Estudo de Viabilidade

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1 Estudo de Viabilidade PGE: Plastic Gestor Empresarial Especificação de Requisitos e Validação de Sistemas Recife, janeiro de 2013

2 Sumário 1. Motivação Introdução: O Problema Indentificado Apresentação das Alternativas para o Sistema... 3 a. Alternativa 1: Adaptação do processo atual com acrescimo de softwares auxiliares 3 b. Alternativa 2: Implantação do ERP Piramide... 3 c. Aternativa 3: Desenvolvimento e implantação do PGE Estudo da Viabilidade Operacional Estudo da Viabilidade Técnica Estudo da Viabilidade de Cronograma Estudo da Viabilidade Econômica Análise Final das Alternativa Considerações Finais Apêndice A Detalhamento do Estudo da Viabilidade Operacional Apêndice B Detalhamento do Estudo da Viabilidade Econômica... 16

3

4 1. Motivação As empresas dos mais diversos setores estão ficando cada dia mais dependentes do uso de sistemas de informação. Quando uma empresa é composta de vários departamentos e sua extensão é acima de médio porte, o uso destes sistemas, com o intuito de facilitar e otimizar os serviços internos e externos da organização, se torna indispensável. Nessa empresas trabalhos manuais costumam ser repetitivos, o que os torna tendenciosos a falhas. Os sistemas de TI podem automatizar essas operações tornando-as mais rápidas e menos falhas. Com o uso de um sistema adequado, e bem utilizado, é possível reduzir custos, aumentar produtividade e comunicação dos departamentos da empresa, bem como trazer conforto para clientes e funcionários. O grande desafio dessas empresas é encontrar um sistema adequado para suas necessidades. Um sistema que seja completo o suficiente para abranger as necessidades de todos os seus departamentos, que não modifique drasticamente o processo atual, apenas otimize, e que tenha custos dentro do orçamento da organização. A nossa motivação é desenvolver uma solução que permita automatizar parte do processo atual da empresa de produção de embalagens plásticas flexíveis, além de integrar os diversos setores da organização, afim de agilizar e aumentar a comunicação entre eles e então tornar mais efetivo o processo no geral, inclusive entre cliente e empresa.

5 2. Introdução: O Problema Identificado Uma empresa de produção de embalagens plásticas flexíveis, como qualquer outra empresa, atualmente, necessita de uma solução de TI para manter o controle de suas atividades, sejam elas no âmbito financeiro, processos internos ou gerenciamento de recursos. Na Exproper, existem os setores de transporte, de estoque, de produção, de arte, de vendas e de administração. O setor de transporte é responsável pela transportação dos produtos e matéria prima da empresa. O setor de estoque lida com o armazenamento e gerenciamento do material necessário para a produção das embalagens. O setor de produção é responsável pela confecção das embalagens. O setor de arte imprime os layouts solicitados pelos clientes. O setor de vendas é responsável por adquirir novos clientes. O setor de administração é responsável pelo gerenciamento dos demais setores, das finanças e da análise de redução de gastos e ampliação de investimentos. Após analisarmos o sistema de gerenciamento da Exproper, identificamos alguns problemas que podemos resolver ou melhorar. A primeiro deles é o fato de a empresa não ter um sistema de gerenciamento integrado dos setores, dificultando a gestão e ocasionando atrasos e por consequência aumentando o custo de produção. O segundo, é a forma atual de contato dos clientes com a empresa, por telefone ou visitas.

6 3. Apresentação das Alternativas para o Sistema a. Alternativa 1: Adaptação do processo atual com acréscimo de softwares auxiliares A empresa atualmente conta com nenhum sistema automatizado de gerenciamento de recursos humanos, nem de financeiro. Nessa alternativa, o sistema atual será mantido, acrescentando apenas um sistema de gerenciamento de recursos humanos, o RHTM, com o objetivo de permitir um completo gerenciamento da ficha dos funcionários e cadastramento de candidatos a vagas na empresa, tornando possível trabalhar o desenvolvimento de cada colaborador e promovendo um aumento do desempenho dos Recursos Humanos da empresa. Além desse sistema introduziremos o infinance, software de planejamento e controle financeiro que auxiliará no levantamento dos gastos e ganhos da empresa, proporcionando um melhor gerenciamento do capital da empresa. Essa é a solução mais barata e fácil de implementar, porém não resolve o problema identificado, deixando os setores ainda não integrados. b. Alternativa 2: Implantação do ERP Pirâmide Implantarmos o ERP Pirâmide, que se aplica a empresas de todos os setores da economia. O software automatiza e integra os processos de diversas áreas da organização. Os módulos contratados seriam o de estoque, vendas, financeiro e recursos humanos. Nessa alternativa, substituiremos os softwares responsáveis pelos diversos setores, por um sistema único, agilizando as rotinas gerenciais e administrativas, facilitando o gerenciamento e o levantamento de informações pela gerência. c. Aternativa 3: Desenvolvimento e implantação do PGE Criação de um sistema personalizado que integre os setores. Por ser um sistema personalizado, as funcionalidades atenderão as necessidades atuais e futuras da empresa. O sistema contará com um servidor local responsável por integrar os dados da empresa, auxiliar no gerenciamento dos recursos humanos, das finanças, do estoque, do setor de transporte e do setor de vendas. O acesso ao servidor será via interface web, podendo ser acessado dentro ou fora da empresa, apenas por pessoas autorizadas.

7 4. Estudo da Viabilidade Operacional Nesta seção apresentaremos os resultados obtidos quanto o estudo da viabilidade operacional das três alternativas de solução tecnológica usando a estrutura PIECES e critérios referentes a posição do usuário final e gerência. Esse estudo visa analisar a implantação e desenvolvimento da solução do ponto de vista operacional (para mais informações sobre os critérios utilizados para obtenção desses resultados ver Apêndice A). Alternativa 1 Esta foi considerada a mais interessante do ponto de vista econômico, e apresentou avaliação razoável nos critérios de performance e controle, porém deixou a desejar em boa parte dos pontos avaliados por ser muito limitada. Alternativa 2 Essa alternativa foi avaliada como razoável na maioria dos critérios com destaque para performance e controle, que foram considerados bons. Um problema destacado dessa alternativa é a dificuldade de extensão por ser um software pronto, o que levou a uma baixa avaliação no critério serviços. Alternativa 3 A alternativa 3 foi julgada entre razoável e bom em todas os critério com exceção de economia, tendo em vista que é um software personalizado, o que aumenta seu custo. Contudo, foi uma alternativa considerada boa em critérios importantes como usuário final, gerência, serviços, controle e performance. Segue uma tabela com um resumo da avaliação dada para cada critério: Critério Alternativa 1 Alternativa 2 Alternativa 3 Performance Informação Economia Controle Eficiência Serviços Gerência Usuário final

8 Resultado Fraco Razoável Bom Assim, ficou concluído com esse estudo, em termos de viabilidade operacional, a Alternativa 3 é levemente mais viável que a Alternativa 2, que é consideravelmente mais viável que a Alternativa 1.

9 5. Estudo da Viabilidade Técnica Nesta seção apresentaremos os resultados obtidos quanto o estudo da viabilidade técnica das três alternativas de solução tecnológica. Esse estudo considerou a praticidade da implantação e desenvolvimento das alternativas levando em conta aspectos como a necessidade de tecnologia especifica e de especialistas para a execução, sua disponibilidade no mercado, bem como maturidade, e obtenção de equipamentos para sua implantação. Alternativa 1 A adaptação do processo atual com acréscimo de alguns softwares demonstra ser viável tecnicamente falando, já que apenas seria necessária contratação para utilização de programas web já existentes e implantados no mercado. Como decorrência da automação de alguns processos antes manuais deverá ser preciso a obtenção de novas máquinas para acesso a esse sistema, mas por se tratar de sistemas web que não demandam máquinas muito sofisticadas não se trata de uma barreira para essa alternativa. Alternativa 2 A implantação do ERP Piramide demanda um esforço um pouco maior em termos técnicos, apesar de ser um software desktop consolidado no mercado ele é mais complexo o que demanda máquinas mais sofisticadas, mas isso não representa um empecilho para utilização dessa alternativa tornando-a apenas um pouco menos viável tecnicamente se comparada a alternativa anterior. Alternativa 3 Levando em considerações detalhes técnicos essa é a solução mais complexa. Por ser um software novo, demandará a contratação de mão-de-obra especializada em vários âmbitos do desenvolvimento do sistema, desde especialistas em interação com o usuário até especialistas em sistemas distribuídos. Contudo, todos os profissionais necessários estão disponíveis no mercado, bem como toda a tecnologia, logo apesar de ver menos viável tecnicamente que as demais soluções, esta também não deixa de ser. Em resumo quanto a viabilidade técnica: Critério Alternativa 1 Alternativa 2 Alternativa 3 Viabilidade técnica Fraco Razoável Bom

10 6. Estudo da Viabilidade de Cronograma Como atualmente o funcionamento da empresa não depende da implantação de uma das alternativas de solução tecnológica os prazos são desejáveis e não obrigatórios. Alternativa 1 Por se tratar de um sistema simples sua implantação é estimada de durar dois meses. Um mês e meio para contratação do serviço dos sistemas (RHTM e infinance), compra de máquinas e estudo da adaptação do processo atual. Mais quinze dias para treinamento do pessoal. Logo, quem questão de cronograma essa é a alternativa mais viável. Alternativa 2 Por ser um sistema mais complexo demandará mais tempo em cada etapa da implantação totalizando quatro meses. Dois meses para contratação do sistema ERP Pirâmide e pesquisa para compra das máquinas mais adequadas e com o melhor custo para a utilização do sistema. Um mês para o estudo da implantação do sistema na organização, levando em consideração a estrutura atual da execução dos processos na empresa. Mais um mês para o treinamento do pessoal, essa alternativa levará mais tempo que a anterior nesse processo já que envolverá mais setores da organização. Alternativa 3 Sendo um sistema novo passará por todas as etapas do desenvolvimento de um sistema o que demanda tempo. Um mês entre elicitação de requisitos, e contratação de especialistas e mais seis ou oito meses para desenvolvimento do software. Um mês para o estudo da implantação do sistema na organização, levando em consideração a estrutura atual da execução dos processos na empresa e pesquisa para compra das máquinas mais adequadas e com o melhor custo para a utilização do sistema. Mais um mês para o treinamento do pessoal. Como alguns desses processos podem ser desenvolvidos em paralelo o tempo de implantação é entre oito e doze meses, levando em consideração possíveis atrasos. Essa é a alternativa menos viável quanto ao cronograma. Em resumo quanto a viabilidade de cronograma: Critério Alternativa 1 Alternativa 2 Alternativa 3

11 Viab. cronograma de Fraco Razoável Bom

12 7. Estudo da Viabilidade Econômica Nesta seção apresentaremos os resultados obtidos quanto o estudo da viabilidade econômica das três alternativas de solução tecnológica. Um detalhamento desse estudo pode ser encontrado em Apêndice B. Alternativa 1 Custos Envolvidos: Compra dos softwares RHTM e infinance Treinamento dos funcionários nas novas ferramentas Manutenção dos softwares Benefícios: Melhor gerenciamento dos funcionários Controle geral das despesas e receitas da empresa Os softwares já estão prontos, ou seja, não há tempo/despesas com desenvolvimento da solução Tendo em vista os custos e benefícios, concluímos que a utilização de softwares de prateleira, como o RHTM e infinance, é viável, pois teríamos uma solução rápida para auxiliar no gerenciamento da empresa. Porém, com essa solução, nós não teríamos os diversos setores da empresa integrados por meio de um único software. Outro aspecto a se considerar é que por usar softwares prontos, o sistema não seria tão aberto a mudanças que possam surgir no futuro. Alternativa 2 Custos Envolvidos: Compra do software Treinamento dos funcionários nas novas ferramentas Manutenção do software Benefícios: Melhoria no gerenciamento do estoque Melhoria no controle de vendas Melhoria no gerenciamento dos funcionários

13 Controle geral da parte financeira da empresa Sistema único para gerenciar diversas partes da instituição Não há tempo/custos com o desenvolvimento da solução O ERP Pirâmide resolve alguns pontos fracos identificados na primeira solução, como a integração dos diversos setores da empresa. Mas também apresenta um dos pontos fracos da primeira alternativa, que é o de não ser uma ferramenta personalizada para o gerenciamento da empresa, por isso, não satisfaz algumas das necessidades atuais da empresa, assim como não tem um grande potencial para atender às necessidades futuras. Alternativa 3 Custos Envolvidos: Salário dos desenvolvedores do sistema Manutenção do sistema Gastos relativos ao servidor web Treinamento dos funcionários Benefícios: Melhoria no gerenciamento do estoque Melhoria no controle de vendas Melhoria no gerenciamento dos funcionários Controle geral da parte financeira da empresa Sistema único para gerenciar diversas partes da instituição Solução personalizada Apesar de ser uma nova solução, e de demandar um tempo para o desenvolvimento do sistema, essa é a melhor solução, pois é desenvolvida de forma personalizada, para atender às necessidades atuais e futuras da empresa.

14 8. Análise Final das Alternativa Segue a matriz de viabilidade das alternativas, contendo o resultado final da comparação entre as três soluções propostas, de modo a identificar aquela que melhor atenda as necessidades da empresa. Viabilidades Pesos Alternativa 1 Alternativa 2 Alternativa 3 Operacional 40% 7 8,5 10 Técnicas 10% 10 8,5 7 Cronograma 15% 10 8,5 7 Econômica 35% 7 8,5 10 Final 100% 5,4 8, A viabilidade operacional recebeu um peso de 40% por ser o principal foco da implantação do sistema. A nota máxima foi atribuída à alternativa que melhor atendeu as necessidades da empresa. As demais alternativas receberam uma nota proporcional. A viabilidade técnica recebeu 10% como peso pelo fato de as tecnologias sugeridas para solucionar os problemas da organização já se encontram em estado maduro, sendo de fácil acesso e bastante difundidas no meio. A viabilidade de cronograma recebeu um peso de 15%, pois, como os prazos são mais flexíveis e a empresa não necessita imediatamente da implantação do sistema, o tempo não se torna um fator tão crítico para o projeto. Foi atribuído um peso maior que a viabilidade técnica, pelo fato de o tempo de desenvolvimento ser muito longo. A análise de viabilidade econômica recebeu um peso de 35% por ser um fator muito importante para o andamento do projeto. Diante dos estudos de viabilidade que foram realizados, concluiu-se que a alternativa 3 apresenta bons resultados em todos os tipos de viabilidades, resultando no mais alto conceito na avaliação final. Podemos ver também que a segunda alternativa é uma solução satisfatória em relação à alternativa 1.

15 9. Considerações Finais Com base nos estudos de viabilidade expostos nesse trabalho, concluímos que a melhor solução para o nosso cliente é a alternativa 3. Esta solução apresentou um bom desempenho nos parâmetros usados para medir a eficiência e viabilidade das soluções, e apesar de ter algumas desvantagens como o tempo longo de desenvolvimento, pudemos provar que ela ainda é a alternativa mais eficiente. Pelos resultados apresentados, verificamos também que a segunda alternativa é bem competitiva em relação à escolhida. Mas a alternativa 3 apresentou algumas vantagens, e dentre elas a característica que mais se sobressaiu foi a solução sob medida para o problema que a terceira solução oferece.

16 Apêndice A Detalhamento do Estudo da Viabilidade Operacional As três alternativas propostas serão abaixo avaliadas de forma detalhadas em cada um dos critérios do estudo de viabilidade operacional. Serão considerados a estrutura PIECES, usuário final e gerência. Alternativa 1 De acordo com os critérios da estrutura PIECES: Performance: Quanto a vazão o número de usuários vai depender apenas da quantidade de máquinas oferecidas para os funcionários e disponibilidade do servidor (o servidor não é próprio). Em relação ao tempo de resposta, também vai depender do mesmo fator. Como o seu funcionamento depende de algo externo esse ponto foi considerado razoável. Informação: Como a informação se limita a estar disponível em setores específicos da organização e seu fluxo ser baixo devido a falta de integralização foi considerado um ponto fraco, apesar de conter dados corretos. Economia: Em termos de custos essa solução tem avaliação boa, já que sua implantação demanda pouco esforço e gasto. Contudo, um estudo mais detalhado pode ser visualizado na seção Estudo de Viabilidade Econômica. Controle: Por ser um sistema online as informações encontram-se constantemente sincronizadas, e por esse mesmo motivo existem riscos com relação ao acesso a essas informações. Tudo isso levado em conta esse critério foi avaliado como razoável. Eficiência: Por utilizar sistemas separados e em apenas alguns setores da organização essa não é uma alternativa eficiente, logo nesse critério ela foi avaliada como fraca. Serviços: O grau de flexibilidade e extensibilidade é baixo, já que são softwares padrão e não personalizáveis. Alternativa 2 De acordo com outros critérios considerados: Usuário final: o impacto dessa alternativa é positiva no setores aplicáveis, contudo por ser limitado quanto ao número final de usuários beneficiados essa foi considerada uma alternativa fraca. Gerência: para gerencia essa alternativa traria uma maior gama de informação, mas não do nível de outras alternativas, o que tornou essa alternativa fraca nesse critério. De acordo com os critérios da estrutura PIECES: Performance: Quanto a vazão o número de usuários vai depender apenas da quantidade de máquinas oferecidas para os funcionários e disponibilidade do

17 servidor que com é próprio não deverá ser um problema. Em relação ao tempo de resposta, também vai depender do mesmo fator. Como o seu funcionamento não depende de algo externo esse ponto foi considerado bom. Informação: Como a informação se limita a estar disponível apenas internamente na organização, mas tem um bom fluxo e sua corretude é boa também, esse foi considerado um ponto razoável. Economia: Em termos de custos essa solução tem avaliação razoável, já que sua implantação demanda um pouco mais de esforço e gasto. Contudo, um estudo mais detalhado pode ser visualizado na seção Estudo de Viabilidade Econômica. Controle: Por ser um sistema que usa servidor próprio as informações encontram-se constantemente sincronizadas, e por esse mesmo motivo existem menos riscos com relação ao acesso indevido a essas informações. Tudo isso levado em conta esse critério foi avaliado como bom. Eficiência: Por o uso do sistema demandar a instalação do software em uma máquina isso degrada a suas eficiência, já que dificulta o acesso externo aos serviços. Serviços: O grau de flexibilidade e extensibilidade é baixo, já que é um software padrão e não personalizável. Alternativa 3 De acordo com outros critérios considerados: Usuário final: o impacto dessa alternativa é positiva para os setores internos da organização, contudo por não abranger setores externos ou clientes essa solução é limitada nesse ponto e foi considerada uma alternativa razoável. Gerência: para gerencia essa alternativa traria uma grande gama de informação, mas não traria tanta informação do cliente essa alternativa é razoável nesse ponto. De acordo com os critérios da estrutura PIECES: Performance: Quanto a vazão o número de usuários vai depender apenas da quantidade de máquinas oferecidas para os funcionários e disponibilidade do servidor que com é próprio não deverá ser um problema. Em relação ao tempo de resposta, também vai depender do mesmo fator. Como o seu funcionamento não depende de algo externo esse ponto foi considerado bom. Informação: Como a informação não se limitará a estar disponível apenas internamente na organização e tem um bom fluxo, esse foi considerado um ponto razoável, já que como o cliente irá alimentar o sistema e ele não foi treinado adequadamente ele pode fornecer dados inválidos. Economia: Por se tratar de um sistema novo e personalizado seu custo é alto e foi avaliado como fraco nesse critério. Contudo, um estudo mais detalhado pode ser visualizado na seção Estudo de Viabilidade Econômica.

18 Controle: Por ser um sistema que usa servidor próprio as informações encontram-se constantemente sincronizadas, e por esse mesmo motivo existem menos riscos com relação ao acesso indevido a essas informações. Apensa de alguns serviços serem utilizados externamente, por ser uma quantidade limitada não chega a comprometer a segurança e o controle no acesso das informações. Tudo isso levado em conta esse critério foi avaliado como bom. Eficiência: Por o uso de algumas partes do sistema demandar a instalação do software em uma máquina isso degrada a suas eficiência, já que dificulta o acesso externo a alguns serviços. Serviços: O grau de flexibilidade e extensibilidade é alto, já que é um software personalizado e voltado as necessidades da organização. De acordo com outros critérios considerados: Usuário final: o impacto dessa alternativa é positiva para os setores internos da organização, além de abranger setores externos e clientes o que torna essa solução mais abrangente e nesse ponto e foi considerada uma alternativa boa. Gerência: para gerencia essa alternativa traria uma grande gama de informação, inclusive informação do cliente, logo essa alternativa é boa nesse ponto.

19 Apêndice B Detalhamento do Estudo da Viabilidade Econômica Alternativa 1 Investimentos Preço (R$) Quantidade Total Licença RHTM 5.000, ,00 Treinamento 500, ,00 Total 5.500,00 Custos Mensais Preço (R$) Quantidade Total Mensalidade infinance 150, ,00 Manutenção do sistema 100, ,00 Total 250,00 Análise de retorno do investimento Ano 1 Ano 2 Ano 3 Ano 4 Ano 5 Investimento Inicial 5.500,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Custos de Manutenção 3.000, , , , ,00 Fator de desconto (8%) 1,00 0,92 0,84 0,76 0,68 Custos corrigidos 8.500, , , , ,00 Custos acumulados 8.500, , , , ,00 Benefícios do sistema 5.000, , , , ,00 Fator de desconto (8%) 1,00 0,92 0,84 0,76 0,68

20 Benefícios corrigidos 5.000, , , , ,00 Benefícios acumulados 5.000, , , , ,00 Resultado acumulado , ,00 20, , ,00 ROI 16,02% Payback 3,99

21 Alternativa 2 Investimentos Preço (R$) Quantidade Total Licença Piramide , ,00 Treinamento 500, ,00 Total ,00 Custos Mensais Preço (R$) Quantidade Total Manutenção do sistema 100, ,00 Total 100,00 Análise de retorno do investimento Ano 1 Ano 2 Ano 3 Ano 4 Ano 5 Investimento Inicial ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Custos de Manutenção 1.200, , , , ,00 Fator de desconto (8%) 1,00 0,92 0,84 0,76 0,68 Custos corrigidos , , ,00 912,00 816,00 Custos acumulados , , , , ,00 Benefícios do sistema 8.000, , , , ,00 Fator de desconto (8%) 1,00 0,92 0,84 0,76 0,68 Benefícios corrigidos 8.000, , , , ,00 Benefícios acumulados 8.000, , , , ,00

22 Resultado acumulado , , , , ,00 ROI 23,98% Payback 4,34

23 Alternativa 3 Essa alternativa consiste em desenvolver um sistema personalizado para a empresa. O tempo de projeto foi estimado em 12 meses e a equipe de desenvolvimento é composta por 3 programadores trabalhando a 4h/dia. Investimento Inicial Preço (R$) Quantidade Total Treinamento 500, ,00 Total 500,00 Custo mensal de desenvolvimento Preço (R$) Quantidade Total Salário de desenvolvedores 500, ,00 Depreciação dos equipamentos 25, ,00 Total 1.575,00 Custo total de desenvolvimento Preço (R$) Quantidade Total Investimento inicial 500, ,00 Custo mensal de desenvolvimento 1.575, ,00 Total ,00 Custos Mensais da solução Preço (R$) Quantidade Total Manutenção do servidor 100, ,00 Manutenção do sistema 100, ,00

24 Total 200,00

25 Análise de retorno do investimento Ano 1 Ano 2 Ano 3 Ano 4 Ano 5 Investimento Inicial 500,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Custos desenvolvimento de 19400,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Custos de Manutenção 2400, , , , ,00 Fator de desconto (8%) 1,00 0,92 0,84 0,76 0,68 Custos corrigidos 19900, , , ,00 816,00 Custos acumulados 19900, , , , ,00 Benefícios do sistema 10000, , , , ,00 Fator de desconto (8%) 1,00 0,92 0,84 0,76 0,68 Benefícios corrigidos 10000, , , , ,00 Benefícios acumulados 10000, , , , ,00 Resultado acumulado -9900, , , , ,00 ROI 56,92% Payback 3,46 Conclusão Apesar da primeira alternativa ser a mais barata, ela não resolve completamente os problemas identificados, por isso não é a opção ideal. A segunda alternativa apresenta uma um investimento inicial muito alto em relação às outras alternativas, mas possui um custo mensal compatível. A terceira alternativa apresenta um investimento inicial menor em relação à segunda alternativa, e além disso o custo do desenvolvimento é dividido durante a duração do projeto. Essa alternativa só perde para a segunda no custo mensal de manutenção, mas por ser uma solução sob medida, o ganho é maior que o custo. Portanto, a terceira alternativa é a mais viável economicamente.

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