1. Prática inovadora na Gestão de Projetos de Ciência, Tecnologia e Inovação no Estado de Mato Grosso do Sul 2. Caracterização da situação anterior:

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1 1. Prática inovadora na Gestão de Projetos de Ciência, Tecnologia e Inovação no Estado de Mato Grosso do Sul 2. Caracterização da situação anterior: A Fundect foi criada por meio da Lei nº de 3 de Julho de 1998 e tem como objetivo fomentar o desenvolvimento de pesquisas científicas, tecnológicas e de inovação nas diferentes áreas do conhecimento nas instituições de ensino e/ou pesquisa, públicas ou privadas, localizadas no Estado de Mato Grosso do Sul. Na sua criação, a Fundect foi vinculada à Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Desenvolvimento Sustentável e contou com um quadro inicial de três servidores. Atualmente, está vinculada à Secretaria do Meio Ambiente, do Planejamento, da Ciência e Tecnologia do Estado de Mato Grosso do Sul (SEMAC) e possui 43 colaboradores (servidores, estagiários e pesquisadores). Desde a sua criação, o trâmite para o fomento de projetos inicia-se com a abertura de um edital para ampla concorrência pública, vinculado a um convênio ou acordo de cooperação em parceria com o governo federal e/ou setor privado. Os pesquisadores interessados submetem suas propostas alinhadas ao objeto do edital de interesse. Posteriormente, as propostas são enquadradas pela equipe técnica da Fundect quanto aos critérios de elegibilidade descritos no edital. Em seguida, as propostas enquadradas são avaliadas quanto a sua relevância e mérito técnico-científico por pesquisadores doutores/consultores ad hoc externos ao Estado. A partir dos pareceres dos consultores, as propostas são classificadas de acordo com a pontuação obtida e são aprovadas de acordo com o recurso disponível e especificado no edital. As propostas de projetos aprovadas são submetidas a um processo de adequação orçamentária que visa averiguar se o recurso solicitado é realmente necessário para alcançar o objetivo do projeto. Em seguida, após os ajustes financeiros nas propostas aprovadas, é divulgada publicamente a lista dos projetos aprovados com os respectivos valores. A vigência do projeto inicia-se a partir da publicação do Termo de Outorga no Diário Oficial do Estado. Após publicação, cria-se um processo físico para cada projeto aprovado com seu respectivo Termo de Outorga e demais documentações exigidas para a sua contratação. Esse processo passa por diferentes setores da Fundect durante a vigência do projeto. Durante a execução do projeto, o pesquisador pode remanejar recursos solicitados para atender as necessidades atuais de sua pesquisa. Após o término da vigência do projeto, o pesquisador deve enviar relatórios técnicos e de prestação de contas, juntamente com todos os comprovantes de despesas realizadas. Caso o pesquisador identifique que não irá conseguir 1

2 executar todas as atividades previstas poderá solicitar prorrogação do projeto com no mínimo trinta dias antes da data final da vigência. Anteriormente à prática inovadora apresentada neste artigo, todas as etapas eram realizadas manualmente com o apoio de formulários em editores de textos e em planilhas eletrônicas. Isso acarretava vários problemas para a gestão da Ciência, Tecnologia e Inovação (CT&I), como é o caso de campos não preenchidos e/ou preenchidos inadequadamente em formulários de propostas de projeto, de relatórios parciais, finais e de prestação de contas; dependência dos projetos recebidos pela Agência de Correios; falta de agilidade no processo de enquadramento; desperdício de papel; dificuldade no recebimento dos pareceres de consultores ad hoc, dentre outros. Nas planilhas eletrônicas eram registrados os dados quantitativos sobre programas de fomento vigentes, propostas submetidas, projetos aprovados, projetos em andamento, controle de prazos para entrega de relatórios e de prestação de contas, dentre outros. A tomada de decisão pelos gestores era apoiada basicamente por meio dessas planilhas. Dependendo da quantidade de dados, isso demandava tempo e, consequentemente, atraso em decisões cruciais para a continuidade das etapas da gestão dos projetos. Toda a movimentação processual nos diferentes setores da Fundect era realizada fisicamente no próprio processo, por meio de um livro de protocolo, e toda a comunicação entre os setores era realizada via Comunicados Internos (CI) impressos, gerando em ambos os casos morosidade na gestão administrativa e gastos de verba pública, principalmente relacionados a material de consumo. Outro ponto crítico da gestão estava presente na etapa de consultoria ad hoc das propostas de projeto. Eram feitas cópias das propostas e enviadas aos consultores via correio eletrônico. Os consultores, após receberem as propostas, as analisavam e registravam os seus pareceres em formulários específicos e enviavam para o do responsável pelo setor na Fundect. Além de demandar tempo, muitas vezes algumas informações não estavam presentes nos formulários, impedindo a avaliação das propostas e o prosseguimento das etapas posteriores. Além disso, se os Diretores da Fundect desejassem visualizar os pareceres teriam que solicitar ao responsável pelo setor ou ter acesso ao deste. Ainda nesse cenário, observou-se o crescimento significativo do orçamento financeiro da Fundect, principalmente a partir de 2012 impulsionado pelo aumento da economia do Estado e de sua comunidade científica, conforme ilustrado na Figura 1. 2

3 Figura 1 - Crescimento do orçamento financeiro da Fundect de 2009 a Tal volume crescente de informação tornaria a gestão da Fundect inviável se não houvesse mudança na prática da administração pública. Na Figura 2 é apresentado o aumento da demanda das propostas nos editais, gerando a necessidade de um maior controle das ações e da redução do tempo entre as etapas do trâmite de gestão de projetos na Fundect. Figura 2 - Aumento da demanda no período de 2003 a Descrição da prática inovadora 3.1. Objetivos que se propõe e resultados visados: Dentre os muitos e complexos desafios da reforma do Estado, um vem se destacando no debate político e acadêmico: a capacidade do sistema político de responder satisfatoriamente às demandas da sociedade e de enfrentar os desafios da eficiência e eficácia da ação pública em contextos de complexidade e incertezas crescentes. Neste cenário atual de globalização observa-se que a informação tem ocupado uma posição de destaque nas 3

4 organizações públicas. Assim, o papel da gestão da informação e a implantação de sistemas de informação na administração pública proporcionam maior agilidade na prestação dos serviços públicos, tornando o atendimento mais adequado, com dados atualizados. A prática inovadora deste artigo refere-se ao projeto SIGFAP, um Sistema de Informação de Gestão técnica e financeira de projetos de pesquisa, extensão e inovação cujo desenvolvimento é gerenciado e fomentado por uma Rede de Fundações Estaduais de Amparo à Pesquisa, como é o caso da Fundect, em parceria com o Laboratório de Engenharia de Software (LEDES) da Faculdade de Computação (Facom) da UFMS. Desde sua concepção, em 2003, o SIGFAP foi utilizado apenas pela Fundect e possuía alguns módulos (Editais, Bolsas, Correio, Propostas, Instituições, Usuários, Gerência de Avaliação AdHoc, Gerência Financeira, Ofícios e Pesquisadores). A partir de 2009, com a implantação do SIGFAP em outras FAPs, como é o caso da Fapeam (Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado do Amazonas) e da Fapespa (Fundação Amazônia Paraense de Amparo à Pesquisa), novos módulos foram implementados (Módulo de Termos Jurídicos, Módulo de Rastreabilidade de Processos, Módulo de Gestão de Patrimônio, Módulo de Comunicação Interna e Módulo de Gerência de Bolsistas) e houve aprimoramento de diversos módulos existentes. O principal resultado esperado com a prática inovadora foi garantir a agilidade e aumentar a eficiência na gestão de CT&I da Fundect e dos demais participantes da Rede SIGFAP Público-alvo da prática e ideia inovadora: Com a implantação de novas funcionalidades no SIGFAP nos últimos cinco anos, foi possível observar uma melhoria no processo de trabalho da equipe de gestão de projetos de CT&I da Fundect. A agilidade e a eficiência incorporadas pelo SIGFAP também afetaram diretamente a comunidade científica do Estado de Mato Grosso do Sul, que passou a iniciar a execução dos projetos em um prazo bem menor, não afetando assim o ineditismo dos trabalhos. A prática beneficiou indiretamente os cidadãos do Estado por meio da divulgação dos resultados obtidos nos projetos financiados pela Fundect com menor investimento em um menor período de tempo, visto que o início do projeto foi antecipado. Outro benefício para os cidadãos do Estado é uma maior visibilidade das ações e investimentos de recursos públicos nas diferentes áreas do conhecimento. Por meio da transparência dessas informações, o cidadão pode adquirir conhecimento para se beneficiar do ponto de vista profissional, social e de saúde. Isso colabora com o desenvolvimento e com o fortalecimento da CT&I em Mato Grosso do Sul. 4

5 3.3. Concepção e trabalho em equipe: O projeto SIGFAP iniciou-se em 2003 em uma parceria entre a Fundect e o LEDES da Facom/UFMS. Inicialmente o sistema foi denominado Fundect Online, e suas funcionalidades foram identificadas em conjunto com a equipe de funcionários da Fundação visando atender as necessidades dos diversos tipos de interessados, desde os pesquisadores até os gestores de cada setor. Em 2006, o sistema Fundect Online foi apresentado ao Conselho Nacional das Fundações de Amparo à Pesquisa (CONFAP) como um caso de sucesso na informatização dos processos de CT&I da Fundect. Esse sistema foi então estendido a fim de atender aos requisitos comuns de todas as 26 FAPs do Brasil participantes do CONFAP, passando a ser chamado SIGFAP. Em decorrência de uma rápida adoção desse sistema por parte de seis FAPs, foi criada a Rede SIGFAP (http://sigfap.net/), com o intuito de unir esforços para a manutenção e utilização de um único sistema de software para a gestão dos projetos das FAPs. A Rede é formada por representantes de todas as FAPs e têm a gestão estratégica, técnica e operacional realizada por meio de comitês específicos Ações e etapas da implementação: Desde 2009, o SIGFAP está em constante evolução com a finalidade de atender às novas demandas das FAPs que o utilizam. Atualmente são nove Estados brasileiros e o Distrito Federal que fazem uso do SIGFAP em onze instituições: MS (Fundect), PA (Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado do Pará - Fapespa), AM (Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado do Amazonas - Fapeam), PI (Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado do Piauí - Fapepi), SE (Fundação de Apoio à Pesquisa e à Inovação Tecnológica do Estado de Sergipe - Fapitec), PR (Fundação Araucária de Apoio ao Desenvolvimento Científico do Paraná e Secretaria da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior - SETI), RS (Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado do Rio Grande do Sul - Fapergs), DF (Fundação de Apoio à Pesquisa do Distrito Federal - FapDF), AL (Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de Alagoas - Fapeal) e AC (Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado do Acre - Fapac). Para participar da Rede SIGFAP, a FAP deve firmar um acordo de cooperação técnica junto a Fundect, que é a instituição responsável pela coordenação e articulação da Rede. Nesse termo são discriminados os valores financeiros, o período e o plano de trabalho a ser executado durante a sua vigência. Todos os acordos firmados até o momento envolvem recursos para o pagamento de bolsistas contratados para atender as demandas da FAP, bem como para pagamento de viagens (passagens e diárias) de membros da FAP para Campo 5

6 Grande ou de bolsistas de Campo Grande para a localidade da FAP a fim de prover treinamentos técnicos sobre as funcionalidades do SIGFAP. A Rede SIGFAP possui quatro pólos com equipes de desenvolvimento distribuídas no Brasil sob a responsabilidade da Fundect, Fapespa, Fapeam e FapDF, sendo a Fundect em parceria com o LEDES/UFMS responsável pelo versionamento e avaliação do SIGFAP. Cada FAP participante possui um representante cuja responsabilidade é apresentar as demandas da FAP para a Rede, bem como validar as demandas de outras FAPs, visando incorporar no SIGFAP apenas funcionalidades que são de interesse comum a todas. 4. Recursos utilizados: 4.1. Descrição dos recursos humanos, financeiros, materiais, tecnológicos, entre outros: De 2003 a 2005, o desenvolvimento do sistema Fundect OnLine foi realizado por bolsistas da UFMS, pagos pela Fundect, e hospedado em servidores da própria UFMS. Em especial, em 2009, a Fundect financiou, por meio do Programa Especial - Chamada Fundect nº 18/ SIGFUNDECT-MS, um projeto voltado para adicionar funcionalidades na versão existente do SIGFAP, de acordo com as demandas da Fundect. O montante de R$ ,20 foi destinado em 2009 para a aquisição de computadores de forma a atender os novos bolsistas que passaram a compor o pólo de desenvolvimento no Estado de Mato Grosso do Sul. Levando em consideração o período de 2003 a 2009, a Fundect investiu cerca de R$ ,00 no SIGFAP. A partir de 2006, com a criação da Rede SIGFAP e, especialmente a partir de 2009 com maior adesão à Rede, as FAPs participantes repassam recursos financeiros, na modalidade de bolsas, pagas aos alunos de graduação e aos graduados da área de Computação. Esses recursos geram benefícios a todas as FAPs, com a melhoria do sistema, e a formação de recursos humanos principalmente no Estado de MS, que possui pólo de desenvolvimento principal da Rede. O total de investimento financeiro da Fundect desde 2003 e das FAPs desde 2009 até a presente data é de R$ ,90, sendo setenta e três o total de bolsas financiadas pela Rede SIGFAP, com vigência de aproximadamente 24 meses cada uma Por que considera que houve utilização eficiente dos recursos na prática ou ideia? Com a prática inovadora descrita neste artigo observa-se que houve utilização eficiente de recursos financeiros e humanos por parte da Fundect. Antes da implantação do sistema, o processo de elaboração das chamadas públicas (edital) até a contratação, durava cerca de quatro meses. Com a implantação do sistema, todo esse trâmite é feito online, onde o pesquisador submete a proposta e demais documentos por meio do sistema e a avaliação 6

7 desses projetos também é feita de forma online pelo sistema. Isso faz com que todo o trâmite tenha duração de no máximo 45 dias, reduzindo o custo e os erros de envio das propostas via correio por parte dos pesquisadores (submissão), pela Fundação (para avaliação pelos consultores ad hoc) e pelos próprios consultores (devolução das propostas avaliadas). Após a divulgação das propostas aprovadas em cada edital, a contratação e a modificação da situação destas eram feitas individualmente e em alguns editais demandava uma quantidade de tempo muito grande. Atualmente, há um módulo de contratação em massa de propostas, onde é possível filtrar o edital, modificar a situação das propostas aprovadas e, em seguida, enviar de aprovação aos pesquisadores de maneira mais rápida e eficiente. Com a evolução do módulo de gerência financeira, há um controle mais efetivo do uso dos recursos aprovados e o processo de prestação de contas do projeto torna-se muito mais transparente. Para o pesquisador, o sistema facilita os lançamentos das despesas, assim que são realizadas, e o controle dos recursos. Com isso, o pesquisador toma ciência da real utilização dos recursos em seu projeto e consegue aproveitá-los na íntegra, evitando a devolução de parte do recurso aprovado para os cofres públicos. Para a Fundação, o fato desse lançamento ser feito online, facilita a fiscalização na utilização correta da verba pública através da conferência entre cada lançamento feito pelo pesquisador e a respectiva nota fiscal apresentada no fim do projeto. A melhoria no módulo de correio do sistema também é fundamental para a execução do projeto do pesquisador. Nos dias de hoje todo pesquisador sabe exatamente a quem deve direcionar uma mensagem quando há dúvidas e/ou problemas na execução de seu projeto. A Fundação consegue averiguar o envio, recebimento e a leitura dos s pelos pesquisadores via sistema e assegura que toda a comunicação seja direcionada para a pessoa certa. Com a implementação do módulo de rastreabilidade de processos, a localização dos processos se tornou mais clara e precisa, pois através de uma timeline fornecida pelo sistema é possível identificar o setor e a pessoa que realizou a última movimentação do processo. Com o módulo de termos jurídicos houve um melhor controle no direcionamento de recursos, oriundos de Convênios, para programas de pesquisa e editais vinculados a esses, uma vez que esse módulo possibilita controlar a liberação de recursos para uma proposta, que esteja vinculada a um edital e, consequentemente, a um programa de pesquisa. Adicionalmente, passou a haver melhor controle de bens públicos, adquiridos com recursos dos projetos de pesquisa financiados pela Fundect, com a implantação do módulo de gestão de patrimônio. Houve também aumento da eficiência na busca de consultores ad hoc com o sistema pois o mesmo disponibiliza em um único local os pesquisadores cadastrados 7

8 em todas as FAPs da Rede, por meio do módulo SIGAdhoc; bem como maior eficiência na garantia da integridade e confiabilidade nos dados do sistema por meio do módulo de sistema de auditoria. Com a implantação do sistema foi possível à Fundect acompanhar o crescente número de editais, de propostas submetidas e de projetos aprovados. Por exemplo, entre 2003 e 2008, a Fundect lançou 46 editais, foram recebidas propostas e aprovadas A partir de 2009, o número de editais lançados foi de 147, acusando um recebimento de propostas e uma aprovação de projetos. Esse crescimento possibilitou uma maior distribuição do recurso público no financiamento dos projetos, sem um incremento proporcional de servidores públicos da Fundação. 5. Caracterização da situação atual: 5.1. Mecanismos ou métodos de monitoramento e avaliação de resultados e indicadores utilizados: Os principais mecanismos de monitoramento e avaliação dos resultados obtidos com o uso do SIGFAP são consultas a base de dados do sistema e feedbacks dos pesquisadores, funcionários e gestores das FAPs da Rede do SIGFAP, recebidos por meio do setor de ouvidoria. Além dos indicadores quantitativos citados abaixo, a Fundect disponibiliza um canal específico de Correio Eletrônico para atender a erros ou dúvidas por parte dos pesquisadores, e o que se observa anualmente é a diminuição ou quase extinção dos erros apontados e aumento de como fazer alguns procedimentos no SIGFAP. Neste contexto a Fundect disponibiliza manuais técnicos e, mais recentemente dia 21 de Agosto de 2014 a 1ª Pesquisa Online de Satisfação dos Serviços e Atendimento da Fundect, que inclui uma questão sobre o SIGFAP. Os principais indicadores quantitativos adotados na avaliação dos resultados da prática inovadora na Fundect, relacionados aos últimos dois anos para a Fundect são: quantidade de termos de outorga celebrados; quantidade de editais publicados, quantidade de propostas submetidas, quantidade de projetos aprovados, quantidade de pesquisadores ativos, quantidade de consultores ad hoc do Brasil no SIGAdhoc, e tempo do trâmite de um processo da aprovação até a publicação do termo de outorga no Diário Oficial do Estado de MS Resultados quantitativos e qualitativos concretamente mensurados: Os resultados quantitativos obtidos nos últimos dois anos a partir dos indicadores mencionados na Seção 5.1 são: quantidade de termos de outorga celebrados em 2013 (138) e 2014 (143); quantidade de editais publicados em 2013 (28) e 2014 (39), quantidade de 8

9 propostas submetidas em 2013 (1000) e 2014 (1432), quantidade de projetos aprovados em 2013 (744) e 2014 (568), quantidade de pesquisadores ativos em 2014 (19471), quantidade de consultores ad hoc do Brasil no SIGAdhoc em 2014 (86841), tempo do trâmite de um processo da aprovação até a publicação do termo de outorga no Diário Oficial do Estado de MS em 2013 de 60 dias para 2014 em 45 dias. Os resultados qualitativos observados nos cinco últimos anos são: i) capacidade de inovar, em particular, na utilização e aplicação das TICs visando diferencial no planejamento em execução de políticas públicas; ii) gestão de informações e de conhecimento para o órgão público de maneira transparente, visando tornar efetivo o processo de tomada de decisão, controle, monitoramento e avaliação de políticas públicas evitando a duplicação de ações e a dispersão de informações; iii) maior racionalidade nas ações e nos impactos dos resultados para gestão pública; iv) redução do custo para o desenvolvimento e manutenção do SIGFAP pela Fundect; v) instrumento tecnológico a fim de suprir as novas demandas; vi) aumento da agilidade na gestão de projetos de pesquisa, extensão e inovação; vii) maior controle dos recursos públicos fomentados pela Fundect; viii) maior visibilidade para a Fundect; e ix) divulgação e popularização das ações de CT&I no Estado de Mato Grosso do Sul. A partir dos resultados obtidos observa-se que as funcionalidades implementadas no SIGFAP, principalmente nos últimos cinco anos, colaboraram efetivamente para a agilidade e gestão dos projetos pela Fundect, alavancando a pesquisa no Estado de Mato Grosso do Sul uma vez que houve aumento nas demandas da FAP. 6. Lições aprendidas: 6.1. Soluções adotadas para a superação dos principais obstáculos encontrados: A partir de 2009, com a participação de novas FAPs para a evolução do SIGFAP por meio da Rede SIGFAP, houve a necessidade de gerenciar as demandas e criar um canal de comunicação entre os representantes de cada FAP na Rede e as equipes dos pólos de desenvolvimento. Para isso, foi adotado o uso do software Redmine 1, que apoia a gestão de projetos de software. As demandas de todas as FAPs (sugestões de novos requisitos, reporte de erros) são cadastradas como tarefas no Redmine pelo seu próprio representante de cada FAP. Automaticamente, os líderes de equipes de desenvolvimento recebem uma notificação de cada tarefa registrada e a aloca para um dos membros da sua equipe resolvê-la. A partir desse momento, toda a comunicação com o represente da FAP é realizada via Redmine. 1 9

10 Para facilitar o entendimento pelas FAPs participantes da Rede dos processos de negócios envolvidos nas funcionalidades disponíveis no SIGFAP, bem como maior envolvimento dos stakeholders (todos os envolvidos) na elicitação e validação do software, foram elaborados modelos de processos de negócio utilizando uma notação padrão para isso, denominada BPMN (Business Process Model and Notation). Adicionalmente, houve necessidade de acompanhamento periódico do andamento das tarefas pelos gestores e clientes situados em diversas localidades do país, juntamente com a equipe de desenvolvimento. Para isso, foram adotadas ferramentas de videoconferência open source, como é o caso do Hangout do Google, a fim de evitar dispêndio de recursos financeiros com o deslocamento dos envolvidos. Esse tipo de ferramenta também é utilizado em reuniões com os stakeholders para a discussão e delineamento de novos requisitos para o SIGFAP, de interesse comum entre todas as FAPs. São realizadas também reuniões semanais, de maneira presencial no pólo de desenvolvimento do MS, para relatar as tarefas desenvolvidas na última semana, as tarefas que serão desenvolvidas na próxima semana e os impedimentos encontrados durante a realização das tarefas no período Fatores críticos de sucesso: Os principais fatores críticos de sucesso da prática apresentada são: i) apoio na gestão de demandas e investimentos da Fundect quanto a concepção de um sistema para otimizar a gestão de projetos; ii) parceria com a UFMS para captação de recursos humanos para iniciar o desenvolvimento do Fundect OnLine, posteriormente SIGFAP; iii) apresentação do Fundect OnLine no CONFAP; iv) criação da Rede SIGFAP; v) investimentos financeiros e intelectuais das FAPs participantes da Rede SIGFAP; vi) comprometimento dos colaboradores quanto ao uso do sistema; e vii) apoio incondicional da alta administração da Fundect desde a concepção do sistema Por que a prática pode ser considerada uma inovação? Pelos indicadores apresentados pela Fundect, seria impossível aumentar a qualidade dos serviços prestados pela Fundação, com o mesmo quadro de servidores públicos de março de 2013, sem o uso de um sistema de gestão totalmente na Web, pois aumenta a transparência e a eficiência no cumprimento do trâmite processual pelo órgão do Estado e parceiros. A inexistência de uma solução tecnológica similar à prática inovadora descrita e a sua apresentação para a comunidade científica no CONFAP, culminaram na criação da Rede SIGFAP e na adesão do sistema por mais de 50% das FAPs do Brasil e já com propostas de adesão das demais. Isso norteia a solidez da prática e a caracterização de sua inovação. 10

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