CURSOS PROFISSIONAIS DE NÍVEL SECUNDÁRIO Técnico de Informática de Gestão. Aplicações Informáticas e Sistemas de Exploração.

Transcrição

1 Escola Básica e Secundária de Fajões CURSOS PROFISSIONAIS DE NÍVEL SECUNDÁRIO Técnico de Informática de Gestão Aplicações Informáticas e Sistemas de Exploração Módulo 2 Processador de Texto Avançado 2010/2011 Pedro Lopes

2 Conteúdos 1. Personalização do ambiente de trabalho 2. Protecção de documentos 3. Formatações avançadas de texto 4. Estilos de formatação 5. Índices 6. Organização de documentos longos 7. Impressão em série 8. Etiquetas e envelopes 9. Partilha de informação entre aplicações 10. O processador de texto e a Internet 11. Macros 2

3 Para que serve o Word? Microsoft Word é um processador de texto. Ferramenta de auxílio à elaboração de uma grande variedade de documentos. A versão 2007 pode inclusivamente ser usada para a elaboração de páginas Web. Janela do Word

4 Botão do Microsoft Office Localiza-se no canto superior esquerdo da janela. É onde se localizam os comandos mais básicos: Abrir um documento Guardar Imprimir Preparar Enviar Publicar Fechar Barra de ferramentas de acesso rápido É uma barra de ferramentas personalizável. Contém um conjunto de comandos que são independentes do separador que se encontra activo. É possível adicionar e remover comandos da barra de ferramentas de acesso rápido. É possível movê-la para outro local. Friso (Ribbon) É constituído por diversos separadores, que organizam os comandos disponíveis em função das funcionalidades que apresentam 4

5 Gravação de documentos 1. Podemos meramente guardar/salvar o documento 2. Caso seja a primeira vez que estamos a guardar o documento surge um menu semelhante ao do botão Guardar Como O Microsoft Word 2007 adoptou o formato XML (Extensible Markup Language) Produz ficheiros mais pequenos Mais dificilmente corruptíveis Por defeito todos os documentos do Office 2007 são guardados neste formato. Não é compatível com versões anteriores do Office. Personalização do ambiente de trabalho Podemos personalizar ambiente de trabalho do Microsoft Word da seguinte forma: 1. Clicar no Botão do Office; 2. Seleccionar Opções do Word.. Após estas acções irá aparecer uma janela onde poderemos personalizar o Word. 5

6 Porque formatar o texto? Com algumas opções simples de formatação de texto consegue-se: se: Melhorar significativamente o aspecto do documento; Torná-lo mais legível. Quando formatar o texto? Depois de digitar o texto num documento, de o editar, de verificar se contém erros ortográficos ou gramaticais. Ou seja, a formatação será dos últimos passos a realizar aquando do processamento de texto. Separador Base agrupa as ferramentas de formatação do Word em três categorias: I. Tipo de Letra II. Paragrafo III. Estilos Tipo de Letra (ou fonte) Podemos usar o tamanho e o tipo de letra para destacar palavras-chave, ou então formatá-las em negrito ou itálico. Por norma não devemos usar mais de três tipos de letra distintos num documento, caso contrário o documento pode-se tornar confuso, irritante e de difícil leitura. Nem todos os computadores têm os mesmos tipos de letra, assim se tencionamos partilhar os documentos com outros utilizadores, devemos usar os tipos de letra mais comuns. Alterar o tamanho anho do tipo de letra Tamanho maior Tamanho menor 6

7 Módulo 2 Processador de Texto Avançado Negrito Ctrl +n Negrito Ctrl + n Italico Ctrl +i Sublinhado Ctrl +s Rasurado Abaixo da linha: H2O 32 = 9 Acima da linha: Realçar texto:: Usado para destacar determinadas passagens de um texto. Alterar cor do texto: Não devemos usar cores claras sobre um fundo branco, dificulta imenso a leitura. Parágrafo Alinhamento do texto: Esquerda Centro Direita Justificado Sempre que possível usar texto com a formatação de Parágrafo Justificado. Espaçamento entre linhas: Define a proximidade/afastamento /afastamento entre as linhas do texto. Escolhendo Opções Opções de Espaçamento Espaçamento é possível definir o valor do espaçamento desejado, não estando ndo limitado, as medidas padrão apresentadas, podemos por exemplo definir um espaçamento

8 Tabulações pré-definidas É possível definir diversos tipos de tabulações: à esquerda, ao centro, à direita, decimal e de barra. As tabulações à esquerda, ao centro e à direita alinham o texto, respectivamente, à esquerda, ao centro e à direita. A tabulação decimal alinha uma coluna de valores de acordo com os pontos decimais. Cada vez que se prime a tecla TAB, o ponto de inserção avança uma tabulação no documento. As tabulações podem também ser definidas directamente a partir da régua. Clicando previamente no botão de alinhamento da tabulação. Ou seja, clicamos no botão e escolhemos o tipo de tabulação, por exemplo, alinhado à esquerda, de seguida clicamos na régua, no ponto pretendido, e essa tabulação fica atribuída. Listas É possível definir três tipos de listas: 1. Com Marcas 2. Numerada (como esta Lista) 3. Com múltiplos níveis Depois de criar uma lista é possível avançar ou retroceder itens das listas subjacentes a)1ºnível da lista I. 2º Nível da lista 1)3º nível da lista Técnica: através dos botões ou então usando a tecla Tab para avançar ou Shift +Tab 8

9 para retroceder um nível. Limites e sombreados A inserção de linhas ou molduras é frequentemente utilizada para realçar títulos, parágrafos, cabeçalhos e rodapés. As molduras também são utilizadas, por vezes, na página de capa de um documento. Um único documento Por vezes torna-se extremamente importante dividir a área de trabalho em duas janelas, de forma a visualizarmos em simultâneo diferentes partes de um documento. Surge uma linha horizontal cinzenta, que permite definir o local em que vai dividir a área de trabalho em duas janelas Arrasta-se a barra para o local onde se pretende fazer a divisão O utilizador pode agora mover o documento em apenas uma das janelas, ficando a outra estática. 9

10 Múltiplos documentos Outra funcionalidade muito útil consiste em dividir a área de trabalho em duas janelas, lado a lado. Permite visualizar dois documentos em simultâneo, comparando-os se necessário. Para usar esta funcionalidade é necessário previamente abrir os documentos. Mover e copiar texto Cortar texto Copiar texto Movê-lo para outra posição Copiar atributos de formatação Técnica: Seleccionando o texto e clicar nos respectivos botões, ou clicar botão direito do rato. Teclas de Atalho: Cortar texto Copiar texto Colar texto Ctrl + X Ctrl + C Ctrl + V 10

11 Copiar atributos (tamanho, tipo de letra, espaçamento) Técnica: Colocar o cursor na parcela de texto, da qual queremos copiar os atributos, seleccionar o botão pincel de formatação. formatação. Seleccionar o texto ao qual queremos adicionar a Imprimir perfeitas. Só devemos imprimir um documento depois de confirmar que as páginas estão Usamos a pré-visualização para nos facilitar o processo de revisão do documento. Pré-visualização Antes de imprimir um documento podemos/devemos efectuar a sua prévisualização no ecrã, de forma a podermos ver o resultado final, aquando da impressão. Margens Na opção personalizar margens, podemos definir as margens com as medidas que pretendermos. 11

12 Opções de margens/páginas Margens simétricas opção adequada para imprimir frente verso. 2 páginas por folha- Coloca duas páginas por folha. Livro dobrado- Para imprimir as folhas pela ordem que teriam num livro, assim as páginas podem ser dobradas e agrafadas no meio para formar um livro ou brochura. Imprimiram um documento e os números de página que se encontravam no rodapé, apareceram cortados, o que aconteceu? Como resolver? Algumas impressoras não conseguem imprimir perto dos limites das folhas de papel, o que implica que o rodapé apareça cortado na impressão. Solução Aumentar a distância entre o limite da folha e o rodapé. Alinhamento vertical da página Por vezes temos necessidade de efectuar o alinhamento do conteúdo de uma página na vertical. Por exemplo: numa página de título, em que queremos centrar esse mesmo título verticalmente. 12

13 Orientação de página Normalmente utilizamos folhas com uma orientação vertical, mas por vezes necessitamos de utilizar folhas numa orientação horizontal. No caso de pretendermos colocar apenas algumas páginas do documento na horizontal, temos de criar secções distintas do resto do texto, para as páginas que queremos na horizontal. Impressão de documentos, envelopes e etiquetas. Podemos usar os formatos padrão apresentados ou seleccionar mais tamanhos, e definir um tamanho personalizado, assim poderemos redigir texto para envelopes e para etiquetas, basta para tal escolher o tamanho certo ou desejado. Definição de tabulações Tipos de tabulações: à esquerda à direita ao centro decimal barra Cada tipo de tabulação alinha o texto de forma diferente 1º - Activar a régua 2º -Pressionar botão de alinhamento da tabulação e seleccionar a tabulação pretendida. 13

14 Criação e formatação de tabelas Porque usamos tabelas no processador de texto? o Organizar o texto em diferentes linhas e colunas o Para facilitar a ordenação do texto o Para elaborar formulários o Para usar funções de cálculo, à semelhança do que acontece com o Microsoft Excel. O que são tabelas e como são constituídas? Linhas Coluna Célula Célula - corresponde a cada quadradinho Formas de criar tabelas: Indicando o número de linhas e colunas Desenhando-a com o apontador do rato Importando a tabela a partir do Excel Criando a tabela a partir de texto existente. 14

15 Tabelas pré-definidas Incluem os mais variados formatos, desde calendários até matrizes, passando pelas tabelas simples. É só escolher o formato que mais convém e adaptar a tabela aos nossos dados. No menu Estrutura das tabelas surge a opção Estilos de tabela, que permite: A apresentação de diferentes maneiras de formatar a tabela; Adicionar estilo próprio, criado pelo utilizador; Ou então fazer pequenas alterações aos estilos demonstrados. Podemos alterar os limites, de forma a dar ênfase a partes da tabela como, por exemplo, uma determinada linha ou coluna. Podemos também adicionar sombreamento, a uma única célula, a uma coluna ou linha inteira. Acrescentar linhas e colunas: Colocar o cursor na linha a partir da qual se pretende inserir nova linha, e seleccionar os respectivos botões, inserir a cima inserir a baixo, etc. Para inserir uma linha no final da tabela: o basta colocar o cursor a seguir ao limite da tabela e clicar Enter. o colocar o cursor na ultima célula e clicar Tab. Unir ou dividir células: Unir - É usado para criar um cabeçalho comum a duas colunas, ou para criar uma célula comum a duas ou mais linhas. 15

16 Dividir é possível dividir uma célula em duas ou mais colunas, pode-se também dividir uma célula em duas ou mais linhas. Orientação do texto: Permite escrever na horizontal, na vertical de cima para baixo ou na vertical de baixo para cima. Limites das células e cor de fundo: Seleccionar limites ou sombreado no separador Estrutura. Definir as margens das células: Adicionam simplesmente espaço em branco entre o texto e os limites das células. Converter texto em tabela Seleccionar o texto em causa, e seleccionar a funcionalidade Converter texto em tabela, presente em inserir -> tabela-> Pode ser útil para, por exemplo, distribuir facilmente o texto por diversas colunas, ou para facilitar a sua ordenação. A divisão em colunas é feita tendo em conta um carácter, esse carácter pode ser: Parágrafo Ponto e virgula tabulação 16

17 Ordenar colunas o Podemos ordenar numericamente, ascendente ou descendente o Ordenar alfabeticamente, ascendente ou descendente Inserir folha de cálculo o Em alternativa à inserção de uma tabela, é possível inserir uma folha de cálculo (Excel) no Word o No friso surgem agora uma série de separadores e de funcionalidades relacionadas com a elaboração de folhas de cálculo. Divisão do texto em colunas 1. Seleccionar o texto a formatar em colunas 2. Clicar sobre o separador Esquema de Página Seleccionar mais colunas, obtemos mais opções acerca das colunas. Usar quebra de coluna para assinalar a posição do texto onde se iniciará uma nova coluna. Inserir símbolos: Frizo inserir -> Word apresenta uma lista dos símbolos mais comuns. Caso não se encontre o símbolo desejado, podemos seleccionar a opção mais símbolos 17

18 Caixas de texto Caixas de texto, porque? São usadas com alguma frequência nos documentos de texto. Podem ser usadas para adicionar texto a um gráfico ou uma imagem, ou simplesmente para escrever texto num documento conferindo-lhe algum destaque Podemos formatar na caixa de texto: a cor de fundo efeitos de sombra efeitos 3D Importação de Imagens: Para inserir uma imagem num documento é preciso apenas indicar qual é a imagem que pretende e onde esta se encontra localizada. Depois de inserir a imagem, o friso do Word mostra diversas opções para formatar a imagem Inserir gráfico Um gráfico está sempre associado a uma folha de dados, semelhante a uma folha de Excel, o gráfico traduz sempre os dados contidos nessa folha. Ao seleccionarmos o tipo de gráfico que pretendemos, surge uma folha de dados, com dados de exemplo, devemos alterar esses dados para os que pretendemos exibir sobre a forma de gráfico. 18

19 Inserir diagramas (SmartArt) Os diagramas SmartArt incluem uma grande variedade de objectos: listas gráficas diagramas de processos diagramas Venn organogramas matrizes pirâmides Imagens do clipart e letras do wordart O que é o clipart? Clipart -> consiste numa colecção de imagens que a microsoft disponibliza e que podemos usar utilizar em qualquer aplicação do office. Também é possível aceder ao ClipArt do Office online para pesquisar e descarregar ficheiros. Wordart -> consiste em texto ao qual está associado um grafismo que lhe confere maior destaque. Normalmente, é usado para escrever palavras ou frases chave num documento. Quebras de Página Para que servem as quebras de página? Embora seja uma tentação fazer a mudança de texto para uma nova página através da inserção de linhas em branco, se mais tarde fizer algumas modificações no documento o salto de página pode eventualmente deixar de ser feito no ponto que pretendia. Assim, a forma mais segura e mais simples é mesmo inserir uma quebra de página no local pretendido. 19

20 Quebras de secção Para que servem as quebras de secção? Ao dividir um documento em secções estamos a dividi-lo em trechos que podemos formatar separadamente. Por exemplo, para formatar algumas páginas do documento com margens ou com uma orientação distintas do resto do documento, devemos previamente dividir o documento em secções. Cabeçalhos e rodapés Para que serve o cabeçalho e rodapé? Parte superior e inferior da folha de um documento, que serve para enquadrar o documento e destacar algumas informações importantes tais como: Número de página A data Título do documento Capitulo Nome do Autor Porque é que usamos as funcionalidades de cabeçalho e rodapé e não escrevemos à mão a informação que pretendemos colocar? Ao usarmos estas funcionalidades só necessitamos de as editar uma vez, na primeira vez que colocamos o cabeçalho e rodapé. Não precisamos de escrever a mesma informação em todas as páginas do documento. Permite-nos também usar campos automáticos, tais como: datas e capítulos. Ou seja, torna-se bastante útil usar as funcionalidades dos cabeçalhos e rodapés, para usar os campos automáticos. 20

21 Aplicação e criação de estilos O que é um estilo? Estilo - consiste num conjunto de atributos de formatação de texto. Ao associar um conjunto de características de formatação de texto sob um determinado nome, estamos a definir um estilo. Estilo Normal Tipo de letra: Calibri (body) Tamanho: 11 Alinhamento de texto: justificado Espaçamento entre linhas em 1,5 ptos Para ver a formatação associada a um estilo, basta pousar o cursor sobre um dos estilos existentes na caixa de estilo. Vantagens no uso dos estilos? 1.Formatar um documento de forma mais rápida. 2.Facilitar a consistência da formatação de um documento. 3.Criar um índice do documento, que se baseia necessariamente nos estilos utilizados. Criar um novo estilo: Podemos criar novos estilos com a formatação que entendermos e adicioná-los a lista de estilos disponíveis. Criar estilo com base na selecção de texto. 1.Formata-se um parágrafo com os atributos pretendidos. 2.Clicar com o botão direito do rato sobre o parágrafo 21

22 3.Seleccionar a opção Estilos > guardar a selecção como um Novo Estilo Rápido Marcador O que é um marcador? Marcadores é possível definir marcadores de posição, assim é possível saltar de uma parte do texto para outra automaticamente, bastando para tal clicar no marcador. o Referência cruzada Uma referência cruzada refere-se a um item que aparece documento, por exemplo: "Consulte a Imagem 1. noutro local de um Podemos criar referências cruzadas para títulos, notas de rodapé, indicadores, legendas e parágrafos numerados. o Legendas Depois de criadas legendas, podemos inserir referências no texto a essas mesmas legendas. o Notas de rodapé As notas de rodapé e notas de fim são utilizadas nos documentos impressos para: Explicar Comentar Fazer referências ao texto de um documento Pode-se utilizar notas de rodapé para comentários detalhados e notas de fim para citação de fontes 22

23 o Ìndice Para que serve um índice? O Índice é uma ferramenta indispensável para ajudar os leitores a procurar informação específica num livro, relatório ou documento. Tipos de índices que conhecem: Índices de conteúdos. Índices remissivos. Índice de ilustrações. Índices de conteúdos São aqueles que habitualmente se encontram no início de um livro. Referem-se aos capítulos e respectivos números de página, no documento. A elaboração de um índice baseia-se nas linhas do documento que estão formatadas com determinado estilo. Assim ao criar um índice tem que se indicar os estilos em que se baseia. Nota: ao clicar sobre uma entrada do índice, somos imediatamente transportados para onde essa entrada se encontra no documento. Índices remissivos É normalmente colocado no fim do documento, e consiste numa lista de termos e tópicos abordados no texto, juntamente com as páginas onde são referidos. 23

24 Índice de ilustrações Consiste numa lista das tabelas, ilustrações ou equações existentes no documento, baseando-se nas legendas anteriormente inseridas. o Destaques Vista de destaques: Vista que mostra os cabeçalhos de um documento com avanços para representar o respectivo nível na estrutura do documento. Também é possível utilizar a vista de destaques para trabalhar com documentos principais. Os Símbolos de destaque e avanços na vista de destaques mostram como um documento está organizado e facilitam a reestruturação de um documento. 1. Títulos com subtexto 2. Corpo de texto 3. Uma linha cinzenta sob um título representa texto subordinado fechado 4. Títulos sem subtexto Modelos O que é um modelo? Um modelo (template) é um tipo de documento que gera uma cópia de si próprio ao ser aberto. Os modelos são documentos normais que contêm algumas definições prévias ao nível da estrutura básica do documento. 24

25 Formatações que podem constar de um modelo: Tipo de letra Estilos Formatação geral (de páginas, de parágrafo, etc) Predefinição de áreas de texto Protecção de determinadas zonas de texto Definição de cabeçalhos Criar um novo modelo É possível construir um novo modelo a partir de um documento em branco. Basta definir todas as características que se pretende aplicar no modelo, e guardar o documento como modelo do word. Para guardar o documento como modelo do Word, basta aceder à janela que permite a gravação do documento. Utilizar os modelos predefinidos Ao instalar-se o Microsoft Word, são instalados automaticamente, vários modelos já existentes e predefinidos na própria aplicação Alteração do modelo normal Para alterar um modelo predefinido (ou criar um novo modelo a partir de um modelo predefinido), é necessário aceder ao modelo que se pretende modificar. 25

26 Impressão em série O que é a impressão em serie? Processo que serve para construir um único documento dirigido a diferentes pessoas ou entidades. Tem por base as informações que existem numa base de dados (documento que contém a informação). Exemplos de aplicação? 1.Envio de cartas 2.Envio de envelopes 3.Criação de Etiquetas 4.Criação de s Passos para elaborar a impressão em série? 1.Configurar o documento principal. 2.Ligar o documento a uma origem de dados. 3.Limitar a lista de destinatários ou itens. 4.Adicionar marcadores de posição, os denominados campos de impressão em série, ao documento. 5.Pré-visualizar e intercalar. 1.Configurar o documento principal. O documento principal contém o texto e gráficos que são iguais para cada versão do documento intercalado. Por exemplo, a saudação ou o endereço do remetente numa carta de formulário. O documento que serve como base para efectuar a impressão em série pode ser criado como outro documento qualquer do Word. O documento deverá ser um documento impessoal (não contendo informação pessoal, tal como nos modelos). 26

27 Deve ser um documento genérico, que depois de construído, se grava como habitualmente. 2. Ligar o documento a uma origem de dados. Após a escolha do tipo de documento, é necessário proceder à escolha dos destinatários do documento. É necessária a selecção da informação para se efectuar a impressão (nome, morada, código postal, etc.) Escrever Nova lista assume-se que não se possui nenhum ficheiro com a informação necessário. Utilizar Lista Existente - surge uma janela, na qual o utilizador deve localizar o ficheiro que contém a informação que pretende utilizar Seleccionar Contactos do Outlook usa a lista de contactos presentes no Outlook (servidor de mail, gestor de tarefas e contactos). 27

28 Basta posicionar o cursor no local em que se pretende colocar os itens no documento base. Escolher um dos 3 botões: Bloco de endereços para colocar, de uma só vez, os dados relacionados com a direcção dos destinatários. Inserir Campo de Impressão em Série é possível inserir de forma automática e isoladamente cada um dos campos introduzidos na base de dados. Pré-visualizar e intercalar. Editar documentos individuais cria um novo documento com todas as entradas desejadas da impressão em série. Impressão em série: Envio de envelopes É um processo semelhante ao utilizado para elaborar cartas de impressão em série. Para o envio de envelopes, não é necessário abrir nenhum documento específico. Macros O que são macros? Uma macro é uma série de comandos e instruções agrupadas como um único comando para realizar automaticamente uma tarefa. 28

29 Objectivo das macros? O objectivo principal de uma macro é automatizar tarefas que são utilizadas frequentemente. As utilizações típicas das macros são: Aumentar a velocidade da formatação e edição de rotina Combinar múltiplos comandos; por exemplo, inserir uma tabela com um tamanho e limites específicos e com um número específico de linhas e colunas Tornar uma opção de uma caixa de diálogo mais acessível Automatizar uma série de tarefas complexas Existem dois tipos de macros Macros de comando - O Microsoft Word (assim como outras aplicações do Microsoft Office) possui uma ferramenta (gravador de macros) de fácil utilização. É este tipo de macros que vamos trabalhar nas aulas Macros de Função Este tipo de macros apenas podem ser construídas através de programação especifica, usando a linguagem VBA ( Visual Basic Applications) Construção de uma Macro No Word a acção de construção de uma macro corresponde exactamente à acção de gravar uma macro, ou seja, sempre que se gravar uma macro está-se a construir uma nova macro. 29

30 1. Nome da macro: Não pode conter espaços e deve ser elucidativo da tarefa que a macro irá executar 2. Atribuir macro a: é possível associar-se, logo à partida, as macros a barra de ferramentas ou a uma determinada sequência de teclas 3. Armazenar macro em: Indica o local onde a macro irá ser armazenada. Para ser possível utilizar a macro em todos, tem de ser armazenada TODOS OS DOCUMENTOS (Normal.dotm) 4. Descrição: Contém habitualmente, a data e o autor da macro, pode constar também um breve resumo das funcionalidades da macro Atribuir Macro a: teclado É necessário evitar o uso de teclas de atalho já existentes, se não, essa funcionalidade será substituída pela macro criada. 30

31 1.Para concluir a sequência de acções que se pretendem associar a macro 2.Interromper temporariamente a macro, ou seja, efectuar acções que não se pretendem registar na macro 3.Botão explicitado no capítulo segurança das macros mais a frente nesta ficha Vírus de Macros: O que é um macro-vírus? São um dos tipos de vírus mais conhecidos. Estes encontram-se anexados, habitualmente, a ficheiros de processamento de texto (Word) e de folhas de cálculo (Excel) Vírus de Macros: Como reduzir os riscos? Existem, essencialmente, três formas de reduzir o risco de vírus de macros nos ficheiros do Microsoft Office: Estabelecer os níveis de segurança das macros; Definir assinaturas digitais e certificados de autenticidade; Estabelecer a lista de fabricantes fidedignos; 31

32 1. Só serão executadas as macros que estiverem colocadas em localizações fidedignas. 2. Desta forma, é possível escolher, caso a caso, se se deseja, ou não, activar as macros. 3. È possível escolher, caso a caso, se se deseja, ou não, activar as macros, se o fabricante da macro for fidedigno, a macro é executada automaticamente. 4. Esta opção apenas deve ser utilizada quando se tem a certeza que todas as macros contidas nos ficheiros são de fontes fidedignas. 32