Norma nº 04/2001. Páginas: 11

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1 Norma nº 04/2001 Páginas: 11 Preparado por: Laboratório de Eventos Autorizado por: Portaria do Reitor nº 42/2001, de Atualizado por: CONSU Resolução nº 01/2008, de Objeto Norma de Colação de Grau e Diplomação Abrangência Centro Universitário Vila Velha 1. FINALIDADE Estabelecer conceitos, competências e roteiro para as cerimônias de Colação de Grau e Diplomação dos cursos superiores do Centro Universitário Vila Velha. 2. FUNDAMENTOS LEGAIS Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional nº 9394/96. Regimento e Estatuto do Centro Universitário Vila Velha. Norma de Colação de Grau e Diplomação 04/ OBJETIVOS 3.1. Conceitos Colação de Grau e Diplomação Constituem ato oficial do Centro Universitário Vila Velha, realizado em sessão conjunta, solene e pública, do qual somente é admitido participar acadêmicos aprovados em todas as disciplinas que integram o currículo pleno do curso. A Colação de Grau se aplica aos cursos de Graduação Bacharelado, Licenciatura e Tecnologia e a Diplomação se aplica aos cursos de Formação Específica Sequenciais. Esses eventos têm cerimonial específico, com rígido protocolo, pois confere publicamente o grau ou a diplomação de determinada especialidade ao aluno formando Formatura Consiste na comemoração e apresentação à sociedade dos novos profissionais que ingressam no mercado. A Formatura é um evento caracterizado pela cerimônia de Colação de Grau ou de Diplomação, normalmente acompanhado por outras cerimônias, como Aula da Saudade, Missa ou Culto Ecumênico, Coquetel Dançante e/ou Baile de Gala Objetivos Específicos Servir de instrumento informativo e orientador das cerimônias de Colação de Grau e Diplomação do Centro Universitário Vila Velha Possibilitar o conhecimento e planejamento das atividades que compõem a Colação de Grau e a Diplomação, bem como suas responsabilidades e competências. 1

2 3.3. Critérios para o Aluno Colar Grau ou Diplomar Ter cumprido, com aproveitamento, todas as disciplinas e atividades definidas no currículo do curso Estar em dia com a documentação acadêmica Estar em dia com as obrigações financeiras Estar em dia com a Biblioteca. 4. COMPETÊNCIAS 4.1. Compete ao Aluno Formando Participar da escolha dos integrantes da Colação de Grau ou Diplomação descritos no item desta norma Participar do ensaio geral da Colação de Grau ou Diplomação em data a ser definida pela Pró-Reitoria e divulgada pelo Laboratório de Eventos do Curso de Turismo Comunicar a seus familiares e amigos sobre a proibição do uso de confetes, faixas e de instrumentos sonoros do tipo apito, berrante, pandeiro, tambor, prato, megafone, corneta, buzina e similares, durante a cerimônia. - Os proprietários de instrumentos sonoros serão conduzidos pelos Seguranças do Centro Universitário Vila Velha ao balcão de guarda-volumes. Ao final da cerimônia os materiais poderão ser retirados Comunicar a seus familiares sobre a proibição de reservar lugar no auditório Não autorizar que seus familiares levem comidas e bebidas para serem consumidas dentro do auditório Comparecer ao local do evento, na data e no horário estabelecidos no Calendário de Colações de Grau e Diplomações divulgado na Internet, com 1 (uma) hora de antecedência Assinar a Ata de Colação de Grau ou de Diplomação e participar da Cerimônia Solene devidamente trajado Arcar com as despesas descritas no item Compete à Comissão de Formatura Representar os alunos junto aos órgãos superiores Participar da(s) reunião(ões) realizada(s) pelo Laboratório de Eventos e/ou Reitoria Eleger 1 (um) representante da Comissão de Formatura para atuar conjuntamente com o Laboratório de Eventos Providenciar o aluguel das becas completas túnica, capelo e faixa na cor correspondente a cada curso superior (Anexo I) para o corpo discente. 2

3 Providenciar e entregar os canudos de todos os formandos na Divisão de Registro Acadêmico DRA no máximo, 15 (quinze) dias antes da data da Colação de Grau ou Diplomação, dentro de uma caixa, indicando o curso, turno, data da cerimônia e o responsável pela entrega. (Anexo II) Coordenar e participar da escolha dos Integrantes da Colação de Grau ou Diplomação: - Professor Paraninfo: 1 (um) por curso - Professor Patrono: 1 (um) por turma - Professor Homenageado: 1 (um) por turma - Aluno Orador: 1 (um) por curso - Aluno Juramentista: 1 (um) por curso - Aluno Requerente: 1 (um) por curso - Aluno para entrega da Placa: 1 (um) por turma Convidar os Professores e Alunos, escolhidos como integrantes da Colação de Grau ou Diplomação, e informar-lhes sobre local, data e horário da solenidade e orientá-los sobre as suas devidas atribuições Comunicar à equipe do Laboratório de Eventos a escolha dos Integrantes da Colação de Grau ou Diplomação por meio do preenchimento e envio do Formulário de Integrantes da Colação de Grau ou Diplomação pelo site da UVV (Anexo III) até o dia 02 de dezembro de Enviar o Formulário de Momentos Musicais da Colação de Grau ou Diplomação pelo site da UVV (Anexo IV), devidamente preenchido, até o dia 02 de dezembro de Caso o formulário de momentos musicais não seja enviado até a data prevista, automaticamente o Laboratório de Eventos ficará responsável por escolher as músicas. - Se houver interesse da comissão de formatura escolher outras músicas que não constam na lista, deverá ser gravado um CD e este ser entregue ao Laboratório de Eventos, até o dia 02 de dezembro de Selecionar o juramento que será proferido, quando houver mais de uma opção disponível no site da UVV, e enviá-lo ao Laboratório de Eventos até o dia 02 de dezembro de Avisar e confirmar a presença dos demais alunos formandos no ensaio geral da Colação de Grau ou Diplomação em data a ser definida pela Pró-Reitoria e divulgada pelo Laboratório de Eventos Avisar e acompanhar à Empresa de Fotografia e/ou Filmagem contratada sobre reunião e Termo de Compromisso que deverá assinar com a Instituição. Este documento deverá ser assinado no Laboratório de Eventos em data a ser definida e comunicada com antecedência (Anexo V) Providenciar a aquisição e entrega da placa de homenagem à equipe do Laboratório de Eventos 1 (uma) hora antes do horário de início da solenidade Agendar a utilização da Capela para a realização do Culto Ecumênico junto ao Laboratório de Eventos e providenciar a assinatura do Termo de Compromisso de uso da Capela (Anexo VI), caso haja interesse. 3

4 Contribuir para o bom andamento da Colação de Grau ou Diplomação em todas as suas fases: pré, trans e pós-evento Compete ao aluno Orador Representar os Alunos Formandos na solenidade de Colação de Grau ou Diplomação Escrever um discurso que não poderá exceder 5 (cinco) minutos para expressar os anos vividos durante a realização dos estudos para obtenção do Grau ou da Diplomação, e enviá-lo ao Laboratório de Eventos até o dia 02 de dezembro de Caso o orador não envie seu discurso dentro do prazo previsto, será excluído o momento da solenidade Proferir o discurso na tribuna durante a realização da solenidade Compete ao Professor Paraninfo Atuar como padrinho ou testemunha dos alunos formandos perante a sociedade Escrever um discurso de congratulações e boa sorte aos seus afilhados que não poderá exceder 5 (cinco) minutos, e enviá-lo ao Laboratório de Eventos até o dia 02 de dezembro de Compor a mesa de honra da solenidade Proferir o discurso na tribuna, durante a realização da solenidade Comparecer ao local da cerimônia, no mínimo, 20 (vinte) minutos antes do horário de início, dirigindo-se ao Camarim (localizado no palco), com o objetivo de colocar as vestes talares Compete ao Professor Patrono Atuar como defensor, padroeiro, de cada formando perante a sociedade Compor a mesa de honra da solenidade Realizar a entrega dos canudos a cada Aluno Formando depois de conferido o Grau ou a Diplomação Comparecer ao local da cerimônia, no mínimo, 20 (vinte) minutos antes do horário de início, dirigindo-se ao Camarim (localizado no palco), com o objetivo de colocar as vestes talares Compete ao Aluno Juramentista Representar os Alunos Formandos na solenidade de Colação de Grau ou Diplomação Proferir o Juramento Oficial e específico de cada curso, na tribuna, durante a realização da solenidade. 4

5 4.7. Compete ao Aluno Requerente de Grau ou de Diplomação Representar os Alunos Formandos na solenidade de Colação de Grau ou Diplomação, perante a Autoridade Acadêmica (Reitor ou representante) Requerer o Grau ou a Diplomação na tribuna durante a realização da solenidade Receber o Grau ou a Diplomação em nome dos formandos Compete ao Professor Homenageado Identificar-se a um membro da equipe do Laboratório de Eventos e sentar-se nas poltronas reservadas nas laterais do Cineteatro. Ressaltamos que o Professor Homenageado não compõe a mesa de honra durante a solenidade Receber a Placa de Homenagem durante a realização da solenidade Compete ao Aluno que entrega a Placa de Homenagem Realizar a entrega da Placa de Homenagem ao Professor Homenageado durante a realização da solenidade Compete à Vice-Reitoria Definir o calendário de datas, horário e local das Cerimônias de Colação de Grau e Diplomação e informar ao Laboratório de Eventos; Avaliar propostas de alteração da norma vigente e levar para análise e aprovação do Conselho Superior - Consu; Analisar propostas de alteração do Calendário de Colação de Grau e Diplomação, apresentadas pelas Comissões de Formatura; Avaliar, aprovar e gerenciar a planilha de custos, apresentada pelo Laboratório de Eventos; Avaliar e aprovar proposta de contratação de serviços de terceiros, apresentada pelo Laboratório de Eventos; Solicitar, pelo sistema SOX, o pagamento dos serviços terceirizados e do pessoal de apoio e encaminhar ao setor financeiro Compete ao Reitor Conferir grau ou diplomação aos formandos ou delegar essa competência a um representante legal designado por Portaria Compete ao Coordenador de Curso Atuar juntamente ao Laboratório de Eventos na divulgação do Calendário e das Normas que regulamentam as cerimônias de Colação de Grau e Diplomação Acompanhar junto às turmas a formação das comissões de formatura, e quando solicitado, repassar as informações destas comissões ao Laboratório de Eventos Intermediar nas negociações para resolução dos problemas acadêmicos e 5

6 financeiros do Aluno Formando Comparecer ao local da cerimônia, no mínimo, 20 (vinte) minutos antes do horário de início, dirigindo-se ao Camarim (localizado no palco), com o objetivo de colocar as vestes talares Compor a mesa de honra da solenidade Fazer o uso da palavra no final da cerimônia para considerações finais que não poderá exceder 5 (cinco) minutos Compete ao Laboratório de Eventos Divulgar o Calendário de Colação de Grau e Diplomação do Centro Universitário Vila Velha Manter as informações sobre as Cerimônias de Colação de Grau e Diplomação, atualizadas no site; Preparar a planilha de custos das cerimônias de Colação de Grau e Diplomação e encaminhar para análise e aprovação da Reitoria; Agendar e realizar uma reunião junto à Comissão de Formatura com objetivo de informar e esclarecer possíveis dúvidas sobre as cerimônias de Colação de Grau e Diplomação Em casos específicos, realizar uma reunião junto às empresas de fotografia e filmagem, quando contratadas pelas Comissões de Formaturas Realizar o ensaio geral da Colação de Grau ou Diplomação Realizar os preparativos para a cerimônia de Colação de Grau e Diplomação Contatar e acompanhar os serviços terceirizados; Selecionar e orientar a equipe de trabalho composta por Mestre de Cerimônias, Chefe de Cerimonial, Chefe de Recepcionistas, Recepcionistas, Apoios de sonorização e externo, Seguranças e Serviço de limpeza Elaborar e disponibilizar o roteiro do cerimonial aos membros que irão compor a mesa de honra Disponibilizar bandeiras do Brasil e do Estado e Hino Nacional Providenciar as vestes talares para os professores e autoridades que irão compor a mesa de honra Reservar e agendar data de utilização da Capela da UVV e providenciar assinatura do Termo de Utilização da Capela Encaminhar as Notas Fiscais de Serviços Terceirizados para a Reitoria; Compete à Divisão de Registro Acadêmico DRA Preparar e divulgar, com antecedência, a relação dos alunos aptos a colar grau ou diplomar Preparar a certidão de colação de grau ou diplomação para todos os Alunos Formandos. 6

7 Receber os canudos da Comissão de Formatura e prepará-los para serem entregues no dia da solenidade de Colação de Grau ou Diplomação (Anexo II) Preparar as Atas de Colação de Grau e Diplomação Providenciar as assinaturas dos Formandos na Ata de Colação de Grau ou de Diplomação, no dia da solenidade. Este documento será disponibilizado por um representante da DRA, que estará trajando o uniforme do Centro Universitário Vila Velha, identificado com crachá, nas proximidades do Camarim dos Formandos. 5. ROTEIRO DAS CERIMÔNIAS DE COLAÇÃO DE GRAU OU DIPLOMAÇÃO 5.1. Saudações iniciais realizada pelo Mestre de Cerimônias Composição da mesa de honra: - Reitor ou representante; - Coordenador de Curso; - Professor Paraninfo; - Professor Patrono Registro da presença de autoridades, realizada pelo Mestre de Cerimônias Entrada dos formandos em fila organizada em dupla e por ordem alfabética. Nesse momento, não é pronunciado o nome dos formandos Acomodação dos formandos em lugares reservados Abertura solene com execução do Hino Nacional Pronunciamentos: - Reitor ou representante; - Aluno Orador; - Professor Paraninfo Juramento oficial Requerimento de grau ou de diplomação Entrega dos canudos em ordem alfabética e nesse momento, então, é pronunciado o nome completo dos formandos Entrega da Placa de Homenagem Considerações finais: - Coordenador de Curso; - Reitor ou representante. 6. ESTRUTURA FÍSICA, DE APOIO E SEGURANÇA 6.1. Cineteatro Local onde são realizadas as cerimônias de Colação de Grau e Diplomação. Localiza-se na Unidade Acadêmica III, no campus Boa Vista II, Município de Vila Velha Possui poltronas estofadas e capacidade para 500 pessoas sentadas Dispõe de 10 (dez) camarotes com capacidade para 10 pessoas cada unidade, que será sorteado entre os alunos presentes no ensaio promovido pelo Laboratório de Eventos, em data a ser definida. 7

8 Os camarotes serão sorteados somente entre as turmas com no mínimo 30 (trinta) alunos ou que na junção de 2 (duas) turmas na mesma cerimônia, resulte este somatório. No caso da junção de 2 (duas) turmas a distribuição dos camarotes será feita por ordem alfabética referente ao nome do curso, ou seja, os camarotes de 1(um) a 5 (cinco) serão da primeira turma, e de 6 (seis) a 10 (dez) da segunda. Os alunos sorteados receberão os convites dos camarotes, que obrigatoriamente, deverão ser trocados por pulseiras de acesso no dia da solenidade. No entanto, não será permitida a entrada dos formandos e convidados nas dependências do camarote sem a apresentação do convite. Crianças com até 5 (cinco) anos não precisam apresentar convite individual Equipado com aparelho de sonorização, aparelhos de ar condicionado e iluminação adequada para o local A decoração é composta por 2 (dois) arranjos de flores da estação para as entradas, colocados sob colunas de ferro; 1 (um) arranjo de flores para o palco; toalhas e cobre-manchas para a mesa de honra e mesa dos canudos Dispõe de 1 (um) guarda-volumes, na entrada, que será utilizado para armazenar somente materiais sonoros e outros materiais levados pelos familiares e convidados, cuja utilização não será permitida durante a realização da cerimônia Dispõe de água gelada e filtrada além de banheiros para uso dos convidados Dispõe de seguranças do Centro Universitário Vila Velha e uma equipe habilitada a utilizar detectores de metais, posicionada na entrada do Cineteatro, no período de realização das cerimônias Camarim Local próximo ao cineteatro, reservado para que os formandos possam vestir a beca e se preparar para a cerimônia Dispõe de espelho e cadeiras Dispõe de recepcionistas para colaborarem na troca das becas Não é permitida a entrada de fotógrafos, parentes e amigos no local O Laboratório de Eventos não se responsabiliza por objetos esquecidos, portanto, evite levar materiais como roupas, sapatos, máquinas fotográficas, etc Não é permitida a utilização de bebida alcoólica, confete, apito ou outro instrumento sonoro no recinto Estacionamento A Instituição dispõe de 480 (quatrocentas e oitenta) vagas de estacionamento que poderão ser utilizadas gratuitamente por formandos e convidados nos dias da Cerimônia de Colação de Grau e Diplomação Os formandos, com convidados idosos ou portadores de necessidades especiais, poderão fazer, com até 48 (quarenta e oito) horas de antecedência, reserva de vagas de estacionamento próximo ao local da realização da Cerimônia através do labeventos@uvv.br, informando o motivo da solicitação, o nome do condutor, placa, cor e modelo do carro. 8

9 Na entrada e na saída do estacionamento, os formandos e os convidados serão orientados pelo pessoal de apoio da Instituição Capela da UVV A Instituição disponibiliza a Capela para realização de Cultos e/ou Celebrações para as Comissões de Formatura que desejarem A Capela fica localizada no Campus Boa Vista e tem capacidade para 200 (duzentas) pessoas sentadas As Comissões de Formatura interessadas na utilização da Capela deverão fazer a reserva do dia e horário junto ao Laboratório de Eventos e assinar o Termo de Compromisso de Uso da Capela (Anexo VI) A Instituição não disponibiliza a Capela aos domingos Os cultos e/ou celebrações só poderão acontecer a partir das 18 horas e somente um por dia A Capela não dispõe de equipamentos audiovisuais, não possui celebrante, não confecciona material ou roteiro e a decoração é de responsabilidade da Comissão de Formatura Fotografia e Filmagem A Instituição não fornece esse serviço devendo a Comissão de Formatura contratar uma empresa que preste serviço de fotografia e/ou filmagem, desde que esteja em conformidade com as regras abaixo: A empresa contratada deverá preencher e assinar o Termo de Compromisso com a Instituição (Anexo V) No dia da cerimônia, comparecer ao local duas horas antes do horário marcado para o início da Cerimônia de Colação de Grau e Diplomação para montagem adequada dos equipamentos Somente será permitida a proporção de 1 (um) fotógrafo para cada 10 (dez) formandos Usar crachás de identificação emitido pelo Laboratório de Eventos Não posicionar equipamentos e fotógrafos, no corredor, próximo à área reservada aos Alunos Formandos Não deixar nenhum equipamento e/ou material no palco do Cineteatro Cuidar para que a luz dos equipamentos não atrapalhe o trabalho dos mestres de cerimônias Zelar para que não haja fios externos de equipamentos espalhados pelo corredor Observar e seguir, rigorosamente, todas as orientações do Chefe de Cerimonial Não entregar kits aos formandos contendo apitos, cornetas ou qualquer objeto/material semelhante Não permanecer no palco durante os discursos Não circular entre as fileiras de cadeiras enquanto os formandos estiverem sentados. 9

10 Caso as regras não sejam cumpridas, a pessoa física e/ou jurídica que assinou o termo de compromisso ficará obrigada a pagar multa de R$ 1.000,00 (um mil reais). DISPOSIÇÕES GERAIS 6.6. Não é permitida, em hipótese alguma, a participação de alunos com pendências acadêmicas ou financeiras na Cerimônia de Colação de Grau e Diplomação Os alunos que resolverem as pendências acadêmicas e financeiras até 5 (cinco) dias úteis, anteriores à sua solenidade, estarão aptos a colar grau ou diplomar-se. As pendências acadêmicas são resolvidas na Divisão de Registro Acadêmico, por meio do Núcleo de Atendimento ao Aluno. As pendências financeiras são resolvidas na Procuradoria e as pendências com a Biblioteca são resolvidas na Biblioteca Central; 6.8. Os alunos formandos que não comparecerem à cerimônia oficial de Colação de Grau e de Diplomação prevista no Calendário poderão receber o grau ou a diplomação em cerimônia simples, realizada na Reitoria, na última quinta-feira útil de cada mês, desde que esteja em dia com as obrigações acadêmicas e financeiras, que preencha requerimento no Núcleo de Atendimento ao Aluno, com 30 (trinta) dias de antecedência e que pague taxa relativa. Nos meses de janeiro, julho e dezembro não são realizadas as cerimônias simples É imprescindível que, no dia da cerimônia, os formandos assinem a ata de colação de grau e diplomação, pois este é o documento que comprova que o aluno esteve presente à cerimônia, permitindo-lhe, com isso, que ele requeira o seu diploma superior; Após a data da Colação de Grau ou Diplomação, o aluno egresso deverá requerer, junto ao Núcleo de Atendimento ao Aluno, a confecção do diploma, onde deverá: - Preencher um requerimento; - Realizar o pagamento das taxas quando solicitadas; - Entregar em duas vias, a cópia legível dos seguintes documentos: Certidão de Nascimento ou Casamento, Carteira de Identidade, Título de Eleitor e comprovante da última votação e Documento Militar atualizado, quando for o caso; - Entregar os seguintes documentos originais: Comprovante de pagamento da taxa do diploma de pergaminho, se for o caso, Histórico do 2º grau ou cópia autenticada do diploma de 3º grau, se for aluno portador de diploma Os casos não previstos nessa norma serão resolvidos pelo CONSU. 7. ANEXOS ANEXO I Cor Oficial das Áreas do Conhecimento; ANEXO II Formulário de Entrega de Canudos; ANEXO III Formulário de Integrantes da Colação de Grau ou Diplomação; ANEXO IV Formulário de Momentos Musicais da Colação de Grau ou Diplomação; ANEXO V Termo de Compromisso de Empresas de Fotografia e /ou Filmagem; ANEXO VI Termo de Compromisso de Uso da Capela; ANEXO VII Resumo dos Principais Prazos; ANEXO VIII Calendário de Colação de Grau e Diplomação 10