ANA PAULA DA SILVA MARQUETE CONTROLE E AVALIAÇÃO DE ESTOQUES DE UMA MICRO EMPRESA: UM ESTUDO DE CASO DE UM SUPERMERCADO

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1 ANA PAULA DA SILVA MARQUETE CONTROLE E AVALIAÇÃO DE ESTOQUES DE UMA MICRO EMPRESA: UM ESTUDO DE CASO DE UM SUPERMERCADO Instituto Cenecista Fayal de Ensino Superior IFES Itajaí-SC 2008

2 ANA PAULA DA SILVA MARQUETE CONTROLE E AVALIAÇÃO DE ESTOQUES DE UMA MICRO EMPRESA: UM ESTUDO DE CASO DE UM SUPERMERCADO Trabalho de conclusão de curso supervisionado, apresentado como requisito obrigatório para obtenção do título de bacharel em Administração do Curso de Administração do Instituto Cenecista Fayal de Ensino Superior IFES. Instituto Cenecista Fayal de Ensino Superior IFES Itajaí-SC 2008

3 TERMO DE APROVAÇÃO CONTROLE E AVALIAÇÃO DE ESTOQUES DE UMA MICRO EMPRESA: UM ESTUDO DE CASO DE UM SUPERMERCADO Este trabalho de conclusão de curso foi julgado aprovado para a obtenção do grau de Bacharel em Administração de Empresas do Instituto Cenecista Fayal de Ensino Superior IFES. Itajaí, 25 de novembro de 2008 Prof. Wilson Reginatto Jr Coordenador de estágios Banca Examinadora Prof. Luiz Eduardo Simão Orientador Prof. Wilson Reginatto Jr Avaliador Prof. Marcello Soares Avaliador

4 EQUIPE TÉCNICA Estagiária Ana Paula da Silva Marquete Coordenador de estágio Professor Wilson Reginatto Junior Orientador de conteúdo Professor Luiz Eduardo Simão, Msc Orientador de metodologia Professor Marcello Soares, Msc Supervisor de campo Adriana Pereira da Silva Montagna

5 AGRADECIMENTOS Agradeço em primeiro lugar a Deus que iluminou meu caminho durante esta caminhada. Agradeço a minha mãe Vera pelo apoio e dedicação, ao meu irmão Alisson e minha irmã Adriana que muitas vezes me deram forças para que eu continuasse nesta jornada. Agradeço especialmente ao meu esposo Luciano, que teve paciência e tolerância nos momentos em que desanimei, pelos momentos que me apoiou e me deu conforto nos momentos em que precisei. Agradeço ao Luiz Eduardo Simão que me orientou e me ajudou muito para que eu concluísse este trabalho. E agradeço aqueles que contribuíram diretamente e indiretamente para o desenvolvimento deste trabalho.

6 RESUMO Este trabalho estudou o gerenciamento de estoque no Supermercado Montagna ltda, tendo em vista que o mercado varejista está passando por diversas mudanças, pois a globalização tornou o mercado mais competitivo, e para manter-se nele, as organizações precisaram moldar-se para atender as necessidades de seus clientes e melhorar o nível de seus serviços. A falta de gerenciamento nos estoques pode trazer problemas futuros para empresa, como a insatisfação do cliente, o excesso de produtos em estoque, e visando esses melhoramentos que foi elaborado novos controles de estoque. O inventário físico no supermercado pode trazer informações que a empresa não possuía, e com base nos dados coletados foi possível elaborar uma política que trará benefícios a empresa e seus clientes, alcançando objetivos que a empresa vem buscando para melhorar seu nível de serviço e atraindo novos clientes. Palavras-chave: Estoque, Inventário, Abordagem ABC

7 LISTA DE QUADROS Quadro 01 Importância da análise Quadro 02 Sistema de Controle... 78

8 LISTA DE TABELAS Tabela 01 Dados dos produtos coletados: quantidade, custo e demanda Tabela 02 Dados dos produtos coletados: quantidade, custo e demanda Tabela 03 Dados dos produtos coletados: quantidade, custo e demanda Tabela 04 Dados dos produtos coletados: quantidade, custo e demanda Tabela 05 Dados dos produtos coletados: quantidade, custo e demanda Tabela 06 Dados dos produtos coletados: quantidade, custo e demanda Tabela 07 Dados dos produtos coletados: quantidade, custo e demanda Tabela 08 Dados dos produtos coletados: quantidade, custo e demanda Tabela 09 Dados dos produtos coletados: quantidade, custo e demanda Tabela 10 Dados dos produtos coletados: quantidade, custo e demanda Tabela 11 Dados dos produtos coletados: quantidade, custo e demanda Tabela 12 Dados dos produtos coletados: quantidade, custo e demanda Tabela 13 Dados dos produtos coletados: quantidade, custo e demanda Tabela 14 Dados dos produtos coletados: quantidade, custo e demanda Tabela 15 Dados dos produtos coletados: quantidade, custo e demanda Tabela 16 Dados dos produtos coletados: quantidade, custo e demanda Tabela 17 Dados dos produtos coletados: quantidade, custo e demanda Tabela 18 Dados dos produtos coletados: quantidade, custo e demanda Tabela 19 Dados dos produtos coletados: quantidade, custo e demanda Tabela 20 Dados dos produtos coletados: quantidade, custo e demanda Tabela 21 Dados dos produtos coletados: quantidade, custo e demanda Tabela 22 Dados dos produtos coletados: quantidade, custo e demanda Tabela 23 Dados dos produtos coletados: quantidade, custo e demanda... 57

9 Tabela 24 Dados dos produtos coletados: quantidade, custo e demanda Tabela 25 Dados dos produtos coletados: quantidade, custo e demanda Tabela 26 Dados dos produtos coletados: quantidade, custo e demanda Tabela 27 Dados dos produtos coletados: quantidade, custo e demanda Tabela 28 Dados dos produtos coletados: quantidade, custo e demanda Tabela 29 Dados dos produtos coletados: quantidade, custo e demanda Tabela 30 Dados dos produtos coletados: quantidade, custo e demanda Tabela 31 Dados dos produtos coletados: quantidade, custo e demanda Tabela 32 Dados dos produtos coletados: quantidade, custo e demanda Tabela 33 Dados dos produtos coletados: quantidade, custo e demanda Tabela 34 Dados dos produtos coletados: quantidade, custo e demanda Tabela 35 Dados dos produtos coletados: quantidade, custo e demanda Tabela 36 Dados dos produtos coletados: quantidade, custo e demanda Tabela 37 Dados dos produtos coletados: quantidade, custo e demanda Tabela 38 Dados dos produtos coletados: quantidade, custo e demanda Tabela 39 Dados dos produtos coletados: quantidade, custo e demanda Tabela 40 Dados dos produtos coletados: quantidade, custo e demanda Tabela 41 Dados dos produtos coletados: quantidade, custo e demanda Tabela 42 Dados do consumo Tabela 43 Dados da venda Tabela 44 Indicadores de Desempenho Tabela 45 Indicadores de Desempenho Tabela 46 Comparação entre os resultados... 80

10 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO Histórico da Empresa Missão Visão Identificação do Problema Justificativa OBJETIVOS Objetivos Gerais Objetivos Específicos FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Administração Geral Administração de materiais Compras Inventário Recebimento de materiais Gestão de Estoques Estoque Demanda Previsão, Planejamento e Controle de Estoque Classificação ABC Sistema de Revisão Contínua ou Sistema Q Sistema de Revisão Periódica ou Sistema P Lote Econômico de Compra Estoque de Segurança Estoque de Cobertura Custo de estoque Varejo METODOLOGIA Caracterização da Pesquisa RESULTADOS Inventário físico: levantar dados Tabular e Analisar os dados Análise ABC Valor Imobilizado Estoque (Inventário) Indicadores de Desempenho da Gestão do Estoque Política Atual Definição do sistema de Controle CONCLUSÃO REFERÊNCIAS...83

11 10 1 INTRODUÇÃO O mercado varejista no Brasil é a maior porção do comércio, e vem enfrentando várias mudanças nos últimos anos. Atualmente para manter-se neste mercado, é necessário possuir competitividade, pois as grandes redes utilizam novas tecnologias, visando atender à necessidade do consumidor e satisfazendo-a de maneira que este cliente venha a ser fiel ao seu estabelecimento. Os clientes estão mais exigentes, em relação a este mercado, com expectativas de um melhor atendimento, a disponibilização de vários produtos nas gôndolas, uma boa estrutura para o tráfego dos clientes, entre outros fatores que influenciam no negócio. E visando estas exigências dos clientes, o pequeno varejista sente-se obrigado a mudar seus métodos de trabalho, e adequar-se a estas novas tendências. Para se tornar mais competitivo que seus concorrentes, se faz indispensável novas estratégias operacionais, contribuindo também para o grande objetivo de toda empresa, que é obter lucratividade. O pequeno varejista sente uma dificuldade grande em gerenciar seus estoques, pois a maioria não possui informatização em seus processos, e isto dificulta na hora da compra para com o fornecedor. O comprador na empresa varejista é um dos elementos principais para que esta possa alcançar bons resultados em suas operações. Com o crescimento da competição, da dificuldade das empresas se libertarem da alta incidência da carga tributária, o profissional de compras necessita estar capacitado nas técnicas de gestão de estoques e compras para o varejo. Para tanto, além de suas naturais habilidades de negociador, necessita de elevado nível de treinamento em aspectos financeiros da gestão de estoque e vendas, completo domínio das diversas técnicas de gestão dos estoques de acordo com os perfis de demanda dos itens que negocia, e estar disposto a adotar a filosofia de colaboração, que hoje é fundamental no processo de criação e manutenção de cadeias de suprimento lucrativas.

12 11 Não é mais possível para uma rede de varejo ou mesmo para uma grande loja única, gerir estoques e compras com base unicamente na experiência. Com base no descrito acima, este trabalho buscará esclarecer a gestão de estoque em pequenos varejos. 1.1 Histórico da Empresa A empresa opera no ramo varejista desde 2002, que foi quando abriu suas instalações no Espinheiros, no qual ficava a frente de sua casa. No começo era alugado, depois decidiu vender sua casa e comprar o mercado. Onde situava o mercado, não era uma boa localização, e já havia fortes concorrentes, que já estavam instalados há bastante tempo. Começaram a perceber que aquele local não estava sendo apropriado para comércio, foi então que tiveram a oportunidade de irem para outro local. Hoje estão situados a Rua Henrique Bianchini nº 765, bairro Cordeiros, Itajaí/SC. O supermercado Montagna é uma micro-empresa, que possui uma estrutura organizacional composta por: dois sócios, no qual Adriana cuida da parte administrativa, financeira, e comercial, o Sidirley comanda toda a equipe e também a parte financeira da empresa. Possui um quadro de funcionários composto de cinco pessoas, no qual trabalham na parte operacional da empresa. A empresa está passando por novas mudanças, estão fazendo reformas, ampliando sua estrutura, e querem informatizar a empresa, com a perspectiva de crescimento pessoal e profissional. Tem a disposição um leque de fornecedores muito grande, pois o giro de mercadorias é constante. Esses fornecedores atendem semanalmente, com o intuito de ganhar seus concorrentes e com a malicia de se tornar exclusivo. Hoje seus principais concorrentes são: Frigovale, Jorge Mother, Tirol, entre outros.

13 12 Sua participação perante a concorrência é grande, pois possui um atendimento diferenciado, um horário acessível a todos seus clientes, e uma boa localização. O Supermercado Montagna, disputa sua participação no mercado com diversos concorrentes, pois é um bairro carente, entretanto com um giro de dinheiro muito grande, mas seus principais concorrentes são: Supermercado Daiane e Supermercado Lopes, no qual trabalham de uma maneira muito semelhante, pois muitas vezes o atendimento, o conhecimento perante seus clientes é que fazem a diferença Missão Atender as necessidades e expectativas dos clientes, vender seus produtos pelo preço justo, e garantir um nível de satisfação elevado de seus clientes Visão Ser reconhecida como a melhor empresa no ramo varejista da região. 1.2 Identificação do Problema Atualmente a empresa trabalha apenas no controle de estoque com base na visualização do produto na gôndola, sem ter a mínima previsão de quanto será vendido do produto, se aquele estoque que possui é o adequado. A empresa não possui um sistema de controle da mercadoria em estoque, portanto se determinado produto for consumido todo da gôndola, e o mesmo não for um produto com saída habitual, é possível que não seja comprado do fornecedor até que algum cliente venha solicitá-lo. Com base nos relatos acima, surge o seguinte problema de pesquisa:

14 13 Como elaborar um controle de estoque adequado em uma micro-empresa de varejo? 1.3 Justificativa Este trabalho é importante para a empresa porque será elaborada uma nova política e um controle de estoque, que permita o atendimento aos clientes e ao mesmo tempo minimizar o volume de estoques e custos. Com esta pesquisa será possível mensurar o estoque da empresa, controlando as entradas e saídas dos mesmos, para assim torná-la mais competitiva frente a seus concorrentes. Para a acadêmica, este trabalho será de grande importância, pois aplicou os conhecimentos adquiridos na academia, agregando conhecimentos práticos e possibilitará novas oportunidades.

15 14 2 OBJETIVOS Para elaboração de uma gestão adequada será preciso desenvolver ferramentas para tomada de decisão, não basta somente o aprendizado ou experiência, será necessário técnicas formais e eficientes que ajudem a fundamentar as decisões. Este trabalho tem objetivos gerais e específicos, no qual veremos a seguir: 2.1 Objetivos Gerais Para responder o problema do projeto o presente trabalho terá como objetivo geral: definir uma política de estoque e um sistema de controle de estoque para a empresa. 2.2 Objetivos Específicos Para responder o objetivo geral o presente trabalho terá como objetivos específicos: 1. Fazer Inventário físico: levantar dados 2. Tabular e analisar dados 3. Definir política de estoques

16 15 3 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Este capítulo trata da fundamentação teórica do trabalho, no qual foi abordado sobre Administração Geral, Administração de Materiais, Gestão de Estoque, Previsão, Planejamento e Controle de Estoques, Pequeno Varejo. 3.1 Administração Geral A administração é importante em qualquer escala de utilização de seu recursos. Tornou-se uma tarefa indispensável para as organizações e na vida das pessoas. Drucker (1997, p. 13) afirma que todas as instituições necessitam de uma administração, ou seja, necessitam de um grupo de pessoas cuja função é fixar objetivos, metas e prioridades; organizar; selecionar e colocar pessoas, medir resultados; comunicar e tomar decisões. Com isso pode-se definir que objetivos e recursos são as palavras-chave na definição de organização e também de administração. Se a organização é um sistema de recursos que procura atingir objetivos, o processo de tomar decisões sobre os objetivos e a utilização de recursos é a administração. A Administração trata do planejamento, da organização (estruturação), da direção e do controle de todas as atividades diferenciadas pela divisão de trabalho que ocorram dentro de uma organização. Assim, a Administração é imprescindível para existência, sobrevivência e sucesso das organizações. (CHIAVENATO, 2003, p.2). Para Kwasnicka (2003), a história da administração já tem indícios no passado, na maneira de se organizar, os líderes que tivemos, até mesmo nas religiões, podemos encontrar pessoas que coordenam e administram a igreja. Na evolução histórica da administração, duas instituições se destacaram: a Igreja Católica Romana e as Organizações Militares.

17 16 O fenômeno que provocou o aparecimento da empresa e da moderna administração dá ao longo dos séculos, onde se obteve grandes descobertas, trazendo mudanças sociais e políticas nas quais podemos chamar de Revolução Industrial. Esta época teve grandes mudanças, no começo prevaleciam os sistemas familiares, que desenvolviam seus produtos e vendiam tendo um líder dirigente. Também se inseriu um processo de intermediação entre os sistemas doméstico e fabril, no qual houve a necessidade de uma modificação para melhorar os processos e não para eliminar, pois o mercado vinha crescendo e trazendo novas tecnologias entre outros fatores que influenciavam diretamente. Foi então que surgiu a necessidade de aperfeiçoar os sistemas produtivos, e estudar de maneira mais formal a administração, entre os séculos XIX e XX, que surgiu a chamada Administração científica, publicada por Frederick Wislow Taylor, no qual é chamado de o pai da Administração. Segundo Motta (1998) Taylor com a formação americana, e suas atividades como consultor técnico, passou-se a preferir seus métodos e sistemas de racionalização do trabalho, enquanto Henri Fayol com formação francesa fazia uma análise lógico-dedutiva para uma adequada administração. Também faziam parte desta escola, figuras importante como Henry Lawrence Gantt, Frank Bunker Gilbreth, entre outros, que se preocupavam em aumentar a produtividade no nível operacional, e melhorar o nível dos operários. No decorrer da história, a administração se desenvolveu lentamente. Somente no século passado (XX) teve um avanço considerável, onde o tradicionalismo cedeu lugar ao aparecimento da máquina, que substituiu o trabalho artesanal dando lugar à produção mecanizada. Nesta evolução em se tratando da escola, a escola científica, idealizada por Taylor, que desenvolveu estudos a respeito de técnicas de racionalização do trabalho operário, gerando progressos e eficiência na empresa, reduzindo o preço de produtos finais. Fayol também contribuiu de forma significativa para o progresso da administração, desenvolvendo uma teoria para o corpo administrativo da empresa, chamada de anatômica. Cabe salientar que essa teoria deu ênfase à gerência, complementando o trabalho realizado por Taylor, pois ambas abrangem a empresa como um todo no que diz respeito ao controle, formando o que os doutrinadores chamam de enfoque clássico.

18 17 A administração científica surgiu do chão-de-fabrica. Conforme o próprio nome indica, preconiza a adoção de métodos racionais e padronizados, a máxima divisão de tarefas e o enfoque centrado na produção. A administração clássica, que teve origem na alta administração, enfatiza a estrutura formal da organização e a adoção de princípios e funções administrativas necessárias à realização do trabalho. O sucesso do empreendimento, segundo Fayol, está relacionado ao desempenho satisfatório dessas funções, em todos os setores da organização. (FERREIRA, 2000, p.25). Importante frisar, ainda, outras abordagens referentes à administração. Na teoria humanística da administração temos várias teorias transitivas que, de forma genérica, constatou a influência da liderança informal sobre o comportamento das pessoas, se opondo a teoria clássica que enfatizava somente a autoridade formal. Assim, a Teoria das Relações Humanas nasceu da necessidade de corrigir a forte tendência a desumanização do trabalho surgida com a aplicação de métodos rigorosos científicos e precisos, aos quais os trabalhadores deveriam forçosamente se submeter.(chiavenato, 1993, p. 212). A teoria neoclássica preocupava-se com a ação administrativa e seus objetivos, buscando resultados concretos. Com inspiração em Max Weber, a teoria da burocracia se baseia na racionalidade, ou seja, busca a adequação dos meios aos fins para garantir o atingimento do objetivo de forma eficaz. Na teoria estruturalista, os autores procuravam inter-relacionar as organizações com o seu ambiente externo e preocupavam-se com a estruturação das partes para atingir o global. O fundamento da teoria comportamental é a motivação humana, onde os administradores deveriam conhecer as necessidades humanas para poder satisfazêlas dentro da organização e evitar que haja conflito entre a organização e o indivíduo. A abordagem da ciência comportamental é uma extensão da teoria de relações humanas, porém estudada um novo da administração e da organização. A abordagem comportamental sugere que as necessidades físicas e emocionais das pessoas compõem a base para a organização. Uma organização talvez surja espontaneamente da associação de pessoas que tenham as mesmas necessidades, interesses e objetivos. (KWASNICKA, 1990, p.36).

19 Administração de materiais Com a intensa pressão competitiva das últimas décadas na administração, a arte de administrar materiais já se fazia presente. Administrar materiais é uma atividade que vem sendo realizada nas empresas desde os primórdios da administração. Ela tomou um grande impulso a partir do momento em que a logística se estendeu muito além das fronteiras das empresas, tendo como principal objetivo atender às necessidades e expectativas dos clientes. (GONÇALVES, 2004, p.2). Administração de materiais é função vital dentro da organização, e tem diversos significados, dependendo de quem a defini. Em administração de materiais deve-se conhecer as necessidades certas pois as mesmas, de acordo com o tipo da empresa dizem respeito a todos os materiais comumentes utilizados nos diversos setores, o que significa que os estoques deverão merecer especial atenção, para que os serviços não venham a ser paralisados por falta dos mesmos, de acordo com Viana (2002,p. 41) é necessário: Saber comprar, para garantir a qualidade e a quantidade do que será consumido, ao menor custo; Controlar, para evitar consumo desnecessário e não correr risco de falta; Armazenar adequadamente, para evitar perdas. Não se deve esquecer em nenhum momento que o setor de materiais é um dos grandes responsáveis pela saúde financeira da empresa, de acordo com Francischini e Gurgel (2002, p. 2) a Administração de materiais tecnicamente bem aparelhada é sem duvida, uma das condições fundamentais para o equilíbrio econômico e financeiro da empresa. A Administração de materiais quando feita inadequadamente significa um desperdício de recursos financeiros, um sintoma de uma administração ineficaz. Quando se elabora um programa para a implantação de uma Administração de Materiais, estabelecem-se objetivos financeiros e administrativos, como defini Francischini e Gurgel (2002, p. 2 e 3):

20 19 Eliminar totalmente itens sem movimentação, pela erradicação definitiva das causas da existência de itens em estoque sem utilidade para a produção ou para a venda; Reduzir em 50% os investimentos em estoques, sem prejuízo da produção e atendimento aos clientes/ Reduzir drasticamente as perdas de materiais na Logística Industrial pela utilização de técnicas de movimentação e acondicionamento; Obter um nível de serviço próximo de 100% no atendimento aos pedidos dos clientes/ Eliminar 50% do custo das embalagens dos materiais pela utilização de novos sistemas de movimentação e abastecimento. Para Ballou (1993, p. 71) As atividades-chave para a administração de materiais são processamento de pedidos, transporte e controle de estoque as mesmas da distribuição física Compras Compras é adquirir algo envolvendo valores, tendo sempre em comum uma parte interessada em adquirir e outra em permutar. Compra é um termo normalmente utilizado para definir o ato e a responsabilidade funcional para promover a procura dos materiais e dos serviços e, então, supri-los para serem utilizados pela empresa. (GONÇALVES, 2004, p.193). A ação de comprar abrange algumas etapas, conforme (VIANA, 2002, p. 172,173): Determinação do que, de quanto e de quando comprar; Estudo dos fornecedores e verificação de sua capacidade técnica, relacionando-os para consulta; Promoção de concorrência, para a seleção do fornecedor vencedor;

21 20 Fechamento do pedido, mediante autorização de fornecimento ou contrato; Acompanhamento ativo durante o período que decorre entre o pedido e a entrega; Encerramento do processo, após recebimento do material, controle da qualidade e da quantidade. Alguns fatores também são fundamentais e devem ser considerados no setor de compras, afirma (VIANA, 2002, p. 173,174): Autoridade para compra; Registro de compras; Registro de preços; Registro de fornecedores Inventário Inventário é a contagem física dos materiais existentes na empresa comparado com os registros de controle na instituição. Para Martins e Alt (2000, p. 156) o inventário físico consiste na contagem física dos itens em estoque. O inventário físico é uma contagem periódica dos materiais existentes para efeito de comparação com os estoques registrados e contabilizados em controle da empresa, a fim de se comprovar sua existência e exatidão. Desse modo, os inventários visam confrontar a realidade dos estoques, em determinado momento, com os registros contábeis correspondentes nesse momento. (VIANA, 2002, p.381). Periodicamente a empresa deve efetuar contagem física de seus itens de estoque e produtos em processo para verificar a discrepância em valor, entre o estoque físico e estoque contábil e entre registros e o estoque físico. Também para apurar o valor total de estoque (contábil) para efeito e balanços ou balancetes, neste caso o inventário é realizado próximo do encerramento do ano fiscal. Dias (1995, p. 192) considera que os inventários gerais impossibilitam as reconciliações, análise das causas de divergências e conseqüentemente ajustes na profundidade.

22 21 O inventário a pedido refere-se a solicitação em sistema para inventário item a item por interesse dos órgãos de administração de materiais e de controladoria, como: Falhas de processamento; Solicitações do almoxarife ou da gestão; Solicitações de auditoria; Outros motivos. Para um inventário ser bem sucedido, existe um procedimento a ser cumprido, segundo Santos (2001, p. 111) as empresas devem executar os seguintes passos: 1. Escolha da modalidade de inventário; 2. Escolha do tipo de execução do inventário; 3. Determinação da data de início e término; 4. Responsabilidade de cada equipe; 5. Preparação dos recursos; 6. Preparação das áreas; 7. Emissão de relatórios com posição contábil; 8. Levantamento físico; 9. Apuração; 10. Conciliação; 11. Pesquisa das causas das divergências; 12. Elaboração de relatórios; 13. Emissão dos ajustes de estoque; 14. Aprovação; 15. Processamento dos acertos.

23 Recebimento de materiais No momento em que o material é entregue, a empresa passa a Ter responsabilidade sobre os itens comprados. No ato do recebimento, os materiais precisão ser conferidos e inspecionados para que eventuais faltas, desvios e danos sofridos pelo material, pois depois de conferidos não poderão mais ser reclamados. Segundo Francischini e Gurgel (2002, p. 112) a função básica do recebimento de materiais é assegurar que o produto entregue esteja em conformidade com as especificações constantes no pedido de compra. De acordo com Francischini e Gurgel (2002, p. 112) existem alguns procedimentos que precisam ser seguidos: Comunicação eficiente entre portaria e o setor de recebimento; Pessoal treinado para os procedimentos de entrada de fornecedores na empresa; Redução, ao mínimo possível, da burocracia para o preenchimento de autorizações de entrada na empresa; Disponibilidade, no local do recebimento, de equipamentos de pesagem ou outra inspeção especificada, evitando deslocamento desnecessários; Capacidade de recebimento adequado ao volume de entrega de materiais; Estacionamento adequado para os veículos que estão aguardando a entrada na empresa. A conferencia dos itens deve ser feito através da nota fiscal emitida pelo fornecedor, imediatamente no ato do recebimento tendo assim a segurança que todos os itens faturados foram entregues, pois o registro nos controles de estoque são feitos pela nota fiscal. A atividade recebimento visa garantir o rápido desembaraço dos materiais adquiridos pela empresa, zelando para que as entradas reflitam a quantidade estabelecida, na época certa, ao preço contratado e na qualidade especificada nas encomendas. (VIANA, 2002, p.43).

24 23 O recebimento de material é um processo crítico, falhas neste processo causam diferenças nos controles de estoque O material recebido, só pode ser liberado para utilização, após todo o procedimento de recebimento estiver concluído. 3.3 Gestão de Estoques A gestão de estoques é uma questão cada vez mais importante e precisa nas organizações, se faz indispensável. Seu objetivo principal é dar garantia do suprimento dos materiais necessários ao bom funcionamento da empresa, evitando faltas, paralisações eventuais na produção e satisfazendo às necessidades dos clientes e usuários. (GONÇALVES, 2004, p.3). Há, características básicas para organizar o setor que se adaptam em qualquer condição, entre elas, Gasnier (2002) destaca-se: Determinar o que deve permanecer em estoque. Número de itens; Determinar quando se deve reabastecer os estoques. Periodicidade; Determinar quando de estoque será necessário para um período predeterminado; Acionar o departamento de Compras para executar aquisição de estoques; Receber, armazenar, e atender os materiais estocados de acordo com as necessidades; Controlar os estoques em termos de quantidade e valor e fornecer informações sobre a posição do estoques; Manter inventários periódicos, possibilitando a qualquer momento a determinação do valor de cada item, o total dos materiais em estoque e o estado dos materiais; Identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados.

25 Estoque O estudo dos estoques nas organizações é tão antigo, devido a sua importância. Visto como um recurso produtivo que no final criará valor para o consumidor final. Estoque é uma quantidade de material aguardando para que seja consumida. A função da administração de estoque é minimizar o dinheiro que esta investido em estoque, pois ele é caro e aumenta continuamente e quanto maior o investimento, maior é a capacidade e a responsabilidade de cada departamento da empresa (DIAS, 1995,p.23). Segundo Viana (2002, p. 108) No Brasil, os primeiros estudos sobre a moderna teoria de gerenciamento de estoques são da década de 50 do século passado, e de lá até hoje muito tem sido feito, com resultados satisfatórios Demanda A demanda é a procura por determinado produto, uma quantidade de produtos a serem comprados pelo consumidor. A demanda caracteriza intenção de consumo e tem o objetivo de fazer previsões, levando-se em consideração dois aspectos relevantes, quais sejam sua evolução histórica e seus afastamentos, que podem ser identificados analisando-se tipos de funções (distribuições) da própria demanda. (VIANA, 2002, p.112). 3.4 Previsão, Planejamento e Controle de Estoque Todas as previsões e planejamento são muito importantes ao bom funcionamento da administração de estoques, principalmente os tópicos de níveis e rotatividade, pois é exatamente neles que vai ser medido o capital investido nos estoques.