como garantir o não-extravio, custo e viabilidade financeira na implantação do processo.

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1 GESTÃO DE INSTRUMENTAL CIRÚRGICO como garantir o não-extravio, custo e viabilidade financeira na implantação do processo. JOÃO FRANCISCO POSSARI Diretor de Enfermagem Pacientes Internos Instituto do Câncer do Estado de São Paulo Octávio Frias de Oliveira - ICESP Julho de 2009

2 Instituto do Câncer do Estado de São Paulo - ICESP Octavio Frias de Oliveira OSS - Organização Social de Saúde, criada pelo Governo do Estado em parceria com a FFM; ser o maior hospital especializado em tratamento de câncer da América Latina; o ICESP é fruto do investimento de R$ 270 milhões em obras e equipamentos; inaugurado em 06 de maio de 2008; em dezembro de % - ativado; funcionamento pleno em março de 2010.

3 SER REFERÊNCIA NO ATENDIMENTO ONCOLÓGICO O ICESP deve nascer com o DNA da qualidade como diferencial competitivo! Satisfação dos Usuários; Melhores práticas evidenced based medicine; Melhoria continua ciclo PDCA; Inovação e incorporação tecnológica; Desenvolvimento e Treinamento de Pessoal; Acreditação hospitalar nacional e internacional; Publicações científicas de alto impacto; Custo-efetividade.

4 A QUALIDADE DEVE SER PERCEBIDA PELO USUARIO... Oferecer assistência multidisciplinar e de alta complexidade de excelência aos pacientes oncológicos e colaborar para a produção, difusão e aprimoramento do conhecimento médico relativo ao câncer Missão ICESP FMUSP SES 2008

5 O modelo de assistência é integral... Inovação Assistência - as fases do atendimento - integradas no mesmo local. Local N* Promoção Prevenção Diagnóstico Tratamento Reabilitação Ensino Pesquisa Mama Próstata Cólon/reto Pulmão/traquéia Estomago Oral Colo uterino Leucemia 810 Melanoma 600 Pele ñ melan TOTAL * Estimativa de casos novos INCA 2009

6 TIPOS DE CÂNCER 1. Cérebro e Medula 2. Cabeça e Pescoço 3. Pulmão e Tórax 4. Mama feminina 5. Gastrintestinal 6. Geniturinário 7. Ginecológico 8. Leucemias 9. Linfoma e mielomas 10. Melanoma Atendidos no ICESP ESPECIALIDADES MÉDICAS 1. Neurocirurgia 1. Neurologia 2. Cabeça e Pescoço 2. Pneumologia 3. Otorrino 3. Cardiologia 4. Cirurgia Torácica 4. Endocrinologia 5. Mastologia 5. Gastroclínica 6. Gastrocirurgia 6. Nefrologia 7. Urologia 7. Hematologia 8. Ginecologia 8. Oncologia Clínica 9. Hematologia 9. QXT / RXT 10. Dermatologia 10. Terapia Intensiva 11. Cirurgia Plástica 11. Cuidados Paliativos 12. Ortopedia 12. Anestesia 13. Cirurgia Vascular 13. Reabilitação 14. Cirurgia Geral

7 PRODUTIVIDADE METAS Totalmente Implantado Consultas ambulatoriais consultas/dia ~ 400 mil consultas/ano ~ casos novos/mês ~ casos novos/ano; Pacientes Internados 18 a 20 mil pacientes/ano Radioterapia (Teli e Braquiterapia) paciente/ano Quimioterapias 300 QT/dia 6 mil QT/mês 70 mil QT/ano Cirurgias 16 mil cirurgias/ano cirurgias/mês

8 Cirurgias realizadas Organização Social de Saúde 4 SO 4 SO 5 SO 3 SO 2 SO 2 SO 10 a 15% Fonte: Banco de Dados ICESP 01 de Julho de 2009 Iniciamos as atividades no ICESP em abril CC inaugurado em 29 de novembro.

9 Parque Radiológico Unidades 6 Tomógrafo; 4 RMN; 2 PET/ CT 1 SPECT; 6 Aceleradores; 4 Rx; 9 Ultrason; 1 Densitômetro; 3 Mamógrafo; 4 ECG; 3 ECO; 1 Intervencionista. Em fase de reforma CME Estruturado Equipado Funcional Investimentos R$ ,00 84 leitos de UTI; 30 leitos HD; 360 leitos de UI; 14 leitos de iodoterapia; 152 consultórios; 100 poltronas para QT; 5 SO CCA e Endo; 3 Salas para Colono; 22 SO; 28 leitos de RPA Termodesinfectadoras; Termodesinfectadoras; lavadoras lavadoras de de canulados; canulados; autoclaves autoclaves (vapor, (vapor, plasma, plasma, formaldeído); formaldeído); instrumental instrumental cirúrgico cirúrgico (convencional (convencional e e vídeo); vídeo); mobiliário mobiliário (estações (estações de de trabalho, trabalho, cadeiras cadeiras ergonômicas, ergonômicas, mesas); mesas); pistolas pistolas (ar (ar e e água); água); computadores, computadores, software software para para rastreabilidade rastreabilidade Em fase de ativação

10 28 andares Vertical 23 andares Andar Térreo Andar Térreo Quatro andares 13º e 14º andares 13º e 14º andares 1 Elevador de abastecimento Material descartáveis, medicamentos; artigos de assistência ventilatória para as UI e UTI; artigos e instrumental cirúrgico do CME para o CC 2º 2º Sub Sub Solo Solo Logística Dificuldades no encaminhamento dos artigos; Dificuldades na retirada dos artigos do CC; CME encaminha os artigos estéreis para o CC; CC encaminha os artigos sujos para o CME; Inventário maior em relação ao tipo de prédio; Sistema de comunicação rápido e eficiente; Pocessamento de dados e informações. Sistema Sistema de de Gestão Gestão de de Dados Dados e e Informações Informações do do CME CME 1 Elevador de serviço Transporte de roupa suja; lixo; artigos de assistência ventilatória das UI e UTI; artigos do CC.

11 Sistema de Gestão de Dados e Informações do CME Redução custos logísticos Identificar as fontes de desvio da qualidade Transparência nos processos Segurança do consumidor Confiabilidade perante os pacientes Controlar os processos em tempo real Informações rápidas e precisas Fazer relatórios Trabalhar com rastreabilidade Como instrumento... Como suporte a ação administrativa!!!!

12 RASTREABILIDADE: é a capacidade de recuperação do histórico, da aplicação ou da localização de uma entidade (ou item) por meio de identificações registradas. CADEIA DE RASTREABILIDADE Da origem ao usuário 2. Acondicionamento do histórico: de onde veio, quem foi o usuário; da aplicação: no que se transformou; da localização: para onde foi; onde está. 4. Armazenamento 1. Limpeza 3. Esterilização 5. Controle Do usuário a origem Fluxo da CME: Denise Demarzo J&J Santa Casa de Porto Alegre

13 Rastreabilidade É complexa de implantar e cara de ser mantida. Abrange o controle de um grande número de associações entre produtos para saúde, diversos tipos de informações e várias partes envolvidas. Modelar a rastreabilidade em um projeto envolve considerar quais associações e quais informações devem ser controladas. RASTREABILIDADE: PORQUÊ? das exigências do usuário eles querem saber de onde vem os seus materiais e como são processados das imposições legais no país. Brasil. RE nº 2606, de 11/08/ reprocessamento Brasil. RDC nº 8, de 27/02/2009 infec. micobactérias

14 Finalidade da Rastreabilidade no CME 1. Ter um histórico de todos os parâmetros de limpeza, esterilização, indicadores químicos e biológicos e armazenamento da caixa cirúrgica; 2. Ter todos os parâmetros possíveis e exigidos por órgãos fiscalizadores armazenados e identificados a cada processamento da caixa cirúrgica. 3. Ter o histórico da caixa cirúrgica a qualquer momento e por muitos anos, 4. E muito mais... Como coletar um grande número de dados e informações? CÓDIGO

15 Código de Barras É uma forma de representar a numeração, que viabiliza a captura automática dos dados. Brasil. RDC Nº 59, de 27/06/ Brasil. Projeto de Lei 6672/02 CD, Brasil. RDC Nº 153, de 14/06/2004 Leitura rápida Redução de Custos cria o rastreamento da produção e consumo de medicamentos por meio do controle eletrônico por códigos de barra. Melhora a qualidade Maior precisão nos processos. Entre outros... OMS; JCI Diversostipos tiposde decódigos códigosde debarra barra Diversos Brasil. RDC Nº 8, de 27/02/2009 rastreabilidade

16 DataMatrix O que é? É um código bidimensional, de domínio público, de alta densidade, utilizado para aplicações de rastreabilidade. Pode conter letras, números, dados em geral. 12 dígitos numérico e alfanumérico Gravação a Laser Micro-percussão Características/Vantagens Marcar itens pequenos; Impressão direto no produto; Utilizar processos automatizados; Leitura realizada em qualquer direção; Processo mais rápido; Alta capacidade de armazenamento de dados (até caracteres numéricos e caracteres alfanuméricos); Elimina erros. Software de Apoio a Gestão de dados e Informações do CME Leitor

17 Características O sistema permite ser expandido (flexibilidade) O sistema controla todas as etapas dos processos O sistema lê dados em qualquer ponto do hospital É fácil a implementação do sistema Existem recomendações do sistema Preço compatível com o orçamentário O sistema emite relatórios Existe suporte ao sistema e ao treinamento Instacount Plus Software Como escolher um Software de Apoio a Gestão de Dados e Informações do CME

18 Estrutura Básica do Sistema de Apoio a Gestão de Dados e Informações do CME Funciona como one-workstation 1. Um computador 2. Software Instacount Basic 3. Impressora comum 4. Leitores DataMatrix e código de barras REDE REDE Ampliar Ampliar e contar contar com comvários váriosterminais conforme conforme a necessidade. necessidade. Instacount Instacount PLUS PLUSdocumenta todos todos os os processos processos e tem tem a capacidade capacidade de de interface interface com com o esterilizador esterilizadore sistemas sistemas de de limpeza limpezabem como como seu seu sistema sistema de de gestão gestão de de pacientes. pacientes. 4. Impressora de etiquetas Fundamental: Fundamental: Apoio da equipe de TI do Hospital Apoio da equipe de TI do Hospital 7 módulos

19 1. Módulo Core Módulos e suas funções Ingresso e gestão dos dados mestres, cadastro de itens do inventário, com informações como, código, descrição do produto, marca, preço de aquisição, peso, centro de custo, modo de limpeza, esterilização; Identificação das caixas (via código de barras) ou instrumental cirúrgico individual (via DataMatrix); Listas de montagem digitais com imagens, vídeos e instruções; Gestão de cargas de esterilização; Armazenamento de produtos esterilizados; Administração de usuários; Rastreabilidade de cargas e produtos esterilizado.

20 2. Módulo Order Gerencia o inventário do CME (1ª etapa peças. Segunda etapa peças) final peças R$ 1,00/peça; Expede pedidos de reparos do instrumental cirúrgico e containers; Fornece estatísticas de reparos e reposições de instrumental cirúrgico e containers. 3. Módulo QM Documenta e integra os processos de limpeza, desinfecção e esterilização. Documenta as cargas esterilizadas. 4. Módulo Control Controla os custos. Permite análise e relatórios detalhados. Módulos e suas funções

21 5. Módulo Decon Instruções específicas para limpeza das caixas ou de instrumental cirúrgico individual com notas ou fotos; Informações sobre a utilização do instrumental cirúrgico. 6. Módulo Process Define pontos de checagem individuais para o controle do instrumental cirúrgico, containers e material. 7. Módulo Operation Relaciona o material ao paciente; Módulos e suas funções Pedido prioritário para kits cirúrgicos e caixa de instrumental cirúrgico com necessidade de urgência; Controle de cada instrumental cirúrgico por código DataMatrix.

22 1ª - Preparo Instalação do Sistema 2ª - Carregamento da autoclave Próxima etapa SO 3ª - Liberação de cargas 5ª - Montagem de carros para o Centro Cirúrgico 4ª - Expurgo e Armazenamento

23 Instalação do Software Alimentação dos dados Área de preparo acondicionamento e Importação do catálogo de produtos com as fotos; Identificação de cada peça de instrumental cirúrgico (DataMatrix) e posição no containers; Determinação do método de limpeza para cada produto; Determinação do método de esterilização de cada produto; Identificação das autoclaves e termolavadoras; Inclusão de localização e armazenagem de cada produto; Cadastro dos usuários com suas atribuições.

24 Montagem da caixa de instrumental 1. Abertura do programa 2. Leitura de cada item de instrumental; 3. Caixa com 50 peças 20 minutos tempo oscila de pessoa/pessoa - depende do tempo de contato com o sistema; 4. Recontagem da quantidade de peças atividade criada no ICESP; 5. Emite a listagem do conteúdo container; 6. Imprime a etiqueta de identificação de produção número único;

25 Etiqueta de identificação de produção e outras informações Etiqueta de dupla face após cirurgia prontuário do paciente Nome da caixa Nº da produção Data da validade Centro de custo Data de Local de Funcionário que armazenamento produziu a caixa Indicador de processo Classe I produção

26 Relatórios listagem do conteúdo do container

27 Relatórios limpeza manual e mecânica

28 Relatórios carregamento da carga Carregamento da Carga

29 Relatórios - liberação da carga

30 Relatórios produtividade - ciclos no dia

31 Relatórios histórico do container

32 Relatórios pedido de reparo do instrumental

33 Relatórios itens perdidos 01 de Janeiro a 17 de julho 1347 cirurgias 13 peças

34 Não extravio de Instrumental Presente momento 1. Contagem do instrumental na montagem da mesa; 2. Durante a cirurgia instrumentadora mexe na mesa; Centro Cirúrgico 3. Contagem do instrumental no final da cirurgia; 4. Acondiciona o instrumental em containers e borrifica com solução de enzimas; 5. Encaminha os containers para o CME; 6. Instrumentadora equipe de enfermagem; 7. O TE - identificação do saco de lixo com o nº da SO lixo permanece em local próprio minutos; 8. Limpeza e reabastecimento da SO. Tempo médio 25 minutos; Próxima etapa 1. Identificação do instrumental com fitas coloridas; 2. Ponto móvel no CC - leitura do instrumental;

35 Custos presente momento Custo do Processo 1. Computadores 13 unidades no CME 13 pontos de leitura e manutenção da rede; 2. Parceria com a empresa Planisa elaboração das planilhas. Próxima etapa para a elaboração do custo 1. Periodicidade e custos com manutenção e reparos de peças; 2. Custos com perdas, extravios e quebras por especialidades médicas, por turnos de trabalho ou outros critérios, 3. Interface junto as termolavadoras e autoclaves para armazenar os dados de cada processo; 4. Levantamento de kits com pouca freqüência de utilização, kits com peças em quantidades demasiadas, entre outros.

36 Recursos Humanos do CME 1. Treinamento permanente da equipe de enfermagem desde o inicio da implantação, dezembro de 2008; 2. A falta de atenção e distração do funcionário pode ocasionar erros no processo; 3. Funcionário do CME - pré requisito ter conhecimento e habilidade com informática; 4. Dificuldade inicial para leitura de cada instrumental cirúrgico foco do laser muito pequeno; 5. Dificuldade para separar o instrumental cirúrgico de duas ou mais caixas identificar o instrumental cirúrgico com fitas; 6. Enfermeiro para cada turno de trabalho;

37 O sucesso da implantação de um Sistema de Gestão de CME é fortemente influenciado pela cultura da organização. Agradecimentos Diretoria Geral de Assistência Diretoria de Tecnologia, Engenharia e Infraestrutura Diretoria Financeira, Planejamento e Controle Diretoria Administrativa Diretoria Executiva Pelo Apoio e Incentivo no ICESP M U ITO O B R IG A D O!!!