção e, durante esta, nas dificuldades que surgem, o participante dispõe do tal apoio do consultor. No entanto, nem tudo são resultados positivos, porque também existem pontos de perturbação na orgânica do Gerir, como confessa Rita Vilela. Isso não impede, contudo, as suas manifestações de regozijo face à valorização do Programa conseguida junto dos empresários. A divulgação tem sido o ponto fraco do Programa, temos dificuldades em chegar às empresas para lhes demonstrar que o Programa é bom. Mas depois de participarem a primeira vez nota-se logo a diferença. Por exemplo, no passado, quando as acções eram temáticas, era frequente a empresa inscrever-se mais de uma vez: num ano vinha o pai para uma acção, no outro a mãe para área diferente, no seguinte vinha o filho, é um reconhecimento da nossa qualidade. Sou uma grande entusiasta deste Programa e os resultados ajudam a que acreditemos naquilo que estamos a fazer. Estes programas fazem a diferença porque os empresários nos chegam muitas vezes com conhecimentos de gestão muito limitados, tendo subido na vida a pulso e criado a empresa com base no conhecimento técnico do negócio. Com programas deste género não só aprendem gestão, como sentem-se acompanhados na aplicação prática. Erros de gestão pagam-se muito caro e este Programa permite que, quando o participante se lança num processo de mudança, seja acompanhado por alguém experiente que minimiza a possibilidade de erros. 21 A forma como se cumprem as diversas acções do Programa é idêntica. Rita Vilela explica que a estrutura de todas as acções é basicamente a mesma: duram cerca de um ano, com oito seminários de dois dias distribuídos ao longo do tempo. Desta forma, em cada seminário é dado

4 um tema de gestão ajustado em função do diagnóstico, na sequência do qual a empresa é visitada pelo consultor (na fase de diagnóstico são realizadas quatro sessões de consultoria de meio-dia e após cada um dos seminários restantes estão previstas duas sessões com a mesma duração). Existem ainda visitas de consultoria complementar para reforçar os períodos onde fizerem mais falta. Além da consultoria presencial, existe outra à distância para permitir algo que já existia no passado, isto é, quando surge uma urgência o participante liga para o consultor. Agora esse contacto está previsto no Programa, é suposto o participante informar o consultor quando sente alguma dificuldade ou tem dúvidas. A empresa tem sempre um consultor ajustado à suas necessidades (e, se houver alguma incompatibilidade, pode trocar-se de consultor) que a acompanha ao longo do processo de mudança que se vai desenvolver durante um ano. Chega-se ao final e obtém-se a demonstração de que a formação é um bom investimento porque produz resultados. Pretende-se, ao chegar ao final da acção, que haja de novo uma reflexão de diagnóstico para que, com base nela, se estabeleça novo plano de acção que o participante deve desenvolver sozinho, já depois de terminado o Programa. A ideia é que os participantes tomem consciência daquilo que necessitam a nível de apoio em gestão, para que possam prosseguir o processo de mudança iniciado. Comparando a actividade portuguesa neste campo com outras experiências da Europa, Rita Vilela considera que, com este tipo de metodologias, Portugal está equiparado ao que de melhor se faz na União Europeia a nível de formação em gestão para este segmento de empresas. Sobre a formação em geral que é desenvolvida no nosso país ainda há muito a fazer nos campos da qualidade e da eficácia. Também um aumento na exigência dos destinatários da formação portuguesa é essencial para acelerar este processo de melhoria. 22 Essencial também é manter o sentido crítico acerca do trabalho desenvolvido. Independentemente do ponto de partida (qualidade das iniciativas formativas), uma reflexão crítica constante sobre as nossas práticas e o grau de cumprimento dos objectivos a que nos propomos, é fundamental no sentido de respondermos cada vez melhor aos destinatários da formação. Essa sempre foi uma preocupação que norteou o IAPMEI no desenvolvimento dos seus programas de formação e que leva a que, muitos anos depois, este Instituto ainda receba elogios de ex-formandos à formação em que participaram. No Gerir procurámos manter essa preocupação com a melhoria contínua, apostando fortemente num acompanhamento próximo das acções que promovemos, trabalhando com as equipas de formadores/consultores, motivando os intervenientes para o processo em que participam e avaliando o processo e os seus resultados. Rui Moreira Consultor Coordenador de uma equipa Gerir no Centro Tecnológico de Calçado que presta vários serviços, Rui Moreira reconhece que já possuía experiência em formação e consultoria. Quanto ao Programa Gerir, deste núcleo participam 14 empresas de diferentes sectores, não apenas calçado. Cortiça, marroquinaria, serviços (construção

5 civil e informática, por exemplo). Portanto é um grupo muito heterogéneo, o que deu origem a um cruzamento de informação entre eles bastante positivo. Os vectores fundamentais do Gerir na generalidade das empresas são os que estão associados à internacionalização, estabelecimento de parcerias em empresas que estão no Programa, também ao nível da organização interna e da sistematização de procedimentos, da orçamentação, gestão e análise financeira. Estes vectores nasceram de diagnósticos efectuados por equipas de dois consultores, um mais generalista, outro especialista na área económico-financeira. O diagnóstico e o plano de acção deram origem a um conjunto de medidas focalizadas nas áreas referidas. Metas e planos de acção surgem como elementos seguintes da sua análise. Os objectivos do Programa são aumentar a eficácia das acções, melhorar a eficiência dos processos e alterar a atitude da gestão para o futuro. São esses os resultados que as empresas devem esperar e exigir com um Programa deste tipo. Devem esperar melhorias de desempenho devidamente quantificadas, que os seus processos fiquem mais eficientes e, ao mesmo tempo, esperar que o gestor, daí para a frente, tenha uma atitude diferente, pensando na empresa não só como algo que tem de dar resultados no curto prazo, mas que também deve estar constantemente a reinventar-se, procurando novas soluções a médio prazo, pensadas, planeadas e executadas com persistência de modo sistemático. Ora, segundo Rui Moreira, enumerando trunfos essenciais do Gerir, é fácil proceder a uma espécie de resumo. O Programa não implica qualquer tipo de condicionalismos, é o gestor que, à partida, com apoio do consultor e com suporte formativo, determina o seu plano de acção. Isso é essencial, não há balizas, o gestor conhece melhor do que ninguém o seu mercado, conhece melhor do que ninguém o enquadramento, é apoiado pelos consultores na definição de pontos fortes e fracos, na avaliação de ameaças e oportunidades de negócio, mas é ele quem determina o caminho. Um segundo aspecto importante é o reforço contínuo das competências do participante através das acções de formação que, em vertentes diferentes, vão enriquecer o participante com a possibilidade de aplicação imediata das novas competências. O terceiro aspecto fundamental do Programa é a sua flexibilidade. Actualmente as situações são muito dinâmicas e em qualquer altura o participante sabe que pode reavaliar o plano de acção, alterá-lo e redefinir os seus rumos. A introdução de metodologias de trabalho e formas de estar na gestão, em muitos casos, não existiam. A disponibilidade dos gestores estava focalizada para o curto prazo. As metodologias introduzidas implicam a existência de diagnóstico da empresa e definição de um plano de acção de melhoria para obter resultados. Estas condições proporcionam elevadas possibilidades de equilíbrio nos resultados. 23 A participação neste projecto não é difícil, embora sejam imprescindíveis, na opinião deste consultor, determinados cuidados com a formação, incluindo a necessidade imperiosa de evitar planos de acção demasiado exigentes. A adesão ao Programa Gerir é simples, directa, fácil. Depois, sendo um Programa dirigido a empresas de dimensão similar, significa que o tipo de problemas que os quinze participantes vão encontrar são idênticos e a troca de experiências que possibilita é significativa, levando a que as pessoas se sintam bem no grupo. Na formação há especial incidência nos casos práticos com possibilidade de aplicação imediata. Por fim, o facto de a incidência residir na acção e não no diagnóstico ou no estudo. Para além dos obstáculos particulares em cada empresa, há aspectos relacionados com a assimilação inicial, por parte dos

6 consultores e participantes, do conceito de integração do Programa. Se ele não for assimilado pela equipa, pode haver um mau início e dificilmente o conceito será aplicado. Também a dificuldade de mobilizar os participantes, durante um ano, para a aplicação de um plano de acção, escrito, assinado e validado pelos participantes é grande. E a maior parte dos participantes são gestores, muitos deles de pequenas empresas têm tarefas executivas e operacionais de curto prazo que interferem no funcionamento regular da empresa. E porque muitas empresas têm actividades descontinuadas, ou seja, com picos de actividade e reduções que interferem na aplicação regular e sistemática do plano, vão-se criando, na opinião deste consultor, hiatos de aplicação. Às vezes acontece que os participantes encaram o Programa Gerir como algo que vai resolver tudo e desenham-se planos de acção muito ambiciosos. A meio percebe-se que não se consegue fazer tudo e isso tem algum carácter desmobilizador, pelo que importa balizar, no início, o grau de ambição dos planos de acção, aconselha. Domingos Carvalho Ferreira Consultor 24 A experiência que Carvalho Ferreira tem da execução do Programa GERIR é bastante positiva e isso resulta do tipo de metodologia que lhe está subjacente. E o consultor explica as razões que o levam a pensar deste modo: Muitas vezes temos assistido a programas de formação sem consequências, ou seja, os participantes vão à formação com maior ou menor interesse e depois não se conjugam as condições necessárias para a introdução dessas novas práticas de gestão. Na sua opinião esta metodologia que conjuga três vectores diagnóstico, formação, acção permite criar as condições indispensáveis à melhoria sustentável na gestão das empresas. O diagnóstico é a pedra basilar do programa que permite, a partir da avaliação da situação da empresa nas diversas vertentes e da visão estratégica de desenvolvimento, elaborar em conjunto com o participante e demais responsáveis, um plano de mudança ajustado à empresa. Além disso, o diagnóstico possibilita ainda estruturar as necessidades de formação ajustadas aos elementos do grupo, normalmente heterogéneo, oriundo de empresas de diferentes dimensões e sectores. Posso dizer que este tipo de metodologia ao interligar o diagnóstico, a formação e a consultoria (acção) cria logo à partida os ingredientes necessários para um grande envolvimento do participante e do conjunto da empresa na execução do projecto de mudança. Os reflexos positivos sobre a realidade de cada empresa são evidentes e, entre eles, a percepção atempada da evolução económica e financeira da empresa, tem sido o mais frequente. Tenho assistido como consultor e coordenador a desenvolvimentos importantes dentro das empresas. Com efeito, algumas empresas que andavam quase todo o ano sem avaliarem a sua performance económico-financeira (muitas vezes sem saber se iriam ter lucro ou prejuízo) passaram a ter, graças ao Programa GERIR, modelos de controlo de gestão onde toda a

7 informação para gestão é produzida mensalmente. O empresário que é o participante mais dominante neste tipo de projecto de formação, muitas vezes com formação específica numa área comercial ou produtiva dava pouca importância aos aspectos financeiros e contabilísticos. No decorrer destas acções de formação e após a percepção do interesse em acompanhar o desempenho económico-financeiro da empresa, o participante/gestor passou a considerar indispensável obter a informação contabilística mensal atempadamente. Por outro lado, acrescenta o consultor foi também possível actuar em áreas que não são, habitualmente, preocupação de pequenas empresas, como sejam, a avaliação do desempenho dos recursos humanos, a elaboração de planos de marketing, internacionalização, etc. Com base na metodologia do Programa GERIR foi possível criar nas empresas uma prática de pensar antes de agir. O balanço dos resultados observados neste Programa, além da introdução de novas metodologias de trabalho, aponta para a criação das bases necessárias para que os participantes saiam desta formação com capacidade e ferramentas para prosseguirem o processo de mudança. Outro aspecto importante que esta metodologia permitiu foi o desenvolvimento do hábito de trabalhar em equipa resolvendo muitas vezes conflitos internos e melhorando todo o processo de coordenação das diferentes áreas da empresa. Este Programa é, portanto, nas palavras de Carvalho Ferreira, fundamental para permitir às empresas melhorar a sua competitividade. A utilização de consultores generalistas que acompanham as empresas nas diferentes áreas funcionais, ajuda-as a melhorar as áreas mais carenciadas. Carvalho Ferreira sublinha ainda outra questão crucial que acontece nas empresa de pequena dimensão. O empresário tem de apagar muitos fogos em várias frentes, pois não dispondo muitas vezes de director financeiro, de director comercial, de director de produção, concentra nele todas essas funções de coordenação. O Programa GERIR, ao conjugar a formação com a acção nas empresas vai permitir mais-valias em todas essas áreas. 25 Em jeito de conclusão Carvalho Ferreira não deixa dúvidas: Os obstáculos não resultam directamente do Programa, mas da má aplicação da sua metodologia que até pode começar na selecção errada dos participantes. O IAPMEI faz esse apelo: o participante, se não for o empresário deve pelo menos estar num nível que possa discutir com o empresário o processo de mudança a concretizar na empresa. Outro aspecto importante passa pela qualidade do diagnóstico, porque se for feito pela rama, só com a preocupação de preencher um documento com maior ou menor apresentação gráfica não dá frutos. Um bom diagnóstico é elemento essencial para motivar o participante a envolver-se nas restantes etapas deste projecto de formação. Para isso, é necessário trabalhar com o participante e outros responsáveis na elaboração do diagnóstico e do plano de acção daí resultante, para que o mesmo não seja visto como um corpo estranho.

8 Outro aspecto a ter em conta, é a necessidade de haver uma certa flexibilidade do plano de acção por forma a comportar outras medidas que, entretanto, se tornaram mais prioritárias no plano de mudança. 26 IAPMEI Instituto de Apoio às Pequenas e Médias Empresas e ao Investimento R. Rodrigo da Fonseca, n.º LISBOA Tel.: Fax: gerir@iapmei.pt URL: