INSTRUÇÃO DE TRABALHO: FATURAMENTO WHIRLPOOL

Transcrição

1 ELABORAÇÃO APROVAÇÃO NOME: Rodrigo Vaz NOME: Janiele Clazer de Lima SETOR: Escritório da Qualidade SETOR: Administrativo / Financeiro CARGO: Analista da Qualidade CARGO: Supervisrora Adm/ Financeiro HISTÓRICO DAS REVISÕES REVISÃO DATA ALTERAÇÕES 04 //2013 Revisão geral deste documento 05 17//2013 Revisão geral deste documento 06 21//2014 Revisão geral deste documento 13/11/2015 Revisão geral deste documento SUMÁRIO 1 - ATIVIDADE REALIZADA Faturamento Distribuição Devolução Doccob Liquidações das faturas Fretes especiais ANEXOS (Descreve os documentos que fazem parte deste procedimento) ATIVIDADE REALIZADA 1.1 Faturamento 1.2 Distribuição As pré-faturas são geradas pela Whirlpool diariamente, e são disponibilizadas no portal Neogrid. Coletar pré-faturas: acessar portal Neogrid ( > Acessar Modulo EDI Logístico > Em documentos não lidos verificar se existe algum arquivo Pré-fatura > Caso tenha Salvar uma a uma no (F:) Financeiro > Whirlpool Geral > Pré-faturas > Distribuição (arquivos que começam com 7000). 1 de

2 Gerar fatura: através da opção 565 no sistema SSW, inserindo o arquivo de pré-fatura, informar a data do vencimento (prazo 62 dias) no campo relatório de conferencia "N", e no campo Fatura "T" fatura gerada. Logo após colocar estes dados o sistema irá informar o numero da fat ura gerada pelo nosso sistema. Abrir opção 457 inserir o numero da fatura gerada. Conferir valor da fatura versus arquivo pré-fatura, se não estiver de acordo, verificar no arquivo pré-fatura se ha algum CT-e que não pertence ou CT-e que falta incluir na fatura. Excluir o CTE que não pertence na opção 457 > Instruções Gerais > Opção 92: excluir CTRCs da fatura. Incluir o CTE que não consta na opção 457 > Instruções Gerais > Opção 82: Incluir CTRCs na fatura. OBS: Caso na pré-fatura entre algum cte cancelado, tem que ser enviado o XML de cancelamento para a Whirlpool pela Opção 95 > colocando x em cancelados > Enviar para o cte@whirlpool.com > na opção compactado sempre colocar N > em CTRC digitar o cte que esta cancelado. 2 de

3 1.3 Notas Fiscais de Serviço (RPS) Gerar Lote: enviamos semanalmente através da unidade JOI opção 14 no sistema SSW, Envio: > gerar novo lote de RPSs. Serão disponibilizados os lotes de arquivo RPS. Salvar em Financeiro > NFPS > JOI > ANO > MES > DATA. Envio de Lote (Receita Federal): No site da prefeitura de Joinville / SC ( > Ferramentas > Lotes > RPS > Seleciona os arquivos dos lotes salvos e envia. Retorno do Lote: No site da prefeitura Ferramentas > Lote > Lotes enviados > Colocar a data do dia > Listar > Atualizar a pagina até aparecer status Processado > na fecha azul salvar arquivo por arquivo no Financeiro > NFPS JOI > ANO > MES > DATA. (junto ao arquivo anterior ). Envio do Lote (SSW): Unidade JOI opção 14 no sistema SSW, Recepção: > procurar lote gerado no site da prefeitura > Enviar. Impressão de RPS: No site da prefeitura de Joinville / SC > Ferramentas > Meus Relatórios > Impressão NF -em > Colocar a ultima data que foi gerada RPS até a data do dia > Ir em arquivo > Visualizar impressão > Configurar pagina em 85% > Localizar a ultima pagina impressa e impri mir a partir da ultima RPS gerada. Depois de impressas tirar um relatório no SSW na opção 435 colocando a data do dia > Relatório lista T > Gerar Excel S, aguardar o sistema gerar o Excel deixando somente casos CIF/FOB do cliente Whirlpool (Brastemp/Mlog/Whirlpool) e as seguintes informações da planilha: CTRC/ NUMERO CTe/NFPS/CNPJ/FRETE/EMISSÃO/NFISCAL/NRO PEDIDO/TIPO DOC. Somente deixar os ctes que começam com a sigla JON e exclui todo o restante, todos os ctes que ficarem tem que ser digitados Conemb no portal conforme abaixo. 3 de

4 Envio Conemb (RPS): Digitar dados dos CTE manualmente no portal Whirlpool ( Documentos > Faturamento > Enviar CTRC > Manual > Selecionar código transportador >Tipo documento: Outbound e confirm a. Carregamento: colocar o TR que esta na coluna NRO PEDIDO Numero do CTRC/NF de serviço: colocar o número que consta na coluna NUMERO CT-e/NFPS Serie: deixar em branco (caso de erro colocar a serie A) Valor liquido a Pagar: colocar o FRETE CNPJ Emissor: sempre será CNPJ Embarcador: colocar o CNPJ da planilha (porém sem tiver outro CNPJ que não seja o o cte esta incorreto) Nota Fiscal: colocar a nota que esta na planilha Serie da nota tem colocar a serie que consta Na planilha Local de Expedição: verificar no cte qual a localidade. Quando for FOB ira aparecer também o campo da OI onde tem que ser digitado o número que consta na coluna TIPO DOC Periodicamente a Whirlpool envia via com o arquivo Excel com todas as RPS lançadas no mes anterior, onde devemos imprimir a capa da fatura pela opção 457, anexar as RPSs correspondentes impressas acima para enviar via malote pela nossa filial em Joinville. 1.4 Devolução Após receber os comprovantes físicos (consultar PS item 5.2.1), é feita a conferencia pelo manife sto se todos retornaram carimbados e assinados. Caso haja comprovante sem carimbo ou com alguma ressalva, enviar para o gestor para as devidas tratativas. Depois da conferencia entrar no portal Whirlpool ( em Consultas > inserir número de transporte e filtrar, verificar se ha ocorrência 502. Caso não tenha a ocorrência 502, enviar o XML para o cte@whirlpool.com para ver se o XML migra normalmente, caso não entrar em contato com a Whirlpool. 4 de

5 Para os CTE's que possuem a ocorrência 502, lançar a ocorrência 603 em Registro > Ocorrências > Manual > Carregamento (coloca r o TR do cte) > Pesquisar Seleciona a ocorrência 603 > selecionar: todos > data de entrega: data do dia que esta lançando a ocorrência > Observação: da ta do carimbo do CTE > Registrar. Apos lançar a ocorrência 603, a Whirlpool nos disponibiliza a pré fatura pelo Neogrid. OBS: Para os casos das ct-es que recebemos sem carimbo somente com assinatura, lançamos a ocorrência 600, entrando no portal do cliente > Registros > Recebimento no CDC > Coleta no CDC > digitando o numero do TR que consta no CT -e e pesquisar > Seleciona a ocorrência 600 > selecionar: todos > data de entrega: data do dia que esta lançando a ocorrência > Observação: data do carimbo do CTE > Registrar. Coletar pré-faturas: acessar portal Neogrid ( > Acessar Modulo EDI Logístico > Em documentos não lidos verificar se existe algum arquivo Pré-fatura > Caso tenha Salvar uma a uma no (F:) Financeiro > Whirlpool Geral > Pré -faturas > Devolução (arquivos que começam com 65000). 5 de

6 Gerar fatura: através da opção 565 no sistema SSW, inserindo o arquivo de pré-fatura, informar a data do vencimento (prazo 62 dias) no campo relatório de conferencia "N", e no campo Fatura "T". Logo após colocar estes dados o sistema irá informar o numero da fatura gerada pelo nosso sistema. Abrir opção 457 inserir o numero da fatura gerada. Conferir valor da fatura versus arquivo pré-fatura, se não estiver de acordo, verificar no arquivo pré-fatura se ha algum CT-e que não pertence ou CT-e que falta incluir na fatura. 6 de

7 OBS: Caso na pré-fatura entre algum cte cancelado, tem que ser enviado o XML de cancelamento para a Whirlpool pela Opção 95 > colocando x em cancelados > Enviar para o cte@whirlpool.com > na opção compactado sempre colocar N > em CTRC digitar o cte que esta cancelado. 1.5 Doccob Enviado automaticamente via Neogrid. Obs.: Caso haja algum erro, é enviado pela Neogrid um nos informando. Atualmente recebemos todos os arquivos Doccob pelo da faturista, onde temos que entrar no arquivo e verificar todas as linhas 354 se após elas tem algum numero que não seja o 0 ou nada, aper tar a tecla Insert e inserir o numero 1. Logo após salvar o arquivo corrigido na pasta NEOGRID > Envio. Caso não receba o do arquivo será necessário gerar o Doccobs manualmente pela opção 600, inserir o CNPJ pagador da fatura selecionar a cobrança padrão Multibrás, tipo de cliente: P coloc ar o numero da fatura, prosseguir. Abrir o arquivo e corrigir conforme informado acima e salvar o arquivo começando com COBWHP salvando na pasta NEOGRID > Envio. 7 de

8 1.6 Liquidações das faturas Segue abaixo os dois tipos de liquidação das faturas do cliente Whirlpool: Por antecipação: O financeiro solicita antecipação de algumas faturas que ainda estão para vencer, onde foram lançadas pelo nosso cliente no portal B2B pelo site > Financeiro > Pagamentos a vencer > somente dar um pesquisar > copiar todos os valores para uma planilha Excel. Logo após o financeiro solicitar antecipação junto ao banco o mesmo nos disponibiliza o contrato de todas as faturas que fora m antecipadas e por estes arquivos são liquidadas todas as faturas pela opção 457, inserindo o numero sem o digito. Após inserir o numero da fatura e prosseguir ir Instruções gerais > Opção 88 > Colocar a data do pagamento (conforme contrato) > Dinheiro colocar X > Banco/ag/ccor(DV ops) sempre colocar o banco 237/02995/5/ /1 conforme abaixo > Liquidar 8 de

9 No vencimento: Todos os dias as faturas que não foram antecipadas devem ser creditadas em nossa conta do Banco Bradesco para que a liquidação seja realizada. Por isso entramos no portal B2B > Financeiro > Pagamentos efetuados > Data do vencimento (sempre colocamos a data do dia) > Pesquisar. Todos os documentos que tiverem com a forma de pagamento Descontado pelo Itaú são os casos que foram antecipados e já foram l iquidados no dia do contrato da antecipação, os documentos que tiverem com a forma de pagamento DOC Eletrônico se tra tam das faturas que não foram antecipadas e por isso que devem constar no extrato bancário do dia. Entrando nos documentos aparecerá o numero da fatura e o valor que será pago Para liquidar entramos na opção 457 inserindo o numero da fatura sem o digito. Após inserir o numero da fatura e prosseguir ir Instruções gerais > Opção 88 > Colocar a data do pagamento(conforme contrato) > Dinheiro colocar X > Banco/ag/ccor(DV ops) sempre colocar o banco 237/02995/5/ /1 conforme abaixo > Liquidar 9 de

10 1.7 Fretes especiais Pagamento Manual: Entrar na opção 437, inserir o numero do CNPJ pagador, data do vencimento (62 dias) e digitar documento inserindo CT -e por CT-e. Fechar a tela onde aparecerá a fatura gerada pelo SSW. Entrar na fatura pela opção 457 > Instruções Gerais > Opção 77 colocando o texto: pagamento manual conforme autorização em anexo. Imprimir fatura pela Opção 457 e as dactes pela opção 396 anexando aos CT-es o da autorizando a cobrança. Faturas enviadas via malote pela nossa filial de Joinville. Despesa Extra: A Whirlpool nos autoriza a despesa extra através do portal, e os Gestores devem verificar toda semana o que foi aprovado e en viar a cobrança para a expedição e a mesma assim que emitir deve enviar os pré-cálculos com os ctes emitidos para que os gestores façam a primeira conferencia para que nenhum erro passe despercebido, logo após é enviado para a faturista fazer uma ultima conferencia e verificar se o XML migrou no sistema do cliente. Caso tenha algum erro de emissão teremos até sete dias para cancelar e emitir um novo corretamente. Depois que o XML migrar no sistema do cliente Whirlpool, o mesmo vai gerar Pré fatura no portal Neogrid, onde o procedimento de coletar pré fatura e gerar fatura é o mesmo que o da Distribuição (começa com 68000).. 2. ANEXOS (Descreve os documentos que fazem parte deste procedimento) Este procedimento não possui anexos. de