Manual de Instruções Atualizado em

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1 Manual de Instruções Atualizado em

2 Tour (Tutorial) Em seu primeiro acesso ou até que seja identificada uma primeira nota fiscal salva no Nota Brasil, um Tour será ativado, o mesmo irá te apresentar os botões, as telas e as necessidades de configurações e cadastros. Caso se esqueça onde realizar algum processo, o Tour poderá sempre lhe auxiliar nessa questão. Na imagem abaixo você pode identificar os botões para ativar o Tour quando precisar. Cadastro de Empresa O Nota Brasil permite apenas atualizações nesse cadastro, pois o mesmo já foi realizado na abertura de sua conta. O Nota Brasil não permite a inclusão de um novo CNPJ na mesma base de dados. Caso seu desejo seja ter mais de um CNPJ para realizar envios de notas fiscais, um novo cadastro deverá ser realizado. Para realizar atualizações em um cadastro existente, você pode acessar o cadastro de empresas de duas formas, pela página inicial do sistema (Dashboard) ou pelo menu "IN-Início > Cadastro de Empresa. Dashboard Menu: "IN-Início > Cadastro de Empresa 2

3 Para atualizar seu cadastro, clique no lápis localizado ao lado direito da tela. (4) Nome: Razão social da empresa. (5) Fantasia: Nome fantasia da empresa. (6) Suframa: Necessário se a pessoa do cadastro estiver domicílio na Zona Franca de Manaus. (8) Atividade: 0 Indústria ou equiparada à indústria; 1 Prestador de serviços; 2 Atividade de comercio; 3 Pessoas jurídicas referidas nos 6o 8o e 9o do art. 3o da lei no de 1998; 4 Atividade imobiliária; 9 Outros. (9) Natureza Pessoa: 00 Pessoa jurídica em geral (não participante de SCP como sócia ostensiva); 01 Sociedade cooperativa (não participante de SCP como sócia ostensiva); 02 Entidade sujeita ao PIS/Pasep exclusivamente com base na Folha de Salários; 03 Pessoa jurídica em geral participante de SCP como sócia ostensiva; 04 Sociedade cooperativa participante de SCP como sócia ostensiva; 05 Sociedade em Conta de Participação SCP. (10) Regime Tributário: Simples Nacional; Simples Nacional Excesso de sublime de receita bruta: Será preenchido pelo contribuinte optante pelo Simples Nacional, mas que tiver ultrapassado o sublimite de receita bruta fixado pelo estado e estiver impedido de recolher o ICMS/ISS por esse regime; Regime Normal: Empresas com regime tributário do Lucro Real ou Lucro Presumido. (13) CEP: Informe o CEP e pule para o próximo campo, as informações do endereço serão completadas automaticamente e provém dos Correios. Complete com as informações necessárias. (23) O preenchido nesse campo servirá como de respostas para seus clientes. Caso eles precisem responder um enviado de XML/DANFE, clicando em RESPONDER ou RESPONDER A TODOS, o preenchido é o que receberá a resposta. Após o preenchimento de todos os campos necessários, clique no botão Salvar ou a tecla F9 em seu teclado. 3

4 Certificado Digital Para realizar configurações de certificado digital você pode ter acesso pelo Dashboard ou pelo menu "IN-Início > Certificado Digital. Dashboard Menu: "IN-Início > Certificado Digital Serão disponibilizadas duas formas de uso de certificado digital, A1 e A3, abaixo segue o passo a passo para configurações de certificado A1, para uso de certificados A3, existirá um novo manual com um passo a passo para configuração e um programa que será o responsável pela comunicação entre seu certificado/computador e o servidor do Nota Brasil. Selecione o tipo A1, arraste o certificado digital ou clique para localizar e carregar. 4

5 Se sua escolha for clicar, uma nova tela será aberta para que você encontre o local onde seu certificado está salvo dentro do seu computador, após encontrar o mesmo, clique no botão abrir. Após o processo de carregamento, insira e repita sua senha e clique no botão Publicar e Salvar. 5

6 Pronto, seu certificado já estará em perfeitas condições de uso sempre que necessário. Obs.: Caso seu certificado tenha alteração de PIN (senha) ou perca sua validade, o processo deverá ser refeito. Clique no botão Editar Certificado. Configuração de Nota Fiscal Nessa tela é possível realizar algumas pequenas configurações para emissão de suas notas fiscais. É possível acessá-la pelo Dashboard, na página inicial do sistema. (1) Ambiente NF-e: Homologação: O Nota Brasil já vem com o parâmetro Homologação preenchido, para que você realize testes sem nenhuma preocupação de emitir uma nota fiscal de forma incorreta. O ambiente de homologação é um ambiente de testes, sem valor fiscal; Produção: Ambiente de envio para notas em produção. As notas nesse perfil terão valor fiscal. (2) Série Padrão: Toda nota fiscal possui um número de série, aqui você realiza uma definição padrão da série de nota fiscal que será sempre usada (Ex.: 1 para produção, 100 para homologação). Em caso de dúvidas de qual série usar, consulte o seu contador. 6

7 (3) Aliq. Crédito (%): Esse parâmetro só será usado caso sua empresa seja optante pelo simples. Serve para calcular crédito correspondente ao ICMS incidente sobre suas vendas. Essa alíquota pode variar mês a mês. É interessante o contato com sua contabilidade para saber qual informação preencher. Cadastro de Produtos Cadastro de Produtos Consultas e Outras Ações Importação de Dados Cadastro de Produtos Para incluir novos produtos você deve acessar o menu "IN-Início > Cadastro de Produtos. Com a tela de cadastro aberta, escolha se prefere realizar uma inserção manualmente ou importar dados do emissor gratuito de NFe ou da planilha disponibilizada pelo Nota Brasil. Nesse primeiro passo, mostraremos como realizar cadastrados de forma manual. Clique no botão Novo Produto. Na nova tela aberta, preencha os dados cadastrais de seu produto. Aba - Dados Gerais (1) Código: Código alternativo, código interno do seu produto em sua empresa. (3) Descrição: Descrição do seu produto (é o mesmo que sairá em sua nota fiscal). (4) Código GTIN: Conhecido também como EAN, código de barras do produto. (5) NCM: Classificação fiscal do produto (o Nota Brasil possui internamente os códigos válidos da tabela TIPI). (6) Exceção IPI: Essa é uma regra aplicada ao código NCM do produto. Ao utilizar a regra de exceção o item informado terá uma tributação da alíquota do IPI diferenciada para o grupo de NCM a qual pertence. 7

8 Ex.: Código NCM Descrição IPI Aliq Outras 15 EX 01 Dos tipos utilizados em ônibus ou caminhões 2%. Neste exemplo aos produtos classificados na NCM aplica-se a alíquota de 15%, enquanto ao EX (Exceção) é aplicada a alíquota de 2%. (7) Gênero do Produto: Basicamente são os dois primeiros números do NCM do produto, normalmente usado na aquisição de produtos primários. (8) Unidade: Digite a sigla ou o nome da unidade de medida que deseja usar. Caso não tenha a unidade de medida necessária cadastrada, é possível realizar a operação de cadastro clicando no botão (+). (9) Tipo do Produto: 00 - Mercadoria para Revenda = Produto adquirido para comercialização; 01 - Matéria-Prima = A mercadoria que componha física e/ou quimicamente, um produto em processo ou produto acabado e que não seja oriunda do processo produtivo. A mercadoria recebida para industrialização é classificada como Tipo 01, pois não decorre do processo produtivo, mesmo que no processo de produção se produza mercadoria similar classificada como Tipo 03; 02 - Embalagem; 03 - Produto em Processo = Oriundo do processo produtivo; e, preponderantemente, consumido no processo produtivo. Dentre os produtos em processo está incluído o produto resultante caracterizado como retorno de produção. Um produto em processo é caracterizado como retorno de produção quando é resultante de uma fase de produção e é destinado, rotineira e exclusivamente, a uma fase de produção anterior à qual o mesmo foi gerado. No retorno de produção, o produto retorna (é consumido) a uma fase de produção anterior à qual ele foi gerado. Isso é uma excepcionalidade, pois o normal é o produto em processo ser consumido em uma fase de produção posterior à qual ele foi gerado, e acontece, portanto, em poucos processos produtivos; 04 - Produto Acabado = Oriundo do processo produtivo; produto final resultante do objeto da atividade econômica do contribuinte; e pronto para ser comercializado; 05 - Subproduto = Oriundo do processo produtivo e não é objeto da produção principal do estabelecimento; tem aproveitamento econômico; não se enquadre no conceito de produto em processo (Tipo 03) ou de produto acabado (Tipo 04); 06 - Produto Intermediário = Aquele que, embora não se integrando ao novo produto, for consumido no processo de industrialização; 07 - Material de Uso e Consumo = Produtos destinados para uso da própria empresa; 08 - Ativo Imobilizado; 09 - Serviços; 10 - Outros insumos; 99 - Outras. (10) Código do Serviço: Campo somente usado para itens de serviço (solução para emissão para esse tipo de nota em breve). (11) Origem do Produto: 0 = Nacional, exceto as indicadas nos códigos 3, 4, 5 e 8; 1 = Estrangeira - Importação direta, exceto a indicada no código 6; 2 = Estrangeira - Adquirida no mercado interno, exceto a indicada no código 7; 3 = Nacional, mercadoria ou bem com Conteúdo de Importação superior a 40% (quarenta por cento) e inferior ou igual a 70% (setenta por cento); 4 = Nacional, cuja produção tenha sido feita em conformidade com os processos produtivos básicos de que tratam o Decreto-Lei nº 288/67, e as Leis nºs 8.248/91, 8.387/91, /01 e /07; 5 = Nacional, mercadoria ou bem com Conteúdo de Importação inferior ou igual a 40% (quarenta por cento); 6 = Estrangeira - Importação direta, sem similar nacional, constante em lista de Resolução CAMEX e gás natural; 7 = Estrangeira - Adquirida no mercado interno, sem similar nacional, constante em lista de Resolução CAMEX e gás natural; 8 = Nacional, mercadoria ou bem com Conteúdo de Importação superior a 70% (setenta por cento). 8

9 (15) Valor Venda: Esse é o valor sugerido de venda de seu produto, se preenchido, no momento da digitação de sua nota fiscal esse valor será carregado automaticamente, mas como mencionado, como sugestão, ele poderá ser alterado se necessário. (16) CEST: Código Especificador da Substituição Tributária. O objetivo deste novo código é estabelecer uma forma de uniformizar e identificar as mercadorias e bens passíveis de sujeição ao regime de substituição tributária e de antecipação de recolhimento do ICMS com o encerramento de tributação, relativos às operações subseqüentes. Aba Fatores de Conversão Aba usada para conversão de unidades, onde é possível ter uma unidade de medida cadastrada diretamente no item, mas precise converter a quantidade para venda em outra unidade de medida, ex.: Ter um item cadastrado como CAIXA, mas precise vender em UNIDADE. Aba Produto no Fornecedor É possível que cada empresa tenha um mesmo item com códigos internos e nomes diferentes. Essa aba foi criada para informação interna de nossos usuários, onde pode ser gravado como o seu fornecedor trata tal item. Clique no botão incluir item para inserir a informação. (1) Fornecedor: Digite o código ou parte do nome do fornecedor (é o mesmo cadastrado na tela de participantes). Caso ainda não tenha o mesmo cadastrado, é possível realizar a operação de cadastro clicando no botão (+). (2) Produto no Fornecedor: Código alternativo do seu fornecedor para esse item. (3) Nome Produto no Fornecedor: Como seu fornecedor chama esse produto. Após inserir as informações clique no botão Salvar ou a tecla F9 em seu teclado. É possível inserir a informação mais de uma vez, como existe a possibilidade de compra do mesmo item de mais de um fornecedor. 9

10 Consultas e Outras Ações Para consultar um registro, use um dos filtros disponibilizados entre Código, Nome, Código GTIN e Situação. O Nota Brasil irá filtrar os dados até você encontrar o seu registro necessário. Ao lado direito da tela você terá outras ações, como: atualizar a tabela, exportar as informações da tela de consulta, ajuda nas operações e botão de voltar à tela de início. Duplicar (seta azul da imagem abaixo) - Possibilidade de duplicar as informações com base no registro selecionado. Alterar (seta verde da imagem abaixo) - Abre a tela do cadastro selecionado para realização de ajustes e/ou consultas. Excluir (seta vermelha da imagem abaixo) - Apaga o registro selecionado. Obs.: Dentro da própria tela de cadastrado também existe um botão para apagar um cadastro. Importação de Dados Clique no botão Importar localizado ao lado direito da tela. Na tela aberta aparecerão duas possibilidades de importação para essa função, importar dados do emissor gratuito de NFe ou importar dados da planilha disponibilizada pelo Nota Brasil (as extensões suportadas pelo Nota Brasil são.txt,.csv e.xlsx a importação de arquivos suporta o limite de até 10 arquivos de uma só vez). Se a opção escolhida for importar dados da planilha disponibilizada pelo Nota Brasil, clique no botão Baixe a planilha aqui (o arquivo será salvo automaticamente no local padrão definido no seu navegador de internet). 10

11 Após baixar e preencher sua planilha com os dados necessários, clique ou arraste-a no segundo quadro da tela para realizar a operação. Caso a opção escolhida seja clicar para enviar, uma nova tela será aberta para que você encontre o local onde o arquivo está salvo dentro do seu computador, após encontrar o mesmo, clique no botão abrir. Os arquivos são importados de forma rápida, mas observe sempre que após conclusão do processo, o Nota Brasil retorna com duas possibilidades de tratamento: Erro, que é simbolizado com um X em cima do nome do arquivo. Nesse caso, verifique se todos os dados necessários estão preenchidos de forma correta e de acordo com as extensões de arquivo mencionadas acima. 11

12 Correto, que é simbolizada com um sinal de correto. Nesse caso sua importação foi feita com sucesso. Se a opção escolhida for importar dados do emissor gratuito NFe, clique ou arraste o arquivo no segundo quadro da tela para realizar a operação. Caso a opção escolhida seja clicar para enviar, uma nova tela será aberta para que você encontre o local onde o arquivo está salvo dentro do seu computador, após encontrar o mesmo, clique no botão abrir. Como exportar dados do emissor gratuito de NFe. Existem duas formas: 1 - Pela tela de pesquisa de Cadastro de Produtos: 1. Iniciar o software ou acessar o menu: Cadastro -> Produtos; 2. Selecionar o(s) itens(s) a ser(em) exportados(s); 3. Selecionar a opção Exportar...; 4. Selecionar o tipo de arquivo a ser gerado como "Arquivo TXT"; 5. Na tela de exportação de arquivos, escolher o local e o arquivo, digitando ou clicando no botão Localizar e selecionando o local e arquivo; 6. Clicar em Exportar; 7. Ao final, será apresentado o resultado da exportação no quadro Dados do Processamento. 2 - Pela tela de detalhe do item de Cadastro de Produtos): 1. Na tela de dados do item de Cadastro, selecionar a opção Exportar...; 2. Selecionar o tipo de arquivo a ser gerado como "Arquivo TXT"; 3. Na tela de exportação de arquivos, escolher o local e o arquivo, digitando ou clicando no botão Localizar e selecionando o local e arquivo; 4. Clicar em Exportar; 5. Ao final, será apresentado o resultado da exportação no quadro Dados do Processamento. 12

13 As informações de conclusão após importar os arquivos serão as mesmas informadas acima no passo a passo da importação da planilha. Cadastro de Participantes Cadastro de Participantes Consultas e Outras Ações Importação de Dados Cadastro de Participantes Para incluir novos participantes (clientes e transportadoras) você deve acessar o menu "IN-Início > Cadastro de Participantes. Com a tela de cadastro aberta, escolha se prefere realizar uma inserção manualmente ou importar dados do emissor gratuito de NFe ou da planilha disponibilizada pelo Nota Brasil. Nesse primeiro passo, mostraremos como realizar cadastrados de forma manual. Clique no botão Novo Participante. 13

14 Na nova tela aberta, preencha os dados cadastrais de seu cliente ou transportadora. (2) Tipo: Normal: Usado para cadastros de clientes; Transportadora: Usado para cadastro de transportadoras; (6) Pessoa: Física: Ocultará alguns campos, permanecendo o necessário para emissão de uma NF para pessoa física; Jurídica: Se ISENTO de IE, será definido pela opção escolhida no campo Tipo de Contribuinte ; Exterior: Para cadastros de clientes ou transportadoras do exterior. (7) Tipo de Contribuinte: Contribuinte ICMS: Pessoas jurídicas e físicas que possuem inscrição estadual normalmente se enquadram nesse caso; Contribuinte ISENTO de Inscrição: Contribuintes isentos de inscrição estadual se encaixam nesse caso. Não confundir com ausência de inscrição estadual; Não contribuinte: Normalmente pessoas físicas e estrangeiras se encaixam nesse caso. (11) Suframa: Necessário se a pessoa do cadastro estiver domicílio na Zona Franca de Manaus. (12) Optante pelo Simples: Sim: Cadastros de pessoa jurídica enquadrada no regime de tributação do Simples Nacional; Não: Pessoa jurídica enquadrada no regime de tributação Lucro Real ou Lucro Presumido. Pessoa física e estrangeira também se encaixam nesse perfil. (17) CEP: Informe o CEP e pule para o próximo campo, as informações do endereço serão completadas automaticamente e provém dos Correios. Complete com as informações necessárias. Após preencher as informações necessárias clique no botão Salvar ou a tecla F9 em seu teclado. Consultas e Outras Ações Para consultar um registro, use um dos filtros disponibilizados entre Código, Razão Social e Situação. O Nota Brasil irá filtrar os dados até você encontrar o seu registro necessário. 14

15 Ao lado direito da tela você terá outras ações, como: atualizar a tabela, exportar as informações da tela de consulta, ajuda nas operações e botão de voltar à tela de início. Duplicar (seta azul da imagem abaixo) - Possibilidade de duplicar as informações com base no registro selecionado Alterar (seta verde da imagem abaixo) - Abre a tela do cadastro selecionado para realização de ajustes e/ou consultas Excluir (seta vermelha da imagem abaixo) - Apaga o registro selecionado Obs.: Dentro da própria tela de cadastrado também existe um botão para apagar um cadastro Importação de Dados Clique no botão Importar localizado ao lado direito da tela. Na tela aberta aparecerão duas possibilidades de importação para essa função, importar dados do emissor gratuito de NFe ou importar dados da planilha disponibilizada pelo Nota Brasil (as extensões suportadas pelo Nota Brasil são.txt,.csv e.xlsx a importação de arquivos suporta o limite de até 10 arquivos de uma só vez). Se a opção escolhida for importar dados da planilha disponibilizada pelo Nota Brasil, clique no botão Baixe a planilha aqui (o arquivo será salvo automaticamente no local padrão definido no seu navegador de internet). 15

16 Após baixar e preencher sua planilha com os dados necessários, clique ou arraste-a no segundo quadro da tela para realizar a operação. Caso a opção escolhida seja clicar para enviar, uma nova tela será aberta para que você encontre o local onde o arquivo está salvo dentro do seu computador, após encontrar o mesmo, clique no botão abrir. Os arquivos são importados de forma rápida, mas observe sempre que após conclusão do processo, o Nota Brasil retorna com duas possibilidades de tratamento: Erro, que é simbolizado com um X em cima do nome do arquivo. Nesse caso, verifique se todos os dados necessários estão preenchidos de forma correta e de acordo com as extensões de arquivo mencionadas acima. 16

17 Correto, que é simbolizada com um sinal de correto. Nesse caso sua importação foi feita com sucesso. Se a opção escolhida for importar dados do emissor gratuito NFe, clique ou arraste o arquivo no segundo quadro da tela para realizar a operação. Caso a opção escolhida seja clicar para enviar, uma nova tela será aberta para que você encontre o local onde o arquivo está salvo dentro do seu computador, após encontrar o mesmo, clique no botão abrir. Como exportar dados do emissor gratuito de NFe. Existem duas formas: 1 - Pela tela de pesquisa de Cadastro de Clientes ou Transportadoras: 8. Iniciar o software ou acessar o menu: Cadastro -> Cliente ou Cadastro -> Transportadora; 9. Selecionar o(s) itens(s) a ser(em) exportados(s); 10. Selecionar a opção Exportar...; 11. Selecionar o tipo de arquivo a ser gerado como "Arquivo TXT"; 12. Na tela de exportação de arquivos, escolher o local e o arquivo, digitando ou clicando no botão Localizar e selecionando o local e arquivo; 13. Clicar em Exportar; 14. Ao final, será apresentado o resultado da exportação no quadro Dados do Processamento. 2 - Pela tela de detalhe do item de Cadastro de Clientes ou Transportadoras): 6. Na tela de dados do item de Cadastro, selecionar a opção Exportar...; 7. Selecionar o tipo de arquivo a ser gerado como "Arquivo TXT"; 8. Na tela de exportação de arquivos, escolher o local e o arquivo, digitando ou clicando no botão Localizar e selecionando o local e arquivo; 9. Clicar em Exportar; 10. Ao final, será apresentado o resultado da exportação no quadro Dados do Processamento. 17

18 As informações de conclusão após importar os arquivos serão as mesmas informadas acima no passo a passo da importação da planilha. Cadastro de Unidade Cadastro Outras Ações Cadastro de Unidade de Medida Pensando na melhor prática e agilidade de processos, o Nota Brasil possui internamente diversas unidades de medidas précadastradas. Caso sejam feitas importações de produtos, nós fazemos uma correlação com o existente, caso não seja encontrado alguma, também realizamos o cadastro de forma automática. Mas se mesmo assim precise realizar algum ajuste ou cadastro manualmente, acesse o menu IN-Início > Cadastro de Unidade de Medida. Clique no botão Nova Unidade para realizar a inserção de uma nova unidade de medida. 18

19 (1) Unidade: Sigla da unidade de medida que será cadastrada Exemplo: Sigla: LT Nome: Litro (2) Nome: Descrição da unidade de medida que será cadastrada Clique no botão Salvar ou a tecla F9 em seu teclado após realizar a operação. Outras Ações Duplicar (seta azul da imagem abaixo) - Possibilidade de duplicar as informações com base no registro selecionado Alterar (seta verde da imagem abaixo) - Abre a tela do cadastro selecionado para realização de ajustes e/ou consultas Excluir (seta vermelha da imagem abaixo) - Apaga o registro selecionado Obs.: Dentro da própria tela de cadastrado também existe um botão para apagar um cadastro Cadastro de Usuários Ao iniciar sua empresa no Nota Brasil, seu usuário já estará automaticamente cadastrado, caso queira realizar um novo ou algum tipo de ajuste, acesse o menu IN-Início > Cadastro de Usuários. Para incluir um novo usuário, clique no botão Novo Usuário. 19

20 Preencha todos os campos da tela de usuário. (3) O cadastrado servirá como login para acesso ao sistema. (4) Senha: A senha deve possuir no mínimo 6(seis) dígitos com letras maiúsculas e minúsculas e números. Clique no botão Salvar ou a tecla F9 em seu teclado para gravar a operação Para editar informações de algum usuário já cadastrado, clique no lápis localizado ao lado direito da tela. Emissão de Nota Digitação da Nota Fiscal Envio de Nota Fiscal Cancelamento de Nota Fiscal (Homologada) Inutilização de Numeração Web Service Visualização de DANFE Consultas Envios de s Geração de XML Emissão de Nota Fiscal Para digitar uma nota fiscal, acesse o menu FA-Faturamento > Emissão de Nota. 20

21 Após o carregamento da tela, clique no botão Nova Nota. Nota Fiscal (1) Tipo de Operação: 0 - Entrada = Nota de Entrada; 1 - Saída = Nota de Saída. (2) Tipo de Nota: Normal = Para envio de uma nota fiscal normal de venda; Complementar = Normalmente usada para ajustes de impostos faltantes em uma primeira nota fiscal emitida; Ajuste = Mais usada para fins de ajustes na escrituração, ou seja, notas que não se referem às operações com produtos/mercadorias e que devem ser emitidas apenas para fins escriturais, como transferência de créditos, creditamento de ativo permanente, etc; Devolução de Mercadoria = Usado para notas fiscais com finalidade de devolução. (5) Finalidade Fiscal: 1 - Consumo Final = Notas fiscais emitidas para consumo do destinatário; 2 - Industrialização = Notas fiscais emitidas para industrialização do destinatário; 3 - Revenda = Notas fiscais emitidas para revenda do destinatário; 4 - Exportação = Notas fiscais emitidas para fora do Brasil; 5 - Operação com Órgão Publico = Notas fiscais emitidas para órgão publico. (6) Série: Série de sua nota fiscal. (7) Número: Número de sua nota fiscal. (11) Modalidade de Frete: 0 - Por conta do emitente = O frete a ser pago fica na responsabilidade de quem envia a nota fiscal; 1 - Por conta do destinatário/remetente = O frete a ser pago fica na responsabilidade de quem recebe a nota fiscal; 2 - Por conta de terceiros = O frete a ser pago fica na responsabilidade de algum terceiro envolvido na operação; 9 - Sem cobrança de frete (12) Forma de Pagamento: 0 - Pagamento à vista = Usado quando o destinatário realizar o pagamento da mercadoria à vista; 1 - Pagamento a prazo = Usado quando o destinatário realizar o pagamento da mercadoria a prazo; 2 - Outros = Usado para outros tipos de negociações referentes ao pagamento da mercadoria. Natureza de Operação (13) Descrição: Insira o nome da operação que será realizada, o filtro irá buscar e mostrar as opções de acordo com o nome digitado. 21

22 Destinatário/Remetente (17) Participante: Digite o código ou parte do nome do participante que receberá a nota fiscal. Caso ainda não tenha o mesmo cadastrado, é possível realizar a operação de cadastro clicando no botão (+). Se o endereço de entrega da mercadoria precise ser diferente do endereço cadastrado no participante, clique no botão Adicionar Local de Entrega. Ao clicar no botão para adicionar um endereço de entrega, uma nova guia será aberta para preenchimento. Complete todos os campos necessários do endereço. Essas informações aparecerão nas observações complementares de sua nota fiscal. Itens da Nota Para inserir itens em sua nota fiscal, clique no botão incluir item. Natureza Operação (1) Finalidade Fiscal: A finalidade também pode ser por item, por esse motivo ela se repete aqui. 1 - Consumo Final = Notas fiscais emitidas para consumo do destinatário; 2 - Industrialização = Notas fiscais emitidas para industrialização do destinatário; 3 - Revenda = Notas fiscais emitidas para revenda do destinatário; 4 - Exportação = Notas fiscais emitidas para fora do Brasil; 5 - Operação com Órgão Publico = Notas fiscais emitidas para órgão publico. (2) CFOP: CFOP a ser utilizada na operação fiscal. Ex.: 5102, 5101, 5403 e etc. Item da Nota Fiscal (3) Item: Digite o código ou parte do nome do item a ser inserido. Caso ainda não tenha o mesmo cadastrado, é possível realizar a operação de cadastro clicando no botão (+). (4) Unidade: A unidade de medida é carrega automaticamente, pois a mesma já foi cadastrada no item. Mas caso precise, é possível alterar ou até mesmo cadastrar uma nova unidade caso seja diferente da informada. Para cadastrar uma nova, clique no botão (+). (10) Informação Complementar: Observação complementar do item caso o mesmo precise de mais informações além da descrição já cadastrada. Essa informação complementar é levada a frente da descrição do item impressa na nota fiscal. 22

23 IPI - Campo não aparece para empresas optantes pelo simples. CST levada ao XML = 99 - Para empresas não optantes pelo simples as CSTs de acordo com seu regime de tributação estarão disponíveis para preenchimento. O Nota Brasil faz os cálculos automáticos conforme a inserção de alíquotas e alguns valores. No caso de dúvidas do que inserir é interessante o contato com sua contabilidade. ICMS - Para empresas optantes pelo simples alguns campos ficarão ocultos, outros o Nota Brasil - Para empresas não optantes pelo simples as CSTs de acordo com seu regime de tributação estarão disponíveis para preenchimento. O Nota Brasil faz os cálculos automáticos conforme a inserção de alíquotas e alguns valores. No caso de dúvidas do que inserir é interessante o contato com sua contabilidade. PIS - Campo não aparece para empresas optantes pelo simples. CST levada ao XML = 49 - Para empresas não optantes pelo simples as CSTs de acordo com seu regime de tributação estarão disponíveis para preenchimento. O Nota Brasil faz os cálculos automáticos conforme a inserção de alíquotas e alguns valores. No caso de dúvidas do que inserir é interessante o contato com sua contabilidade. COFINS - Campo não aparece para empresas optantes pelo simples. CST levada ao XML = 49 - Para empresas não optantes pelo simples as CSTs de acordo com seu regime de tributação estarão disponíveis para preenchimento. O Nota Brasil faz os cálculos automáticos conforme a inserção de alíquotas e alguns valores. No caso de dúvidas do que inserir é interessante o contato com sua contabilidade. Informações de Compra (46) Pedido Compra: Número do pedido de compra do seu cliente Essa informação aparece somente no XML da nota fiscal, TAG conhecida como XPED (47) Item Pedido: Número do item no pedido de compra de seu cliente Essa informação aparece somente no XML da nota fiscal, TAG conhecida como NITEMPED Totais da Nota Fiscal O total da nota fiscal será sempre calculado automaticamente conforme o preenchimento de valores e impostos. Duplicatas 23

24 Na nova janela aberta insira o número da duplicata, o vencimento e o valor de cada parcela. Após o preenchimento, clique no botão Salvar ou a tecla F9 em seu teclado. A tela continuará aberta, pois existe sempre a possibilidade de mais de uma parcela. Quando inserir todas as parcelas necessárias, clique no botão Fechar ou a tecla ESC de seu teclado. Abaixo um exemplo das parcelas inseridas na nota fiscal. Transportador/Volumes Transportados (40) Transportadora: Digite o código ou parte do nome da transportadora que levará a mercadoria da nota fiscal. Caso ainda não tenha uma cadastrada, é possível realizar a operação de cadastro clicando no botão (+). (41) Quantidade: Quantidade de volumes a ser transportada. (42) Espécie: Sacos, sacolas, paletes, caixas e etc... (43) Marca: Nome da marca, caso tenha, dependendo do tipo de volume a ser transportado. (44) Numeração: Inserir caso o tipo de volume determinado tenha algum tipo de numeração. (45) Peso Bruto: Peso bruto geral a ser transportado. (46) Peso Líquido: Peso líquido geral a ser transportado. Observações (47) Observação Complementar: Campo para inserção de informações adicionais da nota fiscal, uso livre pelo emitente. O Nota Brasil leva algumas informações automaticamente para as observações complementares após ser salva, tais como mensagens de crédito para empresas optantes pelo simples, informações de valores da lei da transparência, informações de valores do DIFAL e FECP, local de entrega e duplicatas. (48) Observação do Fisco: O uso e preenchimento do campo é determinado pelo Fisco. Envio de Nota Fiscal Para poder enviar sua nota fiscal já salva, clique primeiramente no botão de operações localizado ao lado direto da tela. 24

25 Com o menu aberto, encontre e clique na opção de Enviar Nota. Após o envio, aguarde alguns instantes até que apareça a mensagem de lote processado. Cancelamento de Nota Fiscal (já enviada ao SEFAZ) Para cancelar uma nota fiscal já enviada ao SEFAZ, clique no botão de operações da qual deseja realizar o cancelamento. Após clicar no menu de operações da nota fiscal a ser cancelada, clique no botão Cancelar Nota. 25

26 Na nova janela que irá aparecer, coloque uma justificativa para o cancelamento, mínimo de 15 caracteres, clique em enviar e aguarde a mensagem de confirmação do evento a ser processado e vinculado ao SEFAZ. Inutilização de Numeração A SEFAZ não permite que uma seqüência de numeração de nota fiscal tenha furos, por esse motivo, caso ocorra algum problema, é sempre importante não se esquecer de inutilizar numerações que não foram homologadas. Clique no botão Inutilizar Numeração para realizar o processo. (1) Ano: Informe apenas os dois últimos números do ano em que será realizada a operação. Ex.: 17 = (2017) (2) Série: A série da numeração que irá inutilizar (3) Faixa Inicial: Numeração inicial para inutilização (4) Faixa Final: Numeração final para inutilização. É possível realizar a inutilização de mais de uma numeração de uma única vez. Ex.: Faixa inicial = 5 Faixa Final = 8. Nesse exemplo, os números 5, 6, 7 e 8 serão inutilizados. Sempre tenha certeza que entre as numerações informadas nenhuma numeração tenha sido utilizada anteriormente. (5) Justificativa: O motivo no qual as faixas estão sendo inutilizadas, deverão ter no mínimo 15 caracteres Web Service Esse processo serve para consultar a disponibilidade do SEFAZ em recepcionar notas ficais. Não há necessidade de realizar uma consulta sempre que for emitir uma nota fiscal, mas caso tenha alguma inconsistência ao validar uma, a disponibilidade do SEFAZ pode ser uma possível causa dependendo do retorno do envio. Clique no botão Situação Web Service. 26

27 Após clicar no botão aguarde alguns instantes, a mensagem com retorno positivo deve ser de serviço em operação. Visualização de DANFE Após enviar sua nota fiscal se deseja imprimir sua DANFE, clique no botão de operações localizado em cada nota fiscal ao lado direto da tela. Será aberto um novo menu e nele, escolha a opção de Gerar DANFE. 27

28 Obs.: A DANFE é gerada em uma nova aba/guia do seu navegador de internet, é interessante ficar atento ao bloqueio de pop-ups para que não tenha problemas ao visualizar sua nota fiscal. Consultas Escolha entre período, participantes e status das notas fiscais. Os campos com lupas filtram mais precisamente uma nota quando os resultados já estão em tela após clicar no botão filtrar. Envio de s Na necessidade de envio de XML e DANFE para seu cliente, clique no botão de operações localizado em cada nota fiscal ao lado direto da tela. Será aberto um novo menu e nele, escolha a opção de Enviar XML. 28

29 Geração de XML Para geração de arquivos XML em lote, digite o período desejado e clique no botão Gerar XML. Seu arquivo será gerado automaticamente e irá para área de download, de acordo com seu navegador de internet. Caso ainda tenha alguma dúvida, entre em contato conosco! suporte@notabrasil.com.br 29