Disseminação da Gestão Estratégica Orientada para Resultados GEOR. Sistema de Informação Gerencial

Transcrição

1 Disseminação da Gestão Estratégica Orientada para Resultados GEOR Sistema de Informação Gerencial

2 O SIGEOR Parceiros deve ser acessado pelo endereço: É possível entrar como visitante. Clique conforme indicado.

3 Visitantes só conseguem acessar as informações básicas dos projetos. Clique em sair.

4 Insira o usuário: esouza Insira a senha: Clique na opção OK

5

6 No menu Administrador clique na opção Parceiros.

7 É na opção Parceiros que cadastra-se novas entidades/parceiros para que posteriormente seja possível cadastrar usuários no sistema fazendo o vínculo deste novo usuário a essas respectivas entidades/parceiros. Na opção Parceiros ainda será possível Editar ou Excluir uma entidade/unidade previamente cadastrada. Vamos praticar?

8 No campo parceiro informe, a título de exemplo: Prefeitura Municipal de...{seu nome}. No campo UF informe o respectivo Estado. Por fim, clique no botão Adicionar.

9 Clique no lápis para Editar a informação anteriormente cadastrada.

10 Após fazer as correções clique no botão Alterar. Proceda com as correções necessárias. Para testar, a título de exemplo, adicione ao final da sua prefeitura os números

11 Por fim, vamos Excluir todos os parceiros que foram criados nesta simulação. Para isso, localize na tela a sua prefeitura e clique no botão Excluir, conforme indicado.

12 Acabamos de finalizar as funcionalidades da opção Parceiros dentro da aba Administrador. Não esqueça: É na opção Parceiros que cadastra-se novas entidades/parceiros para que posteriormente seja possível cadastrar novos usuários no sistema fazendo o vínculo deste novo usuário as respectivas entidades/parceiros.

13 No menu Administrador clique na opção Usuários.

14 É nesta opção de Usuários que cadastramos as pessoas que poderão utilizar o sistema, bem como onde podemos atribuir o perfil de acesso que cada um destes usuários poderá ter dentro do sistema. Como vimos anteriormente, vale destacar que em primeiro lugar precisamos cadastrar o Parceiro/Entidade para depois cadastrar o respectivo usuário.

15 O sistema permite que realize-se a busca de um usuário. É possível cadastrar um novo usuário. É possível editar os dados do usuário. É possível excluir um usuário. É possível alterar a senha de um usuário.

16 Para fazer a pesquisa de um usuário, digite o nome completo ou parcial que deseja procurar e clique no botão Pesquisar.

17 O sistema localizou o usuário pesquisado. Clique na opção listar todos.

18 Agora iremos praticar o cadastro de novos usuários. Clique no botão Cadastrar Novo.

19 Antes de iniciarmos o cadastro de um novo Usuário vale a pena explicar as possibilidades de perfil que cada um destes usuários poderá receber ao ser cadastrado.

20 Cada perfil de acesso ao SIGEOR Parceiros permite visualizar e/ou editar diferentes informações dos projetos e dos parceiros do SEBRAE. Os perfis de acesso ao SIGEOR Parceiros são: Administrador Geral Usuário que possui esse perfil pode acessar todos os detalhes, de todos os projetos, de todos os parceiros; Cadastra e exclui novos parceiros do SEBRAE; Cadastra e exclui novos usuários com o perfil Administrador Geral ; Cadastra e exclui novos usuários com o perfil Administrador de Parceiro ; Cadastra e exclui novos usuários com o perfil Estratégico ; Cadastra e exclui novos parceiros dos projetos; e Cadastra e exclui a linha estratégica que receberá s comunicando o cadastro de uma nova restrição, em qualquer projeto do sistema. Todos vocês irão receber esse perfil no Sistema SIGEOR Parceiros Cidade Empreendedora.

21 Administrador Parceiro Usuário que possui esse perfil pode acessar todos os detalhes dos projetos da carteira do parceiro; Cadastra e exclui entidades parceiras que participam dos projetos da carteira do parceiro; Cadastra e exclui novos usuários para acesso à carteira do parceiro; e Cadastra e exclui projetos da carteira do parceiro, vinculando a eles seus respectivos gerentes. Todos vocês irão receber esse perfil no Sistema SIGEOR Parceiros Cidade Empreendedora.

22 Gerente de Projeto (Perfil implícito a partir da designação pelo Administrador do Parceiro como gerente de projeto) Acessa todos os projetos em detalhes da carteira do parceiro, no qual foi cadastrado; e Edita as informações do projeto do qual é o Gerente.

23 Estratégico Usuário que possui esse perfil pode acessar todos os detalhes, de todos os projetos, de todos os parceiros. Todos vocês irão receber esse perfil no Sistema SIGEOR Parceiros Cidade Empreendedora. Visitante (Perfil implícito a partir da página inicial do sistema) Acessa todos os projetos em execução ou em revisão de todos os parceiros, sem os detalhes das ações. Linha Decisória (perfil implícito - a partir da designação pelo administrador do parceiro) Recebe um comunicando a criação de uma restrição em qualquer projeto da carteira da qual faz parte.

24 Agora que já conhecemos os perfis com que um usuário poderá ser cadastrado no sistema, iremos praticar. Realizem os seus respectivos cadastros, preenchendo todos os campos indicados ao lado. Vocês serão vinculados ao Parceiro SEBRAE PARANÁ. Por fim clique no botão Cadastrar. Neste repasse, para facilitar a didática, vocês também poderão efetivar seus cadastros nos perfis de Administrador Geral, Administrador Parceiro e Estratégico.

25 Agora que vocês já estão cadastrados, vamos editar as informações. Identifique o seu cadastro e clique no Lápis conforme indicado.

26 Realize as alterações nos campos que desejar e para finalizar clique no botão Alterar.

27 O sistema também permite a exclusão de um usuário. Para isto basta localizar um usuário e clicar no botão Excluir conforme indicado.

28 Após clicar no botão excluir o sistema irá apresentar uma mensagem de confirmação. Ao clicar na opção OK o usuário é excluído do sistema. ATENÇÃO: Para ganharmos tempo, não será necessário confirmar a exclusão. Clique no botão Cancelar.

29 Por fim, o sistema também permite a alteração de senha do usuário. Para isso basta localizar o usuário e clicar no botão indicado ao lado.

30 Para finalizar clique no botão Alterar. Cadastre uma nova senha. Confirme o cadastro desta nova senha.

31 Acabamos de finalizar as funcionalidades da opção usuários dentro da aba Administrador. Não esqueça: É nesta opção que podemos cadastrar novas pessoas no sistema, editar dados de usuários, excluir usuários ou alterar a senha de acesso ao sistema. Já que todos estão devidamente cadastrados, vamos trabalhar com o seu login e a sua senha. Desta forma, clique na opção sair.

32 Insira o seu usuário: Insira a sua senha: Clique na opção OK

33 Além da opção Administrador > Usuário, o sistema apresenta um atalho para se fazer a alteração de dados ou de senha. Vamos conhecer esse atalho para alterar dados, clicando na opção indicada.

34 Realize as alterações nos campos que desejar e para finalizar clique no botão Alterar. Agora vamos conhecer o atalho para alterar a senha. Clique na opção indicada.

35 Para alterar a senha basta informar a senha atual, informar e confirmar a nova senha conforme os campos indicados. Para finalizar clique no botão alterar ATENÇÃO: Para ganharmos tempo, não será necessário confirmar a alteração. Clique na opção Cancelar.

36 Importante: Na primeira opção de Parceiros que vimos na aba Administrador, cadastramos novas entidades/unidades para que posteriormente possamos cadastrar usuários no sistema fazendo o vínculo destes novos usuários a respectiva entidade/unidade. Importante: Na segunda opção de Parceiros que temos na aba Administrador, cadastramos as entidades parceiras que participam dos projetos da carteira do parceiro. Isso para que posteriormente possamos vincular essas entidades aos recursos financeiros/econômico de uma ação dentro do projeto.

37 No menu Administrador clique na opção Parceiros conforme indicado.

38 Informe o nome do Parceiro. Informe o CNPJ do Parceiro (Desejável). Clique no botão Adicionar.

39 O sistema também permite que as informações cadastradas para um parceiro sejam editadas. Identifique a entidade/parceiro e clique no Lápis conforme indicado.

40 Faça as alterações necessárias. Para finalizar, clique no botão Alterar.

41 O sistema também permite a exclusão do parceiro cadastrado. Para isso basta clicar no botão Indicado.

42 Após clicar no botão excluir o sistema irá apresentar uma mensagem de confirmação. Ao clicar na opção OK o parceiro é excluído do sistema. ATENÇÃO: Para ganharmos tempo, não será necessário confirmar a exclusão. Clique na opção Cancelar.

43 Acabamos de finalizar as funcionalidades da opção Parceiros (2) dentro da aba Administrador Não esqueça: É nesta opção que cadastramos as entidades parceiras que participam dos projetos da carteira do parceiro. Isso para que posteriormente possamos vincular essas entidades aos recursos financeiros/econômicos de uma ação específica dentro do projeto.

44 No menu Administrador clique na opção Linha Decisória conforme indicado.

45 Nesta opção o sistema irá permitir que o Administrador Geral ou Administrador Parceiro selecionem os usuários que irão receber sempre que uma restrição for cadastrada em algum projeto. Para finalizar basta clicar na opção Cadastrar.

46 No menu Administrador conhecemos as opções: Parceiros (1), Usuários, Parceiros (2) e Linha Decisória. Ficou faltando apenas a opção Projetos, que vamos conhecer daqui a pouco.

47 No menu Documentos vocês encontrarão o Manual GEOR, com todas orientações do sistema que estamos apresentando. Basta clicar, conforme indicado, para iniciar o Download.

48 No menu Monitoramento teremos a possibilidade de acompanhar a carteira de projetos da entidade e gerar alguns relatórios básicos. Já que ainda não temos projetos cadastrados, vou demonstrar para vocês o que o sistema permite. Apenas acompanhem...

49 Clicando na funcionalidade Visão Geral.

50 Utilize os filtros para facilitar a busca e para finalizar clique no botão Avançar.

51

52 Clicando na funcionalidade Marcos Críticos não Superados.

53 Selecione a opção de parceiros como filtro para facilitar a busca e para finalizar clique no botão Filtrar.

54

55 Clicando na funcionalidade Marcos Críticos Revisados.

56 Selecione a opção de parceiros como filtro para facilitar a busca e para finalizar clique no botão Filtrar.

57 Chegamos ao fim das funcionalidades existentes no menu Monitoramento.

58 No menu Projetos teremos a possibilidade de acessar (por meio de filtros) a carteira de projetos da entidade em que estamos cadastrados, acompanhar as últimas noticias e agendas dos projetos. Já que ainda não temos projetos cadastrados, vou demonstrar para vocês o que o sistema permite. Apenas acompanhem...

59 Clicando na funcionalidade de Filtro de Projetos podemos acessar via painel de controle os projetos de acordo com nossa escolha. Clicando em atuação finalística...

60 Acessamos todos os projetos de atuação finalística. Para acessar um projeto basta clicar no link/nome do projeto.

61 Clicando na funcionalidade Últimas Notícias podemos acessar um painel com as notícias que foram inseridas na carteira de projetos da entidade.

62 Clicando na lupa é possível ver mais detalhes do projeto. Clicando em arquivo é possível fazer o upload de algum documento anexado pelo gestor do projeto.

63 Por fim, clicando na funcionalidade Agenda dos Projetos podemos acessar um painel com as agendas inseridas na carteira de projetos da entidade pelos respectivos gerentes de projetos.

64 Clicando na lupa é possível ver mais detalhes do projeto.

65 Também é possível acessar as últimas notícias e a agenda dos projetos conforme indicado.

66 Criar novo Projeto

67 Criar novo Projeto O perfil de Administrador Geral ou Administrador Parceiro é que tem poderes para criar os projetos fazendo a vinculação aos respectivos gestores. Nesse repasse nós mesmos iremos criar os projetos, já que nessa base de treinamento temos os perfis de Administrador Geral e Administrador Parceiro.

68 No menu Administrador clique na opção Projetos.

69 Clique em Cadastrar Novo.

70 Cadastre o Título do Projeto (nesse repasse adicione o seu nome ao final do nome do projeto, pois teremos vários projetos com o mesmo nome). Cadastre a Tipologia do Projeto (Finalístico ou Gestão Interna). Importante: Coloque o seu nome como Gestor e Responsável pelo Monitoramento. Para finalizar clique no botão Cadastrar.

71 O sistema permite a exclusão do projeto cadastrado

72 Após clicar no botão excluir o sistema irá apresentar uma mensagem de confirmação. Ao clicar na opção OK o projeto é excluído do sistema. ATENÇÃO: Para ganharmos tempo, não será necessário confirmar a exclusão. Clique na opção cancelar.

73 O sistema também permite que as informações cadastradas para o projeto sejam editadas.

74 Basta alterar as informações necessárias e clicar no botão Alterar.

75 Agora que já temos nosso projeto cadastrado basta localizá-lo. Clique no projeto para começar a cadastrar as informações.

76 Importante: Ao acessar o projeto, o gestor visualizará a tela Árvore do Projeto.

77 Importante: Antes de iniciar a estruturação do projeto o gestor deverá prioritariamente clicar no botão Editar do campo Período para inserir a data de Início e Término do projeto.

78 Defina no calendário a data de início e de término do projeto e para finalizar clique no botão Salvar.

79 Certifique-se que o período de início e término do projeto foi inserido corretamente. Caso contrário, todas informações do projeto poderão ser perdidas, sendo necessário reiniciar o cadastro das informações no projeto. Importante: Enquanto o projeto estiver na fase de estruturação, se for necessário, clique em Editar para alterar o período do projeto.

80 Para inserir o Público-Alvo clique em Editar conforme indicado.

81 Cadastre as informações conforme indicado e clique no botão Salvar.

82 Caso queira alterar as informações cadastradas em Público-Alvo, clique no botão Editar

83 Faça as adequações necessárias no Público-Alvo e para finalizar clique no botão Salvar.

84 Para inserir o Objetivo Geral clique em Editar conforme indicado.

85 Cadastre as informações e clique no botão Salvar.

86 Caso queira alterar as informações cadastradas em Objetivo Geral, clique no botão Editar.

87 Faça as adequações necessárias no Objetivo Geral e para finalizar clique no botão Salvar.

88 Para inserir o Foco Estratégico clique na Lupa indicada.

89 Cadastre um foco estratégico de cada vez e para finalizar clique no botão Adicionar.

90 Para editar as informações de um foco estratégico clique no Lápis conforme indicado.

91 Edite as informações necessárias no foco estratégico e para finalizar clique no botão Alterar.

92 Para excluir um foco estratégico clique no botão Excluir conforme indicado.

93 Após clicar no botão excluir o sistema irá apresentar uma mensagem de confirmação. Ao clicar na opção OK o foco estratégico é excluído do sistema. ATENÇÃO: Para ganharmos tempo, não será necessário confirmar a exclusão. Clique na opção Cancelar.

94 Com todos os focos estratégicos cadastrados corretamente, clique em Árvore do Projeto.

95 Para inserir as Premissas do projeto clique na Lupa conforme indicado.

96 Cadastre uma premissa de cada vez e para finalizar clique no botão Adicionar.

97 Para editar as informações de uma premissa clique no Lápis conforme indicado.

98 Edite as informações necessárias na premissa selecionada e para finalizar clique no botão Alterar.

99 Para excluir uma premissa clique no botão Excluir conforme indicado.

100 Após clicar no botão excluir o sistema irá apresentar uma mensagem de confirmação. Ao clicar na opção OK a premissa será excluída do sistema ATENÇÃO: Para ganharmos tempo, não será necessário confirmar a exclusão. Clique na opção Cancelar.

101 Com todas premissas cadastradas corretamente, clique em Árvore do Projeto.

102 Para inserir os resultados pactuados para o projeto clique em Exibir Completo conforme indicado.

103 Preencha todos os campos. Para finalizar clique no botão Cadastrar.

104 Para inserir mais resultados clique no botão Cadastrar Novo.

105 Conforme já demonstramos amplamente, o sistema permite a Edição ou a Exclusão das informações inseridas. Para isso basta selecionar uma das opções conforme indicado.

106 Com todos resultados já inseridos, clique em Árvore do Projeto.

107 O campo situação atual deverá ser utilizado para que o gestor registre os principais fatos de momento relacionados ao projeto. Para isso, basta clicar em Editar.

108 Insira as informações necessárias e clique em Salvar.

109 No menu de Gerenciamento poderemos cadastrar as Ações do Projeto (Marcos Críticos, Produtos e Recursos) e Restrições.

110 Clique em Cadastrar Novo.

111 O gestor deverá preencher os elementos que compõem a identificação da ação e clicar no botão Cadastrar.

112 Para cadastrar novas ações basta clicar no botão Cadastrar Novo. Conforme já demonstramos amplamente, o sistema permite a Edição, Exclusão ou a Visualização das informações inseridas. Para isso basta selecionar uma das opções conforme indicado.

113 Para cadastrar os Marcos Críticos, Produtos e Recursos de cada ação basta clicar na Lupa.

114 Importante: O sistema apresenta automaticamente 1% de esforço sendo alocado na data prevista para o encerramento da ação. Os outros 99% deverão ser alocados nos Marcos Críticos para totalizar os 100% de estimativa de esforço. Clique no botão Cadastrar Novo.

115 O gestor deverá preencher os elementos que compõem a identificação dos Marcos Críticos da ação e clicar no botão Cadastrar.

116

117 Para cadastrar novos Marcos Críticos basta clicar no botão Cadastrar Novo. Conforme já demonstramos amplamente, o sistema permite a Edição ou a Exclusão das informações inseridas. Para isso basta selecionar uma das opções conforme indicado.

118 Para cadastrar o Produto da Ação basta clicar no botão Cadastrar Novo.

119 O gestor deverá preencher os elementos que compõem a identificação do Produto da Ação e clicar no botão Cadastrar.

120 Para cadastrar novos Produtos basta clicar no botão Cadastrar Novo. Conforme já demonstramos amplamente, o sistema permite a Edição, Exclusão ou a Visualização das informações inseridas. Para isso basta selecionar uma das opções conforme indicado.

121 Para cadastrar os recursos financeiros/econômicos da ação basta clicar no botão Cadastrar Novo.

122 O gestor deverá preencher os elementos que compõem a identificação dos Recursos Financeiros/Econômicos da Ação e clicar no botão Cadastrar.

123 Para cadastrar novos Recursos Financeiros/Econômicos basta clicar no botão Cadastrar Novo. Conforme já demonstramos amplamente, o sistema permite a Edição, Exclusão ou a Visualização das informações inseridas. Para isso basta selecionar uma das opções conforme indicado.

124 Finalizamos o detalhamento desta ação. O mesmo procedimento deverá ser repetido para as demais ações. Clique em Painel de Gerenciamento conforme indicado.

125 O sistema também permite o cadastro de alguma Restrição que possa impactar o Projeto como um todo ou apenas alguma Ação Específica. Para isso basta clicar em Cadastrar Novo.

126 O gestor deverá preencher os elementos que compõem a identificação da Restrição, a medida de gestão que será adotada para contornar o problema, o prazo e se a restrição será vinculada a uma ação específica ou ao projeto como um todo. Para finalizar basta clicar no botão Cadastrar.

127 Automaticamente o sistema atualiza a situação do projeto/ação indicando que existe alguma Restrição cadastrada. O sistema permite a Edição, Exclusão ou a Superação do Restritivo.

128 Assim que a Restrição é superada ou excluída a situação da ação/projeto volta ao normal.

129 O sistema permite a visualização do Cronograma das Ações na linha de tempo/horizonte do projeto. Clique em Cronograma das Ações conforme indicado.

130 Clique em Árvore do Projeto.

131 Tempo: Percentual de tempo de execução do projeto. Físico: Percentual de execução física do projeto. Financeiro: Percentual de execução dos recursos financeiros/econômicos do projeto. Fase: Fase na qual o projeto se encontra (Estruturação, Execução, Revisão, Concluído e Encerrado) Data de atualização: Data em que o gestor atualizou pela última vez as informações do projeto. Data de acordo de resultados: Data em que o acordo de resultados do projeto foi assinado. (Após o acordo de resultados ser assinado informar a data e atualizar a fase para Em Execução ).

132 Tempo: Percentual de tempo de execução do projeto. Físico: Percentual de execução física do projeto. Financeiro: Percentual de execução financeira do projeto. Fase: Fase na qual o projeto se encontra (Estruturação, Execução, Revisão, Concluído e Encerrado) Data de atualização: Data em que o gestor atualizou pela última vez as informações do projeto. Data de acordo de resultados: Data em que o acordo de resultados do projeto foi assinado. (Após o acordo de resultados ser assinado informar a Data e atualizar a Fase para Em Execução ).

133 Mantenha seus dados sempre atualizados e lembre-se que apenas o Gestor de Projeto poderá inserir e atualizar as informações no seu projeto.

134 Lembre-se: que a data de início e término do projeto deve ser a primeira informação cadastrada na inserção do projeto.

135 O gestor visualiza os Investimentos do Projeto por Entidade. O preenchimento desse componente é automático, e as informações são oriundas do item Financeiro de cada Ação cadastrada no projeto.

136 O gestor poderá cadastrar os seguintes tipos de documentos e/ou imagens: Agenda, Notícias, Fotos, Vídeos, Cronogramas, Outros. Ao lado de cada documento será exibido a quantidade de itens cadastrados.

137 Projetos Finalísticos: O gestor deve registrar o Público-Alvo do Projeto. Projetos de Gestão Interna: O gestor deve registrar o Demandante e o Usurário Final do Projeto.

138 Projetos Finalísticos: O gestor deve registrar os itens que compõem o foco estratégico. Projetos de Gestão Interna: O gestor deve cadastrar nova demanda.

139

140 Contatos NAG - Núcleo de Apoio à Projetos Amberson B Silva asilva@pr.sebrae.com.br Elmo Silveira esouza@pr.sebrae.com.br UGE Unidade de Gestão Estratégica - SEBRAE / PR