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1 Representação BID no Brasil IV SEMINÁRIO DE EXECUÇÃO FINANCEIRA DE PROJETOS FINANCIADOS COM RECURSOS EXTERNOS Promoção: Secretaria do Tesouro Nacional STN/MF Organização: Escola de Administração Fazendária ESAF/MF Apoio: Banco Interamericano de Desenvolvimento BID Banco Internacional para Reconstrução e Desenvolvimento - BIRD ACCOUNTABILITY Países PC BANCO REPRESENTAÇÀO DO BID US$ EFAS Mutuário PC PC US$/R$ AGÊNCIAS EXECUTORAS PCs Prestações de Contas; EFAS Demonstrações Financeiras Auditadas 2 1

2 OBRIGAÇÃO DE RESPONDER / PRESTAR CONTAS Difícil de traduzir em uma palavra Um princípio fundamental e insubstituível em uma democracia, consiste no reconhecimento e aceitação da accountability (a responsabilidade legal e ética, e integridade financeira), que compete ser observado por todas as pessoas a serviço do Estado e aos superiores responsáveis, diretores e gerentes da coisa pública em particular. Inicia com o desenho e a execução na prática das políticas públicas - de acordo com as normas e procedimentos de probidade administrativa - dos assuntos do Estado. É a obrigação de informar e prestar contas às autoridades estabelecidas e aos cidadãos em geral, de maneira oportuna e fidedigna, sobre os resultados institucionais e programáticas sejam ou não os originalmente previstos alcançados através da gestão governamental, levadas a cabo utilizando recursos nacionais que, em última instância, procedem e pertencem ao povo. 3 OBRIGAÇÃO DE RESPONDER / PRESTAR CONTAS POR UMA RESPONSABILIDADE DELEGADA PRESSUPÕE A EXISTÊNCIA DE PELO MENOS DUAS PARTES UMA QUE DELEGA: NA EXPECTATIVA DE OBTER OS RESULTADOS PROGRAMADOS OUTRA QUE ACEITA A DELEGAÇÃO /MANDATO: PARA ALCANÇÁ-LOS. Todo ato ou ação transparente, sujeito à lei, a seus regulamentos e ao juízo prudente. O QUE É Todos os participantes são responsáveis por suas próprias ações. Todo ato ou ação sujeita a revisões (auditorias) imparciais, independentes e profissionais, e os resultados disponíveis a todos os interessados. 4 2

3 Procedimentos operacionais do Banco requerem que os mutuários tenham sistemas de contabilidade e de controle capazes de registrar e informar corretamente sobre as transações financeiras. Estes sistemas devem estar operando desde o início do projeto Não é somente para cumprir as obrigações fiduciárias do Banco fornecer as informações sobre a administração financeira que o mutuário necessita para mensurar e comparar as expectivas do projeto com os progressos realizados. 5 GOVERNANTES CONGRESSISTAS PODER JUDICIÁRIO QUEM ESTÁ SUJEITO Constituição da República Federativa do Brasil Art ÓRGÃOS/ENTIDADES/PROGRAMAS TITULARES GERENTES SERVIDORES PRESTADORES DE SERVIÇOS Prestará contas qualquer pessoa física ou entidade pública que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e valores públicos ou pelos quais a União responda, ou que, em nome desta, assuma obrigações de natureza pecuniária. Parágrafo único 6 3

4 Decreto-lei 200/1967 1, do Art. 80: Art. 84: Art. 93. Dispõe sobre a organização da Administração Federal, estabelece diretrizes para a Reforma Administrativa, e dá outras providências. Ordenador de Despesa é toda e qualquer autoridade de cujos atos resultarem emissão de empenho, autorização de pagamentos, suprimento ou dispêndio de recursos da União ou pela qual esta responda. Quando se verificar que determinada conta não foi prestada, ou que ocorreu desfalque, desvio de bens ou outra irregularidade de que resulte prejuízo para a Fazenda Pública, as autoridades administrativas, sob pena de co-responsabilidade e sem embargo dos procedimentos disciplinares, deverão tomar imediatas providências para assegurar o respectivo ressarcimento e instaurar a tomada de contas, fazendo-se as comunicações a respeito ao Tribunal de Contas. Quem quer que utilize dinheiros públicos terá que justificar seu bom e regular emprêgo na conformidade das leis, regulamentos e normas emanadas das autoridades administrativas competentes. LEI N 8.429/ Dispõe sobre as sanções aplicáveis aos agentes públicos nos casos de enriquecimento ilícito no exercício de mandato, cargo, emprego ou função na administração pública direta, indireta ou fundacional e dá outras providências. Art. 1 Os atos de improbidade praticados por qualquer agente público, servidor ou não, contra a administração direta, indireta ou fundacional de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal, dos Municípios, de Território, de empresa incorporada ao patrimônio público ou de entidade para cuja criação o erário haja concorrido ou concorra com mais de cinqüenta por cento do patrimônio ou da receita anual, serão punidos na forma desta Lei. Art. 2 Reputa-se agente público, para os efeitos desta Lei, todo aquele que exerce, ainda que transitoriamente ou sem remuneração, por eleição, nomeação, designação, contratação ou qualquer outra forma de investidura ou vínculo, mandato, cargo, emprego ou função nas entidades mencionadas no artigo anterior. Art. 5 Ocorrendo lesão ao patrimônio público por ação ou omissão, dolosa ou culposa, do agente ou de terceiro, dar-se-á o integral ressarcimento do dano. Art. 7 Quando o ato de improbidade causar lesão ao patrimônio público ou ensejar enriquecimento ilícito, caberá a autoridade administrativa responsável pelo inquérito representar ao Ministério Público, para a indisponibilidade dos bens do indiciado. 8 4

5 TRADICIONAL > Legitimidade / legalidade/regularidade > Aderência / cumprimento > Requisitos funcionais/competência técnica > Requisitos éticos e morais > Autoridade > Responsabilidade direta pelas atividades programadas > Desenvolvimento e operação de sistemas e controles internos > Economia e eficiência GERENCIAL > Preocupação com desperdício e despesas desnecessárias > Qualidade no gerenciamento de recursos humanos e materiais > Agentes principais na condução/alcance das metas operacionais > Resultados das operações do governo ( podem proporcionar, além de economia e eficiência, da gerencial, também a efetividade de um Programa). PROGRAMAS > A Accountability alcança os órgãos/entidades envolvidos e todo o seu pessoal, mas o foco maior é realmente sobre os dirigentes / titulares desses órgãos/entidades e ministros da área programática. 9 Exercício de liderança e demonstração de competência profissional. Comunicação efetiva sobre o sentido de propriedade, que cada participante deve ter a respeito dos programas conduzidos. GERENTES, para melhor Suficiência nos esclarecimentos que permanentemente deve apresentar a todos os envolvidos no órgão/programa, sobre aonde estão chegando para melhor conhecimento geral dos resultados para os quais cada um colabora / está comprometido ). Foco permanente no próprio desempenho. Adoção de Benchmarking / Melhores Práticas. Exercícios de Auto-avaliação (Auto-Auditoria) como aprimoramentos operacionais e reflexão crítica. Exercícios similares ). mais densos instrumento de sobre Lições aprendidas (internas e de Gerenciamento de RISCO : A aplicação sistemática de políticas gerenciais, procedimentos e práticas para as tarefas de identificação, análise, avaliação, tratamento e monitoramento de Risco. 10 5

6 A obrigação legal e ética que o governante deve ter de informar ao governado sobre como utiliza o dinheiro, como tem utilizado o dinheiro, e outros recursos que foram dados pelo povo para serem empregados em benefício do povo governado, e não em proveito do governante. 11 POLÍTICAS DO BID Os recursos sejam utilizados com economia e eficiência, e somente para os propósitos aos quais o financiamento foi concedido. Convênio Constitutivo COMPROMISSO Contrato Contrato de de Empréstimo Empréstimo OBRIGAÇÃO Accountability & BID & Mutuário Mutuário Accountability 12 6

7 COMPROMISSO DO BANCO Desembolsar os recursos do financiamento ao Mutuá Mutuário ou Órgão Executor na medida em que sejam solicitados, solicitados, e quando pertinentes. pertinentes. Desenvolver ações de supervisão e monitoramento que orientem para alcanç alcançar os seguintes fins: Que os projetos sejam executados de maneira que se alcanç alcançem os objetivos previstos. previstos. Que os recursos financeiros alocados sejam empregados para atingir as metas estabelecidas nos contratos de empré empréstimo, stimo, de conformidade com as condiç condiç ões contratuais. contratuais. Que durante a execuç execução do projeto se consiga a maior eficiência no uso dos recursos alocados. Assessorar aos mutuá mutuários e beneficiá beneficiários na soluç solução dos problemas que se apresentem durante a execuçà o dos projetos, execuçào projetos, cooperando assim ao alcance das metas e objetivos programados, que assegurem o impacto esperado no desenvolvimento dos paí países membros do Banco. Apoiar aos mutuá mutuários e beneficiá beneficiários, rios, no cumprimento dos compromissos contratuais e demais normas estabelecidas pelo Banco. 13 Contrato de Empréstimo DISPOSIÇÕES ESPECIAIS NORMAS GERAIS.. CLÁUSULAS Órgão Executor definição Custo do Programa e Recursos Adicionais Amortização, Juros, Inspeção e Supervisão e Comissão de Crédito Moeda para os Desembolsos Utilização dos Recursos Condições Especiais Prévias ao Primeiro Desembolso Reembolso de Despesas a Débito do Financiamento Prazos para Comprometimento dos Desembolsos Execução do Programa Disposições sobre Preços e Aquisições Fundo Rotativo - % Reconhecimento de Despesas de Aporte Local; - Registros, Inspeções e Relatórios; - Auditorias ANEXOS A, B ARTIGOS Aplicação e alcance das Normas Gerais; Amortização, Juros e Comissão de Crédito; Taxa de Câmbio; Condições Prévias ao Primeiro Desembolso; - Requisitos para qualquer desembolso; - Fundo Rotativo; - Suspensão de Desembolso; - Disposições gerais relativas à execução do Projeto - Preços e licitações; - Serviços de Consultoria; - Utilização de bens; - Recursos Adicionais; - Controle Interno e Registros; - Inspeções; - Relatórios e demonstrações financeiras; - Compromisso relativo a gravames; - Isenção de impostos Anexo A Objetivos Gerais e Específicos Descrição do Programa Componentes do Programa Custo do Programa e Plano de Financiamento Licitações Relatórios e Avaliação Anexo B Licitações 14 7

8 CONTROLE / GERENCIAMENTO DAS CLÁUSULAS A CUMPRIR Condições de Efetividade Condições a serem cumpridas antes de declarar o empréstimo elegível para o primeiro desembolso. Regulamento Operacional do Projeto Celebração de convênios Criação da UCP Designação de pessoa autorizada Parecer jurídico fundamentado Vigência Plano de Contas do Projeto Demonstração da suficiência dos recursos para atender, pelo menos 1º ano de execuçao do Projeto. Relatório inicial do programa, que contemple um cronograma pormenorizado dos investimentos, indicando as contribuições anuais de cada fonte de recursos, demonstração dos investimentos a serem reconhecidos como despesas retroativas ao Contrato de Empréstimo. Indicação de auditores para desempenhar as funções de auditoria: SFC, ou TCE ou Firmas de Auditoria Confirmação ou opção p/alterar a alternativa de taxas de juros aplicáveis ao financiamento Limitadas ao Período de Execução do Projeto Plano de Aquisições do Projeto Plano de Manutenção Relatório Semestral de Execução (Relatório de Progresso) Condições que devem ser cumpridas no período certo. Plano Operativo Anual Plano de Seleção e Contratação de Consultores Relatório Semestral do Fundo Rotativo Demonstração de Recursos de Contrapartida Local (artigo 6.04 (b)) Demonstrações Financeiras Auditadas (Cláusula 5.02 e Artigo 7.03 (a) (iii)). Relatório de Avaliação Intermediária Após o Período de Execução do Projeto Relatório Final do Projeto (PCR) 15 CONTROLE / GERENCIAMENTO DAS CLÁUSULAS A CUMPRIR Informações sobre o Cumprimento de Cláusulas Contratuais Parágrafo 4.01, combinado com o parágrafo 7.01, do Documento AF-300: É responsabilidade da Órgão Executor cumprir o estabelecido nas referidas cláusulas bem como Fornecer aos auditores independentes informações sobre a situação de seu cumprimento. Informar o motivo pelo qual determinada cláusula não foi cumprida. Nos casos em que forem requeridas determinadas metas financeiras, tais como: rendimento líquido de investimentos, tarifas de serviço público, rentabilidade, endividamento, etc., serão fornecidas aos auditores as respectivas bases de cálculo. 16 8

9 NORMAS GERAIS APLICÁVEIS AOS CONTRATOS DE EMPRÉSTIMOS Art DISPOSIÇÕES GERAIS RELATIVAS À EXECUÇÃO DO PROJETO O Mutuário convém (concorda) que o Projeto será executado com a devida diligência de conformidade eficientes com normas financeiras e técnicas de acordo com os planos, planos especificações, cronograma de investimentos, orçamentos, regulamentos e outros documentos e que o Banco tenha aprovado. Convém, também, que todas as obrigações que lhes cabem serão cumpridas à satisfação do Banco. 17 NORMAS GERAIS APLICÁVEIS AOS CONTRATOS DE EMPRÉSTIMOS ARTIGO 7.01 CONTROLE INTERNO E REGISTROS O Mutuário ou o Órgão Executor, conforme o caso, deverá manter um sistema adequado de controles internos contábeis e administrativos. Gerência Estrutura Organizacional Registros Financeiros e Contábeis Controle Interno Sistemas de Informação O sistema contábil deverá ser organizado de forma a prover a documentação necessária para verificar as transações e facilitar a preparação oportuna das demonstrações financeiras e dos relatórios. Documentação Desembolsos 18 9

10 CONTROLE INTERNO Definição Controle interno é um processo, realizado pela administração, direção e outro pessoal de uma Controles Internos entidade, desenhado com a finalidade de proporcionar um grau de segurança razoável quanto à consecução de objetivos com relação à: Eficácia e eficiência das operações. Fidedignidade/confiabilidade da informação financeira. Cumprimento das leis e normas aplicáveis. 1 - Está relacionada com os objetivos básicos da entidade, inclusive com os objetivos e metas de desempenho e rentabilidade, bem como da segurança e qualidade dos ativos. 2 - Todas as transações devem ser registradas, todos os registros devem refletir transações reais, consignadas pelos valores e enquadramentos corretos. 3 As operações devem ser realizadas de conformidade com as leis e normativos aplicáveis à entidade e sua área de atuação. Importante! A gerência e o pessoal de todo nível tem que estar envolvidos neste processo para enfrentar os riscos e para dar segurança razoável do alcance da missão da instituição e dos objetivos gerais. 19 CONTROLE INTERNO Definição: COSO: The Comitee of Sponsoring Organizações Patrocinadoras). Organizations (Comitê das O COSO é uma entidade sem fins lucrativos, dedicada à melhoria dos relatórios financeiros através da ética, efetividade dos controles internos e governança corporativa. Patrocinado por cinco das principais associações de classe de profissionais ligados à área financeira nos Estados Unidos: AICPA - Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados AAA - Associação Americana de Contadores FEI - Executivos Financeiros Internacional IIA - Instituto dos Auditores Internos IMA - Instituto dos Contadores Gerenciais Em 1992 publicaram o trabalho "Internal Control - Integrated Framework" (Controles Internos Um Modelo Integrado). Esta publicação tornou-se referência mundial para o estudo e aplicação dos controles internos

11 CONTROLE INTERNO Parágrafo 10.2 do Documento AF Capitulo III do Documento AF-400 Requerem que os auditores avaliem o sistema de controle interno do Projeto, com base nos critérios definidos pelo C.O.S.O, que incluem:os componentes de: (i) (ii) (iii) (iv) (v) Ambiente de controle; Avaliação de risco; Sistemas de contabilidade e de informações; Atividades de controle; Atividade de monitoramento. Os auditores emitirão conclusão sobre cada ums dos componentes detalhando tanto os pontos fortes como as constatações que mereçam ser informadas (debilidades materiais) Todos interrelacionados Dentre outros aspectos, os auditores avaliarão: (i) A capacidade institucional instalada do órgão executor e/ou co-executores em relação aos recursos humanos, materiais e do sistema de informações; (ii) O sistema contábil utilizado pelo executor e/ou co-executores para o registro das transações financeiras, incluindo os procedimentos para a consolidação das informações financeiras em projetos de execução descentralizada. Ambiente de controle Avaliação de Risco Sistemas de contabilidade e de informações 21 O entorno de controle estabelece o tom de uma organização, tendo influência na consciência que tenha o pessoal sobre o controle. Ë o fundamento para todos os componentes de controle interno, dando disciplina e estrutura. Os elementos do ambiente de controle são: (1) A integridade pessoal e profissional e os valores éticos da gerência e o resto do pessoal; (2) Competência; (3) O tom dos superiores (isto é a filosofía da direção e o estilo gerêncial); (4) Estrutura organizacional; (5) Políticas e práticas de recursos humanos. A avaliação de risco é o processo de identificação e análises dos riscos relevantes para o alcance dos objetivos da entidade e para determinar uma resposta apropriada. Implica: (1) Identificação do risco: (2) Valorização do risco; (3) Avaliação da tolerância ao risco da organização; (4) Desenvolvimento de respostas. A informação e a comunicação são essênciais para executar todos os objetivos de controle interno. Uma pré-condição para que a informação de transações e fatos sejam confiáveis e relevantes, é arquivá-las oportunamente e classificá-las corretamente. A informação pertinente deve ser identificada, capturada e comunicada de uma maneira e em certo límite de tempo que permita que o pessoal leve a cabo seu controle interno e suas outras responsabilidades (comunicação pontual à pessoa adequada). Por tal motivo, o sistema de controle interno como tal e todas as transações e eventos significativos devem estar apropriadamente documentados

12 As atividades de controle são as políticas e procedimentos estabelecidos para diminuir os riscos e alcançar os objetivos da entidade. As atividades de controle se dão em toda a organização, em todos os níveis e em todas as funções. Atividades de Controle Atividade de Monitoramento Incluem uma gama de atividades de controle de detecção e prevenção tão diversas, como por exemplo: 1. Procedimentos de autorização e aprovação; 2. Segregação de funções (autorização, processamento, arquivo, revisão); 3. Controles sobre o acesso a recursos e arquivos; 4. Verificações; 5. Conciliações; 6. Revisão de desempenho operativo; 7. Revisão de operações, processos e atividades; 8. Supervisão (designações, revisões e aprovações, direção e capacitação). O sistema de controle interno deve ser objeto de monitoramento para avaliar a qualidade da atuação do sistema no tempo. O monitoramento se alcança através de atividades rotineiras, avaliações pontuais ou a combinação de ambas. Inclui a administração e atividades de supervisão e outras ações que o pessoal executa ao cumprir suas obrigações. As atividades de monitoramento contínuo cobrem cada um dos componentes de controle interno e envolvem ações contra os sistemas de controle interno irregulares, antiéticos, antieconômicos, ineficientes e ineficazes. 23 CONTROLE INTERNO O relatório contendo as constatações feitas pelos auditores a serem informadas sobre o Sistema de Controle Interno deverão estar organizado da seguinte forma: Procedimentos administrativos que regem as responsabilidades da administração financeira do projeto. atividades e Níveis de autoridade e procedimentos requeridos para o processamento das transações financeiras. Estrutura Organizacional Níveis de autoridade, descrições de cargo, número e suficiência de habilidades do pessoal que trabalha nas diferentes áreas de execução do projeto. Habilidade do executor para manter um quadro de pessoal adequado, em vista das possíveis mudanças na administração. Separação de responsabilidades na administração financeira do projeto (atividades de tesouraria, contabilidade e relatórios contábeis)

13 CONTROLE INTERNO Adequação dos sistemas de processamento de dados para produzir informações operacionais, financeiras, e contábeis oportunas e confiáveis. Capacidade da área de processamento de dados para registrar e manter informações adequadas sobre a documentação comprobatória das solicitações de desembolso. Capacidade do sistema financeiro e contábil para verificar, controlar e acompanhar todas as fontes e usos de fundos relacionados ao projeto, incluindo as as transações do fundo rotativo relacionado com o financiamento do Banco. Sistemas de Informações Capacidade do sistema financeiro e contábil para cumprir os requisitos do Banco, incluindo um plano específico de contas. Capacidade do sistema contábil utilizado pelo executor e/ou pelos co-executores para o registro das transações financeiras, incluindo os procedimentos para a consolidação das informações financeiras em projetos de execução descentralizada. 25 CONTROLE INTERNO Criação da UCP/UGP Missão Objetivos Gerais Específicos Estrutura Organizacional Descrição das Áreas Atribuições Linhas de Responsabilidade Segregação de Funções Chefia Competente 1 Alcançar os objetivos do Projeto 2 Administrar os riscos identificados para que não impactem o atingimento dos objetivos do Projeto 3 Trabalhar de forma integrada, cumprindo as atribuições definidas 4 - Observar as normas e procedimentos de controle evitando-se o cometimento de erros, fraudes, perdas, desperdícios de recursos, 5 Tomar as devidas decisões de maneira apropriada e oportunamente 6 Ajudar a Gerência do Projeto a cumprir sua missão institucional Normas e Procedimentos Tamanho: Variável Abrangência Geográfica das Operações Número de Entidades Executoras O QUÊ? COMO? QUANDO? QUEM? ONDE? FAZER Conhecer o papel Suas responsabilidades Limite de autoridade 26 13

14 CONTROLE INTERNO Fluxograma Regulamento Operacional Início Fim Regimento Interno - Estabelecimento de Rotinas - Fluxograma - Atribuições S Normas de Conduta Treinamento / Capacitação N S Tom Gerencial Gerente / Coordenador do Projeto 27 CONTROLE INTERNO Conjunto de Processos e Atividades Planejamento Orçamento Licitações Desembolso Execução Físico-Financeira PROCESSO DE CONTROLE INTERNO EFETIVO É aquele que proporciona relatórios com informações tempestivas e úteis e confiáveis, e demonstra efetividade e eficiência operativa. Monitoramento Contabilidade Situação Indesejada INTEGRAÇÃO DAS ÁREAS Situação Desejada 28 14

15 CICLO OPERACIONAL DE COMPRAS Setor Requisitante Setor de Compras Setor de Contabilidade Setor de Licitações Setor de Patrimônio Almoxarifado Setor Financeiro Requisição de Compra Requisitante Licitações Pedido de Compra Nota de Empenho Compras Licitações Orçamento Nota Fiscal Recepção Financeiro Almoxarifado Ordem de Pagamento Tombamento Registro contábil Planejamento Patrimônio Contabilidade 29 CONTROLE INTERNO Efeito da SINERGIA (uma forma de combinação das partes que produz um resultado multiplicador e potencializador). proporcione uma amarração do sistema, ou seja, um comportamento integrado e global do sistema: comportamento sistêmico. as relações entre as partes sejam estreitas; tudo o que ocorre em qualquer uma das partes seja rapidamente transmitido aos demais. Elas estão relacionadas entre si através de uma rede de comunicações que proporciona a sua integração no todo. O QUE NÃO SE QUER Efeito ENTROPIA (desagregação e a desintegração do sistema devido à falta de amarração das partes que o compõem)

16 CONTROLE INTERNO Sistema de Gerenciamento Financeiro do Projeto Deve ser mais que um processo Administrativo e de Controle Gerar Informações Relevantes e Oportunas Informação atualizada de cada variação ou movimento Gerar relatórios quando a Direção necessitar Adotar melhores decisões Reduzindo atrasos e os gargalos Progresso Físico Otimização dos Fundos 31 CONTROLE INTERNO E REGISTROS ARTIGO 7.01 Registros Contábeis - Sistema Contábil Os registros do Programa deverão ser mantidos de modo a: Permitir a identificação das quantias recebidas das diferentes fontes. Consignar, em conformidade com o registro de contas que o Banco tenha aprovado, os investimentos no Programa, tanto com os recursos do Empréstimo como com os demais recursos que sejam necessários para a sua total execução. Conter os pormenores necessários para identificação dos bens adquiridos e dos serviços contratados, assim como a utilização dos referidos bens e serviços. Demonstrar o custo dos investimentos em cada categoria e o progresso das obras. - BID - Contrapartida Nacional - Outras Fontes: STN Plano de Contas -Disponível -Investimentos - Ativo -Encargos Financeiros - Passivo -Contas a Pagar -Recursos BID -Recursos C.Nacional -Inventário dos Bens -Controles Anexo A do Contrato de Empré Empréstimo -Engenharia e Administração -Fortalecimento Institucional -Manutenção -Estudos

17 CONTROLE INTERNO E REGISTROS Registros Contábeis - Sistema Contábil Reunir Processar Organizar Interface com os Sistemas Dados Contábeis Fontes de Recursos Categorias de Investimentos Normas Contábeis Plano de Contas Balancete Razão Diário Informações Contábeis Confiáveis Oportunas Demonstrações Financeiras do Projeto Cliente Válidas Registradas Autorizadas Valorizadas Classificadas Período correto UGP/UCP Mutuário Tomada de Decisões Parte Interessada Co-Financiadores BID 33 CONTROLE INTERNO E REGISTROS Registros Contábeis - Sistema Contábil VALIDADE AS TRANSAÇÕES REGISTRADAS SÃO VÁLIDAS ACURACIDADE REGISTRO AS TRANSAÇÕES SÃO DEVIDAMENTE LANÇADOS NOS LIVROS SUBSIDIÁRIOS E CORRETAMENTE RESUMIDOS TODAS AS TRANSAÇÕES ESTÃO REGISTRADAS PERÍODO CORRETO AS TRANSAÇÕES ESTÃO REGISTRADAS NO PERÍODO CORRETO OBJETIVOS DO CONTROLE CONTÁBIL AUTORIZAÇÃO AS TRANSAÇÕES ESTÃO DEVIDAMENTE AUTORIZADAS CLASSIFICAÇÃO VALORIZAÇÃO AS TRANSAÇÕES ESTÃO CORRETAMENTE CLASSIFICADAS AS TRANSAÇÕES REGISTRADAS ESTÃO CORRETAMENTE VALORIZADAS 34 17

18 CONVÊNIOS N Beneficiado Valor Vigência Parcela Liberada Prestação Contas Parcela A Liberar Observação Controle Acompanhamento/Fiscalização Monitoramento Cobrança Prestação de Contas Área Financeira Área Técnica Responsabilização Aprovação Assessoramento/ Prevenção Análise do Relatório de Execução Físico-Financeira - Anexo III ( 1, do Art. 31 da IN STN nº 01/97 ) A Prestação de Contas Parcial ou Final será analisada e avaliada na unidade técnica responsável pelo programa do órgão ou entidade concedente que emitirá parecer sob os seguintes aspectos: TÉCNICO Quanto à execução física e atingimento dos objetivos do convênio, podendo o setor competente valer-se de laudos de vistoria ou de informações obtidas junto a autoridades públicas do local de execução do convênio. FINANCEIRO Quanto à correta e regular aplicação dos recursos do convênio Reservado à unidade concedente PARECER TÉCNICO PARECER FINANCEIRO APROVAÇÃO DO ORDENADOR DE DESPESA ASSINATURA LOCAL E DATA 35 CONVÊNIOS Falhas Mais Freqüentes no Processo de Solicitação, Execução e Prestação de Contas de Convênios, Detectadas pelo TCU > Plano de Atendimento/Trabalho com ausência de informações exigidas por lei; > não comprovação de que as contrapartidas estão asseguradas; > não publicação, por parte do órgão repassador, do extrato do convênio; > desvio de finalidade na aplicação dos recursos; > desfalque ou desvio de dinheiro ou bens adquiridos com recursos provenientes do convênio; > descumprimento de cláusulas do convênio; > não aplicação das contrapartidas; > não recolhimento dos saldos à conta do órgão ou entidade repassadora, quando do encerramento do convênio; > não apresentação da prestação de contas no prazo regular

19 BENS PATRIMONIAIS Art Conter os pormenores necessários para identificação dos bens adquiridos, assim como a sua utilização. Controle Atesto do Recebimento dos Bens Fichas Patrimoniais Especificação dos Bens Fichas Patrimoniais Nº da Nota Fiscal Emplaquetamento Valor Termos de Responsabilidade Nº do Tombamento Inventário Anual Localização Manutenção Condições dos Bens Utilização em Benefício do Projeto Estoques Desaparecimento dos Bens Comissão de Sindicância/Inquérito Administrativo Ocorrência Policial Laudo Pericial Termos de Responsabilidade Conferência Responsáveis Mudança dos Responsáveis Cessão de Bens em Comodato 37 SERVIÇOS DE CONSULTORIA Art Conter os pormenores necessários para identificação dos serviços contratados, assim como a utilização dos referidos bens e serviços. Termos de Referência Qualificação Profissional Não Objeção do Banco Relatórios de Execução dos Serviços Prazo de Vigência Aditivo Contratual Valor do Contrato versus Valor Pago Objeto do Contrato versus Serviço Realizado Prazo de Execução Previsto versus Prazo de Realização Efetiva Atestação dos Serviços Prestados 38 19

20 DIÁRIAS E PASSAGENS ÁREAS Controle Objeto da Viagem Autorizado Período de Afastamento Processo Aprovado Valor da Diária Justificativas em Finais de Semana Comprovantes de Viagem: Bilhete Pessoal do Projeto 39 OBRAS Ausência de Critérios e Padrões para o envio das propostas orçamentárias; na determinação da necessidade e oportunidade das obras; no planejamento de sua contratação, execução e operação; Preços / Qualidade /Desvios preços acima do mercado (superfaturamento); baixo padrão de qualidade; obras suntuosas, inacabadas ou concluídas e não utilizadas; desvio de recursos por meio de antecipação do pagamento de etapas não concluídas. Sobre Projeto Básico ausência de projeto básico dificultando a análise dos custos; ausência de cálculo de custos por parte do órgão executor impossibilitando a avaliação da pertinência dos recursos solicitados; alteração de especificações técnicas relevantes, tanto de tipo quanto de quantidade, sem a devida reanálise sobre os custos; ausência de especificação clara quanto ao tipo de material e método construtivo a ser utilizado, prejudicando a avaliação dos custos; 40 20

21 OBRAS Execução das Obras repasse de recursos a menor, gerando paralisação de obras e custos de desmobilização e remobilização da contratada; repasse de recursos a maior, incentivando sobrepreço; falta de acompanhamento da execução por pessoal técnico habilitado, particularmente nas obras subterrâneas; existência de intempéries naturais que comprometem todo ou parte das obras já realizadas, motivada por início de obras em épocas inadequadas para a região; falta de liberação dos recursos dentro dos cronogramas estabelecidos, gerando custos por atraso na execução. ausência de parâmetros para avaliação de projetos e de orçamentos de obras; ausência de suporte normativo para os editais de licitação e julgamento das propostas; ausência de suporte normativo e de técnicos capacitados para execução dos contratos e recebimento das obras; Convênios com Estados e Municípios faltam instrumentos que permitam: avaliar adequadamente os projetos e o planejamento das obras; acompanhar a programação e execução orçamentária e financeira; assegurar a atuação coordenada do governo; verificar o cumprimento das obrigações estipuladas; controlar o atingimento das metas e objetivos 41 DOCUMENTOS IMPORTANTES Contrato de Empréstimo Guia para a Preparação de Pedidos de Desembolso AF 100 Política do Banco sobre a Auditoria de Projetos e Entidades AF 200 Seleção de Auditores Externos de Projetos AF 300 Guias para a Preparação de Demonstrações Financeiras e Requisitos de Auditoria Independente AF Termos de Referência para a Auditoria Externa de Projetos Financiados pelo BID AF 500 Termos de Referência para a Revisão Ex-Post dos Processos de Aquisições da Documentação Comprobatória das Solicitações de Desembolso Pautas Mínimas e Orientações para Elaboração de Relatório de Auditoria dos Projetos / Programas do BID - Volume II Versão nº 1-A - Para Secretaria Federal de Controle Interno e Órgãos/Entidades da Área Federal 42 21

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