GUIA PRÁTICO PARA O SEU CONSULTÓRIO DE ODONTOLOGIA

Transcrição

1 GUIA PRÁTICO PARA O SEU CONSULTÓRIO DE ODONTOLOGIA

2 Como Escolher o Local Ideal Para o Seu Consultório A primeira coisa a se fazer, é decidir quem é o público alvo que você quer atender e para isso o ideal é pesquisar o lugar eles moram, trabalham e frequentam e a partir daí fazer uma lista dos Bairros onde você gostaria de trabalhar. Quando for fazer esta lista, comece priorizando a proximidade e facilidade para você chegar até o consultório assim você garante que não haverá atrasos na hora que precisar atender seus pacientes.

3 Como Escolher o Local Ideal Para o Seu Consultório Faça uma planilha de todos os seus gastos, para não se desestabilizar financeiramente. Pense que um consultório/clínica, é um negócio como todos os outros e demora em média 2 anos para você começar a ter retorno do capital investido, por isto planeje-se bem para não ter intercorrências que podem causar prejuízos a você por falta de planejamento.

4 MODELO Checklist Tarefas da Secretaria 1. Estar pontualmente na recepção uniformizada, após bater o cartão de ponto com sua digital 2. Ligar computador servidor e abrir programa de gerenciamento da clínica; tirar telefones da secretaria eletrônica 3. Verificar se a recepção está limpa, organizada, com revistas atuais, se tem água e café na máquina de café, copos descartáveis, xícaras limpas, maçãs, bolachas, e demais itens que costumamos servir ao paciente. 4. Verificar se os banheiros estão limpos e se tem papel higiênico, papel toalha e sabonete, caso alguns destes itens precise de reposição, solicitar o auxílio da profissional responsável pela limpeza da clinica. 5. Recepcionar o paciente, informando dados do wifi e demais necessidades do nosso cliente para que o mesmo se sinta bem recebido em nossa clínica, tais como utilização da Tv, Lap tops, etc. Se for a primeira consulta, já estar com prancheta, impresso da anamnese e caneta separados para o paciente preencher, alertando-o que a anamnese tem duas folhas.

5 MODELO Checklist Tarefas da Secretaria 1. O dentista ou a ASB mandarão um impresso com o valor da primeira consulta apenas ou co o Odontograma com valores do tratamento para que você receba do paciente 2. Quando atender ao telefone: dizer o nome da Clínica para que quem ligou saber que está falando no lugar certo, seguido de um cumprimento - Bom dia/boa tarde/boa noite e por fim dizer seu nome. Exemplo: Saints Dental Clinic, boa tarde, Claudia 3. Ser sempre gentil e procurar atender as solicitações de nosso cliente com presteza, simpatia e clareza 4. Verificar todos os pagamentos do dia, imprimir ou salvar em PDF comprovantes e arquivar nas respectivas pastas no arquivo físico ou no computador, conforme estipulado pela clinica 5. Lançar todas as contas no sistema, no Banco e colocá-las na pasta de Fluxo de caixa para acompanhamento das mesmas

6 MODELO Checklist Tarefas da Secretaria 1. Receber os pagamentos dos pacientes, colhendo a assinatura dos mesmos para ficar registrado que pagaram e passar tudo no final do dia para o dentista responsável pela clínica, colhendo a assinatura dele (a) atestando que os recebimentos do dia foram entregues para o (a) profissional 2. Lançar todos os recebimentos no sistema Imprimir todos os comprovantes necessários ao paciente, bem como todos os formulários, cuidados pós-operatórios e receitas solicitadas pelo cirurgião dentista através do chat interno do programa, colhendo a assinatura do paciente Arquivar cópias dos documentos assinados pelos pacientes na pasta de cada paciente Consultar no programa de gerenciamento da clínica, se tem de contar a vencer cujos boletos não chegaram pelo correio/ e na ausência dos mesmos, providenciar junto aos fornecedores, entidades, etc Verificar no início do mês todos os aniversariantes do mês, fazer etiquetas para envelopes e cartões de aniversário e providenciar para que sejam postados semanalmente Agendar pacientes, seguindo o protocolo de tempo de consulta (Vide Tabela), segundo o procedimento informado no chat interno pelo profissional. No caso de Primeiras consultas informar valor do atendimento, nossa localização, facilidades de estacionamento e nosso horário de atendimento Quando receber entrega de materiais das Dentais ou de Protéticos, solicitar a presença de uma das ASB (s) para conferência do que está sendo recebido Confirmar as consultas no dia anterior através de SMS do programa, WhatsApp, Messenger e em último caso, via telefone. Lembre-se, quanto mais automático for este processo, melhor será sua produtividade 10. Quando, por desistência de algum paciente, ficarem lacunas na agenda, consultar o profissional que atenderá os pacientes desta agenda, se ele que fazer alguma alteração

7 MODELO Checklist Tarefas da Secretaria 1. Atender solicitações da contadora, bem como cobrar folhas de pagamento, vales transporte, taxas que forem da competência dela emitir, caso ocorram atraso. Conferir o protocolo de entrega com os itens recebidos antes de assinar e entregar o protocolo para a pessoa que foi entregar. Obs.: Vale transporte todo dia 1 e pagamento no quinto dia útil do mês 2. Todo primeiro dia útil do mês, solicitar junto à empresa responsável as cestas básicas ou cartões com valores correspondentes 3. Realizar todos os pagamentos necessários aos funcionários **Esta função é executada pela secretaria, caso não tenhamos um setor administrativo na clinica 4. Arquivar todos os documentos da clínica nas pastas identificadas no arquivo, segundo o índice. Se tiver dúvida sobre algum arquivamento, perguntar ao Dentista Responsável pela Clínica, pois um documento guardado errado, pode acarretar sérios problemas para a clinica 5. Arquivar toda a documentação do paciente por ordem alfabética por Nome ou Sobrenome, conforme a escolha da Dentista Responsável.

8 Vencimento Valor Numero do Plano de Tratamento Numero cheque Data pgto Assinatura Paciente Assinatura Profissional Responsável Pacientes Controle de Pagamentos

9 6 Dicas Simples Para Uma Marketing Eficiente 1. Banco de dados atualizado 2. Identificação dos clientes mais valiosos para nossa clínica, que gastam mais com nossos serviços, elevando nosso faturamento 3. Entendimento das expectativas e resultados que nossos clientes querem alcançar em relação aos nossos serviços prestados 4. Criação um programa de fidelização atraente que faça estes clientes com orçamentos realizados altos, se sentirem com privilégios exclusivos 5. Engajamento de toda a equipe neste processo com reconhecimento da importância de manter estes clientes em nossa clinica 6. Investimento em ferramentas de comunicação on line como redes sociais, s. Blogs, fóruns para potencializar resultados e fãs de nossa marca

10 Obrigado! Espero que tenha gostado do nosso conteúdo. Para ter acesso a mais de 100 modelos completos de documentos, planilhas e mais uma série de estratégias para levar o seu consultório para o próximo nível acesse: