MANUAL DO SISTEMA SIGPLAN - ELABORAÇÃO DA FASE QUALITATIVA DO PPA

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1 MANUAL DO SISTEMA SIGPLAN - ELABORAÇÃO DA FASE QUALITATIVA DO PPA O trabalho faz a diferença. Manaus, maio de 2007.

2 Manual de Operação do Sistema de Informações Gerenciais e de Planejamento - SIGPlan PPA Elaboração da Fase Qualitativa

3 SUMÁRIO APRESENTAÇÃO SIGPlan Sistema de Informações Gerenciais e de Planejamento Características do SIGPlan Como Acessar o SIGPlan Requisitos mínimos para uso do SIGPlan Perfis de Acesso Fase Qualitativa da Elaboração do PPA Acesso ao Sistema Fase Qualitativa da Elaboração do PPA Momento 0 (Zero) Inicial: Habilitação de Programas Momento 1 (Um) Captação Incluir, Excluir e Alterar Programas Incluir, Excluir e Alterar Indicadores Incluir, Excluir e Alterar Ações Incluir, Excluir e Alterar Localizadores Validação Envio Momento 2 (Dois) Consolidação Momento V ou P Proposta SEPLAN Momento Reunião Setorial Momento Proposta Qualitativa Fechada Momento Proposta Quantitativa do PPA Momento Proposta Quantitativa da PLOA Opções de Visualização da Árvore de Seleção Tree View Visão por Programas (P) Visão Institucional (I)... 36

4 APRESENTAÇÃO O presente manual foi elaborado com o objetivo de facilitar a operacionalização do Sistema de Informações Gerenciais e de Planejamento SIGPlan, devendo ser utilizado como instrumento de consulta durante a fase de elaboração do PPA.

5 1. SIGPlan Sistema de Informações Gerenciais e de Planejamento O SIGPlan é o instrumento que organiza e integra a rede de gerenciamento do Plano Plurianual (PPA). Ele foi concebido para apoiar a execução dos programas, refletindo as características do modelo de gerenciamento: a orientação por resultados, a desburocratização, o uso compartilhado de informações, o enfoque prospectivo e a transparência para sociedade, sendo utilizados pelos Órgãos Setoriais e outras Entidades. 1.1 Características do SIGPlan Dentre as características mais importantes desse sistema de informações gerenciais, destacam-se: Acompanhamento da execução física em tempo real : por meio do SIGPlan, a administração pública estadual pode realizar um efetivo gerenciamento das ações governamentais, em particular no que diz respeito ao desempenho físico. Gestão de Restrições: possibilita ao gerente a antecipação e sistematização das restrições, o que facilita a mobilização e a busca de soluções por parte do governo e seus parceiros, permitindo o compartilhamento na solução de restrições. Entende-se por restrição todo o problema que possa impedir ou prejudicar a execução de uma ou mais ações do programa, cuja solução depende de um ou mais atores. Integração de Informações: a base de dados do SIGPlan contém informações sobre a execução das ações, seu gerenciamento e monitoramento, e informações orçamentárias e financeiras, sobre cada programa, sendo composta de dados provenientes de diversas fontes, das quais destacam-se: Dados de programas e ações da base de dados do Plano Plurianual PPA. Dados gerenciais fornecidos pelos Gerentes de programas; Dados físicos, situação atual e restrições e providências, fornecidos pelos coordenadores de ação; Dados do Sistema de Administração Financeira Integrada AFI. 5

6 1.2 Como acessar o SIGPlan Para ter acesso ao Sistema SIGPlan na Internet é necessário acessar o endereço e clicar o link SIGPLAN. Para quem ainda não é cadastrado, é preciso primeiro fazer o cadastramento através de Ofício ou com os dados do usuário (nome, matrícula, órgão) e o qual será seu perfil Requisitos mínimos para uso do SIGPlan O SIGPlan foi desenvolvido para ser executado em ambiente Internet, utilizando o Navegador Internet Explorer 5.5 ou superior, independentemente da configuração de hardware do equipamento. Mas para ter uma navegação com velocidade satisfatória, recomendamos a seguinte configuração: Microcomputador Pentium IV ou superior; Memória RAM de 256Mb ou superior; espaço em disco para realizar a carga dos arquivos temporários dos arquivos da Internet e; conexão à Internet. É necessário instalar o programa para visualização dos relatórios npviewer.exe (disponível para download no site da SEPLAN) Perfis de Acesso O SIGPlan trabalha com perfis de acesso para seus usuários, por meio dos quais é feito o controle de quais módulos e funcionalidades podem ser acessadas para 6

7 visualização e alteração de dados, seguindo a lógica do Modelo de Gestão do PPA. Perfis de acesso para Elaboração da Proposta Qualitativa do PPA Momento Habilitação (Momento 0): - Secretário Executivo e Secretário Executivo Assessor Momento Captação da Proposta (Momento 1): - Secretário Executivo e Secretário Executivo Assessor Alteração de atributos de programas Inclusão, exclusão, alteração de indicadores Inclusão, exclusão e alterações de ações Inclusão e exclusão de localizadores - Unidade Orçamentária Inclusão, exclusão e alteração de ações Inclusão e exclusão de localizadores Momento Consolidação (Momento 2): - Secretário Executivo e Secretário Executivo Assessor Alteração de atributos de programas Inclusão, exclusão, alteração de indicadores Inclusão, exclusão e alterações de ações Inclusão e exclusão de localizadores Estrutura do SIGPlan O SIGPlan é composto por módulos e funcionalidades para apoiar a gestão do Plano Plurianual. Tais módulos e funcionalidades estão organizados em três menus: Menu INFORMAÇÕES GERENCIAIS, agrega os módulos e as funcionalidades de monitoramento; Menu PLANEJAMENTO, agrega os módulos e funcionalidades de elaboração e revisão do PPA; e Menu SERVIÇOS, agrega os módulos e funcionalidades de apoio ao gerenciamento e administração do Sistema, bem como do cadastro de usuários. 7

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9 2. Fase Qualitativa da Elaboração do PPA Momento em que os Órgãos definem os programas e ações que farão parte do PPA Acesso ao Sistema Fase Qualitativa da Elaboração do PPA Para utilização do Sistema SIGPlan, é necessário o acesso ao endereço clicando o link SIGPLAN, quando então o usuário visualizará a tela abaixo: Informe o seu nome de usuário e sua senha nos campos em destaque a seguir e clique no botão entrar. 9

10 Caso a senha informada seja aceita pelo sistema o usuário estará habilitado à sua utilização. Alguns usuários poderão possuir mais de um perfil de acesso ao Sigplan. Nestes casos o sistema solicitará ao mesmo que selecione o perfil para utilização. Menu de Opções Após a entrada no sistema estarão disponíveis os menus de Informações Gerenciais, Planejamento e Serviços. Basta posicionar o mouse sobre uma destas opções para que apareçam as sub-opções do usuário. O acesso ao módulo de Elaboração do sistema está habilitado para os perfis Secretário Executivo (SE), Secretário-Executivo Assessor (SE Assessor), Unidade Orçamentária (U.O). O acesso será feito pelo caminho: lapela Planejamento / Programação Qualitativa. 10

11 A Proposta Qualitativa da programação é dividida em momentos de trabalho com funções específicas. A seguir, serão vistos os momentos com suas respectivas descrições. 2.2 Momento 0 (Zero) Inicial: Habilitação de Programas Funcionalidade disponível apenas para os perfis de secretários-executivos e assessores. Serão listados os programas vigentes em 2007 do seu Órgão e cuja continuidade no próximo PPA ( ) deverá ser avaliada pelo órgão setorial (Secretaria). Para habilitar um ou vários programas, basta o usuário marcar o quadro disponível à esquerda do código do programa e clicar no botão. São também listados os Programas de outro(s) Órgão(s) que possuem ações em execução no órgão do usuário. Esta listagem é apenas informativa: para que a ação possa ser trabalhada é necessário que o Órgão responsável pelo programa proceda a sua habilitação. Caso o outro Órgão decida pela não habilitação de determinado programa o usuário poderá recuperar a ação de seu órgão e alocá-la em outro programa através da função Migração de Ação. 2.3 Momento 1 (Um) Captação Este momento estará disponível para o perfil Secretário-Executivo e Unidade Orçamentária. 11

12 Neste momento, o perfil Secretário-Executivo (ou Secretário-Executivo Assessor), terá acesso aos programas habilitados para o novo PPA ( ), e poderá excluir os que não devem fazer parte do novo plano e incluir programas novos, à luz da Orientação Estratégica e das Diretrizes Setoriais. A Unidade Orçamentária poderá inserir/alterar dados de suas ações, e também incluir novas ações. A partir desta relação estão disponíveis as seguintes funcionalidades: Inclusão de programas novos com atributos essenciais (Órgão, Denominação, Objetivo, Problema, Justificativa e Público-Alvo); Exclusão de programas vigentes; Alteração dos atributos essenciais de programas; Validação das informações dos atributos de programas; Envio dos programas habilitados para o momento seguinte Incluir, Excluir e Alterar Programas Quem pode? Os perfis Secretário Executivo e Secretário Executivo Assessor momento 1 e 2 Como Incluir: O ator deve clicar no botão Programa, do quadro adicionar da árvore de seleção, que dará acesso aos atributos mínimos necessários para o cadastramento do programa (próxima tela). 12

13 O sistema abrirá a página 1 de atributos do programa para serem cadastrados. O ator deve preencher as 2 páginas do programa, sempre salvando as informações, clicando no botão salvar. Como Excluir: O ator deve clicar no botão excluir. 13

14 O sistema sinalizará com a seguinte mensagem: Programa com proposta de exclusão. Na árvore de seleção, o ícone do programa aparecerá com um x vermelho. Obs 1: após a exclusão do programa, todas as suas ações do programa serão excluídas. Obs 2: os programas excluídos podem ser reativados clicando-se no botão recuperar. Como Alterar: Selecionando o programa na árvore, o sistema disponibiliza a página 1 do cadastro para edição. 14

15 Para alterar um atributo basta selecionar o campo, inserir a informação e clicar em salvar. O botão cancelar retorna ao último momento antes da edição, sendo que só a última informação salva será preservada. 15

16 2.3.2 Incluir, Excluir e Alterar Indicadores Quem pode? Os perfis Secretário Executivo e Secretário Executivo Assessor momento 1 e 2 Como Incluir: Para incluir um indicador, o usuário deve clicar no botão Indicador na parte superior da árvore de seleção de programas. A página que será aberta deve conter duas abas (Página 1 e Página 2). Na Página 1 o usuário deverá preencher a denominação do indicador, selecionar a unidade de medida, o índice de referência e sua respectiva data de apuração e a previsão dos índices para os anos de 2008 a Caso ainda não haja apuração para o índice, o usuário pode marcar os campos como em apuração. Após o preenchimento, o usuário deve clicar em salvar. 16

17 Na Página 2 o usuário deverá preencher a fonte da informação do indicador, a periodicidade de apuração, a base geográfica (abrangência) do indicador e sua fórmula de cálculo. Haverá também um campo Notas do usuário para possíveis anotações ou informações adicionais. Após o preenchimento, o usuário deve clicar em salvar. 17

18 Como Excluir: Para excluir um indicador, o usuário deve acessar o indicador e clicar no botão excluir localizado no rol de botões no canto superior direito (antes da árvore de seleção). 18

19 O indicador aparecerá na árvore com um X e com o texto Indicador com proposta de exclusão. Para recuperar o indicador, basta que o usuário clique no botão Recuperar. A partir daí, o usuário poderá fazer alterações normalmente no indicador. 19

20 Como Alterar: Como alterar: para alterar qualquer dado de um indicador, basta que o usuário acesse o indicador, altere ou complemente a informação inserida anteriormente e clique em salvar Incluir, Excluir e Alterar Ações Quem pode? A inclusão, exclusão e alteração de ações poderão ser feitas pelos seguintes perfis: - Momento 1: Secretário-Executivo, Unidade Orçamentária - Momento 2: Secretário-Executivo Assessor; Como Incluir: Para incluir ações novas é necessário clicar no ícone Adicionar / Ação localizado no canto superior direito da árvore de seleção, conforme a figura abaixo: Para incluir uma ação o usuário deve clicar no botão Ação, disponível no quadro Adicionar disponível na Árvore de Acesso. Será exibido o quadro abaixo: Inclusão de Ação Nova: Esta opção deve ser utilizada sempre que a ação a ser adicionada não exista em nenhum outro programa do PPA. O usuário deve preencher os 20

21 dados da Página 1 da ação, clicar no Botão Salvar e depois partir para a edição dos demais atributos. Ao clicar nesta opção, aparecerá a tela para selecionar o programa que deseja incluir a nova ação. Ao selecionar o programa, aparecerá a tela para inclusão de ação nova com os atributos necessários para sua inclusão. 21

22 Ao incluir a ação e clicando no botão salvar, o sistema fará uma busca automática com o intuito de verificar se esta ação já existe na base de dados. Inclusão de Ação Padronizada: Selecionada esta opção, são listadas para o usuário todas as Ações Padronizadas do Governo e ainda as Ações Padronizadas Setoriais (do órgão do usuário). Basta selecionar a ação e o programa no qual a mesma será incluída. Ao final, basta clicar no botão <Adicionar> conforme figura abaixo: 22

23 Migração de Ação: A partir desta funcionalidade, o usuário pode migrar uma ação de programa para outro. Podem ser migradas quaisquer ações do órgão do usuário, estando os respectivos programas habilitados ou não. Ou seja: o usuário pode optar por não habilitar um programa, criar um novo programa e migrar para o recém-criado as ações que julgar pertinente. A ação pode estar pré-selecionada na árvore de acesso ou ainda o usuário pode selecioná-la na tela que será aberta. Deve ainda indicar o programa para o qual a ação será migrada e clicar no botão <Migrar Ação>: 23

24 Desmembramento / Aglutinação de Ação: A partir desta funcionalidade será possível ao usuário criar várias ações a partir de uma única (desmembramento) ou ainda realizar a fusão de duas ou mais ações em uma terceira (aglutinação). O Desmembramento ou a Aglutinação podem ainda ser parciais, ou seja, retirar parte de Ação A e parte de Ação B para criação de Ação C. Neste caso, o usuário informa o percentual que será retirado da ação original para criação da ação destino. Estas funcionalidades somente estarão disponíveis para ações pré-existentes: ações incluídas para o próximo PPA não podem ser desmembradas ou aglutinadas. 24

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26 Como Alterar: Para alterar qualquer ação, basta o usuário clicar no campo desejado da ação, efetuar a alteração e clicar no botão salvar e a alteração será efetuada. Exemplo: alterar finalidade da ação. Basta clicar no campo finalidade. Alterar o campo para a finalidade que se deseja e clicar no botão salvar. A finalidade estará salva. Atenção: Para toda e qualquer alteração é necessário salvar para preservar a alteração proposta. Como Excluir ou Recuperar Ações Para excluir ação, basta o usuário clicar no botão excluir na ação escolhida. 26

27 A ação aparecerá com o status de excluída. Ao excluir a ação, automaticamente excluise o(s) localizador(es) a ela vinculada(as). Para recuperar a ação, basta, na ação excluída, acionar o botão recuperar. 27

28 Ao acioná-lo, a ação e seu localizador associado voltam a ficar ativos. É sugerido que após a recuperação, o usuário clique no botão salvar para garantir a operação Incluir, Excluir e Alterar Localizadores Quem pode? A inclusão, exclusão e alteração de ações poderão ser feitas pelos seguintes perfis: - Momento 1: Secretário-Executivo, Unidade Orçamentária - Momento 2: Secretário-Executivo Assessor; Como Incluir: Para incluir um localizador o usuário deve clicar no botão Localizador, da caixa Adicionar. 28

29 O sistema abrirá uma tela com as opções de localizador para cadastro. Ao final da escolha, o usuário deve clicar em salvar para vincular o(s) localizador(es) à ação. Como Excluir ou Recuperar Localizadores Para excluir um localizador, o usuário deve selecionar a ação e o localizador no qual deseja efetuar a sua exclusão. Após a seleção o mesmo deve clicar no botão excluir. 29

30 O localizador será excluído e aparecerá a mensagem Localizador com proposta de exclusão. Para recuperar o localizador, basta clicar no botão recuperar que aparece no canto superior direito da tela principal. 30

31 2.3.5 Validação Após o término da alteração da programação pelo Secretário Executivo e Unidade Orçamentária, o Secretário Executivo deve proceder à validação (clicar no botão validar ) e, confirmada a validação pelo sistema, enviar os programas para o momento seguinte. Obs.: Enquanto houver pendências o programa não poderá ser enviado. 31

32 Quando não houver pendências aparecerá a mensagem abaixo: Envio 32

33 Ao validar a programação, o botão enviar aparecerá se não houver pendências detectadas. Os atributos essenciais (Órgão, Denominação, Objetivo, Público-alvo, Problema, Justificativa) são obrigatórios para a validação. Após a validação, o botão Enviar surge na tela para encaminhamento dos programas para o próximo momento. Após o envio, não será mais permitida a alteração da programação naquele momento. Para confirmar o envio do programa, deve-se clicar no botão sim do aviso. Enviada a programação do Momento 1 para o Momento 2, inicia-se a fase de consolidação da proposta por parte do Secretário-Executivo e SEPLAN. Importante: para efetuar o envio dos programas para o momento 2, é necessário clicar no botão validar. A validação verifica se todos os atributos essenciais foram preenchidos, informando quais campos estão sem dados. 2.4 Momento 2 (Dois) Consolidação Momento em que o perfil de Secretario Executivo consolida os dados da proposta dos programas, ações e localizadores. Após o envio, o ícone de status será 2, indicando o momento que se encontra o programa. 33

34 Nesse momento estarão disponíveis para o perfil de Secretário Executivo funcionalidades de: programas: inclusão, exclusão, validação, envio, alteração de atributos e recuperação de programas excluídos indicadores: inclusão, exclusão e alteração de atributos ações: inclusão, exclusão, migração (para outro programa) e alteração de atributos localizadores: inclusão, exclusão e alteração de atributos Obs.:Estas funcionalidades estão descritas nos itens a Da mesma forma que no momento 1, após o término da alteração da programação, o perfil de Secretário Executivo deve proceder à validação (clicar no botão validar ) e, confirmada a validação pelo sistema, enviar os programas para o momento seguinte momento V ou P Proposta SEPLAN. 2.5 Momento V ou P Proposta SEPLAN Quando a programação é enviada para o Momento V ou P, o Órgão Setorial não pode mais alterar suas informações. No Momento SEPLAN, somente a SEPLAN poderá alterar a proposta. 2.6 Momento Reunião Setorial Após análise e discussão com o respectivo Órgão Setorial, a SEPLAN consolidará os programas. 2.7 Momento Proposta Qualitativa Fechada Quando a SEPLAN envia os Programas para o Momento Quantitativo do PPA. 2.8 Momento Proposta Quantitativa do PPA Quando os programas e ações serão orçados para os quatro anos de acordo com o planejado. 2.9 Momento Proposta Quantitativa da PLOA 2008 Quando a proposta quantitativa referente ao ano de 2008 será ajustada de acordo com os limites orçamentários definidos. 34

35 3. Opções de Visualização da Árvore de Seleção Tree View As formas de visualização da árvore de seleção permitem diferentes acessos a programas e ações dos Órgãos. Saiba quais são as principais características das tree views e escolha a melhor forma para trabalhar a sua programação. 3.1 Visão por Programas ( P ) A tree view programática é a que aparece automaticamente selecionada na abertura do módulo de elaboração. Ela permite o acesso à programação na seguinte ordem: Programa Indicadores Unidades Orçamentárias e Ações Ao clicar na pasta de ações, o sistema exibirá as unidades orçamentárias que possuem ações no programa, de acordo com o Órgão do usuário. Em seguida, clicando na pasta de cada unidade orçamentária, o usuário tem acesso às ações que a unidade selecionada possui no programa. 35

36 3.2 Visão Institucional ( I ) Para acessar a programação pela visão institucional, basta clicar na letra I, destacada no alto da árvore de seleção. A árvore de seleção exibirá em seqüência, a cada clique do ator: Órgão; Unidades Orçamentárias; Programas em que a unidade orçamentária selecionada possui ações; Indicadores; Ações de responsabilidade da unidade orçamentária selecionada. 36

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