GuiadaNotaFiscalEletrônica

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1 GuiadaNotaFiscalEletrônica

2 Introdução 03 Quais são as vantagens do uso da NF- e? 05 Quais empresas são obrigadas a emitir a NF -e? 08 Como implementar e emitir NF- e? 10 O que é a Manifestação do Destinatário da NF- e? 13 Conclusão 15 Sobre a empresa 17

3 3 INTRODUÇÃO Muitos assuntos discutidos dentro das empresas ultimamente estão relacionados às novas tecnologias e obrigações criadas pelo fisco. Dentro delas, um dos tópicos que ainda gera bastante discussão é a Nota Fiscal Eletrônica NF-e. A NF-e faz parte de um projeto bastante grandioso que integra o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), criado pelo governo no ano de 2007, mas que até os dias de hoje vem sendo implantando e otimizado ou seja, é um processo longo e que está em constante ajuste. Dentro do SPED, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento tanto emitido quanto arquivado eletronicamente, existindo apenas de maneira digital. As transações com NF-e ainda necessitam da geração e acompanhamento do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), necessário para o trânsito das mercadorias e para facilitar a própria compreensão da NF-e,

4 4 INTRODUÇÃO porém esse documento pode ser impresso em folha A4, o que não impacta no custo de forma tão expressiva quanto uma nota fiscal tradicional. A NF-e fez parte de um projeto que visava a criação de um modelo fiscal nacional e que pudesse substituir toda a sistemática que já era utilizada no país. Tal modelo, validado somente por assinatura digital do remetente, buscou simplificar alguns processos e permitir o acompanhamento em tempo real pelo Fisco das operações comerciais. Assim, observa-se que um dos maiores objetivos de criação da NF-e é a constante busca pela integração e compartilhamento de informações tributárias, que irão modernizar a administração pública do Brasil. Outro objetivo é a diminuição de custos e da burocracia, visando facilitar o cumprimento de obrigações tributárias, bem como o pagamento de impostos e contribuições. A NF-e também visa aumentar e fortalecer o controle e a fiscalização, que poderá ter informações partilhadas entre as três esferas do governo. Apesar do projeto do Governo, ainda existem muitas dúvidas sobre as vantagens, os usos e os procedimentos que envolvem a Nota Fiscal Eletrônica e é justamente para saná-las que produzimos este e-book.

5 5 QUAIS SÃO AS VANTAGENS DO USO DA NF- E? A NF-e traz vantagens não só para o fisco, mas também para o meio ambiente, para os contribuintes, para os compradores e para sociedade. Vamos agora entender como cada um desses entes foi beneficiado. Quando a NF-e foi implementada, todo o processo de emissão, envio e arquivamento do documento fiscal passou a ser eletrônico e praticamente automático. Assim, todos os documentos do contribuinte vendedor passam a ser emitidos corretamente, o que o beneficia pois evita problemas futuros com o fisco. Observa-se também a redução de custos de impressão e de custos de aquisição de papel, o que impacta positivamente nos resultados das empresas, que antes precisavam reservar uma parte de seu orçamento para os gastos com as notas fiscais emitidas fisicamente. Anteriormente, com a utilização do documento físico, também existiam gastos de envio do documento e posteriormente custos de armazenagem,

6 6 QUAIS SÃO AS VANTAGENS DO USO DA NF- E? o que não existe mais com o novo sistema eletrônico gerando, mais uma vez, economia para o vendedor. O processo de emissão da NF-e visa também à simplificação das obrigações acessórias, com a dispensa de algumas formalidades antes exigidas, como a AIDF (Autorização de Impressão de Documentos Fiscais). Outros benefícios observados para o vendedor foram a diminuição do tempo de parada de caminhões em postos fiscais e fronteiras, além do incentivo ao uso cada vez maior do relacionamento eletrônico, que agiliza e torna muito mais rápidas as relações comerciais. Os benefícios para o contribuinte comprador (receptor da NF-e) são diversos, já que, por exemplo, não é mais preciso digitar as notas fiscais de entrada de mercadoria, que são enviadas eletronicamente para o receptor. O comprador também pode planejar, de forma antecipada, questões logísticas baseado na recepção da NF-e. A sociedade também se beneficia, já que há a sistemática redução do impacto em termos ecológicos, o incentivo à utilização de novas tecnologias e até mesmo o surgimento de novos empregos em razão dos procedimentos exigidos para emissão e envio da NF-e.

7 7 QUAIS SÃO AS VANTAGENS DO USO DA NF- E? Por fim, a emissão da NF-e também traz, é claro, benefícios para Administração Tributária, pois permite o aumento da confiabilidade do documento fiscal. Isso também melhora seu processo de controle, assim como o intercâmbio entre os poderes Municipal, Estadual e Federal. Esse intercâmbio, por sua vez, diminui a sonegação e aumenta a arrecadação, o que beneficia o país como um todo.

8 8 QUAIS EMPRESAS SÃO OBRIGADAS A EMITIR A NF -E? O processo para identificar se sua empresa deve ou não emitir nota fiscal eletrônica nem sempre é fácil e exige bastante atenção do responsável pela contabilidade e pelos ajustes necessários na implementação do sistema. Verifica-se que, principalmente, as empresas contribuintes do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e/ou do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) estão obrigadas a emitir esse documento fiscal. Além disso, você pode descobrir se a sua empresa está relacionada na lista de obrigatoriedades. Tanto o Protocolo ICMS 10/07 e suas alterações, para os anos de 2008 e 2009, quanto o protocolo ICMS 42/09 e suas alterações, para o ano de 2010 em diante, poderão auxiliar na verificação da obrigatoriedade ou não da NF-e.

9 9 QUAIS EMPRESAS SÃO OBRIGADAS A EMITIR A NF -E? Outra forma de saber se sua empresa é obrigada ou não a emitir a NF-e é acessando o site da Fazenda. Nele, deverão ser colocados os CNAEs da sua empresa e, caso um deles conste, a empresa está obrigada a emitir a NF-e. Empresas que vendem para órgãos públicos também são obrigadas a emitir o documento. Empresas prestadoras de serviços precisam fazer a emissão da NF-e se o município em que estiverem estabelecidas exigir tal documentação. No caso das empresas que atuam no comércio de mercadorias, vendendo para outras, a emissão da NF-e também é obrigatória. A própria Receita Federal define que para as outras empresas (que não estão listadas como obrigação), independentemente do porte ou da atividade, a adesão pode ser feita de forma voluntária e gradual.

10 10 COMO IMPLEMENTAR E EMITIR NF- E? Para implementação da NF-e, além de questões estruturais envolvendo a área de sistemas da empresa, é preciso toda uma mudança cultural, já que as partes administrativa e contábil também terão seus processos alterados por essa exigência. Além disso, é preciso conhecer os três tipos de Notas Fiscais Eletrônicas NF-e, NSF-e e CT-e e suas diferenças. A NF-e é utilizada em operações de venda e prestação de serviços, relacionadas à cobrança do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), e substitui as notas fiscais de modelos 1 e 1A. A NFS-e, por sua vez, substitui a Declaração e Serviço e está relacionada ao ISS (Imposto Sobre Serviço). Por último, a CT-e entra no lugar de documentos exigidos para se fazer o transporte de carga.

11 11 COMO IMPLEMENTAR E EMITIR NF- E? Para emitir a Nota Fiscal Eletrônica, sua empresa precisa seguir os seguintes passos: OBTER UM CERTIFICADO DIGITAL O certificado digital deve ser emitido por uma autoridade certificadora credenciada, e é ele que irá garantir a validade jurídica da sua NF-e e provar ela foi emitida pela sua empresa. O certificado conterá, entre outros dados, o número do CNPJ do contribuinte e o software emissor de NF-e. REALIZAR O CADASTRAMENTO NA SECRETARIA DA FAZENDA Depois de conseguir seu certificado digital, é necessário também estar cadastrado na para emitir nota fiscal eletrônica Secretaria de Estado da Fazenda da localidade da sua empresa. Esse processo varia de um estado para o outro, então é importante procurar um cotador que conheça as regras locais. Uma empresa que já seja credenciada em um estado e que deseja emitir NF-e em outro estado deverá, novamente, fazer o seu cadastro para envio da NF-e. INSTALAR O SOFTWARE EMISSOR DE NF-E Por último, para que sua empresa seja capaz de emitir a NF-e, será preciso ter o software. O governo disponibiliza de forma gratuita o software para elaboração e envio da nota; porém, para muitas empresas que já tenham softwares contábeis, tem se mostrado uma vantagem a aquisição do módulo

12 12 COMO IMPLEMENTAR E EMITIR NF- E? NF-e, caso o software dê essa opção, que tem mais opções de configuração de acordo com as necessidades da empresa e evita retrabalhos. A aquisição de soluções nesta área é interessante também pela assessoria em erros ou dúvidas e constantes atualizações do layout. O QuickBooks ZeroPaper emite NF-e de serviço para as cidades de São Paulo e Brasília. Assim, se sua empresa presta serviço nessas cidades, você pode emitir suas NF-e sem precisar de outro software. Outra vantagem é que as NF-e são integradas a recebimentos cadastrados no sistema.

13 13 O QUE É A MANIFESTAÇÃO DO DESTINATÁRIO DA NF- E? No processo de implementação e evolução da metodologia da NF-e, no final do ano de 2012, foi criada a Manifestação do Destinatário, que pode ser definida como uma série de eventos que visam maior segurança nas operações fiscais, para evitar o uso indevido do CNPJ e de outros dados da empresa em fraudes. Outra funcionalidade da Manifestação do Destinatário é aumentar a segurança em relação ao uso dos créditos fiscais, uma vez que as notas fiscais não podem mais ser canceladas após a sua emissão. Segundo a Secretaria da Fazenda, o processo de Manifestação do Destinatário está dividido quatro eventos: confirmação da operação, desconhecimento de operação, operação não realizada e ciência da operação.

14 14 O QUE É A MANIFESTAÇÃO DO DESTINATÁRIO DA NF- E? O evento de confirmação da operação irá possibilitar a confirmação e o recebimento da mercadoria no destinatário. No caso de devolução integral ou de parte das mercadorias, deve ser feito, além da geração da Nota Fiscal de devolução, o comando de confirmação da operação. O desconhecimento de operação irá permitir que o usuário informe seu desconhecimento sobre operações relacionadas no Serviço de Consulta da Relação de Documentos Destinados, que relaciona as operações destinadas a um determinado CNPJ. Por sua vez, a operação não realizada será utilizada em algumas situações em que a empresa destinatária irá informar que a operação não foi realizada por motivos de recusa de recebimento da mercadoria, por exemplo, não podendo ser emitida uma nota fiscal de devolução. Por fim, a ciência da operação é o evento que permite que o destinatário declare sua ciência sobre alguma operação que ocorreu, porém sem elementos suficientes para sua manifestação conclusiva sobre a operação. Esse evento libera a possibilidade de download da NF-e. Algumas vantagens da Manifestação do Destinatário são a possibilidade de download de arquivo do tipo XML mesmo sem envio do fornecedor, a certeza do fornecedor de que seu cliente recebeu o documento e está ciente disso, entre outros.

15 15 CONCLUSÃO O processo de emissão da NF-e permite a substituição massiva das notas fiscais, que antes eram emitidas em papel, por um modelo revolucionário, totalmente integrado e que demonstra avanço tecnológico, facilitando a vida de todos os envolvidos nesse processo. O processo tradicional de emissão de notas fiscais em papel era moroso e representava, além do investimento em papéis, um investimento adicional em pessoal responsável pela emissão e conferência dos documentos, tornando o processo bastante custoso para as empresas.

16 16 CONCLUSÃO Outro ponto importante que foi otimizado foi a digitação das notas fiscais de entrada nas empresas que compravam mercadorias, já que agora isso ocorre de maneira automática no momento de geração do documento na emissora. Destaca-se também, na implementação da NF-e, a disponibilização das informações de forma automática e a possibilidade de consulta por todas as esferas do governo, agilizando processos e diminuindo a possibilidade de fraudes ou erros.

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