Manual de Procedimentos

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1 Manual de Procedimentos 2007/2008 1

2 ÍNDICE INTRODUÇÃO Selecção/Aquisição do Fundo Documental Tratamento técnico do acervo: procedimentos Carimbagem Documentos impressos: monografias Documentos impressos: publicações periódicas Material não livro: CD-ÁUDIO, CD-ROM, DVD, VHS Registo Catalogação, classificação e indexação Cotação e arrumação nas estantes Atribuição de cotas...8 Material Livro.. 8 Material não-livro Colocação das etiquetas de cotas Colocação/arrumação dos livros nas estantes Dossiês temáticos (organização da informação) Maletas pedagógicas e/ou itinerantes Empréstimo (procedimentos e documentos de registo) Anexos /2008 2

3 Introdução O manual de Procedimentos permite uniformizar e dar continuidade a algumas decisões técnicas e critérios adoptados, na BE/CRE. Contudo, trata-se de um documento em aberto, o que possibilita a sua constante reestruturação e actualização. Enquanto documento, contém todo um conjunto de medidas técnicas, relativas ao circuito do documento na, concretamente no que diz respeito ao tratamento documental nas suas várias componentes. Desse circuito, fazem parte as seguintes fases (ver anexo 1): Selecção Aquisição Registo Carimbagem Catalogação Classificação Indexação Cotação Arrumação nas estantes Assim, as linhas de orientação referidas neste documento, relacionam-se com: 1. Selecção/Aquisição do Fundo Documental 2. Tratamento técnico do acervo (carimbagem, atribuição das cotas, catalogação ) 3. Dossiês temáticos (Organização da informação) 4. Maletas Pedagógicas 5. Empréstimo (procedimentos e documentos de registo) 6. Anexos ( Política de Desenvolvimento da Colecção ; Tabela da CDU abreviada para as características da BE/CRE; Thesaurus -documento de aferição dos critérios de indexação/listagem dos termos de indexação usados) 2007/2008 3

4 5. Selecção/Aquisição do Fundo Documental A selecção e aquisição do fundo documental, nos seus vários suportes, tenta responder ao interesse e curiosidade dos utilizadores e à especificidade das diferentes Áreas Curriculares Disciplinares e não Disciplinares. Deste modo, a selecção é, essencialmente, concretizada a partir das sugestões dos utilizadores. De seguida, faz-se a aquisição do fundo considerado prioritário, de acordo com as normas/critérios que constam do documento: Política de Desenvolvimento da Colecção. 2007/2008 4

5 6. Tratamento técnico do acervo: procedimentos Num primeiro momento, antes de iniciar-se o tratamento, deve verificar-se o estado de conservação do documento: procurar folhas brancas ou rasgadas, verificar o estado da capa e da contracapa, ou qualquer outra danificação. Caso o documento se encontre em perfeito estado de conservação, seguem-se as seguintes etapas: 2.1-Carimbagem Os documentos devem ser carimbados da seguinte forma: Aposição do carimbo de posse/carimbo da instituição (carimbo pequeno), que tem o nome da Escola e o da Biblioteca Escolar. Aposição do carimbo de registo (carimbo maior), na página de rosto (canto inferior direito), no qual é inscrito o número definitivo de inventário. ESCOLA EB 2/3 GUEIFÃES BIBLIOTECA/C.R.E. N.º Inv. Cota NOTAS: nunca o carimbo deve ser colocado em cima de uma imagem ou em página que possa lesar ou ofender a mancha de informação. Os referidos carimbos são apostos em todos os documentos. Devem respeitar-se as zonas específicas ou recomendadas para a carimbagem. No caso dos audiovisuais, obras com folhas plastificadas ou material em que a tinta não adere, o carimbo é efectuado numa etiqueta autocolante que é colocada no local estabelecido para carimbar. 2007/2008 5

6 2.1.1-Documentos impressos: monografias São carimbadas todas as obras com o carimbo da instituição nas páginas 5, 25 e última do texto. Colocam-se no canto inferior direito da página. São carimbadas todas as obras com o carimbo de registo na página de rosto, no canto inferior direito Documentos impressos: publicações periódicas São carimbados apenas com o carimbo da instituição: as revistas, na página do sumário e em duas outras páginas do interior; os jornais, junto ao título Material não livro: CD-ÁUDIO, CD-ROM, DVD, VHS O carimbo de registo coloca-se na capa (canto inferior direito) e no próprio documento. 2007/2008 6

7 2.2-Registo Antes de se proceder ao registo, verifica-se se este é pertinente, ou se se trata de uma publicação efémera e sem interesse. Neste caso, será suficiente o carimbo da instituição. Todos os documentos impressos, entrados na Biblioteca, são registados sequencialmente no software de gestão bibliográfica Bibteca. Cada obra tem o seu número de registo. Vários exemplares de cada obra têm números de registos diferentes. No caso de uma obra publicada em vários volumes, cada volume tem um número de registo diferente. Quando uma obra é acompanhada por material de outro formato, este terá um registo diferente. Os manuais escolares têm um livro de registo diferente/específico. Todos os materiais em suporte não livro, são registados em tabelas Word preparadas para o efeito. As publicações periódicas serão registadas em Folhas Kardex, adaptadas para o efeito. A cada folha corresponderá um título. 2.3-Catalogação, classificação e indexação Na catalogação são seguidas as Regras Portuguesas de Catalogação. A classificação é feita segundo a CDU da BN, tendo sido preparada uma tabela adaptada/simplificada para a realidade da BE/CRE. (em anexo). O número mínimo de exemplares para abrir uma subclasse é de três. O Software utilizado pela BE/CRE é o Porbase5. As decisões tomadas relativamente aos campos de preenchimento encontram-se em anexo. 2007/2008 7

8 2.4-Cotação e arrumação nas estantes Após a classificação os documentos são cotados. A cotação é a fase do tratamento documental em que a cada documento é atribuído um código que permite a sua arrumação nas estantes. Desta forma, a posterior recuperação do documento por parte do utilizador é mais fácil Atribuição de cotas Material Livro As cotas são criadas a partir de um plano abreviado da Classificação Decimal Universal (CDU) definido para a biblioteca escolar. A cota é formada pelos seguintes elementos: Notação CDU (numérica) + Componente alfabética. No caso da nossa Biblioteca a cota (morada do livro) é composta pela notação CDU, seguida das 3 primeiras letras do apelido do autor (maiúsculas), vírgula, e depois as 3 primeiras letras do título da obra (minúsculas). Segue-se, ainda, o n.º de volume (se for o caso) e o n.º de exemplar da obra. Exemplo: ANDRESEN, Sophia de Mello Breyner, A fada Oriana AND, fad Notação CDU Literatura portuguesa Apelido do autor (maiúsculas) Título da obra (minúsculas) No caso do livro não ter autor, a entrada faz-se pelo título, usando as três primeiras letras, em maiúsculas. No caso das obras em colecções que pela temática tratada interessa agrupar os títulos, de modo a que fiquem juntos na estante, a componente alfabética da cota é formada pelas três primeiras letras da colecção. Assim, um livro da colecção Clube das Chaves, terá a seguinte cota CLU 2007/2008 8

9 Para identificar as obras de referência dentro de um núcleo temático deve-se acrescentar à notação o auxiliar (03). Assim, um Dicionário de História, terá a cota: 94 (03) No caso das biografias dá-se preferência à temática com a qual o biografado se relaciona, sendo a notação constituída pela classe temática correspondente, seguida do nome do autor (três iniciais do apelido em maiúsculas), e das três primeiras letras do título (minúsculas). Quando o biografado não se relaciona, especificamente, com nenhuma classe opta-se pela notação 929, relativa às biografias. Assim, o livro Beethoven, da autora Anne Rachlin, terá a cota: 78 RAC, bee Nota: os artigos definidos e indefinidos que aparecem no início dos títulos não são tidos em conta para efeito de cota, usando-se as iniciais da palavra imediatamente a seguir. Material não-livro * Para o material multimédia e audiovisual são colocadas as seguintes informações: tipo de material, as três primeiras letras da área temática (maiúsculas), vírgula, seguidas das três primeiras letras do título ou autor. No CD Auto da Pimenta de Rui Veloso, a etiqueta fica com o seguinte aspecto: ESCOLA EB 2/3 GUEIFÃES BIBLIOTECA/C.R.E. N.º Inv. 177 Cota: 086 CD-ÁUDIO MUS, rui 2007/2008 9

10 2.4.2-Colocação das etiquetas de cotas Depois de ter sido atribuída uma cota a cada documento (que é escrita, também, a lápis, na folha de rosto), aquela escreve-se numa pequena etiqueta que se cola no documento, na lombada, a 1 cm da extremidade inferior. As etiquetas das cotas são coloridas. A cor de cada uma identifica a área temática correspondente, segundo a tabela seguinte: Classe 0 Obras de Referência. Enciclopédias. Publicações periódicas. Classe 1 Filosofia. Psicologia. Classe 2 Religião. Teologia. Classe 3 Ciências Sociais (direito, sociologia, educação, política). Classe 4 Provisoriamente não ocupada. Classe 5 Ciências Puras (matemática, astronomia, química, física, ecologia, botânica, zoologia, biologia). Classe 6 Ciências Aplicadas (medicina, engenharia, agricultura). Classe 7 Arte. Desporto (pintura, arquitectura, desporto, música, jogos). Classe 8 Linguística. Línguas. Literaturas. Classe 9 Geografia. História. Biografias. As etiquetas são colocadas nas lombadas dos livros sempre à mesma distância (1 cm), mesmo que isso implique a ocultação de informação. Uma vez colocadas as etiquetas são protegidas com uma tira de película autocolante transparente, para evitar que se danifiquem. A etiqueta da Cota toma o seguinte aspecto: BEG AND, fad Ex /

11 2.4.3-Colocação/arrumação dos livros nas estantes Os livros, na Biblioteca, estão organizados/arrumados nas estantes, por assuntos, em modelo de livre acesso. Todas as estantes têm um número, uma cor e o assunto principal que ele representa. Cada assunto está indicado no cimo das estantes e nas próprias prateleiras. Dentro de cada assunto a arrumação faz-se por ordem alfabética dos apelidos do autor. Sendo do mesmo autor, os livros arrumam-se por ordem alfabética do título. O material não-livro é arrumado nas estantes, seguindo as normas do material livro. Porém, nas estantes de livre acesso são colocadas, apenas, as caixas relativas ao documento, devidamente cotadas. Os documentos são arquivados em malas, cujo acesso não é livre. O material acompanhante de qualquer documento, é arrumado e classificado, de acordo com o seu suporte, na zona correspondente. Em ambos é colocada uma nota informativa, junto da cota. 2007/

12 7. Dossiês temáticos (organização da informação) Uma vez que não é possível guardar todas as revistas e jornais que dão entrada na Biblioteca, depois de seguidas as normas/critérios definidas no documento: Política de desenvolvimento da Colecção, são organizados Dossiês Temáticos, seguindo as regras: O tratamento da informação faz-se mediante a selecção de assuntos/temas pertinentes para o currículo, servindo os interesses dos utilizadores. Seleccionam-se os artigos que vão surgindo em jornais, revistas ou retirados On-line (atendendo à diversidade de opiniões). Identifica-se a fonte, a data e o tema do dossiê onde o documento vai ser arquivado. FONTE: Jornal Público DATA: 12/12/07 TEMA: Energias Organiza-se a pasta, cronologicamente, do artigo mais antigo para o mais recente. Prepara-se um índice que se vai actualizando. É publicitada a listagem de dossiês existentes. Arquivam-se os dossiês temáticos numa estante de livre acesso, disponibilizada para o efeito. 2007/

13 8. Maletas pedagógicas e/ou itinerantes As maletas pedagógicas são consideradas recursos de muita utilidade, sobretudo no apoio à actividade pedagógica, em contexto de sala de aula. Nelas se agrupam materiais, em suportes diversificados, sob uma determinada temática. A sua utilização tem as seguintes regras: São preparadas segundo a solicitação dos utilizadores. Nelas são colocados os materiais temporariamente (apenas durante o período de tempo em que é solicitada a sua utilização). Existe, no interior de cada maleta, o inventário dos materiais que a compõem. A requisição das maletas para apoio à sala de aula faz-se mediante o preenchimento de uma ficha preparada para o efeito. A maleta deve regressar à BE/CRE, após cada utilização. O professor requisitante é responsável pelos materiais que constam da maleta. No caso particular das maletas que apoiam o Plano Nacional de Leitura (20 ou mais exemplares do mesmo título) e cujos documentos se destinam à leitura orientada na sala de aula, além da ficha de requisição, existe um calendário de utilização dos mesmos, onde é registada a sua utilização. Periodicamente são preparadas maletas itinerantes que se destinam a apoiar as Escolas EB1 do Agrupamento. A circulação destas maletas tem normas próprias. 2007/

14 5. Empréstimo (procedimentos e documentos de registo) De todos os documentos emprestados é elaborado um registo. As normas são as seguintes: O empréstimo domiciliário de qualquer documento impresso é feito electronicamente, usando para o efeito, o Software de gestão bibliográfica Bibteca. O empréstimo para apoio à sala de aula é registado, manualmente, num livro preparado para o efeito. O empréstimo de todos os documentos multimédia e audiovisual, domiciliário ou para uso em sala de aula, é registado noutro livro destinado a esse fim. Para uso/empréstimo local de documentos áudio, vídeo, ou material informático, existem também documentos de registo, próprios. 2007/

15 6. Anexos 2007/