Qual a importância do estudo dos MÉTODOS? Cuidado com o homem que sabe a resposta antes de ouvir a pergunta (Oren Harriz)

Transcrição

1 Qual a importância do estudo dos MÉTODOS? Cuidado com o homem que sabe a resposta antes de ouvir a pergunta (Oren Harriz)

2 Considerações Iniciais A ementa da disciplina não envolve desenvolvimento do projeto de um sistema. Por quê? Porque no inicio do curso de administração é suficiente saber o significado de cada símbolo (letra) que classifica a disciplina OS&M. CONTUDO, se faz necessário uma pequena introdução sobre Desenvolvimento do Projeto de um Sistema antes de entrarmos em M (métodos): Fases do Desenvolvimento do Projeto de um Sistema 1 - Seleção e reconhecimento do sistema 2 - Estudo de viabilidade e de alternativas 3 - Levantamento e análise da situação atual 4 - Delineamento e estruturação do novo sistema 5 - Detalhamento do novo sistema 6 - Treinamento, teste e implementação do novo sistema 7 - Acompanhamento, avaliação e atualização

3 Projeto

4 PARA PENSAR: Para se realizar as fases descritas anteriormente ou qualquer estudo (projeto) sobre um sistema qual o primeiro passo?

5 Resposta: O levantamento de dados. E, se possível, o levantamento de dados, informações e conhecimentos sobre o objeto de estudo (sistema) Como fazer este levantamento de dados em todas as fases do estudo (projeto)?

6 MÉTODOS Prof. Ms Daciane

7 Objetivo da aula Métodos ou Técnicas de levantamento de dados e processamento da informação.

8 ASPECTO Documentação existente I PARTE Aspectos básicos do levantamento de dados DESCRIÇÃO A ausência ou desatualização de documentos causa problemas graves, como falta de padronização dos procedimentos. Distribuição de atividades A má distribuição de atividades cria gargalos, ou seja, a sobrecarga de um setor operacional ou administrativo. No outro extremo, a falta de equilíbrio na divisão de tarefas estimula a ociosidade de funcionários. Em geral, esses tipo de problema resulta em desperdício de recursos financeiros, mão de obra e tempo. Uso de recursos materiais O consumo de materiais é um componente expressivo no cálculo do custo final do produto. No entanto, há empresas que não monitoram de forma eficiente o uso de tais recursos, aumentando desnecessariamente o custo de produção.

9 ASPECTO Tempo de execução I PARTE Aspectos básicos do levantamento de dados DESCRIÇÃO É preciso estipular um tempo ideal para a execução dos processos operacionais e produtivos. Atrasos podem indicar problemas no processo de análise. Fluxo do processo É fundamental monitorar o caminho percorrido pelos diferentes processos da empresa. Não é raro identificar etapas desnecessárias e falhas na execução de atividades essenciais para o sucesso dos negócios. Tecnologia da informação É importante verificar se os hardwares e softwares são capazes de atender à demanda. Vale a pena identificar também quais sistemas de informação são usados, sem deixar de observar se eles estão ou não em sintonia com os objetivos da empresa.

10 I PARTE Métodos ou Técnicas de levantamento de dados Observação pessoal Questionários Entrevistas Outras técnicas

11 I - Técnica de observação pessoal Conceito (Selltiz,1974): A observação pessoal se torna uma técnica científica à medida que: a) Serve a um objetivo formulado de pesquisa b) È sistematicamente planejada c) È sistematicamente registrada d) È submetida a verificações e controles de validade e precisão. Vantagens da Técnica de observação pessoal: a)possibilita a comparação e veracidade das informações de entrevistas e questionários. b) Proporciona maior credibilidade ao estudo (tanto pelos superiores quanto pelos observados). Desvantagens da técnica de observação pessoal. a) Envolve a percepção do observador e consequentemente impressões errôneas... b) Alto custo c) Geralmente é necessário retornos para re-observação ou constatações. d) Perturbação dos trabalhos regulares. Obs: a quantidade de vantagens e desvantagens não significa muito nestes casos.

12 Sugere-se: Evitar o caráter de inspeção Ser informal (dar características amistosas as visitas) Não é recomendável visitas sem aviso antecipado. Além de falta de educação, em todo e qualquer caso é necessário que o observado saiba da necessidade e fundamento da observação e do estudo que será feito. Este direito é garantido juridicamente. Obs: Apenas a observação não define nada, não permite e não dar direito a conclusões. Apenas subsidia o estudo.

13 II - Técnica de questionário Conceito: Instrumento preparado em formulário que permite substancial redução de tempo para levantamento das informações desejadas. Podendo ser distribuído para posteriormente ser recolhido e tabulado. Serve como roteiro de entrevista (estruturado ou semi-estruturado). O que é pre-teste do questionário?

14 Vantagens da técnica questionário no levantamento de dados: Fácil aplicação Menos dispendioso Pode ser aplicado a um número grande de pessoas e mesmo com grandes distancias geográficas. Facilita a tabulação (ordem das respostas) para fins estatísticos Permite o anonimato Resposta não imediata Desvantagens da técnica questionário no levantamento de dados: Não valoriza a opinião do sujeito ( inquirido). Inibe críticas e sugestões Resistência ao preenchimento (psicologicamente comprovado. Traço cultural brasileiro) Interpretação diversas a mesma pergunta. Ao contrário do que parece é bem demorado se analisarmos todas as etapas envolvidas:preparação, redação, pre-teste,distribuição, preenchimento e retorno)

15 III - Técnica de entrevista Característica básica é o diálogo. Deve ser planejada, organizada, dirigida, controlada e avaliada. Trata-se da técnica mais recomendada para levantamento de informações passíveis de reflexão. Esta é a técnica mais utilizada pelos analistas de OS&M. Vantagens da técnica de entrevista: No ato da sua aplicação pode-se alterar a forma ou a ordem das perguntas para obter informações mais precisas, ou detalhadas, ou não previstas anteriormente. Permite excluir ou incluir perguntas. È possível motivar o entrevistado a responder as perguntas formuladas. Pode-se esclarecer dúvidas quanto ao conteúdo das perguntas ou das respostas. Permite acompanhar as reações do entrevistado diante das perguntas: postura; entonação da voz,tempo de resposta,etc.

16 Desvantagens da Técnica de entrevista: Exige muitas anotações (mesmo as gravadas devem ser transcritas). Envolve mais tempo que as outras técnicas. Pode vir carregada de juízo de valor e percepções pessoais. Não oferece visão de conjunto e sim de individualidade ao trabalho. Envolvimento emocional de ambos os lados. Não permite um universo grande de entrevistados Os entrevistados podem não receber tratamento uniforme, apesar da intenção do entrevistador. È possível muitos desvios de cursos o que podem comprometer o conteúdo e os resultados. Difícil analise e tabulação. Pode-se perder tempo com conversas ocasionais e improdutivas. Não permite o anonimato completo o que pode comprometer a veracidade das respostas. Dentre as técnicas de levantamento de dados esta é a que consome mais tempo e recursos com sua tabulação.

17 Obs: esta técnica é usada para levantamento de dados e para indicações de soluções criativas. Ex. OI Telefonia. Na função de indicações de soluções criativas: quanto maior o número de idéias maior a probabilidade de boas idéias; quanto menos convencional a idéia, melhor; quanto menor a censura mais criativas e inovadoras serão as idéias. Revisão de literatura (interna e externa). Outras técnicas auxiliares Brainstorming Conhecida como técnica de tempestade cerebral. Geralmente são feitas em sessões de 15 minutos e com no máximo 15 participantes. Eles se reúnem em torno de uma mesa e lançam palavras que vem a mente quando se emite uma palavra-base. Podendo ser em seqüência (um de cada vez) ou aleatoriamente. Os participantes são estimulados a relatar o que aparece na sua mente sem censura ou críticas.

18 A TODAS AS TÉCNICAS SUGERE-SE: Clareza e concisão Explicações preliminares ao sujeito antes do inicio da técnica. Experimentação prévia Estabelecer um roteiro prévio Abster-se de anotações diante do entrevistado Não formular promessas de benefícios ao sujeito. Evitar interrupções Ser informal (mas nem tanto...) Averiguar a linguagem utilizada Cuidar para que o tom da voz não induza a resposta.

19 II PARTE Processamento da informação Com base nos dados levantados o passo seguinte é transformálos em informação e quem sabe em conhecimento. A manipulação dos dados é uma etapa complexa e como todo sistema aberto pode sofrer influências de percepções que devem ser minimizadas tanto quanto for possível. As informações (e os dados) podem ser: Quantitativas Qualitativas.

20 Principais aliados para o processamento dos dados: Informática: Trata-se de uma parceira da área de OS&M e todas as outras áreas da empresa. Mas, não são mágicos e precisam de dados corretamente levantados para transformá-los em informação. A tecnologia exerce um papel essencial tanto na tabulação de dados quanto na comunicação, armazenamento e compartilhamento deles, da informações e dos conhecimentos. Quanto maior a as tecnologias, maior a capacidade de inter-relacionamentos e a capacidade de aprender e lucrar com o compartilhamento dos dados, da informação e do conhecimento. O pessoal envolvido (pesquisador e pesquisados): Ambos devem possuir um interesse comum de sucesso do estudo e participarem ativamente da fase inicial de levantamento de dados e do processamento das informações. Um deve estar disposto a descobrir os dados e o outro disposto a oferecê-los com veracidade. Ao longo do processo a responsabilidade vai se transferindo, gradualmente, para o pesquisador (analista de OS&M).

21 Ciclo que participam os Métodos ou Técnicas de levantamento de dados e processamento de informação e conhecimento(...)

22 ANÁLISE CRÍTICA AVALIAÇÃO DO LEVANTAMENTO REPRESENTAÇÃO GRÁFICA SIMULAÇÃO E REPRESENTAÇÃO DAS ALTERNATIVAS ESCOLHA DA TECNOLOGIA DE INFORMAÇÃO

23 CONSTRUÇÃO DO NOVO MODELO INOVAÇÃO DOS PRODUTOS E SERVIÇOS DESENHO DO FLUXO DE PROCESSOS E DISTRIBUIÇÃO DE FUNÇÕES DEFINIÇÃO DO PAPEL DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

24 APROVAÇÃO NORMATIZAÇÃO E TESTE DO NOVO MODELO AVALIAÇÃO E REVISÃO

25 REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICAS OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, organização & métodos: uma abordagem gerencial. 14. ed. São Paulo: Atlas, SELLTIZ, C.;JAHODA,M.;DEUTSCH, M.;COOK,S.W.; Métodos de pesquisa nas relações sociais. São Paulo:EPU:Edusp,1974. ARAUJO,Luis Cesar G. Organização, Sistemas e Métodos e as tecnologias de gestão organizacional: arquitetura organizacional; benchmarking,empowement, gestão pela qualidade total,reengenharia:volume 1. 2 ed. São Paulo.Atlas,2005