Módulo 4. Visão geral dos controles do COBIT aplicáveis para implantação da Sarbanes, o papel de TI, a importância dos softwares e exercícios

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1 Módulo 4 Visão geral dos controles do COBIT aplicáveis para implantação da Sarbanes, o papel de TI, a importância dos softwares e exercícios

2 Estruturas e Metodologias de controle adotadas na Sarbanes COBIT A conformidade com a SOX (Sarbanes Oxley) irá impactar significativamente as organizações de TI na maioria das empresas de capital aberto. Entretanto, existe um grande problema: não existe nenhuma menção específica nas seções da SOX voltada para a TI, e mais importante ainda, não existe nenhuma especificação de quais controles precisam ser estabelecidos dentro da TI para estar em conformidade com a SOX. Para resolver este problema muitas empresas acabam adotando o COBIT, pelo fato dele definir quais os objetivos de controle que precisam ser implementados na TI. Além disto, o COBIT é um modelo independente de plataforma, independe de tecnologia, podendo ser adotado em qualquer organização de TI. O COBIT está sintonizado com os requisitos legais destas leis. O COBIT é o único modelo de controle que é compatível com o COSO, cobre todas as atividades de TI e é aceito geralmente pela comunidade de auditores. Assegurar que a TI está em conformidade com o COBIT fará com que a maioria dos requisitos de conformidades já tenham sido implementados. Usar o COBIT fará com que a organização esteja atendendo a maioria dos requisitos das leis da SOX.

3 Estruturas e Metodologias de controle adotadas na Sarbanes COBIT 1. Guia para gestão de TI recomendado pelo ISACF ( Information Systems Audit and Control Foundation); 2. O COBIT inclui: sumário executivo, framework, controle de objetivos, indicadores de desempenho, indicadores de metas, um conjunto de ferramentas de implementação e um guia com técnicas de implementação; 3. As práticas de gestão do COBIT são recomendadas pelos peritos em gestão de TI que ajudam a otimizar os investimentos em TI e fornecem métricas para avaliação dos resultados; 4. O COBIT independe das plataformas de TI adotadas pelas empresas; 5. O COBIT foi criado para atender a necessidade de um framework de controle de TI voltado para o negócio, compreensivo para gerência e auditores de TI: 1996 primeira versão: ISACA lança um conjunto de objetivos de controle para as aplicações de negócio segunda versão: é incluída uma ferramenta de suporte à implementação e a especificação dos objetivos terceira versão: são incluídas normas e guias associadas a gestão quarta versão: melhoria dos controles para assegurar a segurança e a disponibilidade dos ativos de TI na organização.

4 Premissas do COBIT O Framework do COBIT é baseado na premissa que a TI precisa entregar a informação que a empresa necessita para alcançar os seus objetivos. O Framework do COBIT ajuda alinhar a TI com o negócio focando nos requisitos de informação do negócio e organizando os recursos de TI. O Framework do COBIT fornece uma guia de apoio para implementar a Governança de TI. i Informação para Processos do Negócio Para alcançar Objetivos do Negócio fornecem Recursos de TI e Processos

5 Qual é o Princípio da estrutura do COBIT? O princípio do framework COBIT é o de prover um link entre as expectativas do negócio e as responsabilidades na gestão de TI. O objetivo é facilitar a Governança de TI e agregar valor a TI, na gestão de Riscos em TI. O princípio da estrutura é derivado de um modelo que mostra a informação com qualidade sendo produzida por eventos através de recursos de TI. Requisitos de Negócio Processos da Organização Recursos de TI Fonte: ITGI 2000a

6 Critérios de Informação Para satisfazer os objetivos de negócio, as informações precisam estar em conformidade com os critérios chamados requisitos de negócio. Critérios de Informação Requisitos de Qualidade Qualidade Custo Entrega Requisitos Fiduciários (Relatório do COSO) Eficácia e eficiência das Operações Confiabilidade das Informações Conformidade com Leis e Regulamentos Requisitos de Segurança Confidencialidade Integridade Disponibilidade Requisitos de negócio = Critérios de Informação

7 Recursos de TI Os recursos de TI são gerenciados pelos processos de TI para fornecer informação que a organização precisa para alcançar seus objetivos. Aplicações: sistemas automatizados e procedimentos manuais para processar informações Informação: os dados de todos os formulários de entrada, processados e exibidos pelos sistemas de informação, podendo ser qualquer formulário que é usado pelo negócio. Infra-estrutura: inclui hardware, sistemas operacionais, sistemas de banco de dados, rede, multimídia, etc. É tudo que é necessário para o funcionamento das aplicações. Pessoas: pessoal necessário para planejar, organizar, adquirir, implementar, entregar, dar suporte, monitorar e avaliar os sistemas de informação e serviços. Eles podem ser internos ou terceirizados. Recursos TI

8 Estruturas e Metodologias de controle adotadas na Sarbanes COBIT O COBIT possui processos que auxiliam a manter a conformidade com a Sarbanes: Adquirir e manter software aplicativo; Adquirir e manter arquitetura tecnológica; Desenvolver e manter procedimentos de TI; Instalar e certificar soluções e mudanças; Gerenciar mudanças; Definir e gerenciar níveis de serviço; Gerenciar serviços de terceiros; Assegurar a segurança dos sistemas; Gerenciar as configurações; Gerenciar problemas; Gerenciar dados; Gerenciar operações. Em 2002 a aprovação da Sarbanes impulsionou a utilização do COBIT nas empresas americanas e em suas filiais em outros paises

9 Benefícios do COBIT Vamos tentar resumir os principais benefícios do COBIT: O COBIT lida com todos os aspectos dos problemas relacionados com a Governança de TI; O COBIT foi criado por um grande número de especialistas; O ITGI ajudou com os seus 35 anos de experiência em segurança em TI no desenvolvimento do COBIT; O COBIT está em manutenção contínua. Periodicamente uma nova versão é publicada; Os patrocinadores do COBIT são organizações sem fins lucrativos, sua missão é ajudar seus clientes a alcançar seus objetivos principais; O COBIT pode ser aplicado em empresas de pequeno e grande porte; Usar o COBIT pode introduzir ordem e qualidade nos processos de TI; O COBIT é compatível com outros padrões e pode ser utilizado para gerenciar todos os processos de TI; O COBIT está em conformidade com os regulamentos como Sarbanes, Basiléia, entre outros.

10 Relação do COBIT com o COSO O COSO declara que o controle interno é um processo estabelecido pelo conselho, gerentes e outros, desenhado para fornecer uma segurança razoável relacionada a realização dos objetivos declarados. É uma estrutura aplicada para auditar processos em grandes empresas e em qualquer atividade. Objetivos atendidos pelo COBIT O COBIT apresenta controles de TI se preocupando com a informação em geral - não apenas informação financeira que é necessária para suportar os requisitos de negócio e os recursos e processos associados com TI. Da mesma forma que o COSO identifica 8 componentes de controle para alcançar os objetivos de finanças e controladoria, o COBIT proporciona um guia detalhado para TI. A diferença maior é que o COSO é genérico, pode ser utilizado em qualquer atividade da empresa, enquanto que o COBIT é voltado somente para a área de TI.

11 Exercício Indique se é Verdadeiro ou falso: ( ) O COBIT foi criado para ser empregado apenas pelos provedores de serviço de TI, usuários e auditores. ( ) São recursos de TI: aplicações, informações, infra-estrutura e pessoas. ( ) Os 4 domínios possuem 34 processos, estes processos especificam o que o negócio precisa para alcançar seus objetivos. A entrega de informação é controlada por 68 objetivos de controle de alto nível, dois para cada processo. ( ) O princípio da estrutura do COBIT é vincular as expectativas dos gestores de TI com as responsabilidades dos gestores de TI. O objetivo é facilitar para a Governança de TI gerar valor em TI enquanto gerencia os riscos de TI. ( ) O COBIT é uma lista de verificação, passos, técnicas e procedimentos para auditoria. ( ) COBIT significa Control Objectives for Information and related Technology. ( ) Fazem parte da família de produtos do COBIT : COBIT Framework, Control Objectives, IT Governance Implementation Guide e Board briefing on IT Governance. ( ) O COBIT possui 4 domínios: Planejamento e Organização, Aquisição, Implementação, Entrega e Monitoração.

12 Resposta do exercício Indique se é Verdadeiro ou falso: ( F ) O COBIT foi criado para ser empregado apenas pelos provedores de serviço de TI, usuários e auditores. (também pelas partes interessadas) ( V ) São recursos de TI: aplicações, informações, infra-estrutura e pessoas. ( F ) Os 4 domínios possuem 34 processos, estes processos especificam o que o negócio precisa para alcançar seus objetivos. A entrega de informação é controlada por 68 objetivos de controle de alto nível, dois para cada processo. (34 objetivos de controle) ( V ) O princípio da estrutura do COBIT é vincular as expectativas dos gestores de TI com as responsabilidades dos gestores de TI. O objetivo é facilitar para a Governança de TI gerar valor em TI enquanto gerencia os riscos de TI. ( F ) O COBIT é uma lista de verificação, passos, técnicas e procedimentos para auditoria. (O COBIT é um framework de governança e controle, que foca no que precisa ser alcançado ao invés de se preocupar em como alcançar) ( V ) COBIT significa Control Objectives for Information and Related Technology. ( V ) Fazem parte da família de produtos do COBIT : COBIT Framework, Control Objectives, IT Governance Implementation Guide e Board briefing on IT Governance. ( F ) O COBIT possui 4 domínios: Planejamento e Organização, Aquisição, Implementação, Entrega e Monitoração. ( é entrega e suporte e monitoração e avaliação)

13 Gestão de Sistemas da Informação Financeiros

14 Descrevendo um Sistema de Gestão Financeira O termo sistema de gestão financeira significa um sistema de informação, composto de uma ou mais aplicações que são usadas para: Coleta, processamento, manutenção, transmissão e relato de dados sobre eventos financeiros; Dar suporte a planejamento financeiro ou a atividades orçamentárias; Acumular e reportar informações de custo; Dar suporte para a preparação de declarações financeiras; Um sistema financeiro pode incluir aplicações múltiplas que são integradas através de uma base comum de dados ou eletronicamente interligadas conforme necessário, para atender os requisitos de dados e processamentos definidos; Sistemas Financeiros Informatizados são criados para automatizar processos financeiros e para adicionar transparência na administração de finanças; Sistemas de gestão financeira modernos são dirigidos por TI; A chave para conseguir a transparência adequada é criar sistemas com uma base de controles internos compreensível; TI exige considerações especiais para implementar e reforçar controles internos.

15 Contribuição de TI para Controle Interno TI proporciona benefícios potenciais de eficácia e eficiência para uma entidade de controle interno, uma vez que permite a uma entidade: Consistentemente aplicar as regras de negócio previamente definidas e executar cálculos complexos no processamento de grandes volumes de transações e dados, Reforçar a atualidade, disponibilidade e precisão das informações, Facilitar a análise adicional de informações de várias fontes sobre uma base, conforme necessário; Reforçar a capacidade de acompanhar o desempenho das atividades da entidade, regulamentos e procedimentos; Reduzir o risco de que os controles serão desobedecidos; Aumentar a capacidade para atingir uma efetiva separação de funções por implementar controles de segurança em aplicações de bases de dados e sistemas operacionais.

16 TI como uma Fonte de Risco Dependência de sistemas ou programas que processam dados de forma imprecisa, processa dados inexatos, ou ambos; Acesso não autorizado aos dados, o que pode resultar na destruição de dados ou apropriação indevida de ativos através de alterações de dados indevidas, incluindo a gravação de transações não autorizadas ou inexistentes, ou registros inexatos das transações; Potencial perda de dados; Alterações não autorizadas dos dados em arquivos mestre; Mudanças não autorizadas de sistemas ou programas; Incapacidade de fazer as mudanças necessárias para sistemas ou programas; Intervenção manual inapropriada.

17 Automação de Controles Internos e da Gestão de Riscos

18 Por que automatizar os controles de processo? Dada a complexidade de TI e de relatórios financeiros, softwares de controle automatizado podem fornecer fantásticos benefícios para um programa de controle interno. Soluções automatizadas podem detectar, monitorar, e reportar a grande variedade de questões de controle, áreas de risco e indicadores de performance. Softwares permitem ao negócio construir regras dentro do sistema, para garantir o atendimento a regulamentações e relatórios de processos automatizados. Benefícios da Automação Fornece estrutura para o programa de controle interno. Melhora o monitoramento do controle de deficiências e planos de ações corretivas em todos os níveis de gestão dentro da organização. Fornece uma documentação que pode ser disponibilizada para auditores ou detentores de interesse. Permite que a gestão sênior adquira consciência das áreas que necessitam de mudanças ou recursos extras.

19 Disciplina no Programa de Controle Interno Software pode ajudar uma organização a manter a disciplina sobre seu programa de controle interno, por fornecer uma estrutura para controle de documentação e avaliação, testando controles internos ou controlando o fluxo de trabalho para garantir que os controles estão sendo cumpridos; Software pode tornar mais fácil a demonstração dos seus controles internos para seus auditores e pode diminuir a quantidade de testes que os auditores precisam realizar.

20 Usos de softwares de controle interno automatizado Os tipos de software disponíveis no mercado incluem: Testes e relatórios; Gestão de documentos e registros; Modelagem de processo de negócio; Política de gestão; Gestão e avaliação de risco; Suporte para múltiplas estruturas de controle; Suporte para múltiplas regulamentações entre unidades múltiplas de negócio; Automação de controles e monitoramento. Software de Reposição Fornece uma central de reposição para a documentação de controles internos por toda a organização; Permite a documentação do fluxo de trabalho e processos chave, controle de objetivos, atividades e riscos para cada função principal na organização; Pode ser preparado como uma ferramenta baseada em rede que permite usuários múltiplos para inserir dados; Permite à organização uma administração centralizada da documentação de controles internos e colher informações sobre os resultados dos testes; Pode estar fora dos modelos de padrões para controle de objetivos, atividades e riscos.

21 Software de Teste Permite à organização testar controles internos de um sistema através de uma interface direta; Pode testar a segregação de tarefas e a violações de autorização; Permite às organizações identificarem onde as violações podem ocorrer ou tenham ocorrido, e então fazerem mudanças nos processos do negócio ou papéis, se necessário; Pode estar fora dos modelos de padrões para controle de objetivos e atividades e podem ser modificados conforme apropriado.

22 Software de Gestão de Processos do Negócio Permite a uma organização desenhar e ditar o fluxo de trabalho para um dado processo. Permite a documentação do fluxo de trabalho do processo. Ajuda a garantir que o processo de trabalho é realizado como designado, não permitindo que o processo continue até que cada passo tenha sido realizado. Pode incluir características como notificação por quando um passo tiver sido completado.

23 Capacidades do sistema As capacidades devem permitir à administração um panorama sobre um ou mais dos seguintes temas: Documentação ou teste de controles; Violações potenciais que tenham sido identificadas; Onde um documento está no processo. Podem também permitir relatórios de gestão customizados para cada usuário.

24 Passos Básicos para implementar uma solução de software Seleção Produtos devem ser selecionados com base nas necessidades de um programa de controles internos definido; Uma análise de requisitos deve ser realizada para identificar áreas que o programa pode melhorar, ou melhor atender as metas; As análises formam a base para seleção do produto. Implementação Uma vez que um produto é selecionado, um plano de implementação deve ser desenvolvido; O plano deve incorporar os passos requeridos para implementar a solução e como as funções serão usadas nas áreas correspondentes do programa de controle interno. Utilização Depois que a solução está totalmente implementada, a funcionalidade completa da solução pode ser utilizada; Indicadores chave de desempenho (KPIs), devem ser estabelecidos para medir quão bem a solução está melhorando a gestão de riscos e a observância dos esforços para se atingir os objetivos propostos.

25 Conclusões A execução, manutenção e elaboração de relatórios de conformidade e controles internos de gestão dos riscos é o caminho do futuro para a gestão financeira e contábil global; Relatórios financeiros se tornarão cada vez mais exigentes, demandando uma maior transparência e validade das informações financeiras; Ferramentas automatizadas e processos podem ser de benefício na gestão do crescente nível de esforço para satisfazer os pedidos de informação financeira, gestão do risco e fornecimento de uma garantia razoável de controles internos e detecção de fraudes.

26 Fim do módulo 4

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