Jd Soft Informática Ltda F o n e : ( )

Transcrição

1 INFORMATIVO SCPH [Contábil] - N. º 001 DE 28/03/2008. SCPH VERSÃO 2.02 Além desse manual está disponível no downloadjd o novo manual de cadastro do SCPH com todas as alterações, exemplos e explicações. Procedimentos OBRIGATÓRIOS: 1 CÓPIA DE SEGURANÇA = VIA SCPH OU QUALQUER OUTRA FORMA. 2 FECHAR TODOS OS SISTEMAS SCPH. 3 ACESSAR O DOWNLOADJD = ATUALIZAÇÃO VERSÃO SCPH ACESSAR TODOS OS GRUPOS DE TRABALHO DO SCPH. 5 AGUARDAR O PROCESSO DE CONVERSÃO PARA NOVO FORMATO. 6 LER ATENTAMENTE O MANUAL. C O N V E R S Õ E S: - IMPORTANTE: Deverá ser feita cópia de segurança antes da conversão de dados, esta cópia deverá ser guardada em separado e não poderá ser atualizada após a conversão, apenas será mantida para utilização em caso de algum problema advindo da conversão. ATENÇÃO: Após atualização para versão 2.02, ao acessar o sistema, abrirá tela solicitando Cópia de Segurança, e caso a cópia ainda não foi feita, faze-la nesse momento, pois o sistema em seguida fará a conversão de dados da versão. Caso apresente alguma mensagem durante a conversão, deverá ser comunicada a JD SOFT. 1 - EMPRESAS - MANUTENÇÃO: - Aba - Dados Gerais: - Incluído campo para informar o 'Telefone' da empresa. - Aba - Inscrições: - Incluído campo para informar 'Tipo Órgão Registro' para constar nos termos dos livros. Junta Comercial ou Cartório. - Aba - Alterações: - Criado 'Aba-Alterações', para manter e controlar por data alterações de Nome, Endereço, Representante, Contabilista e Parâmetros da Empresa. - Aba Configurações Gerais: - Incluídos campos para informar: (usuário plano padrão JD SOFT informar as contas abaixo) - Conta para Transferir Resultado Final - Lucro; Conta para Transferir Resultado Final - Prejuízo; Contas que representam Grupo do Capital; Contas que representam Grupo Reservas de Capital; Contas que representam Grupo Reservas de Reavaliação; Contas que representam Grupo Reservas de Lucros; Campo'DMPL'. Marcar este campo, se a empresa deseja emitir a DMPL. Lembrando que ou a empresa adota o DMPL ou o DLPA, pois um está anula o outro. Obs.: Para as empresas que não usam o plano padrão favor verificar as contas corretas a serem informadas. 1

2 2 - CADASTROS: 2.1- CONVERSÃO: Será feita conversão do plano de contas, para inserção de novos campos PLANO DE CONTAS - Incluído campo 'Observações', para descrição detalhada da utilização das contas, como por exemplo, numa conta de despesas diversas, informar somente quais os tipos de despesas podem ser lançadas na determinada conta. - A opção 'Altera Classif/Grupo', Não deve ser acessada pelos usuários sem antes consultar a JD SOFT, já que está opção modifica muda uma determinada classificação para outra a ser informada, e isso corre o risco de desestruturar todo o plano de contas. - Inserido botão (indicador) ao lado do campo Classificação que permite pesquisar por CNPJ/CPF se determinado cliente ou fornecedor já possui cadastro na opção de Identificação de clientes/fornecedores. - Incluído campo 'Centro de Custos', para marcar as contas que devem exigir a informação do Centro de Custos na inclusão de lançamentos, interligação contábil e importação de lançamentos. Este campo somente será habilitado para contas analíticas e para empresas que possuem marcado o campo 'Centro de Custos' no seu cadastro. - Criados novos campos para determinar formas de conciliações aplicáveis à conta. Esta opção pode ser aplicada à Contas Títulos. - Tipos de Conciliação: - Saldo diário somente devedor - Saldo diário somente credor - Somente débitos - Somente créditos - Conta Bancária - Saldo ATPH - Lançamento Mensal - Lançamento Uniforme Mensal - Lançamento Valor entre Faixas. Obs.: Essas instruções estão melhores explicadas no manual de cadastro ou podem ser tratadas através de acesso remoto do LOGMEIN. Mas a idéia é apresentar alguns condicionais para cada conta ou grupo de contas que impedir erros de lançamentos. Exemplo: Somente Débito, ao marcar essa opção numa conta analítica, por exemplo, o sistema não aceitará lançamento de crédito. Ou então, Lançamento Entre Faixas, se determinar um valor mínimo e máximo para a conta de telefone, por exemplo; o sistema não aceitará lançamento com valor superior ou inferior ao determinado. Ainda, lançamento Uniforme o sistema verifica se o valor lançado no mês é superior a 20% sobre o mês anterior. E assim por diante. Teclar F1 para mais informações HISTÓRICOS - Incluído campo'conciliação Bancária', para identificar históricos que representam 'Cheque ou Depósito'. Esta identificação será utilizada na conciliação bancária. OBS: Para os demais tipos de históricos serão necessárias tais identificações. Essas instruções estão melhores explicadas no vídeo ou podem ser tratadas através de acesso remoto do LOGMEIN. 3 - LANÇAMENTOS: CONCILIAÇÃO - Criada a opção de Conciliação. Esta opção permite executar conciliações das contas do plano, conforme indicações naquele cadastro. Para que o sistema faça a conciliação corretamente as contas a serem conciliadas devem estar marcadas no plano, podendo ser contas analíticas ou grupos. Exemplo: A conta 3301-Energia Elétrica está marcada para ter somente saldo devedor, mas ao fazer a conciliação apresenta saldo credor, então o usuário fará as correções, fará novamente a execução da 2

3 conciliação para que os problemas desapareçam, se forem mantidos por motivos do usuário então, ele deverá alterar a linha do problema e informar o campo situação como conciliado. - Quando as contas do plano estiverem marcadas com a opção de 'Conta Bancária', ao executar a conciliação o usuário pode acessar uma tela alternativa referente a "Conciliação Bancária" CONCILIAÇÃO BANCÁRIA Esta opção permite conciliar o movimento contábil de contas bancárias, com o extrato bancário correspondente. Para tal conciliação é possível importar o arquivo do extrato, referente a movimentação bancária. O sistema fará a importação dos arquivos dos bancos: Banco do Brasil, HSBC, Bradesco e Itaú. Podendo ser sugerido outros bancos conforme a necessidade. Obs.: Lembrando que essa opção somente será útil para as empresas que durante o movimento o usuário tenha feito os lançamentos de depositos, cheques, movimentações diversas, pois o extrato servira apenas para conciliar. Para aqueles que sempre lançam direto pelo extrato, até podem importar, mas de qualquer maneira vão ter que informar as contrapartidas de cada lançamento do extrato importado. Por exemplo, no dia 02/01/2008 no extrato aparece Débito Autorizado. O Programa apenas vai Credita a conta banco, mas não saberá a conta do Débito, pois o usuário deverá informar. Portanto as vezes será mais fácil lançar o próprio extrato sem importar. Essa opção será melhor explicada através do LOGMEIN ou contato JD SOFT LANÇAMENTOS CONTÁBEIS: LANÇAMENTOS CONTÁBEIS - LOTES: Queremos salientar que devido as novas exigências junto as empresas de lucro real para com informações do registro magnético federal e do INSS, que se torne obrigatório a forma de lançamentos contábeis através do método de LOTES. Assim a empresa ficará sempre com as informações já de acordo com as novas exigências, e também, começa a preparar o usuário a habituar-se com o novo sistema de Escrituração Digital (SPED) exigido a partir de 01/2009 para as empresas de lucro real. Mas informações serão fornecidas através do LOGMEIN LANÇAMENTOS CONTÁBEIS Datas em dias não úteis O sistema mostra em VERMELHO a data, quando o lançamento está sendo feito num dia não útil (domingos e feriados) ZERAMENTO: Ao gerar o zeramento, se a empresa tiver configurado na aba 'Config. Gerais' as contas nos campos "Conta para Transferir Resultado Final-Lucro" e "Conta para Transferir Resultado Final- Prejuízo ", o sistema efetuará automaticamente o lançamento de encerramento do exercício, gerando Lucro ou Prejuízo conforme o resultado apurado. Este lançamento terá a identificação de "Resultado Exercício", e no campo 'Arquivamento' constará a expressão 'RAE' - Resultado Apurado no Exercício. OBS: A configuração das contas para transferir resultado no cadastro da empresa, é opcional. Sem esta informação, o sistema não efetua lançamento, ficando a cargo do usuário a transferência do resultado. Mas é obvio que recomendamos informar as contas, assim basta fazer o zeramento e o balanço estará fechado LALUR: Incluídos campos para identificar se o lançamento refere-se somente ao IRPJ, IRPJ e CSLL ou somente CSLL, a definição de cada lançamento será utilizada na apuração e cálculo da CSLL e IRPJ sobre o Lucro Líquido. ATENÇÃO: Como são campos novos, na atualização do sistema, todos os lançamentos ficarão configurados como 'Somente para IRPJ'. Recomendamos que a configuração 'Somente para CSLL', seja utilizada a partir de

4 4 - CONSULTAS: Jd Soft Informática Ltda MOVIMENTO LALUR: Opção para marcar 'IRPJ' ou 'CSLL' na consulta do Movimento LALUR. Nesse novo formato o sistema permite ver o movimento das bases separadamente RESUMO/FECHAMENTO LALUR: Criado opção que permite consultar o resumo da 'Parte A' do LALUR, e efetuar o fechamento para cálculo do IRPJ e CSLL. Para o fechamento e apuração dos valores de IRPJ e CSLL, será necessário incluir as informações no grid referente 'INFORMAÇÕES PARA FECHAMENTO-CÁLCULO IRPJ/CSLL'. Contas do IRPJ e CSLL: Para usuários do plano de contas padrão da JD SOFT informar: IRPJ D:3646 C: CSLL D:3670 C: Assim o sistema faz a apropriação dos valores calculados. Lembrando que a CSLL depois de apropriada deverá ser incluida em lançamentos Lalur Adições parte A: Para que o LALUR feche corretamente. DEMONSTRATIVO: Relatório que contém detalhes da apuração e cálculos do IRPJ e CSLL. Poderá ser impresso como 'Analítico' contendo todos os lançamentos efetuados ou 'Sintético' contendo apenas os valores acumulados de cada conta. GUIAS: Opção que permite gerar as guias para recolhimento do IRPJ e CSLL. Ao emitir as guias, serão efetuados o fechamento do Lalur, e a inclusão automática nos lançamentos contábeis com os valores das mesmas. Nesta opção quando informado 'Local EFPH' o sistema inclui automaticamente as guias no controle de guias daquele sistema e conseqüentemente a geração do arquivo para DCTF com estas informações. Obs.: Essa opção será melhor explicada através do LOGMEIN RAZÃO: - Opção de Multi-Janelas (até 4 simultâneas), permitindo consultar o razão de várias contas ou empresas sem necessidade de fechar outras consultas. - Incluída opção de impressão da consulta do razão DIÁRIO: - Opção Multi-Janelas (até 4 simultâneas), permitindo consultar os valores diários de várias contas ou empresas, sem necessidade de fechar outras consultas PESQUISA DE LANÇAMENTOS: - Opção Multi-Janelas (até 4 simultâneas), permitindo efetuar vários tipos de pesquisa de lançamentos, sem necessidade de fechar outras pesquisas. 5 - RELATÓRIOS: RAZÃO: - Incluída opção 'Saltar página a cada conta', permitindo saltar página quando o relatório for solicitado com seleção de contas. - Opção para anexar 'Balancete' ao razão. - Para empresas que possuem controle por Centro de Custos, será permitido selecionar um ou mais Centros de Custos. Quando selecionado mais que um Centro Custos, o sistema ira gerar relatórios individuais. 4

5 5.2 - DIÁRIO: - Ao marcar a opção 'Anexar Outros', o sistema permite anexar relatórios como DLPA, DMPL, DOAR e DFC. - Melhorado a forma de inclusão de balancetes ao diário, permitindo incluir balancetes mês a mês BALANCETE: Incluídas na emissão do balancete novas opções: - Opção para imprimir Data da Emissão do Balancete. - Botão 'Seleciona Contas' que permite selecionar uma ou mais contas, inclusive contas títulos. - Opção para considerar ou não no balancete, contas do Ativo ou Passivo Compensado. - Opção para selecionar os Centros de Custos, onde será gerado um relatório para cada centro de custo selecionado. Quando o balancete for gerado para anexar ao Diário ou ao Razão, permite selecionar somente um centro de custo ou gerar sem seleção. - Modificada a opção de geração de balancete para anexar a outros livros, permitindo gerar como Normal, ou anexar ao Diário ou Razão DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS: - Nesta opção, encontra-se para impressão: - Balanço Patrimonial; - DLPA-Demonstração de Lucros e Prejuízos Acumulados; - DMPL-Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido; - DOAR-Demonstração das Origens e Aplicações dos Recursos; - DFC-Demonstração do Fluxo de Caixa. - Incluída opção de 'Montagens', onde é possível montar a DOAR e a DFC. Essas demonstrações serão montadas em modelo padrão e enviadas para os usuários que poderão fazer suas modificações, ou solicitar novas montagens de acordo com a necessidade. No momento só A DRE, DLPA e DMPL estão prontas no sistema. - Criado opção "Notas Explicativas", para registrar notas explicativas referente as demonstrações contábeis da empresa. Onde o usuário poderá fazer comentários no final de cada demonstração BALANÇO: O balanço poderá ser modificado, conforme a necessidade do usuário. No cadastro da Empresa, poderá ser definido na Aba 'Conf.Balanço' o campo "Entidade Específica, quando a entidade não se tratar de Sociedade Empresaria Limitada. Conforme a opção informada para o campo "Entidade Específica" será modificado as expressões referente o resultado líquido do exercício, conforme definição a seguir: Na aba de 'Conf. Balanço', quando definido: - Normal: O sistema aplica nomenclaturas padrão. Quando definido: - Sobras ou Perdas: Essas denominações aplicam-se à cooperativas. O sistema irá inserir tais denominações no DRE e DMPL. - Superávit ou Déficit: Aplica-se a entidades sem fins lucrativos. O sistema irá inserir no DRE, DLPA, DMPL e no Balanço Patrimonial onde o título do grupo Patrimônio Líquido passa a ser 'Patrimônio Social'. - Criado novas mensagens de exatidão, permitindo ao usuário gerar o balanço sem mensagem ou selecionar padrão 1, padrão 2 ou padrão 3. - Incluído opção que permite anexar ao balanço demonstrações como: DLPA, DMPL, DOAR, DFC e também Notas Explicativas TOTAIS POR CENTRO DE CUSTOS: Opção para impressão do relatório de centro de custos no formato de balancete. 5

6 6 - INTERLIGAÇÕES: Jd Soft Informática Ltda - OPÇÕES POR USUÁRIO: - Na interligação 'Automática com Confirmação', na tela de confirmação da interligação, criado o botão 'Cancelar' que eliminará o arquivo de origem da interligação. 7 - IMPLEMENTAÇÕES: GRAVAÇÃO DE RELATÓRIOS EM OUTROS FORMATOS: Opção de gravação e visualização de relatórios no formato PDF. Esta opção esta disponível para Relatórios em modo texto e modo gráfico. Essa opção em formato PDF não permite o cliente ou o receptor dos documentos, a altera-los, com isso o escritório tem a segurança sobre o conteúdo do os documentos enviados. OBSERVAÇÃO: Para utilização deste recurso, é necessário possuir instalado o programa 'Adobe Reader'. Quem não possuir pode baixa-lo gratuitamente nos páginas confiáveis da WEB, como baixaki, superdownloads Geração de Documentos no Formato Word. Criado item "Documento Word". E esta disponível em todos os cadastros e movimentos que possuem a barra de ferramentas do banco de dados. Na opção de 'Relatórios', estará disponível além dos itens 'Personalizado' e 'Padrão', o item 'Documento Word', que poderá ser utilizado conforme a necessidade do usuário, seguindo as instruções da ajuda. Essa opção é uma preciosa ferramenta que permite montar qualquer documento em qualquer lugar com todo o banco de dados, permitindo inclusive, criar tabelas, formulários específicos, dentro de logomarcas e uma infinidade de possibilidades. Por exemplo, gerar um documento com informações contábeis para banco ou um cadastro de abertura de crédito... Solicitar a JD SOFT quando da necessidade dessas montagens. DICA É de estrema necessidade que o usuário leia atentamente o manual, crie uma empresa modelo, para testar as opções, pois nosso sistema de contabilidade é um dos mais práticos e completos do mercado, dando ao usuário uma redução em até 80% do trabalho que faria convencionalmente em outros sistemas contábeis. Mas para isso é importante que o usuário saiba usar todas as ferramentas do sistema. E não adianta usar o sistema apenas como uma ferramenta de digitação que seu trabalho estará desperdiçando um tempo preciso. Logo será disponibilizada a versão completa que atende a todas as solicitações do SPED Sistema Público de Escrituração Digital. Disponibilizaremos logo um vídeo completo sobre o SCPH. E assistir o vídeo será obrigatório para quem deseja saber como realmente funciona o SCPH e usar todos os recursos possíveis. Sobre o vídeo, aguardar a sua disponiblização no downloadjd. Jairo Rodrigo Colle Escandiel Gerente Geral 6