José Angelo de Jesus da Cruz

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1 0 José Angelo de Jesus da Cruz GESTÃO DE ESTOQUES COM ENFOQUE COMERCIAL: Ferramentas, disponibilidade e organização dos espaços físicos a partir do ponto de vendas em empresa do ramo varejista Taubaté SP 2004

2 1 José Angelo de Jesus da Cruz GESTÃO DE ESTOQUES COM ENFOQUE COMERCIAL: Ferramentas, disponibilidade e organização dos espaços físicos a partir do ponto de vendas em empresa do ramo varejista Monografia apresentada para obtenção do Certificado de Especialização em MBA Gerência Empresarial do Departamento de Economia, Contabilidade e Administração da Universidade de Taubaté. Orientador: Professor Doutor José Luís Gomes da Silva Taubaté SP 2004

3 2 JOSÉ ANGELO DE JESUS DA CRUZ GESTÃO DE ESTOQUES COM ENFOQUE COMERCIAL: ferramentas, disponibilidade e organização dos espaços físicos a partir do ponto de vendas em empresa do ramo varejista. UNIVERSIDADE DE TAUBATÉ TAUBATÉ - SP Data: Resultado: COMISSÃO JULGADORA Professor Doutor José Luís Gomes da Silva Assinatura Professor Doutor Antônio Pascoal Del Arco Júnior Assinatura Professor Mestre Paulo César Lindgren Assinatura

4 3 DEDICATÓRIA Dedico este trabalho a minha esposa Regiane, pelo incentivo, colaboração e compreensão. Aos meus pais e irmãos, Aos meus filhos Camila e Rafael.

5 4 AGRADECIMENTOS Agradeço a Deus em primeiro lugar por tudo que me foi concedido. À empresa Arthur Lundgren Tecidos S/A, pelo estímulo contínuo ao desenvolvimento pessoal e profissional. Ao meu mestre Professor Doutor José Luís Gomes da Silva, pela habilidade com que orientou este trabalho. Ao Coordenador do Curso Professor Doutor Edson Aparecida de Araújo Querido Oliveira, pela oportunidade e incentivo. Ao meu amigo e principal incentivador Décio Pedro Thomé, que acreditou em meu potencial e inspirou-me a seguir em frente, na conquista de realizar o sonho de acumular e distribuir conhecimentos. Aos meus amigos e colegas de trabalho que sempre me apoiaram, e direta ou indiretamente me ajudaram a atingir este objetivo.

6 5 CRUZ, José Angelo de J. da. Gestão de estoques com enfoque comercial: ferramentas, disponibilidade e organização dos espaços físicos a partir do ponto de vendas em empresa do ramo varejista f. Monografia (Especialização, gestão empresarial e negócios) Departamento de Economia, Contabilidade, Administração e Secretariado ECASE, Universidade de Taubaté, SP. RESUMO Estoque é a composição de materiais (matérias-primas, materiais em processamento, materiais semi-acabados, materiais acabados, produtos acabados, etc.) que não é utilizada em determinado momento na empresa, mas que precisa existir em função de futuras necessidades; no varejo o próprio estoque é o produto. Os estoques constituem um ativo circulante necessário para que a empresa possa produzir e vender com mínimo de preocupação. A administração de estoques apresenta aspectos financeiros que exigem um estreito relacionamento entre o órgão ou órgãos da empresa que cuidam de estoques. Como os estoques constituem um investimento, torna-se necessário minimizar tal investimento acelerando a rotação dos estoques, como objetivo financeiro. Mas esse objetivo pode conflitar com a manutenção de estoques suficientes para atender as necessidades da produção e reduzir o risco de faltas de estoque. Assim, a empresa precisa determinar o nível ótimo de estoques capaz de conciliar esses objetivos antagônicos e conflitantes. De um lado, evitar estoques excessivos que levam ao desperdício de dinheiro e a perdas financeiras decorrentes de custos mais elevados de aquisição e manutenção de estoques desnecessários. De outro lado, evitar estoques insuficientes que levam a falta de produtos para atender os desejos dos clientes, o que também provoca prejuízos à empresa. O estudo em questão avalia o comportamento do estoque com mais de setenta e cinco dias de idade e quais as soluções para que ocorra um giro do estoque adequado às necessidades da empresa. Foi necessária a aplicação de treinamento voltado à motivação para as pessoas envolvidas, reestruturação das áreas de reservas, aquisição de estoques com mais de setenta e cinco dias de idade de outras lojas, reorganização do leiaute e plano de vendas adequado para o estudo.

7 6 Verificou-se que após sua implantação o giro do estoque alcançou melhores desempenhos devido às ferramentas disponibilizadas para o estudo, essa atenção direcionada proporcionou uma melhoria interna que se tornará constante. Palavras-chave: (estoque, varejo, giro do estoque).

8 7 CRUZ, José Angelo de J. da. Stock management with trade focus: tools, space availability and organization from the Sales place in retailing company f. Monograph (Specialization, management and business) Economy, Accounting, Administration and Secretarial Department. ECASE- University of Taubaté, Taubaté. ABSTRACT Stock is the supllies composition (raw material, processing materials, semi-finished materials, finished materials, finished products, etc) which is not used at a certain point in the company, but it has to exist in case of future necessity; in retail, the stock is the product itself. Stocks have a necessary current asset in order that the company can produce and sell with the minimum worry. Stocks administration shows financial features that require a close relationship between the company department or departments in charge of them. As the stocks make up an investment, it is necessary to reduce such investment speeding up the stock rotation, as a financial objective. But this objective can conflict with the stock maintenance enough to serve the production necessary and reduce the risk of lack of stock. This way the company needs to determine a high level of stocks able to match these antagonistic and conflicting objectives. On the one hand, avoiding axcessive stocks that lead to the waste of money and financial loss related to higher cost of unnecessary stocks aquisition and maintenance. On the other hand, avoiding insufficient stocks that lead to a lack of products to serve the costumer expectations, what causes loss to the company too. The study in question considers the behavior of stocks which are over seventy-five days old and what the solutions are so that it can occur an appropriate stock rotation that the company needs. It was necessary the application of a training section in order to motivate people in charge of it, a reorganization in the stock space, acquisition of stock with over seventyfive days old from other stores, layout reorganization and appropriate trade plan to the study. It was noticed that, after its introduction, the stock rotation achieved a better performance due to the tools available to the study, this straigh attention offered an internal improvement which will become constant. Key words: (stock, retail, stock rotation).

9 8 SUMÁRIO DEDICATÓRIA... 3 AGRADECIMENTOS... 4 RESUMO... 5 ABSTRACT... 7 LISTA DE FIGURAS INTRODUÇÃO NATUREZA DO PROBLEMA OBJETIVOS Objetivo Geral Objetivos Específicos DELIMITAÇÃO DO ESTUDO RELEVÂNCIA DO ESTUDO ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO REVISÃO BIBLIOGRÁFICA ESTOQUE A Necessidade de se Estabelecer uma Visão Atual em Relação ao... Controle de Custos Agregando Valor à Organização Ser Eficiente na Gestão de Estoque e Controlar os Custos com Estoques é uma Questão de Competitividade ESTRATÉGIAS Gestão Estratégica de Estocagem Gestão Estratégica de Estoque na Indústria Gestão Estratégica de Estoque no Varejo GESTÃO DE ESTOQUE NO VAREJO DESPERDÍCIO DE CAPITAL CUSTO FINANCEIRO DOS ESTOQUES Custo de Oportunidade... 26

10 2.5.2 Taxa de Oportunidade O cálculo do Custo Financeiro de Estoque ESTRUTURA DE EQUIPE MULTIFUNCIONAL A Performance dos Indivíduos Como Diferencial Competitivo LEIAUTE - ARMAZENAGEM A IMPORTÂNCIA DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (TI) NA GESTÃO DE ESTOQUES E OS CONTANTES DESAFIOS Porque Usar a Tecnologia da Informação (TI) Estratégia Como Usar a Tecnologia da Informação (TI) Fator de Sucesso PROPOSIÇÃO GIRO DO ESTOQUE ESTUDO DE CASO EMPRESA VAREJISTA DIAMANTE AZUL RESULTADOS CONCLUSÃO REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS GLOSSÁRIO ANEXO 1- RELATÓRIO OPERACIONAL DE ARTIGO ANEXO 2- RELATÓRIO OPERACIONAL DE ARTIGOS POR VENDEDOR ANEXO 3 - CONTROLE DIÁRIO DE VENDAS RESULTADO OPERACIONAL DE LOJA ANEXO 4 RELATÓRIO DE GESTÃO DE ESTOQUE POR LOJA ANEXO 5 POSIÇÃO DO ESTOQUE DA LOJA... 68

11 10 LISTA DE FIGURAS Figura 1 Leiaute da loja Figura 2 Fluxo operacional para a atualização da posição de estoque Figura 3 Ambiente da loja Figura 4 Localização de produtos com mais de setenta e cinco dias de idade Figura 5 Localização de produtos com mais de setenta e cinco dias de idade Figura 6 Reorganização e otimização de espaço na área de reserva Figura 7 Esforço promocional de vendas a partir da organização dos espaços... físicos Figura 8 Evolução dos estoques por bimestre- (bim2) em relação ao (bim1) Figura 9 Participação dos estoques das lojas em relação ao estoque da região Figura 10 Vendas em quantidade de peças dos produtos com mais de 75 dias de idade Figura 11 Desempenho de vendas do número de peças artigos com mais... de 75 dias de idade (bim1) e (bim2) Figura 12 Participação de estoque das melhores lojas em relação ao estoque da região Figura 13 Comparativo de participação de estoque entre as melhores da região Figura 14 Crescimento de vendas do (bim2) em relação ao (bim1) Figura 15 Comportamento do giro de estoque Figura 16 Giro de estoque Simulação levando-se em consideração a evolução do estoque da região... 57

12 11 1 INTRODUÇÃO A gestão de estoques no varejo brasileiro foi, durante muito tempo, relegada a um segundo plano nas preocupações dos gestores das empresas varejistas. Antes da época inflacionaria, em virtude da quase inexistência de grandes redes varejistas e, portanto, pouquíssima competição, a maioria das lojas era gerenciada por seus proprietários e estes executavam a gestão de seus negócios utilizando sua experiência prática. Faziam reposição de mercadorias ou compra dos itens da moda quando visitados por representantes dos fornecedores, definindo quantidades a comprar de maneira empírica. Durante os 35 anos em que a inflação moldou a prática de gestão do varejo, apesar de começarem a aparecer grandes lojas individuais e algumas redes, a questão dos estoques não era uma preocupação muito grande pelo fato que ter estoque era garantia de valorização do dinheiro investido. Nesta última década três fatos começaram a influenciar os administradores das empresas varejistas para que eles passassem a dedicar maior atenção aos estoques e compras: A redução das taxas de inflação, havendo anos em que esta taxa atualizada não passou de um dígito, levou os executivos varejistas a perceber que investir em estoques não era mais uma atividade lucrativa já que estes não mais se valorizavam com a subida dos preços das tabelas dos fornecedores, como na época inflacionária. O surgimento de sistemas computadorizados de gestão empresariais, mais adaptados ao ambiente de varejo, que possuem parâmetros e algoritmos de cálculo das quantidades a comprar das mercadorias comercializadas. Tais sistemas obrigaram os profissionais de compras e, mais recentemente, de logística, a começarem a se interessar em aprender as técnicas de planejamento de estoques e passarem a estabelecer políticas de gestão das mercadorias de maneira mais científica.

13 12 O aumento da competição, em boa parte promovida pela entrada dos primeiros grandes grupos de varejo internacional no mercado brasileiro. Estas empresas passaram a ocupar fatias de mercado das empresas brasileiras, forçando a rápida melhoria dos métodos de gestão destas, mormente na área de estoques. Além disso, o aumento do número de lançamento de produtos por parte das indústrias, tornando a problemática de planejar as compras cada vez mais complexas, o início do novo formato de negócio por meio das vendas pela internet, e a necessidade de competir pela preferência de um consumidor cada dia mais exigente, tornaram o assunto de gestão dos estoques e das compras crucial para a sobrevivência do ramo do varejo. 1.1 NATUREZA DO PROBLEMA Surgiu a oportunidade de melhorar o giro dos estoques da Loja Diamante Azul, quando foi percebida uma quantidade significativa de estoques com mais de setenta e cinco dias de idade, oriundos de coleções passadas e classificados como artigos de baixo giro, com relativa deficiência operacional, a saber: preços errados nas etiquetas, falta de identificação, organização física confusa dos produtos na área de vendas e estoques, além de misturada com artigos novos. Foi notada também a falta de foco da liderança da loja na gestão destes artigos, por motivos óbvios ao estabelecer as prioridades de planejamento das atividades diárias. 1.2 OBJETIVOS Objetivo Geral Analisar vivências no ambiente produtivo, com foco na gestão de estoques, utilizandose das ferramentas disponíveis, relacionado a gestão de estoques com enfoque comercial Objetivos Específicos Melhorar o giro dos estoques com mais de setenta e cinco dias de idade.

14 DELIMITAÇÃO DO ESTUDO A abrangência do estudo limita-se exclusivamente às avaliações e observações de processos de manuseio de estoque no ponto de vendas, priorizando o giro dos produtos. Excluem-se desta análise questões relativas a registros contábeis e legais, estratégias logísticas e de administração de compras. O estudo em análise foi realizado em um pequeno ambiente de lojas de departamentos, com exclusividade no setor de vestuário, avaliando as possibilidades reais de agregação de valor à empresa a partir de observações e ações envolvendo a reorganização dos espaços físicos, como leiaute da área de vendas, leiaute da área de depósitos, arrumação da loja, utilização de ferramentas de gestão de estoques e capacitação da equipe de vendas. 1.4 RELEVÂNCIA DO ESTUDO A gestão de estoques com enfoque comercial atua pelo menos com duas vertentes, uma que exerce o papel de controle destes estoques, e a outra que valoriza a flexibilidade, possibilitando ao gestor pensar e agir estrategicamente, apoiando-se em relatórios eficientes e criados para oferecer indicadores de resultados, tanto para as lideranças, quanto para os liderados. A forma de atuação é simples, os colaboradores da loja passam a dar foco às ações propostas, sempre liderados pelo gerente. O significado para a Loja Diamante Azul da aplicação do estudo proposto é o de melhoria do giro dos produtos, liberando espaço para a exposição de novos produtos, melhoria dos resultados operacionais da loja, oferta de estoques sempre renovados aos consumidores, maior motivação da equipe de vendas e liderança, e a conquista de maior valor à unidade em termos de gestão de estoques, portanto, com o aumento do giro dos produtos, a unidade passa a ser vista como loja que executa bem a gestão de seus estoques. A importância deste estudo está focado em uma visão comercial que, ao ser aplicada com sucesso, poderá ser expandida para outras lojas da região e empresa. Os benefícios são: melhoria do giro dos produtos com mais de setenta e cinco dias de idade, e a equipe passa a dar foco no processo e eficiência operacional.

15 ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO O trabalho estrutura-se em 6 capítulos: O primeiro capítulo descreve a introdução, a natureza do problema, o objetivo, a delimitação do estudo, sua relevância e a organização do trabalho. O segundo capítulo descreve a visão relacionada aos estoques, a necessidade de uma gestão organizada e focada em obter giro de estoques adequados, controle dos custos de estoques no setor varejista e a necessidade de gerir com eficiência para obter a tão perseguida equação de valor para a organização. Demonstra ainda a importância das estratégias, que motiva a organização a garantir a gestão de seus estoques com foco no giro do produto, os custos dos estoques, as estratégias de estoques, tanto varejistas quanto industriais e com foco no varejo, seguido do estudo relativo ao giro dos estoques no varejo, o capital da empresa voltado para o estoque, o custo financeiro do estoque, as equipes multifuncionais, o leiaute e a tecnologia da informação. O capítulo três descreve a preposição do estudo, com foco no giro dos estoques com idade superior a setenta e cinco dias. O capítulo quatro descreve o ambiente onde o estudo foi conduzido e suas etapas. O capítulo cinco apresenta os resultados obtidos. O capítulo seis descreve as conclusões e discussões realizadas.

16 15 2 REVISÃO BIBLIOGRÁFICA 2.1 ESTOQUE Segundo Miguel Abuhad, em artigo publicado em 01 de outubro de 2003 pelo jornal Diário Catarinense, "Estoque alto é dinheiro parado e isso é prejudicial não só à loja, mas à economia do país, se considerarmos que mais de 10% do PIB são estoques e metade disso fica parado". ( VASCONCELOS, 2003) O varejista e o atacadista necessitam determinar os estoques de que devem dispor ao início do mês relativamente às vendas previstas para as suas empresas. Os estoques existentes, mais a entrada prevista de mercadorias durante o mês, devem ser suficientes para permitir que se alcance o volume previsto de vendas. Por outro lado, os estoques devem ser mantidos a níveis razoáveis para minimizar os possíveis prejuízos decorrentes de modificações de estilos, obsoletismo e excesso de capital preso a estoques. O delicado equilíbrio dos estoques exige a utilização de juízos sensatos, além de empregos das abordagens analíticas normais. Portanto, o estoque é o principal foco da empresa varejista. É necessário conhecer o gosto dos consumidores, para que se possa estocar exatamente as mercadorias que o cliente alvo está interessado em adquirir. Também é preciso que se conheça a quantidade demandada pelo cliente, para se estabelecer níveis de estoques ajustados ao nível de vendas. O controle de estoque requer do administrador talento para conciliar qualidade exigida pelo cliente e quantidade para atender a sua fatia de mercado. Ele precisa perceber o que o cliente está precisando e em que quantidade, adotar e, principalmente, seguir uma política de controle da qualidade de fornecimento e armazenamento de mercadorias e, fazer isto com o menor custo, isto é, comprando bem e barato, de modo que o estoque possa ser escoado com rapidez e com boas margens A Necessidade de se Estabelecer uma Visão Atual em Relação ao Controle de Custos Alguns indicadores se fazem necessários para o controle de custos: Período médio de estoque, que indica quantos dias, em média, um item permanece em estoque;

17 16 Quantidade mínima de estoque, abaixo da qual a empresa pode sofrer perda de vendas por falta de mercadoria; Ponto de compra, que estabelece em que momento a compra precisa ser feita para não haver falta, nem excesso de estoque. (Dila Maria Pimenta, 2004) Há também as pesquisas de mercado, que são muito úteis para quem quer dimensionar vendas e, por conseqüência, compras e estoque. Mas, para se tomar decisões com base nestes indicadores e pesquisas, o administrador precisa conhecer o mercado e, mais do que conhecer, precisa ser capaz de influenciá-lo a ponto de induzi-lo a adquirir mercadorias que ainda estão no estoque, por um período considerado alto pela empresa, ou que são interessantes que sejam vendidas. O conhecimento base dos principais conceitos de custos é de fundamental importância, tanto para aplicação de uma metodologia de custeio dos estoques, quanto para utilização destas informações de custos nas decisões relativas à gestão de estoque e ao planejamento da demanda. Por sua vez, a visão financeira da influência do estoque no retorno sobre o patrimônio líquido também é importante para se entender o estoque na perspectiva dos acionistas e da alta administração Agregando Valor à Organização Hoje as empresas devem adotar política de gestão de estoques adequada, mantendo os custos sob controle. Tornam-se competitivas e mais rentáveis aos acionistas, as empresas varejistas que seguem esse conceito. Para o setor varejista, o resultado esperado pelos acionistas obtém-se com dois pontos importantes: planejamento dos estoques e atendimento ao cliente. Planejamento dos estoques: o planejamento e acompanhamento dos resultados dos estoques devem ser realizados em diferentes níveis de agregação, isto é, para toda a empresa, para as lojas, para departamentos, para categorias, subcategorias, até para produtos individuais. A gestão varejista deve utilizar dois níveis de planejamento e acompanhamento de resultados: para as lojas e regiões, e para os diferentes níveis da estrutura de linha de produtos. As previsões de vendas também são fundamentais para a definição das quantidades a serem compradas. No varejo, os erros nas previsões de vendas causam falta de produtos ou excessos de estoques, provocando graves problemas aos varejistas. Em geral, as vendas são estimadas para períodos mensais. Em muitos casos, como no

18 17 varejo de confecções, ou em categorias sazonais, as vendas são estimadas para a estação, analisando-se os seguintes aspectos: Sensibilidade do consumidor ao preço; Preço dos substitutos; Grau de competitividade; Tendência no ciclo de vida da categoria; Previsões econômicas. Já as categorias de vendas não-sazonais apresentam regularidade e um comportamento sem fortes oscilações. Existem meses que habitualmente registram um aumento ou declínio nas vendas. No Brasil, por exemplo, nas cidades sem atrativos turísticos, as vendas de janeiro costumam ser mais baixas, já que muitas pessoas saem da cidade, viajando no período de férias escolares. Neste estudo trataremos da questão dos estoques com mais de setenta e cinco dias de idade, que são considerados muito antigos pela empresa e que devem ter alguma destinação - a liquidação, venda devendo, ainda, ser evitados, garantindo o giro dos estoques que costumam ter participação significativa nos investimentos ativos da maioria das empresas. Na realidade os estoques demandam grande volume de recursos imobilizados, aplicados em itens de baixa liquidez, por isso as empresas devem promover uma rápida rotação de seus estoques como forma de elevar sua rentabilidade e contribuir para a manutenção de sua liquidez. Atendimento ao cliente: em qualquer organização, os funcionários que interagem diretamente com os clientes são as chaves para o crescimento lucrativo, mas em nenhum outro setor isso é mais importante do que no varejo. Embora muitos varejistas se concentrem em fornecer os melhores produtos ao melhor preço, alguns também se esforçam para propiciar a melhor experiência dentro da loja. Eles sabem que uma má experiência com um vendedor ou caixa faz a loja perder um cliente. O consumidor, neste final de século, está muito mais exigente. Ele não admite mais apenas a cortesia formal, o tratamento indiferente e o mau atendimento. A disseminação dos conceitos de Qualidade Total e dos direitos do Código de Defesa do Consumidor, a estabilidade econômica e a facilidade do acesso à informação, tornaram a qualidade de atendimento ao cliente o fator primordial para a sobrevivência das empresas.

19 18 Existem três tipos de atendimento ao cliente: 1.BÁSICO - o esperado por todos, satisfazendo a necessidade ou o pedido do cliente; 2.SURPREENDENTE - soma-se o básico ao atendimento diferenciado, aquele algo mais que faz diferença 3.ENCANTADOR - soma-se o surpreendente a uma inovação ou ao inesperado agradável oferecido ao cliente. Há empresas que treinam seus funcionários para prestar o atendimento ao cliente nos diferentes níveis. Porém outras, mais competitivas e arrojadas, querendo obter a confiança e fidelidade do cliente, aprimoram este contato, chegando até a colocar a disposição do cliente "Serviços de Atendimento ao Cliente". Este é um tipo de atendimento encantador e está fundamentado em cinco atitudes ou passos básicos, que podem ser ensinados pela empresa ou ser assumidos pelo funcionário, são eles: competência; cortesia; credibilidade; presteza e receptividade. Para encantar, é preciso que o funcionário esteja motivado e encantado pela sua profissão, pelo que faz, pela empresa, e serviço que ela oferece ao cliente Ser Eficiente na Gestão de Estoque e Controlar os Custos com Estoques é uma Questão de Competitividade No varejo, o único custo que se tem é o das mercadorias, ou melhor, quanto se gasta com a compra delas, o restante são classificados como despesas, gastos que são realizados com o objetivo de se viabilizar a obtenção da receita. O custo é a base para a formação do preço de venda. Para gerir bem uma empresa é preciso apurar, calcular, acompanhar e analisar os custos. Existem dois aspectos principais a analisar: * Qualidade; * Quantidade. Qualidade é importante, porque mercadorias que não são conferidas na entrada no estoque e/ou que não correspondem à expectativa de uso do consumidor, representam prejuízo para o varejista a curto e médio prazo. Os consumidores simplesmente deixam de comprar e propagam a falta de qualidade da mercadoria.

20 19 Quantidade é igualmente importante, porque é o que indica o valor total despendido. Deve-se estar atento para ver: primeiro, se o valor unitário é capaz de realizar margem satisfatória de comercialização, considerando o preço que o mercado está disposto a pagar; segundo, se o valor total pode ser pago com folga, considerando vendas, pagamento de impostos, formas de tomada e concessão de crédito. O modelo de análise apresentado define como controlar as mercadorias para que não alcancem setenta e cinco dias em estoque, gerando custos e conseqüentemente, redução do lucro. Controles auxiliados pela informatização da empresa promovem uma apuração com maior rapidez e precisão das informações necessárias para a análise dos estoques. O objetivo desse trabalho é, através de estratégia, controles e dados analisados, verificar o comportamento dos produtos parados no estoque e minimizar os custos da organização. 2.2 ESTRATÉGIAS Neste estudo, adota-se a Administração por Objetivos, que, segundo Reinaldo O. da Silva (2004), pode ser definida como um estilo ou sistema de administração que relaciona as metas organizacionais com o desempenho e desenvolvimento individual, por meio do envolvimento de todos os níveis administrativos. Características principais a serem analisadas para a implantação: Estabelecer conjuntos de objetivos entre gerentes e subordinados; Estabelecer objetivos para cada departamento ou seção; Interligar os objetivos departamentais; Elaborar planos operacionais, com ênfase no controle; Avaliar, revisar e reciclar os planos; Chefia atuante: estimular o envolvimento dos subordinados Gestão Estratégica de Estocagem Variação entre a demanda real e sua previsão são inevitáveis. Praticamente sempre haverá um erro de previsão. No entanto, dependendo da dimensão desse erro, os impactos podem ser bastante prejudiciais para o processo de planejamento. Do ponto de vista da gestão de estoques não basta saber se há erros, mas quanto se erra e como este erro varia. Esforço na tentativa de se aprimorar a precisão da previsão, empregando técnicas quantitativas e analisando os possíveis cenários, são essenciais para diminuir os custos gerados pelo excesso ou falta de estoques.

21 20 O nível ótimo de estoque é o que: Garante um estoque suficiente para obter as vendas esperadas; Não apresenta excessos de capital, ou seja, produtos com estoques muito acima dos níveis de estoque de segurança; Apresenta níveis baixos e aceitáveis de ruptura, ou seja, produtos sem estoques; Proporciona bons índices de giro de estoque e de retorno sobre o investimento Gestão Estratégica de Estoque na Indústria Com respeito ao planejamento da produção, confronta-se com a necessidade de planejar um equilíbrio ótimo entre as vendas, os estoques e a produção. O problema é especialmente complexo neste ponto, porque, das três variáveis mencionadas, apenas uma é conhecida, qual seja, o volume de vendas. Se um equilíbrio ótimo não for alcançado no planejamento deste triplo conjunto de operações, muitos outros aspectos do plano de lucro podem ser afetados de modo adverso. Um programa de produção bem equilibrado é necessário para uma fabricação em termos econômicos. Custos baixos de produção geralmente resultam da padronização de produtos e de níveis estáveis de produção. Os representantes de vendas são, em geral, agressivos ao solicitar novos produtos e alterações nos produtos já vendidos de uma empresa. Pode haver uma pressão, tanto do setor de vendas como do de fabricação, para níveis mais elevados de estoques. Entretanto, é essencial que exista uma coordenação entre os planos de vendas, planos de produção e política de estoques. Os estoques de produto acabado, matéria-prima e material em processo não serão vistos como independentes. Todas as decisões tomadas sobre um dos tipos de estoque, influenciarão os outros tipos. Às vezes acabam se esquecendo dessa regra nas estruturas de organização mais tradicionais e conservadoras. O controle de estoque tem também o objetivo de planejar, controlar e replanejar o material armazenado na empresa. A administração geral da empresa deverá determinar ao departamento de controle de estoque o programa de objetivos a serem atingidos, isto é, estabelecer certos padrões que sirvam de guias aos programadores e controladores e também de critérios para medir o desenvolvimento do departamento. Estas políticas são diretrizes que, de maneira geral, são as seguintes: Metas da empresa quando a tempo de entrega dos produtos ao cliente;

22 21 Definição do número de depósitos de almoxarifados e da lista de materiais a serem estocados nele; Até que nível deverão flutuar os estoques para atender uma alta ou baixa demanda, ou uma alteração de consumo; As definições das políticas são muito importantes para o bom funcionamento da administração de estoques. Para se organizar um setor de controle de estoque, inicialmente deve-se descrever suas principais funções: Determinar o que deve permanecer em estoque. Número de itens; Determinar quando se deve reabastecer o estoque. Prioridade; Determinar a quantidade de estoque que será necessário para um período prédeterminado; Acionar o departamento de compras para executar a aquisição de estoque; Receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as necessidades; Controlar o estoque em termos de quantidade e valor e fornecer informações sobre sua posição; Manter inventários periódicos para avaliação das quantidades e estados dos materiais estocados; Identificar e retirar do estoque os itens danificados. Existem determinados aspectos que devem ser especificados, antes de se montar um sistema de controle de estoque. Um deles refere-se aos diferentes tipos de estoques existentes em uma fábrica. Os principais tipos encontrados em uma empresa industrial são: matéria-prima, produto em processo, produto acabado e peças de manutenção Gestão Estratégica de Estoque no Varejo Juracy Parente (2000) comenta a existência de três métodos que podem ser utilizados para determinar os níveis adequados de estoque: Método da relação estoque/vendas; Método da variação percentual; Método do estoque básico.

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