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1 Boletim 25* Procedimentos Para Administração de Reclamações Entradaa em Vigor: 1º de agostoo de 2014 Versão: 7 Autor: Políticas de Crédito I. Introdução Este Boletim descreve o processo de abordagem e escalada das Reclamações recebidas pelos funcionários da Fitch. Qualquer funcionário que receberr uma reclamação deverá encaminhá-la ao seu diretor-executivo no escritório. II. Definições Uma Reclamação é definida como uma objeção encaminhada à Fitch, tanto verbalmente, como por escrito, por um terceiro ou por um funcionário, em relação à percepção de (MD) ou diretor sênior, se este for o funcionário mais sênior da Fitch descumprimento das políticas da Fitch, de procedimentos, leis, regulamentações ou do Código de Conduta e outras políticas da Fitch, compreendendo o Código de Ética. Reclamações normalmente se enquadrarão em uma das cinco categorias a seguir: 1. Alegações de violações à lei ou às regulamentações, incluindo leis referentes a valores mobiliários ou quaisquer políticas que envolvam o Código de Ética da Fitch, 2. Relativas aos Ratings de uma Entidade Classificada, 3. Falha ao seguir os Procedimentos e Políticas da Fitch, 4. Aplicação de critérios ou modelos, ou o desempenho analítico de um analista, e 5. Honorários ou atribuição de ratings não solicitados. Um Reclamante é definido como a parte que faz a Reclamação. Uma base de dados de Registro de Reclamação observa os elementos-chave da Reclamação e da categoria, a fim de identificar potenciais tendências ou preocupações e para produzir relatórios. Um Diretor-exec cutivo (MD) é definido pelo cargoo e é(são) o( (s) indivíduo(s) sênior(es) designado(s) a quem um funcionário deverá fornecer detalhess da Reclamação de um terceiro ou de um funcionário. Um Designado é definido como a pessoa que foi designada pelo respectivo Chefe do Grupo Global (GGH) para agir em seu nome. (*) Este documento é uma tradução do texto em inglês, fornecida apenas com o propósito informativo. Embora tenham sido envidados esforços adequados na preparação desta tradução, a Fitch não assume qualquer responsabilidade por eventuais erros, ambiguidades ou omissões que apareçam na tradução e/ou quaisquer outros danos (sejam diretos, indiretos, casuais, consequentes ouu punitivos) que possam surgir em conexão com esta tradução. Em caso de qualquer discrepância entre a tradução e o texto original em inglês, que este documentoo pretende refletir, o texto do documentoo original em inglês deverá prevalecer.

2 III. Diretrizes Para Processamento de Reclamação Salvo disposição em contrário neste procedimento, as seguintes diretrizes gerais deverão ser seguidas: A. Qualquer analista que receba uma Reclamação, seja verbal ou por escrito, deverá imediatamente encaminhá-la ao MD de seu grupo. O MD avaliará o tipo de Reclamação, registrará a Reclamação no Registro de Reclamação, de acordo com a Seção IV, e determinará como abordar a Reclamação incluindo quaisquer dos procediment os de consulta ou escalada especificados abaixo B. Qualquer pessoa que receber uma Reclamação verbal poderá solicitar que o Reclamante forneça uma descrição por escrito da base paraa a Reclamação, de forma que os detalhes da Reclamação sejam claros e completos. 1. O Reclamante poderá recusar-smesmo se o Reclamantee não fornecê-lo. 2. No caso de o Reclamante, inclusive um funcionário, solicitar anonimato, a a fornecer um resumo por escrito. O processo deverá prosseguir, Reclamação deverá ser imediatamente encaminhada ao diretor líder de Compliance da Fitch ( CCO ) ou quem elee designar. Qualquer funcionário tambémm poderá apresentar uma reclamação através de provedor terceirizado independente. Os detalhes estão disponíveis no FX, a intranet dos funcionários s, e em: à resources/report-compliance-violation. 3. Reclamações apresentadas pelo Emissor, ou por seus agentes, com relação categoria dos ratings, à Perspectiva ou à situação de Observação são abordadas pelo Comitê de Apelação, conforme descrito no Manual do Processo de Ratings ( RPM ). Apelações serão documentadas conforme o processo normal de ratings, não sendo necessária nenhuma documentação em separado ou submissão ao Registro de Reclamação. C. A Fitch se esforçará para atender qualquer solicitação com respeito confidenciali idade quanto à fonte da Reclamação o, se solicitada. à D. Consultas ao Grupo de Políticas de Crédito, Grupo Global de Compliance (GCG), Recursos Humanos ou ao Departamento Jurídico são bem-vindas com relação a quaisquer das afirmações acima. E. O CCO ou a pessoa por ele designada terá acesso ao Registro de Reclamação. Esse registro proporcionará a notificação sobre todas as reclamações ao CCO. F. Além das medidas necessárias abaixo, cópias de qualquer Reclamação relativa a Ratings Nacionais devem ser fornecidas peloo MD aos apropriados Líderes dos Negócios no País e aos Diretores de Grupos Regionais. Isso ocorrerá fora do Registro de Reclamação via . 2

3 IV. Documentação Exigida A. Todas as Reclamações devem ser registradas noo website compartilhado Registro de Reclamação e incluir as informações relacionadas abaixo. A submissão será ser efetuada tão logo possível, após o recebimento da Reclamação. Cada submissão ao Registro de Reclamação deverá incluir: 1. Dataa de recebimento. 2. Funcionário da Fitch que recebeu a reclamação. 3. Nome do Reclamante, cargo, firma e informações de contato. Isso ficará em branco se a Reclamação recebida for anônima. 4. Resumo do problema. 5. Ações adotadas pelo MD para abordar a Reclamação. 6. Uma cópia de qualquer submissão porr escrito e a resposta da Fitch ou o resumo da Fitch sobre a Reclamação verbal e sua resposta, se houver. 7. Menção sobre qualquer encaminhamentoo interno e a quem foi enviado (cópia do ou do documento). 8. Observação: o Jurídico deverá rever todas as respostas por escrito, antes do envio ao Reclamante. 9. Emendar a submissão paraa incluir qualquer resposta verbal ou escrita ao Reclamante a ser concluída no prazo de sessenta dias do recebimento inicial. B. Documentaç ão de referência 1. Os documentos de suporte à Reclamaçãoo deverão ser anexados ao formulário de submissão no Registro de Reclamação. Quaisquer documentos gerados posteriormente ao encaminhamento de uma Reclamação à Políticas de Crédito e à Gestão de Negócios e Relacionamento ( BRM ) também deverão ser anexados ao Registro de Reclamação pelo MD, diretorr degional de Crédito ( RCO ) ou pelo MD de BRM que conduzir qualquer revisão. Reclamações relativas a resoluções e qualquer documentação de suporte permanecerão anexadas ao registro e estarão contidas no Registro de Reclamação. 2. A manutenção e arquivamento de qualquer Reclamação encaminhada ao GCG, Grupo de Recursos Humanos ouu ao Departamento Jurídico da Fitch ficarão sob a responsabilidade do grupoo que estiverr tratando da Reclamação (Isso exclui as cartas revisadas pelo Jurídico comoo parte de uma revisão de uma reclamação por CPG ou pelo grupo de análise. As cartas finais serão mantidas no Registro de Reclamação como anexos do Arquivo Encerrado.) V. Tipos de Reclamações e Ações Necessárias A. Reclamações sobre Violações à Lei, aos Regulamentos ou ao Código de Ética 3

4 1. Qualquer reclamação alegando violaçãoo à legislação ou aos regulamentos, inclusive às leis de valores mobiliários, ou quaisquer políticas envolvendo o Código de Ética da Fitch deverão ser imediatamente transmitidass ao CCO ou à pessoa por ele designada. O CCO, ou a pessoa por ele designada, notificará o Departamento Jurídico sobre qualquer Reclamação alegando violação à lei. 2. Qualquer Reclamação que ameace a adoção de ação legal contra a Fitch deverá ser comunicada imediatamentee ao Departamento Jurídico, que conduzirá a revisão. B. Reclamações relativas aos Ratings de uma Entidade Classificada 1. Reclamações que surgirem após a conclusão do processo de Apelação, deverão ser encaminhadas pelo MD envolvido ao RCO em questão, conforme descrito na Seção D abaixo. 2. Reclamações de um investidor ou Emissor relativas à aplicação de metodologia ou a ratings que ocorram fora das comunicações imediatas das ações de rating deverão ser encaminhadas ao RCO pertinente, para revisão conforme a Seção D abaixo. 3. O MD poderá determinar que a Reclamação é não-válida apoiando-se em seu entendimento de que não há base analítica para a Reclamação, que o Reclamante não está sendo razoável, que o Reclamante está simulando ou tentando manipular o sistema (por exemplo, tornando o processo de rating mais vagaroso, fazendo alegações que não têm relação com os processos analíticos usadoss para atribuir um rating, etc.). Um resumo da Reclamação e da resposta ou decisão de não responderr devem ser submetidoss ao Registroo de Reclamação. Uma resposta por escrito ao Reclamante será opcional, mas se enviada, tambémm deverá ser submetida ao Registro de Reclamação. 4. Reclamações múltiplas de um mesmo investidor, emissorr or estruturador repetidas ou consistentes com a Reclamação inicial podem ser enviadas por , que se referirá à resoluçãoo ou à comunicação previamentee fornecida. Não serão necessárias revisões adicionais. Se repetidos s forem recebidos sem nenhuma informação nova, o será retido no Registro de Reclamação, mas nenhuma resposta será fornecida. C. Reclamações Sobre Falhas ao Seguir os Procedimentos e Políticas da Fitch 1. Reclamações sobre a não-observância dee qualquer processo ou procedimento relativo às políticas da Fitch, mesmo se anteriormente aprovadas internamente como exceção, deverão ser registradas noo Registro de Reclamação junto com toda a documentação. Exemplos incluem Reclamações de emissores relativas 4

5 a tempo insuficiente para avaliar ações de rating e/ /ou os fundamentos pelo emissor antes da publicação ou divulgação de informações confidenciais. 2. O MD do grupo de análise envolvido determinará, então, se qualquer ação corretiva ou resposta é necessária. As respostas aoss Reclamantes podem ser verbais ou por escrito. Um resumo de qualquer resposta verbal deverá ser encaminhado ao Registro de Reclamação.. D. Reclamações sobre a Apliacação Analítico de um Analista de Critérios ou Modelos ou o Desempenho 1. Reclamações relativas à aplicação equivocada de metodologias, modelos (incluindo reclamações referentes a premissas) ou desempenho analítico de um analista devem ser imediatamente reportadas pelo MD ao RCO responsável, para exame. A submissão ao Registro dee Reclamação deve seguir o formato fornecido e toda a documentação pertinente deverá ser anexada. 2. Ao receber a reclamação, o RCO deverá acusarr o seu recebimento ao Reclamante via no prazo de 3 dias úteis a. b. c. O RCO iniciará imediatamente a revisão da Reclamação, de acordo com o Código de Conduta da Fitch. O RCO examinará o assunto com o principal Executivo de Crédito (Chief Credit Officer) e o GGH responsável pela área, falará com todas as partes relevantes e tomará as ações que julgar apropriadas. Normalmente no prazo de 30 dias do recebimento, o RCO elaborará um resumo da revisão, por escrito (em forma de carta ao Reclamante), detalhando os aspectos relevantes da Reclamação: i. Referência à tradução em inglês, caso não fornecida inicialmente ii. Como foi conduzida a revisãoo e quais as conclusões alcançadas iii. Quaisquer recomendações de ações corretivas; e iv. O Jurídico revisará o conteúdoo da carta, quando concluída: v. Enviará cópia do resumo ao Reclamante, ao GGH apropriado, ao principal Executivo de Créditoo e ao CCO. d. e. O Relatório e todos os documentos relacionados, reunidos durante a revisão (os Documentos da Reclamação), deverão ser anexados ao Registro de Reclamação. O GGH pertinente, ou a pessoa por ele designada, deverá acusar o recebimento do relatório final por , no prazo de 15 dias úteis do recebimento do Relatório do RCO e incluir uma resposta às conclusões do Relatório do RCO, isto é, 5

6 i. concordando com a ação corretiva ou ii. propondo uma alternativa e iii. estabelecendo uma data limite para a conclusão de qualquer ação corretiva no relatório iv. Se não for necessária nenhuma ação corretiva, então não é necessária nenhuma comunicação. f. Quaisquer discordâncias entre ass ações recomendadas pelo RCO e aquelas propostas pelo GGH serão discutidas, e a ação final deverá ser acordada entre o RCO, o GGH, o principal Executivo de Crédito e o CCO. As ações podem incluir a reclassificação de um emissor ou de uma emissão. Nestes casos, a consideração sobre a colocação de uma Observação pode ser apropriada antes que a avaliação completa dos ratings esteja concluída. g. O GGH confirmará por escrito ao RCO e ao CCO quando as ações corretivas, caso existam, estiverem totalmentee implementadas. O RCO anexará a confirmação o final ao Registro de Reclamação. 3. Reclamações Sem Ações a. Se o RCO determinar que a Reclamação é não-válida ou que não requer uma ação, será anotadaa uma explicação no Registro de Reclamação. O RCO comunicará as conclusões aoo Reclamante, ou verbalmente ou por escrito, logo após ter concluído a revisão. E. Reclamações relativas a Honorários ou à Atribuição de Ratings Não Solicitados 1. Todas as Reclamações nesta categoria deverão ser encaminhadas ao MD de BRM, responsável pelo setor de mercado,, no prazo de dois dias úteis. 2. BRM determinará se uma resposta ou açãoo devem serr tomadas. a. Se BRM determinar que qualquer Reclamação relativa à atribuição de um rating não solicitado se relaciona a uma potencial quebra do processo analítico da Fitch (ao contrário de Reclamações questionando por que o emissor foi escolhidoo para um rating não solicitado), a Reclamação deverá ser devolvida ao MD pelo BRM. O MD irá considerar e documentar os próximos passos conforme descritos acima. 6

7 Anexo I: :Gráfico do Processo Analítico 7

8 8

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