TESCHE & VASCONCELOS - GSI FORNECENDO SOLUÇÕES EM SOFTWARE Fone: (35)

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1 - 1-1 C I A F... 5 Recursos adicionais da versão Master... 5 Considerações Iniciais... 6 Acessando o CIAF Menu Cadastro... 8 A - Cadastro de Endereços... 8 B - Cadastro de Categorias... 9 C - Cadastro de Clientes Outras Informações Restrições Cadastrais Créditos Informações de Cobrança Histórico Observações D - Cadastro de Fornecedores Complemento Vendedores Informações Básicas E - Cadastro de Transportadoras F - Agenda de Compromissos G - Cadastro de Contatos H - Cadastro de Vendedores I - Cadastro de Históricos J - Cadastro de Operação Fiscal L - Cadastro de Funcionários Documentos Outras Informações Informações sobre Datas e Pagamento Observações M - Cadastro de Convênios Menu Financeiro A Controle Bancário Contas Bancárias Lançamentos Bancários Cheques Pré-Datados Consulta de Saldos B - Contas a Pagar C - Contas a Receber Contas a Receber Múltiplas Parcelas D Controle de Caixa E - Orçamentos

2 - 2-2 F - Vendas Rápida Informações do Cliente Forma de Pagamento Forma de Pagamento Forma de Pagamento Informações sobre Entrega Observações Nota Fiscal Dados Principais Complemento / Serviços Produtos da Nota Forma de Pagamento Pré-Venda G Resumo Financeiro H Fechamento Diário I - Duplicatas J - Convênios Lançamentos Baixa de Lançamentos L Arquivo de Cheques Recebidos Menu Estoque A Grupos de Produto B Grupos de Reajuste C Cadastro de Marcas D Matéria Prima E Cadastro de Produtos Produtos Cadastrados Dados Principais Observações Matéria Prima Grade / Característica F Cadastro de Promoções G Tabela Preço Alternativo Tabelas Criação de Preços Alternativos H - Movimentação Matéria Prima Produtos Entradas Entradas por Produção Saídas I Reajuste de Preços Por Grupo Cadastral Por Grupo de Reajuste Serviços A Cadastro de Status B Abertura de Ordem de Serviço

3 - 3-3 C Fechamento de Ordem de Serviço Relatórios Caixas de Diálogo Relatórios em Destaque Consultas A - Clientes Central de Informações B Contas a Pagar C - Fornecedores D - Produtos E - Grupos F Saldo de Conta Bancária G - Históricos H Cheques Recebidos I - Convênios Gráficos A Modelo Padrão B Evolução das Vendas C Vendas à vista e a prazo D Produção dos Vendedores E Movimento do Caixa Diversos A Efetivação do Sistema B Suporte ao Sistema C Sobre o CIAF D Ajuda do Sistema E Importação de Dados F Exportação de Dados G Manutenção do Sistema H Parâmetros do Sistema Vendas Financeiro Ordem de Serviço Estoque Diversos I Usuários do Sistema J- Calculadora L Trocar Usuário M Instalar Código de Barras

4 - 4-4 N Backup Rápido O Sair do Sistema Acesso Rápido Perguntas mais freqüentes

5 - 5-5 A empresa C I A F Controle Integrado Administrativo e Financeiro A Tesche & Vasconcelos é uma Software House, criada em abril/1998 situada na cidade de Poços de Caldas MG, que atua em todo território nacional fornecendo sistemas desenvolvidos com tecnologia de ponta. Os sistemas desenvolvidos possuem como característica sua fácil instalação e utilização de forma que os administradores/empresários não necessitem de conhecimento em informática. Buscando a inovação, nossos sistemas foram desenvolvidos com base em informações repassadas por vários de nossos clientes possibilitando desta forma a elaboração de sistemas sem telas complicadas ou burocráticas para um determinado procedimento, prova disso é que disponibilizamos versões de avaliação que permite que o futuro cliente teste nosso sistema. Um dos principais reconhecimentos que a T&V obteve foi a publicação do CIAF na revista InfoExame ( edição extra ) de Ago/2002 que trazia uma seleção dos melhores softwares disponíveis na Internet onde nosso sistema estava entre os seis melhores na categoria Administração. O CIAF é indicado para Empresas de comércio Empresas de serviços Distribuidoras Pequenas Indústrias Autopeças Lojas de informática Lojas de telefonia / celular Materiais de construção Lojas de eletrodomésticos Lojas de móveis Lojas de conveniências Relojoarias Óticas Confecções Loja de calçados Lojas de discos Papelarias Atacados Comércio de pneus Mercados Comércio de tintas Lojas de brinquedos Cosméticos e perfumaria Lojas de carne Lojas de doces Lojas de presentes Comércio em geral Lojas de esporte Recursos adicionais da versão Master Além dos itens destacados em azul, que são recursos adicionais oferecidos pela versão Master do CIAF, sua empresa poderá contar com suporte gratuito via fone ou e mais: Menu de acesso rápido Banco de dados compatível com SQL que torna o sistema muito rápido mesmo quando utilizado em rede. O cliente pode enviar sugestões para novas versões. Geração de orçamentos no formato HTML, para envio através de . Importação de produtos de um determinado orçamento para uma venda. Base de dados com Cep de todo o Brasil Novo Menu que reduz a utilização de mouse Venda Rápida c/ comprovante de compra ideal para impressoras 40 colunas ou jato-de-tinta Acesso ao sistema através de senha e níveis de acessos diferenciados Utilização do sistema em rede de computadores em toda sua empresa Não é apresentada nenhuma propaganda Suporte prioritário com o próprio desenvolvedor do sistema Não é necessário pagamento de taxa de manutenção mensal Possibilidade de criar tabelas alternativas de preços para um mesmo produto e aplicá-las a um determinado cliente ou mais. Versão Master hoje é utilizada por mais de 300 clientes em todo o Brasil. Recebimento do sistema completo licenciado no mesmo dia da confirmação de pagamento. Fácil operação (telas descomplicadas) sem necessidade de conhecimentos em informática. 5

6 - 6-6 Considerações Iniciais O CIAF é um sistema que pode funcionar de maneira integrada (ex.: Ao efetuar uma venda o Contas a Receber é alimentado), ou não. Por este motivo é importante salientar que antes de iniciar a utilização do sistema, o usuário deve acessar o Menu Diversos, opção Parâmetros do Sistema (pág.: 77) e refletir sobre qual vai ser a melhor configuração para sua empresa. O CIAF é totalmente configurável, e roda atendendo as necessidades do Cliente, e é este o seu diferencial frente a outros softwares Administrativos/Financeiros do mercado. A versão Master do CIAF comporta suporte total e gratuito, via ou telefone (35) , para que o suporte atenda ao cliente da melhor maneira possível, é importante salientarmos alguns pontos: Ao entrar em contato com o suporte via telefone, seja claro nas informações que vai passar, informe, o caminho completo do menu, (ex.: Financeiro, Vendas, Venda Rápida), dúvida e/ou problema ocorrido e em que momento ocorreu. Dê preferência ao suporte por , desta maneira o cliente colabora com outros e possibilita um maior número de atendimentos. Nunca esqueça de informar a versão do CIAF que você está utilizando esta informação encontra-se no Menu Diversos, Sobre o CIAF. Caso você esteja utilizando sua máquina e observar que o CIAF está travando, sem nenhum motivo aparente e sem trazer mensagem de erro, provavelmente seu equipamento ou o Windows pode estar com algum problema, antes de entrar em contato com o Suporte do CIAF, chame um técnico em hardware para verificar. O usuário deve ter em seu servidor um no-break ou pelo menos um estabilizador de voltagem para sua segurança e dos dados do CIAF. O backup deve ser feito diariamente, a partir da versão 3.05 é gerado um arquivo de backup na pasta Backup que se encontra no diretório CIAF-305 este arquivo deve ser salvo em CD, Fita-Dat, outro computador da rede ou qualquer outro tipo de mídia diponível, não recomendamos disquetes apesar do mesmo poder ser utilizado. O suporte da TVSistemas visa sanar as dúvidas e solucionar os problemas mais simples dos usuários, questões de maior complexidade são encaminhadas ao setor técnico e obedecem ordem de chamada. Esperamos que este Manual ajude o usuário a obter um rendimento ainda maior do CIAF. 6

7 - 7-7 Acessando o CIAF Para acessar o CIAF o cliente deve clicar em Iniciar, Programas, CIAF, CIAF 3.05 MASTER. Será apresentada a tela a seguir: Para primeiro acesso o cliente deve digitar CIAF (enter), CIAF (enter). Após a tela de apresentação visualizaremos a tela Principal do Sistema. 7

8 Menu Cadastro O primeiro item do menu é o de CADASTRO, para que o Sistema rode perfeitamente, se faz necessário cadastrar alguns itens básicos, como, por exemplo, CLIENTES, ao efetuar lançamentos nas CONTAS A RECEBER é necessário ter um cliente cadastrado, em contra partida, ao cadastrar um CLIENTE se faz necessário cadastrar uma CATEGORIA. Nossos primeiros passos dentro do sistema serão: 1) Cadastrar todas as Categorias, 2) Cadastrar todos os Clientes, 3) Cadastrar todos os Fornecedores, 4) Cadastrar todos os Vendedores, 5) Cadastrar todos os Históricos passíveis de utilização, 6) Cadastrar as Naturezas de Operações mais utilizadas. A - Cadastro de Endereços O Cadastro de Cep s e Endereços, foi desenvolvido com o intuito de facilitar a vida do usuário no ato da inclusão de endereço no Cadastro de Clientes. Seu preenchimento não é obrigatório, pois a medida que o Cadastro de Clientes é preenchido os endereços vão sendo adicionados a este cadastro. O cliente ainda tem a opção de importar o Cadastro de Cep s de todo o Brasil, através do arquivo disponível em nosso site. Para efetuar o download o cliente deve acessar o site de nossa empresa na página de downloads clicar no link indicado, salve o arquivo em uma pasta no seu computador ( sugerimos a pasta de instalação do CIAF ), após efetue um backup do CIAF e em seguida acesse-o, vá até o menu diversos e clique em "importação de dados" e siga os procedimentos descritos na tela, qualquer dúvida entre em contato com nosso suporte técnico. Podemos observar que na parte inferior do Cadastro de Cep s e Endereços, existem vários botões de comando, no CIAF a maioria das telas tem estes botões, vamos conhecê-los melhor. 8

9 ) Botão Novo: Na abertura de uma tela este botão estará habilitado, sempre que o usuário quiser inserir novas informações, deve clicar neste botão ou simplesmente dar ENTER, outra opção é a combinação das teclas ALT + N. 02) Botão Alterar: Também habilitado na abertura de uma tela, a função deste botão é a de alterar o registro mostrado na tela. 03) Botão Gravar: Este botão estará desabilitado na abertura da tela, após clicar no botão Novo ele estará apto a salvar inclusões ou possíveis alterações do registro. 04) Botão Desfazer: Outro botão que estará desabilitado na abertura da tela e só estará habilitado após clicar no botão Novo ou Alterar, deve ser utilizado quando o usuário não quiser dar continuidade ao lançamento. 05) Botão Excluir: Este botão marca para exclusão o registro mostrado na tela. 06) Botão Localizar: Ao clicar neste botão, outra tela será aberta onde o usuário terá uma visão geral dos dados adicionados, disponíveis no arquivo. 07) Botão Início: Vai para o primeiro item cadastrado, obedecendo ao índice da tabela. 08) Botão Anterior: Vai para o item anterior ao atual. 09) Botão Próximo: Vai para o item posterior ao atual. 10) Botão Final: Vai para o último item cadastrado obedecendo ao índice da tabela. 11) Botão Sair: Fecha a tela atual. B - Cadastro de Categorias A tela de Cadastro de Categorias tem por objetivo permitir ao usuário do sistema um maior controle sobre os tipos de cliente e fornecedores. Através desta tela você pode criar diversas categorias como, por exemplo: Especial e Comum ou ainda por ramo de atividade (Engenheiros, Arquitetos, etc...). Com este pequeno controle é possível à emissão de relatórios para determinada categoria ou segmento. 9

10 C - Cadastro de Clientes Através do Cadastro de Clientes do CIAF você pode ter controle total sobre as mais diversas informações do mesmo, desde dados básicos como Endereço até o total acumulado das compras. Nesta primeira tela após clicar em Novo, digitam-se as informações básicas do cliente como Endereço, Telefone, CPF/CNPJ, etc..., observe que o Código do Cliente é gerado automaticamente pelo sistema se deixado em branco, caso contrário o CIAF irá respeitar o código fornecido pelo operador. O Cadastro de Clientes conta com algumas guias onde o usuário poderá complementar o cadastro do cliente, são elas: Outras Informações A guia outras informações permite ao usuário informar se o cliente trabalha com preços diferenciados (veremos como a seguir), nome do Contato, , data de nascimento entre outros. 10

11 Restrições Cadastrais Na guia Restrições Cadastrais, é possível informar se o cliente tem restrições no SPC, SERASA, Cadastro de Cheques sem Fundo ou em algum outro órgão de crédito. Créditos Na guia Créditos, o usuário pode informar outros estabelecimentos comerciais que o cliente trabalha além da sua Renda e seu Limite de Crédito frente à empresa (controle de limite de crédito em desenvolvimento). Informações de Cobrança Na guia Informações de Cobrança, o usuário deve informar o endereço de cobrança do cliente caso seja o mesmo, basta clicar no botão MESMO END., se nenhum dado for fornecido ao clicar em gravar o CIAF preenche estes campos com as mesmas informações básicas: endereço, bairro, etc

12 Histórico Na guia Histórico, você tem acesso à última data que o cliente fez compras, total das compras acumuladas, além de um histórico onde você pode guardar informações sobre as compras dos clientes. Observações Nesta última guia, você pode inserir informações diversas sobre o seu cliente. OBSERVAÇÃO: Você pode localizar os clientes cadastrados clicando no botão F2 ou simplesmente pressionando a tecla F2 do teclado. Ainda há a possibilidade de ter em vídeo ou na impressora um extrato do cliente selecionado, basta clicar no botão F3 ou pressionar a tecla F3 do seu teclado. IMPORTANTE: Para que isto ocorra o operador não deve estar inserindo nem alterando registros. 12

13 D - Cadastro de Fornecedores Semelhante ao Cadastro de Clientes, o Cadastro de Fornecedores do CIAF, lhe permite total controle sobre os dados dos fornecedores, esta tela conta com as seguintes guias: Complemento A tela de complemento é utilizada para preencher dados adicionais ao Cadastro de Fornecedores como Contatos dentro da empresa, endereço de e página na Internet da mesma. 13

14 Vendedores Esta guia tem por objetivo cadastrar os Vendedores do Fornecedor. Informações Básicas Nesta guia você informa os dados bancários do seu fornecedor. E - Cadastro de Transportadoras Nesta tela você pode cadastrar as transportadoras que prestam serviço para sua empresa. 14

15 F - Agenda de Compromissos A Agenda é um poderoso aplicativo onde o usuário poderá cadastrar todos os seus compromissos, na tela de Abertura do Sistema será apresentado à quantidade de compromissos na data atual (somente para usuário com nível de acesso Administrador). G - Cadastro de Contatos O Cadastro de Contatos é mais uma opção de armazenamento de informações do CIAF, o usuário tem nesta tela uma Agenda de Contatos Eletrônica, podendo armazenar diversas informações além de localizar rapidamente um contato. 15

16 H - Cadastro de Vendedores O Cadastro de Vendedores tem por objetivo cadastrar os Vendedores e/ou Técnicos da empresa e especificar o percentual de comissão. À medida que o Sistema vai sendo alimentado com Vendas e ou Ordens de Serviço, o campo VALOR VENDAS vai acumulando e o campo VALOR COMISSÃO será atualizado de acordo com o percentual especificado. Esta também é uma maneira de se obter informações sobre a produção dos vendedores. I - Cadastro de Históricos O Cadastro de Históricos do CIAF tem por objetivo além de agilizar os lançamentos demonstrar nas telas do Sistema Financeiro (Contas a Pagar, Contas a Receber e Bancos), onde está sendo utilizado o dinheiro da empresa, o usuário pode cadastrar quantos Históricos quiser, a única restrição é do código ao que são utilizados pelo sistema. 16

17 J - Cadastro de Operação Fiscal Nesta tela o usuário deve cadastrar as operações fiscais para a emissão de Nota Fiscal. L - Cadastro de Funcionários O Cadastro de Funcionários do CIAF tem por objetivo guardar todas as informações referentes aos funcionários que estão na empresa e que saíram da empresa, é composto pelas guias: 17

18 Documentos Cadastra os documentos dos funcionários. Outras Informações Cadastra o estado civil e os dependentes do funcionário. Informações sobre Datas e Pagamento Cadastra a data de admissão e saída do funcionário, além de informar sobre férias salário e dias de pagamento do mesmo. 18

19 Observações Outras informações que se fizerem necessárias a respeito do funcionário. M - Cadastro de Convênios No Cadastro de Convênios, o usuário deve adicionar empresas Conveniadas ou de Cartão de Crédito/Débito, com as quais mantém contrato. Exemplo: Sua empresa esta no ramo de drogarias, você pode manter convênio com empresas para que os funcionários comprem a prazo com desconto em folha de pagamento, ou ainda efetuar vendas a um cliente para pagamento no Cartão de Débito. Neste último caso, envolveria a TEF (transferência eletrônica de fundos), que estará disponível em versões futuras. Nesta tela você pode informar o melhor dia, assim sempre que você efetuar uma venda onde a forma de pagamento seja convênio, o sistema automaticamente vai trazer o vencimento com o dia indicado. 19

20 Menu Financeiro A opção de menu FINANCEIRO tem as telas necessárias para um total controle da vida financeira de uma empresa. O usuário poderá perceber que ao lado de alguns itens do menu, temos o sinal de, este sinal indica que existem mais opções dentro deste item. Neste menu o usuário poderá entre outras opções: 01) Efetuar lançamentos bancários, 02) Efetuar cadastramento e baixa de Contas a Pagar e Receber, 03) Controlar a movimentação do Caixa, 04) Lançar Vendas e Notas Fiscais, 05) Gerar Duplicatas, 06) Efetuar fechamentos diários e obter resumos financeiros, 07) Controlar cheques recebidos. A Controle Bancário Ao posicionarmos o ponteiro do mouse sobre o item Controle Bancário, veremos que ele é composto pelas opções: Contas Bancárias Nesta tela o usuário terá a opção de cadastrar as contas-corrente da empresa o campo saldo em conta é alimentado automaticamente pelo sistema à medida que os lançamentos são efetuados. 20

21 Lançamentos Bancários Nesta tela é efetuado o lançamento das contas cadastradas anteriormente, observe o campo histórico, nele você pode utilizar um histórico já cadastrado ou digitar livremente. Ao escolhermos DÉBITO ou CRÉDITO, devemos sair do campo utilizando a tecla TAB do teclado. Observe que esta tela não tem o botão alterar nem o excluir, em caso de erro de lançamento deve ser feito o estorno do mesmo. IMPORTANTE: Sugerimos que o primeiro lançamento para cada conta contenha a descrição Saldo Inicial e a partir daí efetuar os lançamentos normais. Cheques Pré-Datados Esta tela tem por objetivo cadastrar tanto os cheques pré-datados emitidos como os recebidos. É importante lembrar que no caso dos cheques recebidos, o cliente pode não ter certeza em qual conta o cheque será creditado. Neste caso o cliente pode criar uma conta fictícia somente para dar entrada destes cheques e no dia do depósito alterar para a conta que melhor lhe convir. Ainda nesta tela temos os botões F2 (que pode ser a tecla F2 do teclado) e o F3 (ou a tecla F3 do teclado), que nos trás a possibilidade de respectivamente Consultar o Saldo e Efetuar a baixa do 21

22 cheque-pré, selecionado, não devemos esquecer que o cheque-pré só aparece no seu extrato após baixado. Consulta de Saldos Esta tela informa o saldo das contas, e apresenta o limite de cheque especial. B - Contas a Pagar Ao escolhermos o item Contas a Pagar, é aberta uma tela perguntando se desejamos visualizar as Contas Pagas, após o usuário ter feito sua opção a tela de Contas a Pagar será aberta. A tela de Contas a Pagar foi desenvolvida para que o usuário informe e tenha acesso a uma grande quantidade de informações. Para iniciar o lançamento de uma conta a pagar o usuário deve clicar no botão Novo, no campo Histórico o usuário pode escolher (através da tecla F3 do teclado) um histórico ou informar manualmente a melhor descrição, é de suma importância esclarecer que o histórico deve ser utilizado com o maior critério possível, as informações registradas aqui serão utilizadas em outros relatórios que ajudarão o cliente na tomada de decisões. Podemos também 22

23 (através da tecla F2 do teclado) consultar o fornecedor desejado. Para localizar algum documento pode-se utilizar o botão F4 (ou usar a tecla F4 do teclado). A baixa das contas a pagar é feita na própria tela, para tanto o usuário deve localizar o documento desejado e no campo DADOS DO PAGAMENTO, preencher com os dados solicitados. ATENÇÃO: de acordo com a forma de pagamento via CAIXA ou via BANCO, automaticamente o sistema irá debitar este valor no sistema de bancos, caso não informe, o valor irá para o caixa. A exclusão de documentos das Contas a Pagar só poderão ser efetuadas por usuários que tenham nível de acesso de administrador, no entanto, caso o documento esteja pago a exclusão não poderá ser efetuada. C - Contas a Receber Ao posicionarmos o ponteiro do mouse sobre o item Contas a Receber, veremos que ele é composto pelas opções: Contas a Receber Ao escolhermos o item Contas a Receber, é aberta uma tela perguntando se desejamos visualizar as Contas Recebidas, após o usuário ter feito sua opção a tela de Contas a Receber será aberta. Como o usuário pode observar a tela de lançamentos das Contas a Receber é muito parecida com a das Contas a Pagar, as diferenças se encontram no campo Nº CHEQUE e no botão EXTRATO (ou tecla F4 do teclado) onde o usuário poderá ter uma visão do histórico do cliente. A baixa das contas a receber é feita na própria tela, para tanto o usuário deve localizar o documento desejado e no campo DADOS DO PAGAMENTO, preencher com os dados solicitados. ATENÇÃO: de acordo com a forma de pagamento via caixa ou via banco, automaticamente o sistema irá debitar este valor no sistema de bancos, caso não informe, o valor irá para o caixa. ATENÇÃO: A exclusão de documentos das Contas a Receber só poderá ser efetuada por usuários que tem nível de administrador, no entanto, caso o documento esteja recebido à exclusão não poderá ser efetuada. 23

24 Múltiplas Parcelas Esta tela tem por objetivo simplificar a vida do usuário na criação de várias parcelas de recebimento, após a criação as parcelas são gravadas nas Contas a Receber no formato DOCUMENTO/N onde DOCUMENTO é o número do documento e N o número da parcela. ATENÇÃO o preenchimento do campo HISTÓRICO é obrigatório. 24

25 D Controle de Caixa No CIAF o usuário pode alimentar o caixa a partir das Contas a Pagar, Contas a Receber, Vendas e Ordens de Serviço, além de poder efetuar lançamentos direto no caixa. Nesta tela temos duas guias a primeira refere-se aos Lançamentos do Caixa e a segunda trata de observações complementares quando a entrada de numerário no caixa é efetuada em cheque. 25

26 E - Orçamentos No Cadastro de Orçamentos, o usuário tem um poderoso aliado para gerar orçamentos de maneira rápida e eficaz. Veja como: 1) Clique em Novo ou de um enter, 2) Informe o vendedor, caso tenha um cadastrado, 3) Não há necessidade do cliente ao qual será entregue o orçamento ser cadastrado. 4) Clique no botão inserir itens ou tecle F2 (será aberta a tela abaixo). 5) Não há necessidade de ter o produto cadastrado, no entanto, caso o usuário venha a ter necessidade de que estes produtos futuramente apareçam numa venda há a necessidade de se utilizar um código genérico (Grupo: 999, Produto: 999, não esqueça de efetuar o cadastro destes no Estoque, como veremos a seguir), a cada produto informado o usuário deve GRAVAR, ao término clique em SAIR. 6) Ao voltar a tela de Cadastro de Orçamentos, clique no botão F3 (ou pressione a tecla F3 do teclado) e visualize o orçamento, veja abaixo: 26

27 A B C A) Neste quadro do relatório, serão impressos a logomarca, dados cadastrais e slogan da empresa, (conforme parametrização do sistema) B) Neste quadro serão apresentados os dados do cliente, para este exemplo nós não efetuamos cadastro prévio do cliente. C) Observe este quadro e verifique o campo código, nós utilizamos o código genérico (previamente cadastrado) tanto para a descrição de um serviço quanto para a venda de um produto. ATENÇÃO: Somente vendas aprovadas serão importadas pela Venda Rápida, caso o orçamento seja aprovado, o usuário deverá alterar o orçamento de Aberto para Aprovado. 27

28 F - Vendas Ao posicionarmos o ponteiro do mouse sobre o item Vendas, veremos que ele é composto pelas opções: Rápida Para trabalharmos com Venda Rápida, devemos entender alguns conceitos do Sistema CIAF em relação a Vendas. 1) O funcionamento desta tela está totalmente relacionado com os Parâmetros do Sistema, que se encontra no Menu Diversos. 2) Podem-se efetuar vendas com vendedor e cliente determinados na hora ou com vendedor e cliente padrão, para tanto é necessário cadastrar um vendedor com o código 999 e um cliente com o código ) O campo DOCTO: (exclusividade da versão 3.05 em diante) serve para o cliente informar um número de documento para o Sistema de Contas a Receber. 4) Para consultar um produto cadastrado deve-se pressionar a tecla * do teclado seguido de (enter) ou então criar um grupo com o código 999 e um produto com o código 999, a vantagem desta opção é que no campo descrição o usuário fica livre para especificar o que melhor lhe convir. 5) Após incluirmos todos os produtos devemos pressionar a tecla do teclado seguido de (enter). O cursor (ponto piscante) será enviado para o campo DESC EM R$, onde o usuário deve aplicar se for necessário o valor do desconto. Caso o cliente esteja pagando o valor total da venda digite o valor no campo DINHEIRO pressione (enter) o foco será movido para o botão GRAVAR que depois de pressionado abrirá uma caixa de mensagem informando que a venda foi finalizada e se o usuário deseja imprimir um comprovante. Estes são os passos para a venda à vista para outros tipos de vendas é bom ressaltar que o programa não fecha enquanto o valor da venda não for totalmente composto. Para entendermos melhor vamos ver as outras guias desta tela. 28

29 Informações do Cliente No caso do usuário ter determinado um cliente para a venda, nesta guia serão informados dados como última compra e data em que foi cadastrado. Forma de Pagamento - 01 Nesta guia vamos imaginar duas possibilidades, a primeira do cliente ter efetuado um pagamento com parte em dinheiro e o restante com cheque à vista, a segunda hipótese, é a do cliente não ter dado nada em dinheiro e estar efetuando o pagamento com um cheque à vista, este valor irá para o Caixa e os detalhes do cheque poderão ser observados em OBS COMPLEMENTARES SOBRE CHEQUE na tela de Lançamentos de Caixa. Devemos ainda observar o campo FALTA enquanto ele não estiver zerado a venda não será concluída. Caso ele esteja com o valor negativo significa que há troco. Forma de Pagamento - 02 Semelhante a tela anterior, neste caso os valores irão para as Contas a Receber, você pode incluir números de cheque. 29

30 Forma de Pagamento - 03 Esta guia não permite composição de valores, ou seja, nela deve ser lançado o valor total da venda. Sua utilização como já vimos anteriormente em Cadastro de Convênios é para empresas Conveniadas e de cartão de Débito/Crédito. O campo % PERDA é utilizado pelas empresas de cartão de Débito/Crédito para abater no valor o custo operacional. Informações sobre Entrega Nesta guia o usuário deve informar sobre o local de entrega dos produtos, caso o local de entrega seja o do próprio cliente, basta clicar no botão END / CLIENTE. Se parametrizadas estas informações são impressas no comprovante. Observações Esta guia fica reservada para se fazer alguma observação a respeito da venda. Após concluir e gravar a venda o sistema pergunta ao usuário se o mesmo deseja imprimir um comprovante da mesma (de acordo com os parâmetros do sistema), caso clique em SIM será apresentado (no caso do Modelo de Comprovante ser o 1) o comprovante abaixo: 30

31 Será apresentado o nome da empresa, slogan entre outros dados cadastrais da mesma. 2 2 Será apresentado os dados completos do cliente. 3 Na nova versão 3.05 são apresentados os vencimentos e valor de cada parcela 3 31

32 Nota Fiscal O Sistema de Nota Fiscal tem por objetivo o preenchimento de Nota Fiscal em formulário próprio do Cliente, neste sistema o cliente tem a possibilidade de configurar onde será impresso cada item da nota fiscal. Ressaltamos que este sistema simplesmente preenche a Nota ele ainda aguarda a homologação para gerar os arquivos solicitados de cada SEF. Dados Principais Nesta primeira tela são informados os dados que irão compor o cabeçalho da Nota Fiscal mais os dados da transportadora. Os campos para base de cálculo do ICMS, valor ISS e total da nota serão preenchidos automaticamente pelo sistema. 32

33 Complemento / Serviços Nesta guia deverão ser informados os dados para a prestação de serviços. Nesta guia ainda devem ser completadas as informações sobre o valor do frete, valor do seguro ou valor acessório, e mensagem nota caso seja necessário. 33

34 Produtos da Nota Nesta guia o usuário irá informar os produtos que compõem a Nota Fiscal, o limite de itens a ser informado nesta tela é de vinte, no entanto o usuário deve estar atento para o layout de sua nota fiscal e verificar quantos itens podem ser adicionados a ela. Ao terminar os lançamentos o usuário deve pressionar (enter) para finalizar os lançamentos. 34

35 Forma de Pagamento Nesta última guia o usuário dará as informações finais como forma de pagamento, vencimento, número de parcelas, estas informações serão enviadas ao caixa ou às contas a receber de acordo com as informações passadas pelo usuário. 35

36 Para emitir a nota fiscal o usuário deve clicar na figura. Será apresentada uma caixa de diálogo informando o número da Nota Fiscal, o usuário deve informar o número da Nota Fiscal e clicar em IMPRIMIR/VISUALIZAR. Será apresentado o relatório a seguir: Este relatório é totalmente configurável as necessidades do cliente. Para configurar o cliente deve clicar em Diversos, Suporte ao Sistema e seguir os passos abaixo: Na parte inferior da tela no quadro Janela de Comando digite: MODIFY REPORT NOTAFISCAL (enter) 36

37 Será apresentada a tela para configuração do relatório conforme abaixo: Com o auxílio do mouse o usuário pode mover, redimensionar e até excluir campos para que se ajustem ao seu formulário, é importante lembrar que estamos apresentando neste exemplo somente o cabeçalho, entretanto toda a nota pode ser configurada. Ao terminar pressione consecutivamente as teclas Ctrl + W para salvar e saia da janela de Suporte ao Sistema. O usuário deve repetir esta operação até conseguir ajustar totalmente a impressão da Nota Fiscal ao seu formulário. 37

38 Pré-Venda O objetivo da pré-venda é agilizar o atendimento aos clientes e gerar informações para o sistema de vendas (se assim estiver parametrizado). Ao final do lançamento de uma pré-venda é gerado um cupom. È importante lembrar que a pré-venda não gera contas a receber nem baixa estoque. G Resumo Financeiro A tela de Resumo Financeiro, também é apresentada na abertura do sistema CIAF, através desta, o usuário pode ter informações especificas, como aniversariantes do dia, contas a receber com vencimento na data atual, compromissos, saldo bancário entre outros. 38

39 É importante lembrar que somente o usuário com nível de Administrador, tem acesso a esta tela (de acordo com os parâmetros do sistema). 39

40 H Fechamento Diário Na tela de Fechamento Diário, o usuário executará o encerramento das atividades financeiras e de vendas ao final do dia, após clicar no botão Novo, clique em calcular e o sistema ira demonstrar os totais do dia. Caso algum valor não esteja de acordo, o usuário pode clicar no botão Desfazer e verificar o problema. I - Duplicatas A tela de Cadastro de Duplicatas visa facilitar a vida do usuário no que tange a emissão destes documentos. 40

41 J - Convênios Ao posicionarmos o ponteiro do mouse sobre o item Convênios, veremos que ele é composto pelas opções: Lançamentos Uma outra opção de opção de lançamentos de convênio, ao invés de utilizarmos a venda, efetuamos o lançamento diretamente nesta tela. Baixa de Lançamentos Nesta tela o usuário efetua a baixa do convênio solicitado no campo CONVÊNIO. 41

42 L Arquivo de Cheques Recebidos Nesta tela ficam armazenados todos os cheques recebidos pela empresa, eles são alimentados através dos Sistemas de Vendas e Contas a Receber e do Caixa (desde que o número do cheque seja informado). O usuário ainda tem a opção de adicionar cheques nesta tela. 42

43 Menu Estoque O menu Estoque prevê várias situações de controle do mesmo. O usuário pode fazer um controle simples por produto, ou por matéria prima mais produto e à medida que o usuário obtém seu produto final é efetuada a baixa na matéria prima de acordo com a forma de entrada escolhida dependendo também dos parâmetros utilizados. O usuário ainda pode criar tabelas de preços alternativas para determinados clientes além de aplicar reajuste de preço por grupo cadastral ou grupo de reajuste. É sempre bom lembrar que para muitas funções é necessário parametrizar o sistema no Menu Diversos, opção Parâmetros do Sistema. A Grupos de Produto O Cadastro de Grupos de Produtos do CIAF têm por objetivo organizar seu Cadastro de Produtos por grupos, imagine que sua empresa comercialize diversos itens de papelaria, o usuário pode criar o grupo cadernos, canetas, lápis, o que facilitaria mais tarde para um possível reajuste por grupo ou pesquisa de produtos. 43

44 B Grupos de Reajuste Esta tela visa criar grupos específicos para serem posteriormente reajustados, os usuários podem selecionar vários produtos (inclusive de grupos diferentes) e informar o grupo de reajuste. C Cadastro de Marcas Semelhante ao Cadastro de Grupos o Cadastro de Marcas é mais uma ferramenta que visa agilizar e organizar o seu estoque, o usuário têm a possibilidade de em versões futuras efetuar consultas por Marca de produto. 44

45 D Matéria Prima O Cadastro de Matéria Prima é uma excelente opção para empresas que fabricam produtos, por exemplo, em uma fábrica de doces de leite, para obter-se o produto final ele utiliza determinada quantidade de leite, açúcar, etc..., Seguindo este exemplo é nesta tela que deve ser cadastrada estas matérias primas. Depois, ao dar entrada do produto acabado no estoque automaticamente, a quantidade de matéria prima utilizada será baixada. (se o seu sistema estiver parametrizado para tanto). 45

46 E Cadastro de Produtos O Cadastro de Produtos contêm várias guias são elas: Produtos Cadastrados Para cadastrar um produto o usuário deve pressionar a tecla (enter) do teclado, após a tela Dados Principais será exibida. 46

47 Dados Principais Nesta tela o usuário iniciará com o Cadastro do Produto, é sempre bom lembrarmos que o usuário deve estar ciente de como o sistema está parametrizado. Após o usuário escolher o Código do Grupo e pressionar enter no campo CÓDIGO, no campo COD.BARRAS será gerado um código que é composto pelo CÓD.GRUPO + CÓDIGO, este número é somente uma sugestão do sistema, você pode digitar um outro número que melhor lhe convir, nesta tela os campos VALOR CUSTO e VALOR VENDA, são obrigatórios. A partir da versão 3.05, o usuário não tem mais a possibilidade de informar a quantidade em estoque nesta tela. Os demais campos com nomenclatura custo ajudam o operador a confeccionar o valor de venda de cada produto. 47

48 Observações A guia Observações é utilizada para qualquer informação referente ao produto, como aplicação, informações diversas, etc

49 Matéria Prima Nesta guia o usuário informará caso necessário à quantidade de matéria prima utilizada pelo produto e a quantidade a ser baixada na produção do mesmo. 49

50 Grade / Característica Esta guia têm por objetivo um controle das variantes que o produto venha a apresentar. Para melhor entendimento vamos pegar como exemplo uma loja de calçados, esta loja tem em seu estoque um determinado tipo de sapato, mas para este sapato, existem vários tamanhos e cores, seu preço não será alterado, mas, é interessante sabermos qual a disponibilidade de estoque para cada tipo. 50

51 F Cadastro de Promoções O Cadastro de Promoções tem por objetivo gerar uma lista alternativa com os produtos que se encontram em promoção. Estes preços serão praticados na tela de venda rápida respeitando a data de término da promoção. G Tabela Preço Alternativo Este item do menu é formado pelas opções: Tabelas Nesta tela o usuário pode criar diversas tabelas alternativas de preço, podem ser criadas tabelas para produtos que estão com o prazo de validade expirando, produtos com pouca movimentação, clientes especiais entre várias outras opções definidas pelo usuário. 51

52 Criação de Preços Alternativos Esta tela complementa a tela de Cadastro de Tabelas, é nela que o usuário vai informar a qual tabela de preço alternativo, determinado produto vai pertencer. Por Exemplo: Vamos considerar que criamos a Tabela Alternativa Clientes Especiais, no campo CÓD.TABELA, devo digitar o número da tabela ou pressionar F2 para consultar, no campo CÓD.BARRAS devo informar o código do produto ou pressionar F3 para consultar, no campo % ACRESC: informo qual o percentual de acréscimo, (exemplo para 10% digito 10), o mesmo procedimento deve ser seguido no campo % DESC, e finalmente obteremos o valor do produto nesta tabela, caso o usuário deseje ele pode digitar o valor diretamente no campo R$ TABELA. 52

53 H - Movimentação Este item do menu é formado pelas opções: Matéria Prima Esta tela controla a entrada e a saída de Matéria Prima do estoque sendo assim, para alimentar o estoque de uma determinada matéria prima ou retirar alguma quantidade (manualmente) o usuário deve se utilizar desta. Os lançamentos efetuados nesta tela não são integrados ao sistema de Contas a Pagar, no entanto, o usuário pode clicar no botão F2: CONTAS A PAGAR ou apertar a tecla F2 do teclado e a tela das Contas a Pagar será aberta. 53

54 Produtos Esta opção do menu Movimentação é formada pelos seguintes itens: Entradas Esta tela tem por objetivo, inserir mercadorias no estoque, através desta, o usuário tem a possibilidade de integrar o documento ao sistema de Contas a Pagar, com a quantidade desejada de parcelas. É importante ressaltar os seguintes campos desta tela: DOCTO: Informe neste campo o número do documento de entrada, caso não tenha, crie uma numeração seqüencial para ser utilizada. QT ITENS DOCTO: É importante informar a quantidade de itens a serem inseridos, pois em caso de despesas o sistema fará automaticamente um rateio do valor entre os itens. BOTÃO F4 INCLUIR C.PAGAR: Após inserir os produtos, o usuário tem a opção de enviar os valores desta entrada para o contas a pagar. Para que isto ocorra basta clicar neste botão ou pressionar a tecla F4 do teclado, e inserir so vencimentos e valor de cada parcela, após clique em gravar. 54

55 Entradas por Produção Esta tela possibilita a baixa automática de matéria prima assim que são informados quantos itens de um produto acabado foram confeccionados (de acordo com os parâmetros do sistema). Vamos pegar como exemplo uma fábrica de canetas, para que esta chegue ao produto acabado, ela utiliza as seguintes matérias primas: MATÉRIA PRIMA QUANTIDADE Tubo 1 Carga 1 Tampa 1 Ao informar a entrada de 10 canetas nesta tela, o usuário estará dando baixo de 10 tubos, 10 cargas e 10 tampas. 55

56 Saídas Quando o produto estiver com a data de validade expirada, quebrar ou algum outro fator que o impossibilite para a venda, a saída manual do estoque deve ser feita nesta tela. I Reajuste de Preços Esta opção do menu é composta pelos itens: Por Grupo Cadastral Permite ao usuário efetuar um reajuste de preço em todos os itens dos grupos solicitados. ATENÇÃO, o reajuste será aplicado até nos itens que estão cadastrados no Grupo de Reajuste. 56

57 Por Grupo de Reajuste Esta tela reajusta os preços somente dos itens cadastrados no Grupo de Reajuste. Lembre-se que o Grupo de Reajuste pode incluir até produtos de grupos cadastrais diferentes, um exemplo de como pode ser utilizado é aplicar um reajuste a produtos que pertencem a um mesmo fabricante, mas estejam em grupos diferentes. 57

58 Serviços O sistema de Ordens de Serviço do CIAF têm por objetivo a Abertura, Fechamento e Impressão de Ordens de Serviço. Este sistema é totalmente configurável através do Parâmetros do Sistema, onde você pode entre outros integrar as Ordens de Serviço ao Caixa ou Contas a Receber, Baixar Estoque e até alterar rótulos descritivos. A Cadastro de Status Na tela de Cadastro de Status, o usuário deve informar os tipos de ordem de serviço, como por exemplo: Aberta, Fechada, Pendente, Aguardando, Falta Peças. 58

59 B Abertura de Ordem de Serviço A tela de Cadastro de Ordem de Serviço, é de simples utilização, após preencher os campos solicitados e gravar o usuário pode clicar em F2 para imprimir a OS do cliente, o resultado será um relatório como o demonstrado abaixo: NESTE CAMPO O USUÁRIO TEM A POSSIBILIDADE DE ANOTAR ALGUM DETALHE DA OS PARA POSTERIOR PREENCHIMENTO. 59

60 Este relatório é impresso em duas vias, a OS do técnico tem um layout diferente, como poderá ser observado abaixo: Serviço Executado: O técnico deve preencher este quadro informando o serviço que ele executou. Peças/Produtos: Neste campo o técnico deve descrever as peças utilizadas e ou serviço prestado. Status: O técnico informa se a OS está Aberta ou Fechada após o serviço. Valor Peças: Valor das peças utilizadas. Mão de Obra: Valor da mão de obra. Desconto: Informar desconto se houver. Total Serv: Total dos Itens acima. 60

61 C Fechamento de Ordem de Serviço Nesta tela o usuário procederá com o encerramento da OS (para exemplificarmos simularemos uma OS a prazo), clicando em F3 (ou pressionando a tecla F3 do teclado) o usuário consultará a OS que deseja encerrar, após isto ele deve informar o técnico responsável pela OS informar seu novo Status, complementar o campo SERV. A EXECUTAR, (se necessário), preencher o campo SERVIÇO EXECUTADO, informando o que foi feito (estes dados são os mesmos descritos manualmente no relatório da OS do Técnico), nos campos HS INICIAL e HS FINAL, o usuário deve informar a hora inteira (exemplo 0100, sem os dois pontos). 61

62 Através do botão INSERIR PEÇAS/PRODUTOS, é possível adicionar peças cadastradas ou não em seu estoque, além de descrever resumidamente serviços executados, veja a tela abaixo: Nesta tela após clicar no botão novo, o usuário pode adicionar produtos cadastrados ou ainda informar produtos que não constem no estoque ou informar serviços, neste caso o campo CÓD.BARRAS será ignorado e o usuário deverá digitar as informações desejadas no campo PRODUTOS. Após inserir e gravar todas as alterações o usuário fechará a tela de inclusão de itens e após informar valor da mão de obra e possível desconto, gravará as informações da tela, caso esteja parametrizado, o sistema ira perguntar se o recebimento da OS é a Vista/Caixa, caso o usuário clique em Sim o valor da OS vai para o caixa e a caixa de diálogo de impressão da OS será exibida, caso clique em Não o CIAF apresentará a caixa de diálogo de impressão da OS, e após informar o número da mesma será apresentado o relatório a seguir: 62

63 Serviço Executado: Estas informações foram passadas manualmente pela O.S. do técnico. Peças/Produtos: Observe que adicionamos mais um item em relação ao orçamento original, detalhe nenhum dos dois esta cadastrado no estoque. Mão de Obra: Como pode ser observado na tela de fechamento, o valor da mão de obra não precisa ser inserido junto com Peças/Produtos. Após imprimir a OS, o usuário fechará a Caixa de Diálogo onde informou o número da mesma, será questionado se deseja enviar a OS para as Contas a Receber, clique em SIM, será perguntado se deseja visualizar as Contas Pagas, clique em não e quando estiver visualizando a tela de Contas a Receber clique em Novo, aparecerá o novo documento criado, e bastará ao usuário complementar as informações como Data de Vencimento. 63

64 Relatórios O menu Relatórios concentra todos os relatórios do CIAF, em poucos cliques o usuário pode ter acesso a uma variedade enorme de informações entre eles: Extratos Bancários, Movimento do Caixa, Comprovantes de Vendas, Comissão de Vendedores, Etiquetas de Código de Barras, Fluxo de Caixa. entre outros. Não demonstraremos neste manual todas as telas por serem muito parecidas, daremos sim, uma visão de como elas funcionam. Caixas de Diálogo No menu relatórios, ao escolhermos alguns itens, eles podem abrir diretamente o relatório ou abrir uma caixa de diálogo como as apresentadas abaixo: Neste local informe o código do cliente desejado. Outros modelos podem ocorrer como, por exemplo: Clique na seta para ver as categorias disponíveis este tipo de campo chama-se DROP-DOWN. 64

65 Nesta caixa o usuário deve informar a Data Inicial e a Data Final do relatório. No modelo acima além de informar um Grupo Inicial e um Grupo Final, o usuário ainda deve escolher qual o modelo desejado clicando em uma das três opções. Nesta Caixa de Diálogo podemos observar diversos elementos combinados, vistos anteriormente, o que traz maior poder de escolha ao usuário. 65

66 Relatórios em Destaque No menu Relatórios devem dar um destaque especial aos seguintes itens: 1) Clientes Sintético: Informa os dados básicos dos Clientes, com nome, telefone e contato. Melhores Clientes: Informa os clientes com maior volume financeiro de compras. Etiquetas: Oferece várias opções de etiquetas para o envio de mala-direta, o formato das etiquetas é de 3 colunas / 10 linhas preferencialmente papel PIMACO REF.: Nº ) Fornecedores Fornecedores: Etiquetas para o envio de mala-direta, o formato das etiquetas é de 3 colunas / 10 linhas preferencialmente papel PIMACO REF.: Nº ) Ordem de Serviço Sintética por Data: O usuário escolhe o Status e tem uma visão da situação das OS s. 66

67 Sintética por Cliente / Período: O usuário tem acesso as OS s por ordem de cliente, dentro de um determinado período. Útil como um extrato dentro de um período. 4) Controle Estoque Grade / Característica: No item Produtos com Grade, o usuário poderá visualizar referencia. lote, cor, tamanho data de vencimento e quantidade em estoque de cada um. No item Grade Estoque Mínimo, o usuário poderá visualizar, os itens da grade que alcançaram a quantidade mínima em estoque. No item Itens da Grade Vencto, o usuário visualizará os itens que estão vencidos ou a vencer, dependendo da informação passada para a Caixa de Diálogo. 67

68 Etiquetas: Permite a impressão de etiquetas de todos os produtos por intervalo de código e de código de barra. Situação do Estoque: O usuário obtém informações sobre Estoque Mínimo e Estoque Atual. Estoque Mínimo: Visualiza os itens que alcançaram o estoque mínimo. Tabela de Preços: No item Tabelas de Preços Padrão, na caixa de diálogo o usuário terá além da opção de escolher entre três modelos: a) Modelo 1: Imprime a listagem de preços completa. 68

69 b) Modelo 2: Imprime a tabela de preços por grupo. c) Modelo 3: Imprime a tabela de preços por grupo, porém zebrado. No item Listagem Tabelas Alternativas, o usuário visualizará as listas de preços alternativas previamente cadastradas. No item Tabelas Preços Alternativos, o usuário poderá imprimir a Listagem de Preços de tabelas alternativas previamente cadastradas. 69

70 Movimentação: No item Matéria Prima, é visualizada a movimentação da matéria prima dentro de um período pré-determinada, é possível ver somente Entrada, somente Saída ou Todos. No item Entrada Produto Valor, é possível observar numa data prédeterminada a entrada de valores por documento. No item Entrada Produto Quantidade, é possível observar numa data pré-determinada a entrada de quantidade por documento. No item Movimentação por Produto, é possível observar a partir de uma data pré-determinada a entrada e a saída de determinado produto. 70

71 No item Saídas de Produto, é possível observar numa data prédeterminada a saída de produtos, incluindo suas características na grade. 71

72 Patrimônio em Estoque: O usuário vai ter uma visualização por grupo do levantamento patrimonial em estoque. 72

73 ) Controle Vendas Venda Rápida: No item Sintética é possível observar quanto foi vendido por Cliente. No item Faturamento o usuário tem informações por documento de vendas à vista, à prazo, descontos aplicados, obedecendo a uma data pré-determinada. No item Vencimentos / Produtos Vendidos, o usuário visualizará os produtos vendidos e a data de validade dos mesmos. 73

74 ) Financeiro Contas a Pagar: Neste relatório o usuário tem a possibilidade de visualizar as Contas Pagas ou a Pagar. Contas a Receber: No item Contas a Receber o usuário tem a possibilidade de visualizar as Contas Recebidas ou a Receber. Em Contas a Receber Categoria, o usuário poderá verificar por Categoria quanto cada cliente tem em aberto. 74

75 No item Carne de Pagamento, o usuário tem a possibilidade de emitir um carne das Contas a Receber do Cliente por documento. Abaixo a parcela 1 de uma conta que tem 4 parcelas. O item Maiores Devedores, demonstram os clientes que tem maior acumulo de Contas a Receber vencidas ou a vencer. Na opção Extrato do Cliente, é possível observar a vida financeira do cliente na empresa, tendo acesso às suas contas recebidas e a receber. 75

76 Controle de Caixa: No item, Movimento, o usuário poderá ver toda a movimentação do caixa baseada em um período pré-determinado. No item Movimento Sintético, o usuário visualizará o total do movimento por histórico. No item Resumo, o usuário obterá informações dos movimentos por histórico. 76

77 Demonstrativo: Permite ao usuário verificar em um período pré-determinado como foi a movimentação financeira da empresa. Volume Financeiro Vendas: Permite visualizar o percentual médio de lucro baseado nas vendas do dia menos o custo dos produtos. Fluxo de Caixa a Realizar: No relatório Sintético a finalidade é apresentar como se comportaram as entradas e as saídas de recursos financeiros por um determinado período. 77

78 No relatório Analítico é utilizado o Cadastro de Históricos para simular um Plano de Contas e assim apresentar o Fluxo de Caixa a Realizar por Histórico. 78

79 Consultas O menu Consultas vem auxiliar o usuário a obter informações rápidas em tela sobre Clientes, Produtos, Cheques entre outros. É mais uma ferramenta que vem auxiliar o usuário a obter informações rápidas e precisas do CIAF. Em várias telas estas consultas podem ser acionadas através de um botão e/ou tecla de função ou ainda através da tecla *. A - Clientes Formado pelos itens Nome, CPF/CNPJ, Financeiro, Telefone, Central de Informações, oferece a possibilidade de efetuar consultas em tela de forma rápida e prática, das opções acima devemos dar um destaque especial para Central de Informações: Central de Informações Permite ao usuário obter informações, sobre situação do cliente frente a entidades de crédito, telefones entre outros. 79

80 Nesta guia o usuário tem condições de obter informações sobre produtos adquiridos pelo cliente, da última compra e do total acumulado. Nesta guia o usuário obterá informações sobre as Contas a Receber quitadas e abertas do cliente além de visualizar o total em aberto. Nesta guia o usuário obterá informações sobre os cheques recebidos deste cliente. Nesta guia o usuário obterá informações sobre todas as venda já efetuadas ao cliente selecionado. 80

81 Nesta guia o usuário obterá informações sobre todas as Os s já emitidas ao cliente selecionado. Nesta guia o usuário obterá informações sobre todas os orçamentos já emitidos ao cliente selecionado. B Contas a Pagar Permite a visualização de Contas a Pagar em aberto por Data de Vencimento. 81

82 C - Fornecedores Consulta simples dos fornecedores cadastrados. D - Produtos Permite consultas por Descrição e Código do Produto. 82

83 E - Grupos Permite consultas de Grupos de Produto. F Saldo de Conta Bancária Visualiza os saldos das contas bancárias cadastradas. 83

84 G - Históricos Consulta os históricos cadastrados. H Cheques Recebidos Permite a consulta por número do cheque e emitente. 84

85 I - Convênios Visualiza os convênios cadastrados

86 Gráficos O Sistema de geração de Gráficos é mais uma facilidade para que o cliente possa acompanhar diversos fatores das empresas. É possível verificar por período: Evolução da Vendas Volume de Vendas à vista x à prazo Produção dos Vendedores Utilização do Histórico para determinar o movimento no caixa A Modelo Padrão Este gráfico serve de modelo para os outros gráficos, basta clicar em Alterar e a seguir duas vezes no gráfico de forma que os outros gráficos fiquem corretamente alojados nos formulários. É possível alterar fontes, cores, legenda, eixo entre outros. Clique em gravar após efetivar as alterações. 86

87 B Evolução das Vendas O Gráfico de Evolução das Vendas, apresenta por período como se comportou o faturamento da empresa. C Vendas à vista e a prazo Neste outro gráfico é possível verificar o comportamento das vendas à vista e a prazo por um determinado período. 87

88 D Produção dos Vendedores Este gráfico apresenta os totais vendidos por vendedor em um determinado período. E Movimento do Caixa O Gráfico de Movimento do Caixa, apresenta por históricos qual foi o comportamento do caixa dentro de um determinado período. 88

89 Diversos Neste último item do menu, o usuário poderá parametrizar o sistema para atender as necessidades de sua empresa, cadastrar usuários e definir nível de acesso, importar e exportar dados em formato texto, efetuar a manutenção do sistema para que não haja queda de performance, e até intervir na base de dados com o auxilio da Central de Suporte ao Cliente da TVSistemas. A Efetivação do Sistema Na tela de Efetivação do Sistema ao clicar no botão 15 DIAS DE AVALIAÇÃO DA VERSÃO MASTER, será permitido ao cliente da versão Freeware que explore todo o conteúdo da versão completa do CIAF, é importante lembrar que após expiração do prazo, não há possibilidade de voltar a versão Freeware. Os clientes que estiverem utilizando a versão Freeware ou a Avaliação da versão Master e desejarem adquirir a versão Master 3.05, devem entrar em contato com a TVSistemas para obter informações de como proceder para a efetivação do mesmo. Após comprovação do pagamento e cadastro da empresa frente a TVSistemas, será enviado para o cliente um contendo a Razão Social e a Key para acesso permanente a versão completa do sistema. 89

90 Ao receber estas informações o cliente deve carregar esta tela e clicar em EFETIVAÇÃO DE COMPRA DA VERSÃO MASTER. Será apresentada a tela seguinte: No campo Licenciar para:, o cliente deve digitar o nome de licenciamento enviado para o . ATENÇÃO: Deve ser digitado o nome informado com todas as letras maiúsculas, para sair do campo é necessário pressionar a tecla ENTER. O campo KEY:, deve ser preenchido com os números informados no , após a digitação dos números tecle ENTER e em seguida clique em OK. Em caso de erro, é necessário fechar a tela e abri-la novamente, após confirmada a informação o sistema será fechado para concluir a efetivação do mesmo. 90

91 B Suporte ao Sistema Este item do menu consiste de duas telas, na menor (parte inferior) os comandos são digitados conforme instruções passadas via suporte, na maior aparecem às ações referentes aos comandos digitados. 91

92 C Sobre o CIAF Sempre que o usuário abre o programa do CIAF esta tela é apresentada, nela estão informações sobre a Versão utilizada do CIAF e para quem está licenciado. D Ajuda do Sistema Exibe o Help On-Line do CIAF. E Importação de Dados Esta opção importa o arquivo de endereços que encontra-se em nossa página na Internet m com mais de endereços de todo o Brasil o tamanho do arquivo é de aproximadamente 4,5 mb. 92

93 F Exportação de Dados A tela de exportação de dados gera um arquivo texto delimitado no diretório do CIAF, estes arquivos depois podem ser enviados para o Microsoft Excel ou outro aplicativo desejado para uma análise mais detalhada do usuário. G Manutenção do Sistema Esta tela deve ser usada para reorganizar o Banco de Dados, deixando-o mais leve e ágil para consultas. Recomendamos que seja feito pelo menos uma vez ao dia. 93

94 H Parâmetros do Sistema Esta tela tem por objetivo parametrizar o sistema para que o usuário utilize-o da maneira mais apropriada para sua empresa, é composta das seguintes guias: Vendas Neste item o usuário deverá parametrizar o Sistema de Vendas, observe cada item e verifique a real necessidade dele dentro da sua empresa, abaixo seguem detalhes desta primeira guia: 1) VENDA A VISTA INTEGRA AO CAIXA: Se a opção escolhida for SIM, todos os valores vendidos à vista serão enviados ao CAIXA. 2) VENDA A PRAZO INTEGRA C. A RECEBER: Se a opção escolhida for SIM, todos os valores vendidos a prazo serão enviados para as Contas a Receber. 3) VENDAS INTEGRA AO ESTOQUE: Se a opção escolhida for SIM, todos os produtos inseridos nas vendas, baixarão o estoque. 4) VENDA A PRAZO PAGA COMISSÃO: Se a opção escolhida for SIM, o valor da venda a prazo será adicionado no campo VALOR VENDAS da tela Cadastro de Vendedores, se a opção for NÃO, a comissão só será credita ao vendedor quando quitada no sistema de contas a receber. 5) VENDA RÁPIDA IMPORTA PRODUTOS: O usuário deve escolher entre ORÇAMENTO (importa produtos de orçamentos aprovados), PRÉ-VENDA (importa produtos da prévenda), ou NÃO. 94

95 ) CLIENTE PADRÃO VENDA RÁPIDA: Se a opção escolhida for SIM, ao abrirmos a tela de Venda Rápida ela ira trazer um Cliente Padrão previamente cadastrado. É sempre bom lembrar que este cliente deve ter o código , informado manualmente. ATENÇÃO, após ter cadastrado o cliente padrão o usuário não deve esquecer de no próximo cadastro informar manualmente o código do novo cliente para que o sistema possa dar continuidade à lista anterior. Caso isto não seja feito o próximo código será ) TABELA ALTERNATIVA DE PREÇOS: Se a opção escolhida for SIM, este cliente deve ter em seu cadastro no campo TABELA da guia OUTRAS INFORMAÇÕES (pág.: 9) uma tabela selecionada, assim toda a vez que for efetuada venda para este cliente seus preços serão chamados desta tabela. 8) VENDA PRODUTO BAIXA MATÉRIA PRIMA: Se a opção escolhida for SIM, na venda de um produto (ex.: caneta), automaticamente será baixada a matéria prima (ex.: para cada caneta vendida, será baixado da matéria prima uma tampa, uma carga e um tubo). 9) VENDA USA GRADE/PRODUTOS: Se a opção escolhida for SIM, no momento da venda o usuário poderá escolher qual característica da grade de produto será vendida. 10) IMPRIMIR PRODUTO + ITEM DA GRADE: Só tem validade se a opção VENDA USA GRADE/PRODUTOS, estiver marcada como SIM. 11) QUANTIDADE 1 PADRÃO: Se a opção escolhida for SIM, a quantidade 1 estará sempre como padrão na venda (podendo ser alterada se necessário for). 12) COMISSÃO POR GRUPO DE PRODUTO: Mantido para fins de compatibilidade com versões anteriores. 13) COMISSÃO SOBRE LUCRO DO PRODUTO: Se a opção escolhida for SIM, a comissão será paga sobre o lucro de cada produto às vendas a prazo irão pagar comissão (como se fosse venda a vista), E a comissão terá de ser fixa por vendedor. 14) IMPRIME COMPROVANTE: Se a opção escolhida for SIM, o comprovante da venda será impresso. 15) PERMITE ACESSO AO PREÇO UNITÁRIO: Se a opção escolhida for SIM, o usuário terá a opção de alterar o preço na hora da venda. 16) AVANÇO DE PAPEL: MODELO 2: Utilizado para a emissão de cupom não fiscal, define quantas linhas devem ser avançadas entre um cupom e outro. 17) MODELO COMPROVANTE COMPRA: Se o modelo for 1 será impresso um comprovante com a logomarca da empresa e dados do cliente, se o modelo for 2 ele será como o de um cupom não fiscal. 18) Nº DA ÚLTIMA VENDA: Apresenta o número da última venda. 95

96 Financeiro 1) INTEGRA CONT A RECEBER AO CAIXA: Se a opção escolhida for SIM, os valores recebidos nas Contas a Receber serão enviados para o Caixa. 2) INTEGRA CONT. A PAGAR AO CAIXA: Se a opção escolhida for SIM, os valores pagos nas Contas a Pagar serão enviados para o Caixa. 3) RESUMO FINANCEIRO / ENTRADA SISTEMA: Se a opção escolhida for SIM, sempre que o CIAF for aberto pelo Administrador será demonstrada a tela de RESUMO FINANCEIRO. 96

97 Ordem de Serviço 1) O.S. A VISTA INTEGRA AO CAIXA: Se a opção escolhida for SIM, toda a ordem de serviço à vista será enviada ao caixa. 2) O.S. A PRAZO INTEGRA C. A RECEBER: Se a opção escolhida for SIM,, toda a ordem de serviço à prazo será enviada ao Contas a Receber. 3) COMISSÃO / ORD.SERVIÇO: Se a opção escolhida for SIM, serão geradas comissão aos técnicos (vendedores) de acordo com o percentual cadastrado na tela Cadastro de Vendedores. 4) O.S. BAIXA ESTOQUE PRODUTO/PEÇA: Se a opção escolhida for SIM, cada vez que uma OS for fechada ela irá efetuar a baixa das peças utilizadas no estoque. 5) O.S. BAIXA MATÉRIA PRIMA: Se a opção escolhida for SIM, cada vez que um produto for baixado a matéria prima que o compõe também será baixada (caso o produto tenha matéria prima cadastrado). 6) Rótulos: O usuário tem a possibilidade de alterar os rótulos da OS como melhor lhe aprouver. 97

98 Estoque 1) COD AUTOMÁTICO / PRODUTOS: Se a opção escolhida for SIM, gera código automático para o produto no Cadastro de Produtos. 2) ENTRADA ATUALIZA VALORES: Se a opção escolhida for SIM, atualiza o campo VALOR CUSTO no cadastro de produtos e em conseqüência o campo VALOR VENDA, obedecendo a margem de lucro utilizada. 3) ENTRADAS POR PRODUÇÃO PG COMISSÃO: Se a opção escolhida for SIM, cada vez que o usuário der entrada de um produto acabado e indicar um funcionário, o mesmo será comissionado obedecendo ao percentual estabelecido na tela Cadastro de Funcionários. 4) UTILIZA GRADE/CARACTERÍSTICA: Se a opção escolhida for SIM, esta tela será habilitada no Cadastro de Produtos e será apresentada também na consulta de produtos por nome. 5) UTILIZA MATÉRIA PRIMA: Se a opção escolhida for SIM, esta tela será habilitada no Cadastro de Produtos. 6) UTILIZA OBSERVAÇÕES: Se a opção escolhida for SIM, esta tela será habilitada no Cadastro de Produtos e será apresentada também na consulta de produtos por nome. 98

99 Diversos 1) LOGO DA EMPRESA: A logomarca deve ser salva preferencialmente na pasta DADOS que fica na pasta do CIAF. Para uma melhor visualização o formato da mesma deve ser JPEG. O tamanho ideal para a logomarca é de 3 x 2 cm. Clique em Localizar Arquivo. Será aberta a janela OpenPicture, clique duas vezes na pasta Dados. Altere o campo Arquivos do Tipo de Bitmap para JPEG (caso sua logomarca esteja no formato JPEG). Selecione o arquivo desejado, salve as alterações na tela Diversos e abra um relatório qualquer. 2) RESOLUÇÃO VÍDEO: A resolução mínima é de 800x600, porém recomendamos 1024x768. 3) APARÊNCIA DO CIAF: Escolha entre diversos SKINS e veja o resultado abrindo qualquer tela do CIAF. 4) Nº DO ÚLTIMO PEDIDO: Mantido para fins de compatibilidade com versões anteriores. 5) IMPRIMIR ENDEREÇO MOD 2: qual endereço o do cliente ou o da empresa 6) IMPRESSORA MODELO 2: Matricial ou Bematech para a impressão de cupom não fiscal. 7) IMPRESSO DO ORÇAMENTO TIPO: CIAF imprime no formato padrão, PRÓPRIO imprime em formulário pré-impresso. 99

100 I Usuários do Sistema Esta tela permite cadastrar usuários que terão acesso ao sistema de acordo com o nível de usuário definido. J- Calculadora Uma calculadora para cálculos rápidos. L Trocar Usuário Permite a troca de usuários durante a execução do CIAF. 100

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