Módulo SNGPC 2013 Guia Rapido de Abertura de Inventário e Implantação (atualizado em 17/04/13)

Transcrição

1 Módulo SNGPC 2013 Guia Rapido de Abertura de Inventário e Implantação (atualizado em 17/04/13) Instruções Técnicas Emergenciais em Decorrência de Falhas contidas no Site SNGPC Leitura Obrigatória!! Prezado Usuário, Em decorrência da lambança promovida pela ANVISA e sua equipe de desenvolvimento da versão 2.0 do Sngpc, cabe a nós, tentarmos da melhor e correta forma possível lhe auxiliar a inicializar da melhor maneira possível o Inventário Inicial junto à versão 2.0 do Sngpc. Sendo assim, solicitamos a leitura com atenção de todo texto a seguir, bem como a execução correta das rotas a serem seguidas. 1-Quebra de Cronograma e Regras cometidos pela ANVISA : Notou-se neste dia, 17/04/13, a quebra das seguintes regras, impostas pela própria ANVISA, amplamente divulgadas, através dos manuais, guias e comunicados publicados : - Finalização e Abertura de Novo Inventário no mesmo dia NÂO Procede!! O Sngpc não está aceitando este tipo de conduta Você será obrigado a finalizar o inventário em um dia, e enviar um novo (abrir), somente com data posterior, ou seja, no dia seguinte ao do fechamento. - Impossibilidade de se enviar Inventário de Abertura com data retroativa NÃO Procede!! Como o SNGPC entende que a finalização do Inventário atual feita pelo usuário, está ocorrendo na data em que está sendo realizada, somente permite que seu novo inventário tenha data superior ao do fechamento, exemplo : Se você finalizar seu Inventário atual no Sngpc em 17/04/13, somente poderá enviar um novo com data de 18/04/13 ou superior. - Perda do Cronograma oficial sugerido por nós Vários usuários que finalizaram seus inventários no sngpc em 12, 13 e 14 de Abril, constataram que hoje (17/04/13), os mesmos voltaram a constar no sngpc, ainda como abertos. Isto significa que a equipe de desenvolvimento do sngpc, sem comunicação prévia, ou consulta ao usuário, promoveu uma restauração de backup da base de dos do sngpc entre 15 e 16 de Abril. 1

2 Esta atitude impensada e imatura, jogou por terra, todo o cronograma destes usuários. Como conseqüência direta, todos os usuários que não conseguiram abrir um novo inventário no sngpc, deverão seguir a risca, os procedimentos citados a seguir. Procedimentos para abertura de novo inventário (atualizado) : 1- No Manipulando : a. Voltar a movimentar estoques normalmente (compras, vendas, perdas) b. Lançar nf de compra c. Lançar receitas (lembre-se : sujeitos a controle especial 30 dias e antimicrobianos 10 dias) d. Fechar lotes por vencimento e. Enfim, retome sua rotina diária, mesmo porque, toda e qualquer movimentação ocorrida antes da abertura do inventário NÃO será aceita pelo sngpc na forma de movimentação! Por isso que você será obrigado a gerar um novo inventário atualizado. f. Continuar a movimentação normal, enquanto NÃO concluir o item Acessar o site do sngpc, através da ABA Sngpc 2013 botão 6 e finalizar seu inventário atual (vide capitulo abaixo). a. ATENÇÃO : Medicamentos / Insumos classificados como lista D1 ou D2 ou Unidade SNGPC em branco (definidos no botão produto controlado) NÃO são transmitidos ao SNGPC!! 3- Somente passar para o item 3, após concluir o item 2 (recomendamos imprimir comprovação de finalização emitido pelo sngpc) 4- No final do dia seguinte ao do fechamento (item 2), executar a seguinte rota no Manipulando (Aba Sngpc 2013): a. ATENÇÃO : i. Ao atingir este ponto, seu estoque no Manipulando deverá estar totalmente atualizado, ou seja, não deve haver lançamentos pendentes de nf, vendas, perdas e ou correções. ii. A partir deste ponto, você NÃO PODE mais movimentar estoque durante a data atual. Exemplo : Se você estiver executando o item 4, letra c, em 18/04/13, NÃO poderá mais movimentar estoque em 18/04/13 à contar desta hora. iii. Somente volte a movimentar estoque no dia seguinte iv. Recomendamos executar o item 4 letra c, no final de seu expediente b. Clicar no Botão 8 i. Confirmar finalização (se permitido) c. Clicar no Botão 1, inserir : i. CPF ii. RT 2

3 iii. No. de dias p/ transmissão iv. Marcar lembrete de transmissão v. Clicar em Salvar d. Clicar no Botão 2 i. Responder SIM a pergunta sobre geração oficial ii. Informar a data atual (sempre superior a data de execução do item 2) iii. Clicar em Processar e. Clicar no Botão 6 i. Acessar site sngpc ii. Transmitir arquivo sngpcini.zip iii. Aguardar/Verificar validação e aceitação do arquivo iv. Se aceito e validado, passar a transmitir movimentação periódica v. Se devolvido, providenciar correções e repetir todo o procedimento acima Finalizando Inventário Atual no SNGPC Recomendamos finalizar seu inventário até 14/04/13 3

4 O Motivo da finalização deve ser : Determinação da autoridade sanitária Finalidade: Este guia ter por finalidade, instruir o usuário à : - Ajustar o Estoque e Fichas de lote no Manipulando - Gerar Inventário inicial para conferencia - Gerar Inventário inicial oficial para transferência ao sngpc - Gerar movimentações periódicas de estoque para o sngpc Sumário : 1. Visão Geral...Página Preparando o Manipulando para a geração de Inventário...Página 09 a. Fase 1 Preparando os cadastro de Medicamentos e Insumos Sujeitos ao controle sngpc... Página EXPLORANDO O AMBIENTE SNGPC...Pagina 25 Certificado de Transmissão Regular Expedido pela ANVISA : 4

5 Visão Geral do Módulo Snpgc 2013 : Botões : 5

6 Somente deve ser utilizado após a conferencia, contagem física e ajuste de estoque feita no manipulando. Ao ativar o controle sngpc, todas as movimentações de estoque envolvendo medicamentos e ou insumos sujeitos ao sngpc, serão transmitidos. Finalidade : - Cadastrar CPF e Nome do responsavel pelo gerenciamento (RT) - Definir período de transmissão - Definir tipo de integração com sistema de drogaria (quando houver) Este botão funciona em conjunto com o botão 1, ou seja, você terá que usar ambos os botões para efetivar a ativação do controle e lançar seu inventário inicial. Finalidade : Gerar arquivo XML contendo inventário atual de estoque de medicamentos e insumos à ser enviado ao sngpc. Este inventário poderá ser gerado de Uma das três formas abaixo citadas (dependerá do tipo de integração com sistemas de drogaria definido por você no botão 1) : - Contendo Medicamentos e Insumos (sem integração) - Contendo Medicamentos (exportados pelo sistema de drogaria) e insumos controlados pelo Manipulando - Contendo apenas Insumos a serem exportados para o sistema de drogaria Arquivos gerados : sngpcini.xml arquivo no formato XML sngpcini.zip arquivo zipado à ser enviado ao sngpc Caso o sistema de drogaria venha a ser responsavel pela geração do arquivo zipado, deverá importar o arquivo sngpcini.xml, o qual conterá apenas o inventario de insumos. Localização dos arquivos : Sempre serão salvos na pasta \Infocom\Sngpc do servidor de banco de dados. Este botão permitirá que você visualize o mesmo estoque existente no sngpc, ou seja, a posição atual de seu inventário atual, evitando assim a necessidade de consulta via site sngpc. Este estoque será atualizado, toda vez que você transmitir a movimentação ao sngpc e confirmar a aceitação e validação. 6

7 Permite a consulta de seu estoque real (no momento da consulta), existente no Manipulando, uma vez que o estoque no sngpc ocorre off-line, ou seja, depende do envio de movimentações para ser atualizado, enquanto que no Manipulando ocorre em tempo real de lançamento. Este será o botão mais utilizado por você, pois é ele o responsavel gera geração do arquivo XML e zip contendo toda a movimentação do período (definido no botão 1). Arquivos gerados : sngpcmov.xml arquivo no formato XML sngpcmov.zip arquivo zipado à ser enviado ao sngpc Caso o sistema de drogaria venha a ser responsavel pela geração do arquivo zipado, deverá importar o arquivo sngpcmov.xml, o qual conterá apenas a movimentação de estoque de insumos. Localização dos arquivos : Sempre serão salvos na pasta \Infocom\Sngpc do servidor de banco de dados. Relatório Gerado : Toda a vez que você gerar a movimentação, será construído um relatório de conferencia, permitindo que você visualize cada lançamento, obedecendo a seguinte ordem : Medicamentos : - Entrada - Transformação - Vendas - Perdas Insumos : - Entrada - Vendas - Perdas 7

8 Após os lançamentos, será construído um resumo de movimentação de estoque por medicamento/insumo. Após os resumos será construído a relação de pré-consistencia, onde é analisado cada lançamento, afim de detectar possíveis inconsistências que possam ser detectadas pelo sngpc. Normalmente, estas inconsistências são decorrentes de falhas de cadastrado, erro operacional ou não preenchimento de dados pelo operador. Lembramos que esta pré-consistencia não impede que o arquivo seja recusado pelo sngpc em conseqüência de outras falhas ou erros operacionais. 8

9 Lhe permite acesso direto ao link do sngpc, afim de permitir que você transmita o arquivo gerado pelo botão 5. Lembre-se que sempre deverá ser transmitido o arquivo sngpcmov.zip A única exceção é a transmissão do inventário inicial, cujo arquivo a ser transmitido deverá ser o sngpcini.zip 9

10 Deverá ser utilizado somente por usuários que possuem Matriz e Filiais Deve ser utilizado sempre que houver a necessidade de se encerrar o inventário atualmente aberto para a abertura de um novo. A finalização do inventário atual pode ocorrer pelos principais motivos : - Troca de RT - Correção de Inventário - Encerramento de atividades envolvendo controlados - Encerramento de atividades do estabelecimento Lembramos que : Este botão, tem por finalidade encerrar o inventário apenas no Manipulando. Portanto você também deverá encerrar o inventário no sngpc, através de opção disponível no site. Quando ocorrer troca de RT, primeiro você deverá : - Encerrar inventário no sngpc (via site) - Encerrar inventário no Manipulando - Cadastrar novo RT no sngpc (via site através de logon de administrador) - Cadastrar novo RT no Manipulando, via botão 1 - Gerar novo inventário inicial e transmitir ao sngpc Estes botões permitem acesso rápido aos respectivos cadastros, para correções de dados apontados no relatório de inconsistência. Lembre-se que, após efetuar qualquer ajuste e ou correção, é obrigatório gerar novamente o XML através do botão 5. Permite que você gere simulações de transmissão, antes de efetivar o controle sngpc. Para isso será necessário simular a abertura de inventário (botão 1 e 2), sem efetivar a abertura no sngpc. Assim, você poderá corrigir possíveis inconsistências detectadas. 10

11 8. Para encerrar o ambiente simulado e abrir oficialmente o controle, utilize o botão Manuais e Guia de implantação rápida em PDF. Requer acesso a internet Mantemos em nosso site, uma pagina com todas as cópias de avisos e comunicados emitidos pela equipe do sngpc (botão Consulta Diária). Estes botões possuem os respectivos links dos manuais e paginas sustentadas pelo sngpc. Chamamos a atenção para o botão Consulta Diária, o qual aconselhamos ser acessado diariamente. 11

12 PREPARANDO O MANIPULANDO PARA A GERAÇÃO DE INVENTÁRIO INICIAL A preparação do inventário inicial, exige a execução dos seguintes processos : Fase 1 Preparando os cadastros de Medicamentos e Insumos Sujeitos ao controle sngpc 1-Cadastrar todos os medicamentos/insumos, pertencentes a portaria 344 ABA Estoque botão 4 novo botão Produto Controlado 2-Cadastrar, através de nota fiscal de compra, todos os lotes existentes em seu estoque, cuja situação seja : Em quarentena, bloqueado ou aberto para uso ABA Estoque botão 10 novo 3-Preencher todos os campos referentes ao controle sngpc de cada medicamento/insumo sujeito ao controle, através da rota : ABA Sngpc 2013 botão 4 corrigir botão Produto Controlado Ou, através da rota : ABA Estoque botão 4 corrigir botão Produto Controlado (caso o medicamento/insumo, ainda não tenha sido setado como portaria 344). 12

13 Para o caso especifico de antimicrobianos é obrigatório marcar os campos abaixo destacados : 13

14 Lembramos que, quando o medicamento/insumo não requerer notificação, você deverá marcar o campo : Desta forma, o Manipulando preencherá o campo no. da notificação, durante a digitação da venda, com o próprio no. de orçamento, uma vez que o sngpc não permite que este dado seja transmitido em branco. ATENÇÃO : Medicamentos / Insumos classificados como lista D1 ou D2 ou Unidade SNGPC em branco NÃO sao transmitidos ao SNGPC!! Fase 2 Efetuando Contagem Física de Estoque e Transcrevendo o resultado da contagem/pesagem para o Manipulando Nota Importante : Durante a fase 2, até seu término, você NÃO deve permitir que seus atendentes aprovem nenhuma venda contendo controlados, pois o Manipulando efetiva a baixa de estoque no momento da aprovação, ou seja, no instante em que o atendente transforma o orçamento em venda aprovada. Também NÃO deve haver nenhuma ordem de manipulação pendente (ainda não produzida), pois o Manipulando já efetuou a baixa de estoque da mesma. Caso ocorra esta situação, o RT responsável pela contagem, deverá deduzir da pesagem do lote em questão, a quantidade necessária impressa na ordem de manipulação. Só farão parte do inventário inicial medicamentos e insumos que possuírem estoque e ao menos um lote com quantidade disponível positiva. Não serão considerados lotes com situação Vencido ou data de vencimento igual ou inferior a data de geração do inventário/conferencia. Efetuando Contagem Física de Estoque 1-Gere um relatório de conferencia de inventário inicial, através da rota : Aba Sngpc 2013 botão 2 Na pergunta abaixo mostrada, responda NÃO 14

15 Gere, Imprima e Entregue o relatório ao RT Ele deverá efetuar a contagem física e anotar o resultado neste relatório Vale a pena lembrar que será impresso um medicamento/insumo por pagina. Exemplos práticos do relatório de conferencia situações : 1- Sem estoque 15

16 Quando ocorrer a mensagem acima, o RT deve certificar-se que o medicamento/insumo realmente está com estoque zerado. Caso contrário deverá fazer a contagem/pesagem e depois efetuar os ajustes no Manipulando como mostrado mais abaixo. 2-Com estoque, batendo com soma de lotes, mas com inconsistência de cadastro 3-Com estoque e lotes, porem ocorrendo discrepância entre o estoque físico e soma de lotes Esta situação, exigirá que você execute uma equalização de estoque, mostrada mais abaixo, após transcrever o resultado da contagem/pesagem efetuada. Ao final deste relatório, será montado uma relação de medicamentos e insumos que não serão transmitidos (não farão parte do inventário inicial por não possuírem estoque). 16

17 Nesta situação, o medicamento ou insumo em questão somente será incluído no sngpc, quando você efetuar uma compra e lançar a respectiva Nota Fiscal pela rota : Aba Sngpc 2013 botão 10 Transcrevendo o resultado da contagem/pesagem para o Manipulando Regra Geral : O RT deverá ajustar a quantidade usada de cada lote, através da seguinte operação matemática : Quantidade Comprada (menos) Quantidade Pesada = Nova Quantidade Usada Exemplo pratico : = 5.5 Onde : 10 quantidade comprada do lote 4.5 quantidade pesada durante a contagem 5.5 a nova quantidade usada a ser lançada na ficha do lote Corrigindo a ficha de cada lote : Utilize a rota : Aba Estoque botão 4 Localizar Corrigir botão Controle de lotes Sempre responda NÃO a pergunta. Localize e marque o lote a ser corrigido/ajustado Clique no botão Corrigir Caso campo Quantidade Usada apareça Inativo (cinza), pressione a tecla F9 seguida da tecla < enter > Agora no campo quantidade usada, digite o resultado da operação matemática citada acima. Clique no botão Gravar 17

18 Repita a operação acima para os demais lotes, medicamentos e insumos Recomendações Importantes : Não mantenha os lotes como situação Bloqueado, lotes com quantidade disponível sempre deve permanecer com situação Aberto até seu vencimento. A situação Bloqueado, deve ser utilizada somente quando a ANVISA solicita o bloqueio da comercialização do medicamento ou insumo. Após ter recebido o medicamento/insumo, efetuado a analise técnica (laudo), você deve alterar a situação do lote de Quarentena para Aberto p/ uso. Isto possibilitará que o Manipulando selecione o lote apropriado de acordo com a quantidade necessária requerida pela receita, evitando assim a perda de vendas por falta de estoque. Lotes com situação Quarentena ou Bloqueado não são considerados como disponíveis durante a venda. Tenha por hábito (boa pratica farmacêutica), fechar o lote por vencimento antecipado, em média com 30 dias de antecedência ao seu vencimento. Efetue este fechamento através da ABA Laboratório Botão 4. Lançando exatamente a quantidade disponível, o Manipulando alterará a situação do lote em questão para Já Utilizado. Nunca utilize restos de um lote com outro para manipular uma receita. Esta pratica é proibida pela ANVISA e nem o Manipulando, nem o Sngpc permitem e aceitam tal pratica. Seu Manipulador sempre deve obedecer os dados constantes na ordem de manipulação, tanto ao que se refere ao no. do lote, quanto a quantidade a ser pesada. A desobediência a estes dados causará descontrole no estoque do manipulando e do sngpc e é considerado pela ANVISA como pratica ilegal, sendo passível de autuação. 18

19 Ajustes de Lotes Corrigindo Excessões : Durante a contagem física de seu estoque, você poderá se deparar com as seguintes exceções, segue abaixo a exceção e sua respectiva solução : Existe no Manipulando um lote com situação aberto e quantidade disponível, porém tal lote não existe em meu estoque físico : o Entre na ficha deste lote como corrigir, conforme demonstrado acima, mude a situação do lote para Já Utilizado e iguale a quantidade usada à de compra, clique em Gravar. Existe em meu estoque físico um lote não cadastrado no Manipulando : o Você deverá levantar os dados deste lote e cadastrá-lo no manipulando através de Nota Fiscal de Compra (ABA Estoque botão 10). Existe no Manipulando, um lote já vencido (data de vencimento), porém ele consta como situação Aberto : o Entre na ficha deste lote como corrigir, conforme demonstrado acima, mude a situação do lote para Já Utilizado e iguale a quantidade usada à de compra, clique em Gravar. Existe no Manipulando, um lote com situação Bloqueado e ou Quarentena, porém o mesmo já está vencido (data de vencimento) : o Entre na ficha deste lote como corrigir, conforme demonstrado acima, mude a situação do lote para Já Utilizado e clique em Gravar. Equalizando o Estoque Físico (campo estoque físico) com soma de lotes Depois de encerrado o passo anterior, você deverá solicitar ao Manipulando que equalize a ficha de estoque (campo estoque físico), com a soma das quantidades disponíveis de cada lote. Para realizar este processamento, encerre a execução do Manipulando nas demais estações, e siga a rota : ABA Estoque botão Ajustes de Estoque Opção 2.6 Confirme a operação Clique em OK Selecione o filtro : 02-Somente Produtos da Portaria 344 Clique em Processar Ao término será gerado um relatório com o resumo da equalização efetuada. 19

20 20

21 Terminado esta fase, seu estabelecimento já pode voltar a vender controlados normalmente, desde que você NÃO gere o inventário oficial logo em seguida! Leia abaixo tópico espefico sobre a geração e transmissão do inventário de abertura (oficial) ao sngpc. 21

22 Gerando e Transmitindo Oficialmente o Inventário de Abertura Regras Gerais : Ao atingir este ponto, presumimos que : você já tenha concluído todas as etapas anteriores seu estoque no manipulando já esteja equalizado com seu estoque físico que não existe nenhuma inconsistência a ser corrigida que você determinou de forma correta, todos os medicamentos e insumos que serão submetidos ao controle sngpc que a data de abertura deste inventário deverá ser igual ou superior a 16/04/13 em caso de integração com sistemas de drogaria, que o mesmo está apto a gerar e ou importar arquivo XML obdecendo as regras e padrões definidos pela ANVISA para a versão 2.0 Caso você tenha criado um inventário fitcio (não oficial para testes), deverá finaliza-lo através do botão 8, antes de iniciar procedimentos abaixo. Passo 01 Ativando o Controle : Clique neste botão Cadastre o CPF do RT, Nome e marque a opção Lembrete de transmissão, depois clique em Salvar. 22

23 Caso você possua sistema de integração com Drogaria, clique novamente no botão Ativando Controle e siga passos abaixo : Clique no botão Integração com Sistemas de Drogaria o Defina a tipo de integração a ser utilizada, as alternativas são : O Manipulando importará o XML gerado pela drogaria O Sistema de Drogaria importará o XML de Insumos Pasta de armazenamento do arquivo XML gerado pelo Manipulando : \Infocom\Sngpc Nomes dos arquivos gerados pelo Manipulando : Caso você tenha selecionado a opção 1, deverá localizar o arquivo XML de drogaria durante o processo de geração de inventário de abertura e ou transmissão periódica de movimentações. 23

24 Passo 02 Gerando o Inventário : Clique neste botão, as demais estações deverão et Manipulando C (ou superior) Módulo SNGPC 2013 Comunicado Importante sobre Fase de Implantação e Testes (atualizado em 05/02/13) Prezado usuário, Com a proximidade do inicio de utilização do módulo Sngpc 2013, compatível com a nova versão 2.0 do SNGPC que entrará em ambiente de utilização a partir de 16/04/13, solicitamos que a partir desta data (06/02/13), você passe a realizar testes de envio de movimentação ao sngpc via simulador, utilizando seu movimento real seja diário ou semanal. Esta atitude lhe beneficiará em ajustes e correções de cadastros ainda não realizados, bem como, detecção de falhas operacionais cometidas por seus atendentes, permitindo assim, que você tenha tempo hábil para providenciar todos os ajustes, correções e implementar junto à sua equipe de atendentes as novas regras e condições necessárias para evitar o apontamento de inconsistências analizadas pelo módulo sngpc 2013 durante a geração dos arquivos de movimento. Se você começar a utilizar o simulador da versão 2013 desde já, no inicio de Abril, só restará a tarefa de efetuar um balanço físico de todo seu estoque de controlados (Medicamentos, Insumos e Antibióticos), lançar possíveis correções no Sistema Manipulando e depois gerar o Inventário de Abertura. Segue abaixo, roteiro para utilização do simulador de envio de movimentações : - Onde está localizado o botão Simulador de Envio de Movimento? Caminho : ABA Sngpc 2013 Botão 12-Gera Mov. Simulado - Como esta rotina irá trabalhar? É bem simples! Ao clicar neste botão, ele irá processar (analizar), o mesmo período de movimento que você está transmitindo ao SNGPC pela versão 2007, porém já irá considerar o novo formato e coleta de dados exigidos pela versão

25 Desta forma, ao término da geração do resumo de movimentações gerado pelo simulador, você poderá visualizar nas últimas páginas as possíveis inconsistências detectadas durante a geração, possibilitando assim sua correção e ou ajuste. A idéia é que você aproveite esses 45 dias restantes (+ ou -), para eliminar toda e qualquer inconsistência detectada, para que quando der inicio a utilização oficial da nova versão, você, seus bancos de dados e sua equipe de colaboradores já estejam totalmente adaptados as novas exigências. - Como e quando utilizar este simulador? Você deve utilizar este simulador em conjunto com a geração de XML feita atualmente por você, ou seja, toda a vez que gerar um arquivo de movimento para transferir ao sngpc, deverá gera-lo também pelo simulador. Em termos práticos, você deverá seguir os passos abaixo : Na versão Sngpc oficial 2007 (em uso) : 1-Clicar na Aba SNGPC Botão 3-Gera Arq. XML 2-Conferir inconsistências (corrigir se necessário) 3-Transmitir o arquivo ao sngpc (botão 4) Na nova versão 2013 : 1-Clicar na Aba Sngpc 2013 Botão 12-Gera Mov.Simulado 2-Conferir inconsistências (corrigir, cadastrar, ajustar... se necessário) Notas : - O simulador NÃO irá gerar nenhum arquivo XML - O simulador não irá solicitar o XML de medicamentos, caso o usuário utilize integração com drogaria - Será utilizado o mesmo período de transmissão utilizado pela versão oficial em uso - O relatório gerado já espelha o novo formato desenvolvido para a versão 2013, vide detalhes abaixo. - Você poderá gerar este relatório quantas vezes desejar. Novo formato do Relatório de Conferencia de Transmissão de Movimentações ao Sngpc A versão 2013, traz o seguinte layout e organização : Serão impressas as movimentações na seguinte ordem : 1- Entradas de Medicamento (nf. de compra) 2- Vendas de Medicamento 3- Perdas de Medicamento 4- Entradas de Insumo (nf. de compra) 5- Vendas de Insumo 6- Perdas de Insumo 7- Totalizador de Movimentação de Medicamento (Entradas, Saídas, Perdas) 8- Totalizador de Movimentação de Insumo (Entradas, Saídas, Perdas) 9- Apontamento de inconsistências por no. de orçamento (com dica de correção) Detalhe : Do item 1 ao 9, cada lançamento estará individualizado por pagina, visando facilitar sua leitura e conferencia. Figuras Modelo/Exemplo : 25

26 26

27 27

28 28

29 EXPLORANDO O AMBIENTE SNGPC A finalidade deste capitulo é a de proporcionar ao usuário, uma visão geral do ambiente sngpc, desde sua entrada no sistema, até a verificação/confirmação de validação do arquivo transmitido. Para obter detalhes sobre cada função e recurso disponível no ambiente sngpc, o usuário deve consultar os manuais fornecidos pelo próprio sngpc, os quais podem ser acessados via Manipulando através da rota ABA Sngpc 2013 Botões Duvidas Freqüentes e Passo à Passo... Acessando o Ambiente Sngpc : Clique no botão 6 ou botão 3 O Botão 6 será normalmente utilizado para a transmissão de movimentações ao sngpc. Ele sempre exibirá uma mensagem com lembrete de rota a ser seguida para você realizar a transmissão de movimentação : Enquanto que através do botão 3, o quadro acima NÃO será exibido, porém o link é o mesmo. Após o carregamento do site, você deve efetuar o logon (normalmente), com o endereço de e senha do RT. Serão raras as ocasiões em que você deverá acessa-lo com login de administrador. 29

30 Confirme a Empresa e o tipo de usuário : Uma vez autenticado corretamente, você visualizará o menu de opções : As opções marcadas com a seta, serão as mais utilizadas por você. 30

31 Visualizando o Inventário Inicial Visualizando a Posição atual de Inventário Transmitindo o arquivo de movimentações ao sngpc : 31

32 Lembre-se que : Mais acima, quando utilizado o botão 6, o Manipulando já lhe informa o caminho e nome do arquivo completo a ser transmitido. Sendo assim, ao clicar no botão browse, localize e selecione o arquivo indicado no quadro de alerta do manipulando, depois clique em enviar. Notas Técnicas Importantes : - Você sempre deve transmitir o arquivo com extensão.zip, nunca com extensão XML - O Manipulando já fará a compactação do arquivo de movimentações para você A sequencia de execução do Manipulando, quando utilizado o botão 5, será : Fazer o Rastreamento e Leitura do Periodo Gerar o arquivo sngpcmov.xml Compactar o arquivo sngpcmov.xml Gerando o arquivo sngpcmov.zip (será este arquivo que você deverá transmitir ao sngpc) - O Manipulando sempre utilizará os seguintes nomes de arquivos a serem transmitidos ao sngpc : - Inventário de Abertura sngpcini.zip - Arquivo de Movimentações sngpcmov.zip Caso você utilize um sistema de terceiros para controle e envio de movimentações de medicamentos, deverá disponibilizar ao sistema em questão, o arquivo sngpcmov.xml, o qual conterá as movimentações apenas de Insumos. 32

33 Identificando e Reconhecendo erros de transmissão arquivos validados, porém não aceitos : Depois de transmitido, você deve aguardar a validação e aceitação do arquivo transmitido. O tempo de analise e retorno de status, por parte do sistema SNGPC é indeterminado. Por experiência, indicamos ao usuário, aguardar 12 ou 24 hrs a contar da transmissão. Decorrido este prazo, você deve acessar o sngpc e seguir a rota : Relatórios Status da Transmissão Se o arquivo foi validado e aceito, você visualizará a seguinte tela : Ps : Caso o arquivo não tenha sido aceito (vide figura abaixo), o sngpc não aceitará o envio de um período superior ao não aceito, até que solucione a(s) falha(s) ou erro(s) contidos no período anterior. 33

34 No exemplo acima, o arquivo em questão não foi aceito pelas causas explicitamente citadas, ou seja, em 99% das situações de não aceitação se devem a erros operacionais, de lançamento de inventário inicial ou erros de digitação/omissão de dados. Utilizando o exemplo acima, veja como é simples identificar a falha e providenciar a correção necessária : MEDICAMENTO - ENTRADA: O CNPJ do fornecedor ( / ) não existe na base de dados da ANVISA. Significa que a NF de Compra, lançada por você, contem um CNPJ de fornecedor não cadastrado na ANVISA. Você pode : - ter errado o lançamento da nf - ter errado o cadastramento do fornecedor - ou, o fornecedor realmente não está cadastrado na ANVISA. MEDICAMENTO - SAÍDA POR VENDA: O lote ( /2/01) do produto de número de registro ( VITANOL A GEL 0,025% ) não foi encontrado nem no inventário inicial nem nas transações de compras informadas. Significa que você cometeu um erro ao lançar seu inventário inicial, ou seja, durante o lançamento/contagem de seu inventário inicial, você não informou que possuía este medicamento em estoque. Sendo assim, não poderá lançar sua venda. Correção : Terá que lançar a respectiva NF de compra do medicamento dentro do período a ser transmitido, para que o sngpc possa dar entrada do medicamento e a posterior saída. INSUMO - SAÍDA POR VENDA: O lote (PXK1BLA04A/01) do insumo de código DCB ( cloridrato de paroxetina) não foi encontrado nem no inventário inicial nem nas entradas informadas. O mesmo está ocorrendo com este insumo (vide situação anterior) INSUMO - SAÍDA POR VENDA: A quantidade vendida (2.622) do insumo de número DCB ( cloridrato de paroxetina) do lote (PXK1BLA04A/01) é maior que a quantidade em estoque Já nesta situação, foi lançado no Inventário Inicial, uma quantidade menor que a vendida! ATENÇÃO : O sngpc, só aceita uma transmissão ao dia! Desta forma, mesmo que você corrija os lançamentos, só poderá transmiti-los no dia seguinte. Sempre que você efetuar ajustes/correções, deverá gerar novamente o mesmo período através do botão 5. 34

35 CONSIDERAÇÕES FINAIS UTILIZAÇÃO E CONTROLE APÓS A GERAÇÃO OFICIAL DE INVENTÁRIO INICIAL Uma vez ativado o controle SNGPC, o Manipulando só permitirá que você movimente seu estoque através das rotinas : Entrada de Estoque : Rota : Aba Estoque botão 10 Lançamento de Nf. de Compra Lembre-se que : - A entrada do insumo em seu estoque sempre será a data de digitação da Nf de compra no sistema, e não é permitido informar uma data retroativa. - Ao clicar no botão Salvar Nf, será efetivado a entrada de estoque do insumo no sistema, bem como seu respectivo lote, este será classificado automaticamente com a situação Quarentena e não estará disponível para uso, até que você efetue a analise técnica do mesmo, dando como aprovado, através da Aba Laboratório Botão 10. formulação - Evite Erros de Digitação de Nf : Não é permitido qualquer tipo de correção de nf de compra após : - o laudo técnico do lote ter sido lançado - a respectiva entrada de estoque ter sido transmitida ao sngpc - o lote em questão já ter sido utilizado em qualquer - a data de lançamento da nf ultrapassar 05 dias corridos Saídas de Estoque : Somente é permitido efetuar saídas de estoque através de duas rotinas : 1- Através da digitação de receitas com a aprovação da venda 2- Através do lançamento de perdas (durante o processo, qtdade retirada para analise técnica, por vencimento de lote ou por instrução da ANVISA) Digitação de fórmulas (vendas) : Somente serão aprovadas, as receitas que cumprirem todas as exigências de pré-requisitos solicitados pelo sistema durante sua digitação. Dentre as mais relevantes podemos citar : - Médico ou Veterinário - Paciente - Data da Prescrição da receita máximo de 30 dias ou 10 para antibioticos - Dados do Comprador - No. de Notificação/Requisição Em relação ao Estoque : Só será aprovada quando o sistema identificar um lote com quantidade disponível ( igual ou superior a quantidade necessária calculada pelo sistema) e o mesmo esteja com situação Aberto para uso e dentro do período de validade do mesmo. 35

36 NÃO são considerados lotes com situação Vencido, Quarentena ou Bloqueados. Lembre-se que : Ao aprovar uma receita no sistema (transformar de orçamento em venda), serão disparados os seguintes processos automaticamente e irreversíveis : - Criação de No. de Registro Geral - Baixa on-line da quantidade de estoque e lote - Geração da Ordem de Manipulação - Geração do Rótulo - Geração do Comprovante de Retirada Possibilidade Correções de digitação : Antes de se efetuar a Manipulação da fórmula em questão, o Manipulador ou conferente deve confrontar a receita original com a ordem de manipulação gerada pelo sistema e se necessário, efetuar correções. ATENÇÃO : Em nenhum momento será possível alterar as quantidades necessárias calculadas pelo sistema!!! No Maximo você poderá alterar a quantidade digitada, mas nunca a quantidade necessária!! Tome o seguinte exemplo : Quantidade prescrita na receita : 100mg Quantidade digitada pelo atendente : 150mg Correção feita pelo manipulador ou conferente : 100mg Durante a correção, todo seu estoque e lote será extornado e após a correção será efetuado a baixa da quantidade necessária correto e uma nova seleção de lote será efetivada, obdecendo todas as regras da digitação citadas acima! ** Correções somente são permitidas ANTES da efetiva Manipulação! *** Em nenhum momento, você poderá alterar a quantidade necessária e ou no. de lote utilizado via edição de dados!! Lembre-se que : - Toda movimentação de estoque será transmitida ao sngpc. - Uma vez feita a transmissão, tais dados passam a estar disponíveis somente para consulta. - Caso você utilize sistemas de terceiros para controle e gerenciamento de Medicamentos (Drogaria), certifique-se que o mesmo possui mecanismos de verificação e proteção contra falhas operacionais durante o processo de importação de movimentação de insumos (gerado via comando de operador no Manipulando), visto que, o Sistema SNGPC obriga que se envie em um único arquivo as movimentações de um determinado período de Medicamentos e Insumos. Caso você tenha optado por deixar o Manipulando efetuar a importação de dados de Drogaria, o mesmo já conta com tal mecanismo, evitando assim que você transmita a movimentação de insumos e se esqueça da movimentação de medicamentos (drogaria). Muita Atenção neste caso, pois : O SNGPC NÃO aceitará o envio de um período já validado e aceito (independentemente se faltou a movimentação de Insumos ou Medicamentos), ele simplismente entenderá que NÂO houve movimentação naquele período. Exemplo clássico de erro operacional com integração com Drogaria : - Sistema de Drogaria Não analisa ou obriga a geração prévia do movimento de insumos feito pelo Manipulando : Passo 1- O operador gera o movimento no Manipulando Passo 2- O operador gera o movimento no sistema de drogaria, porém se esquece de solicitar a importação já pronta de insumos (passo 1) Passo 3- O sistema de Drogaria, sem questionar o operador, conclui o processo e transmite o movimento ao SNGPC. 36

37 Fatalmente, faltará no sngpc, a movimentação de insumos dentro daquele período gerado entre os passos 1 a 3!! Caso venha ocorrer a falha operacional acima, não há outra solução senão encerrar o inventario atual e iniciar um novo! Imediatamente você deve entrar em contato com o desenvolvedor do sistema de drogaria e solicitar que o mesmo implante mecanismos de controle que evite tal falha. 37

38 LISTA DE ANTIMICROBIANOS REGISTRADOS NA ANVISA - RDC 20/2011 (Não se aplica aos antimicrobianos de uso exclusivo hospitalar) Dados extraidos da seguinte fonte de pesquisa : anvisa-antimicrobianos.html 001. Ácido clavulânico 002. Ácido fusídico 003. Ácido nalidíxico 004. Ácido oxolínico 005. Ácido pipemídico 006. Amicacina 007. Amoxicilina 008. Ampicilina 009. Axetilcefuroxima 010. Azitromicina 011. Aztreonam 012. Bacitracina 013. Brodimoprima 014. Capreomicina 015. Carbenicilina 016. Cefaclor 017. Cefadroxil 018. Cefalexina 019. Cefalotina 020. Cefazolina 021. Cefepima 022. Cefodizima 023. Cefoperazona 024. Cefotaxima 025. Cefoxitina 026. Cefpodoxima 027. Cefpiroma 028. Cefprozil 029. Ceftadizima 030. Ceftriaxona 031. Cefuroxima 032. Ciprofloxacina 033. Claritromicina 034. Clindamicina 035. Clofazimina 036. Cloranfenicol 037. Cloxacilina 038. Daptomicina 039. Dapsona 040. Dicloxacilina 041. Difenilsulfona 042. Diidroestreptomicina 043. Diritromicina 044. Doripenem 045. Doxiciclina 046. Eritromicina 047. Ertapenem 048. Espectinomicina 049. Espiramicina 050. Estreptomicina 051. Etambutol 052. Etionamida 053. Fosfomicina 054. Ftalilsulfatiazol 055. Gatifloxacina 056. Gemifloxacino 057. Gentamicina 058. Imipenem 059. Isoniazida 060. Levofloxacina 061. Linezolida 062. Limeciclina 063. Lincomicina 064. Lomefloxacina 065. Loracarbef 066. Mandelamina 067. Meropenem 068. Metampicilina 069. Metronidazol 070. Minociclina 071. Miocamicina 072. Moxifloxacino 073. Mupirocina 074. Neomicina 075. Netilmicina 076. Nitrofurantoína 077. Nitroxolina 078. Norfloxacina 079. Ofloxacina 080. Oxacilina 081. Oxitetraciclina 082. Pefloxacina 083. Penicilina G 084. Penicilina V 085. Piperacilina 086. Pirazinamida 087. Polimixina B 088. Pristinamicina 089. Protionamida 38

39 090. Retapamulina 091. Rifamicina 092. Rifampicina 093. Rifapentina 096. Sulbactam 097. Sulfadiazina 098. Sulfadoxina 099. Sulfaguanidina 100. Sulfamerazina 101. Sulfanilamida 108. Tazobactam 109. Teicoplanina 110. Telitromicina 111. Tetraciclina 112. Tianfenicol 113. Ticarcilina 094. Rosoxacina 095. Roxitromicina 102. Sulfametizol 103. Sulfametoxazol 104. Sulfametoxipiridazina 105. Sulfametoxipirimidina 106. Sulfatiazol 107. Sultamicilina 114. Tigeciclina 115. Tirotricina 116. Tobramicina 117. Trimetoprima 118. Trovafloxacina 119. Vancomicina 39

40