PRIMEIRA COISA QUE VOCÊ PRECISA SABER SOBRE RELATÓRIOS:

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1 RELATÓRIOS

2 RELATÓRIOS

3 RELATÓRIOS PRIMEIRA COISA QUE VOCÊ PRECISA SABER SOBRE RELATÓRIOS: EXISTEM CERTAS COISAS QUE SÓ APRENDENDEMOS FAZENDO, TESTANDO E FAZENDO DE NOVO. POR SORTE, NÃO APRENDEMOS NUNCA E SEGUIMOS MUDANDO TUDO A CADA VIRADA DE MÊS NO CALENDÁRIO. FUNCIONA ASSIM COM RELATÓRIOS

4 RELATÓRIOS SEGUNDA COISA QUE VOCÊ PRECISA SABER SOBRE RELATÓRIOS: EXCEL É PRÁTICA APRESENTAÇÃO É PRÁTICA ANÁLISE É PRÁTICA SE VOCÊ NÃO PRATICAR NUNCA VAI MELHORAR UM DIA DE CADA VEZ. BLZ? =)

5 RELATÓRIOS NÓS ESTAMOS AQUI :) PAID MEDIA OWNED MEDIA EARNED MEDIA Relatório de Métricas - Análise dos canais proprietários (FB e outros) Relatório de Monitoramento - Análise de comentários em canais proprietários (FB e outros) - Análise de publicações na página (FB) Relatório de Monitoramento - Análise de menções espontâneas

6 RELATÓRIOS PAID MEDIA OWNED MEDIA EARNED MEDIA O RELATÓRIO DE MONITORAMENTO E O RELATÓRIO DE MÉTRICAS NÃO DEVEM SER CONSIDERADOS PARTES INDEPENDENTES. CADA VEZ MAIS TRABALHAMOS COM MODELOS INTEGRADOS.

7 RELATÓRIOS RELATÓRIOS INTEGRADOS? NA VERDADE, VAMOS CORRIGIR PARA: PESSOAS (E ÁREAS) INTEGRADAS <3 (OU VOCÊ QUE FAZ TUDO SOZINHO. FORÇA!) FÁCIL DE ENTENDER? SIM! DIFÍCIL DE FUNCIONAR? Ô! :(

8 O QUE É UM RELATÓRIO? É um tipo de entrega que reporta os principais indicadores relacionados a uma marca, campanha, ação, etc. Relatório de métricas em mídias sociais: contém os principais indicadores dos canais próprios da marca; Relatório de monitoramento em mídias sociais: contém os principais indicadores do que se fala espontaneamente sobre a marca; Exemplo: Um relatório de um aplicativo no Facebook pode contar com as seguintes frentes de métricas: web analytics, mídia online (Facebook Ads, links patrocinados e display media), métricas de social, monitoramento.

9 UM BOM RELATÓRIO DEVE... SER OBJETIVO E RESPONDER A PERGUNTAS! Qual o objetivo da ação/do relatório? O que aconteceu no período? que informações são relevantes? Isso é bom ou ruim? qual é o parâmetro?

10 UM BOM RELATÓRIO DEVE... SER AUTOEXPLICATIVO Relatório não se explica mais de uma vez. TER COMPARAÇÕES E CRUZAMENTOS Comparar com outros meses/períodos, bem como com médias (média anual, por ex.) e concorrência. Cruzar dados de outras fontes para ajudar a identificar correlações e causalidades. SER INTERESSANTE Conter insights contextuais e conter uma disposição visual da informação que facilite a leitura e o entendimento do conteúdo! TER DIRECIONAMENTO Quem é o público que irá consumir estas informações? Relatórios para a alta gerência, por exemplo, devem ser mais concisos e estratégicos; entregas para departamentos internos, como planejamento, podem contar com um nível de detalhamento maior. SER EFICAZ As considerações não devem apenas reportar o que aconteceu, e sim levar a uma tomada de decisão. Pense em conclusões diferentes para demandas e setores diferentes! CONTAR UMA HISTÓRIA Os relatórios devem "contar história", com início, meio e fim. De onde viemos, onde estamos e para onde vamos: a história tem que ter sentido e ser orientada ao negócio do cliente e objetivos do relatório.

11 UM BOM RELATÓRIO DEVE... O RELATÓRIO DEVE CONTAR UMA HISTÓRIA ÍNÍCIO MEIO FIM PODE PARECER SIMPLES, MAS EXISTEM HISTÓRIAS BOAS E HISTÓRIAS RUINS. CERTO?

12 QUEM É QUE FAZ O RELATÓRIO? Ter estudado comunicação? Não necessariamente Ser curioso e gostar de investigar coisas e pessoas Ser proativo. Ou seja, não existe lugar para a inércia Ter bagagem cultural: on e off Gostar de números, mas também gostar de escrever Bom senso: estético e na vida? Organização Gostar de estudar. Sempre.

13 PROCESSO DE CRIAÇÃO PLANEJAMENTO RASCUNHO MONTAGEM

14 PROCESSO DE CRIAÇÃO BRIEFING PLANEJAMENTO DO RELATÓRIO RASCUNHO USABILIDADE MONTAGEM Devemos garantir que as informações apresentadas estejam alinhadas com o objetivo do relatório. Ou seja, devemos garantir que o conteúdo esteja de acordo com a demanda que foi solicitada.

15 PROCESSO DE CRIAÇÃO BRIEFING PLANEJAMENTO DO RELATÓRIO RASCUNHO USABILIDADE MONTAGEM É nesse momento que o modelo de entrega começa a tomar forma na cabeça do analista. Tudo depende do objetivo, do briefing enviado, da conversa com quem solicitou e do formato que será utilizado (qual o ideal? diário, semanal, quinzenal, mensal ou pontual?). Assim como tudo na vida, os relatórios começam com planejamento. Que pode durar minutos ou horas, não existe regra.

16 PROCESSO DE CRIAÇÃO BRIEFING PLANEJAMENTO DO RELATÓRIO RASCUNHO USABILIDADE MONTAGEM Vale papel e lápis? Claro! É o momento de organizar todos os dados e informações que trabalhamos até o momento e apresentá-las de forma coerente para quem irá receber o relatório. Qual será o tamanho? Quantos slides? Qual a ordem da apresentação? Quais gráficos serão utilizados? Quais subcategorias serão detalhadas? Todos os meus relatórios começam no papel e só depois ganham a tela.

17 PROCESSO DE CRIAÇÃO BRIEFING PLANEJAMENTO DO RELATÓRIO RASCUNHO USABILIDADE MONTAGEM Depois do rascunho, da ideia de como será a forma do relatório, é preciso parar e ver se aquele modelo está adequada ao público. Isso também depende do formato determinado, claro. Usabilidade em relatório? Por que não?

18 PROCESSO DE CRIAÇÃO BRIEFING PLANEJAMENTO DO RELATÓRIO RASCUNHO USABILIDADE MONTAGEM Hora de colocar o rascunho em prática, transformar tudo que está na cabeça em algo material. Aqui, nada é regra. Muita coisa pode mudar, ser acrescentada ou excluída. O mais importante é a estrutura esteja de acordo com os objetivos e público do relatório.

19 FORMATOS Sempre utilizamos o termo relatórios, porém, uma entrega pode tomar diversas formas: uma apresentação, uma planilha com comentários e até um . Não existe regra, existe adequação. FORMATOS? EXCEL PPT

20 FORMATOS Formato do Relatório: Objetivo: Informar sobre acontecimentos que são urgentes ou informações simples que não necessitam da criação de relatórios com muitas informações Por que escolher esse modelo? Na maioria das vezes um funciona para alertas. Não chegam a ser relatórios, mas possuem alguns formatos de texto e até podemos utilizar gráficos para ilustrar o que queremos dizer FIRMA ORGANIZAÇÃO É IMPORTANTE. CRIE TÍTULOS E SINALIZE O TIPO DE (ALERTA), DEFINA JUNTO COM O CLIENTE QUEM SÃO AS PESSOAS QUE DEVEM RECEBER ESSAS IFNORMAÇÕES. FULANO Depois do rascunho, da ideia de como será a forma do relatório, é preciso parar e ver se aquele modelo está adequada ao público. Isso também depende do formato determinado, claro. Usabilidade em relatório? Por que não? Certa vez escrevi que: na maioria das vezes um relatório atende a diversos setores, que podem envolver cliente e/ou agência. Logo, ele não deve ser feito de um analista para outro analista, ele não deve fazer sentido na nossa cabeça, ele deve fazer sentido na cabeça de quem realmente precisa entender. Precisamos gerar entendimento. MUITO CUIDADO COM O TEXTO. EVITE SER REDUNDANTE, CRIAR TEXTOS LONGOS QUE, NO FINAL, NÃO DIZEM NADA, COMETER ERROS DE PORTUGUÊS E NÃO REALIZAR REVISÕES. LEIA SEMPRE O QUE ACABOU DE ESCREVER. DUAS VEZES SE NECESSÁRIO. Depois do rascunho, da ideia de como será a forma do relatório, é preciso parar e ver se aquele modelo está adequada ao público. Isso também depende do formato determinado, claro. Usabilidade em relatório? Por que não? Certa vez escrevi que: na maioria das vezes um relatório atende a diversos setores, que podem envolver cliente e/ou agência. Logo, ele não deve ser feito de um analista para outro analista, ele não deve fazer sentido na nossa cabeça, ele deve fazer sentido na cabeça de quem realmente precisa entender. Precisamos gerar entendimento. Depois do rascunho, da ideia de como será a forma do relatório, é preciso parar e ver se aquele modelo está adequada ao público. Isso também depende do formato determinado, claro. Usabilidade em relatório? Por que não? Certa vez escrevi que: na maioria das vezes um relatório atende a diversos setores, que podem envolver cliente e/ou agência. Logo, ele não deve ser feito de um analista para outro analista, ele não deve fazer sentido na nossa cabeça, ele deve fazer sentido na cabeça de quem realmente precisa entender. Precisamos gerar entendimento. GRÁFICOS NO ? POR QUE NÃO? O PAPEL DO GRÁFICO É AJUDAR NO ENTENDIMENTO DE UMA INFORMAÇÃO. SE NCESSÁRIO USE.

21 FORMATOS Formato do Relatório: Excel Objetivo: Acompanhar informações relevantes da marca e seus concorrentes no orgânico Por que escolher esse modelo e esse período? A marca do exemplo recebe relatórios mensais, porém, ela não quer esperar esse período para receber informações importantes. Para ajustar a verba do cliente com essa necessidade o melhor formato é o Excel (já que eliminamos a etapa de montagem do PPT e análise) FIRMA FIRMA

22 FORMATOS EXCEL PERSONALIZADO COM A MARCA DO CLIENTE E MARCA DA AGÊNCIA DICA: ESCONDA TUDO O QUE NÃO FOR NECESSÁRIO, COMO BARRA DE FÓRMULAS, LINHAS DE GRADE E TÍTULOS. O EXCEL FICA COM A APARÊNCIA MAIS LIMPA FIRMA FIRMA PARA ESSA MARCA O SENTIMENTO E O VOLUME SÃO AS PRINCIPAIS MÉTRICAS. IMPORTANTE: SEMPRE COLOCAR A VARIAÇÃO DE CRESCIMENTO/QUEDA DE UM PERÍODO PARA O OUTRO DICA: COLOQUE BOTÕES NAS IMAGENS DAS MARCAS E DIRECIONE PARA AS ABAS COM AS INFORMAÇÕES DETALHADAS (EX AO LADO). A NAVEGAÇÃO FICA MAIS EFICIENTE DICA: O OBJETIVO DO RELATÓRIO EM EXCEL É SER SIMPLES E RÁPIDO. POR ISSO, COLOQUE OS DADOS QUE ALIMENTAM OS GRÁFICOS EM ABAS OCULTAS. VOCÊ TERÁ AS DUAS INFORMAÇÕES NO RELATÓRIO, MAS SÓ UMA SERÁ VISÍVEL PARA O CLIENTE. ORGANIZE AS ABAS POR MARCA E CRIE DASHS DETALHADOS PARA CADA UMA DELAS DICA: ESSE DASH É APENAS PARA ACOMPANHAR AS PRINCIPAIS INFORMAÇÕES SEMANALMENTE. OU SEJA, NÃO TERÍAMOS TEMPO DE REALIZAR ANÁLISES. DESSA FORMA, GRAFICOS DE CATEGORIAS EMPILHADOS POR SENTIMENTO, TOP 3 DE SENTIMENTO E TAGCLOUD AJUDAM NO ENTENDIMENTO RÁPIDO.

23 FORMATOS Formato do Relatório: PPT Objetivo: Acompanhar informações relevantes da marca e seus concorrentes no orgânico mensalmente Por que escolher esse modelo e esse período? É o modo mais completo de entender e detalhar o que aconteceu com uma marca em um período de tempo que não é nem tão curto (a ponto de não ter volume de informações suficientes) e nem tão longo (a ponto de não conseguirmos detalhar as categorias)

24 FORMATOS

25 RELATÓRIOS QUEM JÁ PASSOU POR ALGUMAS COISAS NESSA VIDA DE RELATÓRIOS E ENTREGAS JÁ APRENDEU MUITO COM DEMANDAS E SOLICITAÇÕES POSSÍVEIS (E IMPOSSÍVEIS). DESSA FORMA, PODEMOS IDENTIFICAR, PELO MENOS, CINCO FORMATOS BÁSICOS DE ENTREGA

26 FORMATOS 1. RELATÓRIOS DIÁRIOS Funciona para: - Entregas que necessitam de urgência; - Entregas que necessitam de acompanhamento profundo e constante. Quando usar: - Para acompanhar o que é dito sobre uma marca diariamente, sem depender do espaço de tempo das entregas semanais e/ou mensais; - Para acompanhar situações específicas que necessitam de urgência: uma campanha ou ação, o lançamento de um novo produto ou uma crise, por exemplo. - Budget? Sim! Relatórios diários custam tempo, dinheiro e mão de obra. Se a marca possui baixo volume de menções, é possível trabalhar com o universo, do contrário é necessário trabalhar com amostragem. No caso de campanhas/ações umas da coisas mais importantes é combinar o período de entregas diárias e entrega final, sempre com o objetivo de não demandar mais trabalho do que é necessário.

27 FORMATOS 1. RELATÓRIOS DIÁRIOS Vale a pena usar? - É legal: se o conteúdo encontrado for diversificado; - Pode não ser tão interessante: se o budget for baixo ou se a estrutura de trabalho não suportar tanta demanda. Alguns clientes querem saber de tudo ao mesmo tempo, muitas vezes é importante, muitas vezes é apenas o costume do excesso de informação. Nesse momento, o melhor a fazer é entender e adequar ao contexto.

28 FORMATOS 2. RELATÓRIOS SEMANAIS E QUINZENAIS Funciona para: - Entregas rápidas e que orientam tomadas de decisão. Quando usar: - Para acompanhar o que é dito sobre uma marca sem a urgência de informações diárias e a demora das entregas mensais (que geralmente são realizadas depois do fechamento do mês e entregues no meio para o final do mês seguinte); - A compilação de dados e informações em períodos como esses facilitam a compreensão do assunto de uma forma mais ampla (o que não acontece nos relatórios diários); - Para pautar reuniões de acompanhamento da marca e tomar decisões que irão influenciar a próxima semana/quinzena; - Assim como o formato diário, os relatórios semanais e quinzenais também funcionam para acompanhar situações específicas. No caso de campanhas e ações, quando a duração é extensa, e no caso de crises, quando existe a necessidade de manutenção (ou seja, quando a crise está mais calma, porém, existe a preocupação de uma volta). Vale a pena usar? - É legal: por ser um dos modelos mais utilizados, muitas pessoas já estão acostumadas com o formato.

29 FORMATOS 3. RELATÓRIOS MENSAIS Funciona para: - Entregas que não necessitam de tanta urgência (como os formatos anteriores); - Compilação de informações dos relatórios semanais e quinzenais. Quando usar: - Nesse formato é possível entender o que ocorreu com uma marca em um espaço maior de tempo. É positivo quando estamos falando de volumes de menções, polaridade e assuntos, já que conseguimos entender mais do que um dia, semana ou quinzena, e sim todos os dados juntos Vale a pena usar? - É legal: o relatório mensal é quase que um formato padrão. Caso não exista a necessidade de informações em espaços menores de tempo, é um dos modelos mais adequados. - Pode não ser tão interessante: se as recomendações não estão sendo aplicadas por serem apresentadas tarde demais. Nesse caso, o modelo deve ser revisto.

30 FORMATOS 4. RELATÓRIOS TRIMESTRAIS, SEMESTRAIS OU ANUAIS Funciona para: - Compilação de Informações. Quando usar: - A visão da informação em formatos que envolvem longos períodos facilita a compreensão de alguns pontos, entre eles: evolução do que é dito, sazonalidade dos assuntos, volume de comentários (quando se fala mais sobre uma marca ou produto, por exemplo), sentimentos x tempo e outros. A compilação de todos os dados e informações facilitam o entendimento do todo, o que é essencial para o trabalho de Monitoramento.

31 FORMATOS 5. PONTUAL Funciona para: - Entregas pontuais, que podem surgir a qualquer momento. Quando usar: - Fazem parte do universo de demandas não programadas, que podem se tornar relatórios em outros formatos ou não. Alguns exemplos envolvem estudos de imagem, temática, segmento ou o detalhamento de algum tópico de relatórios que já foram entregues- Por estar fora de um calendário de entregas, muitas vezes a expectativa de quem gerou a demanda é mais alta do que que deveria. Os motivos são vários, entre eles, tempo curto x falta de conhecimento do processo de trabalho por parte de quem solicitou. Por não possuir formatos já desenvolvidos (muitas vezes a demanda nunca foi realizada), o tempo e a expectativa podem se tornar uma dificuldade. Portanto, alinhar fatores desse tipo com o cliente/agência é a melhor forma de lidar com essa estrutura. Importante: - Nem sempre existe tempo para conseguirmos realizar o processo ideal, ou seja, nem sempre existe tempo para pensar como deveríamos. Por isso, quanto mais organizado for o fluxo de trabalho, maior a facilidade no momento de atender demandas urgentes.

32 NA MAIORIA DAS VEZES UM RELATÓRIO ATENDE A DIVERSOS SETORES, QUE PODEM ENVOLVER CLIENTE E/OU AGÊNCIA. LOGO, ELE NÃO DEVE SER FEITO DE UM ANALISTA PARA OUTRO ANALISTA, ELE NÃO DEVE FAZER SENTIDO NA NOSSA CABEÇA, ELE DEVE FAZER SENTIDO NA CABEÇA DE QUEM REALMENTE PRECISA ENTENDER. RELATÓRIOS

33 GRÁFICOS X GRÁFICOS PODEM CONTAR HISTÓRIAS

34 GRÁFICOS

35 O QUE NÃO PODE FALTAR? EXEMPLO: O QUE DEVEMOS MOSTRAR EM UM RELATÓRIO DE MONITORAMENTO? Levando em consideração um Monitoramento de Marca, alguns dos principais tópicos são: - Explicação da Metodologia - Dashboard com os principais destaques do relatório - Volume Volume total de menções do período (total, por dia, por hora etc.) Picos e destaques Volume de sentimento por período Variações ao longo do tempo Volume por rede - Nuvem de Tags - Análise: Orgânico x Proprietário - Categorias Variação do volume de categorias Sentimento por categoria Detalhamento de categorias Subcategorias e cruzamentos Exemplos de menções Principal destaque de cada categoria (ex.: produto mais citado) - Sentimento Destaques positivos x Destaques negativos - Influenciadores e Detratores - Conclusões e Recomendações

36 DICAS REVISÃO ORTOGRÁFICA: ORTOGRAFIA, CONCORDÂNCIA, TEXTOS CLAROS; REVISÃO DE NÚMEROS: PORCENTAGENS, CÁLCULOS; CORES: MANTER PADRÃO DE CORES DOS GRÁFICOS AO LONGO DO RELATÓRIO; PADRÕES: MANTER PADRÃO DE FONTES, TAMANHOS E ALINHAMENTO DOS PARÁGRAFOS; TAMANHO: SER SUCINTO E OBJETIVO NOS RELATÓRIOS, SEMPRE SE QUESTIONAR SE O DADO ADICIONADO NO SLIDE É ÚTIL/RELEVANTE PARA O CLIENTE; IMAGENS: TOMAR CUIDADO COM IMAGENS SEM QUALIDADE E ILEGÍVEIS; ANIMAÇÃO: NEM SEMPRE O RELATÓRIO SERÁ APRESENTADO, ENTÃO USE COM PARCIMÔNIA. ÍCONES: O USO DE ÍCONES FACILITA A COMPREENSÃO DURANTE O RELATÓRIO.