MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO SECRETARIA DE EDUCAÇÃO A DISTÂNCIA SEED TERMO DE REFERÊNCIA

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1 MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO SECRETARIA DE EDUCAÇÃO A DISTÂNCIA SEED TERMO DE REFERÊNCIA 1. OBJETO Contratação de empresa especializada na área de eventos para a realização da Reunião Executiva do Proinfantil, com fornecimento de espaço para palestras e reuniões, equipamentos correlatos, durante 05 dias, de 12 a 16 de maio de 2008, em Brasília, DF. 2. JUSTIFICATIVA O Programa de Formação Inicial para professores em Exercício na Educação Infantil Proinfantil caracteriza-se como formação em nível médio na modalidade normal, por meio da educação a distância, em regime de colaboração com diferentes entes federados. De acordo com as diretrizes do Programa, os processos formativos devem considerar a formação do educador como processo de reflexão para sua prática pedagógica. Com início nesse primeiro semestre de 2008, atendendo professores cursistas em 09 estados das regiões norte e nordeste, o curso possui carga horária de horas divididas em 04 semestres letivos. Neste sentido, fica clara a importância da realização da Reunião Executiva do Proinfantil que deverá reunir equipes estaduais, assessores técnicos, universidades participantes e equipe da Coordenação Nacional do Proinfantil para discussão dos encaminhamentos necessários à implementação nacional do Programa nos estados parceiros e assim desenvolver acompanhar as ações de formação de programas inovadores de formação inicial e continuada, apoiados por tecnologias de informação e comunicação. De acordo com o Projeto 914BRA5002, essa capacitação se encaixa no seguinte objetivo: 1

2 Objetivo Imediato 5 - Promover o desenvolvimento da educação a distância e presencial com metodologias educacionais inovadoras que utilizam recursos de tecnologias de informação e comunicação. Resultado Programas e projetos inovadores para a educação presencial e a distância, apoiados por tecnologias de informação e comunicação - TIC desenvolvidos. Atividade Desenvolver e acompanhar o desenvolvimento de programas inovadores de formação inicial e continuada, apoiados por tecnologias de informação e comunicação. 3. ESPECIFICAÇÕES DOS SERVIÇOS E EQUIPAMENTOS Evento: Reunião Executiva do Proinfantil Local: Brasília, DF Chegada: 11/05/2008 Saída: 17/05/ Total de participantes: 32 Total de hóspedes: 24 Os serviços e equipamentos a serem oferecidos estão descritos abaixo: 01 Auditório para 45 participantes, preferencialmente com cadeiras de braço; mesa diretora para 08 pessoas e mobiliário de apoio para o computador de projeção multimídia e serviço de som. O auditório deverá ser utilizado durante o período de 12 a 16/05/2008; 01 Sala para secretaria do evento, com mobiliário de apoio para o computador ligado à internet, pelo menos 2 cadeiras; mesa de reuniões para 08 pessoas, no mínimo. A secretaria deverá ser utilizada durante todo o período de 12 a 16/05/ Microcomputador monitor 15, conectado à Internet, para uso com o canhão multimídia no auditório. O computador deverá contar com sistema operacional Windows 2000 (ou versão equivalente) e pacote MS Office, capacidade mínima de 512Mb, leitor e gravador de CD e DVD e entrada USB para pen drive. 01 Microcomputador, monitor 15, conectado à Internet para uso na secretaria do evento. O computador deverá contar com sistema operacional Windows 2000 (ou versão equivalente) e pacote MS Office, capacidade mínima de 512Mb, leitor e gravador de CD e DVD e entrada USB para pen drive. 1 A data de saída dos hóspedes variará, conforme item 04. 2

3 01 Canhão multimídia modelo de resolução mínima: anci-lumes e 01 telão de 200 (um conjunto instalado no auditório, a ser utilizado nos dias 12 a 16 de maio. 01 Impressora multifuncional colorida, com 01 conjunto de cartuchos, para utilização na secretaria do evento; o orçamento da impressora deverá ser oferecido como diária. 01 Serviço de som, incluindo um operador, para uso no auditório; 02 Microfones sem fio, para uso no auditório; Serviço especializado de apoio aos equipamentos de informática, com no mínimo 01 técnico disponível durante o período do evento para suporte aos aparelhos; 02 flipcharts, com papel, para o auditório e a sala de reunião; o orçamento deste item deverá considerar a utilização de 20 folhas de papel por dia em cada sala; 01 Linha telefônica com acesso a ligações internas (ramal) e ligações locais na secretaria do evento. 4. HOSPEDAGEM: Deverá ser oferecido serviço de hospedagem, a ser providenciado no mesmo endereço da realização do evento: 12 Apartamentos duplos x 4 pernoites (pernoites nos dias 11 a 14 de maio de 2008); A partir do dia 15/05/2008 serão utilizados somente 07 apartamentos duplos x 1 pernoite no dia 15 de maio de 2008 e 01 apartamento single x 1 pernoite no dia 15 de maio; A partir do dia 16/05/2008 serão utilizados somente 05 apartamentos duplos x 1 pernoite no dia 16 de maio e 01 apartamento single x 1 pernoite no dia 16 de maio; O serviço de hospedagem deverá ser seguido conforme o quadro a seguir: Pernoites 11/05/ /05/ /05/ /05/ /05/ /05/2008 Hóspedes Quartos 12 duplos 12 duplos 12 duplos 12 duplos 07 duplos 01 single 05 duplos 01 single 3

4 5. ALIMENTAÇÃO: Almoço - Serviço de buffet a ser oferecido no mesmo endereço do evento e hospedagem, em restaurante ou espaço apropriado que atenda simultaneamente a todos os participantes; será solicitado para até 32 pessoas nos dias 12, 12, 14, e 15 de maio de 2008 e para até 20 pessoas no dia 16 de maio de 2008; Jantar - Serviço de buffet a ser oferecido no mesmo endereço do evento e hospedagem, em restaurante ou espaço apropriado que atenda simultaneamente a todos os participantes; será solicitado para até 24 pessoas nos dias 11, 12, 13 e 14 de maio de 2008; para até 15 pessoas no dia 15 de maio e para até 11 pessoas no dia 16 de maio de 2008; Coffee Break serviço a ser oferecido apenas no período da tarde, no mesmo endereço do evento e hospedagem, em local que comporte todos os participantes simultaneamente, com previsão de pelo menos 10% dos participantes sentados; será solicitado para até 32 participantes nos dias 12, 13, 14 e 15 e para até 20 pessoas no dia 16 de maio de 2008; Água mineral, café e chá disponíveis no auditório e sala de treinamento durante todo o período do evento; a água mineral poderá ser disponibilizada em garrafões, em garrafas ou copos individuais; o café e água para chá poderão ser disponibilizados em garrafas térmicas ou outra forma que mantenha o produto em temperatura adequada; esses itens deverão ser oferecidos de acordo com o consumo, com reposição eficiente durante o evento; é imprescindível que o orçamento deste item seja oferecido como custo diário. 6. ITENS ADICIONAIS O local onde o evento será realizado deverá propiciar a participação de pessoas com necessidades especiais, que deverão ter acesso a todas as dependências necessárias. As áreas sociais deverão ser adequadamente climatizadas ou ventiladas; o local do evento deverá oferecer serviço de quarto (room service) 24 horas. 4

5 Obs.: Todos estes serviços devem ser oferecidos no mesmo local. Favor informar na proposta qual é o local oferecido. 7. OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA 7.1 Executar o serviço de acordo com o estabelecido no tópico 2 Especificações dos Serviços deste Termo de Referência. A avaliação das propostas obedecerá ao critério de menor preço entre aquelas propostas que atendam completamente às especificações do evento. Em caso de discrepância entre preço total e preço unitário, serão considerados os preços unitários. Para efeito de verificação do preço total, será considerado o oferecimento de 100% dos serviços solicitados. A empresa que apresentar o menor preço e tiver cumprido todas as demais condições será adjudicada. 8. FORMA DE PAGAMENTO 8.1 O pagamento será realizado em parcela única em até 10 dias após a execução do serviço e apresentação da Nota Fiscal detalhada, a ser atestada pela SEED. O detalhamento é essencial pelo fato de o Projeto somente realizar o pagamento sobre os serviços efetivamente executados. 9. OUTRAS OBSERVAÇÕES: a) Os equipamentos deverão estar montados no auditório e na secretaria do evento no dia 12/05/2008, para inspeção e adequações, até às 07h e deverão ser mantidos, com acompanhamento de técnico, até às 19 h do dia 16/05/2008; b) a empresa ganhadora se comprometerá a hospedar os participantes no mesmo local durante todo o evento; o rooming list deverá ser encaminhado a empresa vencedora com 5 dias de antecedência; c) Não serão pagas ligações internas (ramal) e ligações locais realizadas na Secretaria do Evento. 5

6 d) os apartamentos duplos oferecidos deverão contar com duas camas de solteiro ou duas camas de casal, ou ainda uma cama de casal e uma cama de solteiro; não serão aceitas camas extras, montadas, de padrão diverso. Os apartamentos single poderão contar com cama de casal ou de solteiro. e) a contratada deverá garantir o check-in dos participantes nas datas previstas; f) a contratada deverá dispor de apartamentos a serem oferecidos para pagamento direto, para outros hóspedes não previstos neste Termo; poderão ser solicitados até 2 quartos duplos e 4 single; g) o café da manhã deverá ser oferecido no mesmo endereço do evento e hospedagem, em restaurante ou espaço apropriado que atenda simultaneamente a todos os participantes; o café da manhã completo deverá incluir no mínimo 3 tipos de frutas, leite, café, chá, chocolate em pó, pelo menos 4 opções de frios, mínimo de 4 opções de pães e 4 opções de bolos/biscoitos, mínimo de 2 opções de sucos, manteiga e geléia. h) o serviço de buffet para almoço e jantar deverá oferecer, no mínimo, 3 opções de saladas, 2 opções de pratos quentes (carne vermelha e branca), 1 opção de massa, 4 opções de guarnições e 4 opções de sobremesas; i) o serviço de buffet para almoço e jantar deve incluir, no mínimo, o oferecimento de 1 refrigerante ou 1 suco ou 1 água mineral por pessoa (à escolha do participante); j) a quantidade de participantes atendidos nos almoços e jantares deverá ser comprovada pela contratada mediante a apresentação de ticket de almoço ou jantar que o projeto fornecerá aos participantes; somente serão pagos almoços e jantares utilizados; os tickets de controle terão diversas cores, de acordo com o dia e período, e deverão ser cobrados do participante do evento no momento de sua entrada no restaurante, ou de outra maneira mais conveniente, desde que aprovada por representante do projeto; l) o serviço de coffee break deverá oferecer, no mínimo, 2 tipos de sucos, refrigerantes, café, chá, leite, chocolate em pó (ou chocolate quente), 2 tipos de salgados e 2 tipos de doces (como, por exemplo, petit fours, bolos e pães), 1 tipo de fruta (ou salada de frutas); m) o serviço de água, café e chá, durante todo o evento, deverá disponibilizar, no mínimo, 3 tipos de chás. 6

7 Brasília, 01 de abril de 2008 SIMONE MEDEIROS Coordenadora Geral de Formulação e Conteúdos Educacionais De acordo, em 02 / 04 / 2008 CARLOS EDUARDO BIELSCHOWSKY Secretário de Educação a Distância 7

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