Plano de Segurança Condominial

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1 Plano de Segurança Condominial Residencial Itahyê São Paulo Dezembro de 2014 Versão: 03 1

2 Sumário 1 Introdução Moradores Operacional Equipe de segurança Organograma Atribuições e descrição das atividades por função Procedimentos operacionais Acesso de veículos de moradores entrada e saída Plano de contingência para evento de atitude suspeita na entrada de veículos moradores Acesso de veículos de visitantes entrada e saída Entrada e saída de prestadores de serviços fixos - pedestres Entrada e saída de prestadores de serviços fixos ou eventuais - veículos Entrada e saída de veículos escolares Entrada e saída de veículos de autoridades, segurança e serviços públicos Corretores de imóveis Cadastro de prestador de serviços fixo Cadastro de prestador de serviços eventual Ex-funcionários Ronda motorizada Excesso de velocidade Identificação de suspeitos e abordagem Procedimento para utilização de armamento Acesso a áreas operacionais Mudanças Telefones de emergência Acionamento da Policia Militar Procedimento disparo de alarme Segurança das informações Passagem de serviços Silencio Animais Limpeza Área Esportiva e Comum Informações gerais...43 Versão: 03 2

3 4 Documentos Operacionais Cadastro de Moradores Cadastro de prestadores de serviços obras Termo de responsabilidade prestador de serviços sem documento Termo de responsabilidade prestador de serviços fixo sem documento Termo de responsabilidade prestador de serviços de obras sem documento Autorização para saída de menor de doze anos Cadastro de bicicleta Ficha de viagem Identificação de prestadores de serviços fixos Boletim interno de ocorrência - BIO Passagem de Serviços Relação de Liberações Diárias Controle de retirada de chaves aleatórias Movimentação de materiais e liberações diversas Ocorrência com funcionários Relatório de Inspeção Veicular - VTR Relatório de Inspeção Veicular VTR - Moto Cadastro manual entrada e saída de visitantes e proprietários Cadastro manual entrada e saída de visitantes e proprietários Cadastro de veículos manual Controle das alterações...65 Versão: 03 3

4 1 INTRODUÇÃO Para garantir a integração e a sinergia dos componentes da segurança condominial, será necessária a aplicação de regras para todas as pessoas as quais frequentem à Associação dos Proprietários do Residencial Campo do Meio Itahye, sejam estes moradores, familiares, funcionários, visitantes, prestadores de serviços fixos ou eventuais. O conjunto de regras aqui descrito visa à realização das atividades diárias do condomínio como: entrada e saída de moradores, veículos, funcionários, recebimento de mercadorias, de forma segura, buscando o equilíbrio entre o conforto e a segurança de todos. Recomenda-se a sua validação em assembleia de moradores, com o intuito de maximizar a participação dos moradores no cumprimento das normas e procedimentos aqui estabelecidos. Este plano de normas e procedimentos de segurança deverá ser parte integrante do regimento interno da Associação dos Proprietários do Residencial Campo do Meio Itahye, desta forma permitindo assim, sansões administrativas aos moradores que não as cumprirem. É de suma importância a divulgação destas normas e procedimentos a todos os moradores e funcionários da Associação dos Proprietários do Residencial Campo do Meio Itahye. Somente através desta divulgação e conscientização de todos quanto à necessidade de atitudes seguras é que se atingirá um cenário de segurança efetiva no residencial. Com o intuito de facilitar a disseminação, o Plano de Normas e Procedimentos foi dividido em três itens: Moradores, Operacional e Documentos de Apoio, onde: Moradores: será apresentado o conjunto de regras destinadas aos moradores, de forma simples e objetiva. Operacional: contêm a descrição detalhada dos procedimentos aos funcionários do residencial, porteiros e contratados. Documentos de apoio: contém os documentos de apoio, como formulários de cadastro e controles. 2 MORADORES Dezembro de Os moradores são elementos fundamentais para a segurança do condomínio. Para o funcionamento efetivo do sistema de segurança, é fundamental e imprescindível a participação e colaboração de todos os moradores do condomínio. Versão: 03 4

5 Somente com a participação efetiva de todos os moradores e seus colaboradores será possível à manutenção de um cenário favorável de segurança. As recomendações de segurança aos moradores foram elaboradas visando à segurança da coletividade da Associação dos Proprietários do Residencial Campo do Meio Itahye, onde apresentam recomendações a serem seguidas por todo os associados: Preencher a ficha de cadastro de moradores e sempre que necessário atualizá-la; Preencher a ficha cadastro de veículos particulares e sempre que necessário atualizá-la; Preencher a ficha de funcionários domésticos, incluindo o horário de entrada e saída e a autorização para realização de inspeção visual nos pertences e sempre que necessário atualizá-la; Informar quando houver desligamento de funcionários domésticos; Corretores de Imóveis - O morador deverá realizar o cadastro da imobiliária e do corretor da mesma junto ao Residencial, informando: Razão Social, CNPJ, nome e CRECI do corretor, em carta escrita de próprio punho. Sem o devido cadastramento não será permitida a entrada do corretor; Se possível informar, com antecedência, qualquer serviço solicitado à portaria: prestadores de serviços de manutenção de internet, telefone, TV a cabo, entre outros; Comunicar a portaria quando solicitar um táxi, informado: a placa e prefixo do mesmo (sempre utilizar táxis de frota de sua confiança); Quando estiver chegando de táxi e for acessar o residencial, utilizar a faixa de acesso de visitantes para a sua identificação; Entregadores (farmácia, pizzas, etc.) poderão ter acesso ao interior do residencial, entretanto serão identificados e cadastrados na portaria e anunciados; Não é permitida a guarda e/ou armazenamento de encomendas e qualquer outro pertence dos moradores na área de portaria, caso haja necessidade da guarda de pertences de moradores os mesmos deverão ser realizados pela administração; Todas as visitas que vierem ao Residencial e não forem cadastradas no sistema de controle de acesso, deverão se identificar na portaria com: nome, número do RG e foto, para que se faça o respectivo cadastro; Buscando auxiliar o processo de identificação e triagem de visitantes os moradores deverão informar a portaria quanto ao recebimento de visitas, através do Agendamento de Visitantes. Este simples ato irá garantir a disponibilidade dos recursos de segurança, rapidez e eficiência na liberação dos convidados; Obedecer pacientemente os procedimentos no acesso de veículos; Ao acessarem o Residencial de veículo após as 22h utilizar-se de controle remoto para abertura do portão externo; Ao entrarem de carro no residencial devem parar na cancela e abrir o vidro para identificação com a portaria; Versão: 03 5

6 Quando estiverem entrando no Residencial, na condição de carona em veículo de terceiro, solicitar que o mesmo utilize o acesso de visitantes; Quando estiverem entrando no Residencial, acompanhado por veículo de terceiro, solicitar que o mesmo utilize o acesso de visitante; Ao sair com o veículo, acompanhado de prestador de serviços ou empregadas domésticas, solicitar que os mesmos utilizem o acesso de pedestres (catraca), com o objetivo de ter o registro fiel da saída destes prestadores; Passar todos estes procedimentos a seus filhos e demais moradores da residência; Passar os procedimentos aos funcionários domésticos, apenas no que cabe a eles cumprirem; Respeitar todos os procedimentos de segurança; Respeitar sempre o funcionário do Residencial no cumprimento fiel das normas; Fornecer a portaria lista de convidados quando for realizar algum evento em sua residência ou salão de festas com dois dias de antecedência; Menores de doze anos deverão possuir autorização para sair das áreas e instalações do Residencial; Menores de doze anos não poderão realizar a liberação de acesso de visitantes e/ou prestadores de serviços; Não é permitida a condução de veículos automotores, carros e motos, por condutores não habilitados. Funcionários de moradores não poderão sair do Residencial, conduzindo veículos de associados sem a devida autorização formal; Funcionários de moradores não poderão sair do Residencial, a pé ou conduzindo veículos, acompanhados de dependentes (filhos) menores de 12 anos, sem a devida autorização formal; Funcionários dos moradores somente poderão realizar a liberação de acesso de visitante e/ou prestadores de serviços quando forem formalmente autorizados por seus empregadores; É vedada a guarda de chaves de residências na área da portaria. Não podendo ser atribuído ao Residencial esta responsabilidade. Caso haja necessidade da guarda, este procedimento deverá ser realizado junto a Administração; Cadastrar a biometria e senha de identificação no sistema de controle de acesso do Residencial; Em caso de restrição ao uso do sistema biométrico e senha informar a administração para utilização de procedimento diferenciado; Cadastrar e manter atualizada senha e contra-senha para possíveis averiguações e checagens pela equipe de segurança do Residencial. Caso possuía sistema de alarme monitorado por terceiros informar a Administração. Versão: 03 6

7 3 OPERACIONAL O Manual de Normas e Procedimentos foi desenvolvido visando à segurança coletiva da Associação dos Proprietários do Residencial Campo do Meio Itahye. As recomendações aqui descritas deverão ser seguidas e respeitadas por todos os funcionários terceirizados ou orgânicos ligados a segurança do Residencial. O cumprimento de tais recomendações será a ferramenta mais eficaz para evitar ações delituosas no interior do condomínio, assegurando assim a segurança de todos. Este Plano de Normas e Procedimentos foi desenvolvido para os funcionários, terceirizados ou orgânicos, do condomínio ligados a segurança: controlador de acesso, recepcionista, vigilante, vigilante condutor, vigilante líder, supervisor orgânico e operadores de monitoramento. 3.1 Equipe de segurança A equipe de segurança da Associação dos Proprietários do Residencial Campo do Meio Itahye, é composta pelos seguintes postos de serviços: Função Supervisor Operador de monitoramento eletrônico Vigilante líder Vigilante condutor Vigilante feminino Vigilante líder Vigilante condutor Vigilante Vigilante Turno Diurno Diurno Diurno Diurno Diurno Noturno Noturno Diurno Noturno Versão: 03 7

8 3.1.1 Organograma A equipe de segurança apresenta o seguinte organograma: Atribuições e descrição das atividades por função Função Supervisor de segurança Descrição das atividades Interagir com morador, sanando e auxiliando-o em questões relacionadas a segurança do residencial; Garantir que os regulamente e regras sejam cumpridos; Inspecionar livro de registros; Acompanhar programação de férias de vigilantes; Acompanhar programação de reciclagem de vigilantes; Acompanhar retirada e conservação de uniformes; Acompanhar informações de benefícios e pagamentos os terceiros; Acompanhar conservação de veículos da contratada; Acompanhar e exigir o correta utilização e conservação de material carga do posto; Designar atribuições ao vigilante líder, supervisionar e cobrar resultados; Visitar os postos de serviços, participar de reuniões para tratar de assuntos inerentes a segurança do condomínio, etc; Dirimir os problemas nos postos de serviço, mesmo que seja necessário cobrar dos vigilantes lideres e terceiros, das providências necessárias; Fazer reuniões periódicas com a equipe de segurança, para tratar de assuntos inerentes ao serviço; Realizar toda a administração de recursos materiais; Manter atualizado toda base de dados de cadastro de associados, prestadores e visitantes; Análise de relatórios de monitoramento eletrônico diariamente; Versão: 03 8

9 Vigilante líder Vigilante condutor Vigilante Análise de relatório da ronda eletrônica diariamente; Verificar e fazer a manutenção dos procedimentos da empresa terceirizada quando preciso; Averiguar situações não comuns a rotinas; Controle de extintores Controle de chaves e sistemas de acesso dos prédios e áreas comuns; Acompanhamento de SLA da empresa de segurança Emissão e apuração de dados de BIOS (boletim interno de ocorrência); Manter o funcionamento de todos os sistemas e subsistemas de segurança eletrônica. Supervisão e orientação aos membros da equipe de segurança terceirizada: vigilantes, no cumprimento das normas e procedimentos da Associação; Auxiliar ao Supervisor de segurança (orgânico) na elaboração de escalas e turnos de trabalho e cobertura; Distribuição dos postos de serviços; Programação das rendições e intervalos; Checagem e conferencia do material operacional de toda equipe: lanternas, rádios, veículos, sistemas eletrônicos, etc.; Checagem e conferencia diária dos documentos exigidos por lei para realização da atividade de segurança privada: CNV, CN e crachá funcional; Checagem e conferencia de todos efetivo ao assumir o posto de serviços: documentação, uniforme, anseio e higiene, etc.; Desenvolvimento de relatórios operacionais: passagem de serviços, controles operacionais e de ocorrências; Informar a ocorrência operacionais ao monitoramento; Observar restrições e normas auxiliares de fiscalização. Atendimento a moradores, visitantes e prestadores de serviços e de todo o público Associação dos Proprietários do Residencial Campo do Meio Itahye; Acompanhamento de carga e descarga; Confirmação de visitantes (identificação) quando não responde ao telefone; Orientação a condutores; Ronda motorizadas; Atendimento de disparo de alarme nas residências e áreas comuns da Associação; Verificação de atendimento a regras e regulamentos da associação; Vistoria em residências em viagens vazias - somente na parte externa - ou em obras; (horários de trabalho, permanência de prestadores de serviços). Atendimento a moradores, visitantes e prestadores de serviços e de todo o público da Associação dos Proprietários do Residencial Campo do Meio Itahye; Cadastramento de prestadores de serviços fixos e entrega de crachá de identificação; Entrega e coleta de crachás de identificação e filipetas; Orientação a condutores; Cobertura no posto de portaria; Preenchimento e conferencia de formulário para controle dos itens (equipamentos, ferramentas e materiais) utilizado na prestação dos serviços; Versão: 03 9

10 Acompanhamento de prestadores de serviços e visitantes; Inspeção visual no veículo e pertences dos prestadores de serviços fixos e eventuais para entrada e saída no residencial; Realizar a inspeção visual nos pertences de visitantes, prestadores de serviços e colaboradores dos condôminos; Identificação, triagem, cadastro, liberação e registro de entrada e saída de pedestres e veículos: moradores, visitantes sociais, prestadores de serviços fixos (domesticas, babás, motoristas), prestadores de Serviços eventuais, entregadores, etc.; Cadastro de associados e prestadores de serviços; Emissão e controle de cartões de acesso; Atendimento telefônico; Controle de chaves operacionais. Versão: 03 10

11 3.2 Procedimentos operacionais Acesso de veículos de moradores entrada e saída Título Acesso de veículos de moradores. Especificação da Norma Procedimento de entrada de veículos de moradores. Norma nº 1 Emissão 31/Dez/2014 Responsável: FGS Edição/Revisão Conceito O acesso de veículos de moradores é um dos momentos mais críticos para a segurança do Residencial, uma vez que o Residencial fica exposto a acessos não autorizados as suas áreas e instalações que possam trazer ameaças ao Residencial. Entrada de veículos Vigilante externo Na ocasião de entrada de veículos de moradores, o vigilante deverá seguir os procedimentos abaixo: Identificar através do sistema de controle de acesso o motorista do veículo; Realizar contato visual com o condutor do veículo, com o objetivo de identificá-lo; Visualizar o interior do veículo na intenção de identificar qualquer anormalidade, como pessoas suspeitas á bordo; No caso de identificar qualquer atitude suspeita no interior do veículo, o mesmo deverá acionar o botão de pânico e informar a anormalidade ao Vigilante Líder através do rádio; Na ocasião do acesso de veículos o vigilante não deverá fazer quaisquer atividades paralelas, que possam desviar a sua atenção. Assim, todas as outras atividades deverão aguardar a conclusão da entrada de veículos; Vigilante portaria Apoiar o processo de entrada e saída de veículos de moradores; Realizar contato visual com o condutor do veículo, com o objetivo de identificá-lo; Solicitar ao morador que abaixe o vidro para sua total identificação; Visualizar o interior do veículo na intenção de identificar qualquer anormalidade, como pessoas suspeitas á bordo; Observar a expressão fisionômica do morador além de atitudes que não fazem parte de seu perfil social habitual; Em caso de dúvida, permitir a entrada, do morador e realizar contato telefônico para averiguação. Procedimento: Morador Ao aproximar-se da portaria do residencial abaixar os faróis do veículo; Posicionar o veículo na via de acesso exclusiva para entrada de moradores; Abaixar o vidro do condutor e acender as luzes internas; Realizar a sua identificação através da biometria ou senha pessoal, no sistema de controle de acesso; Aguardar a abertura da cancela e avançar com o veículo; Versão: 03 11

12 Após as 22h utilizar-se de controle remoto para abertura do portão externo de veículos. Saída de veículos Equipe de Segurança Na ocasião da saída de veículos dos moradores, o vigilante deverá seguir os procedimentos abaixo: Realizar contato visual com o condutor do veículo, com o objetivo de identificá-lo; Visualizar o interior do veículo na intenção de identificar qualquer anormalidade, como pessoas suspeitas á bordo; No caso do vigilante identificar qualquer atitude suspeita no interior do veículo, o mesmo deverá acionar o botão de pânico e informar a anormalidade ao Vigilante Líder; Na ocasião da saída de veículos o vigilante não deverá fazer quaisquer atividades paralelas que possam desviar a sua atenção. Assim, todas as outras atividades deverão aguardar a conclusão da saída de veículos; Em caso de identificação de menor conduzindo o veículo ou condutor não autorizado informar o Vigilante Líder para que realize o tratamento da situação. Procedimento: Morador Posicionar o veículo na faixa de rolagem exclusiva para saída de moradores; Apagar os faróis; Abaixar o vidro do condutor e acender as luzes internas; Realizar a sua identificação através da biometria ou senha pessoal, no sistema de controle de acesso; Aguardar a abertura da cancela e avançar com o veículo; Observações Na ocasião do acesso de veículos o vigilante não deverá fazer quaisquer atividades paralelas, que possam desviar a sua atenção. Assim, todas as outras atividades deverão aguardar a conclusão da entrada de veículos; No caso do vigilante identificar qualquer atitude suspeita no interior do veículo, o mesmo deverá acionar o botão de pânico e informar imediatamente os fatos ao Vigilante Líder ou superior imediato; Em situações as quais o morador não abaixe o vidro do veículo, não liberar o acesso e acionar imediatamente o Vigilante Líder para resolução do problema; Caso ocorra erro na leitura da biometria do morador, identificar o morador através do sistema de controle de acesso e realizar a liberação manual pela portaria (acionamento das botoeiras), registrar em livro de ocorrência: nome, veículos, placa e horário. Em caso de duvida acionar o vigilante líder para auxilio; Em caso de identificação de menor conduzindo o veículo, não realizar a abertura da cancela, informar imediatamente ao Vigilante Líder. Caso o menor condutor não retorne para sua residência deverá informar a Administração e acionar a Polícia Militar e/ou Guarda Civil Metropolitana; O vigilante líder deverá informar imediatamente o responsável pelo menor e comunicar os fatos; Aprovação: Responsável: Data: Visto: Versão: 03 12

13 3.2.2 Plano de contingência para evento de atitude suspeita na entrada de veículos moradores Título Plano de contingência para evento de atitude suspeita na entrada de veículos moradores. Especificação da Norma Procedimento Contingencial para pânico no acesso de veículos de moradores. Norma nº 2 Emissão 31/Dez/2014 Responsável: FGS Edição/Revisão Conceito A indicação de alguma anormalidade no interior do veículo do morador detectada pela equipe de segurança é um momento crítico, no qual poderá representar uma ameaça real e potencial a integridade do morador; Em hipótese nenhuma deverá ser bloqueado o acesso do morador, uma vez que tal atitude poderá agravar a crise no veículo; A grande maioria das situações suspeitas não tem sua veracidade confirmada! Entretanto é fundamental que todas as situações suspeitas sejam verificadas seguindo o procedimento abaixo descrito; É importante ressaltar que esta situação deverá ser somente identificada pela Equipe de Segurança da Associação dos Proprietários do Residencial Campo do Meio Itahye, sendo o tratamento da ocorrência realizada pela Policia Militar, a qual possui treinamento, equipamentos e técnicas especializadas para este fim. Procedimento Em situações onde a Equipe de Segurança identifique algum tipo de situação suspeita, deverá: Acionar o botão de pânico; Informar através de rádio em canal aberto a existência deste fato; Acionar o Vigilante Líder, informando os dados do veículo: modelo, cor, quantidade de ocupantes e situação visualizada; Caso outro veículo da residência que está sendo objeto de suspeita de crise acesse o Residencial, o Supervisor deverá informar a situação ao condutor e solicitar que o morador aguarde a confirmação da situação na área de espera da portaria; Após confirmação da não existência de crise o Supervisor deverá informar ao condutor do veículo a não existência da crise e liberar o mesmo para o acesso a residência; O Vigilante não deverá sair do seu posto de serviço, continuando a realização das suas atividades; O Supervisor ao ser informado sobre está ocorrência deverá: Identificar o veículo objeto da suspeita; Identificar a quantidade de ocupantes dos veículos e suas características; Identificar os moradores; Identificar o telefone da residência; Solicitar ao Vigilante condutor que esteja executando a ronda no setor no qual a residência está localizada que se dirija imediatamente para o local, se posicione em local onde possa ter boa visibilidade da entrada da residência, porém evitando ser visto por quem acesse a residência, e lá aguarde a chegada do morador; Deverá solicitar através do rádio o status da situação a cada três minutos, confirmando senha e contrassenha com os dois Vigilantes empenhados na ocorrência; Versão: 03 13

14 Deverá solicitar ao Vigilante que informe a chegada do veículo na residência; Após confirmação da chegada do veículo e moradores na residência o Vigilante Líder deverá telefonar na residência e solicitar ao morador senha e contrassenha. No caso de não confirmação da senha e contrassenha o mesmo deverá acionar a Policia Militar (190), e solicitar apoio para o atendimento da ocorrência; Deverá informar através do rádio as demais equipes de ronda a existência do fato, porém estas equipes deverão manter suas posições e não deverão dirigir-se ao local da ocorrência, buscando manter todos os demais processos de segurança em normalidade ; Deverá registrar os fatos no livro de passagem de serviços em caso de confirmação de atitude suspeita deverá elaborar o Boletim Interno de Ocorrências BIO. Importante: Em hipótese alguma a Equipe de Segurança deverá reagir ao evento utilizando-se de força de qualquer natureza. Seu papel nesta situação é identificar a crise, monitorar a movimentação na área externa da residência e aguardar apoio externo da Policia Militar. Versão: 03 14

15 3.2.3 Acesso de veículos de visitantes entrada e saída Título Acesso de veículos de visitantes. Especificação da Norma Entrada de veículos de visitantes. Norma nº 3 Emissão 31/Dez/2014 Responsável: FGS Edição/Revisão Conceito: O acesso de visitantes é um momento critico uma vez que expõem todo o Residencial ao acesso de pessoas não autorizadas a suas áreas e instalações. Procedimento - Vigilante portaria Entrada Saída Deverá solicitar documento com foto e cadastrar no sistema de controle de acesso os seguintes dados do visitante; Veículo: modelo, placa e cor; Condutor: RG e nome; Registrar a foto do condutor no sistema de controle de acesso. Caso o visitante já possua cadastro, confrontar a foto do sistema de controle de acesso com o condutor do veículo; Verificar se existe alguma restrição de acesso deste visitante (pessoas não gratas, não autorizadas ou se possui liberação de acesso agendamento); Solicitar que sejam apagados os faróis e acesas as luzes internas do veículo, para que seja feita a inspeção visual no interior do veículo, observando quantos ocupantes possui e buscando identificar qualquer anormalidade; Caso não exista agendamento para o visitante, realizar contato telefônico com a residência solicitando a autorização de acesso do visitante e no caso de o mesmo estar acompanhado, informar ao morador quantas pessoas acompanha seu visitante. Caso não obtenha contato telefônico com a residência, solicitar ao Vigilante na ronda para realizar o contato na residência; Solicitar o nome do morador ou funcionário da residência que realizou a liberação do acesso, lembrando que menores de 12 anos e funcionários só podem autorizar a entrada de visitantes mediante autorização formal do morador responsável; Entregar a filipeta e solicitar a sua utilização na área interna do veículo de forma que fique visível pelo lado de fora; Indicar o trajeto até a residência e/ou solicitar acompanhamento da ronda motorizada do setor até a residência; Orientar a velocidade máxima permitida de 30 km/h; Realizar a liberação do veículo com o acionamento da cancela. Procedimento: Vigilante externo Realizar inspeção visual no veículo, solicitando ao visitante que abaixe o vidro, apague os faróis e Versão: 03 15

16 acenda as luzes internas do veículo. Buscar identificar qualquer anormalidade no interior do veículo; Orientar ao visitante depositar a filipeta entregue no momento da entrada na urna coletora para baixa automática no sistema de controle de acesso. Observações: Caso seja necessário, solicitar ao condutor que acenda as luzes internas do veículo; Todos as saída de veículos de visitantes deverão ser registradas no sistema de controle de acesso. Em caso de indisponibilidade deverão ser registrada manualmente em relatório específico. Aprovação: Responsável: Data: Visto: Entrada e saída de prestadores de serviços fixos - pedestres Título Entrada e saída de prestadores de serviços fixos - pedestres. Especificação da Norma Entrada e saída de Prestadores de Serviços fixos do Residencial e dos moradores pelo acesso de pedestres. Norma nº 4 Emissão 31/Dez/2014 Responsável: FGS Edição/Revisão Aplicação: Esta norma é aplicada na liberação do acesso (entrada saída) de Prestadores de Serviços fixo do Residencial e dos moradores (diaristas, motoristas e empregadas domésticas), que acessem o Residencial pelo acesso de pedestres. Procedimento Vigilante Entrada Conferir os dados apresentados no sistema de controle de acesso com a identificação do seu usuário (após a passagem do cartão de identificação na leitora); Em caso de não conformidade entre a informação do crachá e do sistema de controle de acesso, solicitar o documento de identificação com foto (RG ou CN) do prestador de serviços para checagem e acionar o Vigilante Líder posto para assumir a ocorrência; No caso de o prestador de serviços não possuir o crachá, solicitar documento de identificação com foto (RG ou CN) e confrontar os dados do documento apresentado com os dados constantes no cadastro de prestador de serviços. Neste caso o acesso deve ser registrado manualmente no controle de acesso; No caso de o prestador não possuir crachá e nem o cadastro de prestador de serviços, telefonar para o morador solicitando a liberação do acesso. Não conseguindo contato telefônico encaminhar Vigilante motorizado até a residência para obter a liberação do acesso. Neste caso solicitar ao prestador de serviço que aguarde a liberação na área externa da portaria. Liberado o acesso elaborar o Boletim Interno de Ocorrência BIO; Caso esgotado todas as formas de contato não consiga êxito na liberação deverá ser registrado em campo específico o procedimento; Em caso de bloqueio: cartão bloqueado, fora da faixa horária, etc. Realizar contato telefônico com a residência solicitando a autorização de acesso do prestador. Caso não consiga estabelecer contato telefônico deverá encaminhar Vigilante a residência para solicitar a liberação. Neste caso deverá solicitar ao prestador de serviços que aguarde na área externa da portaria; Em hipótese alguma, o funcionário interno poderá entrar no Residencial acompanhado de outra pessoa, sem a devida autorização expressa do morador; Checados os dados do crachá com as informações do sistema de controle de acesso e não havendo Versão: 03 16

17 nenhuma não conformidade, solicitar ao prestador de serviços que realize a abertura de bolsas, sacolas ou mochilas os quais estejam portando, para realizar a inspeção visual nos pertences do prestador de serviços, buscando identificar equipamentos eletrônicos como celulares, mp3, máquinas fotográficas, bebidas alcoólicas, arma branca ou arma de fogo, entre outros. Importante ressaltar que a inspeção visual deve ser realizada sem que se tenha contato físico com os pertences ou com o prestador, somente o prestador de serviços pode tocar nos seus pertences; Registrar na ficha de movimentação de materiais os pertences identificados; No caso de identificação de arma branca em poder do prestador de serviços, entrar em contato com o morador pelo telefone e solicitar a autorização para a entrada do prestador em poder do item em questão. Liberado o acesso registrar na planilha de movimentação de materiais, anotando o nome da pessoa que liberou o acesso; No caso de identificação de arma de fogo em poder do prestador de serviços, o acesso deve ser bloqueado e o Vigilante Líder deve ser acionado para assumir a ocorrência; Caso o prestador de serviços apresente sinais de embriaguez ou de estar sobre o efeito de entorpecentes, o acesso deve ser bloqueado e o morador deve ser informado imediatamente pelo telefone e posteriormente através do Boletim Interno de Ocorrência BIO; Em situações nas quais o prestador de serviços não autorizar a realização da inspeção visual, impedir o acesso e entrar em contato com o morador para solicitação da dispensa da inspeção visual, através de documento formal a Administração. Caso não consiga estabelecer contato telefônico deverá encaminhar Vigilante motorizado a residência para solicitar a liberação e elaborar boletim de ocorrência interna. Neste caso deverá solicitar ao prestador de serviços que aguarde na área externa da portaria; Toda e qualquer liberação/autorização, seja na entrada ou na saída, só pode ser feita pelo morador responsável ou por quem este determinar formalmente através da ficha de identificação de morador. No caso de Prestadores de Serviço do Residencial, toda e qualquer liberação/autorização deverá ser feita pela Administração; Caso o prestador de serviços esteja conduzindo bicicleta a mesma deverá ser identificada através de lacre numerado especifico e registrado em ficha de movimentação de materiais. Saída Realizar a inspeção visual nos pertences do prestador de serviços, confrontando a quantidade e especificação dos itens descritos no acesso com os itens que irão sair do Residencial. Buscar identificar possíveis objetos de furtos como: gêneros alimentícios, joias, equipamentos eletrônicos, bebidas, etc.; Caso haja alguma não conformidade (prestador de serviços saindo com algum item que não tenha sido relacionado no ato da entrada), entrar em contato pelo telefone com o morador e solicitar a autorização de saída com o item não conforme. Caso não consiga estabelecer contato telefônico deverá encaminhar Vigilante motorizado à residência para solicitar a autorização e liberação da saída; Em caso de confirmação da autorização de saída do material, preencher a planilha de Movimentação de Materiais com a descrição dos itens e o nome da pessoa a qual autorizou a saída do material e liberar a saída do prestador de serviços; Em situações nas quais os moradores não reconheçam a autorização de retirada do material, solicitar a presença do Vigilante Líder para assumir a ocorrência; Versão: 03 17

18 Em situações nas quais o prestador de serviços não autorizar a realização da inspeção visual, impedir a saída do prestador de serviços e entrar em contato com o morador para solicitação da autorização de acesso sem a realização da inspeção visual, por escrito e elaborar o Boletim Interno de Ocorrência BIO; Caso o prestador de serviços esteja conduzindo bicicleta, conferir o de lacre numerado especifico e registrado em ficha de movimentação de materiais. Supervisor Em caso de dúvida, não permitir a saída e acionar o responsável para eliminação da duvida. Situação de dados do cartão de identificação não conferir com a identificação do prestador de serviços: Recolher o cartão de acesso e bloquear no sistema a permissão de acesso do prestador; Realizar Boletim Interno de Ocorrência BIO e encaminhar a Administração. Situações nas quais o morador não reconheça a saída de determinado item portado pelo prestador de serviços: Averiguar os fatos; Solicitar a presença do morador na portaria. Situações de identificação de arma de fogo nos pertences do prestador de serviços: Acionar a Polícia Militar Em situações na qual haja confirmação do furto, solicitar autorização do morador para acionamento da Policia Militar; Realizar backup em mídia (CD) de toda movimentação na portaria; Elaborar Boletim Interno de Ocorrência - BIO Acompanhar morador ao posto policial ou delegacia para elaboração de boletim de ocorrência ou termo circunstancial; Bloquear o acesso do prestador de serviços fixos. Observações: É terminantemente proibido a utilização do portão de pedestres de acesso lateral à catraca para a entrada e saída de pessoas, salvo quando portadores de necessidades especiais PNE, sendo preservado fechado a chave e sua abertura e fechamento será realizado pelo vigilante líder e registrado em livro de ocorrência. Aprovação: Responsável: Data: Visto: Entrada e saída de prestadores de serviços fixos ou eventuais - veículos Título Entrada e saída de prestadores de serviços fixos ou eventuais- veículos. Especificação da Norma Acesso de Prestadores de Serviços fixos e/ou eventuais do Residencial ou dos moradores pelo acesso de veículos. Norma nº 5 Emissão 31/Dez/2014 Responsável: FGS Edição/Revisão Conceito: Esta norma é aplicada a todo e qualquer prestador de serviços (fixos ou eventuais), para o acesso de veículos Versão: 03 18

19 através da fixa de acesso de veículos de serviços. Entrada Somente é permitido o acesso do condutor embarcado no veículo, sendo que os demais ocupantes deverão passar pelo processo de triagem e identificação fora do veículo como seguindo as normas de pedestres (N 4); Deverá cadastrar no sistema de controle de acesso os seguintes dados do veículo do prestador de serviços e de seu condutor: Veículo: modelo, placa e cor; Condutor: empresa, nome, RG e profissão; Foto do condutor através de webcam; Saída Caso o prestador de serviços já possua cadastro, confrontar as informações do sistema de controle de acesso com o condutor do veículo e caso o veículo cadastro não seja o mesmo, alterar as informações (modelo, placa e cor); Verificar se existe alguma restrição de acesso deste prestador de serviços (pessoas não gratas ou não autorizadas) ou se possui liberação de acesso agendamento; Não havendo agendamento da visita do prestador, realizar contato telefônico com a residência solicitando a autorização de acesso do prestador de serviços, registrando o nome da pessoa que autorizou no controle de acesso. Caso não consiga estabelecer contato telefônico deverá encaminhar um Vigilante a residência. Neste caso deverá solicitar ao prestador que aguarde na área externa da portaria; Caso a visita do prestador esteja agendada pelo morador, não é necessário solicitar liberação de acesso ao morador, poderem deverá ligar ao morador para anunciar a chegada do prestador; Realizar inspeção visual em todo o interior do veículo que permita armazenagem (baú, porta malas), assim como em caixas, sacolas, bolsas, mochilas que estejam no interior do veículo. Confrontar os itens identificados com os que foram registrados na ficha de movimentação de materiais na entrada do veículo, quantidade e a especificação dos mesmos. Buscando identificar possíveis objetos de furtos como: ferramentas, equipamentos eletrônicos, bebidas, joias, etc.; Em situação de veículos de entrega os quais não seja possível inspecionar seu compartimento de cargas (veículos rastreados por satélite com abertura de baú controlada, veículos de pet shop, etc.), este veículo deverá ser acompanhado pelo vigilante rondante para que a inspeção seja realizada no ato da abertura do compartimento de carga, já na área interna do Residencial. Entregar a filipeta e solicitar a sua utilização na área interna do veículo de forma visível; Realizar a liberação do veículo. Toda e qualquer liberação/autorização, seja na entrada ou na saída, só pode ser feita pelo morador responsável ou por quem este determinar formalmente através da ficha de identificação de morador. No caso de Prestadores de Serviço do Residencial, toda e qualquer liberação/autorização deverá ser feita pela Administração. Realizar inspeção visual em todo o interior do veículo que permita armazenagem (baú, porta malas, porta luvas, sob os bancos, capô), assim como em caixas, sacolas, bolsas, mochilas que estejam no interior do veículo. Confrontar os itens identificados com os que foram registrados na ficha de movimentação de materiais na entrada do veículo, quantidade e a especificação dos mesmos. Versão: 03 19

20 Buscando identificar possíveis objetos de furtos como: ferramentas, equipamentos eletrônicos, bebidas, joias, etc.; Caso haja alguma não conformidade (prestador de serviços saindo com algum item que não tenha sido relacionado no ato da entrada), entrar em contato pelo telefone com o morador e solicitar a autorização de saída com o item não conforme. Caso não consiga estabelecer contato telefônico deverá encaminhar Vigilante à residência para solicitar a autorização e liberação. Caso o lote de destino do prestador estiver em obras e não conseguir contato telefônico com o morador ou responsável pela obra, solicitar a presença do Vigilante Líder; Em caso de confirmação da autorização de saída do material, preencher o formulário Movimentação de Materiais com a descrição dos itens e o nome da pessoa a qual autorizou a saída do material e liberar a saída do prestador de serviços; Em situações nas quais os moradores não reconheçam a autorização de retirada do material, solicitar a presença do Vigilante Líder; Em situações nas quais o prestador de serviços não autorizar a realização da inspeção visual, impedir a saída do prestador de serviços e entrar em contato com o morador para solicitação da autorização de acesso sem a realização da inspeção visual e elaborar boletim de ocorrência interna. Supervisor Em caso de dúvida, não permitir a saída e acionar o responsável para eliminação da duvida. Situação de dados do cartão de identificação não conferir com a identificação do prestador de serviços: Recolher o cartão de acesso e bloquear no sistema a permissão de acesso do prestador; Realizar Boletim Interno de Ocorrência BIO e encaminhar a Administração. Situações nas quais o morador não reconheça a saída de determinado item portado pelo prestador de serviços: Averiguar os fatos; Solicitar a presença do morador na portaria. Situações de identificação de arma de fogo nos pertences do prestador de serviços: Acionar a Polícia Militar Em situações na qual haja confirmação do furto, solicitar autorização do morador para acionamento da Policia Militar; Realizar backup em mídia (CD) de toda movimentação na portaria; Elaborar Boletim Interno de Ocorrência - BIO Acompanhar morador ao posto policial ou delegacia para elaboração de boletim de ocorrência ou termo circunstancial; Bloquear o acesso do prestador de serviços fixos. Aprovação: Responsável: Data: Visto: Versão: 03 20

21 3.2.6 Entrada e saída de veículos escolares Título Entrada/Saída de veículos escolares. Especificação da Norma Acesso de veículos escolares. Norma nº 6 Emissão 31/Dez /2014 Responsável: FGS Edição/Revisão Conceito: O veículo de transporte escolar deverá acessar o residencial utilizando a faixa de acesso de visitantes. Procedimento ENTRADA O vigilante deverá conferir no cadastro do sistema de controle de acesso os seguintes dados do veículo escolar e seu condutor: Veículo: modelo, placa e cor; Condutor: foto, nome e RG; Saída Caso o prestador de serviços não esteja cadastrado no sistema, contatar pelo telefone a residência para onde ele se dirige e solicitar autorização para o acesso, anotar o nome da pessoa que deu a autorização e efetuar o cadastro no sistema de controle de acesso com os dados citados acima e registrando a foto do condutor; Solicitar ao condutor que abaixe o vidro, apague os faróis e acenda as luzes internas e realizar a inspeção visual no interior do veículo, buscando identificar qualquer anormalidade; Entregar a filipeta e solicitar a sua utilização na área interna do veículo; Realizar a liberação do veículo. Solicitar ao condutor que abaixe o vidro, apague os faróis e acenda as luzes internas e realizar a inspeção visual no interior do veículo, buscando identificar qualquer anormalidade; Orientar ao visitante depositar a filipeta entregue no momento da entrada na urna coletora para baixa automática no sistema de controle de acesso. Vigilante Procedimento: Apoiar o processo de acesso de veículos escolar; Realizar contato visual com o condutor do veículo, com o objetivo de identificá-lo; Observar a quantidade de pessoas no interior do veículo e identificar todos os adultos; Observar no contato visual atitude que descreva ação de sinistro em andamento; Observar a expressão fisionômica do motorista e ocupante do veículo além de atitudes no relacionamento interpessoal; Em caso de dúvida, NÃO permitir a entrada, informar de imediato o Vigilante Líder; Versão: 03 21

22 Aprovação: Responsável: Data: Visto: Entrada e saída de veículos de autoridades, segurança e serviços públicos Título Entrada e saída de veículos de autoridades e segurança pública. Especificação da Norma Acesso de autoridades e força policial Norma nº 7 Emissão 31/Dez/2014 Responsável: FGS Edição/Revisão Conceito: Autoridades como oficiais de justiça, polícia civil, militar e federal no cumprimento de suas atividades tem livre acesso as áreas e instalações do Residencial. Veículos de emergência: Ambulância (SAMU), Bombeiros e veículos de serviços essenciais: Eletropaulo, Sabesp, Internet TV a cabo. Procedimento Equipe de segurança: Informar em canal de rádio aberto a toda equipe de segurança a presença do veículo de segurança publica na Associação dos Proprietários do Residencial Campo do Meio Itahye. Vigilante: Realizar o registro no sistema de controle de acesso da identificação do veículo: placa, modelo, cor e prefixo; Realizar a identificação do condutor registrando: órgão ao qual pertence, função, nome, RG e foto; No caso de oficiais com mandado judicial, o cadastro só pode ser realizado caso ele permita. Caso o mesmo se recuse a fazer o cadastro, a entrada deve ser autorizada mediante a apresentação da funcional e do mandado judicial. Neste caso os dados devem ser registrados no sistema de controle de acesso, e o Supervisor deve ser comunicado imediatamente; Identificar a quantidade de ocupantes do veículo; Oferecer apoio logístico (acompanhamento), a fim de agilizar a movimentação nas áreas internas do Residencial. Caso seja aceito o apoio, solicitar ao Vigilante condutor, que realize o acompanhamento; Liberar o acesso às áreas internas do Residencial; Informar ao Vigilante Líder à presença das autoridades. Informar a todas as unidades de ronda motorizada a presença das autoridades; Caso haja necessidade a Equipe de Segurança faz o acompanhamento das autoridades. Vigilante Líder / Vigilante Condutor Procedimento: Acompanhar a movimentação de longe sem interagir com as autoridades; Se for abordado pelas autoridades, informar imediatamente a portaria. Elaborar Boletim Interno de Ocorrência BIO, constando: identificação da autoridade, dados do veículo (relatório sistema de controle de acesso), horário de entrada e de saída, e relato dos fatos decorrentes da ação dos mesmos nas áreas internas do Residencial e arquivar; Registrar fatos no livro de ocorrência. Versão: 03 22

23 Observações: Autoridades policiais (Civis, Militares e GCM) têm acesso livre as áreas e instalações da Associação dos Proprietários do Residencial Campo do Meio Itahye, seu acesso não deve ser restrito; Oficiais de justiça têm acesso a qualquer residência sem que haja necessidade da liberação do morador. O anúncio de sua presença ao morador somente deverá ser feito caso seja solicitado pelo oficial. Do contrario não informar o morador; É importante que o Residencial não se envolva em questões particulares que dizem respeito à vida dos moradores, do contrário o próprio funcionário e inclusive o Residencial poderá ser penalizado legalmente por infração da lei; O horário de trabalho do oficial de justiça é de segunda a sexta das 6 h às 20 h, fora deste período sua entrada somente é permitida com autorização judicial; Em todos os tipos de ocorrência desta natureza o Residencial deverá identificar o oficial de justiça e auxiliá-lo no cumprimento de suas atribuições; O Residencial, não deve oferecer qualquer tipo de resistência ao cumprimento da ordem judicial, entretanto o oficial de justiça deverá se identificado (carteira funcional e o mandado judicial para comprovar suas alegações). Veículos de serviços públicos essenciais, como Eletropaulo, Sabesp, terão seu acesso permitido as áreas internas. Caso seja fora do horário de funcionamento da portaria de serviços está deverá ser aberta pelo vigilante líder exclusivamente para este acesso; Veículos de serviços essenciais, como Telefônica, TV Alphaville (Internet Tv a cabo Telefonia fixa), etc., fora do horário comercial, deverão ser anunciados e autorizados pelo morador, seguindo norma: 5; Veículos de serviços de emergência, como ambulâncias (SAMU Resgate Particulares), bombeiros, terão seu acesso permitido as áreas internas, entretanto deverão ser anunciados a residência solicitante e acompanhados (escoltados) pelo veículos de ronda. Aprovação: Responsável: Data: Visto: Corretores de imóveis Título Corretores de imóveis. Especificação da Norma Entrada e saída de corretores de imóveis Norma nº 8 Emissão 31/Dez/2014 Responsável: FGS Edição/Revisão Conceito: Todos os corretores de imóveis deverão ser cadastrados, autorizados e identificados ao acessarem a Associação, assim como seus respectivos clientes. Todos os corretores de imóveis deverão possuir cadastro no sistema de controle de acesso. Procedimento: Versão: 03 23

24 Recepcionista Controlador de acesso. Deverá confrontar as informações apresentadas com as cadastradas no sistema de controle de acesso: Veículo: modelo, placa e cor; Condutor: RG, nome, CRECI e imobiliária e foto; Caso não haja o cadastro do corretor de imóveis, deverá ser realizado o cadastro; Verificar se o destino é residência habitada, desabitada ou lote; Verificar se existe liberação de acesso (agendamento) de corretores de imóveis ao destino informado; Verificar se existe alguma restrição de acesso deste visitante (pessoas não gratas, não autorizadas); No caso da residência que será visitada pelo corretor de imóveis estar habitada, anunciar ao morador através de contato telefônico a presença do corretor e solicitar liberação. Caso não obtenha contato telefônico com a residência, solicitar ao Vigilante na ronda para realizar o contato. Neste caso deverá solicitar ao visitante que aguarde na área destinada a espera; Solicitar o nome do morador ou funcionário da residência que realizou a liberação; Entregar a filipeta e solicitar a sua utilização na área interna do veículo; Indicar o trajeto até a residência; Realizar a liberação do veículo; Importante: O corretor liberado deverá ter como objetivo o imóvel descriminado por ele junto à portaria. Portanto não poderá ficar circulando pelo Residencial; O cliente do corredor de imóveis deverá ser cadastrado como prestador de serviços especial sendo sua liberação realizada pela residência/lote visitado e através da autorização de acesso emita pelo proprietário; A entrada de terceiros interessados na compra de imóveis somente será autorizada se estiverem acompanhados de corretor de imóveis devidamente cadastrado e autorizado; O corretor de imóveis e seu cliente deverão sair juntos do Residencial, em caso o corretor saía sozinho, deverá ser questionado pelo Vigilante, da localização de seu cliente; Os corretores de imóveis deverão ser cadastrados como prestadores de serviços eventuais, caso o corretor de imóveis não seja cadastrado seu acesso somente será autorizado mediante a autorização formal do morador ou imobiliária responsável pela Administração do imóvel, a qual deverá ser encaminhada diretamente a Administração. Aprovação: Responsável: Data: Visto: Versão: 03 24