PORTAL CIDADECOMPRAS

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1 PORTAL CIDADECOMPRAS GUIA DO PREGOEIRO PREGÃO PRESENCIAL 05/ABRIL/2013 1

2 S U M Á R I O 1 APRESENTAÇÃO OBSERVAÇÕES IMPORTANTES ALTERAÇÃO DE DADOS CADASTRAIS TELA INICIAL DO SISTEMA TELA INICIAL DO PREGOEIRO PAINEL DE OPERAÇÕES PREGÃO (ACESSO RÁPIDO) Cadastramento de Pregão Incluindo itens no pregão Incluindo Itens por Importação Modificando as informações do pregão Anexando o documento do pregão Publicando o Pregão Abrindo a sessão pública de lances Credenciamento de fornecedores Etapa de Propostas Liberar Participação no Item Etapa de lances Habilitação de Fornecedores Intenções de Recurso/ Razão/Contra-Razão Definir prazo para razão e contra razão dos recursos Adjudicação de itens Exportar Vencedores GLOSSÁRIO TÉCNICO

3 1 APRESENTAÇÃO Seja bem-vindo ao Portal CidadeCompras. O Portal CidadeCompras foi elaborado considerando os tre s principais grupos de usua rios relacionados a s compras municipais: as prefeituras e seus o rga o da administraça o direta e indireta, fornecedores e sociedade. Este guia foi escrito em uma linguagem simples, clara e objetiva, para que os usuários possam ter em suas mãos com maior rapidez, a solução das suas principais duvidas. Foi elaborado para guiar o usuário nos procedimentos corretos de utilização do sistema, de forma ilustrativa e mesmo estando totalmente aderente às legislações vigentes, não trata de aspectos jurídicos, nem de suas interpretações. Em caso de divergência nos procedimentos descritos no guia com os procedimentos executados no sistema ou itens que não tenham ficado claros, favor comunicar a Equipe CidadeCompras imediatamente, para que possa ser feita a correção e/ou adequação dos conteúdos. ( Os telefones e outras formas de contato estão disponíveis no Portal CidadeCompras Boas compras e bons negócios! 3

4 2 OBSERVAÇÕES IMPORTANTES Esteja sempre atento a s atualizaço es que podera o ocorrer nos guias do sistema, principalmente nos casos de alterações e/ou novas legislações que podem surgir e refletir a necessidade de adaptações no CidadeCompras; Todas as informações lançadas no sistema são de única e total responsabilidade dos usuários. Portanto, esteja atento ao correto lançamento destas informações, para evitar transtornos de ordem administrativa e/ou legal; Os dados de acesso são de responsabilidade de cada usuário e não devem ser repassados para terceiros. Caso seja necessário mais usuários, estes devem ser cadastrados individualmente; Não são permitidos acessos simultâneos, ou seja, cada usuário terá seus dados de acesso e não poderá usar estes dados em mais de um local ao mesmo tempo; Os usuários são responsáveis por manter todos os dados cadastrais atualizados, incluindo e- mails, telefones de contatos, dados cadastrais de usuários, etc. As informações contidas neste guia são exemplificativas e tem por objetivo indicar os procedimentos a serem seguidos pelos usuários na utilização do sistema; As funcionalidades do sistema contidas neste guia só poderão ser acessadas pelo usuário, após a liberação do cadastro pela equipe de análise de documentação do sistema CidadeCompras - conforme procedimento descrito no site; O Portal CidadeCompras funciona nos principais navegadores de mercado, em suas versões ATUALIZADAS. 4

5 3 ALTERAÇÃO DE DADOS CADASTRAIS 3.1 TELA INICIAL DO SISTEMA Na tela inicial insira o seu "Login" e senha para acessar o sistema; Clique em "Entrar"; 3.2 TELA INICIAL DO PREGOEIRO PAINEL DE OPERAÇÕES No painel de operações existem três módulos principais. Abaixo deles estão as licitações com acesso rápido às suas sessões públicas, que só aparecerão à medida que estas forem sendo criadas: 1. Sessões Públicas Ativas (Listagem); 2. Impugnações (Listagem); 3. Dúvidas e Esclarecimentos (Listagem) Nas próximas telas será bem detalhado cada um deles. 5

6 3.2.2 PREGÃO (ACESSO RÁPIDO) Por meio do Menu "Pregoeiro" à esquerda na tela inicial do pregoeiro, também poderá ser feito o acesso rápido a algumas funcionalidades do sistema, clicando em seus respectivos "links". 1. Cadastrar Efetua o cadastro de um pregão; 2. Pregões Verificam-se os pregões cadastrados; 3. Sessões Públicas Visualiza a lista de sessões públicas; 4. Negociação de preços Visualiza a lista de negociações de preços; 5. Intenções de Recurso Visualiza a lista de pregões com intenções de recurso;; 6. Recursos e Contra Razões Visualiza os recursos e contra razões; 7. Pedidos de Esclarecimento Visualiza os pedidos de esclarecimento; 8. Pedidos de Impugnação Visualiza os pedidos de impugnação; 9. Adjudicação Visualiza a adjudicação dos pregões; 10. Atas, Termos e Documentos Visualiza documentos gerados em um pregão; 6

7 3.2.3 Cadastramento de Pregão Esta função serve para cadastrar um pregão no sistema; Clique no link Cadastrar localizado no título Pregoeiro; Selecione o Tipo de Pregão: Presencial; Em "Tratamento Diferenciado" deverá ser escolhido: o "Desempate MPE" (para pregões com pequenas, médias e grandes empresas); o "Exclusivo MPE" (para pregões somente para MPE); Selecione a sua "Unidade de Compra", "Autoridade Competente" e "Número do Pregão", Número do Processo, Objeto, Equipe de Apoio, Casas Decimais, Data Limite para Impugnação, Data de Abertura das Propostas, Hora Limite para Impugnação e Hora de Abertura das Propostas. Se não estiverem cadastradas, então solicite ao administrador do seu município; Clique no botão Salvar para gravar as informações inseridas; 7

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9 3.2.4 Incluindo itens no pregão Esta função serve para incluir item(ns) em um pregão; Clique em Novo ; Ao iniciar a digitação do item, outros itens com a descrição semelhante aparecerão para serem cadastrados; Clique em Salvar para gravar as alterações; Se desejar adicionar mais itens, clique em Novo novamente; Se necessitar modificar informações do item, então clique no ícone na coluna Ações ; Se necessitar excluir o item, então clique no ícone na coluna Ação ; Quando o processo tiver vários itens, pode ser criado um arquivo no formato TXT (bloco de notas) e este ser importado para o sistema; Incluindo Itens por Importação Quando o processo tiver vários itens, pode ser criado um arquivo no formato TXT (bloco de notas) e este ser importado para o sistema; Na tela de Cadastro de Pregão clique em Importar Itens ou então clique em Incluir e será aberta a tela de inclusão de Item Licitado, clique em Importar. 9

10 Clique em Selecionar Arquivo para escolher um arquivo, que deve ter o seguinte layout: Este arquivo deverá estar no formato TXT, com os campos separados por ; (ponto e vírgula sem espaço antes ou depois). Caso seja uma planilha Excel, deverá ser salvo no formato CSV, conforme segue: # Nome Descrição 1 Código do Comprador Número de identificação do produto caso não exista, deve ser deixado em branco, iniciando com ; 2 Produto Nome do produto ou item da licitação 3 Quantidade Quantidade do produto número inteiro 4 Unidade Unidade do produto por extenso, conforme Unidade de Medidas disponível para consulta no menu lateral. Por exemplo: caixa 5 Valor de Referência Valor da unidade do produto, no seguinte formato: as casas decimais são separadas por vírgula; milhar não utiliza ponto; deverá obedecer ao número de casas decimais indicadas para o processo (2, 3 ou 4 casas decimais) Exemplo: 15000,0000 (quinze mil reais, sendo quatro casas decimais) Cada linha terá todos os campos referentes a um único item e deverá estar no seguinte formato: 1212;caneta esferográfica preta;100;caixa;1, ;caneta esferográfica azul;200;caixa;1,30 10

11 3.2.6 Modificando as informações do pregão Se desejar modificar alguma informação do pregão, clique em Pregões ; Escolha o pregão e clique no botão Editar Registro em seguida clique em Editar Pregão ; Modifique as informações desejadas e clique em Salvar ; 11

12 3.2.7 Anexando o documento do pregão Clique em Selecionar arquivo para anexar o edital do pregão; Selecione o arquivo e clique em Abrir ; Publicando o Pregão Se não quiser publicar o pregão neste momento, clique apenas em Salvar para gravar as informações adicionadas; Se desejar publicar o pregão, clique em Salvar e Publicar ; Após a publicação do pregão aparecerá na tela a mensagem Pregão publicado com sucesso! ; Nesta tela estarão contidos todos os editais publicados do seu município; Para facilitar a busca de um pregão às colunas Número e Abertura poderão ser ordenadas de forma crescente ou decrescente numericamente. As colunas Objeto e Situação poderão ser ordenadas de forma crescente ou decrescente alfabeticamente; Para encontrar os editais também poderá ser utilizada a paginação no final da listagem; Na coluna Ações poderão ser verificadas as funcionalidades disponíveis para cada pregão; 12

13 Clique no ícone pregão; Clique no ícone para editar informações do visualizar atas e termos; Abrindo a sessão pública de lances Clique em Sessões Públicas no menu Pregoeiro; Serão apresentadas informações básicas, como: Número (da licitação); Unidade Compradora; Objeto (nome do pregão); Tipo; Data de abertura; Situação; e Ações que possui ícones que servem como links de acesso à algumas páginas específica do sistema. Com exceção da coluna Ações, todas as demais colunas mencionadas possuem um campo de busca para que o pregão desejado seja encontrado rapidamente; Ao clicar no título de cada coluna, esta listagem poderá ser reordenada de forma crescente/ decrescente ou alfabeticamente, facilitando a busca; Ao final da listagem haverá uma paginação quando ultrapassar mais de 10 (dez) pregões, o que permitirá ao usuário avançar e retornar pela lista de editais; Quando encontrar a licitação, verifique o que será possível ser feito na coluna Ações, clicando nos ícones disponíveis. Clique no ícone Presencial ; para Sessão 13

14 Credenciamento de fornecedores Assim que encerrar o limite para a apresentação das propostas de preços presenciais, o pregoeiro poderá fazer o credenciamento dos fornecedores para participação no pregão; O retângulo cinza em Habilitação diz respeito a algumas funcionalidades da licitação como um todo, como por exemplo: o Clique no ícone para declarar o pregão deserto, caso não haja a presença de nenhum fornecedor na data marcada para o início do pregão presencial; o Clique no ícone para cancelar o pregão; o Clique no ícone para Credenciar iniciando desta forma a fase de Credenciamento de Fornecedores ; Ao final da página poderá ser verificado o local reservado para enviar comentários a respeito dos acontecimentos durante a sessão pública. Digite o comentário e clique em Enviar ; Ao clicar Adicionar Fornecedor podem ser verificadas algumas alterações na tela: o Digite o CNPJ do fornecedor e logo depois clique em Buscar para iniciar a busca; o Aparecerá também o botão Novo Fornecedor, caso estes não estejam cadastrados no sistema. Verifique o formulário na próxima página; 14

15 Tenha em mãos os dados do formulário abaixo para o cadastramento de um fornecedor, cujo cadastro não foi encontrado no sistema; Se o sistema encontrar a empresa, então será mostrado o Nome do Representante cadastrado no sistema acompanhado do seu respectivo CPF ; Se não for este o representante que estiver presente na sessão pública, o pregoeiro poderá cadastrar um novo representante mediante a apresentação de documentação necessária, bastando para isto clicar no botão Novo Representante ; Para empresas que não estiverem cadastradas no sistema, o representante deverá ser cadastrado. Verifique o formulário na próxima página; 15

16 Clique no ícone para validar o representante; Clique em Registrar Representante ; Tenha em mãos os dados do formulário abaixo para o cadastramento do representante legal da empresa, cujo cadastro não foi encontrado no sistema; Clique em Salvar para gravar as informações; Após a escolha do representante poderá ser observado que a empresa e seu representante foram credenciados para o pregão. Aparecerá o CNPJ, Razão Social, CPF e nome do Representante ; Atenção: De acordo com a legislação só será permitida a participação de um representante por empresa, bem como também é proibido um representante sendo credenciado para mais de uma empresa na mesma licitação; Clique no botão Novo Representante para continuar adicionando representantes; Caso queira remover um representante, clique em Remover Participante ; Depois de adicionar todos os fornecedores e representantes que se apresentaram na sessão pública, clique no ícone Avançar, para adicionar as propostas de preços; 16

17 Etapa de Propostas Verifique que o sistema foi para a Etapa de Propostas ; A situação do item está agora em Aguardando Propostas ; Clique no ícone para iniciar o Registrar Proposta ou Alterar Proposta ; Antes de registrar uma proposta é necessário confirmar as declarações necessárias, preencher o prazo de validade da proposta e clicar em Salvar Declarações ; 17

18 Aparecerão as empresas previamente credenciadas; Clique no ícone de cada fornecedor para iniciar o lançamento da proposta de preços; Preencha obrigatoriamente todos os campos Requeridos ; Execute este procedimento para todos os itens que foram cotados pelos fornecedores; Clique em no final do formulário; Após o preenchimento, as informações poderão ser detalhadas na tela ao clicar na lupa; Aparecerão os detalhes da Marca, Fabricante e Descrição Detalhada informadas; Também poderão ser observadas novas colunas: 18

19 o o o Valor Unitário ; MPE indicando se a empresa está enquadrada ou não como uma MPE; A última coluna que representa uma proposta válida ou inválida para participação no pregão; Liberar Participação no Item Caso seja necessário reclassificar propostas, observe que 1 (uma) empresa ficou com valores superiores ao limite de 10% (dez por cento) determinado pela legislação para participação da etapa de lances. Contudo, para estimular a competitividade a legislação também estabelece que até 3 (três) empresas possam ir para a etapa de lances, mesmo que o valor das outras estejam acima do limite estabelecido; Para que isto seja possível clique no ícone Preço fora do intervalo de 10%. Para permitir a participação, justifique. ; para classificar até 1 (uma) proposta que estiver acima dos 10% (dez por cento) em relação a menor proposta; Na última coluna poderá ser verificado as empresas classificadas para participação da etapa de lances; Clique no ícone Encerrar Cadastro para encerrar o cadastro de propostas do item; Após encerrar o cadastro de propostas, poderá ser aberta a etapa de lances; A situação do item fica em Aguardando Abertura ; o Clique no ícone para ver as propostas lançadas; Etapa de lances A licitação foi para a fase da Etapa de Lances ; Foi identificada a Rodada 1 dos lances; 19

20 Em Avançar para próxima rodada só será possível depois que todos ofertarem ou desistirem dos seus lances; Clique no ícone Encerrar Lances somente quando restar o último preço ofertado nesta etapa para todos os itens; No canto inferior direito da sua tela você poderá acompanhar o menor lance ofertado até o presente momento, neste exemplo, a proposta como valor de partida; Na coluna lance insira o valor anunciado pelo fornecedor durante a sessão pública; o Clique no ícone para enviar o lance; o Clique no ícone para desistir do lance; Esteja atento ao inserir o lance, pois o sistema trabalha com quatro casas após a vírgula; Atenção: O valor ofertado deverá obrigatoriamente cobrir o último lance ou proposta oferecido. Os que não conseguirem cobrir o valor deverão desistir de ofertar lances até que possa restar somente o vencedor com o menor preço; Neste caso a empresa anunciou que desistiria de ofertar lances; o Então clique no ícone para registrar a desistência do lance; 20

21 Você ainda poderá corrigir o último lance clicando no ícone para Reverter o lance registrado ; Após o envio do primeiro lance, o campo será novamente aberto para a próxima empresa de maior valor, para que esta oferte um valor menor ou desista do lance; o Digite o valor e clique no ícone para enviar o lance; Observe que na coluna Lance foi registrado Parou nesta rodada, para a empresa que desistiu de ofertar o lance; Neste caso como todas as empresas ofereceram seus lances, clique no ícone próxima rodada ; A situação do item está como Encerrado para Avançar para a Habilitação de Fornecedores o Clique no ícone para Cancelar o Pregão ; o Clique no ícone para Suspender Pregão. o Clique no ícone para Habilitar o fornecedor no pregão; 21

22 o Clique no ícone para visualizar as Intenções de Recurso/ Razão/Contra-Razão do pregão; o Clique no ícone para Cancelar/Anular/Revogar Item ; o Clique no ícone para visualizar os Lances do Item ; o Clique no ícone para habilitar fornecedor; o Clique no ícone para rejeitar lance do fornecedor; o Clique no ícone para iniciar a negociação do item; o Clique no ícone para solicitar documentação do fornecedor; o Clique no ícone para inabilitar o fornecedor; 22

23 3.2.2 Intenções de Recurso/ Razão/Contra-Razão Clique no ícone para Definir Prazo de Intenção de Recurso ; Clique no ícone da coluna Ações, para mostrar a janela de Lances do Item, para visualizar os lances e as propostas registradas; Clique no ícone da coluna Ações, para mostrar o campo do registro da intenção de recurso para o item escolhido; Digite no campo apropriado a descrição do Declaração da Intenção ; Clique em Declarar Intenção para Registrar todas intenções ; Se houver intenções de recursos cadastradas, então será mostrado em tela: 23

24 A coluna Julgamento, com a situação Aguardando Julgamento ; A coluna Ações ; Clique no ícone da coluna Julgar ; Haverá 2 (duas) possibilidades: o Clique em Indeferido para indeferir o recurso; o Clique em Deferido para deferir o recurso; Ao clicar em Indeferido aparecerá o local para ser digitado o julgamento do indeferimento; Clique em Salvar para gravar as informações; A coluna Julgamento ficará com a situação Indeferido ; 24

25 3.2.3 Definir prazo para razão e contra razão dos recursos Clique no ícone para Definir prazo para razão e contra razão dos recursos ; Clique no ícone lances e as propostas registradas; da coluna Ações, para mostrar a janela de Lances do Item, para visualizar os Adjudicação de itens o Clique no ícone para Cancelar o Pregão ; o Clique no ícone para Ver Atas do Pregão de adjudicação. o Depois de clicar na tela anterior no ícone para Ver Atas do Pregão, aparece outro ícone chamado Download Termo, que serve para fazer o download do termo de adjudicação gerado para o pregão; o O termo poderá ser salvo para ser impresso posteriormente; o Observação: O termo será gerado somente após adjudicação dos itens do pregão. 25

26 o Clique no ícone para Adjudicar o item do pregão; o Clique no ícone para visualizar os Fornecedores do pregão; o Clique no ícone para Visualizar os recursos e contra razões do pregão ; o Clique no ícone para Cancelar o ITEM na Adjudicação ; Foi gerado o Termo de Adjudicação contendo as informações sobre os itens adjudicados no pregão; 26

27 Para aumentar a sua segurança este termo foi gerado no formato (.pdf) do programa Acrobat Reader ; 27

28 3.2.5 Exportar Vencedores Para exportar os Vencedores, clique no ícone Exportação ; Possibilita a exportação dos resultados do certame, conforme especificações que segue: Clicando neste botão, será gerado um arquivo no formato TXT, com os campos separados por ; (ponto e vírgula sem espaço antes ou depois), conforme segue: # Nome Descrição 1 Número do Item Número do item 2 Código do Comprador Número de identificação do produto caso não exista, será deixado em branco 3 Produto Nome do produto ou item da licitação 4 Marca Marca do produto 5 Quantidade Quantidade do produto número inteiro 6 Valor Unitário Valor de fechamento da unidade do produto, no seguinte formato: as casas decimais são separadas por vírgula; milhar não utiliza ponto; obedece ao número de casas decimais indicadas para o processo (2, 3 ou 4 casas decimais) Exemplo: 15000,0000 (quinze mil reais, sendo quatro casas decimais) 7 Valor Total Valor total, considerando Valor Unitário x Quantidade, no seguinte formato: as casas decimais são separadas por vírgula; milhar não utiliza ponto; obedece ao número de casas decimais indicadas para o processo (2, 3 ou 4 casas decimais) 28

29 Exemplo: 15000,0000 (quinze mil reais, sendo quatro casas decimais) 8 CNPJ ou CPF CNPJ da empresa ou CPF da pessoa física, ganhadora do item 9 Razão Social ou Nome Razão Social da empresa ou Nome da pessoa física, ganhadora do item 10 Unidade Unidade do produto por extenso. Por exemplo: caixa 11 Valor de Referência Valor estimado para a unidade do produto, no seguinte formato: as casas decimais são separadas por vírgula; milhar não utiliza ponto; obedece ao número de casas decimais indicadas para o processo (2, 3 ou 4 casas decimais) Exemplo: 15000,0000 (quinze mil reais, sendo quatro casas decimais) 12 Variação % Variação percentual considerando a Diferença, em reais, entre o valor estimado e o fechamento da unidade do produto, aplicando = (Diferença em R$/(Quantidade * Valor de Referência))*100, no seguinte formato: as casas decimais são separadas por vírgula; milhar não utiliza ponto; obedece ao número de casas decimais indicadas para o processo (2, 3 ou 4 casas decimais); podendo ser negativo ou positivo (negativo para a economia e positivo para acima do estimado); Exemplo: 15000,0000 (quinze mil reais, sendo quatro casas decimais) 12 Diferença em R$ Diferença em reais entre o valor estimado e o fechamento da unidade do produto, no seguinte formato: as casas decimais são separadas por vírgula; milhar não utiliza ponto; obedece ao número de casas decimais indicadas para o processo (2, 3 ou 4 casas decimais); podendo ser negativo ou positivo (negativo para a economia e positivo para acima do estimado); Exemplo: 15000,0000 (quinze mil reais, sendo quatro casas decimais) Cada linha terá todos os campos referentes a um único item. Serão geradas tantas linhas quanto o número de itens, no seguinte formato: 001;1212; caneta esferográfica preta;bic;100;1,10;110,00; ;empresa1;unidade;1,50;-26,67;-0,40 002;1313; caneta esferográfica azul;bic;200;1,00;200,00; ;empresa1;unidade;1,30;-23,08;-0,30 ATENÇÃO: CONSTAM APENAS REGISTROS ADJUDICADOS OU HOMOLOAGOS. 29

30 4 GLOSSÁRIO TÉCNICO Download Login Links Expressão em inglês que significa "baixar" um arquivo da internet e torná-lo disponível na máquina do usuário Nome de usuário que neste caso foi escolhido pelo fornecedor para acessar o sistema São atalhos utilizados para ir rapidamente de uma tela para outra ou fazer o download de documentos 30