NND Gestão de Informação

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1 NND Normas Nacionais de Desminagem Gestão de Informação Instituto Nacional de Desminagem (IND) Maputo, Moçambique Telefone: /8; ; Fax:

2 Índice 1. Introdução Âmbito Referências Normativas Termos e Definições O Ciclo de Gestão de Informação Introdução Especificação de Requisitos Especificação de Requisitos de Informação sobre Presença de Minas/ERW Especificação de Requisitos de Informação Pós-Programa de Acção contra Minas Capacidade Nacional para Problemas Residuais (operacional, base de dados, etc) Base de Dados como Depósito de Informação de Risco Ambiental Recolha de Informação Fluxo de Trabalho na Entrada de Dados Formulários de Recolha de Dados Entrada de Dados e Verificação de Relatórios Cronogramas de Relatórios Armazenamento e Cópia de Segurança Custódia da Documentação Cópia de Segurança e Armazenamento de Dados Análise Disseminação Introdução Distribuição da Base de Dados Relatórios Relatórios de Progresso Relatórios Periódicos a Intervenientes-Chave Relatórios para Solicitações Especificas Áreas de Responsabilidade Instituto Nacional de Desminagem (IND) Organizações de Acção Contra Minas Nações Unidas (PNUD) Centro Internacional de Desminagem Humanitária de Genebra (GICHD) Parceiros de Cooperação e Outros Intervenientes... 9 Registo de Emendas

3 Gestão de Informação da Acção contra Minas em Moçambique 1. Introdução Esta norma aborda a gestão de informação sobre os riscos das minas terrestres e engenhos remanescentes de guerra (ERW), incluindo das operações de pesquisa e desminagem em Moçambique. A informação é crucial para a gestão eficaz de programas de acção contra minas. Sistemas e procedimentos bem definidos para a gestão de informação habilita as operações a fluírem conforme devem. Permitem que os resultados de operações de acção contra minas sejam adequadamente registados e conhecidos por intervenientes interessados, e para que o programa de acção contra minas forneça o benefício total esperado a outros programas de desenvolvimento nacionais. A gestão eficaz de programas de acção contra minas exige informação relevante no que toca a: Escala e impacto de minas/erw; Condições do país que poderão influenciar tarefas de acção contra minas (informação geográfica, situação de segurança, estruturas locais, dentre outras); pprogresso das tarefas em curso; Informação sobre a eficiência das tarefas concluídas; Informação técnica e geral necessária para suportar um programa bem sucedido. Acção contra minas, como um processo genérico, é levada a cabo por muitos diferentes tipos de organizações, tais como ONG s, empresas comerciais, equipas de acção contra minas nacionais e unidades militares (quando estiverem a levar a cabo desminagem humanitária). A informação provém de muitas fontes e deve ser validada a cada nível de forma a segurar a exactidão de conteúdo. Esta informação é importante para permitir que: As comunidades tenham a certeza de que as áreas foram desminadas e que a suspeita adicional não mais justificada; Os futuros utilizadores da terra tenham informação concernente a suspeitas passadas e tratamento de áreas do seu interesse; O Governo de Moçambique tenha a gestão estratégica que exige a acção contra minas. O objectivo da gestão de informação de acção contra minas é permitir: A avaliação continua da escala de impacto do problema de minas/erw no país, ou região, e comunidades; A planificação de futuras operações e projectos de acção contra minas; A avaliação das capacidades e potencial nacional de abordagem do problema de minas terrestres/erw e a necessidade de recursos financeiros, humanos, materiais e de informação; Os actores de outros sectores sócioeconómicos estejam cientes de potenciais riscos de minas terrestres/erw que possam afectar os seus próprios planos, projectos e atividades, incluindo a dessiminação de informação e apoio às organizações de acção contra minas que possam estar interessadas nos resultados do programa de acção contra minas ou de alguma forma dependentes desses resultados. A informação de toda a actividade de acção contra minas, quer seja educação cívica sobre o risco de minas/erw, Assistência às Vitimas, operações de libertação de terras, exige validação e análise. A análise de informação apoiará a planificação e alocação estratégicas de recursos a tarefas que auxiliarão planos de desenvolvimento distritais, provinciais e nacionais a serem implementados de forma a atingir objectivos de desenvolvimento do país. O objectivo nacional de Moçambique é alcançar até 2014 a eliminação de todas as áreas minadas conhecidas no país. O propósito do programa de acção contra minas é assegurar que o impacto sócioeconómico das minas terrestres seja reduzido a um nível em que as minas/erw não 2

4 afectem o desenvolvimento do país, e o seu risco seja reduzido a níveis fáceis de gestão. A eficiente gestão de informação é uma base de grande valor para alcançar este propósito. Esta NND fornece orientação às organizações de acção contra minas e ao IND na gestão de informação. 2. Âmbito Este capítulo das NND estabelece princípios e fornece orientação para a gestão de informação relativa à acção contra minas em Moçambique, incluindo a provável situação residual no futuro. 3. Referências Normativas Os conteúdos dos diferentes capítulos das NND complementam-se tanto entre si, como nos respectivos correspondentes das Normas Internacionais de Desminagem (IMAS). A presente norma tem como principais referências os seguintes capítulos: a) NND âmbito de Aplicação das Normas Nacionais de Desminagem em Moçambique b) NND Processo de Libertação de Terras - Land Release c) NND Pesquisa Não-Técnica d) NND Pesquisa Técnica e) NND Desminagem f) NND Procedimentos de Entrega de Áreas Desminadas em Moçambique g) IMAS Gestão da Acção Contra Minas h) IMAS Glossário de Termos da Acção Contra Minas i) Regulamentos Nacionais concernentes ao arquivo de documentos públicos j) Regulamentos nacionais e padrões concernentes à cartografia 4. Termos e Definições Os termos e definições desta NND estão em conformidade com o IMAS (Glossário de Termos e Abreviaturas da Acção contra Minas). O Instituto Nacional de Desminagem (IND) é a instituição do governo que está encarregada da regulamentação, gestão e coordenação da acção contra minas. O IND actua em nome do Governo de Moçambique ao abrigo do Decreto 37/99, de 10 de Junho, tendo portanto autoridade legal para coordenar o programa de acção contra minas, com a responsabilidade específica de gerir a base de dados nacional. O termo gestão de informação no contexto das NND refere-se a uma função à escala de todo o programa que envolve a contínua especificação de requisitos, recolha, armazenamento, análise e disseminação de informação. O termo área clarificada no contexto das NND refere-se aos cálculos feitos pela base de dados nacional da área do polígono resultante das coordenadas reportadas no relatório de conclusão. O Dado e projecção a serem usados para coordenadas geográficas em Moçambique, conforme especificado pelo Instituto Nacional de Geografia e Cadastro são: WGS 1984, representado em UTM, graus, minutos, segundos, ou graus decimais. 5. O Ciclo de Gestão de Informação 5.1. Introdução A gestão de informação de acção contra minas diz respeito à contínua especificação de requisitos, recolha, armazenamento, análise e disseminação de informação relevante para permitir a gestão eficiente do programa de acção contra minas. Inclui também a provisão de informação a organizações interessadas nos resultados das actividades de desminagem. 3

5 O ciclo indica a sequência geral e a progressão lógica da informação desde a sua recolha no campo até sua inserção na base de dados nacional do IND, incluindo a garantia de qualidade dos dados e o eventual uso da informação resultante pelos intervenientes interessados. A informação recolhida fornece a base de compreensão do problema actual, para efeitos de planificação e produção de relatórios sobre os resultados da acção contra minas. Este processo permite que o IND monitore os planos anuais de trabalho, efectue a gestão programa nacional de desminagem e possa reportar aos demais parceiros da acção contra minas a nível nacional e internacional, bem como, as entidades governamentais provinciais, distritais e comunitárias, sobre a localização das áreas suspeitas de risco e os progressos alcançados para a resolução do problema de minas/erw no país. A base de dados nacional fornece informação válida para efeitos de planificação e coordenação de actividades de acção contra minas a serem conduzidas em Moçambique. A base de dados do IND é a fonte oficial de toda a informação sobre acção contra minas em Moçambique. A informação da base de dados do IND é pública, devendo por isso estar disponível para partilha com as organizações de acção contra minas e de desenvolvimento estratégico nacional. Além da base de dados principal, o IND e os operadores de acção contra minas mantêm várias outros arquivos de dados, cuja informação complementa a existente sobre minas e engenhos explosivos remanescentes de guerra. 5.2 Especificação de Requisitos Especificação de Requisitos de Informação sobre Presença de Minas/ERW O ciclo de gestão de informação baseia-se numa avaliação das necessidades de dados por parte dos clientes a serem satisfeitos, dentro e fora da organização. Este ciclo deve envolver à avaliação e discussão com cada um dos principais clientes, para aferir os diferentes tipos de informação que possa ser requerida. Os requisitos servem para determinar que dados devem ser recolhidos, como estes devem ser analisados e como estes devem ser reportados. Esta avaliação deve também identificar certos indicadores-chave para o programa e para cada um dos clientes. Requisitos de informação tendem a dividir-se primariamente em três categorias principais, para responder às seguintes questões: a) Qual foi a natureza e a extensão do risco e impacto das minas terrestres/erw no território nacional? b) Que trabalho de acção contra minas foi empreendido? c) O que resta por fazer? Especificação clara dos requisitos de informação deve fornecer a base para definir indicadoreschave relativos a cada uma das perguntas acima Especificação de Requisitos de Informação Pós-Programa de Acção contra Minas Capacidade Nacional para Problemas Residuais (operacional, base de dados, etc) Mesmo após a conclusão do Plano Nacional de Acção contra Minas , uma capacidade de resposta deverá ser mantida para responder a problemas residuais de minas/erw. A base de dados nacional deve permanecer acessível para facultar informação apropriada sempre que necessário por parte da entidade governamental responsável pela acção contra minas no país. 4

6 Base de Dados como Depósito de Informação de Risco Ambiental Mesmo após a conclusão do Plano Nacional de Acção contra Minas , a base de dados deve ser mantida como um depósito permanente de informação de risco ambiental e de actividades de acção contra minas, a ser consultada para a segurança e a boa planificação de futuros projectos públicos e privados. Na conclusão do programa de acção contra minas, a história abrangente da informação de campo deve ser arquivada e permanecer disponível para futuros propósitos de planificação do uso da terra. Deve ser alojada numa agência apropriada (ex.:., a entidade responsável pela gestão territorial, pela informação geográfica, ou pela informação do risco ambiental), e acessível via software por outras bases de dados de uso da terra e que não necessitem de manutenção técnica especial. 5.3 Recolha de Informação Introdução O nível da base de dados depende da qualidade de informação nela introduzida. Deve ser continuamente actualizada e verificada com actividades de recolha de informação e de garantia de qualidade levadas a cabo durante todo o tempo de duração do processo de libertação de terras. A informação concernente à situação do problema das minas terrestres nacional e o progresso na resolução deste vem primariamente através dos processos de libertação de terras (pesquisas e desminagem). Detalhes das responsabilidades gerais das organizações de acção contra minas pela recolha de informação estão incluídas nas NND Actividades de recolha de informação estão abrangidas pelas NND nos seguintes capítulos: a) Processo de Libertação de Terras - Land Release (NND 06.10) b) Pesquisa Não-Técnica (NND 07.10) c) Pesquisa Técnica (NND 08.10) d) Desminagem (NND 09.10) e) Procedimentos de Entrega de Áreas Desminadas em Moçambique (NND10.10) Fluxo de Trabalho na Entrada de Dados O IND usa um sistema de entrada de dados descentralizado. Antes da entrada na base de dados nacional, o relatório impresso deverá ser fisicamente recebido e a qualidade verificada pelo Departamento de Operações do IND, e revisto de forma a assegurar que esteja completo e apropriado para a entrada. As organizações que conduzem actividades de desminagem em Moçambique, incluindo as empresas comerciais, deverão usar formatos de relatórios aprovados pelo IND como parte do seu requisito de acreditação. Se qualquer formato diferente do formato aprovado pelo IND for usado no campo, a organização que o originou deve transpor os dados recolhidos no campo para o formato de relatório aprovado pelo IND. Sempre que os operadores tenham a capacidade de assumir responsabilidade pela entrada de dados da sua própria informação na base de dados nacional, eles são encorajados a fazerem-no. A pedido, o IND providenciará uma cópia da base de dados e instruções apropriadas para o seu uso, o que inclui entrada de dados à distância. Todas as séries de entradas de dados serão reportadas ao IND numa folha de cobertura de localização Formulários de Recolha de Dados Formulários de recolha de dados exigidos para uso pleas organizações de acção contra minas podem ser baixados a partir do website do IND Os formulários incluem mas não se limitam a: a) Formulário de localização b) Formulário de área suspeita c) Formulário de redução de risco d) Formulário de garantia de qualidade e) Formulário de educação sobre o risco de minas (MRE) 5

7 f) Formulário de acidentes com minas g) Formulário de vítimas de acidente por minas Os formulários podem alterar. Sempre que o IND efectuar alterações em formulários de relatórios para base de dados, informará as organizações sobre a necessidade de substituí-los. É responsabilidade da organização de acção contra minas assegurar que os novos formulários sejam adquiridos e usados para reportar ao IND, incluindo organizações que não residem em Moçambique permanentemente. Logo que uma organização tenha sido informada da mudança, o IND não aceitará dados em formulários antigos Entrada de Dados e Verificação de Relatórios A verificação cruzada é crucial para a consistência da base de dados, e será realizada por pessoas especializada que entendam não só sobre os processos de acção contra minas mas também sobre os requisitos da base de dados. O processo de verificação da qualidade de dados deve incluir confirmação de itens-chave identificados numa lista de controlo Cronogramas de Relatórios As organizações devem respeitar aos prazos de submissão de relatórios ao IND para permitir a actualização oportuna da base de dados, de modo a permitir que a informação constante dos mesmos seja objecto de garantia de qualidade. Relatórios de operadores devem ser enviados por se possível e registados directamente na base de dados por organizações com aquela capacidade. Uma cópia impressa de todos os relatórios deve ser também submetida. Os relatórios podem ser entregues em mão no IND Maputo em cópia digital e impressa. As organizações de acção contra minas devem submeter os seus relatórios mensais de acordo com o plano acordado com o IND. O IND solicitará correcção ou clarificação de quaisquer dados em falta ou incompletos e prontamente registará os relatórios aprovados na base de dados. O IND enviará a cada organização de acção contra minas um relatório que reflicta os dados recentemente registados para verificação e correcção, caso existam falhas. 5.4 Armazenamento e Cópia de Segurança Custódia da Documentação O IND é o conservador oficial de todos os formulários originais relativos à condução de operações de acção contra minas em Moçambique. O IND deve estabelecer procedimentos apropriados, coerentes com a política nacional concernente o arquivo de registos públicos, organizar materiais de acesso fácil e assegurar a sua segurança em local de armazenamento. Os operadores de organizações de acção contra minas devem manter uma cópia dos formulários fornecidos ao IND Cópia de Segurança e Armazenamento de Dados Todas as organizações de acção contra minas deverão manter sistemas e procedimentos para assegurar a segurança e cópia de segurança de rotina de toda a informação do programa de acção contra minas, o que inclui não só registos digitais como também físicos. As organizações devem estabelecer uma política da cópia de segurança de informação crítica, incluindo a frequência, método da cópia de segurança, responsabilidade e localização dos arquivos físicos e digitais. Esta estratégia assegura que as operações possam ser rapidamente resumidas mesmo no caso de a localização de operação primária da organização estiver perdida ou destruída pelo fogo, inundação ou por meio de algum outro desastre. 5.5 Análise As organizações de acção contra minas deverão claramente documentar as definições técnicas usadas na produção de estatísticas da acção contra minas. Estas definições técnicas devem ser acordadas a nível nacional. 6

8 A informação da base de dados deve ser analisada de modo a produzir relatórios que sejam consistentes e úteis para os vários intervenientes internos e externos. A análise deve estar ligada à especificação inicial de necessidades, com definições práticas dos termos apropriados para os utilizadores específicos. As organizações conduzirão a garantia de qualidade de dados regular das suas bases de dados com vista a identificar e corrigir informação incompleta e errónea. 5.6 Disseminação Introdução A disseminação envolve a distribuição de informação para que esta possa ser prontamente e facilmente usada pelos intervenientes respectivos. A partilha de dados e os resultados da sua análise podem ser um trunfo importante na promoção de actividades de acção contra minas eficazes. Partilha aberta de informação disponível pode resultar em percepções importantes sobre a confiança nas fontes dos dados e a validade dos dados recolhidos de uma ampla audiência de colectores de dados e fontes informadas na comunidade. Com vista a tirar plena vantagem deste processo de revisão é importante que a informação seja disponibilizada duma forma que seja apropriada para o seu uso e revisão locais. A partilha de informação pode tomar várias formas, mas consideração deve ser dada à disseminação regular de relatórios, sínteses e mapas. A informação na base de dados da acção contra minas é considerada como sendo informação pública e deverá estar prontamente disponível até ao maior alcance possível a todas as partes interessadas. Todas as organizações devem documentar a simbologia cartográfica usada na produção de mapas. Mapas e dados locais devem ser partilhados com as autoridades centrais, provinciais e distritais para informação e verificação. O IND deve conduzir programa pró-activo de assistência a potenciais clientes fora do sector de acção contra minas, não só públicos como também privados, para identificar actores e projectos de desenvolvimento que possam estar afectados pelos riscos de minas terrestres/erw. Esforço deverá ser feito de forma a mapear o leque de tais actores e trabalhar individualmente com eles para identificar os seus projectos e planos que possam enfrentar obstáculos de minas terrestres/erw e conjuntamente planear para acção apropriada de forma a mitigar ou remover os obstáculos. O IND deve procurar padronizar os seus relatórios externos até ao ponto em que satisfaça as necessidades de intervenientes e simplifique a produção e provisão de relatórios. Uma lista de relatórios padronizados susceptíveis de serem úteis para a maior parte dos clientes gerais, que especifique o seu conteúdo e frequência deve ser desenvolvida e as questões correspondentes da base de dados preparadas para facilitar este processo. A utilidade dos relatórios deve ser revista periodicamente com os clientes Distribuição da Base de Dados Depois da compilação dos dados no IND, todos os parceiros que usaram a base de dados nacional devem receber uma actualização completa para sincronização Relatórios A base de dados do IND é a única fonte oficial de informação quantitativa concernente à situação e progresso do programa nacional de acção contra minas em Moçambique Relatórios de Progresso O IND deverá produzir um pacote mensal de tabelas e mapas padronizados que resumem um grande leque de informação relativa ao problema nacional de minas terrestres e o progresso 7

9 para a sua resolução. Estes relatórios de programa mensais são concebidos para fornecer ao IND e aos seus parceiros operacionais uma visão geral actualizada e servem como a base de preparação de relatórios para intervenientes externos. Estas tabelas e mapas devem também estar disponíveis no website do IND. Os relatórios de programa mensais devem incluir informação a ser especificada, tal como: a) Situação do país sobre o risco de minas terrestres/erw no princípio do ciclo e actualmente o Áreas, comunidades, distritos. Províncias, extensão de terra contaminada em metros quadrados e objecto da área suspeita. b) Progressos de pesquisas e desminagem no processo de libertação de terras e resultados obtidos durante o mais recente mês, ano e ciclo. o Província/distrito/Comunidade, organizações da acção contra minas, resultados e situação remanescente. c) Número de vítimas o Província/distrito, idade, sexo, actividade, risco, data Relatórios Periódicos a Intervenientes-Chave O IND deverá providenciar relatórios periódicos (mensais, trimestrais, semestrais, anuais) aos ministérios relevantes, parceiros de cooperação e outros intervenientes. Os relatórios devem fornecer informação padronizada em formatos acordados sobre o risco nacional de minas terrestres/erw e o progresso do programa. Os relatórios incluem mas não se limitam a: a) Relatórios sobre o total do problema original e áreas perigosas actuais. b) Relatórios sobre o progresso durante o período mais recente. c) Relatórios de acidentes e vítimas. d) Relatórios sobre os Distritos Livres de Minas. e) Relatórios de Transparência Artigo 7 da Convenção de Ottawa Relatórios para Solicitações Especificas O IND deverá fornecer informação em resposta a solicitações específicas recebidas de actores preocupados com o facto de os riscos de minas terrestres/erw virem a ter um impacto nos seus próprios projectos. O IND deverá encorajar tais actores a solicitarem e consultarem a base de dados nacional no princípio da sua própria planificação, para desenvolver de maneira mais eficiente as suas actividades e projectos. 6 Áreas de Responsabilidade 6.1 Instituto Nacional de Desminagem (IND) O IND foi designado pelo Governo de Moçambique para implementar o programa de acção contra minas no país. O IND deverá ser fundamentalmente responsável por: Assegurar as condições para a disponibilidade de informação que permita a gestão eficaz da acção contra minas em Moçambique. Estabelecer e manter NND de Gestão de Informação. Estabelecer e manter a base de dados de acção contra minas nacional oficial para Moçambique. Corrigir a informação, se for apropriado, na recepção do feedback de organizações de acção contra minas ou outras. Emitir actualizações mensais regulares da base de dados nacional disponível a todas as organizações de acção contra minas que operem em Moçambique. Actuar como centro coordenador de informação relativa à acção contra minas em Moçambique. Assegurar a qualidade de conteúdo da base de dados. 8

10 6.2 Organizações de Acção Contra Minas Todas as ONG s, empresas comerciais, exército, e outras organizações de desenvolvimento envolvidas na acção contra minas deverão estabelecer SOP s, instruções e procedimentos que permitam que os projectos de acção contra minas sejam conduzidos e reportados de maneira eficiente. Todas as organizações deverão obedecer os requisitos esboçados nas NND e IMAS independentemente da sua relação com o IND. Todas as actividades de desminagem deverão ser reportadas ao IND conforme esboçado nas NND Todas as organizações de acção contra minas devem providenciar contribuição oportuna e precisa ao IND para assegurar que a base de dados de acção contra minas permaneça actual. Todas as organizações de acção contra minas devem fornecer feedback, verificação ou correcção imediatos de informação sempre que elas observem quaisquer erros ou inconsistências na base de dados do IND. 6.3 Nações Unidas (PNUD) As Nações Unidas tem uma responsabilidade geral de encorajar a gestão eficiente de programas de acção contra minas, através do melhoramento contínuo das NND de forma a reflectir as normas produtivas e melhores práticas na acção contra minas, bem incorporar as mudanças necessárias aos regulamentos nacionais e internacionais nesta matéria de desenvolvimento global. 6.4 Centro Internacional de Desminagem Humanitária de Genebra (GICHD) O GICHD fornece formação e apoio para o uso de IMSMA, que é o núcleo da base de dados nacional. o GICHD adicionalmente providencia assistência ao desenvolvimento da função de gestão de informação, com vista a assegurar o uso mais benéfico da base de dados em suporte da gestão do programa de acção contra minas. 6.5 Parceiros de Cooperação e Outros Intervenientes Os parceiros de cooperação e outros intervenientes que estabeleçam ou financiem projectos de acção contra minas são responsáveis por assegurar que os respectivos projectos fazem referência as NND e a plena cooperação com o IND. 9

11 Gestão de Emendas das NND Registo de Emendas As NND estão sujeitas à revisão formal numa base de três anos, contudo, isto não exclui emendas que possam ser feitas dentro desses períodos de três anos por razões de segurança operacional e eficiência ou por propósitos editoriais. À medida que as emendas forem feitas a estas NND, será atribuído um número, a data e os detalhes gerais da emenda apresentada na tabela abaixo. A emenda será também apresentada na página de rosto das NND pela inclusão sob a data de edição da expressão incorporação do(s) número(s) da emenda 1 etc. À medida que as revisões formais de cada NND estejam completas novas edições podem ser emitidas. Emendas até à data da nova edição serão incorporadas na nova edição e a tabela de registo de emendas limpa. Registos de emendas irão então iniciar novamente até que uma revisão adicional seja levada a cabo. As NND emendadas mais recentemente serão as versões colocadas no website do IND em Número Data Detalhes da Emenda 10

NND 09.10. Desminagem

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