REGIMENTO DO SETOR REGISTROS ACADÊMICOS

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1 REGIMENTO DO SETOR REGISTROS ACADÊMICOS CAPÍTULO I - DISPOSIÇÕES INICIAIS DAS COMPETÊNCIAS Art. 1º O Setor de Registros Acadêmicos - SRA é o órgão que operacionaliza todas as atividades ligadas à vida acadêmica do aluno, desde seu ingresso até sua conclusão/colação de grau. Compete ao Setor de Registros Acadêmicos: I. Responsabilizar-se pela guarda, sigilo e atualização dos arquivos pertinentes ao setor; II. Manter a ordem e a disciplina nos serviços sob sua responsabilidade; III. Proceder à efetivação das matrículas dos cursos em todas as suas etapas, cadastrar as rematrículas realizadas pelos coordenadores dos cursos, no sistema utilizado pelo SRA. IV. Expedir certidões, certificados, atestados, históricos, guias de transferência, declarações, relatórios e requerimentos pertinentes ao setor; V. Abrir e encerrar as atas de colação de grau e demais termos relacionados a vida acadêmica do aluno; VI - Assinar com a Direção: a) Os históricos parciais e de conclusão de curso; b) As atas de colação de grau e demais termos relacionados à vida acadêmica do aluno; c) As certidões, declarações e atestados de conclusão de curso; d) Casos omissos e dúvidas a serem resolvidos junto com a Direção Geral. VII - Montar processos para registro de diplomas, e enviar à Reitoria do Instituto; VIII - Registrar os certificados de cursos de extensão, procedendo a lavratura em livro próprio; IX - Elaborar e manter atualizadas as estatísticas sobre a evolução da vida acadêmica; X - Emitir documentos solicitados através de requerimento próprio; XI - Reunir os dados e documentos necessários à elaboração do relatório anual da Direção; XII - Ter sob sua guarda os livros, documentos, materiais e equipamentos do Setor; XIII - Propor à Direção a admissão e a remoção de servidores, de acordo com a necessidade dos serviços do setor; XIV - Exercer outras atribuições que lhe forem determinadas pela Direção Geral do Campus, na sua esfera de atuação.

2 Art. 2º O SRA executa vários procedimentos e normas que são estabelecidos a partir da legislação educacional vigente, dos Regulamentos do Instituto e do Ministério da Educação, quais sejam: I - Cancelamento de matrículas; II - Trancamento de Matrícula III Transferência; IV - Controle de Evasão; V - Regime Especial; VI - Atestado de conclusão de curso; VII - Atestado de Freqüência; VIII - Aproveitamento de Estudos; VIX - Matrícula de estágio Supervisionado; X - Histórico Escolar e Certificado de conclusão de curso; XI - Diploma; XII - Colação de Grau/Formatura de Gabinete; XIII - Expedição de demais Documentos pertinentes ao setor; 1º A Matrícula é um ato formal para o ingresso na Instituição que deve ser realizada pessoalmente (maiores de 18 anos) pelo responsável legal ou terceira pessoa mediante procuração no SRA, nos prazos estabelecidos no calendário escolar. Terão direito a matrícula: I - candidatos classificados em Processos Seletivos do Instituto Federal Farroupilha e no ENEM que atendam a todos os requisitos para ingresso no curso; II - alunos com requerimento de transferência, ou em qualquer época do ano que estejam amparados por lei; III - portadores de diploma de curso superior, conforme regulamentação anexa; IV - candidatos à matrícula em disciplinas eletivas e/ou optativas para complementar sua formação profissional, ou que devem realizar dependência. Para efetuar a matrícula o aluno deve preencher os formulários no SRA e apresentar os seguintes documentos: a) Certificado de Conclusão e Histórico Escolar originais ou fotocópias autenticadas em cartório, sendo que:

3 - Para os Cursos Integrados e/ou Concomitância comprovação de conclusão do Ensino Fundamental; - Para os Cursos de Concomitância Externa; - Histórico Escolar e atestado de frequência em Etapa do ensino regular compatível com o exigido pelo curso; - Para os Cursos Subsequentes e Superiores histórico e certificado de conclusão do Ensino Médio. - Para cursos de Pós-Graduação e Portadores de Diplomas de Cursos de Ensino Superior - Diploma de Graduação e Histórico Escolar do Ensino Superior; b) Certidão de Nascimento ou Casamento original e fotocópia; c) Carteira de Identidade (com foto recente) original e fotocópia; d) CPF original e fotocópia; e) Comprovante de quitação com o Serviço Militar (candidatos do sexo masculino maiores de 18 anos) original e fotocópia; f) Título de Eleitor e comprovante de quitação com a Justiça Eleitoral (candidatos maiores de 18 anos) original e fotocópia; g) Duas fotos 3x4 recentes; h) Comprovante de residência em seu nome (ou familiar), para demais casos, também a declaração que comprove a situação; 2º Perde direito à vaga do curso o aluno que não efetuar a rematrícula em cada período letivo de acordo com a modalidade do seu curso. É vedada a presença do aluno em sala de aula que não efetuar sua rematrícula. Para rematrícula é necessário preencher requerimento junto à coordenação de curso e atualizar os dados pessoais (endereço, telefone) conforme os prazos estabelecidos no calendário escolar. 3º O trancamento de matrícula terá prazo máximo de dois anos, considerando a data e o período letivo do deferimento do pedido. O trancamento de matrícula deverá ser renovado a cada início de período letivo, de acordo com a modalidade de seu curso, sendo permitido apenas a partir do segundo período letivo do curso. a) Somente será realizado trancamento de matrícula mediante analise e deferimento do coordenador de curso. b) O período de trancamento de matrícula não será computado para qualquer efeito no tempo de integralização do curso, e permite ao aluno solicitar reativação da matrícula e retorno ao curso. O acompanhamento dos prazos determinados para reativação de matrícula é de inteira responsabilidade do aluno.

4 c) O reingresso de alunos que efetuaram o trancamento de matrícula não está sujeito a existência de vaga, devendo ao retornar, adaptar-se a matriz curricular vigente. I- Cancelamento de Matricula ocorrerá mediante requerimento do aluno ou do seu representante legal, dirigido ao Setor de Registros Acadêmicos; II- O aluno que comprovar mudança temporária de localidade; III- O aluno que comprovar estar prestando Serviço Militar Obrigatório. IV- O aluno que comprovar a incompatibilidade de horário das aulas com seu trabalho. a) Os casos excepcionais serão analisados e decididos pelo Departamento de Ensino, ouvidas as coordenações de cursos, o setor pedagógico e Setor de Registros Acadêmicos. b) Os deferimentos deverão ser realizados num prazo de 10 dias, onde será contatado o aluno e entregue um comprovante do trancamento de sua matrícula. 4º A Transferência poderá acontecer nos seguintes casos: a) A transferência é concedida, em qualquer época do ano, em qualquer série, por solicitação do responsável ou do próprio aluno, quando maior de idade, mediante apresentação do atestado de vaga da escola de destino. b) O aluno poderá solicitar transferência à outra Instituição, devendo apresentar-se ao SRA o atestado de vaga da instituição em que irá ingressar, sendo de compromisso do SRA formalizar o processo elaborando Guia de Transferência e Atestado Escolar demonstrando o desempenho do aluno no período em que esteve matriculado no Instituto Federal Farroupilha. Providenciar essa documentação no período de 15 (quinze) dias a contar a data do pedido. c) Poderá aluno de outra Instituição requerer uma vaga no Instituto Federal Farroupilha. Para encaminhamento, deverá ser expedido pelo setor um Atestado de Vaga que deverá ser entregue na escola de origem e, para a efetivação da matrícula, será exigida a documentação estabelecida no parágrafo primeiro. 5º A Evasão é considerada quando: a) Não efetuar a renovação de matrícula, em qualquer período de curso.

5 6º O Regime Especial é assegurado com dispensa de freqüência regular às atividades escolares, para: a) Aluna gestante, previsto na Lei 6202/75; b) Alunos portadores de afecções orgânicas, amparadas pelo Decreto-lei nº 1.044/69; c) Aluno convocado para manobras militares, a)do 4º do art. 60 da Lei 4375, de (c/ redação art. 1º, DL 715, ; Lei do Serviço Militar); b) do art. 77 do R/68-RECORE (Decreto , de , o Regulamento do Corpo de Oficiais da Reserva do Exercito Oficial ou Aspirante a Oficial da Reserva convocado para o Serviço Ativo). 7º O Atestado Escolar é um documento que obrigatoriamente deverá acompanhar a Guia de Transferência e apresenta informações do desempenho escolar do aluno, como: os dados de identificação do aluno, o período de ingresso na Instituição, a turma, o turno, o curso, as disciplinas, a carga horária trabalhada, o número de faltas e avaliação final de cada componente curricular. Para emissão deste documento o aluno deverá fazer a solicitação, e o SRA irá emitir num prazo de 15 (quinze) dias a contar da data do pedido. 8º O Atestado de Freqüência é um documento que comprova a situação de matrícula regular do aluno, onde constarão os dados de identificação do aluno, a turma, o turno e o curso. Para emissão deste documento o aluno deverá fazer a solicitação, e o SRA irá emitir dentro de um prazo de 2 (dois) dias, a contar da data do pedido. 9º O Aproveitamento de Estudos é o processo de análise dos estudos concluídos em outra Instituição de Ensino. A dispensa ou aproveitamento de disciplina equivalente deve ser solicitado pelo aluno no SRA nos prazos previstos no Calendário Escolar, com apresentação de histórico escolar e os planos de ensino das disciplinas cursadas. A dispensa de disciplinas será analisada pelo Coordenador do Curso e pelo Professor responsável da disciplina, desde que: a) Haja equivalência de no mínimo 75% entre os conteúdos programáticos; b) A carga horária da disciplina seja igual ou superior da disciplina requerida; c) O parecer final da dispensa por aproveitamento de estudos é comunicado ao aluno, nas datas previstas no Calendário Escolar. O aluno deve cursar as disciplinas em que tenha solicitado dispensa enquanto aguarda parecer de pedido.

6 10º O Estágio Supervisionado é uma atividade obrigatória para os alunos dos cursos de cujo currículo conste como disciplina ou uma etapa de conclusão do curso, por imposição legal ou por opção da Instituição. a) A carga horária do estágio, as modalidades, forma de integralização e critério de avaliação devem obedecer ao regulamento específico de cada curso e normas gerais estabelecidas pelo Colegiado do Curso, conforme Regulamento de Estágios do Instituto Federal Farroupilha. b) A matrícula de estágio será realizada no SRA, no período previsto em edital publicado e divulgado à comunidade escolar. São condições para o aluno realizar o estágio: a) Estar aprovados em todas as disciplinas; b) Ter freqüência regular; c) Fazer a matrícula para efetuar o estágio. O estágio pode ser cancelado pela empresa pelos seguintes motivos: a) Desistência ou transferência do aluno; b) Trancamento ou cancelamento de matrícula; c) Término das atividades propostas para o estágio; d) Cumprimento da carga horária mínima obrigatória. 11º O Certificado de Conclusão de Curso será expedido conforme as orientações estabelecidas pela Legislação Educacional Vigente, e é concedido para todo o (a) aluno (a) que concluiu o curso. Este documento será expedido num prazo de 15 (quinze) dias a contar a data do pedido. 12º O Diploma será confeccionado e registrado na Pró-Reitoria de Ensino do Instituto Federal Farroupilha e será entregue ao aluno pelo SRA do campus de Origem no prazo máximo de 90 dias a contar da colação de grau ou da data do pedido quando se tratar de 2ª via. 13º A Colação de Grau é ato oficial, a ser realizado para todos os cursos, em sessão solene e pública, em dia e horário previamente fixados, devendo ser redigida Ata de confirmação do evento, a qual será de

7 responsabilidade do SRA. O Grau é conferido ao aluno que tenha integralizado todas as disciplinas e atividades do currículo do respectivo curso. A sessão solene da Colação de Grau deverá obedecer ao Regulamento do Instituto Federal Farroupilha. Em casos que o estágio curricular é obrigatório, o setor de estágio deverá encaminhar ao SRA a relação de alunos aprovados na defesa do estágio para a SRA com antecedência de 15 dias a) A Formatura de Gabinete é uma cerimônia oficial, a ser realizada para alunos dos cursos de graduação, conforme data e horário estipulado de acordo com o Calendário Escolar, devendo ser redigida Ata de confirmação do evento, a qual será de responsabilidade do SRA. 14º A Expedição de Documentos de outra Natureza trata-se de qualquer tipo de documento que apresente dados registrados no SRA, a emissão do documento será efetuada num prazo de quinze dias a contar da data do pedido. Parágrafo Único - os casos omissos serão resolvidos junto a Direção Geral do Campus. CAPÍTULO III DA UTILIZAÇÃO Art. 4º O SRA não está autorizada a fornecer endereço, telefone ou de alunos, docentes ou pessoal administrativo. Tais informações são consideradas pessoais. 1º Somente é permitido o fornecimento de dados dos alunos ao Setor de Atendimento ao Educando, quando por motivo de interesse disciplinar ou pedagógico. Art. 5º Eventuais solicitações de professores e técnico-administrativos que tenham caráter pessoal não poderão ser atendidas pelo SRA, como por exemplo, serviços de digitação, fotocópias, dentre outros. Art. 6º Todo documento deve ser solicitado ao SRA mediante requerimento próprio. Nenhum documento, tampouco, poderá deixar o SRA sem conhecimento do(a) Secretário(a), sob pena de recair qualquer responsabilidade sobre o funcionário(a) que permitir a saída indevida.

8 Art. 7º Todos os documentos expedidos pelos setores anteriormente citados para qualquer destinatário, internos ou externos, devem antes ser encaminhado à Secretário(a) para análise e despacho. CAPÍTULO IV DAS DISPOSIÇÕES GERAIS Art. 8º Os dados pessoais e endereços dos alunos, quando forem alterados, devem ser comunicados ao SRA para a permanente atualização e para servirem de base à elaboração dos documentos. Art. 9º Os alunos dos últimos períodos letivos deverão verificar junto ao SRA se a sua documentação e dados da sua ficha escolar estão completos, evitando, contratempos quando da expedição do diploma. Art. 10º Qualquer dúvida decorrente do uso do SRA deverá ser solucionada pelo responsável devidamente designado na forma regimental. Art. 11º Os casos omissos e as dúvidas surgidas serão resolvidos pelo responsável do Setor junto com a Direção Geral do Campus. Art. 12º O presente Regulamento entrará em vigor na data de sua aprovação pelo Conselho Superior, revogando-se as disposições em contrário.

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