SISTEMAS INTEGRADOS NA GESTÃO CONTÁBIL. Adelano Moura Monteiro. Orientação Prof. Esp. José Maria Alexandre Silva

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1 FACULDADE CEARENSE FAC BACHARELADO EM CIÊNCIAS CONTÁBEIS SISTEMAS INTEGRADOS NA GESTÃO CONTÁBIL. Adelano Moura Monteiro Orientação Prof. Esp. José Maria Alexandre Silva Artigo apresentado ao Curso de Ciências Contábeis da Faculdade Cearense FAC, como pré-requisito para obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis, sob orientação do Prof. Esp. José Maria Alexandre Silva. Fortaleza - Ce Novembro/2013 1

2 Sistemas Integrados na Gestão Contábil. Adelano Moura Monteiro Orientação Prof. Esp. José Maria Alexandre RESUMO: Esta pesquisa teve como estudo o sistema integrado na gestão contábil (ERP). Esta abordagem é justificada, tendo em vista que hoje a tecnologia da informação vem auxiliando e melhorando as empresas tornando-as mais competitivas e capacitadas, proporcionando diversos ganhos em diferentes áreas da entidade com informações rápidas, precisas e seguras, além de ser um eficiente mecanismo na gestão contábil. Através de uma pesquisa bibliográfica teve como problema: Qual a importância do sistema ERP? O estudo em questão tem como objetivo verificar a importância do sistema integrado de informação na gestão contábil. Pode-se concluir como resultado do estudo que após a implantação do ERP, as principais alterações na empresa foram: o tempo gasto na realização das atividades diminuiu, maior confiança nas informações geradas e melhor acompanhamento dos processos. Palavras-chave: Sistema Integrado. Gestão Contábil. Tecnologia da Informação. ABSTRACT This research was to study the integrated accounting management (ERP) system. This approach is justified, given that today information technology is helping and improving the companies making them more competitive and skilled, providing different gains in different areas of the body with quick, accurate and reliable information, in addition to being an efficient mechanism in accounting management. Through a literature search was to issue: How important is the ERP system? This study aims to determine the importance of integrated management of information in the accounting system. It can be concluded as a result of the study after the implementation of the ERP, the main changes in the company were: time spent performing activities decreased, greater reliance on the information generated and to monitor the proceedings. Keywords: Integrated System. Accounting Management. Information Technology. 2

3 1 INTRODUÇÃO O sistema de Informação tornou-se um instrumento fundamental para a sobrevivência das instituições, condição quase que essencial para que a empresa se desenvolva e cresça na elaboração de novos produtos e serviços. Diante de um enorme aumento da competitividade dos mercados no cenário global e pela busca constante de informações cada vez mais precisas e rápidas no atendimento às necessidades da empresa, as sociedades têm recorrido bastante a um componente estratégico fundamental: a integração das informações entre as diversas atividades desenvolvidas em âmbito empresarial. Uma das explicações para estes acontecimentos está na disputa competitiva sofrida pelas empresas, buscando alternativas para redução de custos e diferenciação de produtos e serviços, forçando as organizações a repensarem a sua forma de trabalhar. Pode-se afirmar que o sistema de informação é definido, de forma técnica, sendo ele um conjunto de componentes interligados que reforma, processa, armazena e compartilha informações designadas ao apoio a tomada de decisões. Com base no exposto surge a seguinte questão: Qual a importância do sistema ERP? Considerando que o ERP é um sistema que liga todos os setores da empresa essa pergunta se faz pertinente. O percurso desta pesquisa bibliográfica se inicia pelos sistemas de gestão onde pode-se ver o surgimento dos sistemas. Em seguida vamos conhecer o funcionamento do sistema ERP e os seus principais módulos onde vamos ver a importância de cada modulo e irei finalizar com os aspectos positivos e negativos impactados na empresa. Os sistemas Enterprise Resource Planning (ERP s), têm fornecido uma resposta às crescentes necessidades empresariais, procurando melhorar as práticas gestoras, através da união dos diversos setores da organização, tendo a informação como elemento fundamental para uma melhor analise e tomada de decisão. 3

4 2 SISTEMAS DE GESTÃO 2.1 Considerações Iniciais Os sistemas integrados basicamente procuram desenvolver um modelo de estrutura que aperfeiçoe o processamento das atividades que o envolvem, além de juntar e parametrizar todos os processos, métodos, funções e regras de negócios. Os sistemas Integrados de Gestão surgiram devido a várias fases e crescimento da evolução tecnológica e conceitos de gestão. Nos anos 50 e 60, o direcionamento do sistema era para o estoque; nos anos 70 surgiu um planejamento para as necessidades de materiais que, por sua vez, agregou ao planejamento futuro do uso de matérias primas e produtivas. A competitividade constante das empresas, fez com que as organizações procurassem constantemente reduzir os custos e aumentar a eficiência. No começo dos anos 90, surgiram os primeiros sistemas integrados, denominados Sistemas Integrados de Gestão ou Enterprise Resource Planning ERP, oferecendo a gestão das empresas informações mais completas, fundamentadas em dado único, sem as contradições e informações equivocadas encontradas nas aplicações anteriores, não integradas. De acordo com Assolari (2005, pg. 14), o desenvolvimento tecnológico da telecomunicação de redes, possibilitou a criação de um sistema denominado ERP, hoje uma tecnologia inovadora e relativamente recente, em ampla evolução e disseminação. Jamil (2001, p. 35) menciona que: os sistemas ERPs surgiram em decorrência da carência de informação promovida pela fragmentação de dados provocada pelos processos de descentralização de tecnologia da informação nãoplanejada e motivada pela facilidade de acesso aos recursos de informática. Quando o sistema surgiu, a integração era limitada ao ambiente interno da empresa. Com a evolução do Sistema Integrado foram atualizados vários aplicativos (softwares) que permitem mais tipos de integrações, e essas integrações permitem um melhor acompanhamento das áreas. 4

5 Com os sistemas ERPs, os dados são digitados uma única vez no sistema e ficam disponíveis para todas as áreas que irão utiliza-los. Um único pacote do sistema pode ou não dependendo da necessidade da empresa ser montado mediante várias combinações de módulos, atingindo quase os processos da organização. A integração exige que haja uma maior capacidade no processamento, isso é necessário devido à movimentação de maiores volumes de informações pelo sistema que responde em tempo real e também pela necessidade de validações mais complexas. 2.2 Estruturação de um sistema ERP Os sistemas integrados são definidos como uma nova estrutura de software, que facilita o fluxo de informações entre as áreas e atividades da empresa como: finanças, fabricação, almoxarifado, e logística. É um sistema amplo de informações e soluções, com um único banco de dados, trabalhando de forma a interagir com um conjunto integrado de aplicações, dando segurança a todas as operações de negócios. A figura 1, descrita por Souza (2000, p. 20), exibe, de forma sintética, a estrutura básica dos módulos de integração de um sistema ERP. Figura 1 Arquitetura de um Sistema ERP Fonte: Souza (2000, p. 20). 5

6 O resultado desta estrutura mostra que a organização passa a ter informações consistentes, que funciona como uma ligação entre os diferentes setores. 2.3 Ciclo de implantação dos sistemas ERP O ciclo de implantação dos sistemas ERP compreende as seguintes fases: a) organização do projeto; b) implantação; c) treinamento; d) operação; e) avaliação final Organização do Projeto A diretoria da empresa deve designar um Diretor de Projeto, que, por sua vez, poderá designar um Gerente de Projeto. O diretor de projetos tem como objetivo organizar as equipes, que trabalharão no processo de implantação, treinamento e operação e também irá definir as atribuições e as funções de todos os membros da equipe. O Diretor do Projeto será o principal líder da metodologia de implantação, que norteará as equipes do projeto. A implantação requer um estudo muito bem elaborado, caso contrário pode abalar o processo de implantação. A implantação deve contar com uma metodologia clara e precisa. O cronograma de atividades deve ser feito com detalhamento do processo de aquisição, implantação, treinamento e operação, isso para que o cronograma seja transformado em datas e prazos de entrega Implantação Segundo Padoveze (2009, p. 323), esta é a fase que exige maior participação dos envolvidos. Onde estará ligada à metodologia de implantação já definida e será constantemente supervisionada pelo Diretor do projeto. Após os processos serem redefinidos é hora de incorporar no sistema os procedimentos e parâmetros necessários para a implantação do 6

7 sistema, construindo sua informação final e preparando-o para que seja operado Treinamento Com o sistema já implantado, os usuários devem ser treinados, aproveitando para solicitar o comprometimento e o envolvimento de todos os usuários e que os mesmo se adequem as mudanças desejadas. É de suma importância que a fase de treinamento seja conduzida por documentação previamente elaborada na fase de implantação Operação Esta é a etapa em que o sistema entra em operação de forma efetiva. Nesta etapa poderá haver a possibilidade de treinamento adicional para determinados módulos e até mesmo trabalhar com dois sistemas ao mesmo tempo, o novo ERP e o sistema anterior Avaliação Final Após algum tempo de operação, já previsto no cronograma de atividades, deverá acontecer uma avaliação de desempenho do novo sistema implantado, Essa avaliação deve ser feita pelas equipes que implantaram o sistema. Esta avaliação compreende: a) verificação do atendimento dos objetivos previstos; b) verificação da eficácia das novas operacionalidades pretendidas; c) verificação do alcance das metas de desempenho determinadas quando da organização do projeto; d) verificação do alcance do retorno do investimento pretendido. Feito isso os gestores se reúnem para dar um feedback sobre o sistema para saber se a implantação foi satisfatória ou não. 7

8 3. CONHECENDO O FUNCIONAMENTO DO NOVO ERP 3.1 Considerações Iniciais Demonstra-se neste capítulo o funcionamento do novo sistema ERP, substituindo o sistema antigo utilizado, explicando como passou a ser absorvido o tempo consumido nos diversos processos e a sua confiabilidade. 3.2 Decisão de Implantação As constantes mudanças no mercado, à velocidade crescente nos avanços tecnológicos e a necessidade de redução dos custos, fazem com que as organizações mudem a sua filosofia no gerenciamento de recursos e informações. A decisão de implantar um novo ERP é feita através de um estudo de viabilidade, em que passam a ser levadas em conta as vantagens e desvantagens, paralelamente à sua aceitação ou rejeição Momento da Mudança O momento da mudança do sistema é a constatação, da empresa, de que o sistema atual, não está mais cumprindo e nem atendendo as necessidades da empresa. Existem vários fatores que evidenciam a necessidade de uma mudança de sistema. Dentre esses fatores podemos citar que os usuários do sistema têm manifestado descontentamento com as constantes paralizações do sistema; o gerenciamento da empresa indica que o sistema atual não atende mais às necessidades do negócio. O responsável pela parte de suporte do sistema de informação percebe que o atual sistema não está respondendo, a demanda de informações dos usuários, no que tange à qualidade, quantidade, flexibilidade, integração e rapidez, dentre outros. 8

9 3.2.2 Hierarquia da Tomada de Decisão Segundo Padoveze (2009, p. 311), a decisão sobre o sistema de informação qualifica-se como decisão estratégica. Portanto, a decisão para implantação de um sistema deve partir de níveis hierárquicos superiores. 4. PRINCIPAIS MÓDULOS 4.1 Gestão de Materiais/Suprimentos Através do módulo de materiais/suprimentos são realizados todos os cadastros dos fornecedores, contendo informações como nome, endereço, tipo de fornecedor condições de pagamento, informações financeiras, etc.; Nesse módulo realizam-se as cotações de compras, com integração entre comprador e fornecedor, lançamento de todos os pedidos de compras e de todos os tipos de materiais (desde a compra da matéria prima até a compra do material de expediente). Além de todas as aquisições passarem por este módulo, ele também passou a fornecer várias informações que não eram possíveis com um sistema que não fosse integrado. Um sistema ERP de ponta fornece informações como a média histórica de preços de compras, permitindo controlar os preços de materiais importados, que de acordo com a variação cambial sofre influência direta, fornece também informações sobre os materiais comprados nacionalmente; controle de estoque de cada item, relatórios para conciliações e controle de estoque também por meio de relatórios gerenciais, além de outras funcionalidades. Possui integração com a contabilidade, fiscal, custos, finanças, industrial, gestão do imobilizado. Permite também a atualização de dados em tempo real, inclusive de alguns sistemas gerenciais B.Is (Business Intelligence). 4.2 Custos Com o novo ERP o processo produtivo passa a ser todo automatizado; à medida que os apontamentos produtivos são realizados, já é possível enxergar as suas devidas contabilizações. Também é possível que se 9

10 crie para cada produto uma ficha de produção, onde o fluxograma passa a ser integrado e parametrizado contabilmente. Também é possível com o ERP ter várias ferramentas precisas de análises dos custos, já que o departamento passa a ter vários tipos de relatórios de acompanhamento onde todos são atualizados em tempo real. 4.3 Orçamento Com esse modulo é possível definir a matriz orçamentária da empresa, estabelecer os limites de despesas/custos por conta contábil e centro de custos, acompanhar simultaneamente o orçado e o realizado; podendo-se bloquear despesas em contas que já tenham atingido o seu limite estabelecido, realizando a geração de relatórios que possibilitam o controle da evolução dos custos e receitas orçadas. 4.4 Finanças Através desse módulo, são realizados todos os lançamentos de recebimento e de pagamento da empresa. Pagamentos Os pagamentos passam a ser automatizados, sendo realizados através de lotes de envio. Diariamente esses lotes são enviados aos Bancos e no dia posterior ao pagamento a sua baixa é efetivada, através de lotes de retorno. Com esta tecnologia foi extinto as baixas manuais, facilitando as conciliações bancárias que, por sua vez, também sofrem mudanças uma vez que os extratos bancários passam a migrar para dentro do ERP com uma automatização da atividade, conciliando toda a movimentação bancária com a movimentação do módulo de finanças, apontando possíveis divergências. Recebimento Da mesma forma como no módulo de pagamento, o módulo de recebimento passou a se integrar aos sistemas bancários. Existem duas formas de recebimentos, o recebimento escritural e o recebimento manual. O escritural são os títulos gerados e enviados aos seus clientes, em forma de 10

11 boleto onde as baixas e atualizações de títulos acontecem automaticamente. No recebimento manual, os títulos são pagos por meio de depósitos bancários. Crédito O módulo de finanças não se limita a pagar e receber títulos. Este módulo se responsabiliza pelo cadastro de clientes, aprovação de pedidos, liberação de crédito, análises gerenciais e acompanhamento de inadimplência. Os pedidos gerados pelo setor de comercial são enviados para uma pasta no módulo de crédito, onde o gestor da área faz uma análise histórica da movimentação financeira do cliente, dentro da empresa e no mercado. Após esse procedimento, ele concede ou não a liberação para efetivação do faturamento. 4.5 Faturamento Este módulo é responsável pela geração dos pedidos de vendas, liberação dos pedidos de vendas, emissão das notas fiscais de vendas; emissão de planos de cargas, dentre outras funcionalidades. 4.6 Imobilizado Este módulo é responsável pelo cadastro, transferência e baixa de bens do ativo imobilizado e ainda calcula a depreciação/amortização por centro de custos. Este módulo recebe as informações dos módulos de suprimentos e contábil, o responsável pelo módulo apenas administra as informações, aloca os bens comprados a um determinado centro de custo e passa a controlar sua depreciação/amortização. 4.7 Fiscal O módulo fiscal carrega um maior número de informações. Ele recebe todos os registros de compra e venda da empresa, se responsabiliza pela elaboração de obrigações acessórias, apura os impostos, emite relatórios gerenciais e de inúmeros cadastros das áreas comerciais e de suprimento. O principal cadastro feito neste modulo pode-se dizer que é o da natureza de operação, pois este cadastro é que vai definir a forma de tributação e contabilização de cada operação. 11

12 4.8 Contábil O módulo contábil é responsável pelo maior número de cadastros do ERP. Nele é cadastrado: empresa, plano de contas, centro de custos, relacionamentos entre centro de custos e contas de resultado e parametrização de todas as operações nos diversos módulos que levem informações para o modulo contábil, dentre outros. Além de efetuar os cadastros, o módulo contábil como mero recebedor das informações dos diversos módulos, faz com que os usuários tendam a navegar por tais módulos. Portanto, as conciliações passam a ser feitas diariamente, dentro de cada módulo, antes mesmo de qualquer tipo de migração/integração. O setor de Contabilidade passou a executar poucas atividades mecânicas, tendo em vista que a maioria dos registros que estavam vinculados às movimentações de cada módulo sofreram amarrações contábeis. O usuário contábil passou a ocupar o seu tempo com análise de números e criação de relatórios. A figura a seguir mostra, a estrutura sistêmica de uma organização, após a implantação de um ERP. Estrutura Sistêmica de um ERP Fonte: Souza (2000, p.243). 12

13 5 ASPECTOS POSITIVOS E NEGATIVOS A implantação de um sistema de informação requer da empresa uma determinada readequação organizacional para que a mesma se adapte à nova condição a ser estabelecida com o novo sistema. Existem inúmeras dificuldades na hora da implantação de um ERP e uma dessas dificuldades se da por que a empresa a qual o sistema irá ser implantado já possuí todos os seus processos desenhados há muito tempo e a mudança desses processos ocasiona grande desconforto para boa parte dos usuários, com isso a resistência dos mesmos passa a ser grande não só por ter que se adequar a mudança mas também pela insegurança de alguns usuários em relação ao seu estado dentro da empresa após a implantação pois o novo sistema acaba diminuindo significativamente as atividades mecânicas exercidas no sistema antigo. Por outro lado, os benefícios conquistados são inúmeros com a implantação de um ERP. Entre esses benefícios pode-se destacar a qualidade, segurança e precisão e rapidez das informações. Outro ponto a ser destacado é que as informações são uniformes. Com a implantação do novo ERP, a gestão tem plenas condições de visualizar tudo que se passa dentro da empresa de forma rápida e precisa. O controle dos estoques passou a ser bem mais preciso, o fluxo de caixa é atualizado todo dia, mapeamento das regiões comerciais, mapeamento dos processos logísticos, maior controle dos recebíveis, enfim, os gestores passaram a ter uma ferramenta de grande qualidade para auxiliá-los em suas tomadas de decisão. 13

14 6 CONCLUSÃO Com os conceitos absorvidos e a bibliografia estudada, concluiu-se que um sistema integrado de gestão empresarial é de grande importância para qualquer empresa que queira competir no mercado e melhor tomar as suas decisões, onde cada vez mais se exige agilidade e confiabilidade das informações empresariais. Pode-se afirmar conforme veres no trabalho estudado que as principais mudanças ocorridas após a implantação de um sistema ERP no tocante ao processo de tomada de decisão na empresa são: diminuição do tempo gasto na realização de atividades, confiabilidade das informações geradas, acompanhamento de todos os processos internos de forma ágil, entre outros, aqui, mostra-se a importância do ERP. Desta forma, pode-se concluir que qualquer empresa com uma estrutura de grande porte ficará satisfeita com a implantação de um ERP, pois inúmeros são os benefícios propiciados pelo sistema, podendo verificar como é de fundamental importância uma boa tecnologia de informação para a gestão contábil. 14

15 7 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ASSOLARI, L. Influência dos sistemas empresariais integrados (ERP) nos aspectos organizacionais da área de Contabilidade: estudos de casos em empresas do Paraná f. Dissertação (Mestrado em Ciências Contábeis) Universidade de São Paulo, São Paulo, JAMIL, G. Repensando a TI na empresa moderna: atualizando a gestão com a tecnologia de informação. Rio de Janeiro: Excel Books, PADOVEZE, C. Sistemas de Informações Contábeis: fundamentos e análises. 6 ed. São Paulo: Atlas, SOUZA, C. de. Sistemas Integrados de Gestão Empresarial: estudos de casos de implantação de sistema ERP. São Paulo: FEA/USP,

16 FACULDADE CEARENSE FAC BACHARELADO EM CIÊNCIAS CONTÁBEIS Artigo apresentado ao Curso de Ciências Contábeis da Faculdade Cearense FAC, como pré-requisito para obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis, sob orientação do Prof. Esp. José Maria Alexandre Silva. Sistemas integrados na gestão contábil. Adelano Moura Monteiro Prof. Esp. José Maria Alexandre Silva Orientador Professora Dra. Marcia Maria Machado Freitas Membro I Professora Maria Denise Nunes Rodrigues Membro II Fortaleza -Ce 16