Gestão e Controlo de Medicamentos:Manual de Formação para Unidades Sanitárias Participante

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1 REPÚBLICA DE ANGOLA MINISTÉRIO DA SAÚDE DIRECÇÃO NACIONAL DE MEDICAMENTOS E EQUIPAMENTOS PROGRAMA DE MEDICAMENTOS ESSENCIAIS Gestão e Controlo de Medicamentos:Manual de Formação para Unidades Sanitárias Participante Outubro de 2010 i

2 Gestão e Controlo de Medicamentos:Manual de Formação para Unidades Sanitárias Participante Este relatório foi possível graças ao generoso apoio do povo americano através da Agência dos Estados Unidos para o Desenvolvimento Internacional (USAID), nos termos do acordo de cooperação número GHN-A O conteúdo é de responsabilidade da Management Sciences for Health e não necessariamente reflete as opiniões da USAID ou do Governo dos Estados Unidos. Sobre o SPS O Programa Strengthening Pharmaceutical Systems (SPS) busca desenvolver a capacidade dos países em desenvolvimento para gerir eficazmente todos os aspectos dos sistemas e serviços farmacêuticos. SPS centra-se na melhoria da governança no sector farmacêutico, o reforço dos sistemas de gestão farmacêutica e mecanismos de financiamento, contendo a resistência antimicrobiana, e o reforço do acesso e uso adequado de medicamentos. Citação Recomendada Este relatório pode ser reproduzido se o crédito for dado a SPS. Por favor, use a seguinte citação. Strengthening Pharmaceutical Systems (SPS) Gestão e Controlo de Medicamentos:Manual de Formação para Unidades Sanitárias - Participante. Submetido a Agência dos Estados Unidos para o Desenvolvimento Internacional pelo Programa SPS. Arlington, VA: Management Sciences for Health. Strengthening Pharmaceutical Systems Center for Pharmaceutical Management Management Sciences for Health 4301 North Fairfax Drive, Suite 400 Arlington, VA USA Telefone: Fax: sps@msh.org Internet: ii

3 ÍNDICE Agradecimentos... v Apresentação... vii 1. Introdução à Gestão de Medicamentos Regras Gerais de Gestão Ciclo de aprovisionamento Conservação dos Medicamentos Arrumação Protecção Condições Especiais de Conservação Inutilização de Medicamentos Recepção de Medicamentos Conferência da mercadoria Gestão do Stock Abertura do Kit de Medicamentos Ficha de Stock Processo de Inventário Devolução de Medicamentos Balanço Semanal de Consumo Relatório Mensal de Actividade Requisição Mensal Requisição Mensal de Unidade Sanitária Uso Racional de Medicamentos e Receita Médica Prescrição Racional Prescrição Não Racional Atendimento ao Público Interpretação da Receita Médica Atendimento da Receita Médica Embalagem e Dispensação dos Medicamentos Embalagem e Rotulagem dos Medicamentos Dispensa de Medicamentos Cumprimento da Terapêutica Documentação e Arquivo Fluxo de informação Arquivo Actividades de Supervisão Anexo Anexo Anexo Anexo iii

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5 AGRADECIMENTOS Estes materiais de formação foram preparados com base no Manual de Procedimentos para Gestão e Controlo de Medicamentos do Programa Nacional de Medicamentos Essenciais (PNME) da Direcção Nacional de Medicamentos e Equipamentos (DNME), 2ª edição de Os primeiros materiais de treinamento sobre gestão de produtos à base de combinações de derivados da Artemisinina, que correspondem à sigla ACT (Artemisininbased Combination Therapy) em inglês, foram desenvolvidos por MSH e testados em campo em uma oficina realizada na província do Huambo em Janeiro de 2007, em colaboração com a ONG The MENTOR Initiative. Um seminário nacional para formação de treinadores sobre gestão de ACTs foi então realizado em Luanda em Maio de 2007 e um seminário provincial foi realizado na provincia da Huíla em Julho de 2007, co-financiado pela União Européia. Em Fevereiro de 2008 foi realizada uma oficina em Luanda para atualizar estes materiais de formação e também produzir um guião de supervisão para unidades sanitárias, em colaboração com o PNME e as ONGs World Learning, The MENTOR Initiative, CONSAÚDE, Lda, World Vision, Africare, Serviços Essenciais de Saúde (Chemonics International, Inc.) and Catholic Relief Services financiadas pela USAID. Porém, visto ser a gestão de medicamentos essenciais em forma de kits o tipo mais comum vigente no país, os parceiros concordaram e a MSH desenvolveu materiais de treinamento para gestão de ACT e kits combinados. Estes materias foram testados em uma seminário com os supervisores locais e nacionais do PNME na província de Malange em Junho de 2008, em colaboração com a ONG Consaúde Lda. Depois de validados estes materiais foram então aplicados ao nível local e provincial pelas outras ONGs financiadas pela USAID em diversas províncias de Angola. Com base nas reacções do campo e para tornar os materiais de formação mais construtivos, a MSH e os parceiros decidiram dividí-los em dois pacotes separados, um focado nas unidades sanitárias e outro focado nos depósitos regionais e provinciais, com um componente adicional sobre atividades de supervisão em cada um. Em Abril de 2010 a MSH em parceria com a DNME e as ONGs financiadas pela USAID conduziram em Luanda um seminário nacional com os supervisores provinciais e gestores de medicamentos das unidades sanitárias de 14 províncias para validação da nova versão dos materiais e formação de treinadores em gestão de ACT/Kits. Ler foneticamente Os materiais de formação foram concluídos em Setembro de Gostaríamos de agradecer ao Ministério da Saúde de Angola, a DNME, ao PNME, a USAID Angola e todos aqueles que contribuíram em diversas fases do processo descrito acima, incluindo os seguintes: Boaventura Moura Adelino Manaças Constâncio João Sebastião Suana Pedro Teca Fernando Miguel Pombal Mayembe Filomeno Fortes Francisco Telles Ricardo Luvundo Tom Moore Luis Gustavo Bastos Wonder Goredema Malick Diara Maria Miralles Malcolm Clark Raquel Aurélio Francisco Saute Jules Mihigo Fern Teodore Paula Figueiredo Claudia Aguiar Sarah Saleheen Nathan Miller v

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7 APRESENTAÇÃO Este manual para formação tem como objectivo elaborar todos os procedimentos que o profissional de saúde deve seguir para realizar a correcta gestão dos medicamentos e outros produtos. Ele está organizado em vários temas, abordados com uma breve apresentação seguida por uma aula prática do mesmo assunto. Durante a aula prática o participante poderá discutir os detalhes dos procedimentos e tirar qualquer dúvida. Através das apresentações e exercícios os profissionais orientar-se-ão na realização das suas actividades diárias, considerando os aspectos logísticos de gestão e de aviamento de medicamentos e outros produtos. Será trabalhada a gestão ao nível da Unidade Sanitária (US) de forma completa, incluindo as actividades de supervisão. Este manual foi preparado com base nas informações contidas no Manual de Procedimentos para Gestão e Controlo de Medicamentos do Programa Nacional de Medicamentos Essenciais (PNME), 2ª edição de 2005 e também em outros documentos relacionados. A correcta manutenção dos dados é fundamental para gerir um sistema de fornecimento de medicamentos. Cada nível do sistema de saúde deve ser capaz de: Informar o stock disponível, com qualquer ajuste ou perda, de maneira rápida e fácil; Informar e utilizar os dados sobre o nível de consumo; Saber quando se deve fazer um pedido de fornecimento; Determinar quanto se deve encomendar para assegurar que não faltará e nem que armazenará mais produtos do que possa usar. vii

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9 1. INTRODUÇÃO À GESTÃO DE MEDICAMENTOS A infra-estrutura de um sistema de saúde deve ser considerada quando se discutir gestão de medicamentos, pois os vários níveis estão interligados. Na República de Angola, como em muitos outros países, o sistema de saúde está dividido em três subsistemas: 1) Público ou Serviço Nacional de Saúde gerido pelo Ministério da Saúde e por outros organismos governamentais. 2) Privado não lucrativo, gerido por organizações não-governamentais, incluindo organizações religiosas. 3) Privado lucrativo, gerido por organizações privadas e que tem crescido desde a aprovação da Lei de Bases da Saúde em O Serviço Nacional de Saúde (SNS) é constituído por US organizadas em três níveis de cuidados à saúde: 1) Primário de cuidados primários à saúde. 2) Secundário da rede hospitalar polivalente. 3) Terciário da rede hospitalar diferenciada ou especializada. Assim como o SNS, o sistema de abastecimento de medicamentos dirigido para a rede primária está estruturado em três níveis: 1) Nível Central, constituído pelo PNME que abastece os Depósitos Provinciais. 2) Nível Provincial, constituído pelos Depósitos Provinciais que abastecem as US periféricas (Posto de Saúde, Centro de Saúde e Hospital Municipal). 3) Nível Primário, constituído pelas US que atendem directamente o público. A regulamentação e controlo da área farmacêutica no país são tarefas da Direcção Nacional de Medicamentos e Equipamentos (DNME). Esta instituição subordinada ao Ministério da Saúde tem competências através do PNME para administrar, coordenar e executar as funções relativas à aquisição, armazenagem, conservação, e distribuição de medicamentos e outros produtos destinados às US da rede primária. D efine-se como medicamento toda a substância ou composição que possua propriedades curativas ou preventivas das doenças ou dos seus sintomas, no homem e no animal, e que é utilizada para estabelecer um diagnóstico, restaurar, corrigir ou modificar as suas funções. Os medicamentos essenciais são os medicamentos que satisfazem as necessidades básicas das acções sanitárias dirigidas à prevenção e recuperação da saúde de uma determinada população. 1

10 Gestão e Controlo de Medicamentos:Manual de Formação para Unidades Sanitárias Participante Deve-se diferenciar os medicamentos de especialidade dos medicamentos genéricos. Os primeiros protegidos por licença de exclusividade são fabricados num único laboratório e são, portanto, mais caros. Os segundos estão livres de todos os direitos e podem ser fabricados por qualquer laboratório farmacêutico, e portanto, são comercializados a preços reduzidos. Os medicamentos podem ser classificados por diferentes critérios, dos quais o sistema VEN (Vital, Essencial e Não essencial) permite priorizar a aquisição dos produtos indispensáveis, sendo: Vitais: os medicamentos indispensáveis para salvar a vida de um doente. Essenciais: os medicamentos que, não sendo indispensáveis para salvar a vida, permitem o tratamento dos casos onde o organismo se encontra debilitado e com baixa resistência. Não Essenciais: os medicamentos considerados pouco eficazes e/ou não necessários para as acções sanitárias numa determina área geográfica. A utilização de medicamentos no SNS é orientada por uma Lista Nacional de Medicamentos Essenciais (LNME) que define os níveis em função da rede sanitária (tipo de unidade sanitária) e do pessoal prescritor nela colocado. Conjuntamente foi instituída a obrigatoriedade da prescrição de medicamentos pelos nomes genéricos ou DCI (Denominação Comum Internacional) em todo o território nacional. O PNME foi criado com o objectivo de garantir a disponibilidade e a acessibilidade dos medicamentos essenciais nas US de nível primário e o seu uso racional. Os medicamentos são embalados e fornecidos em caixas fechadas (Kits). O processo de abastecimento programado de Kits permite: Garantir a existência regular dos medicamentos essenciais nas US de nível primário; Facilitar as condições de armazenagem, de distribuição e a utilização dos medicamentos neste nível e, desta maneira, melhorar o abastecimento de medicamentos à população. Um kit define-se como uma embalagem cujo conteúdo em medicamentos essenciais é previsto para tratar um número determinado de doentes em função de padrões epidemiológicos pré-definidos. Apesar de algumas desvantagens como o custo e, às vezes, desequilíbrios entre os padrões para determinação do conteúdo e as prescrições, os kits apresentam grandes vantagens na fácil disponibilidade, na armazenagem, no transporte e na segurança (qualidade) dos medicamentos. Assim, em Angola são utilizados três tipos de Kits: 2

11 1. Introdução à Gestão de Medicamentos Unidade Sanitária Qualificação do pessoal Designação do Kit Posto de Saúde Técnico Kit-PS 1000 Centro de Saúde Técnico Kit-CS 1000 US com médico * (Hospital Municipal ou outra) Médico Kit Complementar** 500 Nº de consultas abrangidas * Referente ao sector de cuidados primários de saúde. ** Complementa o Kit-CS para consultas realizadas por médicos. A distribuição dos Kits é realizada pelos Depósitos Provinciais, sendo o número de Kits fornecidos a cada US determinado após a elaboração dum plano de distribuição, em função da qualificação do pessoal clínico presente e do número médio mensal de consultas externas realizadas. No que diz respeito ao Kit complementar, a sua distribuição depende do número de consultas externas realizadas por médico. No entanto, existem regras imprescindíveis para gestão e utilização dos kits: Os Kits de medicamentos só devem ser abertos e usados nas US do nível primário a que se destinam. Devem ser abertos quando recebidos na US na presença de 2 técnicos (se possível, o chefe da US) para ser conferida a quantidade e qualidade dos produtos, e depois registados nas fichas de stock (com a data de validade de cada lote). Uma vez aberto, os medicamentos do Kit passam a ser considerados como medicamentos clássicos seguindo as mesmas regras de gestão (regras de arrumação, conservação, etc.) e de registo (ficha de stock, guia de remessa, etc.). É importante lembrar que as US devem preencher os impressos apropriados e enviá-los atempadamente para o nível superior de modo que seja feito o cálculo das quantidades de Kits que devem receber ao longo do ano. 3

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13 2. REGRAS GERAIS DE GESTÃO Neste manual vamos examinar a gestão de medicamentos somente nas US do nível primário. Para entender as regras gerais de gestão devemos, primeiramente, considerar várias definições e conceitos de aprovisionamento: Gestão de medicamentos é o conjunto de actividades que devem ser realizadas de forma contínua e interligadas, para garantir a existência e o uso correcto dos medicamentos nos diversos níveis do sistema de saúde, permitindo: Conhecer os movimentos e fluxos de medicamentos, Conservar os medicamentos apropriadamente e evitar as rupturas de stock. Logística é um sistema organizacional que permite a dinâmica do ciclo de aprovisionamento (medicamento, equipamento, arquivo, transporte, etc) e faz parte da gestão. Controlo, que também faz parte de gestão, é a actividade que permite: Garantir a utilização racional dos medicamentos, Garantir o cumprimento dos procedimentos, Limitar as perdas materiais e financeiras Ciclo de aprovisionamento O ciclo de aprovisionamento apresenta-se como uma sucessão de funções básicas, fundamentais para a correcta gestão dos medicamentos e outros produtos no SNS. Selecção e procura: Consiste em determinar e adquirir, a partir da LNME, a quantidade necessária dos medicamentos apropriados para tratamento das patologias identificadas, tendo em conta os fundos disponíveis. Distribuição: Consiste em disponibilizar os artigos e serviços necessários para o funcionamento de uma determinada instituição com boa qualidade, em quantidade suficiente, em tempos certos e regulares e com custos mínimos. Uso Selecção Gestão Organização Financiamento Recursos humanos Sistema de informação Distribuição Procura Uso: Refere-se à correcta utilização da medicação considerando a qualidade da prescrição, a embalagem, a rotulagem, as condições de dispensa e de conservação e o cumprimento da terapêutica pelo doente Conservação dos Medicamentos O calor, a luz, a humidade, os ratos e insectos, entre outros, são elementos que podem contribuir para a deterioração dos medicamentos. Para uma boa conservação os produtos devem ser devidamente arrumados e o armazém estar sempre limpo. Os medicamentos devem ser protegidos contra roubos e riscos de incêndio. Para minimizar as perdas deve-se: 5

14 Gestão e Controlo de Medicamentos:Manual de Formação para Unidades Sanitárias Participante Considerar os prazos de validade, Prever correctamente as necessidades, Organizar correctamente os medicamentos, Movimentar primeiro os medicamentos mais antigos (regra PEPS), Devolver o stock excessivo ou os produtos não utilizados. A regra PEPS (Primeiro a Expirar, Primeiro a Sair) significa que o medicamento que vencerá primeiro, ou seja, que irá passar a data de expiração deve ser dispensado antes dos outros medicamentos Arrumação Deve-se organizar o armazém de modo a facilitar o manuseio dos produtos, a circulação do ar e a movimentação do pessoal. Considerando os critérios acima, o gestor deve: Organizar os produtos seguindo a ordem alfabética, Arrumar os produtos que irão expirar primeiro à frente dos outros nas prateleiras Conservar etiquetas com os respectivos nomes dos produtos nas prateleiras para indicar o local de cada um, Na medida do possível, os mesmos produtos devem ser arrumados no mesmo local, Em caso de grandes volumes, é necessário encher a prateleira e armazenar o restante das caixas num único local, Proteger as cargas de grande volume (pacotes de Coartem, material de penso, soros, etc.) arrumando-as em estrados (paletes) Protecção É importante ler as instruções de conservação escritas no rótulo das embalagens ou nas etiquetas das caixas de medicamentos. Um ambiente quente acelera a degradação dos medicamentos. Há várias maneiras de evitar problemas com o calor: Correntes de ar podem baixar a temperatura ambiente no local de armazenamento, Deixar espaço livre entre o chão, as paredes, as caixas e as prateleiras permite a circulação do ar. Como regra geral, todos os produtos devem estar protegidos da luz e da humidade que possa vir de cima ou de baixo (ex.: chuva e infiltrações). Uma maneira de evitar esses problemas é nunca colocar medicamentos no chão. É necessário proteger os medicamentos contra ataques de ratos, insectos ou outros animais com: 6

15 2. Regras Gerais de Gestão Limpeza e arrumação contínua, Destruição ou devolução regular dos medicamentos impróprios para consumo, Uso de insecticidas, rede nas janelas e controlo das entradas. Tomar precauções para minimizar os riscos de roubo, como por exemplo: Limitar o acesso à área de armazenagem, Controlar o pessoal autorizado a circular no local, Equipar portas e janelas com dispositivos de segurança Condições Especiais de Conservação Para os TDRs (Teste de Diagnóstico Rápido) e alguns produtos (insulina, ocitocina, vacinas) deve-se assegurar temperaturas baixas e o controlo da cadeia de frio (câmaras de frio, geleiras ou congeladores). Os estupefacientes, psicotrópicos e outras substâncias de controlo específico devem ser conservadas em local seguro e com acesso controlado. Os produtos inflamáveis, tais como o álcool, éter dietílico, metanol, etc., devem ser armazenados em locais especiais, de preferência, numa pequena construção separada Inutilização de Medicamentos A inutilização é o conjunto de actividades que permite a destruição de produtos farmacêuticos que não estão em condições de serem consumidos. Esta destruição deve ser realizada por incineração, por aterro ou esmagamento em lugares apropriados. Deve ser garantido o cumprimento das normas ambientais e, se não for o caso, os medicamentos serão devolvidos com a devida documentação (Guia de Remessa e Relatório de Ocorrências) para o nível superior. Veja nos tópicos seguintes mais informações sobre o uso da Guia de Remessa e do Relatório de Ocorrências. 7

16 Gestão e Controlo de Medicamentos:Manual de Formação para Unidades Sanitárias Participante Aula Prática Cada pessoa deve fazer este exercício individualmente. Caso tenha mais de uma pessoa da mesma Unidade Sanitária, podem trabalhar em grupo. 1. Veja na página seguinte o Formulário 1: Avaliação do Depósito 2. Leia os critérios e elementos do formulário. Pense em seu local de trabalho e indique Sim ou Não para cada item do formulário. 3. Para cada Não, anote no verso da folha o seguinte (use o modelo abaixo): Elementos que não realiza, O que você sozinho pode fazer para melhor a situação, Caso necessite de mais recursos, faça uma listagem do que precisa e onde poderia conseguir. Elemento que não realiza Actividade para melhorar a situação Modelo para usar: Recursos faltando hoje Fonte potencial dos recursos 4. No plenário da aula, esteja pronto para discutir o resultado deste exercício. 8

17 2. Regras Gerais de Gestão Formulário 1: Avaliação do Armazém Critério Elemento Sim Não Há espaço para se movimentar facilmente pela área? As janelas estão em boas condições? As portas, paredes e o tecto estão em boas condições? Há uma circulação eficiente do ar? Os produtos armazenados estão protegidos da luz do sol? O armazém está seguro? Os produtos estão organizados de uma maneira sistemática? Há prateleiras e estrados (paletes) suficientes para todos os produtos? As geleiras e congeladores funcionam bem? O armazém está limpo? - O espaço está organizado para facilitar a movimentação - Não há itens bloqueando o acesso aos produtos - Funcionam para abrir e fechar - Estão limpas - Não há infiltrações pelo tecto - As paredes não têm evidência de estarem molhadas - Aberturas permitem movimentação do ar - O espaço entre as prateleiras permite a movimentação do ar - Longe das janelas e portas - Existem grades de ferro nas portas e janelas - As grades estão estão em boas condições - Existem trancas nas portas e janelas - As trancas funcionam bem - Medicamentos estão agrupados por ordem alfabética - Medicamentos têm rótulos para permitir a identificação por nome, forma farmacêutica, dosagem e data de validade - Estão intactos e funcionando bem - Não há itens colocados directamente no chão - A temperatura está controlada - A electricidade está constante - Não há lixo no chão ou no balcão de trabalho - Está livre de insectos e ratos Os produtos estão disponíveis - Todos os produtos estão disponíveis no dia da avaliação? - Regra PEPS * está sendo seguida - Não há nenhum produto com prazo fora de validade Os produtos expirados ou - Estão armazenados separados do stock não danificados estão armazenados danificado ou expirado em separado? - São normalmente devolvidos ao depósito fornecedor ou destruídos seguindo os procedimentos do PNME * PEPS = Primeiro a Expirar, Primeiro a Sair 9

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19 3. RECEPÇÃO DE MEDICAMENTOS As Unidades Sanitárias são abastecidas periodicamente pelo Depósito Fornecedor (normalmente o Depósito Provincial) consoante a quantidade de medicamentos solicitada por elas com base nos consumos mensais. O agente encarregado do transporte dos medicamentos deve entregar junto aos mesmos, uma Guia de Remessa devidamente preenchida pelo Depósito Fornecedor. A Unidade Sanitária deve controlar a encomenda na sua recepção sendo depois responsáveis pela correcta gestão e conservação dos produtos. Uma comissão deve ser responsável pela documentação do movimento e será constituída por, no mínimo, uma pessoa que entrega a mercadoria e uma outra pessoa que recebe a mercadoria Conferência da mercadoria No primeiro acto da recepção, que corresponde à entrada dos medicamentos no armazém, o responsável pela recepção deve verificar, na presença do transportador, se as embalagens ou caixas de mercadorias foram violadas e estão em bom estado. A quantidade dos produtos deve ser conferida com base na informação registada na Guia de Remessa. Atenção: os prazos de validade dos itens, especialmente quando forem medicamentos, devem ser cuidadosamente controlados. A Guia de Remessa deve ser completada com a quantidade recebida e calculadas as eventuais diferenças em relação à quantidade enviada registada na própria Guia de Remessa. Se detectar qualquer irregularidade nos volumes (ex.: embalagem faltando, aberta ou danificada) deverá ser anotada uma observação na própria Guia de Remessa ou redigido um Relatório de Ocorrências. Após a recepção e conferência da mercadoria na Unidade Sanitária, a via original fica arquivada na própria Unidade e a cópia completada com as informações do recebimento retorna para o Depósito Provincial para também ser arquivada. 11

20 Gestão e Controlo de Medicamentos:Manual de Formação para Unidades Sanitárias Participante Aula Prática Veja nas páginas seguintes a Amostra 2: Guia de Remessa. Cada pessoa deve fazer este exercício individualmente, mesmo que existam outras pessoas da mesma unidade sanitária. Faça o seguinte na Guia de Remessa: 1. Observar os campos para preencher. 2. Preencher os campos necessários para uma remessa Normal, usando as informações contidas na Amostra 1: Gestão de Coartem em Benguela apresentada na próxima página. Preencher o documento como se você fosse responsável pela Unidade Sanitária que receberá material do Depósito Provincial. Nesta parte do exercício você estará completando a Guia de Remessa que chegará com as informações já preenchidas pelo Depósito Provincial. Avaliar se é preciso preencher a Amostra 3: Relatório de Ocorrências apresentada nas próximas páginas. No plenário da aula, esteja pronto para discutir as seguintes perguntas: As informações fornecidas estão completas para preencher a Guia de Remessa correctamente? Por quê? Houve diferença entre a quantidade enviada e a quantidade recebida? Se sim, qual? Foi necessário preencher um Relatório de Ocorrências? Por quê? Devem-se fazer quantas vias da Guia de Remessa e para onde enviá-las? 12

21 3. Recepção de Medicamentos Amostra 1: Gestão de Coartem em Benguela Na Província de Benguela, o Centro de Saúde Equimina do Município de Baía Farta enviou uma Requisição Mensal de Unidade Sanitária, para o Depósito Provincial. Cada comprimido de Coartem contêm Artemether 20mg e Lumefantrine 120mg em combinação. O responsável pelo Depósito Provincial de Benguela, Pedro Rui, preparou os medicamentos e enviou para o Centro de Saúde Equimina por Ricardo Fonseca, no dia 29 de Dezembro de O Responsável pelo Centro de Saúde Equimina, José Fátima, recebeu os seguintes medicamentos no dia 30 de Dezembro de 2008: 22 Blisters de Coartem, blister c/ 6 comp.; 52 Blisters de Coartem, blister c/ 12 comp.; 40 Blisters de Coartem, blister c/ 18 comp.; 18 Blisters de Coartem, blister c/ 24 comp. 13

22 P.N.M.E. Gestão e Controlo de Medicamentos:Manual de Formação para Unidades Sanitárias Participante Amostra 2: Guia de Remessa REPÚBLICA DE ANGOLA MINISTÉRIO DA SAÚDE PROGRAMA NACIONAL DE MEDICAMENTOS ESSENCIAISX Entrega ao: 29 / 12 / 08 Instituição: Depósito Provincial Município: Benguela Província: Benguela GUIA DE REMESSA Normal Devolução Recepção ao: / / Instituição: Centro de Saúde Equimina Município: Baia Farta Província: Benguela Nº0037/ DESIGNAÇÃO Coartem, 20/120 mg, comp, blister c/ 6 comp Coartem 20/120 mg, comp, blister c/ 12 comp Coartem 20/120 mg, comp, blister c/ 18 comp Coartem 20/120 mg, comp, blister c/ 24 comp Quantidade enviada Valor Unitário Valor Total Quantidade recebida Diferença QE VU QE x VU QR QR - QE Observações: Entregue por: Transportado por: Nome:_ Pedro Rui Ricardo Nome:_Ricardo Fonseca_ Fonseca Recebido por: Nome: Data: _29_/_12_/_08 _ Data: _29_/_12_/_08 Data: / / 14

23 3. Recepção de Medicamentos Amostra 3: Relatório de Ocorrências REPÚBLICA DE ANGOLA MINISTÉRIO DA SAÚDE PROGRAMA NACIONAL DE MEDICAMENTOS ESSENCIAIS RELATÓRIO DE OCORRÊNCIAS Unidade Sanitária ou Depósito: Município: Província: Responsável pela Notificação da Ocorrência: Nome: Função: Assinatura: Data: 15

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25 4. GESTÃO DO STOCK As actividades relacionadas com a correcta gestão do stock de medicamentos dependem, em parte, do devido preenchimento dos modelos de suporte que são: Fichas de Stock Balanço Semanal de Consumo Relatório Mensal de Actividade Além da utilização dos formulários acima, o gestor também deve acompanhar a aplicação correcta dos procedimentos estabelecidos na secção Regras Gerais do Manual de Procedimentos para Gestão e Controlo de Medicamentos do PNME (2ª edição 2005) Abertura do Kit de Medicamentos Um novo Kit de medicamentos será aberto na Unidade Sanitária cada vez que se acabam os primeiros medicamentos do Kit precedente. A abertura de um novo Kit deve ser realizada na presença de pelo menos dois técnicos e, se possível, envolvendo o chefe da Unidade Sanitária. No momento da abertura do Kit, deve-se conferir a quantidade de produtos existente dentro da caixa, completar os dois exemplares da Lista de Embalagem de Medicamentos com a Quantidade recebida e calcular a eventual Diferença em relação à Quantidade total no kit previamente registada na própria Lista de Embalagem. Para este efeito estão inclusos em cada caixa dois exemplares da Lista de Embalagem dos Medicamentos contidos no Kit e, algumas vezes, um exemplar desta lista poderá estar colado na parte externa da caixa. A Lista de Embalagem deve ser completada sempre que se abre um novo Kit de medicamentos. Uma cópia da Lista de Embalagem completada deve ser enviada para o Depósito Fornecedor cada vez que, e somente se forem detectadas irregularidades na quantidade ou na qualidade dos medicamentos de um Kit. A outra cópia da Lista de Embalagem será arquivada numa pasta da Unidade Sanitária. Quando se detectam anomalias na qualidade dos produtos (ex.: danificados, expirados ou impróprios para consumo) também deve-se redigir um Relatório de Ocorrências em duas vias, sendo a original enviada para o Depósito Fornecedor junto com um exemplar da Lista de Embalagem preenchida. A cópia deve ser arquivada na Unidade Sanitária junto com uma cópia da Lista de Embalagem. Portanto, caso não se detectem anormalidades na quantidade ou na qualidade dos produtos não se deve enviar a Lista de Embalagem para o Depósito Fornecedor. 17

26 Gestão e Controlo de Medicamentos:Manual de Formação para Unidades Sanitárias Participante Depois da abertura do Kit, os medicamentos passam a ser considerados como medicamentos clássicos seguindo as mesmas regras de arrumação (nas prateleiras), de conservação e de gestão. Vamos agora discutir a Ficha de Stock e como conduzir um Inventário do Stock. Os demais formulários listados anteriormente serão considerados em outros tópicos deste manual Ficha de Stock A Ficha de Stock é um instrumento para o controlo de stock existente e dos movimentos realizados localmente na Unidade Sanitária. Uma vez recebida a remessa de medicamentos, todos os itens devem ser devidamente arrumados em prateleiras ou estrados, identificados por nome e classificados por ordem alfabética. Imediatamente após a arrumação, as quantidades recebidas devem ser registadas nas Fichas de Stock correspondentes. Deve-se ter uma Ficha de Stock para cada produto e os medicamentos devem ser registados considerando-se sempre a Unidade de Embalagem de cada um. Por exemplo, quando receber um frasco de Ácido Acetilsalicílico com 1000 comprimidos, a quantidade a registar na coluna Entrada da Ficha de Stock será de 1 (e não de 1000), caso a unidade considerada seja o frasco. Para o Cortem por exemplo, fornecido sob a forma de um blister de 12 comprimidos numa caixa de 100 blisters, na Ficha de Stock a quantidade lançada deve ser de 100 (e não de 1200), visto que, a unidade considerada é o blister. Todas as Fichas de Stock devem ser colocadas na prateleira ou estrado junto aos produtos correspondentes. De um modo geral, a Ficha de Stock é o instrumento onde se regista qualquer movimento de stock, tendo visualmente e sempre actualizada a posição do Stock Existente. Assim, as informações devem ser registadas nas respectivas Fichas de Stock para cada produto presente e gerido na Unidade Sanitária, incluindo os equipamentos e material de gestão, sempre que houver um movimento de saída, de entrada ou inventário. Com a Ficha de Stock, poder-se-á: Controlar a quantidade de medicamentos existentes, Controlar o prazo de validade dos medicamentos, Controlar o stock de segurança, Calcular a quantidade necessária de medicamentos, Controlar os movimentos de medicamentos, Aumentar a transparência na gestão dos medicamentos. Medicamentos que apresentam a mesma formulação (compostos químicos iguais, na mesma dosagem e apresentação), porém com nomes comerciais diferentes, devem ser geridos como se fossem produtos diferentes, ou seja, devem ser registados em Fichas de stock separadas. Isto se aplica também para o preenchimento dos demais modelos de suporte discutidos em outros tópicos deste manual. 18

27 4. Gestão do Stock NOTA EXPLICATIVA: As combinações à base de derivados da Artemisinina, correspondem à sigla em inglês ACT (Artemisinin-based Combination Therapy) que é comumente utilizada para designar todos os compostos terapêuticos que apresentam a Artemisinina ou algum derivado seu na fórmula, podendo ainda, apresentar outros produtos em associação. Entre os ACT está o Coartem, que é composto por Artemether 20mg e Lumefantrine 120mg, porém existem outros medicamentos que apresentam esta mesma fórmula, mas que como são fabricados por laboratórios farmacêuticos diferentes apresentam outros nomes comerciais. Neste caso, apesar de apresentarem a mesma composição química devem ser geridos na Unidade Sanitária de forma individual, ou seja, considerados como se fossem produtos diferentes para fins da gestão de medicamentos e registados em modelos impressos de gestão separados. Por exemplo, devem ser preenchidas Fichas de Stock diferentes para cada um desses produtos e serem registados separadamente nas Guias de Remessa, Balanço Semanal, Relatórios Mensais de Actividade, etc Processo de Inventário O processo de inventário,deve ser realizado ao final de cada mês pela Unidade Sanitária e comporta várias etapas desde a contagem do stock até às eventuais correcções nas Fichas de Stock. O processo descrito abaixo representa, de uma maneira geral, a condução do inventário num armazém de medicamentos. Este processo pode parecer complicado, embora seja simples e de fácil realização dependendo da organização, do tamanho e do número de itens gerenciados. Contagem do stock O inventário representa o stock existente num determinado momento. Inventariar é realizar a contagem manual de todos os produtos existentes no armazém e discriminá-los por prazo de validade. Preparação do Inventário Seleccionar um horário para realizar o inventário, que deverá ser fora do período de atendimento ao público. Limpar e arrumar devidamente o armazém, agrupando na medida do possível, os mesmos produtos num único lugar com a respectiva Ficha de Stock. Um armazém organizado é mais fácil de inventariar. Actualizar as Fichas de Stock, registando todos os movimentos de entrada e saída de produtos referentes a remessas pendentes ou não registadas que possam existir. Criar uma Comissão de Inventário, formada para esse fim, que inclua o responsável pelo armazém e uma pessoa externa ao sector. Dividir o trabalho e definir as tarefas para cada membro da equipa. 19

28 Gestão e Controlo de Medicamentos:Manual de Formação para Unidades Sanitárias Participante Realização da primeira contagem Numa lista de contagem provisória regista-se para cada produto os seguintes dados: Designação do produto (Nome, Dosagem, Forma farmacêutica e Unidade) Prazo de validade do produto Stock contado do produto existente Comparação da contagem realizada com o stock existente nas Fichas de Stock Uma vez contados todos os itens do armazém, deve-se confrontar as quantidades contadas (lista de contagem) com o stock existente registado nas Fichas de Stock. Se para um produto a contagem manual é diferente da quantidade registada na Ficha de Stock, será necessário efectuar uma nova contagem manual deste produto para assegurar que a diferença detectada não provenha dum erro de contagem. Caso as quantidades contadas na primeira e na segunda vez sejam diferentes, deve-se contar novamente o stock do produto até ter pelo menos duas contagens idênticas. Correção das Fichas de Stock É necessário actualizar as Fichas de stock para que os dados reflictam a realidade. Se houver divergência entre o saldo da Ficha de Stock e a contagem do inventário, deve-se acrescentar na Ficha de Stock uma linha de Correcção de Stock reportando nas colunas de Entradas ou Saídas as quantidades em falta ou em excesso. O registo do inventário na Ficha de Stock deve ter 2 linhas sendo a primeira Correcção de Stock onde se coloca a diferença encontrada e a segunda Inventário com a quantidade contada do produto, que se tornará o novo stock existente na Unidade Sanitária. Deve-se actualizar também os prazos de validade registados na Ficha de Stock. Caso exista diferença entre o saldo da Ficha de Stock e a contagem do inventário, deve-se preencher um Relatório de Ocorrências para relatar este facto e justificar a diferença encontrada. Este Relatório de Ocorrências deve ser preenchido em duas vias (original e cópia) sendo o original encaminhado ao Depósito Provincial junto com o Relatório Mensal de Actividade na ocasião do envio deste e a cópia arquivada na própria Unidade Sanitária. Se não existir diferença entre o saldo da Ficha de Stock e a contagem do inventário, deve-se preencher somente a linha para identificar o Inventário. 20

29 4. Gestão do Stock Aula Prática Na página seguinte veja a Amostra 1: Ficha de Stock. Cada pessoa deve fazer este exercício individualmente, mesmo que existam outras pessoas da mesma Unidade Sanitária. Faça o seguinte na Amostra 1: Ficha de Stock: 1.Observar com atenção todos os campos preenchidos da Ficha de Stock. 2.Note que a Ficha de Stock não está totalmente correcta. 3.Faça um levantamento do que está certo e errado. No plenário da aula, esteja pronto para responder às seguintes perguntas: As informações no cabeçalho estão correctas? Por quê? As informações no restante do documento estão correctas? Por quê? O prazo de validade está em dia para todos os lotes do medicamento? Foram conduzidos inventários regulares? Qual o resultado do inventário? O inventário está registado na Ficha de Stock correctamente e por quê? Os acontecimentos revelados na Ficha de Stock mostram a necessidade de preparar que outro documento? Por quê? Onde deve ficar a Ficha de Stock? 21

30 Gestão e Controlo de Medicamentos:Manual de Formação para Unidades Sanitárias Participante Amostra 1: Ficha de Stock REPÚBLICA DE ANGOLA MINISTÉRIO DA SAÚDE PROGRAMA NACIONAL DE MEDICAMENTOS ESSENCIAIS Município: Unidade Sanitária: Centro de Saúde de Equimina FICHA DE STOCK Província: Benguela DESIGNAÇÃO - DOSAGEM - FORMA UNIDADE DE EMBALAGEM Coartem - 20 mg/120 mg - comprimidos Blister PRAZOS DE VALIDADE: 1 Abr Ago Data do movimento Origem/Destino do movimento N do Documento Entradas Saídas Stock Existente Rubrica Transporte: Do Depósito Provincial MST Aos pacientes do Balanço Semanal Aos pacientes do Balanço Semanal Aos pacientes do Balanço Semanal Do Depósito Provincial MST Aos pacientes do Balanço Semanal JDB Aos pacientes do Balanço Semanal CSR Inventário 12 MST, JDB MST JDB 4.4. Devolução de Medicamentos Chama-se devolução de medicamentos ou outro material, quando uma Unidade Sanitária decide mandar de volta uma parte do seu stock para o depósito fornecedor. A devolução deve ser considerada como uma remessa para o depósito fornecedor. As principais razões que determinam um processo de devolução são: O excesso de stock de um determinado produto, Um determinado produto que foi danificado (humidade, calor e machucado), A possibilidade de um determinado produto expirar antes de ser usado. Um determinado produto expirado numa Unidade Sanitária sem condições de inutilizá-lo. 22

31 4. Gestão do Stock O processo de devolução é realizado com o preenchimento de uma Guia de Remessa marcada como Devolução e acompanhada de um Relatório de Ocorrências detalhando as razões da devolução para cada um dos produtos. A Unidade Sanitária que devolve o produto deve preencher a Guia de Remessa em 3 vias (uma original e duas cópias). A original e uma cópia devem ser enviadas junto com o produto devolvido ao Depósito Provincial e a outra cópia deve ficar arquivada na própria Unidade Sanitária, para controlo e comprovação do envio efectuado. Após a recepção do produto no Depósito Provincial e conferência da mercadoria, a via original deve ficar arquivada no Depósito Provincial e a cópia completada com as informações da devolução deve retornar para a Unidade Sanitária que devolveu o produto para também ser arquivada. A Unidade Sanitária que devolve o produto deve preencher o Relatório de Ocorrências em 2 vias (original e cópia). A original deve ser enviada junto com o produto devolvido e a Guia de Remessa de devolução para a Depósito Provincial e a cópia deve ficar arquivada na própria Unidade Sanitária que devolveu o produto. Aula Prática O responsável pelo Centro de Saúde de Equimina, José Fátima, notou que haviam na prateleira alguns comprimidos que incharam devido à humidade e, portanto, sem utilidade para os pacientes. No plenário da aula, esteja pronto para responder às seguintes perguntas: O que deve ser feito neste caso? Quais documentos devem ser preenchidos neste caso? Para quê? Devem-se fazer quantas vias de cada documento acima mencionado e para onde enviá-las? Em que outras situações na Gestão dos Medicamentos estes mesmos formulários devem ser preenchidos? 23

32 Gestão e Controlo de Medicamentos:Manual de Formação para Unidades Sanitárias Participante 4.5. Balanço Semanal de Consumo O conhecimento do consumo real de medicamentos ao nível das Unidades Sanitárias é importante para permitir ao gestor avaliar as suas actividades e quantificar as necessidades em medicamentos, e também, ao nível nacional para conhecer o consumo qualitativo e quantitativo de medicamentos no país. Para conseguir o registo do consumo de medicamentos é preciso desenvolver ferramentas, tais como fichas ou modelos, que irão permitir a compilação e o resumo dos dados. O Balanço Semanal é um documento criado para permitir o registo e a contabilização da quantidade de medicamentos dispensados diariamente pela farmácia de atendimento ao público. Este instrumento facilita o seguimento e o controlo da dispensa de medicamentos em conformidade com as Receitas Médicas. No final de cada dia de trabalho, todos os medicamentos dispensados aos pacientes devem ser registados no Balanço Semanal, utilizando a informação das Receitas Médicas. Uma vez completo o Balanço Semanal para determinado dia da semana, o total dispensado naquele dia para cada item de medicamentos deve ser registado na Ficha de Stock correspondente. 24

33 4. Gestão do Stock Aula Prática Veja nas páginas seguintes o Balanço Semanal. Cada pessoa deve fazer este exercício individualmente, mesmo que existam outras pessoas da mesma Unidade Sanitária. Faça o seguinte com a Amostra 7: Balanço Semanal: 1. Observar com atenção todos os campos para preencher. 2. Ler as Amostras de 1 a 5: Receitas Médicas. 3. Observar a Amostra 6: Tratamento para Malária. No plenário da aula, esteja pronto para discutir as seguintes perguntas: As informações fornecidas estão completas e correctas para preencher o Balanço Semanal adequadamente? Por quê? Qual a semana e o período (datas) para registar no Balanço Semanal? Está claro qual é o produto para entregar: nome, dosagem, forma farmacêutica e unidade de embalagem? Por quê? Está claro qual informação será transmitida ao paciente? Por quê? Para que serve o Balanço Semanal? Para onde este documento deve ser encaminhado? 25

34 Gestão e Controlo de Medicamentos:Manual de Formação para Unidades Sanitárias Participante Amostra 1: Receita Médica 26

35 4. Gestão do Stock Amostra 2: Receita Médica 27

36 Gestão e Controlo de Medicamentos:Manual de Formação para Unidades Sanitárias Participante Amostra 3: Receita Médica RECEITA MÉDICA Adulto Criança Unidade Sanitária: Equinima Nº 36 X Serv iço: Data: 07/12/06 04/11/08 REPÚBLICA DE ANGOLA Nome do doente: José Silva Idade: 5 anos Observação Prescrição Nome Dosagem Forma Posologia / Duração tratamento Coartem 20mg/120 mg comp. 2 comp. pela manhã e 2 comp. à tarde por 3 dias Av iado Av iado Av iado Prescritor Absintio Minguele Assinatura Farmácia Mário Delphim Assinatura Trazer sempre esta receita nas próximas consultas. 28

37 4. Gestão do Stock Amostra 4: Receita Médica 29

38 Gestão e Controlo de Medicamentos:Manual de Formação para Unidades Sanitárias Participante Amostra 5: Receita Médica 30

39 4. Gestão do Stock Amostra 6: Tratamento para Malária Peso (Kg) < Associação de Artemether e Lumefantrine (Coartem ) 20mg/120mg Idade < 6 meses 6 meses 3 anos 3 8 anos 9 14 anos Total de Comp. 1º Dia 2º Dia 3º Dia Início 8h Depois Manhã Noite Manhã Noite Não recomendado 6 comp comp comp > 34 > comp Observação: Os comprimidos de Artemether + Lumefantrine devem ser administrados de preferência após a ingestão de alimentos ou bebidas com gorduras (ex: leite ou comida rica em gordura) para melhorar a sua absorção. 31

40 Gestão e Controlo de Medicamentos:Manual de Formação para Unidades Sanitárias Participante 32

41 P.N.M.E. 4. Gestão do Stock Amostra 7: Balanço Semanal REPÚBLICA DE ANGOLA MINISTÉRIO DA SAÚDE PROGRAMA NACIONAL DE MEDCAMENTOS ESSENCIAIS BALANÇO SEMANAL Província: Munícipio: Unidade Sanitária: Semana / / a / / Mês Ano Designação Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 Nome Forma Dosagem Segunda Terça Quarta Quinta Sexta Sábado Domingo Total 33

42 Gestão e Controlo de Medicamentos:Manual de Formação para Unidades Sanitárias Participante 34

43 4. Gestão do Stock 4.6. Relatório Mensal de Actividade As Unidades Sanitárias abastecidas com Kits de medicamentos essenciais, devem preencher ao final de cada mês um Relatório Mensal de Actividade. Este relatório serve de suporte para a gestão do stock de medicamentos na Unidade Sanitária, apresentando mensalmente de forma consolidada as seguintes informações: Número de kits abertos, Tipo e número de consultas externas realizadas, Movimento de stock, Stock existente no final do período. É um modelo único composto de frente e verso com a designação dos produtos distribuídos nos kits previamente impressos na forma de lista. Deve ser preenchido por todas as Unidades Sanitárias, independentemente do tipo de kit utilizado (posto de saúde, centro de saúde ou complementar). Deve ser preenchido em 3 vias, sendo o original enviado ao Depósito Provincial, uma cópia enviada ao Município e a outra cópia arquivada na própria Unidade Sanitária. É indispensável que as Unidades Sanitárias enviem regularmente o Relatório Mensal de Actividade para o seu respectivo Depósito Provincial nos prazos estabelecidos. Os atrasos podem ter como consequência a não recepção da quantidade de Kits correspondente ao nível de actividades da sua Unidade Sanitária, podendo resultar em ruptura de stock. A distribuição dos Kits está condicionada à entrega periódica da retro-informação. 35

44 Gestão e Controlo de Medicamentos:Manual de Formação para Unidades Sanitárias Participante Aula Prática 1. Observar com atenção todos os campos do formulário Amostra 1: Relatório Mensal de Actividade (em duas páginas) 2. Preencher os campos necessários do formulário utilizando as informações existentes na Amostra 2: Gestão de Medicamentos na Unidade Sanitária e nas Amostras 3, 4, 5 e 6: Fichas de Stock. 3. No plenário da aula, esteja pronto para discutir as seguintes perguntas: As informações fornecidas estão completas para preencher o Relatório Mensal de Actividade correctamente? Para que serve este formulário? Quando deve ser preenchido o formulário e para onde deve ser enviado? Houve ruptura de stock para algum produto? Se sim, de quantos dias? 36

45 4. Gestão do Stock Amostra 1: Relatório Mensal de Actividade 37

46 Gestão e Controlo de Medicamentos:Manual de Formação para Unidades Sanitárias Participante 38

47 4. Gestão do Stock Amostra 2: Gestão de Medicamentos na Unidade Sanitária Chegou o final do mês de Janeiro de 2008 e o responsável pelo Centro de Saúde de Equimina, José Maria, deve preencher um Relatório Mensal de Actividade para enviar ao Depósito Provincial de Benguela, possibilitando assim a retro-informação necessária para garantir a recepção da quantidade de kits e outros produtos prevista pelo PNME. O corpo clínico da unidade não possui médico, foram abertos 5 kits de medicamentos durante o mês e realizadas 5300 consultas. 39

48 Gestão e Controlo de Medicamentos:Manual de Formação para Unidades Sanitárias Participante Amostra 3: Ficha de Stock REPÚBLICA DE ANGOLA MINISTÉRIO DA SAÚDE PROGRAMA NACIONAL DE MEDICAMENTOS ESSENCIAIS Município: Unidade Sanitária: Centro de Saúde de Equimina Baía Farta FICHA DE STOCK Província: Benguela DESIGNAÇÃO - DOSAGEM - FORMA UNIDADE DE EMBALAGEM Paracetamol - 500mg - comprimidos Frasco com 500 comprimidos PRAZOS DE VALIDADE: 1 Nov Dez Data do movimento Origem/Destino do movimento N do Documento Entradas Saídas Stock Existente Rubrica Transporte : Do Depósito Provincial MST Aos pacientes do Balanço Semanal Aos pacientes do Balanço Semanal Inventário Inv MST JDB MST, JDB Aos pacientes do Balanço Semanal 6 6 JDB Do Depósito Provincial MST Aos pacientes do Balanço Semanal 5 6 JDB Inventário Inv MST, JDB Do Depósito Provincial MST Aos pacientes do Balanço Semanal 4 8 MST Aos pacientes do Balanço Semanal 5 3 MST Correcção do Stock Inv MST, JDB Inventário Inv MST, JDB 40