FUNDO DE PENSÃO MULTIPATROCINADO DA ORDEM DOS ADVOGADOS DO BRASIL, SECCIONAL DE MINAS GERAIS. Regimento Interno e Manual de Governança Corporativa

Transcrição

1 FUNDO DE PENSÃO MULTIPATROCINADO DA ORDEM DOS ADVOGADOS DO BRASIL, SECCIONAL DE MINAS GERAIS Regimento Interno e Manual de Governança Corporativa

2 Índice 1. DEFINIÇÃO OBJETIVOS MISSÃO VISÃO VALORES E OBJETIVOS IDEAIS CORPORATIVOS ORGANOGRAMA O CONSELHO DELIBERATIVO O CONSELHO FISCAL A DIRETORIA PRESIDÊNCIA AUDITOR INDEPENDENTE E ATUÁRIO COMITÊS TÉCNICOS COMITÊ DE INVESTIMENTOS FINANCEIROS PRÁTICAS COMUNS PARA OS ADMINISTRADORES GLOSSÁRIO

3 1. Definição Governança corporativa é o sistema pelo qual as sociedades são dirigidas e monitoradas, envolvendo os relacionamentos entre acionistas/cotistas, conselho de administração, diretoria, auditoria independente e conselho fiscal. As boas práticas de governança corporativa têm a finalidade de aumentar o valor da sociedade, facilitar seu acesso ao capital e contribuir para a sua perenidade. 2. Objetivos Ajudar a empresa na definição e no alcance de seus objetivos; Ajudar a empresa no gerenciamento dos riscos; Fiscalizar e avaliar o desempenho da gestão. 3. Missão: Gerir os planos de previdência complementar dos advogados, objetivando o desenvolvimento de reservar individuais que proporcionem, de forma segura e transparente, aposentadoria digna, segura e com qualidade de vida aos participantes. 4. Visão: Ser reconhecido, nacionalmente, pela eficácia e pela transparência, como fundo de pensão modelo pelos instituidores, pelos participantes, pelo Conselho Federal da OAB e pelo setor das entidades de previdência complementar, é uma maneira de contribuir para o fortalecimento da classe dos advogados e dos fundos de pensão no Brasil. 5. Valores e Objetivos: Transparência na realização das operações da Entidade,cuja total viabilização somente será alcançada pelo conhecimento público das atividades negociais, institucionais e pela disponibilidade dos documentos pertinentes; Responsabilidade ou prestação de contas dos agentes relevantes, de modo a justificar e documentar todos os atos e decisões proferidas no exercício de suas atividades; 2

4 Eqüidade e justiça na condução de todos os relacionamentos que envolvam os agentes relevantes, participantes e instituidores, de modo a priorizar, nas atividades da entidade, o atendimento imparcial e alheio às distinções de qualquer espécie; Obediência às leis e às normas que regulam as atividades do OABPrev-MG; Respeito ao Regulamento de Conduta e Ética, no qual estão evidenciados os valores e as diretrizes orientadoras das atividades da entidade, de seus negócios e de suas operações com parceiros e fornecedores, assegurando a seriedade, a firmeza e a retidão na consecução da missão do OABPrev-MG. 6. Ideais Corporativos: O OABPrev-MG estará permanentemente centrado no interesse de seus participantes e assistidos, reconhecendo a importância de agregar valor e qualidade aos seus serviços e fazendo disso uma prática permanente no desenvolvimento de seu trabalho. Para tanto, a entidade deverá implementar as seguintes condutas: Buscar múltiplas maneiras de fazer negócios em ambiente seguro, guiando-se por princípios de prudência, bem como respeito às normas legais e regulamentares, sempre com base em critérios de risco/retorno; Avaliar, permanentemente, prioridades, políticas, normas, procedimentos, estatuto e regulamentos para prestar o melhor serviço aos participantes e assistidos; Reconhecer e aceitar que as mudanças são inacabáveis e que elas proporcionam a oportunidade da entidade se manter atualizada com as necessidades dos participantes e assistidos; Avaliar, permanentemente, processos de trabalho, de comunicação e de atendimento, promovendo a melhoria contínua de relacionamento com os públicos relevantes; Prestar contas e assumir plena responsabilidade pelas ações realizadas, exigir que o quadro corporativo, os fornecedores e os prestadores de serviços façam o mesmo e, ainda, estimular os participantes e assistidos a fiscalizar e cobrar a contínua melhoria de procedimentos; Incentivar sua gerência e seus empregados a demonstrar responsabilidade e flexibilidade no atendimento aos pleitos dos participantes e assistidos, sempre buscando a melhor solução em conformidade com as normas legais e regulamentares; Considerar que os participantes e os outros públicos relevantes têm o direito à informação clara, precisa e tempestiva; Rever, periodicamente, o presente Manual da Governança Corporativa. 3

5 7. Organograma: Para dar subsídio na busca dos objetivos, a empresa adota a seguinte estrutura organizacional: Estratégico C ons elho D eliberativo C ons elho F is cal Diretoria P res idência Diretoria S ecretária Diretoria F inanceira Diretoria Adminis trativa Diretoria S eguridade Tático G erência G eral Operacional S ecretária Área F inanceira Área Investimento / S eguridade Área C omunicação Área S erviços G erais Núcleo Atendimento 8. O CONSELHO DELIBERATIVO O Conselho Deliberativo é o órgão superior da estrutura organizacional, sendo o responsável pela definição das políticas gerais da administração e dos planos de benefícios administrados pelo OABPrev-MG: Na orientação dos negócios da Entidade, os membros do Conselho Deliberativo devem agir em conformidade com preceitos ético-legais, inclusive os descritos no Regulamento de Conduta e Ética adotado pela OABPrev-MG, visando à obtenção dos melhores resultados e ao atendimento às justas expectativas dos participantes; O membro do Conselho Deliberativo indicado ou eleito tem para com a Entidade os mesmo deveres, não podendo, ainda que para defesa dos que o indicaram ou elegeram, faltar tais deveres. 4

6 9. O CONSELHO FISCAL O Conselho Fiscal é o órgão de controle interno da entidade, cabendo-lhe emitir pareceres acerca da gestão administrativa e econômico-financeira. O Conselho Fiscal deverá ser comunicado, imediatamente, sobre fatos e decisões relevantes de caráter extraordinário, relacionados às suas atribuições estatutárias, acontecidos no âmbito da entidade. A comunicação será de responsabilidade do Diretor Presidente do OABPrev-MG; A atuação do Conselho Fiscal deve ser valorizada, contando com dotação orçamentária própria e suporte técnico necessário. 10. A DIRETORIA PRESIDÊNCIA A Diretoria Executiva é o órgão responsável pela administração geral da entidade. É também responsável pela execução das políticas e diretrizes fundamentais definidas pelo Conselho Deliberativo, pela elaboração de normas necessárias ao seu funcionamento, pelo controle e pela fiscalização das atividades de seus agentes e representantes. 11. AUDITOR INDEPENDENTE E ATUÁRIO O auditor independente é responsável por revisar os planos financeiros e os documentos contábeis, verificando a adequação às normas legais e estatutárias e à política de investimentos aprovada pelo Conselho Deliberativo. O atuário é o responsável técnico pelos planos de benefícios. O auditor independente e o atuário devem ser escolhidos de forma a atender aos mais rigorosos padrões internacionais de trabalho e à total independência técnica em relação aos administradores. O auditor independente e o atuário devem ser selecionados pelo Conselho Deliberativo por períodos predeterminados, preferencialmente, superior a dois exercícios, preservando-se a independência dos mesmos e sem prejuízo para o estabelecimento de plano anual de trabalho. O auditor independente e o atuário devem submeter-se a avaliação periódica de independência e de desempenho, observadas a legislação e as disposições normativas em vigor. O relacionamento do auditor independente e do atuário com os administradores deve ser estritamente profissional, vedando-se a contratação desses profissionais para realizar serviços que possam gerar conflitos de interesses. O auditor independente e o atuário devem entregar, anualmente, documento formal ao presidente do Conselho Deliberativo, confirmando sua independência ou solicitando a rescisão do contrato, na forma da lei e do ajustado. 5

7 O auditor independente e o atuário, quando convocados a participar de reuniões do Conselho Deliberativo ou Conselho Fiscal, em cuja pauta se inclua a demonstração de resultados contábeis e atuariais, devem estar presentes e responder às indagações formuladas pelos presentes, com clareza vocabular e integral correspondência aos dados apurados. Todos os documentos de recomendações que visem à melhoria da qualidade das demonstrações contábeis, elaborados pelo auditor independente e pelo atuário, devem ser enviados ao Conselho Deliberativo e ao Conselho Fiscal, a fim de que esses órgãos possam discutir a adoção, ou não, das medidas propostas. 12. COMITÊS TÉCNICOS Os comitês técnicos são responsáveis pelas atividades que lhes forem incumbidas pela Diretoria Executiva, devendo prestar, mensalmente, todos os esclarecimentos e informações pertinentes ao órgão que os administra, controla e fiscaliza. As reuniões e as deliberações dos comitês técnicos devem ser formalmente registradas em atas e encaminhadas à Diretoria Executiva. 13. COMITÊ DE INVESTIMENTOS FINANCEIROS Os comitês auxiliam o Conselho Deliberativo e a Diretoria-Executiva no desempenho de suas funções e de suas responsabilidades, sem poder de deliberação ou execução. Atualmente, a entidade está elaborando uma estrutura para a formação do comitê de investimentos financeiros que terá, como objetivo, assessorar a Diretoria-Executiva e o Conselho Deliberativo a respeito dos investimentos, conforme prevê as normas e resoluções do Conselho Monetário Nacional, do Banco Central, da Secretaria de Previdência Complementar e da política de investimentos do OABPrev-MG. Esse comitê será regulamentado pela política de investimentos do OABPrev-MG, devidamente aprovado pelo Conselho Deliberativo, que definirá sobre suas atribuições, sua subordinação, sua composição e sua duração. 14. PRÁTICAS COMUNS PARA OS ADMINISTRADORES COMPROMISSOS Os administradores devem observar, no exercício de suas atividades, os seguintes compromissos: 1. Constante busca pelos mais altos patamares de integridade pessoal e o alinhamento com os valores da entidade; 2. Permanente atualização técnica, capacitando-se para a análise e para o entendimento de relatórios contábeis, financeiros, atuariais e outros necessários ao bom desempenho profissional; 3. Possuir disponibilidade de tempo suficiente para atender às demandas da entidade; 4. Possuir bom desempenho de seus respectivos órgãos, participando das reuniões de forma ativa e buscando as informações relevantes às decisões de interesse da entidade; 5. Zelar pelo bom relacionamento entre os órgãos estatutários, contribuindo, de forma equânime e 6

8 transparente, para o desempenho eficiente de suas funções; 6. Guardar sigilo e preservação de informações privilegiadas, assim consideradas no âmbito da entidade. CRITÉRIOS DE ATUAÇÃO Depois de empossado no cargo, o novo administrador deve inteirar-se de todas as informações relevantes ao desempenho de suas atividades, além de ter acesso aos últimos relatórios anuais e às últimas atas das reuniões ordinárias e extraordinárias do órgão a que pertencer. O novo administrador deve ser apresentado aos seus pares e a todos os detentores de cargos de confiança, bem como conhecer as principais atividades e as normas operacionais da entidade. Para a realização das reuniões, seja de caráter ordinário ou extraordinário, devem ser observados os prazos de convocação previstos no estatuto. As convocações devem ser enviadas com antecedência e acompanhadas dos documentos e de informações necessárias às deliberações propostas na pauta, uma vez que a eficácia e a qualidade das reuniões dependem da prévia análise da documentação distribuída. As propostas para decisões devem ser fundamentadas. Os administradores devem preparar-se para as reuniões agendadas, conhecendo a pauta e inteirando-se dos assuntos pertinentes. Havendo conflitos de interesse em relação a um tema específico que os afetarem, os administradores em questão devem afastar-se, inclusive fisicamente, das discussões e deliberações. As deliberações devem ser registradas em ata, cuja redação observará os critérios de clareza e de fidedignidade aos debates e decisões tomadas, inclusive, com expressa menção às eventuais divergências ocorridas. DISPOSIÇÕES RELATIVAS À GESTÃO DE PESSOAS O presente Manual possui caráter orientador das condutas aqui estabelecidas, contendo diretrizes para o melhor funcionamento e resultado da OABPrev-MG. Além das recomendações aqui expressas, será fundamental para o alcance dos objetivos e dos compromissos da entidade, o desenvolvimento de políticas específicas de gestão de pessoas, com envolvimento do quadro corporativo. Devem ser observadas as seguintes orientações: Manutenção permanente de canais de diálogo com o quadro corporativo; 7

9 Compromisso com o desenvolvimento profissional e pessoal dos empregados do OABPrev-MG; Cuidados com a saúde, segurança e boas condições motivacionais de trabalho dos empregados. Objetivando, ainda, a perfeita aplicação do presente Manual, o OAB-Prev-MG deve comprometer-se a manter: Uma política de pessoal e um programa de cargos, de carreiras e de salários, com regras claras e transparentes de avaliação; Promoção e sanções, sempre observando o Estatuto e o Regulamento de Conduta e Ética da entidade; O direito dos empregados de apresentarem à Diretoria Executiva recursos contra as ações gerenciais ou atitudes no ambiente de trabalho que os afetem de forma injusta ou prejudicial; Programa de participação nos resultados, combinando avaliação objetiva, competências, habilidades de desempenho individual e avaliação coletiva de organização. 8

10 15. GLOSSÁRIO Administrador: membro do Conselho Deliberativo, do Conselho Fiscal e da Diretoria Executiva da Fundação. Comitê: Comitê de Ética e Conduta da Fundação. Conselho Deliberativo: órgão superior da estrutura organizacional, sendo o responsável pela definição das políticas gerais da administração e dos planos de benefícios administrados pelo OABPrev-MG. Conselho Fiscal: órgão de controle interno da entidade, cabendo-lhe emitir pareceres acerca da gestão administrativa e econômico-financeira. Diretoria Executiva: órgão responsável pela administração geral da entidade, responsável por executar as políticas e diretrizes fundamentais definidas pelo Conselho Deliberativo, como também elaborar normas necessárias a seu funcionamento, controlar e fiscalizar as atividades de seus agentes e representantes. Empregado: pessoa física que mantenha direta relação trabalhista com a Fundação. Estatuto: Estatuto e Regulamento da entidade OABPrev-MG Instituidor: toda pessoa física de caráter profissional, classista ou setorial que, previamente, autorizada pelo órgão público competente, venha celebrar convênio de adesão com a Entidade, em relação ao plano de benefícios. Órgãos estatutários: o Conselho Deliberativo, a Diretoria Executiva e o Conselho Fiscal da Entidade. Participante: significa pessoa física que adere ao plano de benefício, administrado pela OABPrev-MG. Participante assistido: pessoa física que usufrui algum benefício previdenciário da entidade. Participante ativo: pessoa física empregada nas patrocinadoras e inscrita em plano de benefício, administrado pela entidade. 9