ADOLFINO ALVES PEREIRA NETO BOAS PRÁTICAS DE GESTÃO DE ESTOQUES NO VAREJO DE UTILIDADES ESTUDO DE CASO LE BISCUIT

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1 ADOLFINO ALVES PEREIRA NETO BOAS PRÁTICAS DE GESTÃO DE ESTOQUES NO VAREJO DE UTILIDADES ESTUDO DE CASO LE BISCUIT Feira de Santana 2010

2 ADOLFINO ALVES PEREIRA NETO BOAS PRÁTICAS DE GESTÃO DE ESTOQUES NO VAREJO DE UTILIDADES ESTUDO DE CASO LE BISCUIT Artigo apresentado ao Curso de Pós- graduação como requisito obrigatório para obtenção do título de Especialista em Logística Empresarial da Faculdade de Tecnologia e Ciências de Feira de Santana. Orientador Prof. MsC. Leoman Moutinho dos Santos Feira de Santana 2010

3 ADOLFINO ALVES PEREIRA NETO BOAS PRÁTICAS DE GESTÃO DE ESTOQUES NO VAREJO DE UTILIDADES ESTUDO DE CASO LE BISCUIT Artigo apresentado ao curso de Pós-graduação em Logística Empresarial como pré-requisito parcial obrigatório para a obtenção do titulo de Especialista em Logística Empresarial pela Faculdade de Tecnologia e Ciências de Feira de Santana. Data de aprovação / / BANCA EXAMINADORA Orientador Prof. MsC. Leoman Moutinho dos Santos FACULDADE DE TECNOLOGIA E CIÊNCIAS DE FEIRA DE SANTANA MsC. André Luis Nascimento Kaecher - Coordenador do Curso de Especialização em Logística Empresarial FACULDADE DE TECNOLOGIA E CIÊNCIAS DE FEIRA DE SANTANA Feira de Santana 2010

4 4 BOAS PRÁTICAS DE GESTÃO DE ESTOQUES NO VAREJO DE UTILIDADES ESTUDO DE CASO LE BISCUIT Adolfino Alves Pereira Neto RESUMO Com a estabilização da moeda brasileira, a gestão de estoques tornou-se um dos fatores decisivos para o sucesso das empresas que lidam com armazenamento. No mercado, a guerra não é mais de preços, e sim, da busca incessante pela redução de custos e por uma melhor prestação de serviço ao cliente. Uma das fontes de redução de custos está na armazenagem, e embora este seja um fato incontestável, a gestão de estoques assim como outras áreas da administração, recebe pouca atenção por parte das empresas. Isso pode implicar em redução da lucratividade do negócio de forma silenciosa e quase imperceptível. No Brasil, nas micro e pequenas empresas, ocorre uma miopia administrativa provocada pela falta de conhecimento sobre Boas Práticas na gestão de estoques. É grande a quantidade de empresas que utilizam apenas o conhecimento empírico para gerir seus estoques, em detrimento das boas práticas existentes e difundidas nesta área. Para analisar com maior profundidade este assunto ainda pouco explorado, foi feito um estudo de caso com a Le Biscuit, empresa baiana que atua no varejo de utilidades, brinquedos e armarinho. A empresa que entrou no mercado de forma tímida e se tornou no maior player do mercado de utilidades do Norte/Nordeste, sempre enxergou mercadoria como dinheiro na prateleira, e que utilizar gradualmente boas práticas era fator condicional para o sucesso. Palavras-chave: Administração de Estoques, Controle, Boas Práticas, Acuracidade, Inventário, Redução de custo, Logística, T.I., Giro, Compras.

5 5 INTRODUÇÃO 1 Fundamentação Teórica O presente estudo busca motivar micro e pequenas empresas do varejo a utilizar Boas Práticas, difundindo assim o conhecimento delas na Gestão de Estoques. Como objetivo adicional, o estudo também identifica os motivos para o não uso das boas práticas, definindo conceitos, analisando um caso de sucesso no varejo de utilidades (Le Biscuit), e sugerindo melhorias a serem implementadas. A escolha deste tema foi feita de forma estratégica, devido a baixa produção acadêmica a respeito das boas práticas na gestão de estoques, tratando o assunto de forma superficial. São inexistentes pesquisas que abordem os fatores motivadores para que seja tímido o uso das boas práticas e qual a dificuldade enfrentada pelas empresas para utilizá-las. O amadurecimento da idéia do tema aconteceu pela observação do mercado de micro e pequenas empresas de varejo no país por mais de vinte anos, onde foi observado que as boas práticas são usadas timidamente. Esta observação tamém evidenciou que o conhecimento e a aplicação de boas práticas trás resultados de grande valia para a organização. Em diversas dessas empresas foi comprovado o uso das boas práticas, porém, quase sempre sem que a empresa sequer tenha noção de que está aplicando um boa prática. O estudo foi desenvolvido através de consultas realizadas em artigos científicos, livros dos principais autores sobre o tema e entrevistas feitas na empresa pesquisada. Foi utilizado o método comparativo, onde algumas boas práticas de gestão de estoques são expostas de acordo com a teoria das melhores publicações sobre o assunto, e a comparação delas com um caso real do mercado. 1.1 Gestão de Estoques Antes de desenvolver o conhecimento sobre boas práticas na gestão de estoques, se faz necessário a conceituação sobre Gestão e Estoque.

6 6 Gestão é lançar mão de todas as funções e conhecimentos necessários para através de pessoas, atingir os objetivos de uma organização de forma eficiente e eficaz. De acordo com Moura, Estoque é um conjunto de bens armazenados, com características próprias, que atendem aos objetivos e necessidades da empresa. Martins e Alt (2009, p. 198) diz: A gestão de estoques constitui uma série de ações que permitem ao administrador verificar se os estoques estão sendo bem utilizados, bem localizados em relação aos setores que deles se utilizam, bem manuseados e bem controlados. Obseva-se aqui a ênfase dada pelo autor a qualidade, quando utiliza repetidamente a palavra bem, no sentido de melhor qualidade. A Gestão de Estoques quando feita dentro de padrões estabelecidos e utilizando boas práticas, implicam em melhores resultados nos processos executados. A gestão eficiente e eficaz implica em bons ou ótimos resultados de cada processo, reduzindo o custo da manutenção de estoques. Quando um processo é feito apenas visando a eficiência, ele não pode ser considerado como uma boa prática, pois está se aplicando apenas o conhecimento do saber fazer, porém, o resultado poderá não ser eficaz, o que implica em qualidade abaixo do esperado. As boas práticas remetem a eficácia. Gerir estoques aplicando boas práticas é o processo que mantém produtos ou materiais dentro do seu nível ideal de atendimento ao mercado, preservando a integridade dos mesmos com baixo custo operacional, evitando faltas e/ou excessos de estoques, tendo foco em eficiência e eficácia, atingindo inevitavelmente os melhores resultados. 1.2 Parâmetros de Estoques A gestão de estoques é composta por diversos processos que se executados atendendo a requisitos de boas práticas, implicam nos melhores resultados. Os processos de recebimento, inspeção, armazenamento, movimentação, separação, conferência e carregamento são os mais comuns e frequentes na armazenagem. Em todos esses processos pode-se aplicar boas práticas.

7 7 Estoques mal geridos são drenos do fluxo de caixa das empresas, em muitos casos imperceptíveis, podendo ser os grandes responsáveis por problemas financeiros, falta de liquidez ou deficiências no atendimento. Estamos vivendo no século XXI. Faz mais de cinquenta anos que o homem começou, no século passado, a controlar estoques utilizando computadores, os quais, comparados as atuais calculadoras de bolso, seriam inúmeras vezes mais lentos e ineficazes. De lá até aqui, a evolução da Tecnologia da Informação permitiu um imenso avanço em todas as áreas da sociedade, e em especial na gestão de estoques. Atualmente, os softwares atendem a todas as boas práticas necessárias para que se obtenha a excelência no gerenciamento de estoques. A evolução dos softwares desde o MRP I (Planejamento dos Recursos dos Materiais I), MRP II (Planejamento dos Recursos dos Materiais II), ERP (Planejamento dos Recursos do Empreendimento) e recentemente o WMS (Sistema de Gerenciamento de Armazém), onde todos eles aplicam os conceitos acadêmicos de boas práticas na gestão de estoques, eliminou todo o trabalho braçal das empresas nesta área. Associado a evolução dos softwares, a comunicação global acontece em um piscar de olhos através do uso da Internet de forma gratuita, dando acesso a informação sobre gestão de estoques e boas práticas, difundindo esses conceitos no mundo. Gasnier (2002, p. 25) diz: Estoques implicam em penalidades para a empresa e para a cadeia de abastecimento. É preciso ter sempre em mente que quanto menos, melhor, isto é, que o estoque é um mal absoluto para a produtividade e que, portanto, precisa ser eliminado assim que as causas forem sanadas. As empresas devem gerir estoques necessários, onde faltas e excessos devem ser eliminados. Apesar de todo o conhecimento divulgado no mundo sobre gestão de estoques, o mercado brasileiro de micro e pequenas empresas continua dando pouca atenção a essa disciplina. Apesar de não haver pesquisas no país a respeito do uso de boas práticas de gestão de estoques, é notória no mercado a grande quantidade de empresas que não enxergam que os estoques são como dinheiro nas prateleiras. Dinheiro parado implica em perda financeira direta, e, em geral, de baixa mensuração e percepção. Os softwares de gestão estão repletos de recursos que sinalizam essa perda antecipadamente, porém, é comum nas micro e

8 8 pequenas empresas o uso de inventários em detrimento desses recursos para identificá-las antecipadamente, evitando prejuízos. O problema do estoque excessivo ou faltante pode ocorrer por má gestão administrativa motivada por diversos fatores. Nos dias atuais, a gestão de estoques conta com uma vasta riquesa de controles, processos e equipamentos que colaboram para que se alcance melhores resultados com menores custos. Ainda assim, é comum empresas praticarem apenas uma gestão de estoques embrionária, aplicando o conhecimento empírico absorvido dia a dia informalmente pelas experiências vividas no mercado, implicando assim em perdas financeiras e físicas. Um pequeno exemplo pode ser avaliado no uso dos códigos de barra. Desde que o Governo Federal instituiu em 1984 o código nacional de produtos e determinou que a ABAC fizesse sua administração no país, já se passaram 26 anos. Atualmente, leitores óticos e impressoras de código de barras são vendidos a preços acessíveis a qualquer empresa. Além disso, todos os softwares de gestão fazem uso do código de barras. A utilização do código de barras na gestão de estoques é fator condicionador para redução de custos, aumento da acuracidade dos estoques e aumento da velocidade de execução dos processos. Embora já tenham se passado quase três décadas de uso dos códigos de barra, segundo o GS1, órgão que controla os códigos de barra no país, ainda é grande a fatia do mercado que não os utiliza. Mas por que então? O mais provável é que seja a falta de cultura em T.I.. Este é apenas um dos diversos questionamentos que podem ser feitos a respeito do não uso de boas práticas. Segundo Tozo, há vários parâmetros de estoque considerados boas práticas na gestão de estoques, como lote econômico de compra, gestão do lead time, sugestão de compra, nível de serviço, técnicas de armazenamento, preservação de materiais, controle de validade e de lotes, planejamento da produção, etc. Há alguns motivos identificados para justificar o não uso de boas práticas como os citados aqui, porém, o principal deles é o uso do conhecimento empírico em detrimento do conhecimento científico. Segundo Babini, o conhecimento empírico é o modo comum, corrente e espontâneo de conhecer, que se adquire no trato direto com as coisas e os seres humanos, as informações são assimiladas por tradição, experiências causais, ingênuas, é caracterizado pela aceitação passiva, sendo mais sujeito ao erro nas

9 9 deduções e prognósticos. É o saber que preenche nossa vida diária e que se possui sem o haver procurado, sem aplicação de método e sem se haver refletido sobre algo. O Conhecimento Científico,é representado pela ciência e pode ser definido como o conjunto organizado de conhecimentos sobre um determinado objeto, obtidos mediante a observação, a experiência dos fatos e um método próprio. Quando questionadas a respeito do não uso das boas práticas, as empresas quase sempre justificam que os custos são impeditivos para implantá-las em seus estabelecimentos. Relatam que são pequenas, estão em crescimento, e que no momento certo ocorrerá o investimento. De forma negativa, esses investimentos geralmente ocorrem tardiamente, prejudicando o próprio negócio. Se as boas práticas fossem aplicadas no tempo devido, o crescimento seria mais rápido em consequência da redução de custos que seria obtida. Para eliminar os problemas gerados pelo conhecimento empírico, diversos segmentos de mercado criaram boas práticas para suas atividades. No caso da gestão de estoques, essas boas práticas reduzem ou eliminam a maioria dos problemas e resultam em eficiência e eficácia. 1.3 Boas Práticas Boas Práticas é uma expressão derivada do inglês "best practices", a qual denomina técnicas identificadas como as melhores para realizar determinada tarefa. Por exemplo, as "boas práticas" para se calcular uma equação são os melhores jeitos para fazer uma equação. É sempre recomendável seguir as boas práticas. Em diversas profissões têm sido criadas normas de "boas práticas" que definem a forma correta de atuar dos respectivos profissionais. São diversas as boas práticas existentes no mercado que colaboram para com a eficácia na gestão de estoques, porém, neste estudo, teremos como foco apenas seis boas práticas amplamente difundidas e de fácil execução pelas empresas, as quais estão detalhadas a seguir. Em seguida será feita uma análise do uso de boas práticas em uma empresa real.

10 Estoque de Segurança, Estoque Máximo e Ponto de Pedido ES Estoque de Segurança Segundo Pozo(2007), também denominado como estoque mínimo, o estoque de segurança indica a quantidade mínima possível capaz de suportar um tempo de ressuprimento superior ao programado ou um aumento na demanda do produto. Sua finalidade é não afetar o processo produtivo e, principalmente, não provocar transtornos aos clientes por falta de material ou produto. O ideal é um estoque de segurança igual a zero, porém, sabemos que dentro de uma organização, os materiais não são utilizados em uma taxa uniforme, e que, também, o tempo de reposição para qualquer produto não é fixo e garantido em razão das variáveis de mercado. Fica difícil estabelecer como zero o estoque de segurança, porém não é impossível. O modelo mais simples e fácil de utilizar para o cálculo do estoque de segurança, é em função de um consumo médio no período, e um coeficiente de grau de risco, onde um gerente de logística em função da sua sensibilidade de mercado, pode estimar um percentual para cada material. ES = C x K Onde: ES Estoque de Segurança C Consumo médio no período K Coeficiente de grau de risco. O Estoque de Segurança evita que ocorra a ruptura do estoque, porém, para que isso ocorra, é necessário o uso de softwares de gestão para que seja elucidada esta ocorrência de forma automática ou não, providenciando um pedido de reposição do estoque. Exemplificando, uma empresa necessita definir o estoque de segurança de um produto que tem uma demanda média mensal de 100 unidades e, para tanto, o

11 11 gerente de logística definiu um grau de risco de 30%. Qual seria então o estoque de segurança? ES = C x K ES = 100 x 0.30 ES = 30 unidades Há outras formulas que envolvem variáveis como consumo maior que o previsto e percentual de atraso no tempo de reposição, porém este estudo não visa um aprofundamento deste assunto. Na figura 1, temos uma representação gráfica do estoque de segurança, além do ponto de pedido e estoque máximo. Figura 1 Gráfico de Análise de Variação do estoque

12 EM Estoque Máximo Estoque Máximo é a quantidade máxima de estoque permitida para o material. Assim, a finalidade principal do estoque máximo é suportar as variações normais de estoque em face da dinâmica do mercado, deixando margem que assegure que o nível máximo de estoque não cresça e onere os custos de manutenção de estoque. Obtem-se o Estoque Máximo com a formula: EM = ES + LC Onde: EM Estoque Máximo ES = Estoque de Segurança LC = Lote de Compra. Quantidade do produto especificado no pedido de compra, que estará sujeita à política de estoque de cada empresa. Há várias fórmulas para calcular lote de compra, porém não é foco deste estudo o aprofundamento deste assunto. Exemplificando, qual é o estoque máximo de um material cujo lote de compra é de 100 unidades e o estoque de segurança é igual à metade do lote de compra? EM = ES + LC EM = (100 / 2) + 1 EM = = 150 unidades PP Ponto de Pedido É a quantidade de produtos que deve haver em estoque, garantindo que o processo produtivo não terá problemas de continuidade, enquanto aguarda-se a chegada do lote de compra, durante o tempo de reposição. Quando um determinado produto atinge seu ponto de pedido, deve ser feito o ressuprimento do estoque,

13 13 emitindo um pedido de compra ao fornecedor. O ponto de pedido utiliza a seguinte fórmula: PP = (C x TR) + ES Onde: PP = Ponto de Pedido C = Consumo Médio no Período TR = Tempo de Reposição ES = Estoque de Segurança Exemplificando, temos um determinado produto que é consumido em 100 unidades mensalmente. Sabemos que seu tempo de reposição é de 45 dias. Então, qual é o seu ponto de pedido, uma vez que o seu estoque de segurança é de 20 unidades? PP = (C x TR) + ES C = 100 unidades por mês TR = 45 dias (ou seja, 1.5 mes, ou um mês e meio) ES = 20 unidades PP = (100 x 1.5) + 20 PP = 170 unidades As boas práticas de estoque de segurança, estoque máximo e ponto de pedido, se aplicados continuamente, evitam prejuizos, pois impedem excessos e rupturas dos estoques, além de promover um melhor planejamento da compra, influenciando positivamente na cadeia de suprimentos. 1.5 Recebimento Segundo Viana(2002), a atividade Recebimento intermedia as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor, sendo de sua responsabilidade a conferência

14 14 dos materiais destinados à empresa. Neste contexto, aparece como o fiel avaliador de que os materiais desembaraçados correspondam efetivamente às necessidades da empresa. Suas atribuições básicas são: a. Coordenar e controlar as atividades de recebimento e devolução de materiais; b. Analisar a deocumentação recebida, verificando se a compra está confirmada; c. Confrontar os volumes declarados na Nota Fiscal e no Manifesto de Transporte com os volumes a serem efetivamente recebidos; d. Proceder a conferência visual, verificando condições de embalagem quanto a possíveis avarias na carga transportada e, se for o caso, apontando as ressalvas de praxe nos respectivos documentos; e. Proceder a conferência qantitativa e qualitativa dos materiais recebidos; f. Decidir pela recusa, aceite ou devolução, conforme o caso; g. Providenciar a regularização da recusa, devolução ou da liberação de pagamento ao fornecedor; h. Liberar o material desembaraçado para estoque no almoxarifado. Nos pontos d, e, f, g e h acima, pode ser utilizado um sistema ERP, WMS ou MRP II que proporcione a segurança operacional adequada para este, que é um dos momentos mais críticos do processo de gestão de estoques. O recebimento é um dos processos onde pode ocorrer diversos problemas operacionais, geramente provocados por erros humanos, ou por má fé. Para evitá-los, é necessário que o software em uso disponha dos seguintes recursos: a. utilização de coletores de dados com RF Rádio Frequência, permitindo ao operador efetuar ações no sistema sem a necessidade de se dirigir a um computador para isso. Com o coletor as ações ocorrem durante o deslocamento do operador; b. permitir que seja possível coletar eletronicamente dados da conferência visual; c. permitir comparar eletronicamente a nota fiscal de entrada com a conferência feita;

15 15 d. requisitar a reconferência do material, caso haja divergência quantidativa da nota fiscal de entrada com a conferência feita; e. Bloquear o armazenamento do material, caso haja divergência quantitativa ou financeira entre a nota fiscal de entrada e o pedido de compra, concedendo ao comprador a decisção de liberação para o armazenamento ou devolução ao fornecedor. 1.6 Curva ABC Na página 64 de seu livro, Viana diz que o método da Curva ABC foi criado por Vilfredo Pareto, economista, sociólogo e engenheiro italiano ( ), onde baseado na sua teoria nasceu o Diagrama de Pareto, utilizado em diversas áreas em todo o mundo. A Curva ABC proporciona ao gestor de estoques uma visão em escala dos materiais sob seu controle. Ela mostra em uma escala decrescente, a importância dos materiais pela quantidade ou pelo valor das unidades vendidas. Isso implica em maior conhecimento da sua demanda, para que sejam tomadas medidas estratégicas a respeito dos materiais. Pode-se por exemplo, executar promoções para venda de materiais que encontram-se na parte C da curva, promover ações de marketing sobre os materiais da curva A e B, inativar materiais, entre outras outras tantas ações possíveis com a Curva ABC. Esta importante boa prática tem baixíssimo custo de mercado, pois tornou-se fator obrigatório nos softwares de gestão disponíveis, popularizando o conhecimento da mesma. Na figura 2, temos uma representação hipotética de um universo analisado, onde a Classe A representa 20% do mix e 80% do valor, sendo a classe mais importante.

16 16 Figura 2 Gráfico da Curva ABC Classe % MIX %VALOR A B C 30 5 Figura 3 Classes da Curva ABC A Curva ABC é um método eficaz aplicável a qualquer situação onde se deseja estabelecer uma escala de prioridade, visando dar tratamento diferenciado por classe identificada. Ela também pode ter uma análise mais profunda, aumentando-se a quantidade de classes a serem analisadas, dando um tratamento especial a cada uma delas. Os softwares MRP II (Planejamento dos Recursos Materiais), ERP (Planejamento dos Recursos do Empreendimento) e os WMS (Sistema de Gerenciamento de Armazém), dispõem de processos eficazes para gerenciamento da Curva ABC. 1.7 Inventário Os estoques são vulneráveis a partir do momento em que são produzidos ou adquiridos. Dai em diante, em todos os locais desde o armazém da indústria até o

17 17 momento em que é entregue ao consumidor final, deverão ser feitos movimentos seguindo regras rígidas de controle, para que a integridade do material seja preservado. O inventário é uma boa prática que colabora para que se reduza a vulnerabilidade dos estoques. Ao contrário do que uma boa parte imagina, os inventários nao visam identificar divergências entre o estoque físico e os sitemas de gestão, e sim, verificar se as quantidades devidas estão realmente presentes fisicamente e em perfeito estado para comercialização ou uso. O inventário físico é uma contagem periódica dos materiais existentes para efeito de comparação com os estoques registrados e contabilizados em controle da empresa, a fim de se comprovar sua existência e exatidão. (VIANA, 2002, p. 381). Os inventários podem ser realizados mensalmente, anualmente ou de forma rotativa, onde são escolhidos materiais a serem contados diariamente. A prática de inventário anual é inadequada e está em descontinuidade no mercado. Os inventários mensais são feitos de forma rotativa ou geral. Os inventários rotativos são práticos, tem baixo custo e tendem a melhores resultados, pois os conferentes tornam-se especialistas em contagem, os problemas são corrigidos imediatamente após a sua identificação, e não há a necessidade de parar o armazém. É comum selecionar fornecedores, grupos ou sub-grupos de materiais para efetuar a contagem. Os principais motivos para a realização dos inventários, são a possibilidade de falhas nos softwares de gestão de estoques, bem como as falhas cometidas por pessoas ao lidar fisicamente com os estoques. Inventariar mercadorias é inventariar um patrimônio como outro qualquer, tendo valor monetário de grande importância na empresa. Se feito com métodos adequados, pessoas treinadas e motivadas e equipamentos adequados, o resultado para a empresa e para a equipe de contagem é como uma vitória alcançada. Por outro lado, os inventários podem se tornar um martírio. O termo inventário quando pronunciado dentro das organizações que não o fazem a partir dos princípios das boas práticas, provoca pavor na equipe de contagem. Pessoas mal remuneradas, horários inadequados, tamanho da equipe insuficiente, alimentação inadequada, fazem com que a equipe já inicie a contagem na certeza de que o resultado será de qualidade inferior, implicando em diversas recontagens, onde chega-se a constatação de que vários casos de divergências

18 18 terão que ser resolvidos posteriormente ao evento, provocando no final, a sensação de desânimo e insatisfação generalisada. Os principais fatores que levam a um fracasso nos inventários são: a. falta de planejamento na periodicidade de execução; b. falta de método adequado para o processo do inventário; c. baixo ou nenhum incentivo para a equipe que executa o inventário; d. ausência do uso de coletores de dados; e. horários e datas inadequadas para execução, interferindo na vida particular dos envolvidos; f. execução de apenas uma contagem dos estoques; g. resolução em data posterior, das divergências indentificadas no inventário; 2 A EMPRESA Le Biscuit, a loja estudada, iniciou suas atividades em 1968 na cidade de Feira de Santana Ba com três sócios, comercializando presentes e brinquedos. Hoje a empresa comercializa utilidades, tem quatorze lojas nos estados da Bahia e Sergipe, e um centro de distribuição em Salvador Ba. Um ano depois de inaugurada, passou a comercializar também artigos de armarinho. Cinco anos depois agregou as linhas de cama, mesa e banho, e enxoval para bebê. Nesta época já eram duas lojas. Após dez anos, a empresa já contava com três lojas e passou a vender também no atacado. Devido a grande variedade de linhas oferecidas, a quantidade de mercadorias a serem controladas era muito grande. Os únicos recursos utilizados para gerir os estoques, eram a ficha cardex (ficha de cartolina onde controlava-se manualmente os estoques) e uma ficha de fornecedor que continha a linha de mercadorias do mesmo, e se assemelhava a uma planilha Excel, porém feita manualmente. Em 1980, doze anos após a sua fundação, a empresa passou a usar o serviço de um bureau de serviços computadorizado, controlando os carnês de crediário apenas. Nesta época, continuava-se usando os mesmos controles manuais para gerir os estoques. Em 1986 foi adquirido o primeiro computador, mas apenas para registrar as vendas feitas. Em 1995, a empresa já contava com o cadastro de mercadorias, registro de

19 19 entradas, porém, não havia a gestão de estoques. Os vendedores comissionados analisavam os estoques e informavam suas quantidades aos compradores para que efetuassem as compras. Em 1998 a empresa passa a utilizar um sistema de controle de estoques, porém não havia confiabilidade para a gestão. Em 2002, 36 anos depois, a empresa começa a controlar estoques no computador. Em 2004 já são mais de vinte mil itens em estoque. Em 2006 a empresa constroi um CD central para gerir estoques e faz uso do WMS (Sistema de Gerenciamento de Armazém). Atualmente a empresa faz uso intenso de boas práticas de gestão de estoques e continua agregando novas práticas. Para uma maior compreensão da evolução da Le Biscuit do ponto de vista da gestão dos seus estoques, podemos traçar uma linha do tempo, tabulando os acontecimentos: Ano Acontecimento Comentário 1968 Fundação Poucas mercadorias na linha de presentes e briquedos, e gestão manual dos estoques usando ficha cardex 1969 Nova linha de venda Início da comercialização de artigos de armarinho 1974 Novas linhas de venda Cama, mesa, banho, e enxoval de bebê 1978 Vendas no atacado A empresa passa a vender no atacado e ja tem três lojas 1980 Uso do bureau de Apenas os carnês de crediário são controlados serviços informatizados pelo computador externo à empresa 1986 Aquisição do primeiro computador A empresa passa a registrar as vendas no computador 1998 Uso de sistema de A empresa passa a usar sistema de gestão de gestão de estoques estoques, porém não havia confiabilidade na informação 2002 Uso do computador São cadastradas as mercadorias por cor, e é para gerir estoques dado início a gestão dos estoques pelo computador

20 Diversificação de linhas Já são mais de vinte mil SKU s em estoque 2006 Centralização do A empresa constroi um CD central para gerir estoque estoques e faz uso do WMS Warehouse Management System. As compras passam a ser centralizadas 2010 Atualmente... A empresa faz uso intenso de boas práticas de gestão de estoques e continua agregando novas práticas. São 14 lojas. Ao longo de trinta e quatro anos, a empresa fez a gestão dos seus estoques manualmente, utilizando conhecimento empírico absorvido ano após ano por diretores, gerentes e demais membros da equipe. A partir da década de 1990, a Tecnologia da Informação já era utilizada pela empresa, porém para outros fins. O principal motivo para o não uso da T.I. nesta época para gerir estoques, e até os primeiros anos do século XXI, era a baixa confiabilidade dos sistemas disponíveis no mercado e dos bancos de dados existentes. As boas práticas nunca foram no passado, meta ou foco da empresa, pois a mesma desconhecia a maioria delas. Este desconhecimento era e ainda é comum no Brasil, para a maioria das micro e pequenas empresas. Para que seja evidenciada a evolução da empresa até alcançar o conhecimento da maioria das boas práticas existentes, faremos uma análise comparativa das quatro boas práticas foco deste estudo e definidas na primeira parte deste estudo, com as práticas empíricas usadas pela Le Biscuit ao longo da sua história de crescimento no mercado. As observações feitas na Le Biscuit, onde foram analisadas as rotinas de trabalho de compradores, gerentes de estoque, gerentes de armazém e diretores de empresas do varejo em geral, leva a constatação que, descendo a um nível mais profundo na análise, o que provoca o problema do não uso de boas práticas, ferramentas tão poderosas, é o baixo índice de conhecimento dos profissionais envolvidos na gestão dos estoques. Sem o conhecimento das boas práticas adequadas, o profissional não tem argumentos para convencimento da sua diretoria a respeito da melhoria dos processos. Nas empresas com cultura elevada onde cultua-se educação e o conhecimento, os profissionais dificilmente permitem que

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