Censos Uma operação em Business Process Outsourcing (BPO) Censos 2011

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Tânia Minho Fernandes
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1 Uma operação em Business Process Outsourcing (BPO) Conferência APDSI Uma Agenda Nacional para o BPO Business Process Outsourcing 22 Novembro

2 Índice A importância dos Censos O outsourcing da operação pelo INE Objectivos do projecto O calendário do projecto Os principais desafios e riscos Serviços base da operação Diagrama conceptual de funcionamento O Centro de Processamento dos O Sistema de Controlo Integral da Operação Conclusões 3

3 A importância dos Censos 4

4 A importância dos Censos 1 Quantos somos? Como somos? Como e onde vivemos? Conhecer 5

5 Definir A importância dos Censos 1 Quantos somos? Como somos? Como e onde vivemos? Conhecer 2 Número de Representantes de cada Região na Assembleia da República 6

6 Definir A importância dos Censos 1 Quantos somos? Como somos? Como e onde vivemos? 3 Infra-estruturas no território Conhecer Planear 2 Número de Representantes de cada Região na Assembleia da República 7

7 A importância dos Censos 8

8 O outsourcing da operação pelo INE... Levantamento e transporte dos questionários Armazenagem, preparação e digitalização dos questionários Processamento das imagens, formatação e exportação dos dados Destruição dos questionários 9

9 Objectivos do projecto Operação integral O transporte dos questionários dos Pontos de Recolha para o Centro de Processamento. A disponibilização e preparação logística de um Centro de Processamento - para o funcionamento de um centro de recolha, digitalização, processamento e arquivo de questionários, com vista à exportação dos dados e preparação do relatório dos Censos. O recrutamento e a formação de mais de 300 recursos humanos para a operação. A disponibilização de equipamentos de digitalização (scanners de médio/alto-volume), software específico, servidores, desktops e bases de dados, para suporte da operação. A gestão da operação e disponibilização de ferramentas de monitorização adequadas. A destruição dos dados do em suporte físico e digital. 10

10 O calendário do projecto Nov. Dez. Mar. Abr. Mai. Jun. Jul. Ago Set Out Nov Dez Mai Processos Instalações Aceitação Set-Up Data Center Transportes Planeam/ RH Recrut/Form RH Aplicações Aceitação Transporte Operação Preparação Digitalização Processamento Entrega Dados Definitivos Processamento Tratamento Moradas Entrega Dados Provisórios Destruição questionários 11

11 Os principais desafios e riscos Os grandes números Transporte Digitalização Processamento RH Instalações 570 Locais de Levantamento (Inc. Açores e Madeira) caixas com questionários questionários páginas caracteres de marcas x caracteres numéricos caracteres alfabéticos Recrutamento e formação de mais de 300 pessoas com competências técnicas especificas e diferenciadas Preparação de um Centro de Operações com cerca de m2 Total de 7 Biliões de caracteres. 12

12 Diagrama conceptual de funcionamento Fluxo de Caixas e questionários ao longo do Centro de Processamento 14

13 O Centro de Processamento dos Layout Pré- Digitalização Pré- Preparação e células Digitalização Rampa de transporte do armazém Preparação Processamento 15

14 O Centro de Processamento dos 17

15 O Centro de Processamento dos 18

16 O Centro de Processamento dos 19

17 O Centro de Processamento dos 20

18 O Centro de Processamento dos 21

19 Processos 22

20 O Sistema de Processamento de Questionários o Processo Base de Tratamento de Questionários : No âmbito deste processo é realizada a digitalização, reconhecimento, validação e correcção dos dados provenientes das respostas aos (em papel e electrónicas) à excepção dos campos referentes a nomes e moradas dos questionários de edifício, alojamento e família. o Processo de Tratamento de Nomes e Moradas: No âmbito do Tratamento de Nomes e Moradas será realizado o reconhecimento, validação e correcção dos campos referentes a nomes e moradas dos questionários de edifício, alojamento e família. Este subprocesso ocorrerá na sequência do processo base. Processo Base de Tratamento de Questionários Processo de Tratamento de Nomes e Moradas 23

21 Meios de Controlo O Sistema de Controlo Integral da Operação Todos os processos Dashboards Agregados / Geográficos Dashboards com Drill-down Mapas e Quadros de Controlo Diferentes canais Video Wall Management Console Remote Console 26

22 O Sistema de Controlo Integral da Operação 27

23 O Sistema de Controlo Integral da Operação 28

24 A Experiência 29

25 Conclusões 30

26 Os resultados

27 O modelo de gestão integrada As valias da operação completa em modelo de BPO 1 Estabelecimento prévio de níveis de serviço e qualidade, garantindo uma monitorização e controlo das diversas etapas da operação Articulação adequada entre etapas da operação e a sua optimização contínua (sinergias) 2 3 Evitando a gestão separada das diferentes subcontratações (espaço, hw e sw, scanners, entrega e recolha de questionários), mitigando o risco inerente à múltipla responsabilização Dispondo dum sistema de gestão global, para monitorização contínua do ponto de situação da operação, identificando a situação de cada questionário, e os indicadores agregados da operação 4 32

28 Obrigado! 33

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