DIRECTIVA RELATIVA À SUBCONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS

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1 N. o 032/B/2009-DBS/AMCM Data: 14/8/2009 DIRECTIVA RELATIVA À SUBCONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS A Autoridade Monetária de Macau (AMCM), no exercício das competências que lhe foram atribuídas pelo Artigo 9. o do seu Estatuto, aprovado pelo Decreto-Lei n. o 14/96/M, de 11 de Março, e pelo Artigo 6. o do Regime Jurídico do Sistema Financeiro (RJSF), aprovado pelo Decreto- Lei n. o 32/93/M, de 5 de Julho, também conhecido por Lei do Sistema Financeiro, determina o seguinte: Introdução 1. Nos termos do RJSF, a AMCM é responsável pela promoção da estabilidade geral e do bom funcionamento do sistema financeiro. De acordo com esta responsabilidade e reconhecendo que a subcontratação se tem tornado cada vez mais comum em Macau, a AMCM procura assegurar que todos os acordos de subcontratação, em particular os que envolvam actividades/funções materiais de negócio concluídos pelas instituições de crédito, sejam sujeitos a diligência devida apropriada, aprovação e monitorização contínua. 2. Assim, esta Directiva descreve a abordagem de supervisão da AMCM aos acordos de subcontratação das instituições de crédito, bem como as principais questões prudenciais que estas devem ter em consideração quando concluírem tais acordos. 1 of 12

2 A quem se aplica 3. Esta Directiva aplica-se aos acordos de subcontratação concluídos em ou depois de 14 de Agosto de Relativamente aos acordos concluídos antes desta data, a instituição de crédito em causa deve: a) manter a AMCM ao corrente dos acordos de subcontratação que envolvam actividades/funções materiais de negócio; b) discutir com a AMCM antes da renovação de tais acordos de subcontratação que envolvam actividades/funções materiais de negócio; c) esforçar-se por respeitar as disposições desta Directiva, logo que possível e dentro de 12 meses, a menos que diferentemente tenha sido acordado com a AMCM. 4. Em relação aos acordos de subcontratação que envolvam parte ou todas as operações de banco electrónico de uma instituição de crédito, deve fazer-se referência às disposições da Directiva sobre Gestão do Risco de Banco Electrónico da AMCM sobre controlos e requisitos de gestão do risco específico. 5. Esta Directiva aplica-se a todas as instituições de crédito constituídas em Macau e às sucursais de instituições de crédito com sede no exterior autorizadas a operar em Macau. Se for o caso, esta Directiva também se aplica a outras instituições financeiras (excepto às instituições que se dedicam à indústria de seguros e/ou à gestão de fundos privados de pensões) que estejam subordinadas à supervisão da AMCM. Interpretação 6. A subcontratação ocorre quando uma instituição de crédito conclui um acordo para transferir para outra entidade (incluindo uma entidade afim), geralmente por prazos determinados, uma parte do seu negócio diário. A actividade/função subcontratada pode ser ou uma parte de 2 of 12

3 negócio ou operações actuais da instituição de crédito ou operações ou um empreendimento ou sistema de operações inteiramente novo no qual a instituição de crédito pretenda usar know-how do exterior. Uma decisão da instituição de crédito para subcontratar funções pode ser baseada em determinados factores, tais como atingir economias de escala ou melhorar a qualidade dos serviços a prestar aos clientes. Sejam quais forem os motivos, a AMCM está interessada em saber se acaso o acordo de subcontratação pretende reduzir a protecção de que os clientes (inclusive os depositantes) ou outras pessoas interessadas dispõem ou é utilizado como um meio para evitar cumprir as obrigações contidas nos regulamentos. 7. Uma actividade/função material de negócio é aquela que é parte de ou fundamental para a realização do negócio da instituição em causa, para a qual é necessária autorização. Por exemplo, a relacionada com os negócios da área bancária (incluindo actividades de back office), tratando-se de um banco. A actividade/função material de negócio também inclui a actividade/função que tenha a possibilidade de ter um impacto significativo nas operações de negócio da instituição de crédito ou na sua capacidade de gerir eficazmente o risco, caso seja interrompida. Para efeitos desta Directiva, a função auditoria interna 1 é considerada como uma actividade/função material de negócio. Em caso de dúvida sobre se uma actividade/uma função é considerada como material, as instituições de crédito devem procurar esclarecer-se junto do Departamento de Supervisão Bancária da AMCM. Disposições legais e abordagem de supervisão 8. O artigo 74.º do RJSF determina que as instituições de crédito devem estar dotadas de contabilidade própria, de boa organização administrativa e de procedimentos de controlo interno adequados. Para cumprir esta determinação, as instituições de crédito não devem concluir ou continuar 1 No caso de uma instituição de crédito constituída fora de Macau, um acordo envolvendo toda a instituição para que a função auditoria interna seja realizada pela sua sede ou por outra sucursal no exterior, pode não ser considerado como um acordo de subcontratação. 3 of 12

4 um acordo de subcontratação, caso este tenha como consequência conduzir a que o seu sistema de controlo interno ou os negócios fiquem comprometidos ou enfraquecidos, depois de a actividade/função ter sido contratada. O mesmo se aplica às instituições de crédito que estejam a prestar serviços para a execução de actividades/funções de outras instituições. 9. Por outro lado, o artigo 6.º do RJSF dispõe que a AMCM tem competência para emitir avisos ou circulares sobre o sistema contabilístico e os procedimentos internos de controlo que as instituições de crédito devem cumprir. Assim, a AMCM espera que as instituições de crédito: a) tenham políticas de subcontratação de actividades/funções de negócio; b) tenham processos de monitorização capazes de gerir a subcontratação de actividades/funções materiais de negócio; c) tenham acordos juridicamente vinculativos em relação a toda a subcontratação de actividades/funções materiais de negócio com entidades terceiras 2 ; d) consultem a AMCM antes de concluírem os acordos de subcontratação de actividades/funções materiais de negócio; e) informem a AMCM depois de concluírem os acordos de subcontratação de actividades/funções materiais de negócio; f) administrem e monitorizem em qualquer momento os riscos da subcontratação; 2 Sempre que o prestador de serviços faça parte da mesma entidade (por exemplo, a sede da instituição de crédito ou uma sucursal no exterior), aceitar-se-á um memorandum de entendimento ou um acordo para atingir um certo nível de serviços assinado e datado por todas as partes relevantes. 4 of 12

5 g) executem outros procedimentos que considerem necessários e/ou que a AMCM possa recomendar. 10. As instituições de crédito devem discutir previamente com a AMCM as suas propostas para subcontratar actividades/funções materiais de negócio; bem ainda devem assumir perante a AMCM que todas as questões prudenciais mencionadas abaixo sob n. os 15 a 34, são devidamente tratadas. As instituições de crédito não devem subcontratar as suas actividades/funções de negócio, caso os acordos relevantes tenham como efeito frustrar os objectivos do RJSF, o qual determina que certas operações sejam executadas exclusivamente pelas instituições de crédito. Antes de submeterem propostas à AMCM, as decisões das instituições de crédito para subcontratar actividades/funções materiais devem ser aprovadas pelo conselho de administração As propostas a submeter à AMCM devem, por norma, incluir: (i) pormenores relativos às actividades/funções a subcontratar; (ii) razões justificativas para subcontratar; (iii) pormenores relativos ao prestador de serviços; (iv) uma descrição dos métodos que a instituição de crédito empregará para assegurar que mantém a sua capacidade de controlo e monitorização das actividades/funções subcontratadas. Se necessário, a AMCM pode pedir informações adicionais à instituição de crédito. 12. Ao apreciar as propostas para subcontratar, a AMCM tem em conta a adequação do controlo de gestão das actividades/funções, a capacidade para cumprir as normas internas e as funções de auditoria interna, bem como a auditoria externa, para monitorizar e realizar os exames necessários às actividades/funções. Se, do ponto de vista da AMCM, o acordo de subcontratação envolver riscos que a instituição de crédito não consegue gerir convenientemente, a AMCM pode determinar que esta celebre outros acordos. 3 No caso das sucursais das instituições de crédito constituídas no exterior, a referência nesta Directiva ao Conselho de Administração/Conselho abrange, dependendo das circunstâncias, tanto a gestão local das sucursais, como a gestão responsável na sede pelas operações das sucursais. 5 of 12

6 13. Depois de ter consultado a AMCM, a instituição de crédito pode concluir o acordo para subcontratar uma actividade/função material de negócio, devendo informar a AMCM da sua celebração dentro de 30 dias. Durante a vigência do acordo de subcontratação a instituição de crédito deve rever continuamente a eficácia e a adequação dos seus controlos de monitorização do desempenho do prestador de serviços e a gestão do risco associado à actividade/função subcontratada. Sempre que forem identificadas algumas deficiências, a instituição de crédito deve tomar as medidas apropriadas para as rectificar. 14. No decurso dos seus exames on-site e revisões off-site, a AMCM verificará se as instituições de crédito corrigiram as deficiências resultantes dos acordos de subcontratação, caso existam, e se trataram adequadamente as questões prudenciais mencionadas nesta Directiva. Questões prudenciais Políticas e procedimentos de subcontratação 15. Uma instituição de crédito que se proponha subcontratar as suas actividades/funções de negócio, deve ter políticas de subcontratação que definam o modo como tratar esta temática, incluindo uma estrutura pormenorizada para gerir todos esses acordos de subcontratação. Tais políticas devem ser aprovadas pelo conselho de administração da instituição de crédito, o qual deve ainda assegurar que todas as unidades de negócio relevantes são delas perfeitamente conhecedores e as cumprem. Responsabilização 16. Em qualquer acordo de subcontratação, o conselho de administração e os quadros superiores da instituição devem manter a responsabilidade última relativa às actividades/funções subcontratadas. As instituições de crédito devem reconhecer que a subcontratação de uma actividade/função de negócio não transfere todos os riscos associados à actividade/função para o prestador de serviços. Esta responsabilidade permanece 6 of 12

7 responsabilidade da instituição de crédito, assim garantindo que todos os riscos associados à actividade/função de negócio são geridos do mesmo modo que seriam se a actividade/função fosse realizada em casa. A instituição de crédito deve também garantir que os riscos adicionais (por exemplo, os operacionais, legais e de imagem) resultantes da subcontratação são avaliados e geridos adequada e apropriadamente. Diligência devida 17. Em circunstâncias normais, a AMCM aceita as propostas para subcontratar actividades/funções materiais de negócio a outras entidades do grupo da instituição de crédito ou a outra instituição de crédito em Macau. Mas se a proposta for para subcontratar actividades/funções a uma entidade do exterior, a AMCM espera que a instituição de crédito faça diligência devida pormenorizada a essa entidade para se certificar que está em condições e é a adequada para poder desempenhar bem as tarefas, de uma maneira responsável, profissional e vantajosa. O processo de diligência devida deve ter sempre lugar antes da decisão de subcontratar uma actividade/função material de negócio e deve ocupar-se de todos os factores materiais que tenham impacto na capacidade potencial do prestador de serviços para realizar a actividade/função subcontratada. 18. O processo de diligência devida deve, no mínimo, avaliar a capacidade financeira, a capacidade técnica e a capacidade do prestador de serviços para fornecer os serviços necessários. O processo de apreciação inclui uma avaliação da estrutura de controlo do prestador de serviços, dos padrões de desempenho, das políticas, dos procedimentos, do cumprimento dos regulamentos e dos processos de informação e monitorização. A diligência devida deve também ocupar-se de outras questões, tais como dos possíveis conflitos de interesses, caso o prestador de serviços esteja relacionado com a instituição de crédito ou forneça serviços aos concorrentes. 7 of 12

8 Confidencialidade 19. As instituições de crédito devem assegurar que o acordo de subcontratação proposto respeita as obrigações relevantes contidas nas leis sobre a confidencialidade do cliente (por exemplo, o RJSF e a Lei n. o 8/2005 Lei da Protecção Pessoal de Dados). A este respeito, as instituições de crédito devem ter controlos que assegurem que os requisitos de confidencialidade dos dados do cliente são observados e que estão estabelecidas medidas apropriadas para proteger a integridade e a confidencialidade da informação do cliente. Acordo de subcontratação 20. Quer o tipo e o nível de serviços a prestar, quer a responsabilidade contratual e as respectivas obrigações do prestador de serviços, devem estar claramente expressos e evidenciados num documento escrito, acordo juridicamente vinculativo, que deve ser elaborado antes de o acordo de subcontratação entrar em vigor. No mínimo, o acordo deve consagrar as seguintes matérias: a) âmbito do acordo e serviços a prestar; b) datas de início e termo de vigência do acordo; c) normas relativas às revisões; d) tabela de preços e de outros encargos; e) requisitos sobre níveis de serviço e desempenho; f) procedimentos de auditoria e monitorização; g) gestão de continuidade de negócio; 8 of 12

9 h) divulgação de informação/confidencialidade, privacidade e segurança da informação 4 ; i) acordos relativos ao incumprimento e normas sobre rescisão; j) acordos relativos à resolução de litígios; k) responsabilidade e indemnização; l) subcontratação; m) seguros; e n) outras questões de interesse (vide as dos n. os 21 e 22). 21. Um acordo de subcontratação deve incluir uma cláusula que permita que a AMCM tenha acesso à documentação com ele relacionada. O acordo deve também incluir o direito que assiste à AMCM de realizar exames on-site ao prestador de serviços, como previsto abaixo no n. o Considerando as implicações da subcontratação, o acordo de subcontratação deve incluir uma norma segundo a qual o prestador de serviços não pode negociar a cedência a um outro fornecedor de qualquer das funções que lhe foram subcontratadas, sem o consentimento da instituição de crédito. O acordo deve também contemplar uma indemnização para a hipótese de esta ser da responsabilidade do prestador de serviços, caso haja qualquer falha da parte de um outro fornecedor. Controlo das actividades/funções subcontratadas 23. Uma instituição de crédito deve ter procedimentos e garantir que tem recursos suficientes e adequados para gerir e monitorizar a relação de subcontratação a todo o momento. O tipo e a dimensão dos recursos 4 Incluindo a informação do cliente não pública que o prestador de serviços reuniu ou manteve em arquivo. 9 of 12

10 necessários dependem da materialidade da actividade/função de negócio subcontratada. No mínimo, a monitorização deve incluir: a) manter níveis adequados de contacto regular com o prestador de serviços, o que pode ir desde os contactos operacionais diários ao envolvimento de quadros superiores; e b) um processo de monitorização regular do desempenho nos termos do acordo, incluindo o cumprimento de critérios relativos a níveis de serviço. 24. A instituição de crédito deve informar a AMCM sobre quaisquer problemas relevantes que sejam capazes de afectar materialmente quer o acordo de subcontratação quer, em consequência, as operações de negócio, a rentabilidade ou a imagem da instituição de crédito. 25. Sempre que uma instituição de crédito ponha termo a um acordo de subcontratação, deve dar conhecimento do facto à AMCM, logo que possível, e fazer uma declaração relativa aos acordos que transitam e às estratégias futuras para executar a actividade/função material de negócio subcontratada. Branqueamento de capitais/combate ao financiamento do terrorismo 26. As instituições de crédito devem assegurar que, embora haja acordos de subcontratação em vigor, continuarão a ser cumpridas quer as obrigações legais sobre branqueamento de capitais/combate ao financiamento do terrorismo, quer os procedimentos e as práticas de manutenção de registos. A este respeito podem ser feitas referências às Directivas da AMCM sobre AML/CFT. Planos de contingência 27. A instituição de crédito deve ter um plano de contingência que descreva os procedimentos a seguir, caso seja posto repentinamente termo a um acordo de subcontratação ou o prestador de serviços seja incapaz de 10 of 12

11 cumprir, por qualquer razão, as suas obrigações. A este respeito, a instituição de crédito deve ponderar sobre a disponibilidade de prestadores de serviços alternativos ou sobre a possibilidade de trazer de volta a casa a actividade/função subcontratada, em caso de emergência ou devido ao baixo padrão de desempenho do prestador de serviços, aos custos, ao tempo e aos recursos que estejam envolvidos. 28. Os acordos de contingência relativos às operações diárias e aos problemas dos sistemas devem, em regra, estar contidos no próprio plano de contingência do prestador de serviços. A instituição de crédito deve assegurar que tem uma compreensão adequada do plano de contingência do prestador de serviços e que tal plano é regularmente testado pelo prestador de serviços e, se necessário, por si própria. Acesso pela AMCM aos prestadores de serviços 29. Em situações normais, a AMCM procurará obter da instituição de crédito a informação de que necessita. A AMCM pode, não obstante, efectuar exames on-site ao prestador de serviços, se os considerar necessários, no âmbito das suas atribuições de reguladora da instituição de crédito. A AMCM espera que os prestadores de serviços cooperem com os seus pedidos de informação e assistência. Se a AMCM tencionar efectuar um exame on-site a um prestador de serviços, informa normalmente e com antecedência a instituição de crédito da sua intenção. 30. Se uma instituição de crédito concluir um acordo de subcontratação com uma entidade afim, o seu conselho de administração deve assegurar que a AMCM não será impedida de aceder a essa entidade. Subcontratação no exterior 31. Se uma instituição de crédito pretender subcontratar a sua actividade/função material de negócio em Macau a um prestador de serviços (incluindo uma entidade afim) de fora de Macau, deve garantir à AMCM que o impacto relevante que possa resultar dessa subcontratação no exterior foi adequadamente avaliado e tratado como parte da estrutura 11 of 12

12 de gestão do risco da instituição de crédito. Por exemplo, a instituição de crédito deve ter em conta as diferenças no sistema legal, no regime regulador, na sofisticação da tecnologia ou na infra-estrutura, etc. 32. Como regra, a AMCM aceitará a proposta para subcontratar actividades/funções de negócio a uma entidade do exterior de Macau, se a subcontratação for feita com uma entidade regulada (por exemplo, um banco) numa jurisdição que se sabe ser também adequadamente regulada. Em sintonia com a subcontratação feita em Macau, a instituição de crédito deve garantir que a AMCM tem direito de acesso ao prestador de serviços (vide n. os 21 e 29 acima). A instituição de crédito deve também informar os seus clientes da jurisdição em que o prestador de serviços tem a sua sede e o direito de acesso, se existir, às autoridades do exterior. Auditoria/revisão de acordos 33. A função auditoria interna da instituição de crédito deve rever a subcontratação da actividade/função material de negócio proposta e fazer regularmente revisões e relatórios para o conselho de administração/comissão de auditoria/sede social, de acordo com esta Directiva. 34. A AMCM pode determinar que a instituição de crédito celebre um acordo com o seu auditor externo ou com um perito externo idóneo para fazer uma avaliação 5 dos processos de gestão do risco relativos a um acordo de subcontratação de uma actividade/função material de negócio. Este pode abranger áreas como os sistemas de TI s, a segurança de dados, as estruturas de controlo interno e os planos de continuidade de negócio, etc. Os relatórios de avaliação devem estar à disposição da AMCM a todo o momento, como determinado pela AMCM. 5 Tal avaliação é determinada caso a caso pela AMCM. Se a actividade/função de negócio em causa for parte ou a totalidade das operações de banco electrónico da instituição de crédito, esta instituição deve fazer referência às disposições da Directiva sobre Gestão do Risco de Banco Electrónico da AMCM para um acordo separado visando uma avaliação independente. 12 of 12

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