Seminário de Procurement

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1 Projecto do Sistema administração financeira do Estado Seminário de Procurement Selecção de Consultoria São Tomé, de Março de 2010

2 Normas Regulamento de licitação e contratações públicas Manual de procedimentos Documentos de concursos Despachos diversos

3 Consultoria O que são serviços de consultoria? Serviços de natureza predominantemente intelectual ou de assessoria necessários à implementação de acções previstas no Plano Destinados a complementar a capacidade técnica do sector ou Beneficiário

4 Consultoria Exemplos: Assessoria Financeira Estudos Sociais e Ambientais Assessoria em Aquisições Gestão Estudos e projectos técnicos, Supervisão (fiscalização) de Obras Auditorias etc.

5 Elegibilidade Podem participar de um processo selectivo Pessoas Físicas ou Pessoas Jurídicas de qualquer país Empresas governamentais do país, se forem legal e financeiramente autónomas funcionarem comercialmente Universidades/Instituições de Investigação do País (caso a caso) Professores e Cientistas do país como consultores individuais

6 Elegibilidade Podem participar de um processo selectivo Funcionários públicos, se: Não Podem: Ser agente que não integre o quadro do órgão contratante e pessoa responsável por decisão a ser proferida no procedimento de licitação ou contratação Não tenham qualquer problema de conflito de interesses consultores de um país, se a lei ou regulamentos do país proibirem relações comerciais com esse país

7 ASSOCIAÇÕES ENTRE CONSULTORES O Contratante não deverá exigir que os consultores se associem com consultores específicos ou com grupos de empresas poderá ESTIMULAR a associação com firmas nacionais

8 EMPRESA OU CONSULTOR INDIVIDUAL? EMPRESAS DE CONSULTORIA Requer a actuação de uma equipa ESPECIALISTAS INDIVIDUAIS Um único profissional tem condições de executar o objecto individualmente

9 IMPEDIMENTOS Conflito de interesse participação anterior na elaboração de documentos/tarefas que possam conflituar com os serviços a serem contratados (Serviços) Relações (familiares ou de negócios) com o pessoal do sector actividades actuais que gerem conflito

10 Aquisição de Bens & Selecção de Consultores Bens Competição Aberta Preço é factor fundamental Propostas em envelope único Um só acto de abertura Negociação somente em situações excepcionais Lista Curta Consultoria Qualidade é factor fundamental Propostas em dois envelopes Duas sessões de abertura Negociação é parte do procedimento normal

11 Métodos SBQC: Selecção Baseada na Qualidade e Custo (REGIME GERAL) REGIME EXCEPCIONAL SBQ: Selecção Baseada na Qualidade SBPM: Selecção baseada em preço máximo (Orçamento Fixo) SMP: Selecção baseada em Menor preço SQC: Selecção Baseada nas Qualificações do Consultor Ajuste directo

12 Métodos MÉTODOS APLICÁVEIS Conforme previsto no Regulamento Plano de Contratações (Licitações)

13 SBQC Etapas de Selecção 1. Elaboração dos Termos de Referência 2. Estimativa de Custo 3. Publicar Avisos 4. Preparar Lista Curta 5. Elaboração dos Documentos de Selecção 6. Envio de solicitação e recepção das Propostas 7. Avaliação das Propostas Técnicas 8. Avaliação das Propostas Financeiras 9. Avaliação Final da Qualidade e Custo 10. Negociação, adjudicação, contratação

14 Etapa 1 - Termos de Referência São as Especificações Técnicas dos Serviços Finalidade: Definir os objectivos, serviços e produtos Permitir a elaboração de propostas pelos interessados

15 Elaboração Dos Termos De Referência CONTEÚDO Contexto Objectivos a serem atingidos Escopo dos serviços Actividades Produtos esperados Prazos de execução Custos Forma de Pagamento

16 Etapa 2 - Estimativa de Custos Objectivos: escolha do método suporte para avaliar as propostas e negociação DEVE-SE LEVAR EM CONSIDERAÇÃO PREÇOS DE MERCADO ESCOPO DOS SERVIÇOS PESSOAL NECESSÁRIO TEMPO PREVISTO PARA A EQUIPA APOIO LOGÍSTICO VIAGENS, DIÁRIAS GASTOS DIVERSOS CUSTOS POR CATEGORIA: Remuneração e Despesas Reembolsáveis

17 Etapa 2 - Estimativa de Custos ORÇAMENTO NÂO DEVE SER INFORMADO NA SDP EXCEPÇÃO: Modalidade SBPM (OF)

18 Etapa 3 - Elaboração da Lista Curta A lista curta é de responsabilidade da comissão de licitação. Em sua preparação deve-se levar em conta: manifestações de interesse informação própria associações profissionais DACON, etc. Excepcionalmente o COSSIL pode auxiliar Composição da Lista-Curta entre 3 e 6 empresas ampla distribuição geográfica no máximo duas empresas de um mesmo país pelo menos uma empresa de país em desenvolvimento

19 Caso especial - Lista Curta Somente de Empresas Nacionais Contratos pequenos (abaixo de Dbs. 500 milhões) Se houver número suficiente de empresas nacionais qualificadas Se for evidente que não se justifica concorrência com empresa estrangeira entretanto, empresas estrangeiras que tenham manifestado interesse não devem ser preteridas

20 Apresentação das Propostas Obrigações do Contratante: prazo suficiente para preparação das propostas prestar esclarecimentos por escrito prorrogar o prazo se necessário Entrega das propostas Propostas técnicas e financeiras Entrega simultânea dos dois envelopes

21 Abertura das Propostas Serão devolvidas sem serem abertas as propostas recebidas fora do prazo indicado na SDP Não serão aceites emendas às propostas depois do prazo limite As propostas técnicas devem ser abertas imediatamente após o encerramento do prazo para recepção As propostas financeiras deverão permanecer lacradas até a abertura pública A acta da reunião de abertura deve identificar os nomes e qualquer ocorrência

22 Abertura das Propostas Verificação das Propostas Formulário da Proposta (Validade) Procuração Assinatura dos Curricula (Consultor e Representante da Empresa) Carta de Associação entre Empresas

23 Etapa 4 Elaboração dos Documentos de Selecção Documento padrão editado pelo Governo Edição de Setembro de 2009 Modelo padrão para cada método de selecção previsto Proposta técnica e de preços: 2 envelopes separados

24 Modalidade: SBQC Selecção Baseada Na Qualidade E No Custo Critério de Avaliação Selecção: COM BASE NA AVALIAÇÃO COMBINADA QUALIDADE + CUSTO QUALIDADE: FACTORES DETERMINADOS A CADA CASO, DE ACORDO COM A NATUREZA DOS SERVIÇOS Factores Técnicos: até 80% Preço: Até 20%

25 Etapa 6 - Avaliação das Propostas Avaliação em Duas Etapas Primeira Etapa: avaliação apenas da Qualidade: propostas técnicas avaliadores não tem acesso às propostas financeiras Não OBJECÇÃO do COSSIL antes da Segunda Etapa Segunda Etapa: Custo Abertura pública das propostas financeiras após NO Avaliação do Custo Avaliação combinada (qualidade + custo)

26 SBQC - Factores de Avaliação Factores Pontos (Subfactores específicos) Experiência Específica do Consultor 5 a 10 Metodologia 20 a 50 Pessoal Chave 30 a 60 Transferência de Tecnologia 0 a 10 Participação de Consultores Nacionais 0 a 10 Total 100

27 Etapa 6 - Avaliação das Propostas Primeira Etapa Indicação dos Factores técnicos Avaliação de acordo com os critérios fixados na Solicitação de Proposta (justificar a pontuação) Determinação da pontuação de cada proposta apresentada Cálculo da Pontuação técnica (St) Notificação do resultado

28 SBQC Avaliação da Proposta Técnica Relatório de Avaliação Utilização de modelo padronizado editado pelo Governo Não OBJECÇÃO do COSSIL

29 Etapa 7 - Avaliação das Propostas Segunda Etapa Abertura das Propostas de Preço Duas semanas após divulgação Abertura pública Abertura somente das propostas qualificadas Leitura nome do Consultor Pontuação obtida na avaliação técnica preço total da proposta Acta (com os dados lidos)

30 Etapa 7 - Avaliação das Propostas Financeiras Correcção de erros aritméticos Conversão para uma única moeda Preço avaliado é o preço utilizado para realizar o cálculo combinado qualidade/custo exclusão dos impostos locais (sobre a renda/ sobre serviços) inclusão dos gastos reembolsáveis Cálculo da Pontuação financeira (Sf) 100 pontos para o custo mais baixo pontos inversamente proporcional para os custos das demais propostas

31 Etapa 8 - Avaliação Combinada SBQC: Fórmula De Avaliação Combinada Modalidade: Técnica e Preço Pesos (exemplo): Técnica: 80 Preço: 20 Fórmula de Avaliação: NF = (St x t% ) + (Sf x P%) NF = Pontuação Final St = Pontuação Técnica t% = Peso dado à Proposta Técnica Sf = 100 x Fm/F, sendo: Fm = Proposta Financeira de Menor Preço F = Proposta Financeira (cada uma delas) Sf = Pontuação Financeira P% = Peso dado à Proposta Financeira

32 SBQC Avaliação das Propostas Financeiras Relatório de Avaliação Utilização de modelo padrão do Governo Não OBJECÇÃO do COSSIL

33 Etapa 9 - Negociação Assuntos passíveis de discussão Aspectos técnicos TDR; Plano de Trabalho; Cronograma de Execução. Os TDR não deverão ser modificados em sua substância Confirmação da equipa Acordo sobre os insumos/recursos a serem disponibilizados pelo contratante e pelo consultor Substituição de Pessoal Não deverão ser aceites, excepto quando houver consentimento mútuo, devido a atraso no processo de selecção e adjudicação e quando as mudanças forem essenciais para atingir os objectivos almejados Se o pessoal chave foi incluído sem confirmação de sua disponibilidade, a proposta poderá ser rejeitada

34 Etapa 9 - Negociação Aspectos financeiros Negociar e acordar Os impostos que o consultor deverá pagar no país do contratante cronograma de pagamentos Aspectos não negociáveis Tarifas e remuneração do pessoal Despesas reembolsáveis

35 Término da Negociação Se não se chegar a um acordo encerrar as negociações, rejeitar a proposta e informar a consultora das razões convidar o próximo colocado para negociar e assim sucessivamente Se chegar a um acordo Informar os concorrentes

36 Modalidade De Selecção: SBQ Selecção Baseada Na Qualidade Critério de Avaliação Selecção COM BASE EM FACTORES EXCLUSIVAMENTE TÉCNICOS FACTORES DETERMINADOS A CADA CASO, DE ACORDO COM A NATUREZA DOS SERVIÇOS Adjudicação: Melhor proposta técnica Aplicabilidade: Serviços complexos ou altamente especializados; Quando os serviços tenham grande impacto e graves consequências; Quando os serviços não puderem ser definidos com suficiente precisão; ou puderem ser realizados de formas substancialmente diferentes; ou Quando o objectivo é se dispor dos melhores especialistas do mercado

37 SBQ Etapas de Selecção 1. Elaboração dos termos de referência 2. Estimativa de Custo 3. Elaboração da Lista Curta 4. Elaboração dos Documentos de Selecção 5. Envio de solicitação e recepção das Propostas Podem solicitar-se propostas técnicas e financeiras e só se abrirá a proposta financeira da empresa com maior pontuação técnica, ou Propostas técnicas apenas. Neste caso solicita-se uma proposta financeira da empresa com maior pontuação técnica mais tarde.

38 SBQ Etapas de Selecção 6. Avaliação das Propostas Técnicas (selecção da melhor proposta técnica) 7. Avaliação da Proposta Financeira 8. Negociação, adjudicação, contratação

39 Selecção baseada em preço máximo (Orçamento Fixo) - SBPM Critério de Avaliação Selecção com base em factores técnicos e de preços Factores determinados a cada caso, de acordo com a natureza dos serviços Fixação de orçamento máximo Adjudicação: melhor proposta técnica dentro do orçamento fixado Aplicabilidade: Quando para execução dos serviços simples e rotineiros Quando haja definição precisa do objecto Quando existam restrições orçamentárias Quando o preço máximo puder ser estabelecido Quando o valor estimado for igual ou inferior a quinze por cento do montante estabelecido na alínea a) do nº 2 do artigo 71º do regulamento.

40 Selecção baseada em preço máximo (Orçamento Fixo) - SBPM 1. Elaboração dos Termos de Referência 2. Estimativa de custos 3..Elaboração do Pedido de Propostas SBPM: Indicação do orçamento máximo 4. NÃO OBJECÇÃO DO COSSIL (conforme ajustado) 5. Divulgação (Site do Ministério das Finanças, sites dos diversos sectores públicos, jornais electrónicos + divulgação nacional ( Rádio nacional, TVS, Semanários nacionais)) - Solicitação de Manifestações de Interesse 6. Elaboração da Lista Curta 7. Recepção das propostas e abertura das propostas técnicas 8. Avaliação das Propostas técnicas 9. NÃO OBJECÇÃO DO COSSIL

41 Contratação De Empresa De Consultoria - SBPM - Etapas 10. Abertura da proposta de preço Todas as propostas que tenham atingido a Pontuação mínima 11. Análise, negociação do contrato (relatório) Não admite negociação do preço 12. NÃO OBJECÇÃO DO COSSIL 13. Divulgação do Resultado 14. Adjudicação e assinatura Melhor proposta técnica, dentro do orçamento definido 15. Envio de cópia do contrato 16. Execução dos serviços

42 Selecção Baseada em Menor Preço Critério de Avaliação Selecção COM BASE EM FACTORES TÉCNICOS E DE PREÇOS FACTORES DETERMINADOS A CADA CASO, DE ACORDO COM A NATUREZA DOS SERVIÇOS FIXAÇÃO DE Pontuação MÍMINA Adjudicação: MENOR PREÇO entre as propostas que atingirem a Pontuação Mínima Aplicabilidade: Quando para execução dos serviços existam práticas e normas preestabelecidas; Auditorias; projecto de engenharia de obras sem complexidade, previsão no Plano de aquisições, etc.. Quando os serviços sejam simples e rotineiros

43 Selecção Baseada em Menor Preço - Etapas 1. Elaboração dos Termos de Referência 2. Estimativa de custos 3..Elaboração da SDP (indicação de Pontuação mínima) 4. NÃO OBJECÇÃO DO COSSIL 5. Solicitação de Manifestações (Expressões) de Interesse 6. Elaboração da Lista Curta 7. Recepção das Propostas e abertura das propostas técnicas 8. Avaliação das Propostas Técnicas 9. NÃO OBJECÇÃO DO COSSIL 10. Divulgação do Resultado

44 Selecção Baseada em Menor Preço - Etapas 11. Abertura da proposta de preço Todas as propostas que tenham atingido a Pontuação mínima 12. Análise e julgamento (relatório) e divulgação 13. Negociação da proposta de preços e do contrato (relatório) Não admite negociação do preço Admite negociação do contrato em cláusulas não substanciais 14. NÃO OBJECÇÃO DO COSSIL 15. Divulgação do Resultado 16. Adjudicação e assinatura Proposta de menor preço entre as que atingirem a Pontuação mínima exigida 17. Envio de cópia do contrato 18. Execução dos serviços

45 Selecção com base nas Qualificações da Empresa Selecção com base EXCLUSIVAMENTE nas qualificações dos consultores Quando o valor estimado for igual ou inferior a dez por cento do montante estabelecido na alínea a) do nº 2 do artigo 71º do regulamento. Não requer elaboração e avaliação de propostas competitivas

46 Selecção com base nas Qualificações da Empresa - Etapas - 1. Elaboração dos termos de referência 2. Estimativa de Custo 3. Solicitação de Manifestações de Interesse Solicitação de informações sobre a experiência da consultora 4. Elaboração da Lista Curta 5. Selecção da empresa com as melhores qualificações 6. Solicitação de Proposta Técnica e Financeira (Comercial) à Empresa Seleccionada 7. Negociação (ajuste das condições)

47 Selecção de Consultor Individual Não requer trabalho em equipa Não requer apoio profissional (escritório central) Não se recomenda: Contratar grande número de consultores individuais devido às dificuldades e ao custo de coordenação do trabalho Procedimento de selecção/qualificações pessoais manifestações de interesse referências e contactos directos Factores de avaliação antecedentes académicos experiência conhecimento do local, idioma

48 Selecção de Consultor Individual Etapas 1. Elaboração dos Termos de Referência 2. Estimativa de custos 3. NÃO OBJECÇÃO DO COSSIL (conforme acordado) 4. Exame da adequação das qualificações e experiência dos profissionais Análise de pelo menos 3 curricula vitae com os requisitos mínimos para a posição (formação académica; experiência, conhecimento das condições locais; conhecimento da língua e da cultura local, etc.) 5. Negociação e Assinatura do Contrato Termos e Condições compatíveis com o TDR e com a formação profissional

49 SELECÇÃO DE TIPOS ESPECIAIS DE CONSULTORES Agências das Nações Unidas não há tratamento preferencial em licitações privilégios e isenções devem ser neutralizados nas selecções podem ser seleccionadas para contratação directa, desde que respeitadas as condições para contratação directa

50 SELECÇÃO DE TIPOS ESPECIAIS DE CONSULTORES ONGS podem ser incluídas em listas curtas, desde que tenham a qualificação necessária não há tratamento preferencial em licitações em situações especiais a lista curta pode ser integralmente composta por ONGs ênfase na participação comunitária condições singulares (conhecimento local/enfoque participativo) método SBQC podem ser seleccionadas para contratação directa, desde que respeitadas as condições para contratação directa

51 SELECÇÃO DE TIPOS ESPECIAIS DE CONSULTORES Agentes de Compras O Contratante não dispõe de organização, recursos ou experiência necessária Procedimento: Método SBQC preço: peso igual a 50 Minuta de contrato especial pagamento baseado em percentual do valor da compra e/ou tarifas mensais

52 SELECÇÃO DE TIPOS ESPECIAIS DE CONSULTORES Inspectores (de Pre-embarque ou de recepção de bens na entrega) Procedimento: método SBQC preço: peso igual a 50 Minuta de contrato especial pagamento baseado em percentual do valor dos bens inspeccionados ou entregues

53 SELECÇÃO DE TIPOS ESPECIAIS DE CONSULTORES Auditores Métodos de selecção aplicáveis Procedimento Método SBQC preço: peso igual a 40 a 50 Método SBMP (menor preço)

54 SELECÇÃO DE TIPOS ESPECIAIS DE CONSULTORES Prestadores de Serviços Em projectos do sector social: grande quantidade de indivíduos: enfermeiros, paramédicos, professores Diversos Procedimento

55 Contratação Directa Somente em casos excepcionais e condições de vantagens em relação ao procedimento competitivo serviços cujo preço estimado seja inferior a cinco por cento do valor previsto nos termos da alínea a) do nº 2 do artigo 71º do regulamento. quando somente um (a) consultor (a) tem as qualificações e experiências necessárias continuidade dos serviços anteriormente executados pelo mesmo (a) consultor (a) Exigências Não OBJECÇÃO prévia do COSSIL Termos de Referência Solicitar e negociar proposta

56 Tipos de Contratos Modelos padrão do Governo Contrato por Preço Global Contrato baseado no Tempo

57 TIPOS DE CONTRATO Remuneração por Preço Global Quando for possível conhecer com clareza o conteúdo a duração dos serviços os produtos esperados do Consultor Vantagens pagamentos vinculados a produtos/eventos supervisão simples

58 Contrato baseado no Tempo Quando for difícil definir: o conteúdo a duração dos serviços Actividades que dependem de actividades de terceiros. Ex: serviços de assessoria e supervisão de obras. Pagamento Com base no tempo empregue Desvantagem: Complexa supervisão

59 Disposições Contratuais Moeda: até três moedas despesas locais em moeda local Reajuste: prazo superior a 18 meses Garantia de Execução Nos casos necessários Responsabilidades Substituição de Pessoal

60 Revisão pelo COSSIL Contratação de Empresas Revisão Prévia (conforme Regulamento e despachos) Todo o Processo Três vezes o montante previsto na alínea b) do nº 2 do artigo 71 do regulamento Termos de Referência Contratação Directa Actividades Críticas Adendas

61 Revisão pelo COSSIL Consultores Individuais Revisão Prévia (Conforme regulamento) Todo do Processo Superior a cinco por cento do montante previsto na alínea b) do nº 2 do artigo 71 do regulamento Termos de Referência Contratação Directa Actividades Críticas Aditamentos

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