Manual do Klavix. Introdução

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1 Introdução Aplicação O Klavix é um software de aplicação ampla, voltado para empresas comerciais ou industriais de pequeno porte. Ele mantém cadastros de clientes, fornecedores, mala direta, e também controla estoques, finanças, contabilidade, compras e vendas. A aplicação em grandes empresas não é totalmente viável pois o Klavix não comporta a complexidade dos processos intrincados que em empresas menores seriam mais simples. Em compras, uma grande empresa deverá ter diversos processos de aprovação, licitação, e outros trâmites que não acontecem numa pequena empresa. No Klavix, existe um módulo de compras simples porém muito eficiente para uma pequena empresa. Nossa experiência tem sido bem sucedida até com empresas na faixa de funcionários. Negócios pequenos tendem a ser pouco organizados em suas funções básicas, como contabilidade e controle de pendências. O Klavix pode ser uma excelente ferramenta para ajudar neste sentido, basta que se tenha um pouco de disciplina para lançar as transações no sistema. Não há controle de estoque que resista à retirada não informada de uma mercadoria. Vantagens do uso do Klavix Simplicidade Você pode aprender rapidamente como usar o sistema, ele é bastante intuitivo e pode ser operado com um treinamento básico de um dia ou menos. As telas possuem padrões estéticos e operacionais que fazem com que uma vez dominado um módulo, os demais sejam rapidamente assimilados também. Baixo custo O sistema é muito estável, simples de instalar e dispensa ferramentas adicionais pagas. O banco de dados Firebird é gratuito e também não demanda a contratação de profissionais especializados. Usando o suporte da Loureiro, você sequer precisa de um profissional de informática, basta um usuário que saiba copiar arquivos e mandar s. Recursos expansíveis O sistema possui uma abundância de recursos, resultado da experiência de centenas de clientes. Você pode ainda expandir tais recursos usando o Gerador de Relatórios, de forma a gerar praticamente qualquer tipo de informação. Pode Página 1 de 24

2 exportar dados para o Excel, pode montar relatórios usando outras ferramentas, e pode se beneficiar de toda a estrutura dos bancos em SQL. Segurança operacional O Klavix documenta todas as operações envolvendo valores e estoque, permitindo que você possa rastrear quem fez o que, e quando. Além disso, você pode especificar perfis de usuários que tenham acesso restrito a determinadas funções. Segurança de dados O Klavix opera sobre banco de dados Firebird, que garante uma plataforma estável e expansível. É possível armazenar milhões de informações com total segurança e rapidez. Economia Por usar um banco de dados gratuito, você economiza com licenças de uso de banco de dados. Mas também economiza pelo fato do banco de dados ser autoajustável, assim, não precisa de profissionais para balanceamento do banco ou manutenção periódica, basta fazer um backup/restore a cada mês ou semana, dependendo do volume de operações de sua empresa. Flexibilidade O sistema comporta várias moedas, diferentes centros de custo, várias empresas ao mesmo tempo, vários estoques dentro da mesma empresa, vários usuários simultâneos e pode ser acessado remotamente com o uso do Terminal Server da Microsoft. Página 2 de 24

3 História e Arquitetura básica do Klavix Histórico Tínhamos escrito um sistema complexo para ERP (da sigla em inglês Enterprise Resource Planning), ou seja, um sistema integrado de gestão usando conceitos padrão no mercado. Era um sistema robusto, porém muito complexo, difícil de implantar e difícil de auditar. Cada modificação nele tomava um tempo interminável e saía caro para os clientes. E isso acontecia com todos os sistemas de empresas concorrentes que tivemos contato. Criei um projeto fracassado chamado ECO (sigla para Easy COmmerce). Ele tinha um básico de contabilidade bancária e boas intenções, mas foi uma frustração e não era simples o suficiente. Fiquei meses ruminando minhas frustrações sem muito resultado quando minha esposa, que sempre foi uma grande fonte de apoio e alegria, me incentivou a retomar o projeto. Novo empenho e mais alguns meses redesenhando as bases de dados e uma idéia preciosa nas mãos, fazer tudo como contabilidade. Um cliente havia pedido um sistema que fizesse vendas, factoring e câmbio usando apenas uma tabela, e tinha um protótipo muito simples. O protótipo dele era falho porque não garantia o fechamento dos dados, então eu repensei o esquema e refiz tudo baseado em contabilidade expandida, um conceito que eu criei para usar lançamentos contábeis integrados com estoque. A matriz de contas seria auto-relacionada, cada conta apontando para outra superior até termos uma estrutura hierárquica multi-nível e pronto, estava criado o Klavix. Posteriormente implementamos outros conceitos interessantes como a auto-atualização de versões, gerador de relatórios e ferramentas diversas, o sistema foi crescendo e se tornando mais estável, sendo hoje usado por muitas pequenas empresas em todas as regiões do Brasil. O nome Klavix lembra chave, e é uma idéia minha também. É um nome simples e fácil de pronunciar em várias línguas. Conceitos básicos O Klavix é um sistema baseado em contabilidade. Diferente de outros sistemas que geram contabilidade, os lançamentos contábeis são o centro de tudo no Klavix. Mais do que simplesmente documentar lançamentos, no Klavix os lançamentos controlam tanto finanças quanto estoque, e com isso temos as vantagens abaixo: - total rastreabilidade de informações - resultados instantâneos sem a necessidade de processos de fechamento Página 3 de 24

4 - segurança operacional De forma resumida, cada lançamento contém: DC Empresa Conta Valor Produto/Moeda Preço/Cotação Observe que produto e moeda aparecem na mesma coluna. Vamos ver como isso acontece mostrando a contabilização de uma venda feita em dólar na cotação de 2,00. DC Empresa Conta Valor Produto/Moeda Preço/Cotação D 1 Cliente x 250,00 U$ 2,00 C 1 Receita de Vendas 250,00 U$ 2,00 D 1 CMV 300,00 R$ 1,00 C 1 Estoque Central 3 TR ,00 O registro da venda já contabiliza o valor na moeda em que foi feita a transação, e a cotação do dia em que a cotação foi realizada. Também note que a contabilização da CMV (Custo da Mercadoria Vendida) é feita no momento da venda, e não no final do mês, conseguindo com isso os seguintes benefícios: - Total transparência operacional, a transação é documentada exatamente como foi feita - Apuração de lucro imediata, sem a necessidade de fechamentos periódicos - Flexibilidade para atender a diferentes mercados, e situações distintas como factoring, venda em outras moedas, etc. É um conceito simples e versátil. Você pode fixar a coluna empresa e tirar um balancete com a posição de uma empresa. Fixando conta e empresa, teremos um razonete contábil. Fixando a data, um livro diário. Multiplicando o valor pela cotação teremos o balancete em reais. Caso não seja uma moeda e sim um produto, podemos tirar a ficha de estoque deste produto nesta mesma tabela. A contabilidade vai sempre bater com o estoque. Este conceito é tão versátil que reduz a complexidade do sistema a menos da metade da requerida por outros sistemas para atingir o mesmo objetivo, mais rápido e mais fácil de ser auditado. Primeiros passos Presume-se que o usuário já tenha uma senha para login, e que o sistema já esteja instalado na sua máquina, caso contrário, refira-se ao manual específico de instalação do sistema. Página 4 de 24

5 Configuração do Sistema Empresas É preciso criar pelo menos uma empresa. Isso provavelmente já foi feito previamente, mas você pode querer configurar mais informações na tabela de empresas a qualquer momento, além de incluir novas empresas. Por que e quando ter mais de uma empresa? 1 Quando tiver uma fábrica e um distribuidor que são empresas diferentes mas partilham da mesma base de clientes e produtos. 2 Quando quiser manter informações contábeis ou fiscais separadas, especialmente para regimes fiscais diferenciados. 3 Quando quiser controlar negócios distintos e ter os resultados consolidados, ou neste mesmo raciocínio, para controlar finanças pessoais como se fosse uma empresa à parte. Se você tiver negócios muito diferentes e quiser controlar ambos usando o Klavix, pode apontar atalhos para diferentes bancos de dados e usar cada banco de dados para um negócio. Na tabela de empresas, você deverá informar: - Código e nome da empresa - Tipo (comercial ou serviços) para indústrias use a opção comercial - Número dos parâmetros geral e de vendas (usualmente deixe o número 1) - Cor de fundo (fator apenas estético, mas importante para criar uma identificação visual rápida quando tiver várias empresas) - Emite nota fiscal (quando o sistema deve obrigar a emissão de nota fiscal, não aplicável para impressão via ECF ou negócios dispensados de emissão de nota fiscal) - Código da empresa no cadastro de contas (apenas útil para transferências entre lojas) - Moeda padrão para emissão de balancete comparativo Perfis e Usuários Um perfil é um tipo de usuários. Há um perfil básico que é o administrador, com autorização para acessar todos os módulos. Você pode criar outros perfis com permissões limitadas, clicando nas opções que deseja habilitar. Ao criar um usuário, informe nome, senha (opcional), multi-empresa (capacidade de selecionar uma empresa no login) ou vinculado a apenas uma empresa que você escolher, se permite selecionar centro de custos e qual o centro de custos padrão do usuário, perfil e conta associada do cadastro de contas para uso no atendimento a clientes. Página 5 de 24

6 Contas Entendemos por conta tanto as existentes no Plano de Contas como também clientes, fornecedores, representantes, locais de estoque, contas bancárias e outras empresas ou pessoas físicas que transacionem com a empresa. Para efeito de cadastro, existem duas telas onde podemos fazer isso. As contas gerais do Plano de Contas são cadastradas na opção Plano de Contas do menu. Lá podemos informar: - Nome da conta e nome interno - Número de ordem, que informa sua posição no balancete - Conta superior, colocada automaticamente, mas que você pode mudar - Opção de aceitar lançamentos - Opção de conta de grupo Contas de grupo são aquelas informadas na tela de Clientes e Fornecedores. São empresas e pessoas físicas com relacionamento contábil com a empresa ou as empresas informadas na tabela de Empresas. Preferimos usar duas telas distintas pois são situações distintas, que requerem profissionais diferentes. No Plano de contas, além da estrutura contábil, informamos contas genéricas como: Despesas de água, luz, receitas gerais, e demais contas de ativo e passivo. As contas que se referem a clientes, fornecedores e outros tipos de contas, informamos na tela de Clientes e Fornecedores, onde temos espaço para digitar endereço, telefone e outras informações. Tipos de Contas Esta tabela define quais contas do plano de contas referem-se às contas que serão informadas na tela de clientes e fornecedores. Estas contas são pré-configuradas como: Plano de Contas Clientes Fornecedores Prestadores de Serviço Representantes Clientes em Perspectiva Locais de Estoque Contas Bancárias Funcionários Cada tipo de conta está vinculado a uma conta contábil definida em contas como Conta de Grupo. Página 6 de 24

7 Nos tipos de contas, também podem se especificar campos adicionais para cada tipo. Estes campos são espaços propositalmente deixados em branco para que o usuário possa cadastrar informações adicionais que não constem no cadastro original. Veja o exemplo abaixo: Exemplo: queremos cadastrar um ponto de referência para chegar ao endereço dos clientes. Vamos até a tela de Tipos de Contas e na pasta Campos Adicionais do registro número 1 CLIENTES. Agora vamos escrever no primeiro campo alfanumérico Referência do Endereço. Pronto, isso é suficiente para que no cadastro de clientes apareça um espaço para você digitar esta informação. Os campos adicionais têm nomes internos definidos como: A1 até A5 para os campos alfanuméricos, X1 até X3 para campos numéricos, D1 até D3 para datas e MT1 até MT5 para marcas de tique (que são campos que você marca ou desmarca). Estes campos estão disponíveis no Gerador de Relatórios. IMPORTANTE: você pode definir que um determinado tipo de contas é confidencial. Se fizer isso e definir no perfil do usuário que ele não pode ver contas confidenciais, o sistema irá tornar invisíveis as pastas de dados, dados adicionais, contatos e dados comerciais daquela conta, permitindo ver apenas nome e nome fantasia. Grupos e Subgrupos, Materiais e Mercados-Alvo Seu cadastro de produtos poderá ser segmentado de 4 maneiras distintas e independentes. Estas tabelas servem apenas para ajudá-lo a confeccionar estatísticas e identificar grupos ou linhas de produtos que vendem mais, ou que precisam de reposição. O sistema não define o que você deve usar como critério para grupos ou subgrupos. Você também não é obrigado a usar estas informações. No caso de uma joalheria, eu usaria mais ou menos a seguinte codificação: GRUPOS SUBGRUPOS MATERIAIS MERCADOS Anéis Lisos Ouro Feminino Brincos Com brilhantes Prata Masculino Pingentes Com pedras Aço Infantil Se tivesse um pequeno mercado, talvez usasse o seguinte: GRUPOS SUBGRUPOS MATERIAIS MERCADOS Bebidas Nacionais Enlatados Importados Açougue Peixaria Pães e Doces... Página 7 de 24

8 Note que há campos já pré-definidos para fornecedor e modelo, não sendo necessário usar estas tabelas para isso. Uma boa definição destas tabelas pode permitir que você calcule a lucratividade de um determinado setor. Moedas e Cotações Se o seu negócio fizer importações ou você precisar vender ou comprar em outras moedas, é necessário cadastrá-las. Para cada moeda, você informará uma cotação-base fixa, e uma cotação diária na tabela de cotações. A cotação-base será usada par cálculos de preços, que você não quer ficar mudando todos os dias. A cotação diária será usada para registros financeiros. No caso de você trabalhar com várias moedas, é importante alimentar as cotações diariamente. Bandeiras No caso de você utilizar cartões de crédito ou débito, deverá cadastrar as bandeiras aqui. Para cada bandeira, deverá informar qual a taxa de administração para vendas à vista e para vendas parceladas. Formas de Pagamento Você pode deixar formas de pagamento pré-definidas, para facilitar o trabalho das áreas de vendas e compras. A forma de pagamento número 1 pré-definida é A VISTA, pressupondo pagamento em dinheiro. Você pode alterar este registro para o que considerar mais comum em sua empresa. Para cada forma de pagamento, você deverá informar: % Entrada: quanto por cento deve ser dado de entrada Dias para entrada: quando será paga a entrada Número de parcelas Intervalo entre parcelas Para pagamentos em cheque, você pode especificar da seguinte forma: Forma de Pagamento % entrada Dias entr Nro parc Intervalo A vista dias , % no ato e + 6 parcelas a cada 15 dias Para pagamentos em cartão de crédito, você sempre deve colocar o número de parcelas, a taxa de administração e a bandeira (é uma informação em duplicidade uma vez que você Página 8 de 24

9 já fez isso na tabela de bandeiras, mas é necessária pois são situações distintas no programa). Também é necessário informar o meio de pagamento e a aplicação da forma de pagamento (se para contas a receber, pagar ou ambas). Plano de Contas (veja o manual do sistema financeiro do Klavix) Tipos de Movimento Usado para lançamentos de entrada e saída de estoque, permite associar cada movimento com uma conta. Por exemplo, saídas por perda ou furto podem ser contabilizadas como uma despesa contábil de perdas, saídas por brindes como despesa de marketing, e assim por diante. Se nada for informado, as entradas e saídas serão lançadas como Ajustes de Inventário, e no caso de entradas ou saídas por produção, para a conta de Custos de Produção informada em Parâmetros. Políticas de Venda A tabela de políticas serve para criar condições específicas de venda para diferentes tabelas de preços. A política 1 é a padrão e não deve ser mudada. Outras políticas podem ser criadas para o caso de vendas para atacadistas, clientes com descontos especiais, etc. Para compreender como funcionam as políticas, é importante entender alguns conceitos criados no Klavix. VALOR DE COMPRA: é o valor pago pela mercadoria na moeda em que foi comprada. CUSTO: é o valor pago da moeda em reais na data em que foi comprada. Este valor não se altera em novas compras. PREÇO: é o valor do preço final em reais. PREÇO NA MOEDA: é o valor do preço na moeda em que o produto estiver ancorado. MARKUP: é o fator que multiplicado ao custo resulta no preço. Exemplo: Um produto custou 25 dólares na cotação de 2,00 e será vendido ao markup de 3. Neste caso: VALOR DE COMPRA = 25 MOEDA = DOLAR CUSTO = 50 MARKUP = 3 PRECO = 150 Página 9 de 24

10 PRECO NA MOEDA = 75 O markup pode ser opcionalmente calculado automaticamente por grupo, subgrupo ou parâmetro geral, conforme indicado na tela de parâmetros do sistema. No caso das políticas de preço, a política 1 ignora toda essa complexidade e vende pelo preço especificado. As demais políticas partem do VALOR DE COMPRA para seus cálculos, que serão calculados com um fator de multiplicação. Veja os exemplos: Exemplo 1 Trabalho só em reais e tenho revendedores que compram meu produto por 50% a mais do meu valor de compra. Neste caso, eu especificamos 1,5 no fator e pedimos para ignorar o markup. Exemplo 2 Tenho clientes com desconto de 20% sobre o preço final. Neste caso, especificamos um fator de 0,8 e não ignoramos o markup. Centros de Custo Outra informação de lançamentos que não mencionamos acima é o Centro de Custo para o qual estamos lançando as informações. Recomendamos a utilização deste recurso apenas em casos específicos, para você identificar onde estão sendo efetuadas as receitas e as despesas. O uso de centros de custo é essencial para empresas que tocam grandes projetos ou obras, como construtoras ou consultorias de desenvolvimento de grandes sistemas ou grandes projetos. Para outros negócios também pode ser uma boa idéia, mas de maneira geral se você não tem uma idéia exata de como vai utilizar este recurso, deixe-o para uma segunda etapa. O Centro de Custo é apenas mais uma forma de filtrar os lançamentos contábeis, assim, podemos calcular a lucratividade do setor industrial ou dividir as despesas por departamento, de forma que a contabilidade não conseguiria suprir. Tomemos por exemplo o caso da conta de luz, que em parte é gasta para processos industriais e em parte para os departamentos administrativos. Você pode lançar em 2 etapas a conta de luz e com isso avaliar melhor seus custos industriais. Isso pode ser muito atraente, mas requer também maior complexidade operacional, é preciso treinar usuários e a cada lançamento informar o Centro de Custo apropriado. Assim, reforçamos que se não é uma necessidade fundamental, não use este recurso. Parâmetros Gerais Aqui informamos algumas opções que ajustam o programa à forma de trabalhar de sua empresa. Muitos destes parâmetros foram colocados para acomodar situações muito específicas de um cliente ou outro e não recomendamos mudar. Eles foram divididos em pastas para facilitar. Página 10 de 24

11 Geral Módulos em uso: permite esconder pastas e menus caso sua empresa não os utilize. Se você possui uma empresa de prestação de serviços que só vai usar cadastros e financeiro, desmarque Compras, Vendas e Estoque. Casas após a vírgula: para empresas com produtos de custo muito baixo que demandem mais precisão de cálculo. Normalmente deixe 2. Trabalhar somente com um local de estoque: para pequenas lojas ou empresas que não desejem consignar peças ou trabalhar com diferentes locais. Avisa sobre Backup ao sair do sistema: isso liga ou desliga a mensagem lembrando sobre backup. Relatórios zebrados: alguns relatórios usam linhas zebradas, que alguns usuários gostam e outros não. Você pode selecionar isso um a um, mas aqui pode colocar o padrão geral (default). Vendas e Compras Comissão padrão: percentual básico de comissão a ser pago. Esta opção só é útil caso o valor de comissão seja fixo para todos os casos. Se for paga comissão por representante, use o campo X1 para especificar a comissão. Quando pagar a comissão: se você especificar na venda, o sistema contabiliza a comissão já no ato da venda, senão o faz na baixa do título. IMPORTANTE: Comentário sobre comissões: as regras de comissionamento são muito variáveis, e normalmente há situações como adicionais e prêmios, exceções, etc. Sendo assim, recomendamos que a menos que sua empresa tenha regras muito fixas, que você especifique 0% de comissão e calcule a comissão usando relatórios de vendas, lançandoas diretamente no financeiro ao invés de deixar o sistema calcular. Markup: se você trabalhar com markup fixo sobre toda a mercadoria, irá simplificar muito a operação do sistema, porém, nem sempre isso é viável comercialmente. O sistema permite cálculo automático de markups por grupo, subgrupo, um misto multiplicando grupo por sugrupo (que foi criado sob medida para um cliente) e por produto, onde você diz qual markup deve ser usado nos produtos um a um. Empresas que trabalham com milhares de produtos (principalmente empresas de moda) são aconselhadas a ter markups por grupo ou subgrupo, já outras empresas com uma grade de produtos mais reduzida pode optar por marcar um a um. Página 11 de 24

12 Forma de utilizar pedidos: o cadastro de pedidos pode funcionar de 2 maneiras, como pré-venda ou como encomendas para produção. Use a opção mais adequada para sua empresa. Código de Barras Esta tela permite configurar a impressão de etiquetas de código de barras, através do uso de impressora térmica apropriada. A impressão prevê uma etiqueta por vez, e usa a linguagem da impressora que estiver acoplada. Se você não necessitar imprimir códigos de barras, apenas ignore esta parte do manual. A impressão é necessária quando o produto já não vier etiquetado de fábrica. Destino: é onde será impressa a etiqueta. Você pode informar LPT1 ou LPT2 para utilizar as saídas paralelas de seu computador, ou ainda COM para portas seriais (neste caso deve informar os dados de configuração da porta conforme instruções do fabricante da impressora). Ou pode deixar em branco e usar a impressora do Windows que será selecionada no campo logo abaixo. Se decidir usar uma impressora configurada no Windows, não use o driver da impressora, mas sim: Genérico/Somente Texto, pois o programa usa a linguagem da impressora e não um driver gráfico. As linguagens mais populares são PPLA e PPLB, e recomendamos fortemente uma impressora que suporte PPLB pois é mais simples. Abaixo colocamos um exemplo de programação em PPLB: N S1 D10 A420,82,0,1,1,1,N,"MADE IN BRAZIL" A570,55,0,1,1,1,N,"Gem Cts" A570,72,0,1,1,1,N,"DI P1 Os campos identificados entre arrobas serão substituídos por conteúdos do cadastro de produtos no ato da impressão. Abaixo damos um resumo de PPLB para ajudá-lo a configurar sua etiqueta. O comando N inicia uma nova etiqueta. Página 12 de 24

13 O Comando S identifica a velocidade de impressão e os valores aceitáveis são de 1 a 4 dependendo da impressora. O comando D seleciona a densidade de impressão, de 0 a 15 sendo 0 a mais clara e 15 a mais escura. O valor padrão se você não especificar nada é 7 para a maior parte das impressoras, nós temos usado D10 normalmente. O comando A imprime texto, com os seguintes parâmetros: Ap1,p2,p3,p4,p5,p6,p7, TEXTO onde: P1 = posição horizontal (em pontos) P2 = posição vertical (em pontos) P3 = rotação 0 Nenhuma 1 90 graus graus graus P4 = seleção de fonte Os valores vão de 1 a 5 variando o tamanho da letra, ou 6 e 7 apenas para números. P5 = Multiplicador horizontal Valores de 1 a 6 e 8 P6 = Multiplicador vertical Valores de 1 a 9 P7 = Seleção de N para normal, e R para reverso (texto em branco e fundo em preto) TEXTO é o que vai ser impresso. Pode ser um conteúdo fixo, ou você pode inserir um conteúdo variável usando o botão direito do mouse. Neste caso, poderá inserir o Código do Produto, Peso, Preço, etc. conforme as opções do menu. O conteúdo virá entre arrobas e será substituído no momento da impressão. O comando B imprime barras, conforme os parâmetros abaixo: Bp1,p2,p3,p4,p5,p6,p7,p8, DADOS Onde: P1 = posição horizontal (em pontos) P2 = posição vertical (em pontos) P3 = rotação 0 Nenhuma 1 90 graus Página 13 de 24

14 3 180 graus graus P4 = seleção de fonte de códigos de barra conforme tabela de fontes mais adiante. P5 = largura da barra estreita em pontos (veja tabela abaixo) P6 = largura da barra maior em pontos (veja tabela abaixo) P7 = altura da barra em pontos P8 = imprime ou não os valores em texto abaixo da barra (B = sim, N = não) DADOS = conteúdo a ser impresso Página 14 de 24

15 Tabela de fontes de códigos de barras em PPLB Fonte P4 P5 P6 Code 39 std. or extended Y Code 39 with check digit 3C 1-10 N Code N N Code 128 UCC N Serial Shipping Container Code Code 128 auto A, B, C modes N Code 128 mode A 1A 1-10 N Code 128 mode B 1B 1-10 N Code 128 mode C 1C 1-10 N Code 128 with Deutsche Post check digit4 1D 2-10 N Codabar K 1-10 Y EAN8 E N EAN8 2 digit add-on E N EAN8 5 digit add-on E N EAN13 E N EAN13 2 digit add-on E N EAN13 5 digit add-on E N German Post Code 2G 3-4 N Interleaved 2 of Y Interleaved 2 of 5 with mod 10 check digit 2C 1-10 Y Interleaved 2 of 5 with human readable 2D 1-10 Y check digit Postnet 5, 9, 11 & 13 digit1 P - N Planet 11 & 13 digit1 PL - N Japanese Postnet3 J - - UCC/EAN E 1-10 N UPC A UA0 2-4 N UPC A 2 digit add-on UA2 2-4 N UPC A 5 digit add-on UA5 2-4 N UPC E UE0 2-4 N UPC E 2 digit add-on UE2 2-4 N UPC E 5 digit add-on UE5 2-4 N UPC Interleaved 2 of 5 2U 1-10 Y Plessey (MSI-1) with mod. 10 check digit L - - MSI-3 with mod. 10 check digit M - - Página 15 de 24

16 Internet Estas informações servem para a configuração do local de ftp* para guardar os backups na Internet, ou para a troca de arquivos off-line. *ftp é um espaço de armazenamento que você aluga de um provedor na Internet. Se você hospedar um site, terá automaticamente um espaço de ftp reservado para você. Uma maneira segura de guardar seus backups é possuir um espaço na internet e mandar para lá seus arquivos. A despeito das considerações de segurança que são uma preocupação recorrente, a segurança da internet ainda é muito maior do que a segurança do seu computador em sua casa, além do fato de que provedores de ftp fazem backup regular e garantem a integridade dos seus dados. Para configurar o espaço de ftp, você deve obter os dados de seu provedor para o Host, Usuário, Senha e uma pasta onde será arquivado, semelhante a uma pasta de seu disco rígido local. Note que a pasta deverá estar previamente criada no ftp. Ao fazer um backup de dados, o programa ativará a opção UPLOAD que acionada, enviará o conteúdo do banco de dados para a Internet, e desta maneira proverá um backup muito seguro. Campos adicionais Além dos campos adicionais disponíveis para a tabela de contas, também temos esta facilidade para a tabela de produtos. Aqui você especifica os campos que deseja utilizar adicionalmente na tabela de produtos, livremente. Pode especificar o designer do produto, a linha, ou algum outro detalhe qualquer. Também permitimos que sejam criadas tabelas adicionais, tanto para contas como para produtos. Pelo fato de que estas tabelas são genéricas para todas as contas, colocamos aqui a definição delas. Você pode usar estas tabelas para associar valores padronizados para produtos ou contas, da mesma forma que fez com grupos ou subgrupos. Para produtos, pode usar a tabela 1 para Linha de produto por exemplo. Financeiro Aqui você especifica taxas de juros de mora (só para documentação) para clientes e fornecedores. Também deve informar quais códigos utiliza para as moedas DÓLAR, OURO e EURO, que serão referenciadas em partes do programa. A opção de enviar lançamentos para tabela temporária para posterior aprovação é específica de um cliente e não recomendamos usar, o mesmo valendo para tipos de movimentação em lançamentos financeiros, e a contabilização padrão de contas a pagar a e receber. Página 16 de 24

17 As opções de crédito rotativo e parcelado são explicadas mais detalhadamente no manual de uso do sistema financeiro. Produção Caso você utilize o software de produção do Klavix, terá mais explicações lá de como usar estas opções. Caso sua empresa faça a produção apenas baixando matérias-primas e entrando com produtos acabados, deve configurar uma conta para calcular as despesas de produção. Pastas Aqui você configura as pastas onde o sistema deve procurar as imagens de produtos e contas, onde encontrar os relatórios e onde efetuar backup dos dados. Você pode usar pastas compartilhadas da rede se preferir. IMPORTANTE: O backup normalmente irá funcionar corretamente apenas do servidor. Avançado Aqui você encontrará diversas opções de configuração como segue: Tipo de instalação: 1 Empresa independente: é o mais comum, mesmo que você tenha mais do que uma empresa no mesmo cadastro. 2 Matriz de lojas off-line: quando você usar o recurso de comunicação entre lojas por envio e recebimento. Este recurso é menos recomendável exceto se o ambiente de internet não for estável, atualmente recomendamos o uso de Terminal Server ou outras tecnologias de acesso remoto. 3 Filial off-line: para designar o banco de dados da loja remota, quando há uma matriz off-line. Opção do relatório de vendas por subgrupo-grupo ou material-grupo. Opção de preço para transferência de peças: fortemente recomendado deixar preço de custo. Senha para criptografar preço: alguns comerciantes colocam na etiqueta um preço criptografado em letras para facilitar a visualização interna mas dificultar para outros. Para isso, escolha uma palavra que tenha 10 letras não repetidas, como exemplo PERNAMBUCO. Neste caso, a letra P equivale ao número 1, E ao número 2 e assim por diante. O preço 254 ficaria EAN. Além disso, para confundir mais, você pode dizer que a letra H é a letra de repetição, assim, o valor 100 não ficaria POO e sim POH. Página 17 de 24

18 E além disso, pode especificar um divisor. No caso de 2, o valor 100 seria informado como 50 ou NO. Recomendamos muita cautela, isso costuma complicar mais do que simplificar e foi feito a pedido de alguns clientes. Outras opções Opção Atualiza preços na conexão remota Inverte números no código automático Campo N.Docto obrigatório Utiliza engenharia de produto Custo obrigatório Rel. entrada de estoque por cód. Produto Rel. pedido de vendas com totais Pessoa física como padrão em contas Fotos por modelo Tela de vendas reduzida Deleta produtos ao enviar para a matriz Soma produtos no pedido de venda Ativar redirecionamento de estoque Calcular ICMS Descrição Caso um preço seja atualizado na matriz, o sistema também atualiza as filiais Na criação automática de códigos (veja inclusão rápida de produtos) o padrão passa a ser GGSS e não GGSS Não use esta opção Abre uma pasta para informar os componentes e serviços de produtos na tabela de produtos. Obriga informar custo do produto (recomendado) Opção para impressão do rel. entrada de estoque Opção do rel. pedido de vendas Opção padrão ao incluir uma conta pode ser pessoa ou empresa, se você atende público marque esta opção As fotos de produto podem ser acessadas por modelo ou código de produto Para monitores pequenos, se possível não use esta opção Para maior segurança em filiais off-line Opção de pedidos de venda Opção para empresas que têm comercialmente produtos diferentes para o mesmo item de estoque. Um exemplo são autopeças que trabalham com códigos e preços diferentes para peças comuns a várias montadoras diferentes. Ex: o código da VW é diferente do da Ford para a mesma peça de estoque. Calcula automaticamente o ICMS (não recomendamos usar, pois a legislação muda muito e há muitas exceções, é possível fazer isso usando relatórios e Página 18 de 24

19 contabilizando ao final do período) Utiliza Preço na Moeda Opção útil para quem vende em moedas diferente de real e quer especificar o preço na moeda do produto Calcula variação cambial no acerto Ao final do acerto, o sistema automaticamente contabiliza a variação cambial. Utiliza tabelas de Material e Mercado Opção que apaga estes campos para tornar a tela mais limpa caso você não queira usar estas tabelas. Utiliza preço 2 em produtos Semelhante à opção anterior, para preço 2. Parâmetros de Venda Assim como na tabela de parâmetros gerais, há alguns parâmetros que configuram o formato da venda. Esta tabela é acessível na aba de Vendas do menu principal. Veja as opções disponíveis: Geral Destino de impressão da boleta: após vender será impressa uma boleta, nos formatos abaixo: Em forma de texto para impressoras matriciais de fita: neste caso especifique o destino de impressão que pode ser LPT1, COM (para impressoras seriais), um nome de arquivo texto para impressão em texto. Funciona de forma semelhante à impressora de etiquetas, sendo que no caso de impressão serial, é preciso configurar os dados da porta serial. Em formato padrão (STANDARD), que sai em impressora gráfica (laser ou jato de tinta) num formato simples e pré-definido. Em formato configurável (PERSONALIZADA) onde é possível desenhar o relatório da venda livremente, inclusive com a opção de inserir código programável. Esta opção requer um treinamento mais avançado e utiliza a tecnologia FastReport. Cliente padrão: necessário para identificar as vendas de clientes desconhecidos. Política padrão: política básica a ser usada. No cadastro de clientes, pode-se atribuir uma política específica para cada cliente. Opções diversas: Opção Arredondar preços para inteiros Identificar o cliente na venda Descrição Sempre arredondar preços nas vendas Identifica ou não o cliente Página 19 de 24

20 Identificar o estoque na venda Identificar o vendedor na venda Identificar a forma de pagamento na venda Identificar a política de preços na venda Permite alterar o preço na venda Força identificação do cliente quando pagamento for em cheque Aviso caso não haja estoque suficiente na venda Imprime boletas por ordem de código de produto Calcula comissão sobre o valor líquido da venda Imprime dados do cliente na boleta Verifica limite de crédito do cliente Altera comissão na venda Permite incluir produto na venda O mesmo para o local de estoque de onde saem as peças O mesmo para saber quem fez a venda, necessário para cálculo de comissões Necessário caso se use crédito parcelado, e opcional para crédito rotativo Idem para a política de preços Permite ou não que se altere o preço de venda Neste caso, o sistema não aceita o cliente padrão para pagamentos em cheque É uma mensagem de alerta caso não haja estoque disponível no estoque em questão, mas a venda sempre é aceita Esta opção seleciona se imprime a boleta na ordem da compra ou na ordem do produto O sistema neste caso retroage os juros de pagamentos futuros e calcula a comissão líquida não use esta opção, foi feita para um cliente numa situação muito específica. Específico para boleta STANDARD Para isso é preciso informar o limite de crédito para cada cliente Abre um campo para digitação do percentual de comissão para cada venda No caso do produto não existir, o sistema permite incluir na hora Configuração da boleta No caso da boleta matricial, você pode configurar o formato dela, montando o texto e colocando os campos nos lugares adequados usando o botão direito do mouse. Há configurações distintas para cabeçalho, detalhe e rodapé da boleta. Configuração da Nota Fiscal Semelhante à boleta, porém com os dados da Nota fiscal. Nesta opção também há dados de configuração específicos para a geração de notas fiscais. Esta tela se aplica a quem imprime notas em formato matricial. O Klavix não se propõe a ser um sistema de emissão de faturamento, apenas permite imprimir notas fiscais. Hoje recomendamos fortemente o uso da nota fiscal eletrônica. Configuração da Duplicata Semelhante ao processo de boleta e nota fiscal. Página 20 de 24

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