GUIA DE UTILIZAÇÃO DO SISTEMA DE COMPRAS VIA WEB

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1 GUIA DE UTILIZAÇÃO DO SISTEMA DE COMPRAS VIA WEB ( c) 2010 Todos os direitos reservados a ABCG Campo Grande-MS

2 INDICE 1. Introdução ao compras web Fluxo do processo de compras web Como ingressar no processo de compras web Acessando o compras web Alterando a senha de Login Catálogo de preços Coleta de preços Preenchendo cotações abertas Importando Planilhas de cotações na internet Trabalhando com as marcas de produtos Consultando as cotações enviadas 25 4

3 Instrodução Com o objetivo de gerenciar de forma integrada as compras de produtos, equipamentos e serviços do Hospital, aliado a necessidade do uso de ferramenta apropriada, a instituição Associação Beneficente de Campo Grande Santa Casa, ajusta-se tecnologicamente ao mercado implementando o sistema de compras via web.as requisições são encaminhadas eletronicamente para aprovação e, quando liberadas para cotação são enviadas aos fornecedores através de um servidor de fax ou correio eletrônico. O preenchimento das cotações é realizado no próprio , dando entrada direta no sistema, sem digitação. No final do processo, as ordens de compras são autorizadas e liberadas para envio aos fornecedores. A partir disso, há um acompanhamento sistemático das ordens entregues e pendentes. 5

4 2. Fluxo do processo Fig. 01 6

5 3. Como ingressar no processo de compras web Somente possuirão acesso ao Sistema de Compras pela Internet os usuários que tenham suas senhas devidamente informadas, quando do acesso. Por isto é muito importante que o Fornecedor esteja devidamente cadastrado e habilitado pelo departamento de compras a utilizar-se deste recurso. Portanto para ingressar no processo de compras via web o Fornecedor deverá receber um do setor de compras informando-o da habilitação, devendo o mesmo certificar-se dos seus dados cadastrais junto ao Departamento evitandose assim quaisquer informações indevidas. 4. Acessando o compras web Fig. 02 7

6 Ao acionar o botão compras web, o serviço é direcionado apresentando a página Inicial do sistema de compras web para o fornecedor. (fig.04) Clicar aqui Fig. 03 8

7 Tela de apresentação do compras web interface do fornecedor fig.04 Fig.04 obs: Após o primeiro login, o usuário deve alterar sua senha por motivo de segurança. ( fig 5) 9

8 5. Alterando a senha de Login A tela de Troca de Senha permite ao fornecedor efetuar a alteração de sua senha de acesso ao sistema, que fora previamente definida durante o seu cadastro, mantendo assim o caráter confidencial da mesma. O sistema apresentará o formulário de troca de senha, no qual deverão ser informadas a senha atual e a nova senha, que deverá ser confirmada (fig 5) Fig.5 Pressionar o botão, para confirmar a operação. 10

9 6. Catálogo de preços Permite ao fornecedor efetuar o cadastramento os preços dos produtos no Sistema de Compras pela Internet.O catálogo de preços tem como funcionalidade um cadastro temporário de preços praticados por determinados fornecedores, mediante um acordo entre estes e o hospital onde, dentro de um período estabelecido, serão fornecidos os produtos com preços inalterados. Ao final do período, o usuário deverá efetuar uma nova cotação, alimentando o catálogo a fim de atualizá-lo. (Fig.06) Fig. 06 Consulta no Catálogo Serão apresentados os códigos dos produtos, a descrição dos mesmos, a unidade, os preços e a validade desses valores, no catálogo; Informar um ou mais parâmetros de pesquisa, quais sejam, código do produto, descrição o mesmo, preço e datas inicial e final da validade; Pressionar o botão, para executar a pesquisa; O sistema apresentará todos os produtos que atendam os parâmetros informados; 11

10 Pressionando o botão, localizado ao lado de cada produto, será aberto uma nova tela com as marcas do produto, onde serão apresentadas as informações de código e fabricante. Selecionar o produto dentre aqueles já cadastrados no catálogo de preços do fornecedor; O sistema apresentará uma janela para a alteração do preço do produto; Catálogo de Preços (fig 07 ) Fig. 07 Pressionando o botão, localizado ao lado de cada produto, será aberto uma nova tela com as marcas do produto, onde serão apresentadas as informações de código e fabricante. (Fig.08) Fig

11 Alterar o preços do produto no catálogo Selecionar o produto dentre aqueles já cadastrados no catálogo de preços do fornecedor; O sistema apresentará uma janela para a alteração do preço do produto; Catálogo de Preços. (fig. 09) Fig. 09 Informar a validade do preço; Informar o valor atualizado do preço unitário do produto; Pressionar o botão para selecionar marca; Pressionar o botão para efetuar a alteração do preço do produto no catálogo de preços. Para incluir um novo produto no catálogo, o fornecedor deverá pressionar o botão ; O sistema apresentará uma lista com todos os produtos fornecidos ao hospital independente do fornecedor. O fornecedor deverá selecionar o produto que deseja cadastrar o preço ou efetuar uma consulta para localizar o mesmo através do código do produto ou de sua descrição (fig.10) 13

12 Fig. 10 Pressionar na linha do produto desejado. O sistema apresentará uma janela para a inclusão de um novo produto; Catálogo de Preços (fig.11) Fig

13 Informar a unidade do produto; Informar a validade do preço; Informar o valor atualizado do preço unitário do produto; Pressionar o botão para selecionar marca; Pressionar o botão preços. (fig. 11) DICAS IMPORTANTES para efetuar a inclusão do produto no catálogo de O botão permite sair da tela sem salvar as alterações realizadas; O botão possibilita limpar os registros informados na tela; O botão permite percorrer os registros cadastrados; Ao pressionar o botão, a transação será encerrada e a tela será fechada. 7. Coleta de preços O envio de cotações de preços será encaminhado automaticamente para o fornecedor um informando que o mesmo possui uma cotação de preços a ser preenchida. A cotação poderá ser realizada das seguintes formas: -Cotações Abertas - Através do preenchimento da cotação de preços na Internet; - Importação de Planilhas de Cotação - Através do preenchimento da planilha encaminhada com que, posteriormente, será importada pela Internet. Caso o fornecedor vencedor, escolhido durante o processo de formação, tenha realizado processo de cotação através do Sistema de Compras pela Internet, o sistema enviará automaticamente um informando ao fornecedor que o mesmo ganhou a cotação de preços e que precisa confirmar ou cancelar a ordem até a data estabelecida pelo hospital.(fig.12) Fig.12 15

14 Acessar o Sistema de Compras pela Internet e selecionar a opção de Ordens de Compras (fig.13) Fig.13 Informar um ou mais parâmetros para efetuar a pesquisa pela ordem de compra, quais sejam, código da ordem de compra, data de registro e código da solicitação de compra correspondente; (fig.14) Fig.14 16

15 Pressionar o botão, para executar a consulta; Pressionar para visualizar a ordem de compra e começar o processo de confirmação; (fig.15) A ordem de compra será apresentada ao fornecedor; Fig. 15 Pressionar o botão. A informação da confirmação da ordem de compra será gerada automaticamente registrada no Módulo de Compras,mudando o status da ordem de compra para Autorizada. 17

16 Pressionar o botão necessário.(fig.16) para efetuar a impressão da Ordem de Compra, se Fig.16 8.Preenchendo cotações abertas O fornecedor poderá acessar a tela de Cotações Abertas diretamente do recebido do hospital, pressionando as opções clique aqui, conforme a figura abaixo:(fig.17) Fig.17 18

17 Ou selecionando a opção de Cotações Abertas, na tela de Entrada do Sistema de Compra pela Internet; (fig.18) Fig.18 Serão apresentadas todas as cotações abertas (que não foram preenchidas) para o fornecedor em referência; (fig 19) Fig.19 19

18 Pressionar o botão correspondente à cotação a ser preenchida; (fig 19) Efetuar o preenchimento do Formulário de Cotação de Preços informando os seguintes pontos: o número de dias para entrega dos produtos, o valor do frete e se esse valor será incluso na nota fiscal, o tipo de frete, a validade da proposta, o tipo de pagamento, observações necessárias, o preço unitário dos produtos, as marcas correspondentes e observações necessárias acerca do produto; (fig.20) Fig. 20 Pressionar o botão, para confirmar a operação; O sistema apresentará o formulário de cotação, para que seja realizada a verificação; Pressionar o botão, para confirmar o envio. DICAS IMPORTANTES O botão permite percorrer os registros cadastrados; Ao pressionar o botão, a transação será encerrada e a tela será fechada 20

19 9.Importando planilha de cotações na internet Permite o fornecedor efetuar a importação da planilha de cotação na Internet, após efetuar o preenchimento da mesma, conforme o anexo encaminhado por . Faz-se importante enfatizar que a planilha encaminhada por deverá, obrigatoriamente, ser salva com o formato Excel 97 ou 2000 e depois importada pelo Sistema de Compras pela Internet. O usuário receberá o informando sobre a cotação de preços a ser preenchido. Em anexo a este , virá a planilha com a relação de os produtos para cotação de preços; (fig. 21) Fig. 21 O fornecedor deverá abrir a planilha anexada ao ; (fig.22) 21

20 Fig. 22 Salvar a planilha anexada ao para efetuar o preenchimento. A planilha deverá ser salva com o formato Excel 97 ou 2000, obrigatoriamente; Efetuar o preenchimento da planilha com os valores unitários e nome da marca dos produtos; (fig. 23) Fig

21 Acessar o Sistema de Compras pela Internet para efetuar a importação da planilha com os valores cotados; (fig. 24) Fig. 24 Na tela de Importação informar o local do arquivo para importação, ou pressionar o botão, para localizar o mesmo; Pressionar o botão ;(fig.25) Fig.25 Aguardar o hospital efetuar a coleta e avaliação dos preços. 23

22 DICAS IMPORTANTES A planilha para a cotação de preços será sempre encaminhada através do correio eletrônico, não havendo assim cópia da mesma na Internet. Ao pressionar o botão, a transação será encerrada e a tela será fechada. 10. Trabalhando com as marcas de produtos Permite ao usuário cadastras as marcas de produtos distribuídas pelo mesmo no sistema. (fig.26) Para pesquisar uma marca já cadastrada Informar um ou mais parâmetros de pesquisa, quais sejam, código de identificação da marca e nome do fabricante do produto; (fig27) 24

23 Pressionar o botão para executar a pesquisa; O sistema apresentará todas as marcas que atendam aos parâmetros informados. Pressionar o botão, para cadastrar uma nova marca; O sistema apresentará a janela de inclusão, na qual deverão ser informados o código e o nome da marca do produto; (fig 28) Fig. 28 Pressionar o botão, para salvar a operação; 11.Consultando as cotações enviadas Permite ao usuário efetuar a consulta das cotações do fornecedor que já foram enviadas para o hospital. (fig 29) 25

24 Fig.29 Informar um ou mais parâmetros para efetuar a pesquisa, quais sejam código da cotação, data inicial, data final e/ou comprador; Pressionar o botão ; Serão apresentadas todas as cotações que já foram preenchidas e enviadas de acordo com os parâmetros informados; Caso o fornecedor deseje visualizar a cotação, faz-se necessário pressionar o botão Ao pressionar o botão, a transação será encerrada e a tela será fechada 2010 ABCG ASSOCIAÇÃO BENEFICENTE DE CAMPO GRANDE SANTA CASA 26