Uma indústria mantém estoque de materiais; Um escritório contábil mantém estoque de informações; e

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1 Fascículo 2 Gestão de estoques Segundo Nigel Slack, estoque é definido como a acumulação armazenada de recursos materiais em um sistema de transformação. O termo estoque também pode ser usado para descrever qualquer recurso armazenado, como a capacidade de atendimento de um call center (que nem sempre estará com utilização máxima, mas precisa ter uma reserva, que pode ser entendida como um estoque). Pretendemos porém utilizar o termo estoque para fazer referencia a recursos de entrada transformados: Uma indústria mantém estoque de materiais; Um escritório contábil mantém estoque de informações; e Um parque temático (Hopi Hari por exemplo), mantém estoques de consumidores as filas de espera para as atrações oferecidas, apesar do termo fila ter outra interpretação na análise de planejamento. Ao entrarmos em qualquer indústria de transformação, vemos muitos tipos de materiais armazenados: TIPO DE OPERAÇÃO EXEMPLOS DE ESTOQUES MANTIDOS EM OPERAÇÕES Hotel Alimentos, material de limpeza, itens de toalete Hospital Gaze, instrumentos, sangue, remédios, alimentos Loja de varejo Coisas a serem vendidas, material de embrulho Armazém Coisas armazenadas, material de embalagem Loja de autopeças Autopeças em depósito Fabrica de televisores Componentes, matéria-prima, televisores Metais preciosos Materiais (ouro, prata) esperando processamento Sua casa Papel higiênico, sabonete, pasta de dente Tab. 1.4: Exemplos de estoques Fonte: SLACKS, Nigel e outros. Administração da produção Na tabela acima é quase evidente que existe grande diferença no valor mantido em estoque por cada operação. Pode ser pequeno para algumas organizações, quando comparado com os custos dos insumos totais da operação. Pode ser muito alto, por exemplo em organizações que tem por negócio a armazenagem, onde o montante em estoque ultrapassa em muito os custos com mão-de-obra, aluguéis e custos operacionais.

2 Funções do estoque Porque se faz estoque? Resposta: não importa o que está armazenado como estoque, ou onde ficará posicionado na operação o estoque sempre existirá porque sempre vai existir uma diferença de ritmo ou de taxa entre fornecimento e demanda. Se a demanda acontecesse no mesmo instante do pedido, os itens nunca seriam estocados. Fig. 1.9: Diferenças entre fornecimento e demanda, compensadas pelos estoques Fonte: SLACKS, Nigel e outros. Administração da produção As várias razões que geram o desequilíbrio entre quantidade fornecida e quantidade consumida em diferentes estágios do processo produtivo leva a observarmos quatro tipos diferentes de estoques: Estoque isolador ou de segurança serve para compensar as incertezas comuns a fornecimento e demanda. Estoque de ciclo ou em processo ocorre porque os diferentes estágios ou processos de fabricação na operação não conseguem produzir todos os itens simultaneamente. Estoque de antecipação ocorre quando existe, por exemplo, a produção para produtos sazonais (ovos de páscoa, por exemplo), onde as fábricas produzem chocolate ao longo do ano, ao invés de fazer somente quando necessário. Administração de Suprimentos e Logística 2

3 Estoques no canal de distribuição obviamente os materiais não podem ser transportados instantaneamente entre o ponto de fornecimento e o de demanda., e dessa forma, e para evitar o desabastecimento, os produtos são enviados aos componentes da rede de distribuição, a fim de garantir entrega mais imediata que os demais concorrentes. Do momento da reserva do estoque no fornecedor até a entrega do mesmo ao varejista, temos o estoque no canal de distribuição. Além das diversas razões para o desequilíbrio entre fornecimento e demanda, existe a possibilidade de haver diversos pontos nos quais tal desequilíbrio pode acontecer. Por exemplo, em uma fabrica de televisores, que utiliza itens padronizados, há três tipos de estoque: Estoque de componentes e matéria-prima Durante a produção, entre os estágios do processo, temos o estoque de materiais em processo (WIP work in progress) Estoque de produtos acabados Fig. 1.10: Sistemas de estoque Fonte: SLACKS, Nigel e outros. Administração da produção Administração de Suprimentos e Logística 3

4 Pode-se entender que, em cada ponto no sistema de estoque (de qualquer tipo acima), os gerentes de produção precisam gerir as tarefas do dia-a-dia dos sistemas. Pedidos serão recebidos de consumidores internos e externos, itens serão despachados e a demanda pouco a pouco vai diminuir os estoques. É necessário colocar pedidos de reposição de estoques, entregas vão chegar e precisam ser armazenadas. Modelos de planejamento Os gerentes de produção são envolvidos em três principais tipos de decisões: Quanto pedir: cada vez que um pedido de reabastecimento é colocado, de que tamanho ele deve ser decisão de volume de ressuprimento. Quando pedir: em que momento, ou quando o estoque chegar a que nível, o pedido de reabastecimento deve ser colocado decisão do momento de reposição. Como controlar o sistema: que procedimentos e rotinas devem ser implementados para ajudar a tomar as decisões? Diferentes prioridades devem ser dadas a diferentes itens do estoque? Como a informação sobre estoque deve ser armazenada? As decisões de volume de ressuprimento quanto pedir pode ser bem explicada com as situações que vivemos em nossas casas, com nossos estoques de comida e provisões. No gerenciamento desse estoque doméstico, automaticamente tomamos decisões de quantidade a pedir, ou seja, quanto comprar em cada momento. Para tomar a decisão, são considerados dois conjuntos de custos: o custo associado com sair para comprar os itens de comida, e os custos associados com a manutenção do estoque. Uma opção é a de manter pouco ou não manter estoque de comida e comprar cada item só quando necessário. A vantagem é não gastar grande quantidade de dinheiro para fazer as principais compras, gastando somente quando necessário. Porém a opção resulta em sair três ou quatro vezes ao dia para fazer compras. Os custos em termos de nosso tempo, além da inconveniência geral, provavelmente resulta em uma opção pouco atraente. No extremo oposto podemos fazer uma ida ao supermercado a cada três meses e comprar todas as provisões necessárias até a próxima compra. A vantagem é que os tempos e custos para fazer compras ocorrem poucas vezes. A principal desvantagem é que gastaríamos muito dinheiro em cada compra, dinheiro que poderia estar no banco rendendo juros. Outra desvantagem é o custo de armazenar essas grandes quantidades de comida, pois faz-se necessários armários extras e um freezer muito grande. Administração de Suprimentos e Logística 4

5 Em algum lugar entre os dois extremos acima estará a estratégia de pedidos que reduzirá os custos totais e esforço envolvido na compra Os mesmos princípios da situação que vivemos em nossas casas aplica-se às decisões de pedidos comerciais. Ao tomar decisões, os gerentes de produção devem conhecer os custos que serão afetados por sua decisão, tais como: Custo de colocação de pedido: a preparação do pedido formal, os documentos técnicos envolvidos, o arranjo para a entrega, o procedimento de pagamento e a manutenção de todas as informações. Custos de desconto de preços: grandes quantidades resultam em geral em descontos de preços, assim como pequenas quantidades podem ter custos extras. Custo de falta de estoque: Uma decisão errada de quantidade de pedido resulta falta de estoque, resultando em falha no fornecimento. Custo de capital de giro: quando compramos, nossos fornecedores solicitam o pagamento. Quanto faturamos a nosso clientes, vamos nós, dessa vez, solicitar o pagamento. Porém entre o pagamento do fornecedor e o recebimento de nosso cliente há um espaço de tempo, e durante esse tempo precisamos de dinheiro para os custos de manter os estoques e produzir. Esse dinheiro recebe o nome de capital de giro. Os custos associados a ele são os juros pagos a bancos por empréstimos, ou custos de oportunidade por não reinvestirmos em outros lugares. Custo de armazenagem: que são os custos da armazenagem física dos estoques. Localização, climatização e iluminação do armazém podem ser caros, principalmente nos casos onde se exige baixa temperatura ou alta segurança. Custos de obsolescência: pedidos de grandes quantidades, que podem ficar estoques armazenados por longo período, geram o risco de que os itens venham a se tornar obsoletos ou perderem o prazo de validade. Custos de ineficiência de produção: altos níveis de estoques em geral escondem as ineficiências na produção, que deixa de ser eficiente. Administração de Suprimentos e Logística 5

6 PONTO PARA REFLEXÃO Uma grande rede de lojas tipo Casas Bahia ou Magazine Luiza, precisa ter capital de giro para pagar fornecedores, capital para manter estoques (mesmo considerando que parte dos estoques é consignado será pago se for vendido), entre outros custos. Como é administrado o estoque obsoleto, que pode ser identificado por exemplo nos computadores e televisores? O gerente de produção pode desenvolver um perfil do estoque, que é uma representação visual do nível de estoque ao longo do tempo: Fig. 1.11: Perfis de estoque ilustram a variação nos níveis de estoque Fonte: SLACKS, Nigel e outros. Administração da produção A forma mais comum para decidir quanto de um particular item pedir, quando o estoque precisa ser reabastecido, é chamada de abordagem do lote econômico, que é que busca encontrar o melhor equilíbrio entre as vantagens e desvantagens de manter estoque. Analisando a figura abaixo, podemos visualizar algumas alternativas de decisão: Administração de Suprimentos e Logística 6

7 Fig. 1.12: Dois planos alternativos de estoque com diferentes quantidades de pedido Fonte: SLACKS, Nigel e outros. Administração da produção Para descobrir se um dos dois planos, ou se algum outro, minimiza os custos totais de estocagem do item, faltam mais duas informações: - Custo total de manutenção de uma unidade em estoque por período de tempo = Ce - Custo total de colocação de um pedido = Cp Em geral os custos de manutenção de estoques consideram que estão incluídos: - Custos de capital empatado - Custos de armazenamento - Custos do risco de obsolescência Custo de manutenção = Custo de manutenção por unidade x estoque médio Custo de manutenção = Ce x Q / 2 Os custos de pedido levam em conta: - Custo de colocação do pedido, e - Custo de desconto no preço Custos de pedido = Custo de pedido x número de pedidos por período Custos de pedido = Cp x D / Q Administração de Suprimentos e Logística 7

8 Podemos então lançar os valores em uma tabela que irá variar em função da quantidade de pedido Q. Para efeito de exercício, adotaremos: Quantidade de pedidos Q Demanda D = unidades por ano Custos de manutenção Ce = R$ 1,00 por item por ano Custos de pedido Cp = R$ 20,00 por pedido Custos de manutenção = Ce x Q / 2 PONTO PARA REFLEXÃO Analise se uma empresa que utiliza diferentes insumos (caso da insústria automobilística, que precisa desde o motor até o manual de instrução para entregar um carro, se os custos dos pedidos podem ser considerados uniformes e constantes. Custos de pedidos = Cp x D / Q Custo Total = Custo de manutenção + Custo de pedidos x 1000 / 50 = x 1000 / 100 = x 1000 / 150 = x 1000 / 200 = x 1000 / 250 = x 1000 / 300 = x 1000 / 350 = x 1000 / 400 = Tab. 1.5: Custos de adoção de planos com diferentes quantidades de pedidos Observando a tabela, vemos que o custo total começa em R$ 425,00 para uma quantidade de pedidos de 50, vai caindo até um valor mínimo de r$ 200,00 para 200 pedidos, quando volta a subir. Portanto, a quantidade de pedidos Q que minimiza a soma dos custos de manutenção e de pedido é 200. Essa quantidade de pedidos ótima é denominada de quantidade econômica de pedido (ou lote econômico de compra). Para que não seja necessário cada vez fazer uma tabela e nela localizar o custo total mais baixo, podemos utilizar o seguinte recurso: Lote econômico de compra = LEC = Qp = 2 x Cp x D / Ce Custo total para o lote econômico de compra = (Ce x Qp /2) + (Cp x D / Qp) Tempo entre pedidos = Qp / D Freqüência de pedidos = D / Qp Administração de Suprimentos e Logística 8

9 A figura 1.13 mostra a representação gráfica de uma curva de custo total. Lembramos que essa curva pode facilmente ser construída com os recursos do Microsoft Office Excel. Custo é sempre maior antes ou depois desse ponto Custos totais Custos de manutenção Custos de pedidos Quantidade econômica de pedido Fig 1. 13: Representação gráfica da quantidade econômica de pedido Ao adotar o modelo do lote econômico, deve-se tomar o cuidado de lembrar que são adotadas algumas pressuposições que não necessariamente ocorrem no mundo real, e são, portanto, sujeitas a críticas que devem ser consideradas: Estabilidade da demanda, que não acontece na situação real de mercado Custo de pedido fixo e bem identificado, quando na realidade temos diferentes produtos, cada um com um tipo de negociação e modelo de pedido Custo de manutenção de estoque expresso por uma função linear, quando na realidade existem diferentes produtos com diferentes custos de manutenção em estoque. Assim, o uso de tais pressuposições, podem auxiliar a chegar próximo da realidade, mas deve-se tomar cuidado na análise, pois muitos produtos tem características especiais que impedem totalmente o uso do modelo, devendo se observar se o uso do lote econômico não excede os limites de aplicação das pressuposições de custos da operação. Por outro lado, as modernas técnicas japonesas de administração da produção, que trouxeram entre outras a idéia do Just in Time, ou seja entregas apenas a tempo da necessidade, que é tipicamente uma abordagem que tende a diminuir os níveis de estoque, gerando ação caso a caso, ordem a ordem, enquanto Administração de Suprimentos e Logística 9

10 que o uso do lote econômico é tipicamente reativo, com os custos tomados como fixos. Assumindo assim que os pedidos chegam instantaneamente e que a demanda é constante e previsível, a decisão de quando colocar um pedido de reabastecimento é evidente, com o pedido sendo colocado no instante em que o estoque chegasse a zero. O pedido chega no mesmo instante e não há falta de estoque. Porém, mais uma vez na realidade, existe um tempo entre a colocação de um pedido e a chegada deste ao estoque, que é função do lead time, o tempo decorrido entre a colocação de um pedido, sua fabricação e posterior entrega. Se utilizarmos o modelo do lote econômico, com demanda constante, torna-se possível definir o instante da colocação do pedido: Fig.1.14: Identificação do ponto e nível de ressuprimento em função do lead time e da taxa de demanda A identificação do ponto de ressuprimento é dada por ponto em que o estoque chegará a zero menos o lead time do pedido. E considerando demanda constante, calcula-se também o nível de estoque que, quando atingido, exige a colocação de um novo pedido de reposição. Administração de Suprimentos e Logística 10

11 Todavia, como demanda e lead time não são constantes, há a necessidade de se colocar os pedidos um pouco antes do que seria a situação constante. Com isso, na chegada dos novos pedidos, deveremos ter sempre ainda alguma coisa em estoque. Esse estoque recebe o nome de estoque isolador ou estoque de segurança. Fig. 1.15: Estoque de segurança S devido a demanda ou lead time incertos PONTO PARA REFLEXÃO O estoque de segurança é formado no sentido de garantir o suprimento de determinado componente, até a chegada de um novo lote. Existem situações onde o lote de segurança é absolutamente necessário, mesmo considerando o processo Just In Time. Qual seria a razão disso? Administração de Suprimentos e Logística 11

12 Curva ABC Em qualquer estoque que contenha mais de um item, alguns serão mais importantes que outros para a organização. Taxa de uso alta, valores muito altos unitários, entre outros fatores podem ajudar a identificar quais são os itens realmente importantes. Uma forma comum de separar os itens de estoque é fazer uma lista dos mesmos, de acordo com sua movimentação de valor (sua taxa de uso multiplicado por seu valor unitário). Itens com movimentação de valor alto requerem atenção especial, enquanto que os de valor baixo não exigem o mesmo nível de atenção. Em geral poucos itens em estoque representam uma grande parte do valor do estoque. Esse fenômeno que se repete em praticamente todas as industrias é chamado de Lei de Pareto, também chamada de regra 80 / 20: 80% do valor de estoque de uma operação é responsável por somente 20% de todos os itens estocados. Isso permite que os gerentes de estoque concentrem seus esforços no controle dos itens mais significativos do estoque: Itens classe A: são os 20% dos itens de alto valor, que representam 80% do valor total do estoque Itens classe B: são aqueles itens de valor médio, usualmente os seguintes 30% dos itens que representam cerca de 10% do valor total do estoque Itens classe C: são os itens de baixo valor que, apesar de corresponder a 50% do total dos itens estocados, representam somente 10% do valor total de itens estocados 100 % acumulada de valor de uso Região A Região B Região C itens (%) 100 Poucos Itens importantes Importância média Muitos itens menos importantes Fig. 1.16: Curva de Pareto para os itens em estoque Curva ABC Fonte: Correa, H.L. Administração da produção e operações Administração de Suprimentos e Logística 12

13 Exercício resolvido A forma mais comum para decidir quanto de um particular item pedir, quando o estoque precisa ser reabastecido, é chamada de abordagem do lote econômico, que é que busca encontrar o melhor equilíbrio entre as vantagens e desvantagens de manter estoque. Analisando a figura abaixo, podemos visualizar algumas alternativas de decisão: a) A vantagem de seguir o plano A é a de resultar em quantidade zero após a demanda D b) A vantagem de seguir o plano B é a de resultar em quantidade zero após a demanda D/4 c) A vantagem de seguir o plano B é que o estoque médio é menor que o do plano A d) A vantagem de seguir o plano A é que o estoque médio é maior que o do plano B e) A vantagem de seguir o plano B é que o custo de fazer pedidos é menor que no plano A Comentário: Tipicamente o exercício busca a analise por parte do aluno, e sua interpretação de um gráfico. É evidente que o estoque médio seguindo o plano B é menor que o do plano A. Administração de Suprimentos e Logística 13

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