UNIVILLE - UNIVERSIDADE DA REGIÃO DE JOINVILLE DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS GRADUAÇÃO EM CIÊNCIAS CONTÁBEIS

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1 UNIVILLE - UNIVERSIDADE DA REGIÃO DE JOINVILLE DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS GRADUAÇÃO EM CIÊNCIAS CONTÁBEIS Sistema de Informação Informação

2 Sistemas de Informações Empresariais 2 3. SISTEMAS DE INFORMAÇÕES EMPRESARIAIS 3.1 Definições e componentes básicos de Sistemas de Informações Análise da Noção de Informação O valor da A Informação Contábil Importância da posse de Informações valiosas Informação e Gestão Visão Geral de Sistemas de Informações Empresas e Sistemas de Informações Professor MSc Arnoldo Schmidt Neto Sistemas Contábeis Univille

3 3 1. Definição e componentes básicos de Sistemas de Informação Objetivos do Capítulo Fornecer uma visão abrangente sobre sistemas de informações; Demonstrar os processos informacionais, tanto internos como externos, do sistema empresa Fazer o acadêmico compreender a natureza e a classificação os sistemas de informações empresariais; Foi tudo muito rápido. Não a sequer um grande marco histórico, como foi a máquina a vapor para a Revolução Industrial. O mais próximo disso é a invenção, em 1941, do primeiro computador eletrônico e programável. Como num passe de mágica, duas expressões foram colocadas no centro da vida e do mundo: hardware e software. Este último ameaça substituir o cérebro humano. A sociedade da informação, onde não há lugar para segredos, está aí. A tecnologia é a sua força. Homens e países, segundo o padrão de riqueza que ostentam, são agora, classificados como on line ou off line. Entre uns e outros, um fosso profundo. Christiano German, cientista político germano-brasileiro, em entrevista via Internet a Revista Rumos, de maio de 1998, p.20 Na história recente das organizações nada tem sido mais impactante do que a utilização intensiva de Tecnologias da Informação. Ao decorrer das três últimas décadas, a TI integrou diferentes tipos de sistemas (de produção; de comunicação; de automação; de Informação empresariais; entre outros). Essa simbiose e integração entre diferentes tipos de sistemas influenciaram mudanças no sistema sociotécnico das empresas. Essas mudanças deram condições aos gestores de utilizarem os sistemas de informação como verdadeira ferramenta para a gestão. Para Nakagawa (1993, p. 62) existem pelo menos três mudanças advindas da utilização intensiva de sistemas de informação que estão aperfeiçoando a eficácia dos gestores: (1) Utilização de abordagem sistêmica com avanço considerável nas técnicas gerenciais; (2) no planejamento a informação é tratada como um produto, estando disponível de acordo com as necessidades dos gestores; (3) os processos de planejamento e controle, bem como os sistemas operacionais de gestão produtiva são apoiados por Sistemas de Informação desenvolvidos para a Gestão Empresarial. Todas essas mudanças têm uma essência: a busca e o uso de informações úteis que possam dar às organizações condições de cumprir com sua(s) missão(ões) e com seus propósitos de continuidade. Diante dessas mudanças, a Gestão Econômico-Financeira utiliza Sistemas de Informações Integrados como instrumento para atingir e cumprir com as suas funções, tendo o propósito de otimizar o processo de gestão.

4 Sistemas de Informações Empresariais Análise da Noção de Informação O que pode ser um dado para uma pessoa pode ser uma informação para outra Informações são dados dotados de significado dentro de um contexto Figura 1 - Informações e dados A humanidade sempre dependeu da informação para a sua sobrevivência e pode-se dizer que a sociedade moderna é totalmente dependente da informação. Mas o excesso de tanta informação a disposição pode subverter o principal ponto de se obtê-la: ser útil para tomarmos decisões. Mas qual a noção do que é informação? Qual seu significado, qual a diferença entre dado, informação e conhecimento. Qual o valor da informação? Como a informação influencia na tomada de decisões pelos gestores da empresa? Vamos, então, verificar estas questões. DADO O termo 'dado' aparece muito na literatura da área de Ciência da Informação e de Informática. É definido por Miranda como um conjunto de registros qualitativos ou quantitativos conhecido que organizado, agrupado, categorizado e padronizado adequadamente transforma-se em informação" (1999, p.285). Dados são fatos, que só se transformam em informações, quando são vistos dentro de um contexto. Por exemplo: Um automóvel de cor vermelha, ano 2002, marca GM, Astra, 4 portas, placa MAA Isto será apenas um conjunto de dados, caso tenha significado para uma pessoa ou entidade. INFORMAÇÃO O termo 'informação' é conceituado por vários autores, entre eles: Wurman entende que esse termo só pode ser aplicado à "aquilo que leva à compreensão (...) O que constitui informação para uma pessoa pode não passar de dados para outra" (1995, p.43). Páez Urdaneta também descreve o conceito de informação como dados ou matéria informacional relacionada ou estruturada de maneira potencialmente significativa (apud Ponjuán Dante, 1998, p.3). Da mesma maneira, Miranda conceitua informação como sendo "dados organizados de modo significativo, sendo subsídio útil à tomada de decisão" (1999, p.285). McGarry (1999, p.4) considera que o termo 'informação' possui os seguintes atributos: considerada como um quase sinônimo do termo fato; um reforço do que já se conhece; a liberdade de escolha ao selecionar uma mensagem; a matéria-prima da qual se extrai o conhecimento; aquilo que é permutado com o mundo exterior e não apenas recebido passivamente; definida em termos de seus efeitos no receptor; algo que reduz a incerteza em determinada situação. Professor MSc Arnoldo Schmidt Neto Sistemas Contábeis Univille

5 5 Portanto, a obtenção da informação é o fruto da oportunidade que necessariamente tem a prioridade de ser utilizada por seus usuários. Para se obter a informação deve-se dispor de uma metodologia que estruture sua coleta, produção, armazenamento, distribuição e seu uso. Esta questão é importante para as empresas, pois se a abordagem das informações serem feitas de modo empírico podem levar a organização a um colapso, pela falta de formas seguras para o processo de tomada de decisão. Então, a estratégia da obtenção da informação está associada à uma estratégia de decisão. CONHECIMENTO Conhecimento é uma abstração interior, pessoal, de alguma coisa que foi experimentada por alguém. Como exemplo: alguém tem algum conhecimento de Paris somente se a visitou. Nesse sentido, o conhecimento não pode ser descrito inteiramente - de outro modo seria apenas dado (se descrito formalmente e não tivesse significado) ou informação (se descrito informalmente e tivesse significado). Também não depende apenas de uma interpretação pessoal, como a informação, pois requer uma vivência do objeto do conhecimento. Assim, quando falamos sobre conhecimento, estamos no âmbito puramente subjetivo do homem ou do animal. Parte da diferença entre ambos reside no fato de um ser humano poder estar consciente de seu próprio conhecimento, sendo capaz de descrevê-lo parcial e conceitualmente em termos de informação, por exemplo, através da frase "eu visitei Paris, logo eu a conheço" (estamos supondo que o leitor ou o ouvinte compreendam essa frase). Explicam as autoras Lastres e Albagli (1999, p.30) que: Informação e conhecimento estão correlacionados mas não são sinônimos. Também é necessário distinguir dois tipos de conhecimentos: os conhecimentos codificáveis - que, transformados em informações, podem ser reproduzidos, estocados, transferidos, adquiridos, comercializados etc. - e os conhecimentos tácitos. Para estes a transformação em sinais ou códigos é extremamente difícil já que sua natureza estão associadas a processos de aprendizado, totalmente dependentes de contextos e formas de interação sociais específicas. Figura 2 - Processo de gestão do conhecimento Miranda (1999, p.287) também distingue três diferentes tipos de conhecimentos: conhecimento explícito é o conjunto de informações já elicitadas em algum suporte (livros, documento etc.) e que caracteriza o saber disponível sobre tema específico; conhecimento tácito é o acúmulo de saber prático sobre um determinado assunto, que agrega convicções, crenças, sentimentos, emoções e outros fatores ligados à experiência e à personalidade de quem detém;

6 Sistemas de Informações Empresariais 6 conhecimento estratégico é a combinação de conhecimento explícito e tácito formado a partir das informações de acompanhamento, agregando-se o conhecimento de especialistas. Davenport e Prusak conceituam dado, informação e conhecimento. Contudo, dão maior ênfase ao termo 'informação': "informação, além do mais, é um termo que envolve todos os três, além de servir como conexão entre os dados brutos e o conhecimento que se pode eventualmente obter" (1998, p.18). 1.2 O valor da informação contábil A contabilidade é por excelência um sistema de informação, sendo o sistema contábil, o de maior credibilidade, de entre os sistemas de mensuração existentes numa empresa (Horngren et al., 1962). Nesta perspectiva deve fornecer informação para os seguintes aspectos da gestão: formulação de estratégias globais e planejamento de longo prazo; decisões associadas com a atribuição de recursos que permitam colocar a ênfase nos clientes, nos produtos e nas políticas de preços; planejamento dos custos e controlo das atividades, avaliação do desempenho e das pessoas; cumprimento das normas dos órgãos reguladores; procedimentos contábeis e dos requisitos legais das demonstrações contábeis. Cada um destes aspectos possui as suas especificidades, o que pode justificar a existência de vários sistemas de apuramento de custos (Kaplan, 1989). De qualquer modo, cabe à contabilidade, a partir dos dados disponíveis, fazer a melhor combinação possível para satisfazer as necessidades de informação dos decisores. Os conceitos de contabilidade e informação contábil são freqüentemente confundidos, a razão é simples e Lopes de Sá (1997) captou-a perfeitamente ao afirmar que a contabilidade, desde o seu nascimento, antes mesmo de se tornar um conhecimento científico, produziu as informações com tal precisão e método que acabou por confundir o seu conceito com o dos registros e demonstrações, meros instrumentos informativos. Nesta perspectiva, pode dizer-se que a informação contábil é um produto da contabilidade. Quanto ao tipo de informação contábil produzida pelas empresas podemos dizer que existem fundamentalmente dois tipos: a informação contábil cuja publicação é obrigatória e a informação produzida adicionalmente. Nesta perspectiva, vários estudos apontam para a utilização de informação contábil adicional no processo de decisão empresarial (Holmes e Nicholls, 1988; Holmes et al., 1991; Callao e Jarne, 1995). No mais recente destes trabalhos, constatou-se que para além da informação tradicional (Balanço Professor MSc Arnoldo Schmidt Neto Sistemas Contábeis Univille

7 7 Patrimonial, Demonstração de Resultados etc.) existe um conjunto de elementos informativos também utilizados e, em alguns casos, publicados pelas empresas. Destacando-se a informação segmentada (desagregação, por área geográfica e/ou por linha de negócio); a informação com base social (informação dirigida aos empregados e de informação sobre os recursos humanos e a responsabilidade social da empresa); a informação intermediária (publicação periódica de dados, ao longo do exercício econômico, de modo a suprir as limitações da publicação anual); os resultados obtidos após o encerramento do Balanço (originados por situações já existentes quando da elaboração do Balanço). Outra classificação é apresentada pelo Instituto Japonês de Contabilistas (JICPA, 1996) que entende que a informação contábil, do ponto de vista do seu processamento, pode ser factual, referencia l ou sumária. Por informação factual entendem-se os registros dos movimentos contábeis efetuados diariamente nos livros da contabilidade. Por informação referencial entendem-se os dados adicionais, como por exemplo moradas, nomes, condições de contratos etc. Por último, considera-se informação sumária os resumos mensais e os quadros comparativos de fatos contábeis Usuários da Informação Contábil Existem dois tipos de usuários das informações contábeis: o usuário externo e o usuário interno. Cada um desses usuários demanda um determinado tipo de informação de acordo com seus interesses. Podem ser pessoa física ou jurídica conforme o tipo de relacionamento que mantiver com a empresa. USUÁRIO Acionistas Governo Clientes Fornecedores Investidores QUADRO 01: Usuários Externos INFORMAÇÃO DESEJADA Comparar os números da empresa em relação aos anos anteriores. Verificar se a fonte de renda está segura. Uma contabilidade dentro dos Princípios Contábeis e da Legislação Fiscal, demonstrando as contas com clareza, para verificação dos valores que deram origem aos tributos recolhidos. Pós-Venda de bens adquiridos e continuidade de fornecimento. Crédito e capacidade de pagamento. Informações sobre a empresa que permitam comparação com outras, no sentido de fornecer subsídios para que possam escolher qual a melhor opção de investimento. Verificar o potencial de maximização de lucros. QUADRO 02: Usuários Internos USUÁRIO INFORMAÇÃO DESEJADA Proprietários/ Administradores Análises em geral Empregados em geral Medição de desempenho (Fonte: Contabilidade para Executivos. FGV, 2003)

8 Sistemas de Informações Empresariais A importância da posse de informações preciosas Informação Preciosa = útil para a tomada de decisão Análise da noção de informação A obtenção de uma Informação é fruto da Oportunidade e deve ser atribuída prioridade entre os utilizadores da Informação Para a obtenção de informações valiosas deve-se dispor de uma metodologia que estruture a coleta, produção, armazenamento, distribuição e uso da Informação. A abordagem das informações de um modo empírico pode levar uma organização ao colapso. Neste contexto, a estratégia para obtenção de informação de valor está associada de modo inseparável à uma Estratégia de Decisão Atributos da qualidade da informação Dimensão do Tempo Prontidão : deve ser fornecida quando necessária. Aceitação : deve estar atualizada quando preciso. Freqüência : fornecidas tantas vezes necessário. Período : fornecida sobre períodos passado, presente e futuro. Dimensão do Conteúdo Precisão : isenta de erros. Relevância : relacionadas às necessidades do usuário. Integridade : toda a informação que for necessária. Concisão : apenas a informação necessária. Amplitude : a informação pode ter alcance amplo ou restrito, ou um foco interno ou externo. Dimensão Da Forma Clareza : deve ser fácil de compreender Detalhe : pode ser fornecida em detalhe ou resumida Ordem : pode ser organizada em uma seqüência Apresentação : podem ser narrativas, numéricas, gráficas Mídia : forma de documentos em papel impressora, arquivos eletrônicos, vídeos e outras mídias Professor MSc Arnoldo Schmidt Neto Sistemas Contábeis Univille

9 O valor da posse da informação Para se obter valor com a posse da informação, o fluxo de informações deve ser conhecido e disciplinado. Isto é uma condição essencial porque todos os atos de gestão, em qualquer nível, necessitam de inteligência, ou seja, de informações que respaldem as decisões a serem tomadas A elaboração de um plano de informações sistemáticas por si só não resolve os problemas da Administração de uma Organização. A tarefa de um plano de informações para obtenção de informações valiosas é oferecer subsídios para que diversas faces do problema sejam levantadas. A metodologia para obtenção de informações relevantes em uma organização pode servir para qualquer projeto de implementação de sistemas de informação. Descrevem-se quais os passos da metodologia de planejamento de obtenção de informações relevantes e valiosas para toda e qualquer organização. a) Identificação e definição das necessidades de informações estratégicas, táticas e operacionais. Quais são as informações necessárias como por exemplo o campo da missão da empresa, negócios atuais e potenciais. Observando que hoje um negócio potencial, amanhã é atual. Verifica-se qual Relação custo x beneficio, reunindo maior quantidade de informações sobre o negócio potencial visando um enfoque estratégico para que quando ele vier a se tornar atual se faça da maneira certa. A empresa nesta fase deve ter um cuidado especial sobre as fontes de informações, pois se tratando de fontes externas, pode conter dados ambíguos, e até mesmo antagônicos que não são de fácil análise. b) Geração e arquivamento de informações. Temos como principal objeto a pesquisa planejada de um determinado projeto. Nesta fase deve-se ter cuidado sobre os tipos de pesquisa, a abordagem, que pode ser quantitativa ou qualitativa, e as técnicas de reconhecimento e análise dos dados. No planejamento estabelecemos os seguimento do mercado a serem pesquisados, podendo-se usar o método probalístico ou estratificado. c) Geração e avaliação Consiste propriamente na análise dos dados obtidos e a partir daí iniciar a análise tendo como principais pontos: relevância consistência

10 Sistemas de Informações Empresariais 10 urgência confiabilidade precisão Feita análise devemos transformar os dados em informações gerenciais para facilitar o processo na tomada de decisões. Devemos tomar muito cuidado nesta fase levando em conta os aspectos de urgência, confiabilidade dos dados, eficiência quando os dados são transmitidos de uma fonte para outra. d) Disseminação de dados e informações Correspondente a parte operacional trata da distribuição das informações de acordo com as necessidades da empresa. Para que ocorra com perfeição deve-se ter feito antes uma análise da necessidade e utilidade das informações atendendo ao quesitos de: objetividade prioridade eficácia necessidade especifica eficiência brevidade clareza conteúdo rapidez atualidade efetividade e) Utilização das informações da empresa É a incorporação das informações nos processos de decisão da empresa nos seus três níveis. Grande utilização no planejamento empresarial (estratégico, tático, operacional) mas que nota, também o comprometimento do executivo da empresa. f) Retroalimentação "feedback" das informações Aspecto que visa fechar o circuito do sistema de informações, método também que o executivo analisa o ambiente e todas as mutações que possam ocorrer dentro do cenário econômico, político e social, independentes ou em conjunto. Professor MSc Arnoldo Schmidt Neto Sistemas Contábeis Univille

11 Informação e Gestão Componentes da Administração Características Destes Componentes Posição Da Informação Exemplos Previsão Organização Fazer extrapolações Estabelecer Estruturas O conhecimento do passado permite conhecer o futuro Para organizar é preciso estar informado sobre o estado da empresa; É preciso também estar ciente de seus objetivos e da melhor estratégia para atingi-los As Estatísticas dos anos anteriores e as previsões meteorológicas, permitirão a uma companhia de estradas de ferro prever o nº de trens necessários na Páscoa. O acúmulo de serviço no posto de trabalho do faturista levará a empresa a propor modificações no circuito de comunicação das faturas Direção Geral Tomar decisões Para distinguir a melhor decisão é preciso coletar sistematicamente todas as informações que a ela se relacionam A notícia da incidência de fortes chuvas permitirá a um Cia Elétrica diminuir, num certo período, a produção de suas centrais elétricas. Controle Compara fenômenos com Normas O controle não é possível sem o conhecimento da norma e da situação real O desequilíbrio nas contas correntes chama a atenção do Diretor-Financeiro para o atraso no faturamento.

12 Sistemas de Informações Empresariais 12 Coordenação Manter a unidade de ação É impossível coordenar sem um conhecimento exaustivo dos objetivos, do organograma e do funcionamento da empresa. O conhecimento de um relatório de fabricação prevendo a parada de certo equipamento para regulagem permitirá iniciar uma operação de manutenção. Treinamento e Formação de Pessoal Ação pedagógica capaz de colocar o funcionário nas melhores condições de utilização pela empresa A informação aparece: Aprendizagem; Exercício Prático; Controle; Correção As informações dadas pelo levantamento diário permitem verificar que os compradores não observaram o prazo de 3 dias que lhes foi dado para comunicarem as encomendas. 1.5 Visão Geral de Sistemas de Informação Para se ter uma visão geral de sistemas de informação recorre-se à visão sistêmica, onde a empresa é vista como um sistema aberto que interage com seu meio-ambiente e constitui-se de subsistemas interdependentes. A partir dessas considerações pode-se chegar à dedução, conforme relata Bio (1985, p. 25) de que O sistema de informação é um subsistema do sistema empresa, e dentro da mesma linha de raciocínio pode-se concluir que seja composto de um conjunto de subsistemas, por definição, interdependentes. Como componente do sistema empresa, um sistema de informação pode ser definido, segundo o entendimento de Arima (2001, p. 5),... como um conjunto de procedimentos estruturados, planejados e organizados, que uma vez executados, produzem informações para o suporte de tomada de decisão. Moscove et al. (2002, p. 23) fazem uma definição mais completa. Essa definição abrange as definições citadas pelos Professores Bio e Arima, onde: Um sistema de informações é um conjunto de subsistemas interrelacionados que funcionam em conjunto para coletar, processar, armazenar, transformar e distribuir informações para fins de planejamento, tomada de decisões e controle. Ainda pode-se ter uma outra visão conceitual de sistema de informações abordada por Gil (1999, p. 14) que define: Os sistemas de informações Professor MSc Arnoldo Schmidt Neto Sistemas Contábeis Univille

13 13 compreendem um conjunto de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros agregados segundo uma seqüência lógica para o processamento dos dados e a correspondente tradução em informações. Após dar essa definição Gil op. cit. coloca em destaque o recurso humano como a razão de ser de um sistema de informação, salientando: Um sistema de informações consiste em pelo menos uma pessoa, com certas características psicológicas, que enfrenta um problema dentro de um contexto organizacional para o qual necessita de dados; com a finalidade de obter uma solução, esses dados são tratados criando-se informações geradas, distribuídas e entregues segundo um modo de apresentação. A ênfase quanto ao recurso humano deixa claro que, apesar de todo avanço da TI e automação de vários processos, ainda é o ser humano que tem o poder de tomada de decisão e, portanto, todo sistema de informação visa tornar disponível para os gestores informações que possam dar suporte ao processo de gestão. Reiterando tal afirmação recorre-se ao conceito dado por Cushing & Romney apud Cornachione Jr. (1999, p. 59) para sistema de informação: meios organizados de coleta, entrada e processamento de dados bem como de armazenamento, gestão, controle e divulgação de informação de forma tal que uma organização possa atingir seus objetivos e metas. Para melhor visualizar a essência de um sistema de informação, Arima (2001) apresenta graficamente um modelo de sistema de informação demonstrado na figura 3, onde são identificados os dados como entradas, o processamento constituído de tratamento de dados, a atualização do banco de dados e a recuperação que tem como resultado as informações necessárias para o processo decisório da gestão. Dados Processamento Informações Banco de Dados Fonte: Arima (2001, p. 6) Figura 3 - Modelo de Sistema de Informação A informação deve ter uma série de características para realmente servir como suporte ao processo de gestão. Para atender a esses propósitos é indispensável à integração total dos principais subsistemas internos de

14 Sistemas de Informações Empresariais 14 uma empresa tais como marketing, produção, recursos humanos, engenharia, finanças e contabilidade (BIO, 1985). A gestão de cada subsistema interno da empresa deve ter, em termos ideais, um sistema de informação que atenda as suas necessidades a nível operacional, gerencial e estratégico. Para que o enfoque sistêmico da empresa realmente funcione os principais subsistemas de informação internos devem interagir e integrar os seus processos tendo uma base de dados única. Os Sistemas Integrados de Gestão - Sistemas ERP - tornaram possível a integração de todos os processos e gerenciamento dos recursos informacionais da empresa causando impactos efetivos dentro das organizações por meio de quebra de paradigmas e mudanças organizacionais como implementações de downsizing, reengenharia de processos, Gestão de Qualidade Total, outsourcing, novos modelos de gestão econômico-financeira, entre outros. Vários autores já tinham uma visualização e contextualização dessas transformações que se concretizariam com o advento de Sistemas ERP. Entre esses autores visionários, cita-se Bio (1985, p. 26) que predizia: A integração total dos sistemas é uma tarefa que causaria um impacto violentíssimo no sistema empresa. Talvez, mais do que em problemas técnicos de campo de sistemas de informação, resida aí o grande óbice para a implementação total de tais sistemas. Dentro dessa estruturação de integração sistêmica total da empresa, os sistemas de informação são classificados conforme seu apoio à organização, como se verifica no próximo tópico Classificação dos Sistemas de Informação Os sistemas de informação, na concepção de integração sistêmica total dada por Bio (1985), de uma empresa industrial podem ser classificados em dois grandes grupos: Sistemas de apoio a operações e Sistemas de apoio à gestão. Os Sistemas de apoio a operações são sistemas típicos de transações rotineiras e recorrentes sendo, portanto, programáveis. São extremamente necessários para suportar todas as operações de uma empresa. Subdividem-se em duas categorias conforme sua importância gerencial: Processadores de transações - processam dados específicos e individualizados e são extremamente operacionais tais como folha de pagamento, faturamento, contas a receber e a pagar, compras, processamento de pedidos, entre outros. Sistemas operacionais para tomada de decisões - agregam os dados processados pelas operações da empresa e envolvem decisões operacionais que afetam a eficácia da empresa tais como MRP, contabilidade, planejamento e controle de materiais, entre outros. Sistemas de apoio à gestão estão ligados à gestão econômico-financeira da empresa e são importantes para dar suporte ao processo decisório e podem causar impacto na eficácia empresarial. Dentro desse contexto, Professor MSc Arnoldo Schmidt Neto Sistemas Contábeis Univille

15 15 estão os Sistemas de Informação Contábil, de Controladoria e de Gestão Financeira e que são fundamentais no planejamento e na consolidação das informações econômico-financeiras. Os sistemas de apoio à gestão dependem dos ingredientes qualitativos da informação dos sistemas operacionais para gerarem as informações econômico-financeiras essenciais. De acordo com as informações econômico-financeiras os gestores tomam decisões, realizam ações corretivas, avaliam o desempenho dos negócios e planejam as ações que influenciam decisivamente os rumos da empresa. Apesar dessas distinções os dois sistemas devem trabalhar totalmente integrados e, para tanto, Nakagawa (1993, p. 64) esclarece que As informações necessárias aos dois sistemas tem usualmente a mesma origem: as transações contábeis. Abrangendo mais essa concepção, Padoveze (1998, p. 51) salienta: (...) a mensuração econômica dos eventos gerados e controlados pelos sistemas de apoio às operações deve ser feita a partir deles mesmos. Exemplificando, o método de mensuração de um sistema de custos deve estar totalmente fundamentado nos sistemas de estrutura do produto e do processo de fabricação. Isso significa uma perfeita interação entre os sistemas operacionais e os sistemas de apoio à gestão. Com o desenvolvimento dos sistemas de sistemas de informação esses dois grandes grupos foram redimensionados conforme o nível de decisão e suas características próprias, tendo a seguinte classificação: Operacionais - são os sistemas de apoio às operações. Gerenciais ou Táticos - são os sistemas de apoio à gestão econômicofinanceira, como o Sistemas de Informação Contábeis (SIC); Sistemas de Informação Gerenciais; Sistemas de apoio à decisão. São semiestruturadas em termos de tomada de decisões. Estratégicos - são os sistemas de apoio às estratégias, servem para simulação e flexibilização de informações não estruturadas. Os sistemas como Executive Information System (EIS) ou Business Inteligence (BI) são exemplos de Sistemas de Informação que auxiliam a Alta Administração da empresa na tomada de decisões estratégicas. A figura 4 ilustra essa classificação de sistemas de informação de acordo com o nível de decisão, evidenciando que os Sistemas de Informação de apoio à Gestão Econômico-Financeira são Sistemas de Informação Gerenciais que executam as estratégias traçadas pela Alta Administração. Além disso, fazem o apoio informacional para o Sistemas de Informação Estratégica e aumentam a eficácia do processo decisório dos gestores.

16 Sistemas de Informações Empresariais 16 Informações não estruturadas Informações semiestruturadas Informações estruturadas Fonte: Adaptado de Arima (2001) Figura 4 - Classificação de Sistemas de Informação por nível de decisão Convém destacar que os sistemas operacionais que contém informações estruturadas como base de um sistema de informação deve primar por sua consistência, disponibilidade (funcionamento, preferencialmente, ininterrupto) e, principalmente, confiabilidade. Os Sistemas gerenciais ou táticos que contém informações semiestruturadas dependem fundamentalmente dos sistemas de apoio às operações. Esses sistemas de nível tático extraem informações gerenciais para o processo de tomada de decisão dos gestores e formatam dados para os sistemas estratégicos da empresa que contém informações não estruturadas. Uma classificação de Sistemas de Informação que se mostra mais atual é apresentada por Laudon & Laudon (1999). Os sistemas são classificados em quatro níveis conforme o problema organizacional: Operacional, Conhecimento, Tático e Estratégico. Na figura 5 apresenta-se uma visão integrada do papel e da classificação dos Sistemas de Informação em uma empresa. Destaca-se que com as inovações advindas da Nova Economia, Laudon & Laudon (1999, p. 27) acrescentaram o nível de Conhecimento entre os problemas organizacional e tático, onde os especialistas e funcionários de escritório utilizam sistemas de conhecimento para projetar produtos, racionalizar tarefas de escritório e serviços e lidar com documentos. Professor MSc Arnoldo Schmidt Neto Sistemas Contábeis Univille

17 17 Problema Organizacional Problema Organizacional Nível Organizacional Nível Organizacional Estratégico Estratégico Gerência Sênior Gerência Sênior Tático Tático Conhecimento Conhecimento Operações, Produção, Operações, Serviço Produção, Serviço Produção Finanças/ Vendas/ Produção Contabilidade Finanças/ Marketing Vendas/ Contabilidade Marketing Recursos Humanos Recursos Humanos Gerência Média Ou Gerência Intermediária Média Ou Intermediária Trabalhadores do Conhecimento Trabalhadores do Conhecimento Funcionários e Serviços Funcionários e Serviços Fonte: Laudon & Laudon (1999, p. 27). Figura 5 - Visão Integrada de Sistemas de Informação Verificando-se a classificação visualizada na figura 12 os sistemas de informação podem ser classificados de acordo com o nível de problema organizacional, como segue no quadro 3. Nesse quadro são exemplificados sistemas de informação conforme o nível organizacional - operacional, conhecimento, tático/ gerencial e estratégico - e principais tipos de sistemas de informação e de processamento - TPS, KWS, OAS, MIS, SIC, DSS, ESS, EIS e BI.

18 Sistemas de Informações Empresariais 18 Quadro 3 - Tipos de Sistemas de Informação NÍVEL TIPOS EXEMPLOS OPERACIONAL CONHECIMENTO TÁTICO/ GERENCIAL ESTRATÉGICO TPS - Transaction Processing Systems KWS - Knowlege Work Systems OAS - Office Automation Systems MIS - Management Information Systems SIC - Sistemas de Informações Contábeis DSS - Decision Support Systems ESS - Executive Support Systems BI - Business Intelligence Fonte: Laudon & Laudon (1999); Padoveze (2000). Organizado pelo autor. Sistemas de compra/ venda Contas a Pagar/ a receber Livro-razão/ diário Folha de Pagamento Sistemas CAD/ CAM Sistemas de análise econômicafinanceira Workflow Pacotes Office GED Correio Eletrônico Sistemas de Gestão de Vendas Sistema de Gestão Financeira Sistema de Contabilidade de Custos Sistema de Orçamentos Análise Geográfica de Vendas Análise de Custos Análise de Volume, Preços e Lucro. Análise de Investimentos Análise de tendência de vendas Planejamento de Operações a Longo Prazo Indicadores de gestão estratégica Data Warehousing Data Mining Além desses tipos de sistemas de informação que se situam em áreas específicas em termos de nível organizacional, existem outros tipos de sistemas de informação que transcendem os níveis organizacionais e agregam conceitos específicos (especializados) ou de IA (Inteligência Artificial). Dentre os sistemas de informação especializados destacam-se: CRM (Customer Relationship Management) - Especialização da área de Sistemas ERP. São voltados para a gestão das relações com o cliente. Congregam sistemas de vendas e entrada de pedidos, sistemas de Telemarketing, tecnologias como Call-Center e Help-Desk (atendimento e manutenção à distância). SCM (Supply Chain Management) - Sistema especializado que complementa os Sistemas ERP. Gerencia toda a cadeia de suprimentos, desde os fornecedores até o consumidor final. Sistemas Verticais - São sistemas especializados em determinado processo de negócios ou ramo de atividade e complementam os Sistemas ERP. São exemplos de sistemas verticais: Sistemas de comércio exterior (importação e exportação); automação comercial; Gestão Hospitalar; Gestão Acadêmica. Os Sistemas com IA, comenta Padoveze (2000, p. 74), utilizam linguagem de programação que procura reproduzir a lógica da mente Professor MSc Arnoldo Schmidt Neto Sistemas Contábeis Univille

19 19 humana no processo de pesquisa, raciocínio e tomada de decisões. Entre os tipos de IA utilizados por sistemas de informação estão os ES (Expert Systems), que são sistemas especialistas. Moscove et al. (2002, p. 404) explicam que: Os softwares de inteligência artificial mais utilizados hoje nos negócios para suas aplicações são os softwares de sistema especialista. Os sistemas especialistas são programas de software que utilizam fatos, conhecimento e técnicas de raciocínio para resolver problemas que tipicamente exigem habilidades especiais humanas. Os sistemas especialistas representam, segundo Laudon & Laudon (1999, p.331), a última evolução do pensamento de cima para baixo em inteligência artificial no qual o computador é utilizado para assistir, ou mesmo substituir, os tomadores de decisão. Verifica-se, então, que os sistemas especialistas podem ser utilizados pelas empresas, apesar de limitações de carência de senso comum (inerente tão somente ao ser humano), para tomarem decisões em problemas bem-compreendidos como, por exemplo, a concessão de crédito a clientes. Atualmente a proposta conceitual para integrar todos os tipos de sistemas de informação com TI de apoio é o EAI - Enterprise Application Integration. Padoveze (2000, p. 74) lança uma sugestão de arquitetura de EAI conforme mostra-se na figura 6. BAI BAI BAI BAI Business Intelligence Business Intelligence Data Data Warehousing Data Data Warehousing DM DM DM DM GED GED GED GED CED CED CED CED Web/ Web/ Internet Web/ Web/ Internet Internet CRM CRM CRM CRM SISTEMAS ERP SISTEMAS ERP Supply Chain Supply Chain Chain Chain Workflow Workflow Workflow ECR ECR ECR ECR EDI EDI EDI EDI CAD/ CAD/ CAM CAD/ CAM CAD/ CAM CAM Logística Logística E-Procurement E-Procurement Fonte: Padoveze (2000, p. 74) Figura 6 - Sugestão de arquitetura EAI Essa sugestão de arquitetura de EAI pode-se dizer que é o estado-daarte em termos de Sistemas Integrados de Gestão, onde todos os sistemas de informação horizontais (ERP) e especializados (CRM, Supply Chain) em conjunto com TI de apoio (EDI, Internet, Workflow)

20 Sistemas de Informações Empresariais 20 funcionam totalmente integrados, servindo a todos níveis de decisão e processo de gestão da empresa. Características de Sistemas de Informação Utilizados Para a Gestão Econômico-Financeira O Sistema de informação para Gestão Econômico-Financeira - SIGEF - tem como objetivo básico fornecer informações econômico-financeiras que tragam benefícios para a empresa, à medida que otimiza o processo de gestão, conduz a redução dos custos das operações, redução dos ciclos, e agilizam as decisões dos gestores. O fornecimento de informações econômico-financeiras será realizado de forma eficaz se forem feitas de forma integrada tendo como origem as transações contábeis, que podem ocorrer tanto em nível planejado como realizado. As transações, para Nakagawa (1993, p. 89) geram resultados econômico-financeiros e as decisões geradas ocorrem em toda a extensão do processo de gestão. Essa geração de resultados econômico-financeiros é feita por um Sistema de Informação Contábil que, para ser considerado integrado, todas as áreas necessárias para o gerenciamento da informação são abrangidas por um único sistema de informação. O que caracteriza um sistema de informação integrado é a navegabilidade dos dados, onde um dado é coletado e processado sua transação fica disponível ou é utilizado em todos os segmentos do sistema de informação (PADOVEZE, 2000, p. 53). Além da característica de integração, os sistemas de informação utilizados pela Gestão Econômico- Financeira possuem uma série de características que são determinantes para sua real efetividade no processo de gestão. O quadro 4 demonstra quais as principais características do SIGEF de acordo com o processo de gestão - Planejamento estratégico; Planejamento Operacional; Execução e Controle - e os produtos resultantes - Diretrizes e Políticas Estratégicas; Planos Operacionais e Orçamentos validados; Registros das transações; Ações corretivas e avaliação dos planos e orçamentos. Professor MSc Arnoldo Schmidt Neto Sistemas Contábeis Univille

21 21 Quadro 4 - Características do SIGEF e o Processo de Gestão PROCESSO DE GESTÃO Planejamento Estratégico Planejamento Operacional Execução Controle PRODUTO Diretrizes e Políticas Estratégicas Planos Operacionais e Orçamentos validados Registro das transações CARACTERÍSTICAS DO SIGEF Voltados a Alta Administração Informação não estruturada Utilização de variáveis ambientes econômicas como taxa de juros, inflação, atividade industrial. Ênfase na flexibilidade e adaptabilidade. Simulação de ambientes e cenários econômico-financeiros, como análise de decisões de investimentos e financiamentos. Intuitivo, comunicativo e interativo. Utilização de contabilidade estratégica. Voltados a Gestores executivos. Informação semi-estruturada. Informação qualitativa e agregada. Baseiam-se informações de sistemas operacionais e sistemas de informações estratégicas. Utilização de contabilidade gerencial e de Accountability Registro das transações econômico-financeiras Informações estruturadas Utilização de sistemas de apoio às operações e de processamento de transações Sistemas de acompanhamento e avaliação entre o planejado x realizado; Informações estruturadas x não estruturadas Geração de informações para tomada de decisões relativas à manutenção dos planos ou à mudança de rumos. Utilização de sistemas de apoio à gestão econômico-financeira Ações Corretivas e avaliação dos planos e orçamentos Fonte: adaptado de Padoveze (2000) Sistemas de Informação Contábil-Gerencial como Sistemas de Apoio à Gestão Econômico-Financeira O SIGEF é baseado em dois tipos de Sistemas de Informação de apoio à gestão: Sistemas de Informações Gerenciais - SIG - e Sistemas de Informações Contábeis - SIC. Os SIG são sistemas de apoio à gestão das diversas áreas funcionais de uma empresa, sendo as principais: Marketing e Vendas; Produção e Logística; Recursos Humanos e Finanças. Esses sistemas têm dimensão departamental e fornece aos gestores informações que permitam gerenciar de forma efetiva a sua área de responsabilidade. Os SIC, conforme definição de Moscove et al. (2002, p. 25),... é um sistema de informação que cobre a empresa toda, focalizando os processos de negócios. Para Padoveze (2000) o SIC é o meio e instrumento utilizado pelo controller (gestor econômico-financeiro) para efetivar a contabilidade e a informação contábil em sua plenitude nas organizações. O SIC baseia-se na coleta, processamento e no fornecimento de informações econômico-financeiras para os usuários externos à entidade (investidores, credores e governo) e internos (tão somente para alta administração). Hoje, segundo Moscove et al. (2002, p. 24):

22 Sistemas de Informações Empresariais 22 As organizações estão notando que existe uma necessidade de integrar suas funções em grande e indivisível banco de dados ou armazém de dados. Essa integração permite que os gerentes e, até certo ponto, os interessados externos obtenham as informações de que necessitam para o planejamento da tomada de decisões e controle seja para marketing, seja para contabilidade ou para outra área funcional da organização. Conforme a concepção e estrutura de sua implementação o SIC torna-se um sistema consolidador de todos os processos, demonstrando, de forma estruturada, o desempenho e os resultados econômico-financeiros das empresas. Esta visão do SIC, conforme Moscove et al. op. cit. como um sistema de informação para a empresa toda considera as ligações entre o sistema de informações gerenciais e a contabilidade. Este entrosamento entre o SIG e SIC, onde o SIC era considerado um dos vários subsistemas dentro do SIG, hoje em dia é uma questão um pouco controversa, conforme ressalta Peter Drucker apud Moscove et al. op. cit: Os dois sistemas cada vez mais se sobrepõem um ao outro. Eles também produzem cada vez mais dados que parecem conflitantes ou pelo menos incompatíveis sobre o mesmo evento de maneiras bem diferentes. Até agora isso tem criado pouca confusão. As empresas tendiam a prestar atenção ao que os contadores lhe diziam e a desconsiderar os dados de seus sistemas de informações, pelo menos para as decisões de cúpula. Contudo, isso está mudando à medida que executivos com conhecimentos de computação estão chegando a posições de tomadores de decisões. No mundo atual dos negócios, o SIC deve corresponder às necessidades de informações econômico-financeiras relevantes para os gestores, para tanto, Moscove et al. op. cit. define SIC como: Sistemas de informações que captam, registram e comunicam todas as informações financeiras e não financeiras relevantes relativas a importantes atividades empresariais. Essa perspectiva leva à criação de informações mais úteis e oportunas para fins de planejamento, tomada de decisões e controle. Todos os processamentos de transações econômico-financeiras efetuadas pelos SIG são integrados pelo SIC por intermédio do banco de dados do Sistema ERP. O SIC tendo essa estrutura e integração será o sistema consolidador do SIGEF, apresentando vantagens conforme demonstra Riccio (1989, p. 104): A vantagem apresentada pela característica de consolidação é de poder ser aproveitada como caminho para o transporte de dados dos demais sistemas para o Sistema de Informação Contábil, e vice-versa, e assim torná-lo o Sistema Integrador de toda a empresa. O SIC para ser utilizado como sistema de informação gerencial e em qualquer nível de decisão (operacional, tático ou estratégico) depende do modelo de informação contábil para o registro das transações do sistema de informação. Esse modelo deve atender às três teorias contábeis básicas: teoria da decisão; teoria da mensuração e teoria da informação. Professor MSc Arnoldo Schmidt Neto Sistemas Contábeis Univille

23 23 A figura 7 ilustra a interação entre os SIG e o SIC como sistema consolidador do SIGEF, utilizando-se o Sistema ERP. SIG Vendas SIG Finanças Banco de dados do Sistema ERP SIG Produção e Logística SIG RH SIC Sistema Consolidador Informações para a Gestão Econômicofinanceira Fonte: Elaborado pelo autor Figura 7 - O SIC como sistema consolidador do SIGEF Além de sua modelagem, o SIC para constituir-se num sistema consolidador e fornecedor de informações gerenciais (econômicofinanceiras) deve basear-se em dois conceitos: (a) uso intensivo de banco de dados; (b) utilização do lançamento multidimensional - lançamento contábil ampliado - que incorpora o elemento quantitativo no lançamento e utiliza-se do conceito de banco de dados (PADOVEZE, 2000). Para haver a integração de todas as informações gerenciais para a gestão econômico-financeira, Haberkorn (1999) explica que por meio dos lançamentos contábeis automáticos disparam-se rotinas a partir de telas de entrada de dados dos usuários do Sistema ERP. Os lançamentos contábeis automáticos fazem os registros das transações de acordo com parâmetros pré-definidos em uma tabela-mestre do banco de dados do Sistema ERP. Para se ter os parâmetros dos lançamentos contábeis automatizados estruturam-se as contas por meio de tabelas. Conforme demonstra Padoveze (2000, p. 167): Criam-se segmentos adicionais em relação à conta tradicional e, para cada segmento criado, criam-se, se for o caso, tabelas para classificar as informações que aí serão lançadas e

24 Sistemas de Informações Empresariais 24 armazenadas. Na figura 15, Padoveze op. cit. apresenta uma sugestão de uma estrutura da conta contábil ampliada e gerencial. _ Empresa Segmento Tabela _ _ Unidade de Negócio _ _ _ Divisão/ Fábricas _ _ _ _ Centro de Custo _ _ Subcentro de Custo _ _ _ _ _ Conta Contábil _ _ _ _ Subconta Contábil (Despesas e Receitas) _ _ _ _ Conta Gerencial _ _ _ _ _ Ordem de Trabalho _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Quantidade 1 _ _ _ _ _ Quantidade 2 _ _ _ _ _ Quantidade 3 _ _ _ _ _ Recurso Produto e Linhas de Produtos Fonte: Adaptado de Padoveze (2000, p. 167) Figura 8 - Exemplo de estrutura da conta contábil ampliada Muitas das informações sugeridas na estrutura da conta contábil ampliada da figura 8 podem ser suportadas pelos módulos do Sistema ERP. É importante que as informações sugeridas sejam monitoradas e gerenciadas pela Gestão Econômico-Financeira. Na estrutura apresentada na figura 8 os segmentos da conta contábil terão uma tabela. Cada estrutura deve ser parametrizada e configurada aos processos de cada empresa. No exemplo da figura 15 seriam criadas as seguintes tabelas: Empresas; Unidades de Negócios; Divisões ou Fábricas; Centros e Subcentro de custos; Contas e Sub-contas Contábeis; Contas Gerenciais; Ordens de Trabalho ou serviço; Produtos e linhas de produtos; Recursos. Pode-se, de acordo com a estrutura proposta, implementar o SIC a partir de Sistemas ERP, integrando e consolidando todas as informações gerenciais que apóiam a Gestão Econômico- Financeira. 1.6 Empresas e Sistemas de Informações Durante o final da década de 60 e início dos anos 70, muitos sistemas de informação computadorizados eram desenvolvidos para fornecer relatórios contendo informações para os tomadores de decisão (gerentes e administradores). As informações contidas nesses relatórios ajudaram administradores a monitorar e controlar processos e operações empresariais. Exemplo: relatórios que listavam número e quantidade por itens em estoque poderiam ser usados para monitorar níveis de estoque. Infelizmente, muitos desses sistemas não levaram em conta todas as metas da organização e os estilos gerenciais de solução de problemas. Exemplo: Alguns tomadores de decisão queriam relatórios de estoques Professor MSc Arnoldo Schmidt Neto Sistemas Contábeis Univille

25 25 detalhados com todos os itens estocados, enquanto outros queriam relatórios somente quando os itens estivessem muito baixo. Mais importante ainda, esses primeiros sistemas não foram desenvolvidos para serem parte do processo de negócio, tornando os sistemas falhos. Como resultado, os sistemas não eram utilizados em sua total potencialidade. Hoje, reconhece-se que os conceitos e processos importantes da organização devem ser levados em consideração e receber apoio de sistemas de informação efetivos. O uso de sistemas de informação por parte das empresas sofre influência da estrutura da organização e do modo como uma empresa em particular procura atingir suas metas através da solução de seus problemas ou do aproveitamento de oportunidades Organização (Empresas) Organização é um agrupamento formal de pessoas e de várias outras fontes estabelecidas para realizar um conjunto de metas. Podem ser classificadas de 2 maneiras: Organização com fins lucrativos (empresas): a principal meta é o lucro. Para maximizar os lucros, o foco é aumentar o faturamento e reduzir custos. Organização sem fins lucrativos: incluem grupos sociais, religiosos, universidades e outras organizações que não tem como principal meta o lucro A empresa como sistema Uma organização ou empresa é um sistema, portanto podemos identificar os componentes de entrada, processamento e saída (figura 1). Entrada: Recursos como materiais, pessoas, dinheiro, dados. Processamento: Organização estrutural da empresa e as suas relações que transformam as entradas em saídas (bens e serviços). Saída: Bens e Serviços produzidos pela organização. AMBIENTE Figura 9: Empresa como sistema Entrada Processo Saída Pessoas, Materiais e dinheiro Transformação Do produto Bens e Serviços

26 Sistemas de Informações Empresariais Geração de Lucro Empresarial A saída (bens e serviços da produzidos pela organização) tem um valor mais alto do que a entrada (elementos necessários a sua produção). É por meio dessa diferença de valor que as empresas tentam atingir suas metas. Mas como conseguir esse valor? Se a empresa é um sistema, a mesma pode apresentar subsistemas (departamentos ou setores), que contém processos que ajudam a transformar entradas específicas em bens ou serviços de maior valor. Cada um desses subsistemas (departamentos da organização) desenvolvem processos de valor adicionado que se combinam que se transformarão em saídas finais da empresa Cadeia de Valor A cadeia de valor é uma série (cadeia) de atividades que inclui logística calculada, operações, logística excedente, marketing e vendas e serviços. Cada uma dessas atividades é investigada para se determinar o que pode ser feito para aumentar o valor percebido pelo cliente. Dependendo do cliente, o valor pode significar preço mais baixo, melhores serviços, melhor qualidade ou exclusividade de produto. O valor vem da técnica, conhecimento, tempo e energia investidos pela empresa. Adicionando uma quantidade significativa de valor a seus produtos e serviços, as empresas assegurarão sucesso organizacional mais duradouro Estrutura Organizacional Dependendo das metas da organização e da sua forma de gerenciamento, várias estruturas podem ser usadas. A estrutura organizacional refere-se as subunidades organizacionais e como elas estão relacionadas e ligadas à organização como um todo. A estrutura de uma empresa pode ter impacto sobre como são vistos os sistemas de informação e sobre o tipo de sistema de informação usado. Embora exista um grande número de possibilidades, a estrutura da organização se enquadra geralmente em duas categorias principais, descritas a seguir Estrutura Organizacional Tradicional Nesse tipo de estrutura figura 10 os departamentos se reportam a um presidente ou gerente geral. Os principais departamentos estão divididos de acordo com sua função e podem incluir marketing, produção, sistemas de informação, finanças e contabilidade, pesquisa e desenvolvimento e assim por diante. Professor MSc Arnoldo Schmidt Neto Sistemas Contábeis Univille