GESTÃO DE DOCUMENTOS: O GERENCIAMENTO DE ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS E A SUA RELEVÂNCIA PARA O PROCESSO DE TOMADA DE DECISÃO.

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1 GESTÃO DE DOCUMENTOS: O GERENCIAMENTO DE ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS E A SUA RELEVÂNCIA PARA O PROCESSO DE TOMADA DE DECISÃO. FROTA, Marcus Vinicius Gomes 1 ; NETO, Francisco de Sousa Lima 2 ;CAMPOS, Lilian do Nascismeto 3 ; MARTINS, Francisco de Assis Chaves 4 ; SOUSA, Joélcio Braga de 5 ; OLIVEIRA, José Ivo Fernandes de 6 A Gestão Documental envolve atividades correlatas à Arquivologia, e para tanto este trabalho vem demonstrar a importância da arquivologia para o Administrador em suas atividades rotineiras. Ter a informação hoje é o mesmo que ter o capital, os sistemas de informações utilizados na era digital são prova disso. O mercado gira em torno da informação, se o gestor não se adequa as normas e práticas utilizadas no gerenciamento de documentos estará fadado a falhar em suas atividades administrativas e consequentemente o processo de tomada de decisão poderá surtir efeitos negativos. O tema Gestão de Documentos é abrangente, este estudo pretende demonstrar a importância do gestor conhecer adequadamente as práticas arquivísticas tais como: organização, acessibilidade das informações, formas de armazenamento, conservação e a respectiva validade dos documentos. Os processos relacionados à gestão documental vêm recebendo cada vez mais atenção tanto por parte das empresas públicas quanto privadas, o que resulta na valorização da informação como recurso que mensura a competitividade. Afinal lidar com o colosso de informações que são geradas pelas empresas de modo geral, requer a utilização de um sistema de gerenciamento que garanta a qualidade e acessibilidade dessas informações. Desta forma o presente trabalho visa analisar o sistema de gerenciamento de documentos que devem ser utilizado pelas empresas e organizações no processo de tomada de decisão a partir de uma revisão de literatura Ainda conforme o autor cabe ressaltar a necessidade de se repensar as ligações da Arquivologia com outras áreas de conhecimento e estabelecer diálogos e análises com os novos meios de comunicação, difusão e acesso à informação que a cada instante são criados e modificados. 1 Esp. em Gestão de Pessoas; Professor da Faculdade de Educação de Bacabal, marcusfrota@febac.edu.br 2 Mestre em Administração FPL/MG; Professor da Faculdade de Educação de Bacabal, netto@febac.edu.br 3 Bacharel em Administração; Faculdade de Educação de Bacabal, Bacabal-MA; lian_135@hotmail.com 4 Mestre em Adm. FPL/MG; Professor da Faculdade de Educação de Bacabal, chaves.professor@hotmail.com 5 Especialista em Finanças; Professor da Faculdade de Educação de Bacabal, joelciobraga@febac.edu.br 6 Mestre Ciência da Computação; Prof. IFMT - Tangará da Serra. joseivo357@hotmail.com

2 Segundo Fonseca (2005, p. 37 apud JARDIM, 1998, p. 47): A informação arquivística reflete e fornece elementos à construção de uma racionalidade estatal; os dispositivos de gestão dessa informação expressam um domínio do saber.. Arquivo é a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução dos seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro. (PAES, 2004) Fonseca (2005, p. 38 apud MELO, 1988, p. 38) destaca: os documentos e os arquivos são a expressão material mais clara e o mais firme sustentáculo da natureza institucional da administração pública. A partir dessas inovações tecnológicas, surgiram algumas corporações que iniciaram um processo de análise para soluções de desenvolvimento de sistemas para gerenciar essa inúmera quantidade de documentos em forma física. Então foi criado o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) que é um sistema que converte informações em voz, texto ou imagem para a forma digital. Funciona com softwares e hardwares específicos que permitem a captação, o armazenamento, a localização e o gerenciamento das versões digitais das informações. O documento de arquivo se caracteriza primordialmente pela sua estabilidade e durabilidade, pois a informação está registrada num suporte que pode ser conservado por centenas ou até milhares de anos. No ambiente eletrônico, porém, os documentos podem ser manipulados sem deixar qualquer vestígio, sendo instáveis e extremamente vulneráveis à intervenção humana e à obsolescência tecnológica. (GOUGET, 2004, apud RONDINELLI, 2002) Os sistemas de gerenciamento de documentos fornecem os armários para os arquivos eletrônicos e as ferramentas de sistema para o arquivamento. Eles unem espaço para armazenamento de dados com um programa que vai além da criação de documentos e incluem funções como trilha de auditoria e ferramentas de informações, controles de expiração de documentos para apagá-los em datas especificadas e exibição de documentos online. (DANNENFELDT, 2010) O próprio Poder Público, norteado especialmente pelo princípio da eficiência, reconheceu há muito o valor da informatização. Utiliza o meio eletrônico na tramitação de processos judiciais, comunicação de atos e transmissão de peças processuais, indistintamente, aos processos civil, penal e trabalhista, bem como aos juizados especiais, em qualquer grau de jurisdição. (Lei /2006)

3 Outro bom exemplo de GED: é a instituição do Sistema Público de Escrituração Digital Sped que tem a finalidade de unificar, de forma computadorizada, as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos vinculados à atividade empresarial de escrituração comercial e fiscal. (Decreto Presidencial 6.022, de 22 de janeiro de 2007). Atualmente o número dessas empresas que trabalham com a tecnologia GED é bastante grande. Contudo, as que mais se destacam no cenário nacional são: GED Brasil, GRUPO STORE, ARQUIVAR, ARK TEC e P3IMAGE. Tais empresas trabalham especificamente com prestação de serviços (guarda, organização e digitalização de documentos arquivos inteiros ou não) ou fornecimento de tecnologia. Outros serviços fornecidos por essas empresas são: a microfilmagem, destruição segura, arquivo de segurança (salas-cofre) e segurança biológica (COSTA, 2010 apud ARAÚJO e COELHO, 2009). Visando contemplar o objetivo deste trabalho, analisar-se-á o sistema de gerenciamento eletrônica de documentos nas organizações e as tomadas de decisão. Através de considerações e definições já expostas no decorrer desta revisão. O presente trabalho caracteriza-se como um trabalho de cunho científico, baseado nas informações e aprofundamento dos estudos que constituem o seu conteúdo. Iniciou-se pela escolha do tema e á continuidade com todo o processo sistemático de pesquisa bibliográfica através de consulta e análises críticas de livros, artigos, pesquisas virtuais, bem como também em consultas à Lei nº 8.159/91. Nos dias atuais mesmo com a tecnologia da informação a disposição da arquivologia, ainda há muito a se conscientizar sobre os problemas gerados pela má administração dos documentos. Os recursos materiais e humanos nem sempre se uniformizam nesse novo parâmetro que deveriam promover uma mudança de atitude por parte dos gestores. A adoção do gerenciamento eletrônico de documento, a estratégias de preservação por meios digitais requer os mesmos cuidados e conhecimentos arquivísticos. Tomar a decisão implica em converter essa informação em ação, os processos resultantes da gestão de documentos quando aplicados de forma correta torna o recurso da informação imprescindível para as melhorias a serem alcançadas pela organização. O conhecimento das informações e sua acessibilidade viabilizam o desempenho das atividades administrativas e tornam as mesmas mais produtiva e porque não dizer mais competitiva. Palavras-chave: Arquivo. Gestão de documentos. Informação arquivística. Tomada de decisão.

4 REFERÊNCIAS ABRAMCZUK, André A. A Prática da Tomada de Decisão. São Paulo: Atlas, p. BRASIL, Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de Conarq, Brasília. Disponível em: < Acesso em 10 ago , Lei nº , de 19 de dezembro de Presidência da República, Brasília. Disponível em: <http//: Acesso em 10 ago CHRISTO, Tatiana Ribeiro. Gestão de Documentos e Sua Interface com a Gestão em Preservação f. Monografia (Especialização em Organização, Planejamento e Direção de Arquivos) Universidade Federal Fluminense, Rio de Janeiro, Disponível em: <http//: Acesso em 31 jul COSTA, Alisson Alan Lima da. Análise Sobre a Utilização do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) nas Empresas Brasileiras f. Monografia (Pós-Graduação em Engenharia de Sistemas) Escola Superior Aberta do Brasil, Vila Velha, Disponível em: < Acesso em: 21 set DANNENFELDT, Diane. Gerenciando Documentos Digitais. Sala de Leitura: Artigos Disponível em: < Acesso em 30 jul DICIONÁRIO, Brasileiro de Terminologia Arquivística. Arquivo Nacional. Rio de Janeiro, Disponível em: <http//: Acesso em: 20 fev FONSECA, Maria Odila. Arquivologia e Ciência da Informação. Rio de Janeiro: FGV, p. GED.NET, Portal. As principais tecnologias relacionadas. Disponível em: <http//: Acesso em: 10 out GOUGET, Alba Gisele. Gestão Arquivística de Documentos Eletrônicos. Conarq. Rio de Janeiro, Disponível em: < Acesso em: 20 jun PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. 3 ed. rev. ampl. Rio de Janeiro: FGV, 2004, 228p.

5 RODRIGUES, Ana Márcia Lutterbach. Perspectiva em ciência da informação, Belo Horizonte, v. 11, n. 1, Disponível em: < Acesso em: 20 ago SIQUEIRA, Marcelo Nogueira de. Arquivologia e Internet: novas possibilidades para os arquivos públicos brasileiros. Revista Geral do Arquivo Geral do Rio de Janeiro. Rio de Janeiro, v. 8, n.4, Disponível em: <http//: Acesso em: 22 abr