PO PROCEDIMENTO OPERACIONAL
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- Giulia Furtado Cerveira
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1 PO PROCEDIMENTO OPERACIONAL Recebimento, Processamento, Gerenciamento e Envio (RPGE) de Respostas aos Pedidos de Acesso à Informação (Transparência Passiva) PO-SIC001 SUMÁRIO I. OBJETIVO II. APLICAÇÃO III. DIVULGAÇÃO IV. EXIGÊNCIAS LEGAIS V. RECURSOS NECESSÁRIOS VI. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA VII. PARTICIPANTES VIII. DEFINIÇÕES IX. RESPONSABILIDADES X. PROCEDIMENTOS XI. POP S RELACIONADOS XII. ITENS DE CONTROLE XIII. REFRÊNCIAS XIV. CONTROLE DE REVISÕES E APROVAÇÕES XV. HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES XVI. TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS XVII. ANEXOS
2 I. OBJETIVO Descrever as atividades relacionadas ao Serviço de Informação ao Cidadão (SIC), no recebimento, processamento, gerenciamento e envio da resposta aos pedidos de acesso à informação e pela orientação dos cidadãos, bem como a responsabilidade dos demais setores da Companhia Docas do Pará (CDP) no que se refere à resposta dos pedidos de acesso à informação. II. APLICAÇÃO No âmbito da Companhia Docas do Pará (CDP) e suas respectivas unidades portuárias. III. DIVULGAÇÃO Este Procedimento Operacional é divulgado eletronicamente, ficando disponível para consulta somente para o Serviço de Informação ao Cidadão - SIC. Uma cópia impressa pode ser emitida pelo Setor Responsável. IV. EXIGÊNCIAS LEGAIS Constituição da República Federativa do Brasil. Código de Ética da CDP, aprovado pela Resolução DIREX n o 08/2011 de 26 de julho de 2011; Lei nº de 18 de novembro de 2011 que regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do 3o do art. 37 e no 2o do art. 216 da Constituição Federal. Resolução n o 87/2012, publicado em DOU n o 54, seção 2, constituindo o Grupo de Trabalho GT/LAI/CDP; Resolução nº 131/2012, publicado em DOU nº 87, seção 1, instituindo o Serviço de Informação ao Cidadão (SIC/CDP). V. RECURSOS NECESSÁRIOS Local de funcionamento do SIC, devidamente identificado e de fácil acesso; Computador; Internet; Impressora; Fax; (sic@cdp.com.br); Telefone e 0800 (ligação gratuita); Sistema eletrônico de acesso à informação; SISPROL Sistema de Protocolo Interno da CDP. Rubricas: Página 2 / 17
3 VI. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Formulário eletrônico de acesso à informação (formulário entrada); Formulário eletrônico de acesso à informação (formulário saída); Modelo padrão de relatório (estabelecido pela CGU); Relatórios internos de controle. VII. PARTICIPANTES Cidadão; Autoridade Responsável; Diretores / Gerentes dos Setores; Coordenador do SIC; Servidores Públicos (SIC) e/ou Temporários (02); Interlocutores (âmbito setorial); VIII. DEFINIÇÕES E PREMISSAS 1. Pedido: solicitação do cidadão para acesso á informação; 2. Meios Legítimos para Solicitação de Pedido de Informação: , carta formal, telefone e presencialmente em local específico de funcionamento do SIC; 3. Sistema: sistema eletrônico de acesso à informação; 4. SISPROL: sistema de protocolo interno da CDP; 5. Formulário Entrada: forma de cadastramento do pedido de acesso à informação (deve constar o meio legítimo do pedido de acesso à informação); 6. Formulário Saída: forma de reposta ao pedido de acesso à informação e/ou por via eleita pelo mesmo e/ou carta registrada (Correios); 7. Possibilidades de Resposta: consulta mais específica, informação disponível, informação a ser disponibilizado no prazo estabelecido, encaminhamento do pedido, inexistência da informação, extravio da informação, recusa parcial e/ou total da informação e prorrogação de prazo para resposta; 8. Especificidade do Pedido: informação que restringe o campo de busca, como período específico. 9. Prazo para Resposta ao Cidadão: 20 (vinte) dias, prorrogáveis por mais 10 (dez) dias. IX. RESPONSABILIDADES 1. Cidadão Solicitar pedido de acesso à informação através de um meio legítimo; Preencher Formulário Entrada para requerimento do pedido de acesso à informação (presencial); Rubricas: Página 3 / 17
4 Receber o Formulário Saída com a resposta ao pedido de acesso à informação; Proceder com recurso no caso de negativa do pedido de acesso à informação, em 1ª e 2ª instâncias. 2. Autoridade Responsável Assegurar o cumprimento e monitorar a implementação da Lei no âmbito da CDP; Fazer cumprir as normas estabelecidas; Produzir relatórios sobre o cumprimento da lei (modelo padrão da CGU). 3. Diretores / Gerentes Aplicação do sigilo da informação; Analisar a solicitação de prorrogação de prazo para resposta ao pedido de acesso à informação; Analisar os pedidos de recurso (1ª. Instância); Encaminhar ao SIC, com devida justificativa, a análise do pedido de recurso; Observar os prazos legais. 4. Coordenador do SIC Supervisionar e orientar os servidores do SIC sobre o atendimento ao cidadão; Receber os encaminhamentos de pedidos de acesso à informação; Avaliar se os pedidos de acesso á informação possuem a especificação do pedido; Avaliar (âmbito setorial e de órgãos ou entidades) os pedidos de acesso á informação; Encaminhar os pedidos de acesso à informação ao SIC, com a indicação dos órgãos ou entidade que detém a informação; Devolver os pedidos de acesso à informação ao SIC (pedido de acesso não especificado); Monitorar os pedidos de acesso à informação, observado os prazos legais da CDP; Observar os prazos legais e prazos internos; Encaminhar os pedidos de acesso à informação ao(s) setor(es) competente(s); Manter o site da CDP com informações atualizadas; 5. Servidores do SIC Atender e orientar o cidadão quanto ao acesso à informação de forma geral e no site da CDP; Receber os pedidos de acesso à informação através dos meios legítimos; Orientar o cidadão sobre a realização de consulta específica de acesso à informação; Protocolizar quaisquer pedidos de acesso à informação, realizados pelos meios legítimos; Disponibilizar ao cidadão o número de protocolo do pedido de acesso à informação; Indicar nos pedidos de acesso à informação o meio legal de sua realização; Disponibilizar a informação ao cidadão, através de formulário resposta padrão, quando disponível para entrega imediata; Proceder com o cadastramento do cidadão em banco de dados específico; Avaliar se os pedidos de acesso á informação possuem a especificação mínima exigida; Proceder com o cadastramento e encerramento de pedidos no sistema; Disponibilizar ao cidadão o formulário entrada para cadastramento pedido de acesso à informação; Rubricas: Página 4 / 17
5 Encaminhar pedidos de acesso à informação ao Coordenador do SIC; Encaminhar pedido de acesso à informação ao órgão ou entidade que detém a informação, conforme orientação do coordenador; Preencher o formulário saída (consulta específica da informação, informação disponível e encaminhamento do pedido de acesso à informação); Disponibilizar respostas aos cidadãos referentes aos pedidos de acesso à informação (consulta mais específica, informação disponível, informação a ser disponibilizada no prazo estabelecido, encaminhamento do pedido, inexistência da informação, extravio da informação, recusa parcial e/ou total da informação e prorrogação de prazo); Imprimir 02 (duas) vias do formulário saída para entrega presencial ao cidadão; Coletar a assinatura do cidadão em 01 (uma) via do formulário saída (entrega presencial); Observar os prazos legais; Informar sobre a tramitação de pedidos de acesso à informação (através do número de protocolo); Orientar os cidadãos sobre os procedimentos de recursos, prazos (descumprimento do prazo de entrega), condições existentes para interposição e autoridade competente para analisa-la; Oferecer subsídios para a publicação anual do relatório estatístico; 6. Interlocutores Avaliar se os pedidos de acesso á informação possuem a especificação do pedido; Avaliar os pedidos de acesso á informação, quanto à especificação do setor, existência da informação e classificação da informação; Preencher o formulário saída para: (consulta específica da informação, informação entregue no prazo, inexistência da informação, extravio da informação, recusa parcial do pedido, recusa total do pedido, prorrogação de prazo para entrega da resposta); Encaminhar o formulário saída dos pedidos de acesso à informação ao SIC, com devidas justificativas; Observar os prazos legais; Solicitar prorrogação de prazo para reposta ao pedido de acesso à informação; Encaminhar ao SIC (para entrega ao cidadão), o inteiro teor dos pedidos de acesso à informação ou das negativas de acesso. X. PROCEDIMENTOS 1. Recebimento de Pedido de Acesso à Informação e Tramitação Inicial Pedido Presencial 1.1 O Cidadão solicita um pedido de acesso à informação, presencialmente, junto ao Serviço de Atendimento ao Cidadão (SIC), através de um meio legítimo; 1.2 O servidor do SIC deverá, inicialmente, cadastrar o cidadão no banco de dados do sistema de acesso à informação; 1.3 Em seguida, o servidor do SIC disponibilizará o formulário (entrada) ao cidadão para devido preenchimento do pedido de acesso à informação; 1.4 Com o preenchimento do formulário, o servidor do SIC avaliará se o mesmo cumpre os requisitos mínimos: a) identificação do requerente e b) especificação da informação solicitada; Rubricas: Página 5 / 17
6 1.5 Caso o pedido não especifique a informação solicitada, o servidor do SIC deverá retornar ao cidadão, solicitando que seja preenchido um novo formulário (entrada) para a realização de uma 1) consulta mais específica da informação, sendo que o pedido inicial é encerrado e será aberto um novo pedido; 1.6 O servidor do SIC deverá proceder com o cadastramento do pedido, ora encerrado, realizado por qualquer meio legítimo, para efeito de controle estatístico de dados; 1.7 Se o novo pedido cumprir os requisitos mínimos e a 2) informação estiver disponível, o servidor do SIC deverá incluir o formulário (entrada) no sistema e disponibilizar a informação imediatamente ao cidadão através de formulário (saída), orientando-o no caso da informação estar disponibilizada no site da CDP, encerrando o procedimento. 1.8 Quando o cidadão exigir que a informação que esteja disponível seja entregue no formulário (saída), o servidor do SIC deverá imprimir 02 (duas) vias, sendo 01 (uma) disponibilizada ao cidadão e 01 (uma) assinada pelo mesmo, que será arquivada em local específico de controle. 1.9 Se o pedido cumprir os requisitos mínimos, mas 3) não possa ser atendido prontamente, o servidor do SIC deverá incluir o formulário entrada no sistema para a entrega do número de protocolo impresso ao cidadão, além de orientá-lo sobre a possibilidade de recurso quanto ao descumprimento do prazo de entrega da informação. OBS 1 : O prazo para entrega da resposta ao pedido de acesso à informação será de 20 (vinte dias), podendo ser prorrogada por mais 10 (dez) dias de acordo com o item 2.5. OBS 2 : O número de protocolo servirá como comprovante do pedido de acesso à informação e para orientar o cidadão e o servidor do SIC sobre o andamento de sua solicitação; 1.10 Em seguida, o servidor do SIC encaminha o pedido à Coordenação do SIC, através do SISPROL; 1.11 O Coordenador do SIC avaliará sobre a especificação da informação e se o pedido se referir a alguma informação da Secretaria de Portos (SEP), ou qualquer outro órgão ou entidade, o mesmo é devolvido ao SIC, com a indicação, do órgão ou entidade que detém a informação; 1.12 O servidor do SIC encaminha o pedido ao órgão ou entidade responsável e dá ciência ao cidadão sobre o 4) encaminhamento do pedido de acesso à informação, encerrando o procedimento; 1.13 Caso o servidor e o Coordenador do SIC não identifiquem o órgão ou entidade na qual fora solicitado o pedido de acesso à informação, o cidadão deverá ser informado sobre o ocorrido, sendo o procedimento encerrado. OBS 3 : Coordenador e servidor do SIC devem ser proativos e buscar o órgão ou entidade que detém a informação para que não haja uma resposta de não identificação do detentor da informação Se o pedido se referir a qualquer setor(es) da CDP, o coordenador encaminha-o ao(s) Setor(es) Responsável(eis) através do SISPROL; Pedido por , Carta Formal ou Telefone 1.15 Se o pedido for realizado por , o sistema enviará automaticamente o número de protocolo para o cidadão e outro será enviado ao do SIC, informando o registro de pedido; 1.16 O servidor do SIC deverá protocolizar o pedido no sistema e seguir, posteriormente, as instruções descritas a partir do item 1.4, até o item 1.16, não sendo necessário o preenchimento do formulário entrada; 1.17 Se o pedido for realizado por telefone ou por carta formal, o servidor do SIC preencherá o formulário entrada e protocolizará o pedido no sistema, seguindo, posteriormente, as instruções descritas a partir do item 1.4 até o item Rubricas: Página 6 / 17
7 2. Análise do Pedido (âmbito setorial) 2.1 O Interlocutor avaliará se o pedido possui especificidade, bem como se é referente ao setor que atua; 2.2 Caso não seja, encaminha a resposta ao SIC para disponibilização ao cidadão sobre a consulta mais específica da informação, encerrando o procedimento; 2.3 Se o pedido for específico e inerente ao setor que o interlocutor atua, o mesmo verifica a existência da informação; 2.4 Caso a informação não tenha registro na CDP, o interlocutor encaminha o pedido ao SIC que disponibilizará a informação ao cidadão sobre a 5) inexistência da informação, bem como possibilidade de recurso, prazo e condições existentes para sua interposição, como também a Autoridade competente para analisá-la, de acordo com o item 04; 2.5 Se a informação existe, o interlocutor verifica se a mesma pode ser disponibilizada, levando em consideração as hipóteses legais de recusa (segurança, investigação, privacidade, segredo comercial/industrial); 2.6 Caso a informação não possa ser divulgada (parcial ou totalmente) em razão de um dos itens acima estipulados, o interlocutor elabora a justificativa, com base legal para o não fornecimento, indicando a Autoridade classificadora ou a hierarquicamente superior a quem possa ser dirigido o pedido, além das informações que serão disponibilizadas e as recusadas ou se o pedido será totalmente recusado. 2.7 Em seguida, encaminha a resposta ao SIC que disponibilizará a mesma ao cidadão acompanhada de orientação sobre recursos, prazo e condições existentes para sua interposição, assim como a autoridade competente para analisá-la, de acordo com o item 04, encerrando assim, o procedimento após recusa 5) parcial ou 6) total de acesso á informação; OBS 4 : Recusa Parcial: quando o cidadão solicitar informações contidas em documentos com conteúdo parcialmente sigiloso, é assegurado o acesso à parte não sigilosa por meio de certidão, extrato ou cópia com ocultação da parte sigilosa. Recusa Total: mesmo procedimento das informações com recusa parcial, devendo indicar as razões que geraram a recusa, sendo direito do cidadão obter o inteiro teor da decisão de negativa de acesso, por certidão ou cópia. 2.8 Se a informação possa ser disponibilizada, o interlocutor analisa a necessidade de solicitar um prazo extra de 10 (dez) dias, contados a partir da expiração do prazo inicial de 20 (vinte) dias, junto ao Diretor da área, para encaminhar a informação ao SIC. 2.9 Se o Diretor da área aprovar a solicitação de prazo extra para reposta ao pedido, o interlocutor encaminha a decisão ao SIC justificando o(s) motivo(s) e indicando o prazo final para entrega da resposta ao pedido de informação Caso a solicitação não seja atendida o prazo segue normalmente; 2.11 O SIC, no caso de 7) prorrogação de prazo, encaminha a decisão do Diretor da área ao cidadão; 2.12 Se a informação existe e pertence a CDP, mas não é encontrada e/ou não se encontra no local que deveria estar, o interlocutor encaminha a resposta ao SIC para disponibilização ao cidadão sobre o 8) extravio da informação, sendo que este último poderá requerer á Autoridade competente a imediata abertura de sindicância. 3. Entrega da Resposta ao Pedido de Informação Rubricas: Página 7 / 17
8 3.1 Tendo como referência o prazo para reposta, a existência da informação e a não classificação da mesma como reservada, o interlocutor encaminha a reposta ao SIC; 3.2 O SIC, ao receber a resposta, encaminha-a ao cidadão, finalizando o procedimento; 3.3 Com a entrega da reposta ao cidadão, o procedimento de pedido de acesso à informação é finalizado. Entrega da Resposta ao Pedido de Informação (c/ Cópias e/ou Certidões) 3.4 Se a respostar exigir a entrega de cópias reprográficas e/ou certidões, o SIC encaminhará a documentação solicitada, observando os critérios para pagamento dos custos de reprografia, finalizando o procedimento; 3.5 Se a resposta exigir a presença do cidadão para recebimento, o SIC informa por escrito, a data, local e a forma pelo qual o cidadão poderá realizar a consulta, efetuar a reprodução ou obter a certidão. Se a informação estiver disponível em formato digital, poderá ser fornecida neste formato, se houver anuência do cidadão (especificada no formulário resposta); 3.6 O cidadão, ao comparecer no SIC para recebimento da resposta que envolva o recebimento de cópias reprográficas e/ou certidões, deverá assinar 01 (uma) via do formulário resposta para controle e arquivamento em local específico. 4. Procedimentos de Instâncias Recursais. 4.1 Caso o cidadão discorde da recusa parcial ou total de acesso à informação, ou até mesmo das razões apresentadas para tal, poderá entrar com recurso no prazo de 10 (dez) dias corridos da sua ciência. 4.2 O recurso será realizado através de carta formal destinada à autoridade hierarquicamente superior do servidor que respondeu a solicitação, previamente informada no formulário (saída); 4.3 A autoridade fará a análise do recurso e encaminhará o formulário resposta ao servidor do SIC; 4.4 O servidor do SIC encaminhará o formulário (saída) ao cidadão; 4.5 Caso o recurso de primeira instância seja negado, ou seja, o acesso à informação continue sendo negado, caberá recurso à segunda instância, que irá variar de acordo com a natureza do recurso (classificação e forma) e deverá ser informado ao cidadão no formulário resposta elaborado pela autoridade que negou o recurso de primeira instância, identificando o prazo (05 (cinco) dias) e o órgão ou entidade no qual o cidadão deverá interpor o recurso de segunda instância; OBS 5 : Recursos Relacionados à CLASSIFICAÇÃO: os recursos com finalidade de questionar a classificação das informações para solicitar o pedido de desclassificação da informação serão encaminhados na segunda instância para o Ministro de Estado da respectiva área (recurso de mérito) ou à Controladoria Geral da União CGU (recurso de forma). No caso do Ministro indeferir o recurso, e tratando-se de classificação como secreta ou ultrassecreta, o solicitante poderá ainda recorrer na terceira instância à Comissão Mista de Reavaliação de Informações (âmbito da administração pública federal sobre a classificação de informações sigilosas), sendo esta a última instância. Recursos Relacionados à FORMA: quando o acesso à informação classificada como não sigilosa for negado, quando a decisão de negativa de acesso à informação (total ou parcialmente) classificada como sigilosa não indicar a autoridade classificadora ou a hierarquicamente superior a quem possa ser dirigido pedido de acesso ou desclassificação; os prazos e outros procedimentos estejam sendo descumpridos; os procedimentos de classificação de informação sigilosa, tais como prazos máximos, não estejam sendo observados. Nestes casos a segunda instância será a Controladoria Geral da União CGU, que terá o prazo de 05 (cinco) dias corridos para se manifestar. Se o recurso for novamente negado, a terceira e última instância que o solicitante poderá recorrer será a Comissão Mista de Reavaliação das Informações. Rubricas: Página 8 / 17
9 OBS 6 : Qualquer cidadão tem o direito de interpor recurso no caso de recusa do acesso à informação e/ou discordância quanto às razões apresentadas para justificar a negativa, sendo direito de obter o inteiro teor da decisão de negativa de acesso à informação, por certidão ou cópia; 5. Arquivamento e Organização das Informações A classificação dos documentos será realizada em ordem alfabética em pastas AZ, e armazenada em arquivo próprio na sala do SIC, conforme tabela de temporalidade de documentos. XI. POP S RELACIONADOS Tabela 01: POP S Relacionados CÓDIGO PROCEDIMENTO ELABORAÇÃO VERSÃO POP-SIC001 Cadastramento do cidadão em banco de dados específico Grupo de Trabalho GT/LAI 001 POP-SIC002 Protocolização do formulário entrada Grupo de Trabalho GT/LAI 001 POP-SIC003 Processamento do formulário saída Grupo de Trabalho GT/LAI 001 XII. ITENS DE CONTROLE Pedidos de acesso à informação; Meios utilizados ( , telefone ou presencialmente); Pedidos sem requisitos básicos; Pedidos atendidos prontamente; Pedidos entregues no prazo estabelecido; Pedidos entregues excedendo o prazo estabelecido; Pedidos encaminhados à Secretaria de Portos e/ou outros órgãos ou entidades; Pedidos encaminhados a setores do órgão (divisão por setor); Pedidos em aberto; Pedidos indeferidos por especificidade; Pedidos recusados (parcial e totalmente); Pedidos com inexistência de informações; Pedidos com extravio de informações; Pedidos realizados por servidores, empregados, comissionados, temporários ou terceirizados do órgão; Quantidade de recursos (atendidos e negados); Rubricas: Página 9 / 17
10 Tempo médio para resposta ao cidadão (todas as respostas); Tempo médio para encaminhamento à Secretaria de Portos e/ou outros órgãos; Prorrogações de prazo para resposta (divisão por setor); Solicitações de recursos 1ª. Instância (divisão por setor); Qualidade da resposta; Quantidade e valores custeados por cidadãos para reprodução de documento. Relatório específico sobre a quantidade de acesso no site do órgão (google analytics). XIII. REFERÊNCIAS BRASIL, BRASÍLIA. Lei nº , de 18 de novembro de Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do 3o do art. 37 e no 2o do art. 216 da Constituição Federal. GOVERNO FEDERAL. Acesso à Informação. Disponível em: em: abril/2012. GOVERNO FEDERAL. Acesso à Informação. Disponível em: Acesso em: abril/2012. GOVERNO FEDERAL. Controladoria Geral da União (CGU). Acesso à Informação para Servidores do Serviço de Informação ao Cidadão (SIC). Caderno dos Participantes (1º Treinamento Presencial). Publicação: março/2012. GOVERNO FEDERAL. Controladoria Geral da União (CGU). Guia para criação da seção de acesso à informação nos sítios eletrônicos dos órgãos e entidades federais. Guia (versão 01). Publicação: março/2012. GOVERNO FEDERAL. Controladoria Geral da União (CGU). Acesso à Informação Pública. Boletim Informativo (edição 01). Publicação: março/2012. GOVERNO FEDERAL. Controladoria Geral da União (CGU). Acesso à Informação Pública. Boletim Informativo (edição 02). Publicação: março/2012. XIV. CONTROLE DE REVISÕES E APROVAÇÕES Tabela 02: Controle de Revisões e Aprovações ELABORAÇÃO REVISÃO APROVAÇÃO 20 de abril de 2012 Data Data Adenilza Dias O de Almeida Coordenadora Grupo de Trabalho/LAI Nome Cargo ou Função Nome Cargo ou Função Rubricas: Página 10 / 17
11 XV. HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES Tabela 03: Histórico de Alterações VERSÃO DATA PÁGINA NATUREZA DA MUDANÇA. XVI. TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS Tabela 04: Tabela de Temporalidade de Documentos DOCUMENTO TIPO DE ARQUIVO E MEIO DE ARQUIVAMENTO TEMPO DE ARQUIVO TIPO E LOCAL DE GUARDA Formulário padrão de pedido de acesso à informação (formulário entrada) Físico (Pasta AZ) e Eletrônico (sistema) 01 ano (físico) e permanente (eletrônico) Guarda permanente (físico) no arquivo morto Formulário padrão de pedido de acesso à informação (formulário saída) Físico (Pasta AZ) e Eletrônico (sistema) 01 ano (físico) e 02 anos (eletrônico) Guarda permanente (físico) e gravação em cd (eletrônico) no arquivo morto Relatório padrão Físico (pasta AZ) e Eletrônico (pastas eletrônicas) 01 ano (físico) e 02 anos (eletrônico) Guarda permanente (físico) e gravação em cd (eletrônico) no arquivo morto Relatório interno Físico (pasta AZ) e Eletrônico (pastas eletrônicas) 01 ano (físico) e 02 anos (eletrônico) Guarda permanente (físico) e gravação em cd (eletrônico) no arquivo morto Formulário para Pedido de Acesso à Informação Físico (pasta AZ) e eletrônico (pasta específica) 01 ano (físico) e permanente (eletrônico) Arquivo morto (físico) e gravação em cd (eletrônico) Relatório do Pedido de Acesso Físico (pasta AZ) e eletrônico (pasta à Informação (sistema eletrô- específica) 01 ano (físico) e permanente (eletrônico) Arquivo morto (físico) e gravação em cd (eletrôni- Rubricas: Página 11 / 17
12 nico CGU) co) Incluir entrega eletrônica em cd, alterar reprografia por custos, setores irão informar os custos (cd, projetos, certidões) ao SIC que informará ao requerente solicitando seu comparecimento na Tesouraria Central (TC). SIC encaminhará formulário a TC com nome, endereço, , documento, telefone, valor descrição do serviço. Após o pagamento, a TC deve informar imediatamente ao SIC. Se com 15 dias o requerente não pagar, SIC encaminha notificação (também aquele que não vier buscar a informação). 01 via da GR será disponibilizada ao SIC para composição do processo e atualização de relatório. Recusa: emitida pelo gerente com certificação do diretor Pedidos oriundos de outras unidades somente serão aceitos mediante preenchimento das informações obrigatórias. Salvar pedidos do e-sic em pasta específica (arquivo físico e eletrônico). Nomenclaturas: correspondência física Recebimento de pedidos de acesso à informação: e-mal, presencial (formulário), correspondência física e-sci. POP2: incluir ou não recebimento do pedido de acesso à informação. Informar que o Setor demandado deverá informar por o valor de custos de serviços. Informar que a respondente do SIC ao proceder com o arquivamento do processo no SISPROL, imprimirá 01 via do formulário resposta caso o requerente tenha solicitado como meio de recebimento correspondência física ou presencial. Imprimir o se o meio da reposta for correspondência eletrônica O Cadastrador do SIC procederá com a impressão de 01 (uma) via do histórico do documento no e-sic para composição do processo; Arquivamento dos s, pedidos finalizados e arquivos inerentes ao processo. Salvar e imprimir o status inicial do pedido após realização do trâmite para indicação do status (em tramitação) XVII. ANEXOS 1. Formulário para Pedido de Acesso à Informação (Pessoa Física). Rubricas: Página 12 / 17
13 2. Formulário para Pedido de Acesso à Informação (Pessoa Jurídica). Rubricas: Página 13 / 17
14 3. Formulário Resposta ao Pedido de Acesso à Informação. Rubricas: Página 14 / 17
15 Rubricas: Página 15 / 17
16 4. Relatório Interno de Controle.
17 5. Fluxograma do Procedimento.
PORTARIA NORMATIVA Nº 006, DE 13 DE SETEMBRO DE 2012
PORTARIA NORMATIVA Nº 006, DE 13 DE SETEMBRO DE 2012 Cria o Serviço de Informações ao Cidadão (SIC) no âmbito do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Brasília IFB e dá outras providências.
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