PROCONVERGENCIA SIPOP MANUAL DO UTILIZADOR PROGRAMA OPERACIONAL DOS AÇORES PARA A CONVERGÊNCIA REGIÃO AUTÓNOMA DOS AÇORES

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1 REGIÃO AUTÓNOMA DOS AÇORES PROCONVERGENCIA PROGRAMA OPERACIONAL DOS AÇORES PARA A CONVERGÊNCIA MANUAL DO UTILIZADOR FEDER Fundo Europeu de Desenvolvimento Regional Versão: 1.0 Data:

2 FICHA TÉCNICA Título Manual do Utilizador Versão: 1.0 Data: Autor Via Oceânica Edição DREPA - Direcção Regional de Estudos e Planeamento dos Açores Caminho do Meio, nº 58 S. Carlos Angra do Heroísmo Tel.:(351) Fax: (351) proconvergencia@azores.gov.pt drepa@azores.gov.pt Abril 2008

3 Índice Introdução... 5 A quem se destina?... 5 Requisitos do Sistema... 5 Aceder ao Front Office do programa... 7 Inserir Candidatura... 9 Passo Passo Passo Passo Passo Passo Passo Passo Passo Gravar Candidatura Submeter Candidatura Submeter Contratação Pública Passo Passo Passo

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5 Introdução O objectivo deste documento é ajudar os utilizadores, a gerir e administrar candidaturas inerentes ao mesmo, sendo assim são detalhados alguns aspectos e procedimentos do sistema desenvolvido, de forma a esclarecer o seu manuseamento. Este documento no entanto deve ter um carácter dinâmico, tendo como segundo objectivo o acrescento de novas funcionalidades de novas tarefas ou novos problemas/resoluções, para que no futuro, e caso seja necessário, novos utilizadores possam seguir este mesmo manual sem a necessidade de haver uma passagem de conhecimento tão intensa por parte dos utilizadores cessantes. Neste manual vamos resumir em breves lições o que o leitor poderá fazer utilizando o sistema de informação PROCONVERGENCIA. A quem se destina? Este manual destina-se a utilizadores do sistema de informação do PROCONVERGENCIA. Presumindo de ante mão que o utilizador esteja à vontade na utilização de ambientes baseados no sistema operativo Windows e browser Internet Explore 8 ou inferior. Requisitos do Sistema O sistema operativo recomendado para correr o Sistema de Informação PROCONVERGENCIA é o Windows XP ou Windows Vista num computador utilizando o processador Intel Pentium 4 com 1024MB de memória RAM. Sendo necessário ligação à internet ADSL e browser Internet Explore 8 ou inferior. REQUISITOS MÍNIMOS: Processador Pentium 4 ou superior com 512MB de RAM de memória RAM. Internet Ligação ADSL de 2MB de download e 128Mbytes de upload. Software Adobe Acrobat Reader Internet Explore, versão 8 ou inferior 5

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7 ACEDER AO FRONT OFFICE DO PROGRAMA 1) 2 clics no Internet Explorer 2) No endereço colocar: Aparece o seguinte écran: 3) Colocar o Utilizador 4) Colocar a Palavra Passe: 5) E clicar em 7

8 6) Aparece o seguinte Écran Criar Candidatura Para a introdução de uma nova Candidatura, deverá dirigir-se ao menu principal do site que se encontra listado na horizontal abaixo do logótipo PROCONVERGENCIA e no qual é constituído pelos seguintes ícones: Candidatura, Contratação Pública, Pedido de Pagamento, Pedido de Reprogramação, Relatório Final, Listagens, Perfil, Ajuda. Seleccione o botão Candidatura 8

9 Inserir Candidatura Seguir os seguintes Passos: A introdução de uma nova Candidatura deverá ser efectuada através do seguinte passo: Candidatura Inserir NOTA: Todos os documentos introduzidos ao longo do processo de preenchimento da Candidatura deverão estar no formato PDF e não poderão ultrapassar os 4MB de tamanho. 9

10 Aparece o seguinte écran: 10

11 Passo 1 Designação do Projecto: Após seleccionar o tipo de projecto, o beneficiário deverá atribuir uma designação ao projecto sucinta e clara, não podendo ser alterada durante a vigência do Programa. Para empreendimentos faseados, deve a designação indicar a fase a que diz respeito. CAE do Projecto: A CAE do projecto poderá ser distinto da CAE da entidade, devendo reflectir o objectivo da candidatura e obedecer à classificação legal em vigor (CAE-Rev.3). Clicar em e no seguinte quadro 11

12 Clicar na actividade correspondente ao projecto Ex: Administração Pública actividades de educação E Prazo de Realização do Projecto: 12

13 O executor deverá indicar as datas de início e conclusão da realização física A execução física do projecto refere-se ao período que medeia entre o início da realização das actividades do projecto (contrato/auto de consignação) e a sua conclusão (auto recepção provisória, auto de aceitação). O executor deverá indicar as datas de início e conclusão da realização financeira: A execução financeira do projecto corresponde ao período que medeia entre o primeiro e o último pagamento aos adjudicatários e aos fornecedores de bens e serviços ao projecto. Tipologia do Projecto: Deverá ser seleccionada a tipologia mais adequada; no caso de uma candidatura incluir mais do que uma tipologia, deve ser unicamente indicada a tipologia mais relevante (por exemplo, a que detém maior peso relativo no investimento elegível). Deve ter correspondência na repartição do plano financeiro desagregado por rubrica de despesa. 13

14 PASSO 2 Localização do Projecto: A localização do projecto deverá obedecer ao princípio do benefício proporcionado com a sua realização, podendo ser ou não coincidente com a sede do executor. Desta forma, deverá ser indicada a percentagem de investimento localizada em cada concelho, sempre que possível. Quando a candidatura tiver incidência sobre mais do que um concelho, deve atribuir-se uma % de "importância/benefício". 14

15 Descrição do Projecto: Descrição sucinta do empreendimento a realizar, indicando as principais componentes do projecto sempre que possível quantificadas e fazendo articulação com o objectivo específico a que se candidata, bem como quais os objectivos/finalidades a atingir. Em anexo poderá ser feita a descrição de uma forma mais detalhada. Objectivo/Finalidade/Interesse do Projecto: Indicar a contribuição previsível da operação em relação aos objectivos estratégicos em que se insere e de que forma esta contribui para o cumprimento das prioridades do programa (sempre que possível a informação deverá ser articulada com os indicadores de realização e de resultado). 15

16 PASSO 3 16

17 Componentes do Projecto: Destina-se a identificar, tanto quanto possível, as várias componentes físicas do projecto. Para inserir as componentes do projecto deverá clicar em: Aparece o seguinte quadro: Preencher: e clicar em Cada componente de investimento deverá ser discriminada, tendo em consideração o plano de classificação de despesas a que o executor esteja sujeito do ponto de vista contabilístico. Salienta-se a importância de uma correcta identificação das rubricas contabilísticas de classificação de despesas e dos respectivos montantes orçamentados, uma vez que a execução do projecto deverá fazer-se em consonância com a classificação indicada na candidatura, só sendo aceites alterações posteriores desde que devidamente indicadas e justificadas pelo promotor. 17

18 Custo Total, será a soma de todas as despesas necessárias à realização do projecto consideradas elegíveis, de acordo com a tipologia definida para cada Objectivo Específico e em consonância com o Regulamento Comunitário n.º 1083/2006 de 11 de Julho. É o montante de investimento susceptível de apoio, conforme proposto pelo beneficiário. Em sede de análise de candidatura a Autoridade de Gestão pode proceder ao ajustamento do montante elegível, à luz quer da legislação nacional e comunitária aplicável, quer dos regulamentos específicos e respectivos Avisos para apresentação de candidaturas. Fontes de Contrapartida Regional: São as fontes de financiamento a cargo do beneficiário e que podem ser enquadradas nas seguintes tipologias: RA - Orçamento da Região (sempre que a contrapartida regional esteja inscrita no ORAA) AL - Autarquias Locais SPE - Sector público empresarial Privado - apenas para sistemas de incentivos OU - Outras - neste campo deverá inscrever-se a contrapartida regional, sempre que esta não seja enquadrável nas fontes públicas anteriormente referidas. A título de exemplo as fontes de financiamento da contrapartida regional de outras entidades cujo orçamento não esteja inscrito no Orçamento Regional (ex.: Associações, Fundações, Institutos). 18

19 Fontes de Financiamento: São as fontes de financiamento do custo total. Para além da contribuição comunitária, que por defeito é de 85% (taxa máxima de comparticipação FEDER), com excepção do eixo dos Sobrecustos em que a taxa máxima é de 50%, deverão ser aqui assinaladas as outras origens de financiamento e os respectivos montantes. Nota: O código e a designação Plano Regional só são aplicáveis nos projectos com contrapartida regional inscrita no capítulo 40 do Orçamento da Região. 19

20 PASSO 4 Este passo destina-se unicamente às candidaturas enquadradas em sistemas de incentivo. O beneficiário, neste caso o organismo responsável pela concessão das ajudas, selecciona o sistema de incentivos e indica a forma que revestiu o financiamento, bem como o respectivo montante do incentivo. O beneficiário deverá anexar o documento comprovativo da ajuda concedida. Para preencher documentação adicional deverá clicar em documentação adicional: Aparece o seguinte quadro: 20

21 Preencher os dados e clicar em: Depois de clicar em os dados preenchidos ficam registados Clicar em 21

22 PASSO 5 Plano Anual de Investimentos por Componente: Repartição do investimento total previsto para a candidatura, por componente e por ano. As componentes que constituem o investimento estão já identificadas no passo 3. Identificação das Componentes. Para cada uma das componentes da operação deve ser preenchido um campo próprio com a informação do investimento por ano. Clicar em:, aparece o seguinte quadro para preencher: 22

23 Depois de devidamente preenchido clicar em: Aparece o quadro com os dados preenchidos Deverá ter-se em atenção na definição da plurianualidade do investimento que, a realização financeira anual do projecto será a equivalente à despesa efectivamente executada e paga até 31 Dezembro de cada ano. Deverá estar de acordo com o calendário de realização indicado, tendo em conta a vertente financeira. Programação Financeira Anual: Quadro de preenchimento automático pelo sistema de informação de acordo com a informação inserida nos quadros anteriores. Este quadro permite verificar de que modo é assegurado o financiamento do investimento, em termos de contribuição comunitária, da contrapartida regional e para cada ano de programação. 23

24 PASSO 6 24

25 Indicadores de Realização Física: Para inserir os indicadores de Realização Física deverá clicar em o seguinte quadro: e preencher Depois de preenchido clicar em Devem ser respeitados os indicadores definidos para cada Objectivo Específico (Anexo 2). A cada candidatura deverá estar associado pelo menos um indicador físico e o custo associado a este indicador deverá perfazer o custo total elegível da candidatura. 25

26 Emprego: Fase de execução: São todos os postos de trabalho criados exclusivamente na fase de execução do projecto e que não perduram após a sua conclusão. Deverão ser considerados todos os postos de trabalho criados, ou seja, os que o são directamente pelo beneficiário, bem como os que integram as estruturas contratadas para a sua concretização. Como exemplo, refira-se o caso das empreitadas, em que todos os postos de trabalho criados pelo empreiteiro e afectos à realização física da obra serão considerados temporários. Fase de exploração: N.º de postos de trabalho criados pelo executor no âmbito do projecto e que continuarão ocupados após a conclusão do mesmo. Incluem-se todos os trabalhadores a afectar ao quadro ou a recrutar através de contratos e que permaneçam para além da realização do projecto. Para a aferição do número de empregos a criar deverá ter-se em conta a relação homem equivalente/ano. Neste sentido, as fórmulas de cálculo a aplicar deverão ser as seguintes: Para projectos com duração superior ao mês: - Nº de pessoas (média do período) X Nº de Meses trabalhados/12 Meses Para projectos com duração inferior ao mês: - Nº de pessoas (média do período) X Nº de Dias trabalhados/365 Dias Para cada tipologia de emprego deverá ainda ser indicado o número de pessoas do sexo feminino e masculino. Sustentabilidade do Projecto: Para inserir os indicadores da Sustentabilidade do Projecto deverá clicar em e preencher o seguinte quadro: 26

27 Depois de preenchido clicar em No caso de intervenções Materiais, os projectos devem demonstrar a sua sustentabilidade para um período de 3 anos após a conclusão das obras. Para o efeito, devem apresentar a viabilidade e sustentabilidade económico financeira do projecto, com base numa previsão fundamentada dos custos e proveitos relativos ao seu funcionamento (conta de exploração). Estes estudos permitirão aquilatar se o projecto em questão é gerador de receitas actualizadas líquidas, as quais deverão ser deduzidas ao investimento elegível para efeitos da comparticipação. 27

28 PASSO 7 Requisitos do Projecto: Lista um conjunto de requisitos do projecto, para os quais o beneficiário deve assinalar, sim (possui), não (não possui) ou não aplicável. Sempre que responder afirmativamente deverá anexar a respectiva documentação. 28

29 PASSO 8 Ficheiros Anexos Requisitados: Neste passo, o beneficiário anexa a documentação que assinalou Sim no âmbito dos requisitos do projecto. Para inserir os requisitos do Projecto deverá clicar em quadro: e preencher o seguinte 29

30 Clicar em para inserir um ficheiro Depois de preenchido clicar em Clicar em 30

31 PASSO 9 Compromisso da Entidade Executora: 31

32 Para inserir a Referência documental deverá clicar em quadro: e preencher o seguinte Depois de preenchido clicar em Clicar em Declaração de compromisso da entidade executora a responsabilizar-se pela veracidade das informações prestadas e a comprometer-se respeitar os procedimentos e normativos legais aplicáveis em diversas matérias. NOTA: Após preenchimento de todos os 9 Passos poderá Submeter ou Gravar Candidatura e posteriormente submeter a candidatura. 32

33 GRAVAR CANDIDATURA NOTA: Após a gravação da Candidatura poderá em qualquer altura apagar, modificar ou submeter a candidatura. Basta para isso dirigir-se ao menu: Candidatura Gerir 33

34 SUBMETER CANDIDATURA Para submeter a candidatura, deve carregar no botão, Submeter. A partir desta fase, já não poderá efectuar qualquer alteração à candidatura. A situação da sua candidatura será actualizada de Em introdução no Beneficiário, para Candidato. Uma candidatura até ser submetida, poderá sempre ser alterada, mas a partir do instante que seja submetida só a poderá consultar ou imprimir. Importante: Após todo o processo de submissão electrónica de candidatura, terá de ser remetida à autoridade de Gestão a Declaração de Compromisso em papel, devidamente carimbada e assinada pelo responsável máximo (presidente, director, dirigente) da entidade beneficiária. No caso da operação ser apresentada em parceria, este projecto terá de ser repetido por todos os beneficiários envolvidos. NOTA: Após a Submissão é enviado via um comprovativo de submissão. É aconselhável que após Submissão de Candidatura faça a impressão do Comprovativo de Submissão para futuras referências. 34

35 Manual de utilizador Contratação Pública Seguir os seguintes Passos: 35

36 A introdução de uma nova Contratação Pública deverá ser efectuada através do seguinte passo: Seleccionar o projecto pretendido para introdução da Contratação Pública Clicar no botão Seguinte Aparece o seguinte ecrã: 36

37 PASSO 1 Anexar Regime de Contratação: Deverá começar por escolher a componente respeitante à contratação que pretende inserir. De seguida seleccionar a Legislação aplicável entre as disponíveis. De seguida e de acordo com a legislação seleccionada no campo acima, deverá seleccionar o regime de execução associado. O executor deverá indicar a data de adjudicação 37

38 O executor deverá indicar a data de contratação Introduzir o nome do Adjudicatário Introduzir o valor de contratado Introduzir a designação da Contratação Campo de preenchimento não obrigatório onde poderá introduzir informação adicionar que poderá achar pertinente sobre o adjudicatário, o valor introduzido ou a designação da contratação. Para anexar um regime de contratação do projecto deverá o executor clicar em: Aparece o seguinte quadro: Nesta opção poderá gerir todos os regimes de contratação pública, inserindo, removendo os procedimentos, ou apenas passar ao passo seguinte. Para Remover: Seleccionar o Regime de Contratação que pretende remover com um clique sobre a linha da tabela onde se encontra o nome do Adjudicatário e clicar no botão: 38

39 Todo o site ficará inactivo e surgirá sobre o site a seguinte janela de confirmação: Clique em Sim para remover. Para passar para o Passo 2: Seleccionar o Regime de Contratação que pretende introduzir e clicar no botão Seguinte PASSO 2 Documentos Anexos: 39

40 Destina-se a identificar os eixos e número de documentos existentes em cada eixo. Neste passo, o beneficiário anexa a documentação, para inserir deverá clicar seleccionar o Eixo e clicar em: PASSO 3 Data do Documento: Indicar a data de introdução do documento. Observações: 40

41 Descrição sucinta do documento, indicando os principais tópicos segundo do campo para introdução do documento. NOTA: 1. Todos os documentos introduzidos ao longo do processo de preenchimento da Contratação Pública deverão estar no formato PDF e não poderão ultrapassar os 4MB de tamanho. 2. Para a introdução de nova documentação deverá repetir todos os passos SUBMETER A submissão de uma nova Contratação Pública deverá ser efectuada através do seguinte passo: Seleccionar o projecto pretendido para submissão da Contratação Pública Clicar no botão Submeter 41