Transporte Administrativo de funcionários e materiais da empresa para os mais diversos lugares
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- Benedita Beltrão Mirandela
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1 1 de 12 RESULTADO ESPERADO: Transportar funcionários e materiais da empresa, com a finalidade de resolver os problemas pertinentes a instituição com segurança e agilidade. PROCESSOS RELACIONADOS: Hotelaria -Transportes Tarefas diárias do motorista administrativo Ao iniciar o expediente o motorista faz a vistoria do veículo verifica óleo,água,combustível as lanternas etc. Se o motorista detectar qualquer alteração no veículo ele informa de imediato para a coordenação tomar as providências. O deslocamento do veículo só será concretizado com um agendamento prévio no setor de transportes, assim é verificado se há horário livre, se não há faz o agendamento para o outro dia. O motorista dirige-se a coordenação para verificar o agendamento Sempre que retornar para o hospital vir ao setor ou ligar para saber se surgiu outros agendamentos. Existem ocasioões que há necessidade do motoristas exceder o horário, então é feito a compensação de horas e/ou paga-se hora extra. A cada saída o motorista deverá fazer anotações do destino, horários, km, solicitante, centro de custo de cada agendamento. Ao final do expediente o motorista deverá passar o relatório de km para o setor de transportes para ser digitado posteriormente. Ao ser abastecido o veículo o motorista deverá entregar a coordenação o comprovante do abastecimento Tarefas diárias do motorista do SOS
2 2 de INICIAR DO PLANTÃO Ao iniciar o plantão os motoristas fazem o check list dos veículos se há alguma alteração é registrado em livro de ocorrência e posteriormente passado para a coordenação do transportes. Se há necessidade de levar o veículo para oficina é informado para a coordenação fazer o procedimento necessário para o conserto. O motorista verifica o nível do óleo, pneus, mantém os veículos limpos e em perfeita ordem. 2. TRANSPORTE DE PACIENTES Todo agendamento e solicitação de urgência/emergência para as ambulâncias se dá através da central de atendimento do SOS UTI MÓVEL; O motorista fica no repouso aguardando o chamado da telefonista confirmando pelo telefone e/ou rádio que haverá remoção ou atendimento. Se confirmado a telefonista passa todos os dados para o motorista pelo rádio e/ou telefone que de imediato fará as anotações necessárias (nome de paciente, end.ponto de referencia etc) Se confirmado o atendimento ou remoção o motorista informa o horário que está saindo da base, e ao término do atendimento informa o horário de retorno à base e km para a telefonista que faz as anotações. Todos os dias são passadas os controles de kilometragem para coordenação de transportes para fazer a digitação. É de responsabilidade do motorista verificar o oxigênio e fazer sua reposição no setor de manutenção a cada atendimento que for utilizado. É de responsabilidade do motorista fazer o transporte de O2, equipamentos e macas quando solicitado para atendimento e/ou remoção. É de responsabilidade dos motoristas do plantão noturno fazer a higienização externa e cabine com agua e detergente neutro todas as noites. Tarefas diárias do motoboy
3 3 de 12 TIPO DE CONDUÇÃO DE DOCUMENTOS VIA MALOTE Via malote os setores da sede deixam os documentos no setor de expedição fazem o protocolo o malote é fechado e conduzido para o hospital e entregue na recepção do 3º andar. EM MÃOS VIA MOTOBOY Toda documentação interna é protocolada no setor de transportes e conduzida pelo motoboy para os setores da sede da unimed jp. DEMAIS SEVIÇOS EXECUTADOS PELO MOTOBOY Colher assinaturas de médicos e/ou clientes em guias de serviços com freqüência nas residências; Fazer compras de mercadorias usada em dieta de urgência para a nutrição; Pegar/devolder medicação nos hospitais por empréstimo para a farmácia; Levar produção médica e pega material (formulários na Cassi, Caixa Saúde, Afrafep, Camed, Funasa, Capesaude; Fazer entrega de documentação referente ao faturamento de transplante na secretaria de saúde do município Fazer entrega de declarações de óbito e nascido vivo na secretaria de saúde do município pegar os formulário em branco logo que solicitado pelo same; Dar entrada no fórum de documentos jurídicos; Fazer o serviço rotineiro dos bancos; Fazer pequenas compras (peças e matérias) de urgências para manutenção/informática etc.; Levar contratos para as empresas assinarem e posteriormente recolhe; Fazer pagamentos de obrigações trabalhistas nos Sindicatos da Construção Civil, Motoristas, Sindesep; Pega Nota Fiscais e Recibos nas lojas, onde são realizadas compras e por algum motivo não dar tempo para pegar. Tarefas de controle da Coordenação
4 4 de 12 CONCEITO A coordenação de transportes/telefonia é responsável pelo bom funcionamento dos setores a ela agregados tais como (motorista sos e administrativo, motoboy, central telefônica, sos telefonia, reprografia e cedoc), cuidando dos colaboradores e seu bem estar dentro da empresa, para que a empresa tenha um bom rendimento, emitindo relatórios e supervisionando todas as atividades desenvolvidas nos setores de sua responsabilidade. 1.ROTINA DE MANUTENÇÃO DOS VEÍCULAR A coordenação do transportes solicita autorização verbal e/ou por ao gerente para qualquer serviço ou compra de peças necessária para manter o bom estado de conservação dos veículos, depois de autorizado encaminha o veículo para oficina que já mantém contrato anual ou não com pagamento mensal. Aguarda ser autorizada, em alguns casos depois da autorização verbal o veículo é encaminhado imediatamente para ser resolvido o problema. Pelo fluxo normal a empresa que irá executar o serviço envia orçamento a coordenação de transportes para ser avaliado dependendo do valor esse orçamento é encaminhado ao gerente. Se aprovado orçamento liga para a empresa iniciar o serviço. Em alguns casos a coordenação de transportes negocia valores prazos junto ao gerente da área que autoriza o serviço. Após conclusão do serviço vistoria-se, se estiver tudo OK recebe o veículo e informa a empresa para faturar o serviço. A empresa contratada envia Nota Fiscal para a coordenação de transportes, a nota é assinada e encaminhada para o gerente assinar em seguida dar encaminhamento para o setor de contrato criar a AF que por sua vez envia para o CRDF (Central de Recebimento de Documento Fiscal) que encaminha para o financeiro A compra de peças (lanterna, lentes, maçaneta das portas lâmpadas etc.) para manter o bom funcionamento dos veículos são comprados pela coordenação de transportes devido as mesmas só serem encontradas na autorizada e não tem como fazer cotação de preço Solicito autorização via e/ou verbal para o gerente 2 ROTINA DO CONTROLE VOUCHER S (TÁXI) Diariamente os responsáveis de cada setor enviam a 2ª via dos voucher s que são utilizados por funcionários a serviço no dia-a-dia. A empresa de táxi tem do dia 1º ao dia 10 para apresentar Nota Fiscal juntamente com as 1ª vias e relatório da utilização referente ao mês anterior. É feita toda conferência, se estever tudo OK liga-se para empresa de táxi e confirma os valores, faz a digitação, retira e emite o relatório, encaminha para o setor de Contratos para a regularização através da AF(Autorização de Fornecimento), segue para a CRDF (Central de Recebimento de Documentos Fiscais), onde são realizado o lançamento e enviada para o Financeiro(Sede) para efetuar o pagamento. Sempre que necessário solicita talão de voucher s para os setores que utilizam o táxi a serviço do Hospital Unimed.
5 5 de REPOGRAFIA O movimento diário da copiadora é realizado no controle de ponto, Sempre no dia 30 de cada mês o funcionário da empresa contratada faz a leitura da máquina. O funcionário do controle de ponto passa o movimento do mês onde será digitalizado dentro dos centros de custos de cada setor. Encaminha-se o relatório para o setor de Custos e Estatisticas. 4. ESCALAS (Motoristas/Sos/Telefonia/Central/Teleatendimento) São feitas mensalmente e encaminhadas para o gestor assinar, e entregue ao RH até o dia 20 de cada mês. Envia uma cópia da escala para o RH, como também para cada funcionário do setor correspondente. 5 ROTINA DO CONTROLE COPIADORA REAL O controle da copiadora real é também realizado pelo setor de Transportes, Os setores solicitam os serviços da Copiadora Real (Plastificação, plotagem de plantas, cópias xerográficas). Encaminho o serviço através do motoboy. Ao retornar é devolvido para o setor solicitante, o referido serviço é controlado através de uma OS(Ordem de Serviço), posteriormente ao final do mês é emitida a Nota Fiscal, a qual é encaminhada para o setor de Contratos ou Financeiro, dependendo do valor, ou seja, valores até de R$ 100,00, o pagamento é feito pelo caixinha e acima de R$ 100,00, se faz necessário a regularização do serviço através de AF. 6 ROTINA DE ATUALIZAÇÃO RAMAIS / AGENDAS Sempre que há modificação nos ramais, é feita a atualização na listagem e repassada para todos os setores através de . Atualiza também a agenda dos coordenadores, gerentes, diretoria e a central telefônica que deve estar sempre atualizadas para que possam passar as informações corretas. O setor de transportes encaminha relatório de ligações particulares para o setor financeiro fazer a cobrança das empresas terceirizadas e para o RH dos colaboradores. 7 ROTINA DO FLUXO DE DOCUMENTAÇÃO Saída toda saída de documentos via motoboy é protocolada no ato em que são deixados no setor de transporte para serem encaminhados aos seus respectivos destinos. Retorno todo fluxo de retorno de documentos via motoboy é controlado pelo setor de transporte, que
6 6 de 12 protocola e comunica aos setores responsáveis via /telefone, para que os mesmos possam pegar sua correspondências. 8 ROTINA DA DIGITAÇÃO DE KM Todo final de expediente os motoristas do SOS e Administrativo encaminham o relatório de kilometragem para o setor de transporte fazer a digitação. 9- ROTINA DO CEDOC Os setores enviam documentos em caixas para arquivar, a arquivista registra no sistema e guarda nas prateleiras. Quando há necessidade de solicitar algum documento já arquivado, o setor solicita ao CEDOC, pesquisa e depois devolve para o arquivo. A Arquivista faz a avaliação dos documentos após um período de tempo para fazer o descarte do mesmo, mediante autorização do setor responsável pelo documento. Organiza e descarta, se não for autorizado o descarte dos documentos, os mesmos são devolvidos para as estantes. 10- ROTINA DE CONTROLE DAS LIGAÇÕES Mensalmente é feito uma planilha de custo das ligações telefônica extraídas do tarifador interno; Mensalmente é repassado para o setor de custo e estatística um resumo de consumo de todos os ramais extraído do tarifado; Mensalmente é feito uma planilha das ligações via EMBRATEL; Mensalmente é feito uma planilha das ligações celulares realizadas através da empresa CLARO, repassado pelo administrativo da sede que encaminha todos os meses o custo mensal do hospital;
7 Atualização do tarifado. Instrução de Trabalho 7 de 12 Tarefas diárias central Telefônica CONCEITO Atender e realizar ligações externas para toda empresa. 1.ROTINA DA CENTRAL TELEFÔNICA Ao iniciar o plantão faz o check list de todos os equipamentos mesa da central/ rádios. 2. LIGAÇÕES EXTERNAS Atende fazendo a saudação ex.:(unimed João Pessoa Vera boa tarde) Coloca todas ligações em espera; Atende uma a uma fazendo a triagem e passando para cada setor; A telefonista informa nº de telefones para os cooperados que não querem obter as informações no teleatendimento; A telefonista procura nº de telefones para clientes internados A telefonista faz o controle das solicitações das ligações particulares; A telefonista faz a localização dos maqueiros, governantas pelo rádio e/ou som; A telefonista faz todos os anúncios necessários pelo som; A telefonista faz as anotações das solicitações de ligações de fixo para celular; A telefonista faz a ligação para os apartamentos duplos, fazendo o controle para cobrança posterior através do caixa na alta do paciente na conta do hospital ; A telefonista faz todo contato com a equipe do CARDIOCENTER à noite e finais de semana quando tem procedimento; A telefonista marca o táxi para ir buscar e ir deixar as telefonistas da noite. 3.LIGAÇÕES INTERNAS Atende fazendo a saudação ex.:(central Telefônica Vera boa tarde) Coloca em todas ligações em espera; Atende uma a uma o solicitante informa o nº do telefone, a telefonista completa a ligação. Ao termino de cada plantão é passado o plantão com as devidas ocorrências registrada no livro e encaminhada via para coordenação. Tarefas diárias telefonista SOS UTI Móvel
8 8 de 12 CONCEITO É o atendimento de pacientes em seu domicilio através da Equipe da U T I MÓVEL nos casos de urgência emergência. 1. S.O.S. UTI MÓVEL Consiste em atendimento através de UTI móvel (ambulâncias), para casos de atendimento domiciliar de urgência/emergência, transferências de domicílio e hospital/hospital (em caso de pacientes graves), desde que por recomendação médica. A triagem para utilização dos serviços será feita pelo médico assistente, diretamente com o médico plantonista do Serviço, através do telefone Na impossibilidade de um contato com o médico assistente, o plantonista deverá decidir sobre a saída da ambulância, com base nas informações recebidas do paciente ou pessoa responsável. O serviço do SOS UNIMED atingirá, exclusivamente, um raio de cobertura de, no máximo, 100km (cem quilômetros), desde que dentro da área de ação da UNIMED, compreendendo esta as cidades de João Pessoa, Bayeux, Cabedelo, Santa Rita, Sapé, Marí, Cruz do Espírito Santo, Mamanguape, Rio Tinto, Itabaiana, Conde e Pitimbú. Caso a CONTRATANTE não esteja em dia com o pagamento de suas mensalidades, ou o usuário esteja em período de carência contratual, este poderá utilizar este Serviço, por custo operacional, pagando pelo transporte, materiais, medicamentos e procedimentos médicos que forem prestados no trajeto, de acordo com a Tabela da UNIMED. A remoção será feita exclusivamente para hospitais próprios ou credenciados pela UNIMED, considerando a disponibilidade existente no momento da utilização do serviço. Nas situações em que o atendimento se der no domicílio, sem necessidade de transferência do usuário da CONTRATANTE, a continuidade do atendimento clínico, a solicitação de exames e a prescrição de outros medicamentos, serão feitos pelo médico assistente do paciente. A transferência para hospitais não indicados pela UNIMED e/ou familiares, ou nos casos que excederem os limites contratuais, só será efetuada se o paciente ou seu responsável assumir a responsabilidade pelas despesas não cobertas pelo seu Plano. 1. ROTINA DO ATENDIMENTO DA TELEFONIA SOS ABERTURA DE PLANTÃO Abre o plantão no livro e grava a abertura do plantão da mesma forma faz o encerramento. Ao iniciar o plantão a teleatendente faz o chekin dos equipamentos; Se chegar ligação de solicitação de Remoção: De Hospital x Hospital //Hospital x Residência Hospital x Clínica; A teleatendente solicita nome do paciente, endereço, ponto de referência 2.É USUÁRIO UNIMED-JP? SIM ( ) NÃO ( )
9 SIM Qual é o número da carteira? E/ou data nascimento? Pesquisar o cadastro do usuário (se aderiu, financeiro, carência etc) NÃO Então a teleatendente informa os valores e procedimentos do atendimento particular 3. TEM DIREITO AO SERVIÇO DO SOS? SIM ( ) NÃO ( ) SIM De onde o paciente está sendo removido? Para onde o paciente será removido? O paciente está em apartamento? sim ( ) não ( ) SIM Em que apartamento se encontra o paciente? É paciente de UTI? sim ( ) não ( ) SIM. Qual leito se encontra? Que exame vai realizar? A teleatendente liga para a clinica confirma o exame e horário, e faz o agendamento 9 de 12 4.TEM DIREITO AO SERVIÇO DO SOS? SIM ( ) NÃO ( ) NÃO Se o solicitante concorda com a remoção particular a atendente faz o mesmo procedimento anterior. SE É PACIENTE DE U T I Pede que o médico assistente ou plantonista entre em contato com o médico urgentista do SOS. SE É PACIENTE DE APARTAMENTO A teleatendente faz o agendamento direto. 6.É USUÁRIO DA UNIMED-JP, MAS NÃO ADERIU AOS SERVIÇOS E/OU PARTICULAR. Se não aderiu ou é particular informar os valores do atendimento ao solicitante, ele aceitará? Sim( ) não(). SIM Pede nome completo do solicitante que será responsável pelo pagamento, grau de parentesco com o paciente e fone para contatos posteriores. 7. AGENDAMENTO Se as solicitações estão todas ok a teleatendente passa para o motorista os agendamentos e horários para
10 realização dos exames ou remoção de alta hospitalar. A teleatendende informa para a equipe quando o paciente está pronto para ser removido. 10 de 12 A equipe (motorista e téc. Enfermagem) sai para fazer as remoções simples, se é paciente de UTI a equipe será(médico,téc. enfermagem e motorista). O motorista informa qual Ambulância está saindo para o atendimento: B1 ( ) B2 () B3 () B4 () o horário de saída; Ao retornar da remoção o motorista informa o horário de retorno da ambulância e a equipe que saiu para remoção. A tele-atendente faz a ocorrência no livro e vai finalizando cada atendimento. Ao final de cada plantão faz o encerramento e passa o plantão para a plantonista do próximo horário. Tarefas diárias CEDOC
11 11 de 12 CONCEITO CENTRALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS É o registro material que comprova fato, fenômeno e modo de vida de pensar dos homens setor que tem o objetivo de fazer o arquivamento dos documentos legais da empresa para sua preservação. 1. PROCEDIMENTOS DE ARQUIVAMENTO Os setores enviam documentos acondicionados dentro de sacos plásticos devidamente identificados, em caixas de papelão apropriadas e lacradas para arquivar. As caixas devem estar etiquetadas com descrição do documento mês/ano(mm/aaaa), nº do setor nº da caixa e data de entrada no CEDOC com prazo de descart(temporalidade), o arquivista recebe as caixas, registra no sistema e guarda nas prateleiras. O CEDOC tem como método de arquivo o alfanumérico cronológico. 2.ENTRADA DE DOCUMENTOS Verificar se as caixas seguem o padrão exigido pelo CEDOC Verificar se as etiquetas estão corretas Cadastrar no sistema Emitir o plano de arquivo e enviar para o setor Colocar as caixas nas estantes 3.EMPRÉSTIMO DE DOCUMENTOS Os setores fazem a solicitação de empréstimo de documentos através de ou formulário próprio do setor Após o preenchimento do formulário a caixa é liberada para o setor solicitante. Após consultar os documentos, a caixa é devolvida para o CEDOC, é dado baixa no sistema e recolocado a caixa na estante novamente. 4.PROCEDIMENTO PARA DESCART DE DOCUMENTOS Anualmente é feito uma revisão na tabela de temporalidade. Mensalmente é feito um relatório das caixas que serão descartadas. A arquivista envia o relatório em duas vias para o setor tomar ciência dos documentos que estão sendo descartados, uma via do relatório é devolvido para a Arquivista assinado autorizando o descart das caixas Se não for autorizado por algum motivo o mesmo é devolvido para as estantes.
12 12 de 12 REFERÊNCIAS: Não há OBSERVAÇÕES GERAIS: HISTÓRICO DE REVISÕES: Não há ELABORAÇÃO/VALIDAÇÃO: Nevinha Marques - COORD TRANSP TELEFONIA PL - Elaborou documento em 28/07/2010 Alcir Moreno - GER HOTELARIA - Validou o documento em 04/08/2010 Katiuscia Barros - ENFERMEIRO* - Aprovou e Disponibilizou o documento em 18/08/2010
Transferencia de paciente em AMBULÂNCIA UTI MÓVEL/BÁSICA
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