Como aumentar a disponibilidade das máquinas e reduzir custos de manutenção

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1 Veículo: Revista MÁQUINAS E METAIS Data: Abril de 2003 Páginas: 316 à 329. CONJUNTURA Como aumentar a disponibilidade das máquinas e reduzir custos de manutenção As ações de engenharia de manutenção são adotadas para proporcionar maior tempo disponível das máquinas em uso no chão de fábrica a um custo mais acessível. Este trabalho descreve algumas dessas ações, propostas para atenuar as dificuldades encontradas na rotina das equipes de manutenção. Estão descritos cuidados especiais para implementação e um método para avaliar o retorno sobre as mudanças. M. A. Fernandes pesquisa A Situação da Manutenção no Brasil realizada em 2001 pela Associação Brasileira de Manutenção A(Abraman), mostra que os custos com esta atividade no país representam 4,2% do PIB, o equivalente a US$ 28 bilhões anuais. Outro dado interessante é que cerca de 4% do faturamento bruto das empresas são gastos em ações de manutenção, uma indicação de que parte significativa do lucro pode estar sendo consumida nessa área. Nestes custos estão incorporados gastos com mão de obra, peças sobressalentes e contratação de serviços. Também foram inclusos os gastos adicionais com horas extras dos funcionários da manutenção, em decorrência das paradas imprevistas causadas por manutenções corretivas, e compra de materiais e serviços de manutenção em situações de emergência. No entanto não incorporam outros gastos ou prejuízos como: Lucro cessante decorrente do tempo perdido de produção; Aumento de gastos com horas extras de funcionários da produção; Fig. 1 - Indicadores de custos e de perda de produção Marcelo Ávila Fernandes é diretor da empresa Astrein, de São Paulo (SP). Reprodução autorizada.

2 Aumento de gastos com energia decorrente de produção fora do horário contratado; Gastos extras decorrentes de acidentes com pessoal e instalações; Multas e prejuízos de imagem associados a acidentes ambientais; Multas contratuais e prejuízo de imagem decorrentes de atrasos na entrega de produtos e Lotes perdidos ou refugados por falta de qualidade no processo produtivo. Para lidar com o alto grau de envolvimento da manutenção com os setores de operação, segurança, qualidade e meio ambiente, e em função do impacto que as ações de manutenção podem provocar, diversas empresas passaram a adotar práticas que se configuram hoje nas principais tendências na área de manutenção. Essas tendências, no entanto, são seguidas apenas por um pequeno número de empresas que trabalham de maneira apropriada com a equação da manutenção, que tenta localizar o ponto ótimo entre custo, disponibilidade e confiabilidade das instalações, objetivo principal da equipe de manutenção. Esta constatação foi revelada por uma pesquisa feita pela empresa Astrein Engenharia de Manutenção na região de Campinas, em outubro de 2002, com empresas de médio porte dos segmentos metalúrgico, de autopeças, serviços, máquinas e têxtil, químico, de alimentação e agropecuário. Observou-se que 65% dessas empresas, mantém relatório para acompanhamento de custos de manutenção e 78% delas acompanham os tempos perdidos de produção em decorrência de falha nos equipamentos. Ficou comprovado que as equipes são fortemente cobradas pelos dois principais indicadores de desempenho da manutenção. As equipes desenvolvem e executam programas de inspeção e de manutenção preventiva (84%), estratificam as causas dos problemas mais freqüentes (87%) e utilizam software para gerenciamento da manutenção (57%), além de adotarem ações recomendadas para aprimorar o desempenho da manutenção. Poucas empresas praticam o planejamento de manutenção (32%), pequena parte calcula índices de tempo médio para reparo, disponibilidade e confiabilidade (30%) e menos ainda utilizam formulário de solicitação de manutenção informatizado (27%). Esses dados demonstram que há espaço para avançar no gerenciamento da manutenção. Oitenta e quatro por cento dos entrevistados disseram que encontram dificuldades para cumprir tarefas diárias. Os principais problemas relatados por eles estão apresentados na figura 2, comprovando que, apesar dos esforços consumidos na adoção das melhores práticas de manutenção, os seus três principais pilares (mãode-obra, peças sobressalentes e equipamentos disponível) continuam a ser os principais obstáculos no dia-a-dia. Esta constatação comprovam que os esforços desenvolvidos pelas equipes não são suficientes para eliminar as falhas na implementação das ações de engenharia de manutenção, tanto de foco quanto de sincronismo. Ainda há neces- Fig.2 - Dificuldades para executar as atividades diárias

3 sidade de maior especialização e coordenação. A existência de planos de inspeção e de manutenção preventiva não adequados ou implementados parcialmente, associados à falta de sistemática para planejamento e programação dos serviços, gera situações nas quais a equipe de manutenção não consegue intervir porque o equipamento não está disponível, as falhas não são detectadas com antecedência e as peças sobressalentes são solicitadas apenas no momento em que o equipamento já esta parado. Com isso, há desperdício de mão-de-obra, alto índice de manutenção em condição de emergência, aumento da duração dos serviços e aumento dos custos na compra de sobressalentes. Para seguir as tendências mundiais na área de manutenção e implementar as melhores práticas, é possível desenvolver ações de engenharia de manutenção de maneira unificada, com apoio nas modernas metodologias e tecnologias existentes temas desenvolvidos no próximo tópico. Ações da engenharia de manutenção A engenharia de manutenção reúne um conjunto de ações para corrigir as deficiências anteriormente apresentadas e constitui-se em importante centro de informação, que subsidia a tomada de decisão para se atingir o objetivo principal da manutenção. A base das ações da engenharia de manutenção está diretamente vinculada ao ciclo de gerenciamento de manutenção (figura 3). Origem A figura 3 mostra de forma simplificada o fluxograma de informação dentro do departamento de manutenção, onde os setores de operação e manutenção respondem pela origem das necessidades de manutenção. A operação identifica anomalias e informa panes nos equipamentos e, durante a manutenção, os inspetores identificam precocemente a existência de falhas. Nesta fase também é apontada a necessidade de melhorias, reformas e manutenções preventivas. Planejamento e programação Estas necessidades são encaminhadas ao planejamento, que se encarrega de, em conjunto com os supervisores de manutenção, descrever, para cada uma delas, o que e como deve ser feito, relacionar profissionais e estimar tempos de execução, relacionar materiais sobressalentes, ferramentas e serviços a contratar. Na etapa de programação dos serviços são definidas as prioridades de execução dos serviços e as datas de execução, com base na disponibilidade dos recursos, na preparação dos materiais e ferramentas e as reuniões de consenso. Execução Nesta etapa, os serviços são executados e são coletadas informações como horas trabalhadas por cada funcionário, sobressalentes utilizados, tempos de atendimento, medição de serviços de terceiros, comentários e observações sobre os serviços e classificação dos componentes, defeitos, causas e intervenções. Fig. 3 - Ciclo de gerenciamento da manutenção

4 Controle As informações são lançadas em um sistema informatizado de gerenciamento, onde são encerradas as ordens de serviço, atualizando os planos de manutenção e formando histórico técnico e estruturado dos equipamentos. O controle das atividades da equipe é realizado com base nessas informações, com a emissão dos relatórios de desempenho dos grupos de trabalho e dos equipamentos, para promover o aperfeiçoamento de métodos e resultados. A auditoria permanente é realizada sobre esses dados, avaliando a qualidade e a quantidade dos dados inseridos no sistema. Análises O sucesso da política de manutenção adotada é medido nesta etapa, quando são geradas as recomendações à equipe de manutenção a partir da avaliação dos custos de manutenção, classificação ABC, análise das paradas dos equipamentos e detecção de avarias repetitivas. Planejamento e controle de manutenção A consolidação do Ciclo de Gerenciamento de Manutenção se faz pela prática permanente de ações de planejamento, programação e controle de manutenção (PCM), composta das seguintes atividades: Definir e manter os indicadores de desempenho com os respectivos parâmetros de referência, atualizar os cadastros de sistemas e de fichas técnicas dos equipamentos, formar a árvore dos equipamentos, estabelecer a criticidade de cada componente e formar a lista de sobressalentes. Atualizar os planos de manutenção existentes, envolvendo rotinas de manutenção preventiva, inspeção, lubrificação e calibração. Revisão do cadastro de Ordens de Serviço sistemáticas associadas aos planos de manutenção dos equipamentos e respectivas periodicidades. Manter o sistema em regime normal de operação com a preparação e conscientização dos profissionais envolvidos com as atividades de manutenção, para apontamento e registro dos serviços executados. Inclui-se aqui o registro das horas de máquina parada e causas das avarias dos equipamentos. Conduzir os planos de manutenções sistemáticas (preventivas, inspeções, lubrificações e calibrações) com respectivos apontamentos e análises e conduzir o plano de manutenção preventiva não sistemática, oriundas de inspeções e/ou check-list, com os informativos necessários para as áreas solicitantes. Preparar os materiais sobressalentes e ferramentas necessárias a execução dos serviços. Analisar os serviços planejados, analisar as programações e back-log, equalizar a mão-deobra e estabelecer novas periodicidades para os

5 serviços, em função das análises de causas e desvios de planejamento. Formar histórico técnico estruturado dos equipamentos e instalações, com as ocorrências planejadas e imprevistas, compor e analisar mensalmente os relatórios gerenciais de manutenção. Orientar os gerentes e chefes para obtenção de melhores resultados em relação à disponibilidade, confiabilidade e produtividade dos equipamentos e das equipes de manutenção, tendo em vista as análises dos relatórios gerenciais e estatísticas. Acompanhar e suportar a instalação de novos releases e versões do software de gerenciamento, e manter as rotinas de integração com outros sistemas. Conscientizar continuamente os profissionais da empresa para a organização da manutenção e o comprometimento com os resultados, para os níveis: estratégico/gerencial, tático e operacional. As empresas que implementam esta sistemática de planejamento e programação de manutenção conseguem resultados objetivos, que podem ser medidos e acompanhados a médio prazo. Revisão dos planos de manutenção Esta ação de engenharia de manutenção, apoiada na metodologia de Manutenção Centrada na Confiabilidade (MCC), responde à seguinte pergunta: O que devemos fazer para assegurar que os ativos físicos continuem a fazer o que se espera deles em seu presente contexto operacional? O estudo detalhado dos equipamentos e instalações, envolvendo profissionais da manutenção, operação, segurança e qualidade, permite identificar as funções dos equipamentos, suas falhas funcionais (tabela 1), causas, efeitos e importância (tabela 2). Em seguida, é relacionado o que pode ser feito para prever ou prevenir cada falha ou o que pode ser feito se uma tarefa pró-ativa não puder ser encontrada, desenvolvendo um completo plano de manutenção (tabela3). O plano de manutenção é composto de: Operação : Manutenção espontânea, limpeza e arrumação e cuidados operacionais; Manutenção preditiva: Inspeção quantitativa, medição e análise de vibração, termografia e tribologia; Manutenção preventiva: Lubrificação, limpeza, calibração, inspeção qualitativa e Troca periódica A revisão dos planos de manutenção apoiada na metodologia de MCC possibilita profundo conhecimento sobre o equipamento, compreendendo o seu contexto operacional, as implicações de segurança e qualidade, as práticas operacionais vigentes e os padrões de desempenho desejados, definindo qual é o risco a ser aceito pela corporação, com total envolvimento da operação.

6 A partir dessa ação de engenharia, obtém-se procedimentos de manutenção adequados e exeqüíveis, o que propicia a detecção precoce de falhas, instruções detalhadas de ação para toda a equipe, identificação antecipada de sobressalentes e redução dos tempos de intervenção da equipe de manutenção. Organização do almoxarifado Um dos principais motivos que impedem a execução de serviços de manutenção dentro de prazos aceitáveis é a falta de peças sobressalentes na quantidade e qualidade desejadas. Mesmo com bons planos de manutenção disponíveis, qualquer falha no processo de controle de estoque, seja na disponibilidade de estoques mínimos, seja na qualidade do armazenamento, pode comprometer a execução de um serviço e prolongar o tempo de parada de um equipamento. Considerando que os estoques estão cada vez mais enxutos, outro fator de extrema importância é a disponibilidade de descrições de itens completos e padronizados, categorizados por famílias. A inexistência desses itens compromete a qualidade e a agilidade do processo de suprimento. A reorganização do almoxarifado envolve as seguintes etapas: Padronização das descrições e codificação dos itens, definir estoque mínimo e máximo, otimizar layout do almoxarifado, etiquetar itens e prateleiras, informatizar sistema e integrá-lo com coletores de dados, integrar com sistema de suprimentos (ERP / B2B) e desenvolver o manual de operação e gerenciamento. Quando bem trabalhados e associados ao uso de tecnologia de código de barras e coletores de dados, esses fatores proporcionam ótimos resultados à empresa como: redução no estoque, aumento da velocidade de atendimento, inventário rotativo permanente, controle físico e financeiro integrado a contabilidade e integração com sistemas corporativos de compras.

7 Fig.4- Curva S para acompanhamento qualitativo e quantitativo Cuidados na implementação das ações A implementação das ações de engenharia anteriormente citadas ( elaboração de planos de manutenção e organização do almoxarifado) tem duração de médio prazo e exigem rígido acompanhamento. Devem ser utilizados cronogramas de execução detalhados descrevendo cada etapa, relacionando para cada atividade seus objetivos, os profissionais envolvidos e o produto esperado, seja um manual, uma determinada quantidade de procedimentos ou uma simples ata de reunião. Cada etapa deve ser monitorada pela curva S para avaliação quantitativa e qualitativa do produto do serviço, conferindo e comparando semanalmente quantidades previstas, quantidades reais e quantidades validadas pela equipe. Resultados esperados Um aspecto que deve ser observado cuidadosamente ao desenvolver ações de engenharia de manutenção é a análise de retorno do investimento. Como todo novo projeto, por mais simples que seja, este também requer análise sobre o prazo necessário para recuperação dos valores investidos. Esta análise é desenvolvida sobre dois indicadores principais (custos e horas paradas de produção) e utiliza previsões de ganhos com aumento de disponibilidade e economia de mão de obra e materiais. Fig 5 - Evolução dos custos de manutenção

8 Fig 6- Evolução das perdas de produção A economia de mão-de-obra é obtida com a redução da perda de tempo dos funcionários esperando por peças no almoxarifado, pedindo informações ou instruções de trabalho e mudando de trabalho por falta de priorização. A economia de materiais provém da redução de itens no estoque, redução de compras duplicadas e redução da compra de serviços e de materiais de aplicação direta. O aumento da disponibilidade é obtido com a redução das paradas não-programadas e a diminuição do tempo de atendimento nas paradas programadas. A figura 5 mostra o gasto médio histórico da manutenção e o novo valor a ser gasto dos investimentos e considerando as perspectivas de economia promovida pela implementação das ações. A diferença acumulada entre o gasto histórico e o novo gasto mensal será utilizada para o cálculo do retorno do investimento, apresentado em números de meses. Outra forma de avaliar o investimento pode ser vista na figura 6. Este gráfico demonstra a redução nas horas perdidas de produção durante a implementação das ações de engenharia. Em muitos casos este valor, transformado em redução nos lucros cessantes, supera em a economia observada no orçamento da manutenção e se transforma na principal vantagem obtida com a implementação das ações. Conclusões Desde meados da década de 1980, o Brasil tem sido fortemente influenciado por modelos administrativos de outros países. Na área de manutenção também foram desenvolvidos modelos específicos como Manutenção Produtiva Total (TPM, Total Productive Maintenance) e Manutenção Centrada na Confiabilidade (RCM Realibility Centred Maintenance), objetivando a melhoria contínua dos itens de controle de setor. Muitas das empresas que adotaram essas metodologias obtiveram ganhos expressivos de competitividade e atingiram ou consolidaram a liderança nos seus segmentos de atuação. O sucesso na implantação destes modelos é certo, desde que se disponha de determinação, liderança, tempo e uma manutenção organizada - produto de um conjunto de ações de engenharia de manutenção anteriormente consolidado. Sob pressão, com alta rotatividade de profissionais, acúmulo e diversidade de atividades e falta de treinamento contínuo, muitas empresas não obtém sucesso em suas ações e continuam sem a solução ideal para a manutenção. A engenharia de manutenção, quando conduzida por especialistas, e estruturada de forma a operacionalizar o ciclo de gerenciamento de manutenção, é capaz de implementar as melhores práticas da área de manutenção, seguindo as principais tendências da área. Isso pode proporcionar os resultados esperados do moderno departamento de manutenção