Poder Judiciário Tribunal Regional Federal da Terceira Região. Mala Direta Word 97. DIMI - Divisão de Microinformática e Redes

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1 Poder Judiciário Tribunal Regional Federal da Terceira Região Mala Direta Word 97 DIMI - Divisão de Microinformática e Redes

2 Índice: Introdução... 3 I. Para criar uma mala direta... 4 II. Principais janelas... 5 III. Barra de Ferramentas... 9 IV. Fechar a mala direta V. Acrescentar campos VI. Mesclar determinados registros VII. Etiquetas de Endereçamento Exercícios

3 Mala Direta: Mala direta é um recurso do Word para enviar cópias de um único documento para diversos destinatários. É, então, uma mescla de informações fixas e variáveis que são emitidas de forma a poupar tempo e trabalho. Podemos criar mala direta para enviar um Ofício Circular com o mesmo conteúdo e diversos destinatários, Cartões de Natal, Sentenças de processos com a natureza repetitiva, cartas padronizadas, etc. Obs.: 1) Documento Principal: é o conjunto de informações constantes mais as variáveis de cópia para cópia. Ex.: Em Ofício Circular o próprio teor do ofício é o documento principal. 2) Banco de Dados: é o conjunto de informações que variam de cópia para cópia (ou a cada impressão). O Banco de Dados é composto por campos e registros. 3) Campo: é uma indicação, feita no documento principal, para as informações que devem variar de cópia para cópia do documento mesclado. Os campos não são impressos; são apenas orientadores; portanto, podemos nomeá-los à vontade. 4) Registro: cada registro é um conjunto de campos que serão impressos em uma folha, em uma cópia. Desta forma, um conjunto de registros é um arquivo. 3

4 I) Para criar uma mala direta: - Digitar o documento principal, deixando um espaço em branco para as informações que irão variar - Salvar o documento principal na pasta que desejar: Arquivo / Salvar Como - Com o documento principal aberto: - Ferramentas - Mala Direta - 1-Documento Principal: Criar - Cartas Modelo - Janela Ativa - 2-Origem de Dados: Obter Dados - Criar Origem de Dados - Remover nome de campo: clicar para remover os nomes de campo no cabeçalho que não for utilizar (no último nome de campo que for remover, se for remover todos, apertar Delete) - Digitar o nome de cada campo que desejar: até 40 caracteres, sem espaço e clicar em Adicionar nome de campo - Quando terminar de digitar os campos desejados / OK - Antes de preencher o Banco de Dados, o Word abrirá a tela do Salvar Como para salvá-lo: abrir a pasta na qual salvou o documento principal e salvar o banco - Editar origem de dados - Formulário de dados: digitar os dados de cada registro e para passar para novo registro clicar em Adicionar Novo. (Não clique no OK porque o Word entenderá que já terminou de preencher o formulário de dados) - Quando terminar de preencher todos os registros: OK 4

5 - Observe que aparecerá na tela do documento principal a Barra de Ferramentas de Mala Direta - Clicar no local onde desejará inserir um campo / clicar no botão da nova barra: Inserir campo / clicar no campo desejado - Desta mesma forma proceder com os outros campos - Quando já tiver inserido todos os campos no seu documento principal, salvá-lo: Arquivo / Salvar - Para mandar mesclar diretamente na impressora (é o ideal porque poupa tempo e espaço): clicar no botão Mesclar para impressora, ou pressionar Alt + Shift + M, selecionar o número de cópias desejadas, OK - Para mandar mesclar na tela (o seu documento ficará com o número de páginas multiplicado pelo número de registros): Mesclar para novo documento ou Alt + Shift + N II) Principais janelas da criação da mala direta: 5

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9 III) Barra de Ferramentas de Mala Direta: Onde: Através deste botão indica-se no documento principal onde entrará cada campo; Permite estabelecer condições na hora de entrar os registros do campo. Exemplo: "Se...Então...Senão..." - Se o registro tiver o campo sexo como "F", então inserir Srª, senão inserir Sr. "Exibir dados mesclados": exibe na tela o documento principal com os dados dos campos já mesclados, de acordo com o número do registro constante no botão "Ir para registro". Com um segundo clique neste botão, retorna-se à forma de exibição da indicação do campo no documento principal; Vai para o primeiro registro; Registro anterior; 9

10 Número do registro; Identificador do registro ativo; Próximo registro; Último registro; Abre a caixa de diálogo: "Auxiliar de mala direta"; "Procurar por erros( ou ALT + SHIFT + K)": verifica e reporta erros resultantes após a mesclagem, quando há inserção de campo do Word. Ex.: mesclar somente se campo = São Paulo e não houver campo = São Paulo; 10

11 "Mesclar para novo documento (ou ALT + SHIFT + N)": exibe na tela o documento mesclado. E, o documento fica com o número de páginas inicial multiplicado pelo número de registros. Ou seja, é criado um novo documento com os dados mesclados Por exemplo: se há um documento principal com 1 página e 3 registros, ao mesclar para novo documento ficará com 3 páginas; "Mesclar para impressora (ou ALT + SHIFT + M)": insere os dados do Banco de Dados e exibe diretamente na impressora. Na tela permanece apenas a indicação da inserção do campo. Exemplo: documento principal com 68 registros: se mesclasse para novo documento, o documento principal ficaria com no mínimo 68 páginas na tela, muito "pesado"; "Mala Direta": abre a caixa de diálogo mesclar para escolher a forma a ser mesclada; 11

12 "Localizar Registro": localiza em que registros constam determinada palavra de determinado campo. Exemplo: no registro número 59, no campo destinatário, está localizada a palavra Adebovardinho; "Editar origem de dados (ou ALT + SHIFT + E)": abre o formulário de dados onde pode-se: - preencher (digitar os registros) - alterar algum registro ( se desejar cancelar alterações feitas, antes de sair do formulário de dados, basta clicar sobre o botão "Restaurar") - adicionar novo registro - exibir origem: - adição; exclusão ou classificação dos registros OU - gerenciar campos: adiciona, remove e renomeia campos 12

13 IV) Para fechar a mala direta criada: Quando for fechar a sua mala direta recém criada, o Word indagará se deseja salvar as alterações do Documento Principal e do Banco de Dados: salvar apenas o Banco de Dados. Lembre-se que o banco de dados foi salvo quando possuía apenas os campos, mas os registros não haviam sido preeenchidos. Se esquecer de salvar as alterações do banco, todos os registros serão perdidos. E, o documento principal já foi salvo quando houve a indicação do local para os campos serem inseridos. Não salve seu documento principal mesclado porque ocupará espaço, ficará lento e é desnecessário porque a qualquer momento pode-se pedir para mesclar novamente. V) Para criar (acrescentar) mais campos em um banco de dados: Uma vez pronta a mala direta pode-se alterar o Documento Principal e o Banco de Dados (digitando mais campos e / ou registros): - Deixar o documento principal aberto - Clicar no botão Editar origem de dados - Exibir Origem - Gerenciar Campos (é o 2º botão da nova barra que aparecerá: Barra de Banco de Dados) 13

14 - Digitar o nome do campo a ser inserido e clicar em Adicionar - Preencher os registros dos novos campos acrescidos - Salvar as alterações feitas no banco de dados Da mesma forma pode-se remover ao invés de acrescentar mais campos no Banco de Dados, selecionando o nome do campo e clicando em Remover. E, para alterar apenas a nomenclatura de um campo, sem alterar os seus registros: selecionar o nome do campo e clicar em Renomear. É imprescindível sempre salvar as alterações feitas no banco de dados. VI) Para mesclar (para imprimir) a partir de determinado registro: Não é necessário imprimir todos os registros de uma só vez: - Deixar o documento principal aberto - Ferramentas / Mala Direta / Mesclar / Opções de Consulta - Por exemplo, para imprimir apenas a partir de determinado número de registro: 1º) Classificar os registros por : número 2º) Filtrar os registros: Campo: Número Comparação: Maior ou igual Comparar com: Digitar o último número anterior ao que deseja iniciar a mesclar. Obs.: Na digitação do documento principal da mala direta pode-se utilizar todos os recursos do Word tais como: Modelo, Auto Texto, Macros, etc. 14

15 VII) Etiquetas de Endereçamento: O Word 97 permite criar facilmente envelopes e etiquetas de endereçamento, de forma manual, inserindo-se os dados do destinatário um a um. Tanto os envelopes quanto as etiquetas possuem tamanhos predeterminados. Os tamanhos para etiquetas são bem variados e enquadrados em diferentes tipos de padrões, podendo também ser personalizado: onde o usuário aplica o tamanho desejado. Para imprimir etiquetas é muito importante que o usuário disponha de papel adequado com o tipo de equipamento, ou seja, no Tribunal onde o micro estiver ligado a uma impressora Jato de Tinta ou Laser, deve-se utilizar apenas as etiquetas próprias para estas impressoras. É possível criar etiquetas com um único conteúdo através do Menu Ferramentas / Envelopes e Etiquetas. Desta forma, será impressa em uma página etiquetas iguais. A) Então para criar etiquetas com destinatários diferentes: 1º Método: 1º) Criar o Banco de Dados: - Abrir um documento novo - Digitar cada campo separado por tabulações ( ) e colocar todos os registros de cada campo em uma continuidade, separando por enter apenas quando for o próximo campo. Exemplo: NOME ENDEREÇO CIDADE ESTADO CEP Maria Rua da Felicidade São Paulo SP José Rua da Alegria São Paulo SP Pedro Rua das Realizações São Paulo SP

16 2º)Salvar(Arquivo/Salvar Como) e Fechar. 3º)Criar as etiquetas: - Abrir um documento novo - Ferramentas - Mala Direta - Criar - Etiquetas de endereçamento... - Janela ativa - 2- Obter dados - Abrir origem de dados... - Na pasta onde foi salvo o banco de dados, abri-lo: selecione o seu nome /o.k. - Definir o documento principal(configurar o documento principal) - Opções de Etiqueta: Número de série: (escolher o desejado): Exemplo: Endereço: clicar uma vez o.k. - Etiqueta modelo: - clicar em Inserir Campo - clicar no 1º campo( ex.: Nome) - Enter - clicar em Inserir Campo - clicar no 2º campo(ex.: Endereço) - Enter... até inserir todos os campos/ OK - 3- Mesclar - Mesclar para : Novo Documento Registros a serem mesclados: Todos - Mesclar - OK (Deve fechar o arquivo mesclado porque pode ficar muito grande com vários destinatários - Arquivo/ Fechar: Deseja Salvar as alterações para Etiquetas? NÃO - Selecionar todo o arquivo: Editar/Selecionar Tudo ou CTRL + T - Colocar a letra, o tamanho e os efeitos desejados (Ex.: Britannic Bold 11- Negrito- Itálico) 16

17 O documento estará apresentando a inserção dos campos nos locais desejados: opção ideal para salvar o arquivo: - Arquivo - Salvar Como - Atribuir um nome para o arquivo e salvá-lo na mesma pasta em que foi salvo o banco de dados/ OK (O documento aparecerá na tela com uma única página: está correto, porque as demais páginas irão diretamente para a impressora) 4º) Para imprimir as etiquetas: - Ferramentas - Mala Direta - Mesclar - Mesclar para: Impressora Registros a serem mesclados: Todos - Mesclar - OK 5º) Quando quiser imprimir uma nova remessa de etiquetas, abrir este arquivo e : Ferramentas/Mala Direta/Mesclar/Mesclar para: Impressora/ Mesclar/ OK. 2º Método: Ao criar o Banco de Dados, ao invés de digitar cada campo separado por tabulação( 1º Método), pode-se fazer através de uma tabela, onde: - coluna= campo - linha= registro 3º Método: 17

18 1º) Criar as etiquetas: - Abrir um documento novo - Ferramentas - Mala Direta - Criar - Etiquetas de endereçamento... - Janela Ativa - 2- Obter dados - Criar origem de dados... - Entrar com o nome dos campos que quiser adicionar e selecionar e remover os que não deseja utilizar na lista à direita. - OK - Escolher o nome para o arquivo que vai conter os dados e a pasta onde vai salvá-lo no quadro Salvar Como... - Salvar - Editar origem de dados - Preencher os dados de cada registro - Adicionar Novo até terminar com todos os registros - OK - Na pasta onde foi salvo o banco de dados, abri-lo; selecione o seu nome/ OK. - Definir o documento principal(configurar o documento principal) - Opções de Etiqueta: Número de série: (escolher o desejado): Exemplo: Endereço: clicar uma vez o.k. - Etiqueta modelo: - clicar em Inserir Campo - clicar no 1º campo( ex.: Nome) - Enter - clicar em Inserir Campo - clicar no 2º campo(ex.: Endereço) - Enter... até inserir todos os campos/ OK - 3- Mesclar - Mesclar para : Novo Documento Registros a serem mesclados: Todos - Mesclar 18

19 - OK (Deve fechar o arquivo mesclado porque pode ficar muito grande com vários destinatários) - Arquivo/ Fechar: Deseja Salvar as alterações para Etiquetas? NÃO - Selecionar todo o arquivo: Editar/Selecionar Tudo ou CTRL + T - Colocar a letra, o tamanho e os efeitos desejados (Ex.: Britannic Bold 11- Negrito- Itálico) O documento estará apresentando a inserção dos campos nos locais desejados: opção ideal para salvar o arquivo: - Arquivo - Salvar Como - Atribuir um nome para o arquivo e salvá-lo na mesma pasta em que foi salvo o banco de dados/ OK (O documento aparecerá na tela com uma única página: está correto, porque as demais páginas irão diretamente para a impressora) B) Página inteira com etiquetas iguais: - Menu Ferramentas - Envelopes e etiquetas... - Deixar a guia etiquetas aberta - Botão Opções... - Escolher o número de série (*) da etiqueta desejada / OK - Digitar o conteúdo desejado, no espaço reservado para Endereço - (Se clicar no botão Imprimir far-se-á uma única impressão e o arquivo de etiquetas será automaticamente fechado) - Botão Novo Documento - Arquivo/ Salvar Como/ Escolher unidade de disco, pasta, nome e salvar - Arquivo/ Imprimir 19

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21 (*) Se nenhuma das opções de número de série de etiquetas do Word satisfizer a sua necessidade, é possível criar uma etiqueta com medidas personalizadas: - Ferramentas/ Envelopes e etiquetas.../ na guia Etiquetas/ Botão Opções - Botão Nova Etiqueta - Atribuir o nome da etiqueta - Definir: margens, distâncias, altura e largura da etiqueta, o número de etiquetas por linha, de linhas por página e o tamanho da página / OK 21

22 Área Judiciária Exercício 1: 1º) Entrar no Windows Explorer, selecionar a unidade de disco c e criar a pasta MANDADO; 2º) Sair do Explorer e entrar no Word 97 3º) Abrir um documento novo e digitar o documento principal: Poder Judiciário Tribunal Regional Federal da Terceira Região Mandado de Segurança nº: Relator: Impetrante: Impetrado: Advogado: 1- Trata-se de mandado de segurança, com pedido de liminar, contra ato do juiz, que nos autos da ação ordinária aforada pelos ora impetrantes em face do Banco Salgadinho S.A. e União Federal, não acolheu o pedido de tutela jurisdicional antecipada requerida pelos autores. 4º) Transforme seu arquivo recém digitado, num documento principal de mala direta, através do Menu Ferramentas / Mala Direta. 5º) Quando for definir os campos, acrescente os seguintes campos: - Número - Relator - Impetrante - Impetrado - Advogado 6º) Salvar Origem de Dados: na pasta MANDADO, com o nome de DADOS.DOC 7º) Editar Origem de Dados: preencher 4 registros, a cada um clicando Adicionar Novo ou Enter: registro 1: O Exmo. Sr. Desembargador Federal. Flávio Silveirinho Joãozinho da Silva e outros Juízo Federal da 1000 Vara de São Paulo SP Dr. José da Silva 22

23 registro 2: O Exmo. Sr. Desembargador Federal Mário de Oliveirinha Jorge Lalazinho e outros Juízo Federal da 400 Vara de São Paulo - SP Dr. Paulo de Souza registro 3: O Exmo. Sr. Desembargador Federal Sérgio de Camargo Antônio Papadinha e outros Juízo Federal da 789 Vara de São Paulo - SP Dr. Roberto Salgado registro 4: O Exmo. Sr. Desembargador Federal Marcelo Augustinho Léo Engomadinho e outros Juízo Federal da 456 Vara de São Paulo - SP Dr. Pedro Santos 8º) Aparecerá a Barra de Mala Direta: deixar o cursor piscando no local desejado e inserir cada um dos 5 campos 9º) Salvar o documento principal, com o nome que quiser, na pasta MANDADO 10º) Mesclar para impressora 11º) Você precisará incluir mais dois registros: inclua-os: registro 5: O Exmo. Sr. Desembargador Federal Márcio Gustavo Leonardo Papado e outros Juízo Federal da 123 Vara de São Paulo - SP Dr. Paulo Pedro registro 6: O Exmo. Sr. Desembargador Federal Lima Paranhos Lúcio Enfreitado e outros Juízo Federal da 963 Vara de São Paulo - SP Dr. Vítor Phelipe 12º) Imprima apenas estes novos registros, porque os 4 primeiros você já tem: MESCLAR PARA IMPRESSORA REGISTROS 5 e 6 13º) Fechar seu documento, lembrando de salvar o Banco de Dados! 23

24 Área Administrativa Exercício 2: 1º) Entrar no Windows Explorer, selecionar a unidade de disco c e criar a pasta MALA; 2º) Sair do Explorer e entrar no Word 97 3º) Abrir um documento novo e digitar o documento principal: Poder Judiciário Tribunal Regional Federal da Terceira Região Ofício nº: São Paulo,. Senhor Diretor, Venho por meio deste comunicar-lhe que a partir de 1º de outubro do corrente ano, todos os servidores desta secretaria receberão um aumento sobre o total de seus vencimentos, incidindo no percentual de 240 %. Outrossim, haverá folha de pagamento suplementar em data oportuna. Ao ensejo renovo protestos de elevada estima e distinta consideração. Joãozinho da Silva Diretor da Folha de Pagamento Dos Servidores do T.R.F. Diretor: Secretaria: 4º) Transforme seu arquivo recém digitado, num documento principal de mala direta, através do Menu Ferramentas / Mala Direta. 5º) Quando for definir os campos, acrescente os seguintes campos: - Número - Diretor - Secretaria 6º) Salvar Origem de Dados: na pasta MALA, com o nome de BANCO.DOC 7º) Editar Origem de Dados: preencher 4 registros, a cada um clicando Adicionar Novo ou Enter: registro 1: 1/98 - Folha Dr. Flávio Silveirinho Secretaria do Bem- Estar 24

25 registro 2: 2/98 - Folha Dr. Jorge Lalazinho Secretaria da Alegria registro 3: 3/98 - Folha Dr. Antônio Papadinha Secretaria da Satisfação registro 4: 4/98 - Folha Dr. Léo Engomadinho Secretaria do Conforto 8º) Aparecerá a Barra de Mala Direta: deixar o cursor piscando no local desejado e inserir cada um dos 3 campos 9º) Salvar o documento principal, com o nome que quiser, na pasta MALA 10º) Mesclar para impressora 11º) Você precisará incluir mais dois registros: inclua-os: registro 5: 5/98 - Folha Dr. Lauro Falantinho Secretaria do Relaxamento registro 6: 6/98 - Folha Dr. Felisberto Gozadinho Secretaria dos Encontros 12º) Imprima apenas estes novos registros, porque os 4 primeiros você já tem: MESCLAR PARA IMPRESSORA REGISTROS 5 e 6 13º) Fechar seu documento, lembrando de salvar o Banco de Dados! 25

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