A utilização de uma ferramenta de Gerenciamento de Projetos na melhoria de processos em empresas aduaneiras: um estudo de caso.

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1 A utilização de uma ferramenta de Gerenciamento de Projetos na melhoria de processos em empresas aduaneiras: um estudo de caso. Ana Paula Tongo da Silva¹ Thalmo Paiva Coelho Júnior² Roquemar de Lima Baldam³ Resumo O presente estudo verifica a interligação de Gerenciamento de Projetos a competitividade das organizações. Observamos que através da absorção das técnicas de gerenciamento de projetos em processos percebe-se uma melhoria da comunicação existente e transparência das atividades, contribuindo para fluidez das informações qualitativas existentes no empreendimento, impactando diretamente no resultado final da empresa. Palavra Chave: Aduaneira, gerenciamentos de projetos, processos, competitividade. Abstract This study verifies the interconnection project management organizational competitiveness. We found that through the absorption of technical project management processes to realize better communication and transparency of existing activities, contributing to the fluidity of qualitative information existing in the enterprise, directly impacting the company s bottom line. Keyword: Customs, project managements, processes, competitiveness. ¹ Instituto Federal do Espírito Santo - anapaula@bitavel.com ² Instituto Federal do Espírito Santo - thalmo@ifes.edu.br ³ Instituto Federal do Espírito Santo - roquemar.baldam@ifes.edu.br

2 1. Introdução Devido à frequente pressão em relação às transformações e à dinamicidade de operações nas organizações, a citar aumento de competição, aumento de custos operacionais, entre outros, empresas aduaneiras precisaram se adaptar a essa realidade lançando mão de diversas estratégias. Tais estratégias podem envolver o desenvolvimento de plataformas eletrônicas de trabalho que facilitem operação da gestão de processos em projetos aduaneiros e também a necessidade de pessoal capacitado para o trabalho. Verificou-se que o conceito de gerenciamento de projetos é também apropriado para coordenar atividades. Neste artigo será feito um estudo de caso de uma empresa aduaneira, de médio porte, localizada no Espírito Santo sobre como a utilização de gerenciamento de projetos em seus processos contribuiu para sua competitividade. O objetivo deste trabalho é verificar, através de um estudo de caso, a alteração organizacional promovida pela utilização do gerenciamento de projetos e a observação de como resultou uma elevação na competitividade de uma empresa, denominada aqui de Alfa. E por fim, como a organização Alfa utilizou o gerenciamento de projetos para melhorar os seus processos. Assim buscamos responder a seguinte pergunta: Como uma ferramenta de gerenciamento de projetos pode aumentar a competitividade de uma organização aduaneira? Espera-se contribuir para esclarecer como a democratização da utilização do gerenciamento de projetos nas organizações, em especial do setor aduaneiro e formas que o gerenciamento de projetos e um software, podem ser utilizados para aumentar a competitividade da organização. Neste artigo serão considerados os conceitos básicos sobre Gerenciamento de Projetos baseado no PMBOK 2008, ou seja, a aplicação, habilidades e técnicas na elaboração de atividades para atingir um determinado objetivo dentro de custos, qualidade e recurso pré determinados. Sendo parte de um trabalho de um objeto de pesquisa mais amplo, optou-se a delimitálo ao objetivo de descrever a mudança organizacional e a competitividade da empresa com conceitos e um módulo de uma ferramenta de gerenciamento de projetos. A justificativa desta pesquisa repousa no fato que devido ao aumento da competitividade, as empresas no mercado atual precisam inovar constantemente para manter-se competitiva no mercado, buscando técnicas, incluindo mudanças organizacionais, que agreguem valor ao seu processo e rotina, aumentando a sua performance e mantendo ou até diminuindo, os custos existentes, porém sem perder a qualidade e sempre com foco para atender as expectativas do cliente. Por este motivo, verificou-se que a melhoria da integração na comunicação, na transparência, na

3 otimização de processos e no relacionamento com o cliente e parceiros do empreendimento Alfa, sem perder de vistas os resultados almejados e as expectativas de seus stakeholders, tornou-se um diferencial competitivo desta organização no mercado. Esta tendência, já foi observada no trabalho de David Pelis, do PMI (4), conforme depoimento em 2003, a citar: Crescimento e amadurecimento do assunto Gerenciamento de projeto; Crescente orientação para o gerenciamento de projetos no governo, negócios e sociedade; Crescimento do Gerenciamento de Projetos Corporativo (Organizacional Project Management); Gerenciamento de portifólio de projetos; Uso do modelo de maturidade para se medir a situação de uma organização; 2. Aspectos de Gerenciamento de Projetos e Processos Plataforma Teórica Processo é qualquer parte de uma organização que recebe insumos (inputs) e os transforma em produtos (outputs) que, espera-se, sejam de maior valor para a organização do que os originais. (CHASE, B. R; JACOBS, F.R; AQUILINO, J. NICOLAS., 2006, p. 118) Já para Gonçalves (2000, p. 07), processo é qualquer atividade ou conjunto de atividades que toma um input, adiciona valor a ele e fornece um output a um cliente específico. Os processos utilizam os recursos da organização para oferecer resultados objetivos aos seus clientes (Harrington, 1991, apud Gonçalves, E.L. José; 2000 ). Mais formalmente, um processo é um grupo de atividades realizadas numa seqüência lógica com o objetivo de produzir um bem ou serviço que tem valor para um grupo específico de clientes ( Harmmer e Champy, 1994, apud Gonçalves, E. L. José; 2000) Destacamos que estes autores enfatizam em suas obras que todo processo deve agregar valor em uma organização e, com o gerenciamento de projeto, será possível potencializar os resultados dentro do empreendimento, uma vez que o Gerenciamento de Projeto tem seu significado na aplicação de técnicas e métodos em alguns tipos de operações rotineiras(prado; Darci, 2004, p. 31). Segundo o PMBOK (2008), os processos empresariais são influenciados pelas as áreas de conhecimento de gerenciamento de projetos, tais como: Gerenciamento de Escopo Gerenciamento de Prazos

4 Gerenciamento de Custos Gerenciamento de Qualidade Gerenciamento de Recursos Humanos Gerenciamento de Comunicações Gerenciamento de Riscos Gerenciamento de Aquisições Gerenciamento de Integração Destacamos que, das áreas de conhecimento acima citadas, a área de conhecimento de Gerenciamento de Integração faz uma conexão com as demais áreas ajudando a criar uma sincronia para a gestão do projeto, além de ser importante a interligação entre planejamento estratégico, gerenciamento do projeto e gerenciamento de rotina, segundo o PMBOK 2008, conforme nos mostra Figura 1. Figura 1: Gerenciamento de Projetos Moderno: Visão Ampla, segundo Prado. Kerzner (apud PRADO; DARCI, 2004) pondera que diversas pressões externas podem forçar as companhias a adotarem gerenciamento de projetos como forma de realizarem os seus negócios. São elas as seguintes: Competição; Padrões de qualidade; Redução nas margens de lucro; Resultados financeiros; Fatores tecnológicos; Aspectos legais; Aspectos sociais;

5 Fatores políticos; Pressões econômicas. Cleand (1999, apud Prado; Darci, 2004) propõe que diversos critérios podem ser aplicados para a consideração do uso dos conceitos de gerenciamento de projetos, conforme diagrama a seguir: Não - Familiariedade Mudança de mercado Compartilhamento de Recursos Necessidade de Gerenciamento de Projetos Tamanho do empreendimento Reputação da Organização Importância do Empreendimento Interdependência Figura 2 Necessidade de Gerenciamento de Projetos (Cleand, 1999) No diagrama da figura 2, sete fatores devem ser analisados para a determinação da necessidade, ou não, do gerenciamento de projetos. Segundo estes autores mencionados acima são fatores determinantes para a utilização do gerenciamento de projetos: Tamanho do empreendimento Generaliza-se que aquelas empresas que necessita de um investimento superior ao normal de dinheiro, pessoal e tempo se beneficia com a prática de gerenciamento de projetos. Interdependência percebe-se o impacto positivo do gerenciamento de projetos em organizações que precisam fazer um grande esforço entre setores interdependentes e entre cliente-fornecedor que a parceria é fundamental para a geração de negócio; Importância do empreendimento trabalhar por projetos diminui a probabilidade de queda do desempenho das atividades por burocracia, como também contribui para gerir melhor os riscos envolvidos no projeto. Reputação da organização a utilização do gerenciamento de projetos é fundamental quando a reputação da empresa pode ficar comprometida pelo fracasso dos prazos e do cumprimento orçamentário.

6 Compartilhamento de recursos Em se tratando de gerir recursos para uma organização o gerenciamento de projetos se torna a melhor opção quando é necessário utilizar recursos muito especializados e estes são utilizados em outros projetos e até mesmo em outros trabalhos da empresa com o propósito de diminuir custos. Não - familiaridade Dependendo de como é novo o esforço desprendido em um projeto ou serviço, pode-se ser tratado como um projeto. Isto é diferente da implantação da melhoria de um produto/serviço que em sua maioria na há necessidade de ter o uso de técnica de projetos. Mudança de mercado em mercados turbulentos, que ocorre modificações constantes de tecnologia e de mercado que é necessária a atualização constante. O uso de gerenciamento de projetos atua como facilitador dos processos gerenciais, sem diminuir a flexibilidade e criatividade da organização. É importante que a organização saiba que ter apenas um destes fatores presente, justifica-se o uso do gerenciamento de projetos nos processos do empreendimento. No caso da empresa pesquisada, tentamos verificar se houve uma melhora na interdependência, ou seja, estreitamento de relacionamento entre cliente e fornecedor impactando o resultado final da otimização dos processos via a ferramenta de gerenciamento de projetos. 3. Metodologia A utilização de métodos de gerenciamento de projetos em processos é algo que possui certa complexidade, o que pressupõe que seja desafiador a sua implantação, bem como a pesquisá-lo. A metodologia adotada para o presente trabalho é qualitativa com observação participante, pois um dos autores deste estudo possui contato e atuação há cinco anos com um dos objetos analisados, a saber: o módulo de uma ferramenta de projetos em processos. Como método de pesquisa, optamos por um estudo de caso que envolveu a implementação de um módulo de uma ferramenta de projetos em processos. Justificamos esta escolha, pois, de acordo com Yin (2001, p.21), o estudo de caso contribui, de forma inigualável, para a compreensão que temos dos fenômenos individuais, organizacionais, sociais e políticos. 4. O caso estudado: A organização pesquisada é uma empresa de médio porte situada no Espírito Santo (para qual utilizamos o pseudônimo Alfa ) que atua no setor aduaneiro para importação e exportação de mercadorias.

7 Numa tentativa de responder como o gerenciamento de projetos pode auxiliar na melhoria de processos na empresa Alfa, selecionamos o setor de logística para dar início ao estudo de caso Implantação da remodelagem A pesquisa foi iniciada com a revisão dos processos aduaneiros envolvendo o percurso da mercadoria desde o fornecedor até o cliente. Após esta etapa, fizemos uma proposição de remodelagem de processo aglutinando os pontos de acompanhamento para controle do deslocamento da mercadoria. O alinhamento da remodelagem do processo de acompanhamento do percurso da mercadoria entre o fornecedor e o cliente foi apresentado para a empresa Alfa. É importante observar que havia todo processo montado em papel, porém os itens de comunicação, custos e integração de gerenciamento de projetos foram fundamentais para a inserção de métodos de gerenciamento de projetos nos processos da organização Alfa. A automação do processo foi realizada mediante a utilização e adaptação do software Bitgol Projetos para o desafio de otimizar e dinamizar os processos, minimizando os impactos desta mudança na organização Processos antes da utilização da ferramenta A figura 3 ilustra o fluxograma do processo antes da utilização da ferramenta de gerenciamento de projetos. Atividade Processo Fluxograma DA SITUAÇÃO DA MERCADORIA OPERAÇÃO DE ACOMPANHAMENTO LOGÍSICA DA MERCADORIA PLANEJAMENTO E CONTROLE DA Registro de informações das datas previstas sobre a logística da mercadoria em planilha eletrônica Acompanhamento da situação da mercadoria no computador Registro de informações das datas realizadas sobre a logística da mercadoria Visualização, controle e repasse das informações para execução das atividades via correio eletrônico/fax Figura 3: Operação Acompanhamento da Situação da Mercadoria antes da ferramenta Na figura 3, verificamos que antes da utilização da ferramenta de gerenciamento de projetos no processo aduaneiro, o planejamento e controle das informações eram realizados através de planilhas eletrônicas, onde eram descritas as principais informações para o entendimento sobre a situação da mercadoria que estavam sendo importadas.

8 Acompanhando esta figura, o técnico de logística inseria os dados e também auxiliava no controle junto com o despachante responsável pelas informações e desembaraços da mercadoria inserida nas planilhas eletrônicas. As informações eram sobre o número do processo da mercadoria, o número do pedido, volume da mercadoria, data prevista e realizada das seguintes etapas: embarque, chegada no porto, conclusão de desova, recebimento do laudo de importação, registro da declaração de importação, desembaraço, recebimento na fábrica e necessidade da fábrica. As observações e os comentários eram feitos na planilha eletrônica dificultando o controle e o seu registro de histórico. Este controle era feito através de uma seta grande e vermelha, nesta planilha eletrônica para indicar em qual etapa o processo estava. Diariamente o técnico de logística da empresa Alfa enviava esta planilha em formato de arquivo texto para o técnico de qualidade da contratante responsável por acompanhar a situação das mercadorias. As dúvidas do cliente da empresa Alfa eram esclarecidas por telefone ou correio eletrônico pelo técnico de logística ou o despachante aduaneiro credenciado Processo após a utilização da ferramenta de gerenciamento de projetos na empresa Alfa A figura 4, ilustra o fluxograma do processo após a implantação da ferramenta de gerenciamento de projetos na empresa Alfa. Atividade Processo Fluxograma OPERAÇÃO DE ACOMPANHAMENTO DA SITUAÇÃO DA MERCADORIA MERCADORIA PLANEJAMENTO DA LOGÍSICA DA Registro de informações das datas previstas sobre a logística da mercadoria Acompanhamento da situação da mercadoria em rede Registro de informações das datas realizadas sobre a logística da mercadoria Visualização, controle e informações disponíveis em tempo real para execução das atividades Figura 4: Operação Acompanhamento da Situação da Mercadoria após implantação da ferramenta. Conforme descreve o fluxograma da figura 4, após a implantação da ferramenta o técnico de logística passou a inserir as informações no sistema em uma plataforma com acesso à internet, de forma a disponibilizar os dados atualizados sobre o número do processo da mercadoria, o número do pedido, o volume da mercadoria, a data prevista e realizada das seguintes etapas: embarque, chegada ao porto, conclusão de desova, recebimento do laudo de importação, registro da declaração de importação,

9 desembaraço, recebimento na fábrica e necessidade da fábrica. Verificamos que as observações passaram a serem feitas num campo eletrônico exclusivo. Contudo, para acompanhar a logística das mercadorias, foi gerado uma única tela resumo com as informações necessárias sobre os produtos, passando a controlar a logística de todas as mercadorias através de informações específicas, como: número do processo, número do pedido, nome do fornecedor, tipo de transporte, nome do produto, data do embarque da mercadoria, data da chegada ao porto, data de necessidade da fábrica, data de chegada na fábrica, observações e situação do processo. As datas passaram a ser sinalizadas pela cor verde quando estão no prazo e com a cor vermelho quando há risco de atraso, possibilitando uma intervenção da contratada e/ou da contratante se necessário. Estas informações são visualizadas em tempo real pelos profissionais da empresa Alfa e de seus clientes, de modo a simplificar o processo de informações para tomada de decisão. Verificamos que este procedimento ajudou a diminuir a margem de erro gerada pela dificuldade de comunicação e falta de integração que existia anteriormente. 5. Discussões e Conclusões De acordo com os comentários de Russel D. Archibald, no artigo State of the Art of Project Management: 2004 (5): em lugar de continuar a se desenvolver como uma especialidade separada dentro das disciplinas organizacionais, os princípios e práticas de gerenciamento de projetos vão gradualmente mesclar com outras áreas da administração e ser uma parte importante das responsabilidades de cada gerente, tal como é o gerenciamento financeiro atualmente: Chief Financial Officers(CFO) Tentando responder a pergunta sobre como o gerenciamento de projetos pode auxiliar na melhoria de processos na empresa Alfa, verificamos que a implantação da ferramenta de gerenciamento de projetos auxilia no ganho de produtividade dos processos, pois confirmamos que esta contribuiu para melhora da comunicação, transparência e disponibilidade das informações em rede. Isto ficou evidente na pesquisa realizada, pois os resultados encontrados no estudo de caso apontaram que ocorreu uma contribuição na comunicação, na transparência das informações e na agilidade nos processos aduaneiros, pois as informações passaram a ficar disponíveis, em tempo real, pela internet, facilitando o acesso e atualização das informações sobre as mercadorias importadas pela organização para seus clientes e colaboradores.

10 De fato, no processo antigo, a logística das mercadorias importadas era realizada em planilhas eletrônicas, porém de forma manual, sendo disponibilizadas as seguintes informações: a data de embarque, a data de chegada ao porto, a data de conclusão de desova, a data de recebimento do laudo de importação, a data de registro da declaração de importação, desembaraço, a data de recebimento na fábrica e a data de necessidade da fábrica. Estas informações eram transmitidas para os seus clientes através de correio eletrônico e fax, dificultando na agilidade em seus processos aduaneiros. Foi proposto uma remodelagem sobre os processos de logística das mercadorias importadas do empreendimento pesquisado, no qual após adequação e aprovação pela empresa Alfa, implementou-se uma ferramenta de gerenciamento de projetos com vistas para o acompanhamento da logística das mercadorias importadas por esta empresa. Com a nova proposta da implantação da ferramenta de gerenciamento de projetos nos processos aduaneiros da organização Alfa, passou-se a disponibilizar, em tempo real através da internet, as informações sobre a logística das mercadorias importadas para os seus colaboradores e clientes, tais como: o número do processo, o número do pedido, o nome da mercadoria, o tipo de transporte, a data de embarque, a data de chegada, a data de necessidade da fábrica, a data de fechada na fábrica, a observação e a situação da logística do processo aduaneiro da mercadoria importada, o que auxiliou no aumento da agilidade dos processos aduanas devido a melhoria de acesso as informações sobre a logística das mercadorias, conduzindo a uma maior interação, transparência e agilidade do processo. A nossa conclusão foi que houve melhoria na comunicação, na transparência e acesso as informações referentes à logística das mercadorias importadas entre a empresa Alfa e os seus colaboradores e clientes após a implantação da ferramenta de gerenciamento de projetos nos processos aduaneiros da organização pesquisada. Sem pretensão de esgotar este tema, sugerimos que sejam pesquisados os demais módulos da ferramenta e que sejam verificados os seus impactos, de forma quantitativa, nos outros processos da empresa Alfa.

11 Referências PRADO, DARCI. Gerenciamento de Programas e Projetos nas Organizações. Ed. INDG, KING, W. A; FOWLER, W.S; ZEITHAML, P.CARL. Competências organizacionais e vantagem competitiva: o desafio da gerência intermediária. Revista de Administração de Empresas, São Paulo, v.42, n.1, p , Jan./Mar VARGAS, V. RICARDO. Gerenciamento de Projetos: estabelecendo diferenciais competitivos. Ed. Brasport, SLYWOTZKY, J. A; MORISSON, J. DAVID. A Estratégia Focada no Lucro. Ed. Campus,1998. MENEZES, M.L; WOOD, S; GELADE, G. The integration of human resource and operation management practices and its link with performance: A longitudinal latent class study. Journal of Operations Management 28 (2010) CUNHA, P. ROSANA. Liderança e influênca nas fases da gestão de projetos. Revista Produção, v.15, n. 3, p , Set./Dez BALARINE, O. F. OSCAR. O controle de projetos através dos conceitos de desempenho real. Produção, vol. 10, n. 2, maio 2001, p GONÇALVES, L. E. JOSÉ. As empresas são grandes coleções de processos. Revista de Administração de Empresas, v. 40, n.1, p.6-19, Jan/Março CHASE, B. R; JACOBS, F.R; AQUILINO, J. NICOLAS. Administração da Produção e Operações para Vantagens Competitivas. Ed. Mac Graw Hil, PMI. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) fourth edition