SISTEMA ESTADUAL DE REGISTRO DE PREÇOS DE

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1 III Congresso Consad de Gestão Pública SISTEMA ESTADUAL DE REGISTRO DE PREÇOS DE MEDICAMENTOS DA ATENÇÃO PRIMÁRIA À SAÚDE Geruza Rios Pessanha Tavares Silvio César Machado-dos-Santos Graziany Leite Moreira Patricia Campanha Barcelos Fábio Rogério Gomes Pereira

2 Painel 37/146 Modernização administrativa da saúde e da educação SISTEMA ESTADUAL DE REGISTRO DE PREÇOS DE MEDICAMENTOS DA ATENÇÃO PRIMÁRIA À SAÚDE Geruza Rios Pessanha Tavares Silvio César Machado-dos-Santos Graziany Leite Moreira Patricia Campanha Barcelos Fábio Rogério Gomes Pereira RESUMO O Sistema Estadual de Registro de Preços (SERP) é uma ferramenta que foi implantada pela Secretaria de Estado da Saúde do Espírito Santo com o intuito de reduzir a burocracia na aquisição de medicamentos, melhorar a eficiência dos gastos públicos através da obtenção de preços menores, bem como promover a consequente melhoria da disponibilização de medicamentos pelos municípios, possibilitando maior agilidade e continuidade no abastecimento, e o maior acesso dos usuários do SUS aos mesmos. Desta forma, a estruturação do SERP foi proposta a fim de evitar a compra fragmentada de medicamentos pelos diferentes municípios. Objetivos: O objetivo do SERP é contribuir para reduzir a burocracia local, melhorar a eficiência dos gastos públicos com medicamentos e promover a consequente melhoria da disponibilização de medicamentos pelas prefeituras, com maior agilidade, continuidade no abastecimento e, portanto, promover a melhoria da qualidade de vida dos usuários do SUS. Métodos: A SESA formulou a proposta de estruturação do SERP e apresentou aos gestores municipais, por meio do Conselho dos Secretários Municipais de Saúde (COSEMS). As prefeituras tiveram que fazer um Decreto Municipal regulamentando o artigo n o 15 da Lei 8.666/98. Após a assinatura do Termo de Adesão pelo Prefeito, cada município elaborou sua programação, com a estimativa de necessidades dos itens padronizados na REMEME para 12 meses de consumo. As diferentes programações foram consolidadas pela Secretaria de Estado da Saúde, transformando-se em um único objeto a ser licitado, em escala muito maior do que seria a compra fragmentada por cada município. Realizaram-se os vários pregões eletrônicos, por meio da Comissão Permanente de Licitação da SESA, agrupando-se todos os medicamentos em 16 diferentes processos. Após a tramitação e cumprimento de todas as etapas previstas na legislação, disponibilizaram-se as Atas de Registro de Preços para serem utilizadas pelos gestores municipais. A Secretaria de Estado da Saúde faz apenas a gestão virtual do mesmo, não se envolvendo em nenhuma logística de suprimento nem na gestão financeira, pois a entrega dos medicamentos é feita diretamente nos municípios e as prefeituras fazem o pagamento diretamente ao fornecedor, preservando sua autonomia. Resultados: Tivemos 74 adesões, que corresponde a 94,8% dos municípios. Esses municípios, então, elaboraram suas estimativas de necessidades para 12 meses de consumo. Consolidamos as programações e realizamos um único processo licitatório, por meio de Registro de Preços. Devido à escala maior, obtivemos preços bem menores na compra de 139

3 medicamentos, com economia de R$14,3 milhões em relação aos preços praticados pelos municípios, isoladamente. Como resultado principal, além do econômico, essa estratégia está promovendo a melhoria do acesso da população aos medicamentos básicos. Conclusões: O projeto é um trabalho inédito implantado pela SESA/GEAF. Representa uma modernização no gerenciamento na medida em que desburocratiza e agiliza as compras para os gestores municipais, assim como na medida em que o gestor estadual não se envolve na logística de armazenamento e distribuição dos itens. O Projeto SERP evidenciou, acima de tudo, a oportunidade de estruturarmos a mesma solução para aquisição de outros produtos e insumos comuns aos diferentes municípios. Tendo em vista que se trata de uma ação inovadora e inédita em nível nacional, com resultados que demonstram ser de baixo custo e alto impacto na aplicação dos recursos públicos, entendemos que a sua ampla divulgação, pode servir de estímulo à sua replicação pelas outras Secretarias Estaduais de Saúde do País.

4 SUMÁRIO INTRODUÇÃO OBJETIVOS METODOLOGIA RESULTADOS CONSLUSÕES...11 REFERÊNCIAS ANEXOS...15

5 4 INTRODUÇÃO No Estado do Espírito Santo, a aquisição e distribuição de medicamentos da atenção primária à saúde é responsabilidade dos municípios, conforme modelo totalmente descentralizado, que vem sendo adotado desde 2002 e ratificado na resolução CIB (Comissão Intergestores Bipartite) n o 756/2008 (CIB, 2009). Essa aquisição, como qualquer outra compra pública, deve ser realizada por meio de licitação, obedecendo a Lei Federal n o.8.666/93 (BRASIL, 1993). Por se tratar de medicamentos, também deve ser considerada a Portaria/MS n o 3765/98 (MINISTÉRIO DA SAÚDE, 1998), que determina mais uma série de documentos que devem ser exigidos nas aquisições deste tipo de produto. Considerando todos os trâmites que devem ser seguidos em um processo licitatório, a aquisição é demorada e comumente ocorrem falhas que atrasam ainda mais o processo. Dessa forma, muitas prefeituras possuem dificuldades em realizar suas licitações em tempo hábil para que não ocorra falta de medicamentos à população. Conforme diagnóstico situacional realizado, na maioria dos municípios os processos licitatórios demoram mais de 180 dias e, em alguns casos, aproximam-se de um ano. O repasse de recursos para custear a Assistência Farmacêutica Básica é realizado diretamente dos Fundos Nacional e Estadual de Saúde para os Fundos Municipais de Saúde, sendo definidos proporcionalmente em função do número de habitantes. Como a grande maioria dos municípios do Espírito Santo possui menos de 50 mil habitantes, esses recursos acabam representando um montante relativamente pequeno para cada município individualmente, não permitindo economia de escala na aquisição dos referidos medicamentos. Acrescente-se a isso, o fato de que a lista de medicamentos a serem adquiridos é a mesma para os diferentes municípios, ou seja, a Relação Estadual de Medicamentos Essenciais e Excepcionais (REMEME) (ESPÍRITO SANTO, 2007a), padronizada e pactuada em novembro de Nesse contexto, verificou-se que tais aquisições poderiam ser realizadas sem essa fragmentação, por meio de um único certame licitatório, reduzindo a burocracia e proporcionando compras por preços mais vantajosos. Como resultado final, além dos ganhos econômicos, tería-se também a ampliação do acesso aos medicamentos básicos para os usuários do Sistema Único de Saúde (SUS).

6 5 Como os serviços públicos de saúde integram uma rede regionalizada e hierarquizada e constituem um sistema único, há que se considerar ainda que a eficiência também é princípio constitucional da Administração Pública, conforme art. 37, caput da Constituição Federal (BRASIL, 1988). Assim, a Secretaria Estadual de Saúde, com o intuito de contribuir para a melhoria da otimização dos escassos recursos financeiros destinados à Assistência Farmacêutica no Estado do Espírito Santo e amparada pela Lei Federal n o 8.666/93, pelos Decretos Federais n o 3.931/01 e n o 4.342/02, assim como pelo Decreto Estadual n o R/07, propôs a implantação de um Sistema Estadual de Registro de Preços (SERP) para utilização pelos municípios na aquisição de medicamentos para a atenção básica.

7 6 OBJETIVOS O objetivo do SERP é contribuir para reduzir a burocracia local, melhorar a eficiência dos gastos públicos com medicamentos e promover a consequente melhoria da disponibilização de medicamentos pelas prefeituras, com maior agilidade, continuidade no abastecimento e, portanto, promover a melhoria da qualidade de vida dos usuários do SUS.

8 7 METODOLOGIA O Governo do Estado do Espírito Santo, por meio da Secretaria de Estado da Saúde (SESA), em parceria com diversas outras instituições, realizou um diagnóstico estadual da Assistência Farmacêutica na Atenção Primária em Saúde. Foram envolvidos 25 pesquisadores e trabalhou-se com uma amostragem de 10 municípios, por meio de uma metodologia validada e proposta pela Organização Mundial de Saúde (ESPÍRITO SANTO, 2007b). A partir desses estudos, debateu-se e formulou-se a Política Farmacêutica para o Estado com os diversos segmentos e atores afins, sendo o segundo estado da Federação a implantar uma política própria na área. Por meio desse diagnóstico, definiram-se várias ações necessárias, no sentido de organizar e estruturar as diversas frentes de trabalho na área de Assistência Farmacêutica, inclusive um Sistema Estadual de Registro de Preços. A SESA formulou e apresentou aos gestores municipais, por meio do Conselho dos Secretários Municipais de Saúde (COSEMS), a proposta de estruturação do SERP. Em paralelo, realizamos consulta prévia ao Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo acerca da legalidade da adesão e utilização dos gestores municipais do SERP. Obtivemos um opinamento favorável, que subsidiou e respaldou a articulação e mobilização dos Secretários Municipais de Saúde. Conforme orientação do Tribunal de Contas, as prefeituras tiveram que fazer um Decreto Municipal regulamentando o artigo n o.15 da Lei 8.666/98, que dispões sobre a modalidade de Registro de Preços. A adesão se deu por meio da assinatura pelo Prefeito de um Termo de Adesão específico (Anexo I). Após, cada município elaborou sua programação, com a estimativa de necessidades dos itens padronizados na REMEME para 12 meses de consumo. Todas as diferentes programações foram consolidadas pela Secretaria de Estado da Saúde, transformando-se em um único objeto a ser licitado, em escala muito maior do que seria a compra fragmentada por cada município. Realizaram-se vários pregões eletrônicos, por meio da Comissão Permanente de Licitação da SESA, agrupando-se todos os medicamentos em 16 diferentes processos. Após a tramitação e cumprimento de todas as etapas previstas

9 8 na legislação, disponibilizou-se as Atas de Registro de Preços para serem utilizadas pelos gestores municipais. A gestão do SERP é realizada pela SESA, por meio da Gerência Estadual de Assistência Farmacêutica (SESA/GEAF) e do Setor de Compras. Para coordenar e articular todo o processo, a SESA passou a disponibilizar um farmacêutico exclusivamente para tratar do SERP. Nesse modelo idealizado, a Secretaria de Estado da Saúde faz apenas a gestão virtual do mesmo, não se envolvendo em nenhuma logística de suprimento nem na gestão financeira, pois a entrega dos medicamentos é feita diretamente nos municípios e as prefeituras fazem o pagamento diretamente ao fornecedor, preservando sua autonomia. Objetivando-se facilitar o uso do SERP, foram divulgadas normas técnicas da estruturação e disponibilização do SERP (Anexo II). Além disso, elaborou-se um passo a passo para orientar os gestores municipais (Anexo III e IV), disponibilizando-se toda a funcionalidade por meio da internet.

10 9 RESULTADOS Dentre os 78 municípios do Estado, 74 aderiram ao projeto (Gráfico 1) e começaram a utilizar as atas de registro de preços em julho de 2009, beneficiando cerca de 2,2 milhões de capixabas, que potencialmente serão beneficiadas com acesso ampliado e regular aos medicamentos da atenção primária à saúde, garantindo tratamentos eficazes e melhor qualidade de vida. Gráfico 1: Percentual de municípios que aderiram ao SERP Foram licitados em pregão eletrônico e disponibilizados 139 diferentes medicamentos nessa primeira etapa de licitações do SERP. Esses itens permitem uma boa cobertura assistencial, pois tratam doenças predominantes na população capixaba, como diabetes, hipertensão arterial, infecções, verminoses, processos inflamatórios, entre outros. Conforme demonstra o Gráfico 2, caso esses 139 itens fossem adquiridos pelos preços praticados pelos municípios em suas últimas aquisições, os gastos seriam de R$ 23,8 milhões anuais. Por meio do SERP, esses mesmos itens e quantidades custarão R$ 9,5 milhões aos cofres municipais. Portanto, para os itens que já foram licitados com sucesso, observou-se uma economia significativa para os municípios, com gasto a menor da ordem de 152%. Isso está representando, efetivamente, mais de R$ 14 milhões de economia em recursos a serem otimizados e reaplicados na compra de mais medicamentos, na ampliação do número de atendimentos, na melhoria do acesso aos

11 10 medicamentos da atenção básica e/ou de outras ações e serviços de saúde destinadas à nossa população ,8 milhões ,5 milhões 5 0 estimativa com preço dos municipios preço SERP Gráfico 2: Valor (em R$ milhões) dos itens arrematados no pregão do SERP

12 11 CONSLUSÕES O SERP é uma das estratégias da Secretaria de Estado da Saúde para fortalecer a Atenção Primária à Saúde, que deve ser organizada como porta de entrada do sistema de saúde, enfatizando sua função resolutiva, a fim de atender a maioria das necessidades em saúde da população (doenças mais prevalentes), evitando-se a complicação dos agravos e a necessidade de internação na rede hospitalar, que é extremamente sobrecarregada. O projeto é um trabalho inédito implantado pela SESA/GEAF. O SERP representa uma modernização no gerenciamento na medida em que desburocratiza e agiliza as compras para os gestores municipais, assim como na medida em que o gestor estadual não se envolve na logística de armazenamento e distribuição dos itens. O Estado faz a administração virtual da ata do registro de preço e preserva a autonomia dos municípios. O SERP reserva ainda outra vantagem: os municípios não precisam dispor de uma grande área para estoque, uma vez que a aquisição dos produtos pode ser feita apenas para repor a demanda. Esta é uma tendência na logística de produtos que se torna possível com a implantação do SERP. Outro caráter inovador refere-se à funcionalidade de operacionalização do SERP por múltiplos usuários, por meio da internet. O grande diferencial do projeto é que não são necessários investimentos, além daqueles já previstos. O SERP promove, na verdade, uma economia de recursos, já que inúmeros processos licitatórios nas prefeituras, que envolvem vários recursos humanos e materiais, podem ser substituídos por um processo único, efetuado pela Secretaria de Estado da Saúde, aproveitando a experiência e a estrutura já existente no setor de compras da instituição. Há que se ressaltar ainda, que não existe nenhum custo extra com o armazenamento, controle, guarda e distribuição de medicamentos pela SESA, pois essa logística é feita diretamente com os municípios. Dessa forma, os custos para estruturação e manutenção anual da estrutura de gestão do SERP estão estimados em cerca de R$ 80 mil. Considerando que o projeto SERP foi iniciado em outubro de 2008, tivemos como principal dificuldade à implantação desse projeto a fase de transição

13 12 política ocorrida nas Prefeituras, devido ao processo eleitoral e mudança de vários gestores. Em razão disso, houve necessidade de nova mobilização e sensibilização desses atores, acarretando atraso na implementação do projeto em cerca de 90 dias. Podemos destacar como principal conhecimento adquirido no desenvolvimento desse projeto, o fato de que grandes resultados não dependem necessariamente de projetos e ações complexas e caras. Muitas vezes, em gestão, boas doses de criatividade e espírito empreendedor, são capazes de forjar a construção de soluções extremamente úteis à nossa sociedade e às organizações públicas. Um dos principais fatores determinantes para o sucesso da iniciativa foi a boa capacidade da equipe em mobilizar e sensibilizar os gestores municipais. Também há que se destacar a importante parceria e comprometimento dos vários setores e atores da própria SESA, envolvidos nesse projeto, como: GEAF, Setor de Compras, Setor de Contratos e Convênios, Gerência de Tecnologia da Informação e o Gabinete do Secretário. O Projeto SERP evidenciou, acima de tudo, a oportunidade de estruturarmos a mesma solução para aquisição de outros produtos e insumos comuns aos diferentes municípios, como insumos para pacientes insulinodependentes, mobiliário de uso comum para as farmácias, entre outros. Tendo em vista que se trata de uma ação inovadora e inédita em nível nacional, com resultados que demonstram ser de baixo custo e alto impacto na aplicação dos recursos públicos, entendemos que a sua ampla divulgação, pode servir de estímulo à sua replicação pelas outras Secretarias Estaduais de Saúde do País.

14 13 REFERÊNCIAS BRASIL. Constituição (1988). Constituição da República Federativa do Brasil. Brasília, DF: Senado, p. Disponível em: < documents/1_constituicao_republica_federativa_brasil.pdf>. Acesso em: 20 jun BRASIL. Lei n o 8666, de 21 de junho de Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências. Diário Oficial da União, Brasília, DF, 06 jul COMISSÃO INTERGESTORES BIPARTITE (Espírito Santo). Resolução n o 756, de 28 de abril de Disponível em: < midias/pdf/111.pdf>. Acesso em: 23 abr ESPÍRITO SANTO (Estado). Relação Estadual de Medicamentos Essenciais e Medicamentos Excepcionais (REMEME). Vitória, ES: Secretaria de Estado da Saúde, Gerência de Assistência Farmacêutica, p. Disponível em: < 196/farmaciacidada/_midias/pdf/14.pdf>. Acesso em: 09 maio Diagnóstico da assistência farmacêutica no setor público e a política farmacêutica do Estado do Espírito Santo. Vitória, ES: Secretaria de Estado da Saúde. Gerência de Assistência Farmacêutica, p. Disponível em: < /farmaciacidada/_midias/pdf/20.pdf>. Acesso em: 09 maio MINISTÉRIO DA SAÚDE (Brasil). Portaria n o 3765, de 20 de outubro de Altera o artigo 5 o da Portaria Ministerial n o 2.814, de 29 de maio de Diário Oficial da União, Brasília, DF: Poder Executivo, 22 out

15 14 AUTORIA Geruza Rios Pessanha Tavares Médica, Mestre em Saúde Coletiva, Professora do Curso de Medicina da Escola de Medicina Santa Casa de Misericórdia (EMESCAM). Gerente Estadual de Assistência Farmacêutica da Secretaria de Estado da Saúde do Espírito Santo. Endereço eletrônico: Silvio César Machado-dos-Santos Graduado em Farmácia e Bioquímica. Graduado em Economia. Especialista em Gestão de Sistemas e Serviços de Saúde. Mestre em Saúde Pública. Sub-Secretário de Gerenciamento de Projetos da Secretaria de Estado da Saúde do Espírito Santo. Professor Universitário (EMESCAM). Diretor e pesquisador do Instituto Salutaris. Endereço eletrônico: silviomachado@saude.es.gov.br Graziany Leite Moreira Graduada em Farmácia e Bioquímica pela Escola Superior São Francisco de Assis (ESFA). Especialista em Análises Clínicas pela EMESCAM. Coordenadora do Núcleo de Medicamentos Excepcionais e Básicos da Secretaria de Estado da Saúde do Espírito Santo. Endereço eletrônico: grazianymoreira@saude.es.gov.br Patricia Campanha Barcelos Graduada em Farmácia e Bioquímica e especialista em Farmacologia Básica e Clínica pela Universidade Federal do Espírito Santo. Mestranda em Gestão de Tecnologias em Saúde no Instituto de Medicina Social (IMS/UERJ). Atua na Secretaria de Estado da Saúde do Espírito Santo na área de Monitoramento e Avaliação. Endereço eletrônico: patriciabarcelos@saude.es.gov.br Fábio Rogério Gomes Pereira Farmacêutico pela Universidade Federal de Ouro Preto (UFOP). Especialização em Citologia Clínica pela mesma Instituição. Responsável pelo gerenciamento do Sistema Estadual de Registro de Preços de Medicamentos da Atenção Primária à Saúde na Secretaria de Estado da Saúde do Espírito Santo. Endereço eletrônico: geaf.serp@saude.es.gov.br

16 15 ANEXOS ANEXO I TERMO DE ADESÃO SISTEMA ESTADUAL DE REGISTRO DE PREÇOS (SERP) Fazem o termo de adesão entre si, o Governo do Estado do Espírito Santo, por meio da Secretaria de Estado da Saúde e o município de..., com vistas a otimização dos recursos financeiros, redução da burocratização e conseqüente ampliação do nível de cobertura em medicamentos, por meio da estruturação do Sistema Estadual de Registro de Preços (SERP). O Estado do Espírito Santo, por meio da Secretaria de Estado da Saúde, pessoa jurídica de direito público interno, CGC/MF sob o n o / , com sede à Av. Marechal Mascarenhas de Moraes, 2025, Vitória/ES, denominada SESA, neste ato representado pelo Secretário Anselmo Tozi e o município...representado neste ato pelo Prefeito..., CPF..., domiciliado à..., firmam o presente termo de acordo com as cláusulas e condições a seguir estabelecidas: Cláusula Primeira: Do objetivo O presente Termo de Adesão tem como objetivo estabelecer os critérios normativos para estruturação do Sistema Estadual de Registro de Preços (SERP). Cláusula Segunda: Dos compromissos da SESA A SESA se compromete a: 1 Viabilizar ferramentas de gestão e comunicação por meio da internet; 2 Oferecer treinamento a 01 (um) representante de cada município participante do SERP, que deverá atuar como multiplicador local; 3 Receber e consolidar todas as informações relativas à estimativa individual (municipal) e total de consumo; 4 Promover todos os atos necessários à elaboração do Edital e instrução processual para a realização do procedimento licitatório pertinente; 5 Realizar todo o procedimento licitatório, bem como os atos dele decorrentes, tais como a assinatura da Ata e o encaminhamento de sua cópia aos demais órgãos participantes; 7 Disponibilizar e gerenciar a Ata de Registro de Preços. Cláusula Terceira: Dos compromissos do Município Ao município compete: 1 Garantir que todos os atos inerentes ao procedimento para sua adesão ao SERP e utilização da Ata de Registro de Preços, estejam devidamente formalizados e aprovados pela autoridade competente através de decreto municipal específico; 2 Elaborar e homologar sua Relação Municipal de Medicamentos Essenciais, em conformidade dom a necessidade epidemiológica local e com a Relação Estadual de Medicamentos Essenciais e Excepcionais (REMEME);

17 16 3 Elaborar e encaminhar à SESA, órgão gestor, sua estimativa de consumo de medicamentos para 12 meses, para cada item da REMUME que integre a REMEME; 4 Definir, formalmente, um responsável municipal para ser capacitado e para o conseqüente gerenciamento da programação realizada e integrante do SERP; 5 Zelar pelas obrigações assumidas, executando a Ata de Registro de Preços de acordo com suas necessidades; 6 Alimentar um Sistema de Informações Gerenciais da Assistência Farmacêutica (SIG-AF) na APS, composto por indicadores, fluxos e periodicidade definidos pela SESA. Ressalta-se que a manutenção da alimentação desse SIG-AF constitui condição prévia à habilitação e continuidade de uso do SERP, pelo município; 7 Zelar pelo devido pagamento diretamente aos fornecedores, em conformidade com os prazos previstos em lei e no Edital, assim como zelar pelo cumprimento de todas as cláusulas contratuais existentes. Cláusula Quarta: Fica facultado ao gestor municipal, a opção de adquirir os medicamentos em questão por outro meio, que não seja o SERP, nas seguintes situações: a) quando os preços da ARP não forem mais vantajosos do que outra opção; b) quando se verificar o não cumprimento do contrato por parte do fornecedor; c) quando o prazo para entrega estipulado pelo fornecedor não for compatível com a necessidade do(s) paciente(s) e/ou com os prazos determinados judicialmente; d) quando toda a quantidade reservada na ARP, para um referido medicamento, tiver sido executada e, ainda assim, não for suficiente para atender a necessidade dos usuários do município em questão. Cláusula Quinta: O município de..., opta por receber os medicamentos adquiridos pela Ata de Registro de Preços em seu almoxarifado, situado à Rua... Cláusula Sexta: Da rescisão O presente Termo de adesão poderá ser rescindido nas seguintes situações: 1 Sem comunicação prévia, caso ocorra o descumprimento das obrigações ora estipuladas, seja pelo Estado ou pelo Município; 2 Com comunicação oficial, caso seja esta a decisão do gestor competente, sendo vetada ao município, a execução da ARP em vigor e não cabendo ao mesmo sua adesão à próxima edição do SERP. E por estarem certos e ajustados, firma-se o presente em 03 (três) vias de igual forma e teor. Vitória,...de...de NOME ANSELMO TOZI Prefeito Municipal Secretário de Estado da Saúde

18 17 ANEXO II NORMAS TÉCNICAS DA ESTRUTURAÇÃO E DISPONIBILIZAÇÃO DO SISTEMA ESTADUAL DE REGISTRO DE PREÇOS (SERP) 1) A SESA implantará o Sistema Estadual de Registro de Preços (SERP) para aquisição de medicamentos da atenção primária, por meio do qual disponibilizará aos municípios, que aderirem à proposta, a respectiva Ata de Registro de Preços (ARP). 1.1) A referida ARP contemplará exclusivamente o elenco de medicamentos de competência municipal, que integra a REMEME, em conformidade com a consolidação das listas e programações encaminhadas oficialmente por cada município; 1.2) O SERP possibilitará a aquisição dos referidos medicamentos, pelos gestores municipais, tornando-se uma opção para reduzir a burocracia local e promover a conseqüente melhoria da disponibilização de medicamentos na rede básica de saúde, com maior agilidade e, possivelmente, a preços menores em função da economia de escala. 1.3) A adesão municipal ao SERP deverá acontecer anualmente, de maneira formal e prévia ao processo licitatório estadual destinado à elaboração da ARP, em conformidade com o cumprimento das seguintes etapas: a) Edição de Decreto Municipal regulamentando essa matéria na esfera municipal de gestão; b) Elaboração da REMUME, em conformidade com a necessidade epidemiológica local e com o elenco de medicamentos de Atenção Primária em Saúde (competência municipal) constante da REMEME; c) Elaboração da estimativa de necessidades de cada item selecionado para 12 meses, utilizando-se métodos adequados de programação; d) Formalização da adesão ao SERP, mediante preenchimento e envio do Termo específico que será disponibilizado pela SESA; 1.4) Para a adesão à primeira edição do SERP (2008), os municípios interessados deverão cumprir as etapas previstas no parágrafo anterior, impreterivelmente até 07 de abril de 2008; 1.5) Os municípios interessados deverão ainda alimentar um Sistema de Informações Gerenciais da Assistência Farmacêutica (SIG-AF) na APS, composto por indicadores, fluxos e periodicidade definidos pela SESA. Ressalta-se que a

19 18 manutenção da alimentação desse SIG-AF constitui condição prévia à habilitação e continuidade de uso do SERP, pelo município; 1.6) A gestão do SERP e da ARP será realizada pela SESA, por meio da Gerência Estadual de Assistência Farmacêutica (SESA/GEAF) e do Setor de Compras. Ficará sob a competência e responsabilidade do gestor municipal, a gestão dos recursos financeiros destinados a esse custeio, a definição sobre o cronograma para execução das parcelas, o recebimento e armazenamento dos medicamentos adquiridos por meio do SERP, assim como o efetivo pagamento diretamente aos fornecedores; 1.7) A partir da efetiva disponibilização da ARP para execução, fica facultada ao gestor municipal a opção de adquirir os medicamentos em questão por outro meio, que não seja o SERP, nas seguintes situações: a) quando os preços da ARP não forem mais vantajosos do que outra opção; b) quando se verificar o não cumprimento do contrato por parte do fornecedor; c) quando o prazo para entrega estipulado pelo fornecedor não for compatível com a necessidade do(s) paciente(s) e/ou com os prazos determinados judicialmente.

20 19 ANEXO III PASSO A PASSO PARA USO DO SISTEMA ESTADUAL DE REGISTRO DE PREÇOS (SERP) ORIENTAÇÕES PARA OPERACIONALIZAÇÃO DAS AQUISIÇÕES DOS MEDICAMENTOS PELOS MUNICÍPIOS 1 o Passo: O município deverá regulamentar seu sistema de registro de preços através de Ato Autorizativo (Lei/Decreto Municipal) de forma que contenha autorização para que os órgãos e entidades do Poder Público Municipal possam fazer uso de ata de registro de preços de outro ente federativo, bem como, em caminho inverso, órgãos e entidades de outro ente federativo possam utilizar a ata de registro de preços do Município (nos moldes do Decreto Estadual N o R, de 24/01/07); Obs.: Sem esta regulamentação não será permitido o Município utilizar a Ata de Registro de Preços. 2 o Passo: Para cada solicitação de medicamento, o responsável pelo gerenciamento do Sistema Estadual de Registro de Preços (SERP) no Município irá acessar o site da Secretaria de Estado da Saúde ( entrar na área restrita usando senha individual e preencher a planilha padrão, contendo a descrição dos itens e a quantidade solicitada. A referida planilha será encaminhada, por meio da internet, ao gerente estadual do SERP para que possa ser analisada e autorizada. Quando autorizada, a planilha retornará por ao município, constando ainda número do processo, CNPJ do fornecedor, marca, número da Ata, vigência, quantidade programada, quantidade solicitada, quantidade liberada e o saldo ainda disponível ao município, para que seja anexada ao processo. Obs.1: Ao realizar sua requisição demedicamentos, cada responsável deverá observar os itens e quantidades previamente programadas para o seu respectivo município. Obs.2: Caso haja necessidade de aquisição de algum item ou quantidade não programada previamente, cada responsável deverá encaminhar Ofício específico, detalhando e justificando sua necessidade extra. Essa solicitação será avaliada pelo Gestor do SERP, para verificação quanto à possibilidade de atendê-la. 3 o Passo: O Município deverá abrir um processo de compra específico para cada ATA, visto que o processo mãe estará de posse da SESA. Este processo deverá ser instruindo com os seguintes documentos: a) Documento inicial endereçado ao ordenador de despesas do município, solicitando a compra dos medicamentos em questão através da Ata de Registro de Preços de Medicamentos da Secretaria de Estado da Saúde. Nesse documento, o responsável pode se reportar à: Ata de Registro de Preços firmada pelo Estado; Termo de Adesão; Lei/decreto Municipal; Justificativa para aquisição.

21 20 b) Requisição de Medicamentos, autorizada pelo Gestor do SERP; c) Cópia, autenticada por servidor da SESA, da A.R.P. Ata de Registro de Preços firmada pelo Estado assinada pelo Secretário de Estado da Saúde e pelo fornecedor; d) Cópia da Publicação da Ata no DOES; e) Cópia do Ato Autorizativo Municipal; f) Cópia do Termo de Adesão do município ao SERP; g) Solicitação de empenho do valor a ser pago ao fornecedor. 4 o Passo: O ordenador de despesa autoriza o empenho e anexa ao processo a Declaração de atendimento à Lei de Responsabilidade fiscal. O processo é encaminhado ao Fundo Municipal de Saúde. 5 o Passo: O Fundo Municipal de Saúde informa a dotação orçamentária e empenha o valor referente à compra. 6 o Passo: É emitida Autorização de Fornecimento de Medicamentos (AFM); 7 o Passo: O resumo da AFM deve ser publicado no DOES ou jornal de grande circulação; 8 o Passo: A AFM é encaminhada ao Fornecedor; 9 o Passo: O fornecedor realiza a entrega; 10 o Passo: As notas fiscais recebidas são atestadas e anexadas ao processo que é encaminhado ao Fundo Municipal de Saúde para pagamento. 11 o Passo: Após pagamento, o processo retornará à Assistência Farmacêutica para que sejam realizadas novas solicitações, caso necessário. Para novas solicitações, deverá ser anexada ao mesmo processo, nova planilha com quantitativo solicitado e autorizada pelo Gestor do SERP, solicitação de empenho do valor a ser pago ao fornecedor e seguido o 4 o passo em diante. IMPORTANTE: Em hipótese alguma o total solicitado (quantidade acumulada) deverá exceder o quantitativo total programado pelo Município, salvo mediante Ofício específico justificando tal solicitação;

22 21 Deve-se atentar para a validade das Atas. Dessa forma, a última parcela deverá ser solicitada com antecedência suficiente para que as entregas dos medicamentos efetivamente aconteçam antes do vencimento da Ata. A gestão do SERP será realizada pela SESA, por meio da Gerência Estadual de Assistência Farmacêutica (SESA/GEAF). Ficará sob a competência e responsabilidade do gestor municipal, a gestão dos recursos financeiros destinados a esse custeio, a definição sobre o cronograma para execução das parcelas, o recebimento e armazenamento dos medicamentos adquiridos por meio do SERP, assim como o efetivo pagamento diretamente aos fornecedores. No caso de irregularidade por parte do fornecedor, o município deverá se reportar diretamente ao mesmo em busca da resolução para o fato. Caso não haja acordo entre as partes, o problema deverá ser oficializado ao Gestor do SERP para providências cabíveis. Caso seja constatado preço de algum item constante do SERP maior que o praticado pelo mercado, juntar as informações e encaminhar ao gestor do SERP, para que o mesmo negocie com o fornecedor a redução do preço ou a liberação do fornecedor das responsabilidades na referida ATA. CONTATOS: Fábio Rogério Gomes Pereira Gestor do SERP (SESA/GEAF) (27) geaf.serp@saude.es.gov.br.

23 22 ANEXO IV PASSO A PASSO PARA USO DO SISTEMA ESTADUAL DE REGISTRO DE PREÇOS PELA INTERNET (SERP) Para acessar a área restrita do Site da SESA e entrar no Sistema Estadual de Registro de Preços de Medicamentos (SERP), siga os passos abaixo: 1 o ) No site selecione a chave que se encontra no canto superior direito do menu Horizontal do Site. 2 o ) Digite o seu CPF e a senha inicial. Após selecionar o botão Enviar, vai aparecer uma janela solicitando para criar uma nova senha. Digite então a Nova senha e confirme. Após esse processo sua senha passará a ser a que você cadastrou

24 3 o ) Quando aparecer a página inicial do Site da SESA, observe que o item SERP/Solicitação aparece destacado no final do menu Vertical à esquerda. Para acessar o Sistema Estadual de Registro de Preços de Medicamentos (SERP), entre nessa opção. 23