Description of the facilities of room Building 99A Exclusive for Videoconferencing

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1 Description of the facilities of room Building 99A Exclusive for Videoconferencing The videoconferencing room only accepts calls from other compatible/app Polycom RealPresence Mobile equipment (see below) and does not make/take calls by Skype. If you are in another room, we recommend downloading the RealPresence Mobile Polycom APP to your ipad/iphone for connecting to the videoconferencing room. Important recommendation: a fast Wi-Fi connection (3G or 4G) must be active. Below is the link of the Polycom videoconferencing system APP to be downloaded to your ipad/iphone: https://itunes.apple.com/us/app/polycom-realpresence-mobile/id After downloading and installing the Polycom RealPresence Mobile APP to your ipad/ iphone: - Book a test with the Administration (Veiga or Rui ext. 3694), so we can be in the room, check the equipment and take the call - Initialize the Polycom APP and call the IP address (keep dots) - Polycom APP is not available for Android system. Videoconferencing IP address: VIDEOCONFERENCING - VC Note: - TV1 is used for imaging and TV2 is used for data (document presentation during the VC); - The remote is used for both televisions. It is important to get closer to the monitors. Step by Step: - Turn the equipment ON, manually or using the remote s available in the rack: Receiver (Onkyo), VC equipment (Polycom) and televisions - TV1 e TV2. After all the equipment is ON: Receiver (Onkyo): select function Videoconferencing or HDMI 3 VC equipment: using the remote, do as following:

2 o Making a call In the menu or home screen Select Make a call Type the destination equipment IP (keep numbers and dots) Click Make a call o Taking a call After starting a sound call Select Take the call or Answer Connecting the notebook to start data transmission - By NewShortcut2 For synchronizing the equipment and authenticating the VC IP address, the notebook must be connected to the wired network; o PUCRS personnel use PUCRS domain login; o TECNOPUC partners use PORTAL domain login, according to information available in the room; o Visitors use VISITANTES domain login, according to information on the visitors badges. Start the NewShortcut2 APP if not available, it can be obtained with the Administration of the Park; o In the field Conferencing system address, type VC IP; o The field meeting password does not need to be fulfilled; o Click connect Note: The laptop will synchronize the TV2. FOR PRESENTATIONS (Data projection on the screen only) Note: - For presentation, please use TV1 only; - The remote is used for both televisions. It is important to get closer to the monitors. Step by Step Turn the equipment ON, manually or using the remote s available in the rack: Receiver (Onkyo) and TV1. Connecting the laptop to the table Please use the HDMI inputs, as described:

3 HDMI1: select HDMI1 in Onkyo receiver; HDMI2: select HDMI2 in Onkyo receiver; Connecting the internet: Wired network (PUCRS equipment only): simply connect to one of the entries: 232, 233 or 323; WIFI network o For room WIFI, use PORTAL domain: the login information is available on the information board located next to the door; o For VISITORS domain: use the login information available on the badge. For more information, please check the description of the room. Synchronizing the equipment If the image does not appear after the equipment is connected, please configure the monitor to synchronize the TV1: Generally the function Fn + F8 is used by selecting Duplicate or similar functions on different laptops. EQUIPMENT Polycom 01 video conferencing power pack - RealPresence Group VC power pack remote 01 ceiling speaker 01 videoconferencing camera MPTZ-9 WARNING: do not touch the camera. The equipment is automatically set. LG inches TV, exclusive for videoconferencing (right side) inches TV, exclusive for videoconferencing (left side) 01 universal remote for both TVs Onkyo 01 audio amplifier with audio receiver TX-NR remote MATERIALS OF THE ROOM 08 rotatable office chairs with armrests 06 new pattern table sockets (110 volts) 04 sprinkler spots (fire fighting) 04 ceiling speakers

4 04 network ports - speed of 100 Megabits per second (PUCRS equipment only) 04 blackout curtains (north side) 03 audio spots 03 HDMI ports 02 USB ports 01 video conferencing table 01 old pattern socket (110 volts) 01 trash can 01 individual/central air conditioner 01 remote (air conditioner) MATERIAL AVAILABLE IN THE DRAWER OF THE RACK 03 network cables (PUCRS equipment only) 02 VGA cables 01 HDMI cable 01 audio cable (audio/video output) 01 audio cable (simples) 01 Polycom user manual NOTE: 1) The room key must be obtained and returned to the reception of the building 99A (ground floor); 2) Please read the information carefully; 3) Keep the room organized and clean after use; 4) Every equipment and cable used during the videoconferencing must be returned to its original place and be organized. Wi-Fi network (wireless) speed of 54 Megabits per second - PORTAL domain, for users with TECNOPUC badges (001 to 015) - VISITANTES domain, for users with visitor cards. Accessing the videoconferencing equipment: 1) The rack key is located with the main keys (do not forget to close the rack after using it) 2) All the cables are available in the drawer of the rack 3) If you have any doubts, please talk to the Administration or check the Polycom user manual, which is available in the drawer of the rack. Air conditioner: 1) The remote of the equipment is located next to the access door 2) When turning the equipment on, please be sure the light of the equipment is ON it is located in the back of the room. Please turn the room lights off, since they may cause interference 3) Turn the equipment OFF before leaving the room. Below is the map of the room with the location of power switch, sockets, network, USB and HDMI ports, VGA connection and other features of the room.

5 TV2 VC data VC camera TV1 VC Presentation Equipment rack VC = Videoconferencing Ceiling speaker Air conditioner power pack/receptor Network, telephone and data infrastructure.

6 TV2 connections used only for videoconferencing - VC. Data projection TV1 connections used for presentation (data projection - no VC). Note: To use the connections, the corresponding TV and HDMI input should be selected to the Onkyo equipment (receiver).

7 Pay attention to the information boards for Wi-fi internet - Switches - Air conditioner Switch 110v Receiver Receiver Polycom VC Drawer of the rack Polycom VC equipment Onkyo receiver VC available cables Polycom user manual

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