NF-e REVOLUCIONANDO A CONTABILIDADE EM MATO GROSSO.

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1 CENTRO UNIVERSITÁRIO CANDIDO RONDON - UNIRONDON CIÊNCIAS CONTÁBEIS ACADÊMICOS: Camila Regina da Costa, Jaqueline Araujo de Moraes, Valeria Pereira, Wanderson Rodrigo S. da Conceição, Wallace Fernando. NF-e REVOLUCIONANDO A CONTABILIDADE EM MATO GROSSO. CUIABÁ, JUNHO DE 2011

2 ACADÊMICOS: Camila Regina da Costa, Jaqueline Araujo de Moraes, Valeria Pereira, Wanderson Rodrigo S. da Conceição, Wallace Fernando. s: NF-e REVOLUCIONANDO A CONTABILIDADE EM MATO GROSSO. Trabalho de Conclusão da Disciplina Tecnologia de Informação, para obtenção de nota mensal no curso de Ciências Contábeis, UNIRONDON. Orientador: Prof. Ilo Riveiro CUIABÁ, JUNHO DE 2011

3 RESUMO Este Artigo apresenta de maneira simples e objetiva, conhecimentos com relação ao processo de implantação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), dando ênfase no na implantação no estado de Mato Grosso e no processo histórico da criação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), este se divide em três grandes subprojetos: escrituração contábil digital, escrituração fiscal digital e Nota Fiscal Eletrônica. O Trabalho também ira falar sobre o objetivo que do Projeto Nota Fiscal Eletrônica, inicialmente em alguns estados, como é o caso do Mato Grosso, e posteriormente em ambiente nacional, sobre como ele funciona de forma simplificada, além de descrever os principais benefícios, decorrentes da inserção de tal projeto, para os contribuintes em geral, para a sociedade como um todo e ainda para Administração Tributária. Palavras-chaves: Nota Fiscal Eletrônica, Mato Grosso, Implantação e Benefícios.

4 1. INTRODUÇÃO Esta acontecendo na tecnologia de informação uma revolução digital, com a implantação da Nota Fiscal Eletrônica, que interfere diretamente na contabilidade. Com a necessidade de melhorar a fiscalização das administrações Tributarias, foi criado um modelo nacional de documento fiscal, de forma que este possa acompanhar em tempo real as operações comerciais das diversas empresas. O projeto NF-e foi instituído no estado de Mato Grosso de maneira obrigatória para alguns segmentos a partir de 1º de abril de Em um primeiro momento qualquer empresa, mesmo aquelas desobrigadas a emissão da NF-e poderiam aderir ao projeto piloto de implantação do documento fiscal eletrônico em Mato Grosso, a partir disso era feito o processo de credenciamento em três fases, sendo que no final da 3ª fase era publicado no Diário Oficial do Estado o ato de credenciamento para emissão da NF-e, desde que não tenha constatado irregularidades nas fases anteriores. A introdução da NF-e irá gerar muitos benefícios para o Estado de Mato Grosso, tanto para os contribuintes como para Administração Tributária e também para a sociedade em geral. Por isso se faz necessário um estudo mais abrangente sobre o tema em pauta.

5 2. O QUE É A NF-e? A NF-e é documento apenas digital, e é emitido e armazenado eletronicamente, com validade jurídica garantida pela assinatura digital do remetente, simplificando as obrigações dos contribuintes. Segundo o Portal NF-e: Podemos conceituar a Nota Fiscal Eletrônica como sendo um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pelo Fisco, do documento eletrônico, antes da ocorrência do fato gerador. A NF-e pode ser utilizada em substituição à nota fiscal, modelo 1 ou 1-A, pelos contribuintes do Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre a Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação (ICMS). 2.1 Criações do projeto NF-e Em 19 de dezembro de 2003 foi aprovada a Emenda Constitucional nº. 42 que introduziu o inciso XXII ao art. 37 da Constituição Federal, que determina: As administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, atividades essenciais ao funcionamento do Estado, exercidas por servidores de carreiras específicas, (...) atuarão de forma integrada, inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informações fiscais, na forma da lei ou convênio. Diante disso foi realizado em 2004 o I ENAT Encontro Nacional de Administradores Tributários, com a presença do Secretário da Receita Federal, os Secretários de Fazenda dos Estados e Distrito Federal, e o representante das Secretarias de Finanças dos municípios das capitais. Este encontro teve o objetivo de atende o disposto constitucional, procurando buscar soluções conjuntas nas três esferas de Governo que promovessem maior integração administrativa, padronização e melhor qualidade das informações. Em detrimento deste foram aprovados dois Protocolos de Cooperação Técnica, um objetivando a construção de um cadastro sincronizado que atendesse aos interesses das respectivas Administrações

6 Tributárias. Já em 2005 foi realizado o II ENAT com o intuito de efetivar os propósitos discutidos no encontro anterior, assim foram assinados os Protocolos de Cooperação nº 02 e nº 03, objetivando desenvolver e implantar o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Em 22 de janeiro de 2007 foi instituído o projeto do Sistema Público de Escrituração Digital através do Decreto nº 6022/07. Este é composto por três grandes subprojetos: Escrituração Contábil Digital, Escrituração Fiscal Digital e a Nota Fiscal Eletrônica no prazo de dois anos. 2.2 Como ele Funciona. O contribuinte que for utilizar esta tecnologia deverá requerer o credenciamento no Sistema NF-e e antes de qualquer coisa é necessário conhecer o projeto, que esta disponível no portal da Receita federal do Brasil. O processo de requerimento do credenciamento serve para efetivar na Secretaria da Fazenda, a empresa como emissora da NF-e. Após a provação do requerimento a empresa emissora da NF-e gera um arquivo eletrônico contendo as informações fiscais da operação comercial, a NFe deverá ser assinada digitalmente, que garante a integridade dos dados e a auditoria do emissor. Esse arquivo eletrônico é transmitido pela internet para Secretaria da Fazenda. Não poderá haver trânsito da mercadoria antes da Secretaria da fazenda devolver com um protocolo de recebimento com uma pré avaliação, autorizando o uso. A NF-e será transmitida também para a Receita Federal onde é o repositório nacional de todas as NFe emitidas.

7 Figura 1 Figura 1: Representação do Modelo Operacional Fonte: SEFAZ Esta disponível no site da Receita Federal a consulta das NFe, para destinatários e outros interessados,que tenha em mãos a chave de acesso do documento eletrônico. 3. DANFE Para acompanhamento da mercadoria será emitida a DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) uma representação gráfica da NF-e, que será impressa em um papel comum, em uma única via, nela conterá a chave de acesso, informações sobre a mercadoria, seus impostos pagos e um código de barra que facilitara a confirmação de seus dados. O DANFE não é uma nota fiscal, nem a substitui, servindo apenas como instrumento auxiliar para consulta da NF-e, pois contem a chave de acesso que permite confirmar os dados do documento, através da pagina da Secretaria da Fazenda Estadual, ou da Receita Federal do Brasil. Este documento foi instituído pelo caput da cápsula nona do Ajuste Sinief n 7/2005, obedecendo ao leiaute estabelecido no Manual de Integração do Contribuinte NF-e,destinado, a acompanhar o transito das mercadorias acobertado por NF-e ou facilitar a consulta da NF-e. (Ajuste Sinief n 7/2005, cápsula nona, caput)

8 2. Modelo DANFE Figura 2: Exemplo de um documento DANFE Fonte:

9 4. IMPLANTAÇÃO DA NF-E NO ESTADO DE MATO GROSSO Em 1 de abril de 2008 a emissão de documentos fiscais em papel foi substituída pela Nota Fiscal Eletronica em Mato Grosso de forma obrigatória inicialmente para os segmentos de combustíveis e cigarros. Essa obrigatoriedade foi estendida aos setores de transportadores e revendedores retalhistas (TRR); comércio atacadista, de autopeças ou de veículos automotores ou de material de construção; frigoríficos e indústria de bebidas; comércio ou indústria madeireira ou moveleira; comércio, indústria ou exportação de soja; e estabelecimentos que realizem operações interestaduais ou de exportação com açúcar, álcool, algodão, arroz, borracha, couro bovino, laticínios, madeira, milho e soja, de acordo com o Decreto Estadual 887, de 21 de novembro de A SEFAZ/MT em primeiro momento disponibilizou um endereço eletrônico para que qualquer empresa, independente do faturamento, pudesse aderir ao projeto piloto de implantação da Nota Fiscal Eletrônica em Mato Grosso. Este processo de credenciamento foi feito em três fases. A primeira compreendia o período de testes, sendo assim, o contribuinte poderia usar dados reais ou fictícios, porém o certificado digital emitido dentro da cadeia ICP Brasil (e PJ) já era utilizado. Na segunda fase a emissão era feita de forma simultânea, assim para cada nota fiscal em papel emitida pela empresa era emitida uma Nota Fiscal Eletrônica em ambiente de testes. Na terceira fase eram analisadas as fases anteriores e constatada a regularidade da empresa no cadastro de contribuintes da SEFAZ/MT e, não havendo nenhum impedimento é concedida a autorização para entrada na fase de produção, e será publicado no Diário Oficial do Estado o ato de credenciamento para emissão da Nota Fiscal Eletrônica. Vale ressaltar que uma vez credenciada, a empresa deverá operar apenas com Nota Fiscal Eletrônica. Alguns contribuintes matogrossenses encontrarm dificuldades para implantar em tempo hábil, as adequações necessárias nos sistemas de informação de suas empresas para cumprirem a obrigação acessória de emissão da Nota Fiscal Eletrônica em virtude disso, a SEFAZ/MT concedeu autorização de prorrogação do prazo de início da obrigatoriedade da Nota Fiscal Eletrônica. É importante ressaltar que esse benefício foi para os segmentos obrigados a emitir a Nota Fiscal Eletrônica. Para pleitearem tal concessão às empresas obrigada as emissões da Nota Fiscal Eletrônica tiveram até 20 de junho de 2008 para protocolar pedido de prorrogação da obrigatoriedade da mesmos amparados pelo art. 6º do Decreto 1324/08, conforme estabelece a Portaria 99/2008 SEFAZ.

10 10 Porém, para que a SEFAZ pudesse conceder tal prorrogação, a empresa tinha que apresentar algumas situações extraordinárias que justificasse a prorrogação da data limite da obrigatoriedade da Nota Fiscal Eletrônica. Assim, a SEFAZ/MT apenas concederia a prorrogação do prazo de obrigatoriedade se o contribuinte se enquadrasse em algumas dificuldades prevista pela mesma, como: certificado digital ainda não disponível e dificuldades para operacionalizar o Sistema Emissor de Nota fiscal Eletrônica da SEFAZ/SP para implantação de sistema próprio, de acesso a internet, para implementação de sistema próprio de emissão, de desenvolvimento de sistema próprio de emissão da Nota Fiscal Eletrônica, planejado segundo cronograma nacional e na integração da Nota Fiscal Eletrônica da Nota Fiscal Eletrônica com sistemas integrados de gestão empresarial tipo SAP/ERP. De acordo com a situação do contribuinte o início da obrigatoriedade poderia ser até dia 1º de julho, 1º de agosto ou 1º de setembro. Dessa forma, o contribuinte que apresentou o seu requerimento e uma vez deferido será fiscalizado de forma orientativa até as datas limites já mencionada anteriormente, não se aplicando as penalidades cabíveis, caso não esteja utilizando a Nota Fiscal Eletrônica nas operações realizadas pela empresa. 4.1 A UTILIZAÇÃO DA NF-e PARA PRODUTORES RURAIS Em virtude da obrigatoriedade da utilização da Nota Fiscal Eletrônica para os produtores rurais em 1 de Janeiro de 2010, que tiveram um faturamento maior ou equivalente a R$ 1,8 milhão no ano anterior, ou aqueles que tiveram saídas interestaduais de mercadorias como valores equivalentes a 30% de suas operações em 2009, a SEFAZ MT informa que: Cabe ao produtor definir o fornecedor do Certificado Digital, a única orientação que o órgão irá fornecer e que consulte a lista de certificadoras autorizadas nacionalmente no site Para aqueles produtores rurais que possuam CNPJ, já podem emitir a NF-e, mesmo antes do inicio da obrigatoriedade, substituindo as Notas fiscais de Saída. O produtor rural pessoa física não pode, de imediato, utilizar a NF-e em substituição ao registro da operação no Sistema de Notas Fiscais de Saída. Isso só será possível quando a Receita Federal, responsável pelo sistema da NF-e, gerar um CNPJF especial para o produtor pessoa física emitir a nota eletrônica.

11 11 5. BENEFICIOS da NF-e O projeto da NF-e, trará grandes mudanças nas áreas administrativas e tributarias em Mato Grosso, assim como em outros estados que já são obrigados a adquirir o processo. As mudanças que visam os contribuintes segundo o portal NF-e são: Benefícios para o Contribuinte Vendedor (Emissor de NF-e) - Redução no custo de impressão. - Redução dos custos de aquisição de papel: a DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é impressa apenas em uma via, algumas empresas fazem a impressão de duas vias, uma para o setor fiscal e outra segue com a mercadoria para o destino, outras empresas adotam a impressão de uma terceira via, destinada ao setor contábil. Anteriormente, quando da impressão de Notas Fiscais em formulários que já eram numerados, havia um gasto de 05 folhas por Nota Fiscal impressa, obrigatória 05 vias, a primeira e a terceira vias eram encaminhadas com a mercadoria para o destinatário, a quarta via viajava com a mercadoria até alcançar um dos postos de fiscalização, onde ficava arquivada para controle das saídas interestaduais feita pela Secretaria de Fazenda do Estado de Mato Grosso, a segunda e a quinta vias eram reservadas ao setor fiscal e ao setor contábil, respectivamente, da empresa emitente. - Redução dos Custos de Envio da Documentação Fiscal. - Redução dos Custos de Armazenagem de Documentos Fiscais: o projeto NF-e, facilitou a armazenagem dentro da empresa emissora,normalmente essas empresas armazenam uma via apenas por questões administrativas ou tributaria, anteriormente as notas fiscais de 5 vias,cada numero de via tinha um destino, isso diminuiu o custo de armazenamento pela metade. -Redução de Tempo de Parada de Caminhões em Postos Fiscais de Fronteira: Anteriormente ao processo NF-e, cada contribuinte emissor da nota fiscal no processo de venda e transferência, tinha que incluir o numero de notas fiscais correspondentes a mercadoria no site da SEFAZ. Quando o caminhão chegava ao posto fiscal, os agentes tinham que conferir carga por carga correspondente a nota fiscal para saber se há alguma irregularidade. Com a implantação da NF-e, ao chegar a mercadoria no posto fiscal os agente consultam a nota fiscal eletrônica no site, através da chave de acesso e ali mesmo já aparece

12 12 se tiver algo de errado. Esse processo facilitou o trabalho dos agentes fiscalizadores e agilizou a liberação dos motoristas e suas cargas dos postos fiscais. - Incentivo a Uso de Relacionamentos Eletrônicos com Clientes: A DANFE ao ser impressa em papel A4, se torna muito frágil e pode chegar ao destino com as informações apagadas e ate mesmo a chave de acesso ilegível, ou ate mesmo pode acontecer da DANFE ser extraviada no trajeto. O interessante do projeto e que se caso isso aconteça o contribuinte emissor pode enviar a DANFE por , deixando a comunicação entre empresa e cliente mais dinâmica. Contribuinte Receptor da NF-e; - Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias. NF-e. - Planejamento de Logística de Entrega pela Recepção Antecipada das Informações da - Redução de erros de escrituração devido a erros de digitação de notas fiscais; - Incentivo ao uso de relacionamentos eletrônicos com fornecedores (B2B); Benefícios para Sociedade; - Redução do Uso de Papel, com Impacto Positivo no Meio Ambiente: A NF-e é um projeto do Plano de Aceleração do Crescimento (PAC) do Governo Federal brasileiro. Pensando no bem-estar do meio ambiente e no desenvolvimento das empresas brasileiras, a NF-e reduziram bruscamente o uso do papel (de 05 folhas impressas pelo sistema de formulários contínuos passou a imprimir 02 folhas) dando assim sua dose de contribuição. - Incentivo ao comercio eletrônico Uso de Novas Tecnologias: As empresas tiveram que adequar seus sistemas (ERP) aos padrões requeridos para a emissão e impressão da Danfe. Com isso, as pequenas, médias e grandes empresas de Mato Grosso tiveram que investir em tecnologia, o que provocou melhorias internas nas empresas, que se tornaram competitivamente melhores em razão das inovações tecnológicas empregadas. - Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas;

13 13 - Surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços ligados à Nota Fiscal Eletrônica: O Projeto trará para sociedade novas oportunidades de trabalho, principalmente no que diz respeito à Nota Fiscal eletrônica, tecnologia, sistemas, consultoria e precisará de muita capacitação. Benefícios para as Administrações Tributárias; - Aumento da Confiabilidade da Nota Fiscal: - Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos: Os índices de sonegação de impostos eram elevadíssimos, já que não existia qualquer controle de emissão dos documentos fiscais pelas administrações tributárias. Com a instituição das NF-e, as empresas dificilmente vão conseguir sonegar impostos, graças à intervenção da SEFAZ/MT que tem total controle da emissão dos documentos fiscais, já que a numeração de tais documentos é administrada pela mesma agência. Com isso, todos os impostos de competência da União (IPI), Estados (ICMS), Municípios (ISS) e do Distrito Federal (que abrange os impostos de competência estadual e municipal) são monitorados pelas agências fazendárias competentes e a partir da emissão dos documentos eletrônicos, os dados de cada movimentação são armazenados em seus bancos de dados. Todos esses aspectos facilitaram o lançamento tributário, uma das etapas mais importantes de todo sistema de arrecadador, que gera o crédito tributário, caracterizando assim um direito por parte do Governo de arrecadar o tributo e uma obrigação por parte do contribuinte, tendo que obedecer aos prazos estipulados para quitar o referido crédito. - Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de - mercadorias em trânsito; - Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação; - Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Secretaria da RFB (Sistema Público de Escrituração Digital- SPED).

14 14 6. CONCLUSÃO Podemos compreender com a pesquisa que com o início da implantação da NF-e gerou benefícios e nos permitiu obter mais praticidade e agilidade no trabalho contábil, melhorando também para a fiscalização das administrações tributarias poder acompanhar as operações de um modo mais pratico e ágil. A NF-e foi instituída em MT de modo obrigatório em alguns segmentos a partir de 1º de abril de 2008 as empresas, mesmo aquelas desobrigadas a emissão da NF-e poderiam aderir à implantação do documento fiscal eletrônico em Mato Grosso. Se tratando de benefícios gerados pelo projeto, notamos que o maior beneficiário é a sociedade em geral, devido o fato de que a NF-e proporcionou uma redução gradativa da sonegação de impostos e consequentemente um aumento na arrecadação, podendo assim, o Estado investir valores mais relevantes em Serviços Públicos que irão beneficiar a população matogrossense.

15 15 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS Boletim IOB Mato Grosso Fascículo N 16/2011 MANUAL DE CREDENCIAMENTO PARA EMISSÃO DE NOTA FISCAL ELETRÔNICA - NF-e (Artigos 198-A e 198-B do Decreto nº 1.944, de 06 de outubro de 1989 c/c artigos 3º e 4º da Portaria nº 163/2007-SEFAZ de 12 de dezembro de 2007)

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