Finance Training - Treinamento Gerencial e Consultoria Empresarial

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1 Página 1 de 5. 05/09/2011 ORÇAMENTO BASE ZERO uma ferramenta gerencial para redução de custos e otimização de resultados, distribuição de dividendos e nível de retorno dos investimentos Prof. Ricardo Ferro Tavares O desenvolvimento de um Programa Orçamentário tem como objetivo permitir à empresa projetar as suas atividades, através dos módulos orçamentários de operações, investimentos e orçamentos de caixa decorrentes. A definição de Políticas e Objetivos, também, deverá constituir um papel fundamental na orientação do processo orçamentário. Deverão ser aprovadas pela Alta Administração da empresa as Políticas que orientarão o processo de gestão, destacados, a título de exemplo, os aspectos de compras, estoques, grau de rigor de crédito e cobrança, fontes de financiamento, atividades de marketing, grau de estrutura de capital, nível de retorno de investimentos, distribuição de lucros e outros aspectos considerados importantes para a empresa e seus investidores ou detentores do capital social. Os Objetivos deverão ser quantificados de forma clara a fim de orientar o alcance dos valores projetados de responsabilidade de cada diretoria específica. Apenas, após a definição das suas Políticas e Objetivos, a empresa deverá projetar as suas operações, investimentos e caixa. Em termos de caixa, se faz recomendável projetar de forma independente o caixa das operações daquele decorrente de investimentos. Em resumo, a estrutura orçamentária fundamental poderá ser representada, através do seguinte quadro: Exatamente neste ponto é que podemos começar a definir algo em termos de Orçamento Base Zero (OBZ) ou Zero Base Budgeting (ZBB). Na realidade, o Orçamento Base Zero não deve ser contemplado de forma isolada e sim no contexto orçamentário global como instrumento de análise e avaliação gerencial. O mesmo deve ser analisado como um conceito gerencial, em termos de análise e posicionamento de gestão e NÃO como um sistema orçamentário. O OBZ ou mais precisamente, o ZBB teve origem nos Estados Unidos em torno de 1960, no Ministério da Agricultura, quando foi adotado o conceito de orçamento partindo da estaca zero e assim substituindo a base orçamentária antiga que partia do nível das verbas estabelecidas no exercício fiscal anterior.

2 Página 2 de 5 Inicialmente não houve grande aceitação do orçamento partindo de zero no governo americano, embora na gestão de McNamara um conceito parecido, o planejamento do Orçamento Programa tenha recebido grande impulso. As empresas privadas foram as que melhor se beneficiaram dos conceitos propostos destacando-se: Xerox, Basf, Texas Instruments, além de inúmeras empresas públicas e órgãos públicos. Visando desenvolver uma análise mais didática do Orçamento Base Zero, propomos fazê-lo, destacados os pontos ou questões a seguir: 1. Quais são os fundamentos do orçamento base zero e o que o difere do método tradicional? O Zero Base Budgeting (ZBB) ou Orçamento Base Zero (OBZ) é um eficiente instrumento de identificação e avaliação das atividades da empresa colaborando com a administração no processo de tomada de decisão orçamentária. Através do OBZ a empresa não procederá apenas uma projeção orçamentária adicionada à inflação do período mais um índice de crescimento desejado. Pelo menos, as verbas consideradas significativas, deverão ser objeto de uma análise detalhada caso em que deverão ser integralmente justificadas. Em vez de justificar mais vinte funcionários para o próximo exercício serão justificados, inicialmente, todos aqueles constantes do quadro atual. O mesmo poderá ser aplicado para veículos de entrega, oportunidade em que a frota como um todo será objeto de análise quanto aos serviços realizados, número de entregas, quilômetros percorridos, consumo efetivo e demais fatores objeto de análise. Eventualmente, após uma análise mais rigorosa, a frota poderá ser reduzida ou mesmo passar a ser objeto de terceirização total ou parcial. As verbas propostas para análise orçamentária, obedecido ao conceito de Orçamento Base Zero, serão transformadas em Pacotes de Decisão. Um Pacote de Decisão será interpretado como um documento que contemplará uma atividade específica, de forma que a gerência possa avaliá-la e priorizá-la em relação a outras atividades ou até mesmo rejeitá-la. Portanto, as informações prestadas em cada pacote deverão constituir algo significativo para análise e aprovação ou mesmo rejeição da verba correspondente. Um Pacote de Decisão, ao identificar uma operação específica, deverá oferecer condições de se avaliar a sua finalidade; as consequências de se executar a referida atividade; medidas de desempenho passíveis de identificação; atividades ou caminhos alternativos de ação; custos a serem incorridos e benefícios ou grau de agregação de valor esperado. 2. Podemos afirmar que o método é mais eficaz? Por quê? A aplicação dos conceitos de Orçamento Base Zero em um programa de desenvolvimento orçamentário, sem dúvida, poderá ser considerada eficaz uma vez que não serão aceitas deficiências existentes quando da aprovação de verbas adicionais para o período futuro. Pelo contrário, a verba global que vem sendo aplicada é que deverá ser justificada e inicialmente aprovada. Eventuais adições somente serão aplicadas quando comprovada a sua real necessidade e nível efetivo de agregação de valor. Para fins de análise e justificativa em termos de agregação efetiva de valor, poderão ser feitas as seguintes análises: a) A verba orçamentária solicitada inicial ou atualizada será aplicada de forma efetiva, atendidas as operações da empresa? b) As operações contempladas com base nas verbas solicitadas poderão ser objeto de redução, destacados os custos a serem incorridos? c) Eventuais operações realizadas pela empresa, quando não constituir sua efetiva atividade em termos de core business ou foco de trabalho, poderão ser objeto de terceirização? d) As verbas orçamentárias solicitadas ou aumentos contemplados deverão responder plenamente aos conceitos da Técnica de Análise de SWOT (1), oportunidade em que deverão ser eliminados eventuais Pontos Fracos ou representativos de Ameaças e, de outro

3 Página 3 de 5 lado, o aproveitamento de Oportunidades, destacadas, inclusive aspectos de melhoria de processos e de controle interno. (1) SWOT ou: Strenghts (forças), Weakness (fraquezas), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças) 3. Quais as principais vantagens de adotar tal metodologia? Através da aplicação dos conceitos de Orçamento Base Zero as empresas tiveram oportunidade de identificar oportunidades de melhorar os seus resultados através de processos de redução de custos além de promover um maior nível de eficiência em suas operações. É interessante lembrar que, nessas oportunidades, ganha a empresa, seus colaboradores, os clientes, os fornecedores e os acionistas. Em síntese, um exemplo efetivo do conceito de ganha - ganha na empresa e seus agentes econômicos mais diretamente relacionados. 4. Serve tanto para pequenas quanto para médias e grandes empresas? Há adaptações que precisam ser feitas em cada segmento? O orçamento base zero pode ser usado em quaisquer atividades, funções ou operações em que se identificar uma relação de custo versus benefício mesmo que esta avaliação seja altamente subjetiva. É evidente que em organizações de maior porte e complexidade, os trabalhos exigirão, em seu desenvolvimento, a aplicação de técnicas especiais com características de desenvolvimento de projetos. Por outro lado, em pequenas organizações a aplicação dos conceitos do OBZ poderá prever inicialmente a melhoria de aspectos pontuais normalmente de conhecimento, mesmo que de forma inicialmente empírica, de parte dos executivos ou sócios proprietários. A formação de um pequeno comitê, formado pelos responsáveis das áreas de natureza técnica, de vendas e administrativa (controladoria, finanças e recursos humanos) poderá atender as exigências para implantação dos conceitos. 5. Como é feita a implantação? Quais os principais obstáculos? A implantação de um Sistema Orçamentário, obedecido ao conceito de Base Zero exigirá, sem dúvida, um nível adicional em termos de esforço e grau de informação de parte das diversas diretorias e gerências da empresa. O tradicional pedido de um x% adicional a cada período orçamentário, deverá ser substituído por um trabalho de análise muito mais amplo, no sentido de justificar a verba global pleiteada. O Orçamento Base Zero deverá obedecer algumas regras fundamentais a fim de proporcionar um maior grau de aproveitamento em termos de obtenção de resultados, oportunidade em que se destacam as seguintes recomendações: a) Identificar de forma clara as operações a ser objeto de projeção através da análise de pacotes de decisão; b) Estimar o nível mínimo de esforço necessário à medição de pacotes orçamentários; c) Analisar os pacotes representativos de custos de mão de obra incluindo encargos e provisões - que possam garantir um nível suportável em termos de quadro de pessoal; d) Analisar e avaliar os custos de auditoria de pacotes de decisão a fim de assegurar um nível apropriado de custos e despesas operacionais; e) Analisar as operações com ênfase na redução de custos das atividades globais da empresa. A fim de garantir um maior grau de sucesso no processo de análise e aprovação dos Pacotes de Decisão alguns pontos deverão ser objeto de prévia normatização: a) Definir quem fará a priorização final dos pacotes de decisão, bem como em que nível os mesmo serão priorizados dentro da organização;

4 Página 4 de 5 b) Definir qual a metodologia a ser empregada para a revisão e priorização de pacotes de decisão; c) Definir, para fins de avaliação, a participação de executivos de diferentes funções a fim de se evitar riscos decorrentes de uma avaliação subjetiva ou de predominância setorial; d) Definir regras para priorização de pacotes considerados de alta prioridade ou necessidade; e) Definir regras a fim de ser evitada a apresentação de um número muito grande de pacotes de decisão. A empresa, ao proceder à implantação de um programa orçamentário, aplicado os conceitos do orçamento base zero, deverá promover em cada um de seus colaboradores, uma atitude de empreendedorismo a fim de garantir o sucesso dos planos de trabalho e respectivos resultados. 6. Quais as atividades em que se justificaria um tratamento orçamentário sob o enfoque de pacotes de decisão? Seria apenas no caso de projeção de custos ou despesas? A análise e aprovação de pacotes orçamentários, visando um simples controle de custos e despesas, constituem um paradigma que deve ser objeto de reavaliação. A rigor, quando projetado o Orçamento Operacional, tomando como base inicial as Contas da Demonstração de Resultados, todas as verbas identificadas deverão merecer uma análise sob o prisma de Pacotes de Decisão, destacando-se: a) A projeção das contas de resultado deverá ser justificada considerados os componentes do mix orçamentário, destacadas as receitas em termos de valores e quantidades, impostos incidentes, custos variáveis, nível e valor de margem de contribuição por linha de produto, região de vendas e clientes mais significativos. Nesse momento, a empresa identificará quais os montantes a serem contemplados em seu orçamento base zero. Caso contrário, ficaremos concentrados apenas em custos fixos correndo o risco de não contemplar a análise da margem de contribuição necessária à sua cobertura. b) Do ponto de vista de imobilizações, a serem contempladas no Orçamento de Investimentos, também, poderão ser aplicados os conceitos de orçamento base zero. Neste caso, serão priorizados os investimentos que oferecerem melhores resultados, calculados em termos de valor presente (conceito matemático de presente value), portanto, descontado o custo de capital a fim de garantir um nível de Valor Econômico Agregado capaz de justificar a aprovação de verbas específicas para tais investimentos. c) Outros fatores como custo de captação financeira para investimentos, identificando o melhor funding para financiamento de projetos de edificações e equipamentos e outros ativos de expressão, deverão merecer uma análise obedecido ao conceito de orçamento base zero. Análise de necessidades de capital de giro, considerado o grau de sincronismo de caixa dos valores circulantes, poderão evitar custos financeiros adicionais. 7. O conceito de OBZ poderá, também, ser aplicado em empresas comerciais, varejos com cadeia de lojas e supermercados de grande porte? Quando aplicados os conceitos de orçamento base zero em empresas comerciais ou cadeias de lojas de supermercados, alguns pontos deverão ser objeto de cuidadosa análise orçamentária, visando um aumento dos valores de receitas ou minimização de custos e despesas: Otimização dos valores de ticket médio de vendas e giro dos produtos; Otimização do grau de giro e sincronismo financeiro dos produtos em estoque para posterior venda; Minimização do custo efetivo através da redução dos custos de compras e estocagem de materiais e produtos; Minimização do custo de serviços de logística de compras e posterior entrega de produtos;

5 Página 5 de 5 Minimização de custos de utilidades destacando-se: energia elétrica e comunicações além de outros; Minimização de custos de pessoal com racionalização da estrutura orgânica e terceirização de serviços; Minimização de custos de operação, conservação e manutenção de bens e instalações; Minimização de custos de contratação de seguros de bens, instalações e produtos em estoque; Minimização de custos de instalação em novas unidades de vendas ou centros de distribuição; Minimização de outros custos gerados por unidades de operação, compras ou administração. Estes e outros inúmeros pontos em nível de loja específica, centros de distribuição ou administração central deverão receber uma cuidadosa análise obedecidos aos conceitos do Orçamento Base Zero. Portanto, não basta olhar apenas para corte de despesas. É preciso examinar custos em um sentido amplo, bem como aproveitar todas as oportunidades de maximização de receitas. Afinal de contas, um programa orçamentário obedecido ao conceito de base zero não deve ser confundido com um simples esforço de corte de despesas, normalmente chamado de Programa de Redução de Custos que, quase sempre, reduz muito pouco em termos de custos, fixando-se muito mais em pequenas despesas não representativas dos problemas reais ou necessidades de redução de custos nas empresas em termos de volumes mais significativos capazes de melhorar seus resultados. Ricardo Ferro Tavares Economista Diretor da Finance Training Ltda. Professor de Cursos de Especialização da Fundação Getúlio Vargas em São Paulo Imprima este artigo

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